HPL REKRY YSE 2018
Henkilöstöpalvelualan rekrytointia koskevat yleiset sopimusehdot
HPL REKRY YSE 2018
1. Yleisten sopimusehtojen soveltaminen
1.1. Henkilöstöpalvelualan rekrytointia koskevia yleisiä sopimuseh- toja (HPL REKRY YSE 2018) sovelletaan henkilöstöpalveluyrityksen (jäljempänä ”HPY”) ja asiakasyrityksen (jäljempänä ”asiakas”) väli- seen rekrytointia koskevaan sopimukseen.
1.2. HPL REKRY YSE 2018 -ehdoista voidaan poiketa sopimalla niis- tä kirjallisesti toisin.
2. Sopimuksen voimaantulo ja yksinoikeus
2.1. Sopimus tulee voimaan HPY:n annettua ja asiakkaan hyväksyttyä palveluita koskevan tarjouksen tai muutoin sopimuksen synnyttyä.
2.2. HPY tekee rekrytointia yksinoikeudella, jos muuta ei ole sovittu. Asiakas ohjaa HPY:n rekrytointipalveluun ne mahdolliset omat sisäi- set ja ulkoiset työnhakijat, jotka hakevat rekrytointisopimuksen voi- massa ollessa siinä tarkoitettua työtä.
3. Määritelmiä
3.1. Rekrytointipalvelulla tarkoitetaan palvelua, jossa HPY etsii asi- akkaalle työnhakijoita korvausta vastaan, ja jossa asiakas sopivan työnhakijan löytyessä rekrytoi eli tekee HPY:n esittelemän työnha- kijan kanssa sopimuksen työn tekemisestä (jäljempänä ”työnhaki- ja”). Työsuhde syntyy työnhakijan ja asiakkaan välille. Palvelu johtaa rekrytointiin myös silloin, jos asiakas vuokraa tai muutoin hankkii HPY:n esittelemän työnhakijan jonkin toisen yrityksen (tai toimini- men) kautta sopimuksen voimassa ollessa.
3.2. Työllä tarkoitetaan muutakin työtehtävää kuin sitä, johon työn- hakijaa alun perin etsittiin. HPY:n oikeus veloittaa rekrytointipalve- lusta ei riipu siitä, aloittaako työnhakija työnteon työsopimuksensa mukaisesti tai vastaako työnhakija asiakkaan odotuksia.
3.3. Asiakkaalla tarkoitetaan 3.1. ja 5.3.-kohdissa HPY:n sopimus- kumppanin lisäksi asiakkaan kanssa samaan konserniin kuuluvaa tai muuta läheistä yhtiötä, jonka voidaan olettaa olleen tietoinen HPY:n ja asiakkaan välisestä rekrytointipalvelusopimuksesta ja esi- tellyistä työnhakijoista.
4. Rekrytointipalvelun kuvaus
4.1. Asiakas antaa sopimuskohtaisesti kirjallisesti tai muutoin HPY:lle oikeat ja riittävät tiedot etsittävältä työnhakijalta edellytettävästä koulutuksesta, ammattitaidosta ja kokemuksesta sekä työturvalli- suuden kannalta erityisesti huomioitavista seikoista, kuten työnha- kijan terveydentilavaatimuksista. Lisäksi asiakas antaa HPY:lle oikeat ja riittävät tiedot työsuhteen keskeisistä ehdoista, jotta HPY voi an- taa työnhakijalle tietoja kyseessä olevasta työsuhteesta.
4.2. HPY etsii asiakkaan antamien tietojen ja ohjeiden perusteella työnhakijaa parhaaksi katsomallaan tai asiakkaan kanssa erikseen sovitulla tavalla, kuten HPY:n työnhakijarekisteristä, työpaikkailmoi- tuksilla tai avointen hakemusten perusteella.
