VILLA VALLMOGÅRDIN PITOPALVELU 6 (6) TARJOUSPYYNTÖ

VILLA VALLMOGÅRDIN PITOPALVELU 6 (6)

TARJOUSPYYNTÖ

ALUSTAVA LUONNOS SOPIMUKSEKSI 1.2.2020



ALUSTAVA LUONNOS SOPIMUKSEKSI

SOPIJAPUOLET
Kauniaisten kaupunki (Y-tunnus 0203026-2), PL 1 02701 Kauniainen, jäljempänä kaupunki ja
xxxxxx (y-tunnus xxxxxx), jäljempänä yrittäjä.

Kauniaisten kaupungin yhteishenkilö:

Xxxxxx Xxxxxxxx,

xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Puh. numero 040 587 8894

Kauniaisten kaupungin yhteyshenkilöllä ei ole oikeus sopia sopimusmuutoksista.


SOPIMUKSEN KOHDE
Vallmogårdin, Valmukuja 3, tilaisuuksien pitopalvelun järjestäminen sekä käyttöoikeus juhlakerroksen keittiötilaan ja siihen kuuluvan sosiaalitilaan. Tämän sopimuksen myötä kaupunki siirtää palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimisen, sekä siihen liittyvät toiminnalliset riskit yhdelle toimittajalle. Siirtämisen vastikkeena pitopalveluyrittäjälle/-yritykselle on palvelujen käyttöoikeus ja maksu yhdessä. Yrittäjän oikeus käyttää edellä mainittuja tiloja rajoittuu rakennuksessa järjestettäviin yksittäisiin tilaisuuksiin. Tässä ei ole kyse vuokrasuhteesta.


SOPIMUSKAUSI
Sopimuksen mukainen toiminta alkaa 1.7.2022 ja sopimus on voimassa toistaiseksi. Mikäli jompikumpi osapuoli olennaisesti laiminlyö sopimusehtojen noudattamisen tai muulla tavalla olennaisesti rikkoo sopimuksen ehtoja, on toisella osapuolella oikeus antaa yksi huomautus kirjallisesti ennen kun purkaa sopimus välittömästi päättyväksi. Sopimuksen irtisanomisaika on yksi kuukausi.


MAKSU
Kaupunki veloittaa yrittäjältä yksinoikeudesta toimia tiloissa maksua 10% arvonlisäveron sisältävästä liikevaihdosta tilassa suoritetuista ruokapalveluista, kuitenkin kuukausittain vähintään 400€ sekä voimassa oleva arvonlisävero. Vähimmäismaksu suoritetaan kuukausittain etukäteen kuukauden 5. päivänä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Maksu suoritetaan kaupungin tilille Nordea XX00 0000 0000 0000 00. Hinta on voimassa sopimuskauden ajan. Toimistosihteeri Xxxxx Xxxxxxxx seuraa Vallmogårdenin laskutusta.

Laskutuksen perusteella maksettavaksi tuleva vähimmäismaksun ylittävä osa todennetaan yrittäjän Vallmogårdin tiloissa tapahtuneesta laskutuksesta ja maksetaan kaupungin tilille seuraavan



kuukauden 15. päivään mennessä annetun laskutusraportin mukaisesti. Yrittäjän vastuulla on toimittaa Kauniaisten kaupungin toimistosihteerille Xxxxx Xxxxxxxxxx kuukausittain tilaisuuksien määrästä ja liikevaihtoa.


SOPIMUSEHDOT

  1. Yrittäjä vastaa Vallmogårdin juhlakerrokseen ja kokoustilaan myönnettyjen tilaisuuksien pitopalvelusta. Yrittäjä toimii tiloissa yksinoikeudella. Yrittäjä vastaa pitopalvelusta kokonaisuudessaan tilauksen vastaanottamisesta asiakkaan laskutukseen pitopalvelun osalta. Yrittäjän tulee paitsi huolehtia erityyppisten tilaisuuksien pitopalvelusta myös vaalia huvilan ilmapiiriä, jollaista arvohuvilan luonne, historiallinen ympäristö ja kaupungin edustustilana toimiminen edellyttää.



Yrittäjä vastaa järjestyksenpidosta tilaisuuksissa, joissa hoitaa pitopalvelut. Nämä tilaisuudet edellyttävät myös yrittäjän tai hänen edustajansa kokoaikaista läsnäoloa. Yrittäjä on vastuussa ovien avaamisesta ja sulkemisesta, rakennuksen ja taiteen valvomisesta jne. Vallmogård on vuokrattavissa arkisin ja viikonloppuisin klo 8-24, myös pyhinä. Tiloista on poistuttava klo 24 mennessä.



  1. Kaupunki pidättää oikeuden järjestää omissa tilaisuuksissaan pitopalvelun haluamallaan tavalla. Kaupunki huolehtii tällöin tilojen siivouksesta. Kaupunki ilmoittaa em. tilaisuuksista yrittäjälle vähintään viikkoa ennen tilaisuutta, vain jos tila on tyhjä eikä siellä ole muuta tilaisuutta. Yrittäjällä on oikeus laskuttaa kaupunkia astioista täyteen hintaan, mikäli tilaisuudessa käytetään yrittäjän omistamia astioita.



