Sarastia Oy:n palvelusopimuksen uudistaminen 406/00.04.02/2022

Sarastia Oy:n palvelusopimuksen uudistaminen 406/00.04.02/2022

Kaupunginhallitus 21.02.2022 § 51

Valmistelija: talousjohtaja Xxxxxxx Xxxxxx, puh. 020 615 5054, hellevi.kunnas(at)xxxxxxx.xx

Kouvolan kaupunki on ulkoistanut talous- ja henkilöstöhallintopalvelujen tuottamisen vuoden 2012 alusta silloiselle Kunnan Taitoa Oy:lle.

Nykyinen kaupungin ja Kunnan Taitoa Oy:n välinen palvelusopimus on ollut voimassa 1.1.2017 lähtien (Kaupunginhallitus § 29, 8.2.2016).

Voimassa oleva palvelusopimus on perustunut kuukausihinnoitteluun sekä volyymeihin perustuvaan suoritehintaan.

Sarastia Oy:n fuusion, Kunnan Taitoa Oy ja KuntaPro Oy (1.5.2019), jälkeen yhtiössä on ollut käytössä useita eri sopimuksia, ja tämä on asettanut asiakkaat eriarvoiseen asemaan. Sarastia Oy on neuvotellut asiakkaidensa kanssa sopimusrakenteen uudistamisesta yhtenäiseksi. Neuvotteluihin kutsuttiin alkuvaiheessa osa omistaja-asiakkaista ja myöhemmin niin pystyi osallistumaan kaikki omistaja-asiakkaat.

Neuvottelut toteutettiin huhti-marraskuun 2021 aikana yhteensä kolmella sopimuskierroksella. Uudistuksen tarkoituksena on auttaa molempia osapuolia onnistumaan tehtävissään. Lisäksi yhtenevät sopimusehdot vakioivat toimintaa ja sitä kautta vaikuttavat kustannuksia alentavasti.

Sopimusrakenteen lisäksi uudistuksessa yhdenmukaistettiin kaikkien asiakkaiden hinnoittelu perustuen peruspalvelujen osalta kuukausihinnoitteluun sekä volyymien mukaiseen suoritehinnoitteluun. Kouvolan kaupungilla on jo aiemmin ollut käytössä suoritehinnoittelu, joten hinnoitteluun ei ole tulossa merkittäviä muutoksia. Kouvolan palvelusopimuksen vuositason kustannukset ovat noin 2 milj. euroa.

Vuosittain neuvotellaan asiakaskohtaisesti seuraavan vuoden laskutuksen pohjaksi suoritearviot, jotka tasataan toteutuneiden suoritteiden mukaisiksi vuoden lopussa.

Sopimus muodostuu puitesopimuksesta, joka on ns. kattosopimus sisältäen vastuunrajoitus- ja luottamuksellisuusehdot sekä sen kolmesta liitesopimuksesta.

• Liite 1 on palvelusopimus, joka koskee talous- ja henkilöstöpalveluita. Sopimuksen liitteet sisältävät mm. palvelukuvaukset, palvelutasot, hinnat ja mahdolliset käyttöönottoprojektit.

• Liite 2 on ohjelmistopalvelusopimus ja koskee ohjelmistopalveluiden toimittamista. Sopimuksen liitteet

sisältävät mm. palvelukuvaukset, palvelutasot, hinnat ja mahdolliset käyttöönottoprojektit.

• Liite 3 on tietojenkäsittelysopimus, joka on ehdoiltaan varsin tavanomainen tietojenkäsittelysopimus.

Keskeiset muutokset aiempaan sopimukseen nähden ovat:

• Sopimustiedot on koottu liitteineen puitesopimuksen alle aiemman palvelusopimuksen sijasta.

• Palvelukohtaiset ehdot sisältyvät palvelusopimukseen ja sen liitteisiin.

• Ohjelmistopalvelusopimus on eriytetty omaksi liitteekseen.

• Palvelu- ja ohjelmistopalvelusopimus ovat toisistaan erillisiä alasopimuksia, joista kumpikin on voimassa ehtojen mukaisesti toisen voimassaolosta riippumatta.

Sopimus tulee voimaan ja sopijapuolia sitovaksi, kun sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus korvaa nykyisen voimassa olevan sopimuksen liitteineen. Sopimus on määräaikaisena voimassa allekirjoitusta seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka ja sen voimassaolo jatkuu automaattisesti kalenterivuosi kerrallaan, ellei jompikumpi sopijapuoli irtisano sopimusta kirjallisesti viimeistään kalenterivuotta edeltävän maaliskuun loppuun mennessä.

Oheismateriaalina puitesopimus sekä sen liitteet. Lisätietoja: talousjohtaja Xxxxxxx Xxxxxx, puh. 020 615 5054,

hellevi.kunnas(at)xxxxxxx.xx, henkilöstöjohtaja Xxxxx Xxxxx, puh. 020 615 4001, paivi.karhu(at)xxxxxxx.xx ja apulaiskaupunginjohtaja Xxxxxx Xxxxxxx, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)xxxxxxx.xx.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Sarastian Oy:n puitesopimuksen liitteineen ja oikeuttaa talousjohtajan tekemään sopimukseen teknisiä korjauksia.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kaupunginhallitus myönsi talousjohtaja Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx läsnäolo- ja puheoikeuden. Hän oli asiantuntijana läsnä kokouksessa asian käsittelyn aikana.