4.3. HPY pyrkii sen mahdollisuudet huomioon ottaen selvittämään, että työnhakija vastaa joko yhdessä sovittuja tai asiakkaan kirjalli- sesti tai muutoin esittämiä vaatimuksia. Jos HPY:n esittelemä työn- hakija ei vastaa edellä mainittuja vaatimuksia, HPY ilmoittaa asiak- kaalle, miltä osin työnhakija poikkeaa niistä.
4.4. HPY haastattelee ja sovitun mukaisesti esittelee asiakkaalle va- litsemiaan työnhakijoita.
4.5. Työnhakijalle mahdollisesti suoritettavista erillisistä arvioin- neista sovitaan erikseen.
4.6. HPY suorittaa työnhakijan koko sovitun hakuprosessin, mu- kaan lukien erikseen sovitut arvioinnit, noudattaen alalla yleisesti hyväksyttyjä ja asianmukaisia menetelmiä sekä toimii muutenkin hyvän ammattietiikan mukaisesti.
4.7. Asiakas ilmoittaa HPY:lle, mikäli se haluaa rekrytoida HPY:n esit- telemän työnhakijan sopimuksen voimassaoloaikana tai sen päätty- misen jälkeen 5.3.-kohdan mukaisessa tilanteessa.
4.8. Asiakas tekee lopullisen päätöksen rekrytoinnista. HPY ilmoit- taa asiakkaan rekrytointipäätöksestä työnhakijalle.
5. Veloitusperusteet
5.1. Asiakas ja HPY sopivat veloituksen määrästä ja veloitusaikatau- lusta erikseen.
5.2. Sopijapuolet voivat sopia, että HPY:llä on oikeus veloittaa rekrytointipalvelun eri vaiheista erikseen (esim. työnhakijoiden ha- kemusten käsittelystä, haastatteluista, suositusten tarkistamisesta, ehdokasesittelyistä ja rekrytoinnista) tai vaihtoehtoisesti rekrytoin- tipalvelun lopussa vain silloin, kun palvelu johtaa rekrytointiin.
5.3. HPY:llä on oikeus veloittaa rekrytoinnista myös silloin, kun pal- velu on johtanut 3.1.-kohdassa tarkoitettuun rekrytointiin kuuden
(6) kuukauden kuluessa rekrytointisopimuksen päättymisestä.
5.4. Osapuolet voivat sopia, että HPY:llä on oikeus veloittaa 4.5.-koh- dan mukaisista erillisistä arvioinneista sekä esimerkiksi ilmoittelus- ta tai matkustamisesta aiheutuneet kustannukset asiakkaalta erik- seen.
5.5. Asiakas suorittaa edellä mainitut maksut HPY:n esittämän las- kun mukaisesti eräpäivänä. Ellei eräpäivää ole sovittu, maksuaika on 14 päivää. Asiakas suorittaa viivästysajalta viivästyskorkoa kor- kolain mukaisesti.
5.6. Veloitusten määrään lisätään lakiin perustuvat välilliset verot, kuten arvonlisävero, kulloinkin voimassa olevien säännösten mu- kaisesti.
5.7. Laskuja koskevat huomautukset on tehtävä kirjallisesti viivytyk- settä ja ennen laskun eräpäivää.
6. Salassapito
6.1. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa sopimuksen sisällön sekä sopimussuhteen aikana saamansa luottamukselliset tiedot ja olemaan käyttämättä tällaista tietoa mihinkään muuhun tarkoituk- seen kuin tämän sopimuksen mukaisten velvollisuuksiensa täyttä- miseen. Tämän kohdan mukaiset velvollisuudet jatkuvat myös sopi- muksen päättymisen jälkeen.
7. Sopijapuolten vastuu
7.1. HPY vastaa siitä, että HPY on pyrkinyt sen käytettävissä olevat mahdollisuudet huomioon ottaen selvittämään, että työnhakija vastaa asiakkaan kirjallisesti tai muutoin esittämiä vaatimuksia. HPY vastaa myös siitä, että se ilmoittaa asiakkaalle, miltä osin työnhakija poikkeaa asiakkaan ilmoittamista vaatimuksista.