  1. Yrittäjällä on keittiötilan sekä siihen kuuluvan sosiaalitilan käyttöoikeus, mutta ei vuokraoikeutta. Yrittäjällä ei ole oikeutta tehdä muutoksia tiloissa, laittaa omia lukkoja tai säilyttää tavaraa tiloissa, muuta kuin astioitaan ja pitopalvelutoimintaan tarvittavia tavaroita. Em. tulee säilyttää keittiön hyllyillä, työtasoilla ja sosiaalitilassa. Juhlakerrokseen tarvittavat (kokoontaitettavat) pöydät voi säilyttää keittiötilan ja juhlasalin välisessä tilassa (nk. tuolivarasto). Yrittäjällä on mahdollista pitää kohtuullinen määrä lukittuja kaappeja kellarikerroksen sosiaalitilassa. Yrittäjä ei saa ilman kaupungin lupaa kiinnittää kilpiä tms. talon seiniin tai muihin paikkoihin.



  1. Kaupunki vastaa kalusteiden, paitsi juhlakerroksen pöytien (katso liite 1), ja keittiökoneiden hankinnasta sekä niiden huollosta. Lisäksi kaupunki vastaa verhojen ja mattojen pesusta. Yrittäjä vastaa em. laitteiden käyttökustannuksista (mm. astianpesukoneaine) sekä hankkii ja käyttää arvohuvilan henkeen sopivaa astiastoa.



  1. Yrittäjä on velvollinen ilmoittamaan välittömästi kulttuuripalveluille kaikista kiinteistön toimintaan ja ylläpitoa liittyvien asioiden ja laitteiden ongelmatilanteista. Kaupungilla on velvollisuus korjata yrittäjän ilmoittamat laite- ym. viat. Mikäli kaupunki ei 24 tunnissa pysty korjaamaan vikoja, yrittäjä on oikeutettu tilamaan korjaus ulkopuoliselta kaupungin kustannuksella. Yrittäjän on huolehdittava siitä, että puutteellisuuden korjaamisesta kaupungille aiheutuvat kustannukset pysyvät kohtuullisina.



  1. Kauniaisten kaupungin vastuulla sisältyy sähkö- ja vesimaksu sekä saniteettitilojen saippuat sekä wc- ja käsipyyhkeet. Kaupunki vastaa myös jätehuollosta ja kiinteistöhuollon palveluista. Kiinteistöhuollon henkilökunnalla tulee taata pääsy tiloihin vuoden jokaisena päivänä.


  2. Paloturvallisuuden vuoksi kulku keittiöön tulee pitää vapaana. Kaupungin edustajilla on oikeus olla ja kulkea tiloissa, myös pitopalveluyrityksen poissa ollessa.



  1. Vallmogårdin keittiötila ei sovellu ruoanvalmistukseen, vaan ruoanvalmistus on suoritettava muualla. Kulttuuripalveluilla ei ole tarjota tiloja ruoanvalmistukseen, vaan yrittäjällä on oltava omia tiloja tälle. Keittiö toimii lähinnä esillepanotilana.



  1. Henkilökunnan kielitaito. Tarjoaja pystyy tarjoamaan palvelua sekä suomen- että ruotsin kielellä. (Katso liite 2.)



  1. Kaupunki ei vastaa veden- ja sähkönsaannista eikä lämmön tai lämpimän veden jakelussa mahdollisista tapahtuvista rajoituksista, puutteellisuuksista tai epäsäännöllisyyksistä, mikäli ne aiheutuvat kaupungista riippumattomista syistä.



  1. Yrittäjä on velvollinen noudattamaan talon järjestyssäännöissä olevia määräyksiä ja muutoin huoneiston käyttöön nähden terveellisyyden, järjestyksen ja hyvien tapojen mukaisia vaatimuksia. Yrittäjä vastaa siitä, että toiminta täyttää majoitus- ja ravitsemusliikkeistä annetun asetuksen vaatimukset ja hankkii toimintansa vaatimat luvat, sitoutuu noudattamaan tilojen käyttöön liittyviä viranomaisten määräyksiä sekä vastaa näistä mahdollisesti aiheutuvista toimenpiteistä ja kustannuksista. Kaupunki vastaa kiinteistön paloturvallisuuteen liittyvistä hankinnoista, kuten esisammuttimista, sekä laatii kiinteistölle pelastussuunnitelman.





