WANHAN HOLVISTON JOULU
XXXXXX XXXXXXXXX JOULU
Hamina Bastionissa La–su 14.-15.12.2024
Aukioloajat la ja su klo 10.00–16.00 SOPIMUSEHDOT
1. TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄ Haminan kaupunki, Tapahtumatuotanto Hamina Bastionin toimisto Raatihuoneentori 1
49400 HAMINA
2. TAPAHTUMA-ALUE
Hamina Bastioni. Tapahtuma-areenan osoite: Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 XXXXXX Xxxxxxxxxxx Hamina Bastionin ulkoareenan yllä ei ole telttakatetta.
3. PAIKKAVARAUKSET / PAIKKAMAKSUT
Wanhan Holviston Joulun edellisvuotisten myyntipaikkojen varaaminen päättyy
perjantaina 27.9.2024 klo 14.00. Myyntipaikkavaraus vaatii kirjallisen vahvistuksen. Varaus astuu voimaan, kun paperisena tai netissä täytetty ilmoittautumislomake on palautunut Hamina Bastionin toimistolle / varausjärjestelmään määräaikaan mennessä. Vapaana oleville myyntipaikoille otetaan ilmoittautumisia vastaan vielä tässä annetun ilmoittautumisajan jälkeen, jolloin vastaamiseen määräaika annetaan myös erikseen.
Myyntipaikkojen hinnat määräytyvät paikka / osastokohtaisesti:
Kenttä-alueella 4*4 m (myyjällä oma telttakatos mukana) 40,00 € 1 pv, 60,00 € 2 pv
Kenttä-alue 4*8 m (myyjällä oma telttakatos mukana) 90,00 € 2 pv
Myyntimökki 2*2 m 100,00 € 2 pv
Holvistossa noin 3*3 m yhdensuuntainen 70,00 € 1 pv, 120,00 € 2 pv
Holvistossa noin 3*3 m kahdensuuntainen 90,00 € 1 pv, 150,00 € 2 pv
Hinnat sisältävät voimassa olevan alv:n 25,5%). Paikkamaksuun sisältyy erikseen pyydettäessä sähkö ja pöytä (1 kpl).
Myyntimökkikojut eivät ole lämmitettyjä. Mökkiin saa halutessaan tuoda pienen 2kW lämmittimen.
Tapahtumajärjestäjä laskuttaa myyntipaikan vuokraajaa ilmoittautumisen jälkeen, ilmoittautumislomakkeessa annettujen tietojen perusteella. Tapahtumajärjestäjä laskuttaa myyntipaikan vuokraajalta vuokran yhdessä erässä siten, että myyntipaikan kokonaisvuokra on maksettava laskun eräpäivään mennessä (maksuehtona 14 pv päiväyksestä). Mikäli myyjä ei ole maksanut laskuaan eräpäivään mennessä, katsoo järjestäjä myyntipaikan vuokraajan peruuttaneen myyntipaikkansa. Tapahtuman järjestäjällä on oikeus vuokrata
eräpäivään mennessä maksamatta jääneet myyntipaikat eteenpäin. Vain ennakkoon vuokran maksaneet myyntipaikan vuokraajat pääsevät alueelle, ellei toisin ole sovittu.
Tapahtumajärjestäjällä on oikeus hylätä ilmoittautuminen, mikäli se katsoo etteivät myyntipaikkaehdot nyt tai aikaisempina vuosina ole täyttyneet sovitulla tavalla. Järjestäjällä on oikeus valita tapahtumaan mukaan otettavat myyjät haluamallaan tavalla, esim. tuotevalikoiman perusteella.
4. MYYNTIPAIKAT
Tapahtuman johtoajatuksena on käsityöläisyys ja myytävien tuotteiden pääpaino tulee olla käsityönä tehdyissä tuotteissa. Myyntipaikkojen varaamisessa etusijalla ovat tapahtumalle annetun teeman mukaista tuotetarjontaa myyvät myyjät. Järjestäjällä on oikeus tarkastaa paikat ja määrätä suoritettavaksi tarpeelliseksi katsomansa muutokset.