7.2. HPY vastaa vahingosta, joka aiheutuu siitä, ettei HPY ole suorit- tanut työnhakijan hakuprosessia sovitun mukaisesti.
7.3. Työsuhteen syntyessä työnhakijan ja asiakkaan välille HPY ei kuitenkaan vastaa siitä, ettei asiakkaan valitsema ja rekrytoima työnhakija sovellu ammattitaidoltaan ja/tai muilta ominaisuuksil- taan siihen työtehtävään, johon hänet on valittu.
7.4. Asiakkaan on vedottava 7.1. ja 7.2.-kohtien mukaisiin mahdol- lisiin laiminlyönteihin välittömästi tai viimeistään neljän viikon ku- luessa siitä, kun laiminlyönti havaittiin tai olisi pitänyt havaita. Asi- akkaan on kuitenkin kaikissa tapauksissa vedottava mahdollisiin lai- minlyönteihin viimeistään neljän (4) kuukauden kuluessa asiakkaan ja työnhakijan välisen työsuhteen alkamisesta, muussa tapauksessa oikeus mahdolliseen korvaukseen on menetetty.
7.5. HPY:n 7.4. -kohdassa tarkoitettu vahingonkorvausvastuu on ra- jattu korkeintaan siihen kokonaisveloituksen määrään, joka on so- vittu kyseistä työnhakijaa koskevan rekrytointipalvelun veloituksek- si. Asiakkaan on näytettävä aiheutuneen vahingon määrä.
7.6. Asiakas vastaa vahingosta, joka aiheutuu HPY:lle siitä, ettei asia- kas ole antanut 4.1.-kohdan mukaisia oikeita ja riittäviä tietoja HPY:l- le. Asiakkaan vahingonkorvausvastuu on rajattu siihen kokonaisve- loituksen määrään, joka on sovittu kyseistä työnhakijaa koskevan rekrytointipalvelun veloitukseksi.
7.7. Sopijapuolet eivät vastaa toisiaan kohtaan mahdollisista välilli- sistä tai kolmansille osapuolille aiheutuneista vahingoista.
8. Ylivoimainen este (Force Majeure)
8.1. Kumpikaan sopijapuoli ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella ole- vasta esteestä, jota sopijapuolen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia sopijapuoli ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa.
8.2. Sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta estees- tä kirjallisesti toiselle sopijapuolelle, samoin kuin esteen lakkaami- sesta.
9. Sopimuksen voimassaolo, päättyminen, muuttaminen ja siirtäminen
9.1. Sopimus tulee voimaan 2.1.-kohdan mukaisesti.
9.2. Osapuolet sopivat rekrytointisopimuksen voimassaoloajan. So- pimuksen katsotaan kuitenkin päättyneen sovitusta määräajasta huolimatta viimeistään silloin, kun palvelu on johtanut rekrytointiin 3.1.-kohdassa tarkoitetulla tavalla.
9.3. Jos asiakas keskeyttää sopimuksen ennen sovitun määräajan päättymistä, HPY:llä on oikeus veloittaa jo tehdyt toimenpiteet ja niistä aiheutuneet kustannukset.
9.4. Sopimuksen 5.3.-kohdan mukainen määräaika alkaa kulua sii- tä, kun sopimuksen voimassaoloaika on päättynyt. Jos sopimuksen voimassaoloaikaa pidennetään, kyseessä oleva määräaika alkaa ku- lua pidennetyn voimassaoloajan päätyttyä.
9.5. Jos sopimuksen ehtoja tai työnhakijaa koskevia 4.1. ja 4.3.-koh- dissa tarkoitettuja vaatimuksia halutaan muuttaa kesken sopimus- kauden, sopijapuolet sopivat siitä kirjallisesti. HPY:llä on tällöin oi- keus lisäveloitukseen, ellei toisin sovita.