  1. Yrittäjä ei saa ilman kaupungin kirjallista suostumusta käyttää alihankkijaa. Yrittäjällä ei ole oikeutta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. (Katso liite Tarjouspyyntöasiakirja)



  1. Tilavarausten suhteen yrittäjä toimii yhteistyössä kaupungin kulttuuripalvelujen kanssa. Yrittäjä hoitaa tilavarausten vastaanottamisen yhdessä kulttuuripalvelujen sihteerin kanssa. Varaukset kirjataan kaupungin tilavarausjärjestelmään, jonka perusteella kaupunki perii järjestäjiltä kulloinkin kulttuuri- ja vapaa-aikavaliokunnan tekemän päätöksen mukaista tilavuokraa ja tilavuokran laskutuksen ja perinnän.



  1. Mikäli sopimus kaupungin ja yrittäjän välillä päättyy, tilavarauksen tehneen asiakkaan tilavaraus pysyy voimassa.



SIIVOUS

Yrittäjä vastaa keittiötilan sekä henkilökuntansa sosiaalitilan siivouksesta. Kaupunki vastaa juhlatilojen ylläpitosiivouksesta arkisin maanantaista perjantaihin sekä kiinteistön perussiivouksesta.
Asiakkaalta veloitettavaan tilavuokraan ei sisälly viikonloppuisin ja pyhien aikana järjestettävien tilaisuuksien siivous. Pitopalvelu huolehtii viikonloppuisin ja pyhien aikana järjestettävien tilaisuuksien siivouksista, mutta laskuttaa siitä loppuasiakkaalta (tilan varaajalta). Pitopalvelu voi joko itse siivota tilat tai tilata siivouksen kaupungin kilpailuttamalta palveluntoimittajalta. Pitopalvelu ei voi tilata siivousta muusta siivous palveluntoimittajalta kun kaupungin kilpailuttamalta palveluntoimittajalta. Tarkoituksena on, että siivous ei aiheuttaisi huomattavia ja ylimääräisiä kustannuksia pitopalveluyrittäjälle eikä kaupungille, vaan jäisi loppuasiakkaan maksettavaksi. Yrittäjä korjaa tilaisuuksien jäljet (esim. kalusteet paikoilleen, näkyvät roskat, pöytien, tasojen ja lattiatahrojen pyyhkiminen, jätteiden vieminen kiinteistön ulkokeräyspisteeseen).

Tällä hetkellä puhdistuspalvelujen ostama siivouspalveluyrittäjä siivoaa tilat aamuisin päivän käyttöä varten. Päivän eri tilaisuuksien välillä ei tehdä välisiivousta muutoin kuin erillisestä tilauksesta ja sen maksaa tilaaja. Siivouspalveluyrittäjä ei siivoa keittiötä eikä pese astioita tai muuten kuljeta niitä salista keittiöön. Pitopalvelun tulee itse hoitaa astioiden pesut, tavaroiden poisvienti salista keittiöön, sekä paikoilleenlaitto. Kaupunki huolehtii toki omien tilaisuuksien jälkeen siirtämänsä pöydät ja tuolit paikoilleen, jos ei ole käyttänyt pitopalveluyrittäjän palveluja koulutuksissaan tai kokouksissaan.





KALUSTUS & IRTAIMISTO

Keittiön kalustukseen kuuluu jääviileäkaappi, teollinen jääkaappi (Porkka), teollinen pakastinkaappi (Porkka), mikroaaltouuni, kotitalousliesi sekä teollinen astianpesukone. Juhlakerroksessa on tilaan kuuluvaa ja kulttuuripalvelujen omistamaa irtaimistoa (lueteltu alla). Irtaimisto on yrittäjän käytössä tilassa tapahtuvassa vuokraustoiminnassa.

  • 70 kpl Xxxxx Xxxxx xxxxxxx

  • 10 kpl Xxxxx Xxxxx xxxxxxx (kädensijalla)

  • 1 pöytä 110x240 cm

  • 1 pöytä 110x236 cm

  • 1 pöytä 90x180 cm

  • LG 65” siirrettävä neuvottelunäyttö

Kaikki muu, mm. pöydät ruokailua ja kokoustamista varten, astiasto asiakkaille sekä tarjoiluastiat, aterimet, pöytäliinat jne. on tuotava tai hankittava omasta toimesta. Pöytien tulee olla puumateriaalista tehtyjä kokoontaitettavia ja tilan miljööseen sopivia. Nämä ovat myös yrittäjän omaisuutta, mutta kuuluvat juhlakerrokseen osana kalustoa sopimuskauden aikana. Kaupunki ei vastaa em. esineistön hankkimisesta ja siihen mahdollisesti kohdistuvasta vahingosta tai vahingonteosta tiloissa. Kaupunki kehottaa yrittäjää vakuuttamaan irtaimistoa. Sopimuskauden jälkeen kaikki yrittäjän hankkima irtaimisto jää yrittäjän omistukseen, eikä kaupungilla ole oikeutta vaatia niitä omakseen.


ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN

Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Länsi-Uudenmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

Tätä sopimusta on tehty kaksi samanlaista kappaletta, yksi molemmille sopijapuolille.

Kauniaisissa xx.xx.20xx





________________________________ __________________________
Kauniaisten kaupunki Yrittäjä







Document Metadata

Filed: February 15th, 2022