Jokainen tapahtumaan tulevan myyntipaikan vuokraaja vastaa itse omasta toiminnastaan, paikkansa pystytyksestä ja purkamisesta, myyntituotteista sekä niiden myynnistä, sisällöstä, turvallisuudesta, tuotteiden säilyvyydestä sekä itsensä ja toimintansa vakuutuksista.
Tapahtumajärjestäjän toimesta alueella on tapahtuma-aikana järjestyksenvalvontaa sekä yön aikana aluevalvontaa. Tapahtumajärjestäjä ei vastaa kuitenkaan myyntitavaroiden, rakenteiden tms. vioittumisesta ja/tai katoamisesta.
Edellisvuoden myyjällä on alustava oikeus samaan myyntipaikkaan vuonna 2024 kuin mikä hänellä oli viimeksi. Järjestäjä määrää kuitenkin myyntipaikkojen lopullisen sijainnin ottaen huomioon tuotevalikoimien sijoittelun, alueen tarkoituksenmukaisen käytön sekä mahdollisuuksien mukaan myyntipaikkatoivomukset.
Ulkomyyntipaikan voi varata yhdeksi tai kahdeksi päiväksi, mutta keskeisimmältä paikalta myyntipaikat saavat kahdenpäivän myyjät. Myyntimökit ja sisämyyntipaikat on varattavissa ensisijaisesti vain kahdeksi päiväksi.
5. MYYNTIPAIKKAEHDOT
Tapahtuman myyntiaika on molempina päivinä klo 10.00–16.00. Myyntiajat ovat sitovia. Myyntipaikat on otettava käyttöön molempina tapahtumapäivinä klo 9.00 mennessä, ellei toisin ole sovittu. Myyntipaikkojen on oltava käytössä molempina tapahtumapäivinä klo 16.00 asti.
Tapahtumapäivänä klo 9.00 jälkeen on tapahtuman järjestäjällä oikeus vuokrata eteenpäin ne paikat, joita ei ole määräaikaan mennessä otettu vastaan. Tapahtuman järjestäjällä on myös oikeus vuokrata liian aikaisin luovutetut myyntipaikat eteenpäin. Tapahtuman järjestäjän vuokratessa myyntipaikat eteenpäin, alkuperäinen myyntipaikan vuokraaja menettää oikeutensa myyntipaikkaan. Paikan saa peruuttaa 30 vrk ennen tapahtumaa veloituksetta. Ennen 30-14 vrk tehdyissä peruutuksissa hyvitetään puolet paikkamaksusta. Alle 14 vrk ennen markkinoita tehtyjä paikkavarauksiin liittyviä peruutuksia ei hyvitetä.
Paikanpäällä maksettavaksi sovittu myyntipaikkamaksu laskutetaan jälkilaskutuksena normaalihinnalla, mikäli kauppias peruuttaa paikan alle 14 vrk ennen tapahtuman alkua tai jättää saapumatta.
Myyntipaikan vuokraaminen eteenpäin tai luovuttaminen myyntipaikan varaajan toimesta kolmannelle osapuolelle on kielletty. Puolueiden vaalimainonta ja kampanjatyö on tapahtumassa kiellettyä.
Tapahtumassa ei saa myydä tuotteita, jotka loukkaavat tavaramerkkejä tai muita immateriaalioikeuksia. Suomessa tekijänoikeuden, mallioikeuden ja tavaramerkin haltija voi vaatia luvattomasta käytöstä kohtuullisen hyvityksen, vaikka myyjän toiminta ei olisi ollut tahallista tai tuottamuksellista.