9.6. Mikäli asiakas laiminlyö maksuvelvollisuutensa tai toinen so- pijapuoli muutoin olennaisesti rikkoo sopimuksen ehtoja vastaan, toisella sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus päättymään vä- littömästi. Sopimusrikkomuksesta on huomautettava toista sopija- puolta kirjallisesti ennen purkamista.
9.7. Jos toista sopijapuolta haetaan konkurssiin tai yrityssaneerauk- seen tai asetetaan selvitystilaan, toisella sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus.
9.8. HPY:llä on oikeus veloittaa jo tehdyt toimenpiteet ja niistä aiheu- tuneet kustannukset 9.6. ja 9.7.-kohdissa tarkoitetuissa tilanteissa.
9.9. Sopijapuolella ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta osaksikaan ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta.
10. Tietosuoja
10.1. Henkilötietojen käsittelijänä HPY käsittelee tämän sopimuk- sen voimassaoloaikana henkilötietoja rekisterinpitäjänä toimivan Asiakkaan lukuun. Tämän sijasta tai lisäksi HPY toimii sopimuksen voimassaoloaikana myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä oman työn- hakijarekisterinsä osalta, jolloin HPY vastaa rekisterinpitäjänä to- teuttamastaan tai sen puolesta toteutetusta henkilötietojen käsit- telystä.
10.2. Sopijapuolet sitoutuvat rekrytointipalveluun liittyviä henkilö- tietoja käsitellessään noudattamaan näitä ehtoja, EU:n yleistä tieto- suoja-asetusta (2016/679) ja sopijapuoleen soveltuvaa kansallista tietosuojalainsäädäntöä.
10.3. Henkilötietojen käsittelijänä HPY sitoutuu käsittelemään tä- män sopimuksen nojalla sille siirrettyjä, sen keräämiä, sen tuottamia tai sen muulla tavoin Asiakkaan puolesta käsittelemiä henkilötietoja ainoastaan sopimuksessa ja näissä ehdoissa kuvattujen velvoittei- den täyttämiseksi. Käsittelijä sitoutuu noudattamaan henkilötieto- jen käsittelyssä rekisterinpitäjän kohtuullisia ohjeita sekä ilmoitta- maan rekisterinpitäjälle, jos käsittelijä havaitsee, että rekisterinpitä- jän antama ohje ei selvästi ole lainsäädännön mukainen.
10.4. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta siirtää rekisterinpi- täjän lukuun käsittelemiään henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuo- lisiin maihin ilman rekisterinpitäjän kirjallista ennakkosuostumusta.
10.5. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu huolehtimaan asianmukai- sista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta ja laittomalta käsittelyltä.
10.6. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu ilmoittamaan rekisterinpi- täjän lukuun käsiteltävien henkilötietojen tietoturvaloukkauksista viivytyksettä rekisterinpitäjälle ja antamaan tapahtuneesta rekis- terinpitäjälle tietosuoja-asetuksen velvollisuuksien toteuttamisen kannalta riittävät tiedot.
10.7. Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus teettää henkilötieto- jen käsittelyä koskevia tehtäviään joko osaksi tai kokonaan toisella käsittelijällä. Käsittelijä toimittaa rekisterinpitäjän pyynnöstä rekis-
terinpitäjälle luettelon käsittelijän kulloinkin käyttämistä käsitteli- jöistä kohtuullisen ajan kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kä- sittelijä sitoutuu solmimaan käyttämänsä toisen käsittelijän kanssa kirjallisen sopimuksen. Sopimuksen tulee asettaa toiselle käsitteli- jälle samat tai vastaavat velvoitteet kuin käsittelijällä on sopimuksen ja näiden ehtojen mukaan. Käsittelijä vastaa käyttämänsä alihankki- jan velvoitteiden suorittamisesta kuin omasta suorituksestaan.