6. LUVAT (ELINTARVIKEILMOITUKSET JA ARPAJAISET)
Myyntipaikan varaaja vastaa ja hankkii tuotteiden esittelyyn sekä myymiseen ja muuhun omaan toimintaansa tarvittavat ilmoitukset ja luvat viranomaisilta sekä vastaa toimimisesta heiltä saatujen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti. Mikäli myyntiartikkeli/ toiminta liittyy arvontaan, vastaa myyntipaikan vuokraaja arpajaisiin liittyvistä mahdollisista lupatoimenpiteistä.
Mikäli myyntiartikkelina on elintarvikkeita, tulee myyntipaikan varaajan itse etukäteen antaa täydellinen luettelo myytävistä tuotteista Haminan kaupungin terveystarkastajalle
puh. 0400 268 633 tai 040 199 1270 tai xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Päiväykseltään vanhentuneiden elintarvikkeiden myynti on kielletty!
7. AIKATAULU / TAPAHTUMA-ALUEELLA RAKENTAMINEN
Myyntipaikkoja voi halutessaan tulla rakentamaan perjantaina 13.12.2024 on klo 10.00–18.00. Autojen ajaminen Hamina Bastionin areenalle on tapahtumapäivinä sallittu seuraavasti: la 14.12.2024 klo 7.00–9.00 ja 16.30–18.00 sekä su 15.12.2024 klo 7.00–9.00 ja 16.30–18.00. Hamina Bastionin kenttä-alueelle ei saa pysäköidä autoja
tapahtuma-aikana.
8. SIIVOUS
Myyntipaikan varaaja on velvollinen huolehtimaan myyntipaikkansa siivouksesta. Mikäli paikka joudutaan siivoamaan Xxxxxx Xxxxxxxxx / tapahtumajärjestäjän toimesta, veloitetaan siitä 150,00 € +alv.
9. NIMIKYLTTI
Jokaisella myyntipaikan varanneella tulee olla pisteessään minimissään A4 -kokoinen kyltti, josta käy ilmi vähintään kauppiaan nimi ja kotipaikka.
10. YLEISET JA TURVALLISUUSMÄÄRÄYKSET
Tulenkäyttö, tupakointi ja myyntipaikan levittäminen kulkuväylälle on turvallisuussyistä kielletty. Tapahtumassa on erilliset tupakointialueet. Hamina Bastionin holvistoon ei saa kiinnittää tai tehdä kiinnitysjärjestelmiä ilman tapahtumajärjestäjän lupaa. Holvistotilojen ja kenttäalueen käytössä sekä muussa myyntitoiminnassa noudatetaan Hamina Bastionin henkilökunnan sekä pelastusviranomaisten antamia ohjeita ja määräyksiä.
11. MAINONTA
Wanhan Holviston Joulu -tapahtumaa markkinoidaan osana Haminan kaupungin joulunajan tapahtumia mm. alueen lehdissä, nettisivuilla xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx ja xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx sekä Haminan kaupungin sosiaalisen median kanavissa.
Tapahtuman järjestäjällä on oikeus käyttää ottamiaan kuvia sekä myyjien erikseen toimittamia kuvia ja lisätietoja tapahtuman markkinoinnissa edellä mainituissa kanavissa. Suostumus markkinointiyhteistyöhön kysytään ilmoittautumislomakkeessa.
12. TIETOSUOJA
Myyntipaikan varaaja on lukenut ja hyväksynyt Xxxxxx Xxxxxxxxx tietosuojaselosteen. Myyntipaikan varaajan antamia tietoja käsitellään tietosuojaselosteessa kerrotulla tavalla.
13. FORCE MAJEURE
Tämä sopimus katsotaan pätemättömäksi ja kumpikin osapuoli vapaaksi vastuusta, jos sopimus jää täyttämättä force majeure -esteen, kuten sodan, mellakan jne. vuoksi.
Täyttämällä myyntipaikkavarauslomakkeen myyntipaikan varaaja sitoutuu noudattamaan näitä ohjeita ja määräyksiä. Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden muutoksiin.