SOPIMUSPOHJAISTEN OSTOLASKUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI
Xxxxxx Xxxxxxxx
SOPIMUSPOHJAISTEN OSTOLASKUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI
Case Yritys X Oy
Liiketalous ja matkailu 2013
VAASAN AMMATTIKORKEAKOULU
Liiketalouden koulutusohjelma
TIIVISTELMÄ
Tekijä Xxxxxx Xxxxxxxx
Opinnäytetyön nimi Sopimuspohjaisten ostolaskujen käsittelyn automati- sointi, Case: Yritys X Oy
Vuosi 2013
Kieli suomi
Sivumäärä 59
Ohjaaja Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Opinnäytetyön aihe on toimeksianto Yritys X Oy:ltä. Opinnäytetyön tekijä myös työskentelee kyseisessä yrityksessä tiiviisti ostolaskujen käsittelyn automatisoin- nin parissa. Aihe muodostui yhdessä kohdeyrityksen ohjaajan kanssa. Työn ta- voitteena oli löytää keinot Basware Contract Matching -ohjelman käytön järke- vään lisäämiseen kohdeyrityksessä. Lisäksi tarkoituksena oli luoda myös ohje sopimusten syöttöön Contract Matching -ohjelmaan.
Tutkimuksen teoria osuudessa käsitellään sähköistä ostolaskuprosessia ja ostolas- kujen automatisointia. Teoriaosuuden avulla yritetään selvittää, mitä sähköinen ostolaskuprosessi tarkoittaa ja mitä erilaisia automaatiomahdollisuuksia on tällä hetkellä käytettävissä. Sen lisäksi teoriaosuudessa kerrotaan lyhyesti tutkimusme- netelmistä, jotka tässä työssä olivat tapaustutkimus ja kvantitatiiviset tutkimusme- netelmät. Empiriaosuudessa tarkastellaan Contract Matching -sopimusten määrää tutkimuksen alussa ja lopussa. Lisäksi tutkimuksessa perehdytään Contract Mat- ching -sopimusten ylläpitämiseen menevään aikaan. Tutkimuksen aineistona käy- tettiin Basware Matching -ohjelmasta saatavaa aineistoa viimeisen puolen vuoden ajalta.
Tutkimuksen tulokset olivat osin negatiiviset. Contract Matching -sopimuksia ei saatu määrällisesti lisättyä toivotulla tavalla vaikka toimenpiteitä suoritettiinkin. Samalla melkoisena yllätyksenä havaittiin aikataulupohjaisten -sopimusten tehot- tomuus. Positiivisina asioina kuitenkin esille nousivat budjettipohjaisten sopimus- ten odotettua parempi tehokkuus, kuin myös myönteistä palautetta saanut ohje Contract Matching -sopimusten syötöstä järjestelmään.
Avainsanat sähköinen taloushallinto, ostolaskun käsittely, toistu-
vaislaskutus, ostolaskujenkäsittelyn automatisointi
VAASAN AMMATTIKORKEAKOULU UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES
Liiketalouden koulutusohjelma
ABSTRACT
Author Xxxxxx Xxxxxxxx
Title Contract-based Invoice Processing Automation
Year 2013
Language Finnish
Pages 59
Name of Supervisor Xxxxx Xxxxxxxxxxx
This study was made as an assignment for a case company, where the thesis writer works with Invoice automation. This thesis examined the ways to increase the use of Basware Contract Matching -program in the case company. Furthermore, there was an effort to create a good user guide for entering contracts in the Contract Matching -program.
The theoretical study of this thesis reviewed the principles of an electronic pur- chase invoice process and different ways to automatically process invoices. In addition the theoretical part of thesis briefly described research methods which were used for this study, namely case study and quantitative research. The empiri- cal study examined the number of Contract Matching -contracts at the beginning and at the end of the study. In addition, the study examined the time to maintain a Contract Matching -contract. In this study the research data was gathered for six months from Basware Matching -program.
The study results were partly negative. The research showed that increasing Con- tract Matching -contracts failed even when some operations were carried out. In the process it was observed that schedule-based contracts worked rather ineffi- ciently. However, there were some positive things that did arise from this study such as the better than expected performance from budget-based contracts as well as positive feedback that was received related to the user guide for entering con- tracts to Contract Matching.
Keywords electronic accounting, purchase invoice processing, a multiple billing, purchase invoice automation
SISÄLLYSLUETTELO
TIIVISTELMÄ ABSTRACT
1.3 Tutkimuksen rajaus ja reunaehdot 9
2 SÄHKÖINEN OSTOLASKUPROSESSI 11
2.1 Sähköisen ostolaskunprosessin määrittely. 11
2.3.1 Paperilaskun skannaus 14
2.3.2 Verkkolaskun vastaanotto 15
2.3.3 EDI -liittymän laskut 16
2.4 Laskujen käsittely sähköisessä taloushallinnossa 17
2.5 Sähköisen ostolaskuprosessin hyödyt 19
3 OSTOLASKUJEN AUTOMATISOINTI 22
3.1 Tilauksiin pohjautuvien laskujen automatisointi 22
3.2 Sopimuspohjaisten laskujen automatisointi 24
3.2.1 Aikataulupohjainen täsmäytys 24
3.2.2 Budjettipohjainen täsmäytys 25
3.3 Automatisoinnin hyödyt ja haitat 26
5.1 Kohdeyrityksen esittely 30
5.2 Tutkimukseni alkuasetelma 31
5.3.1 Contract Matching koulutus 33
5.3.3 Loppukäyttäjien tiedotus 33
5.3.4 Toimittajien aktivointi 34
5.3.5 Basware Invoice Processing version vaihdos. 35
5.4 Tilanne tutkimuksen lopussa 36
5.5 Sopimusten tekoon/ylläpitoon kuluva aika 40
6.2 Tutkimusprosessin arviointi 44
6.3 Jatkotutkimusehdotuksia 44
Kuviot
Kuvio 1. Sähköisen ostolaskuprosessin kuvaus (Lahti 2008,69) 19
Taulukko 1. Arvio verkkolaskutuksen säästöistä (Lahti 2008, 59) 21
Kuvio 2. Sopimusten määrä toimittajittain 31
Kuvio 3. Täsmänneiden laskujen määrä toimittajittain 32
Kuvio 4. Esimerkki sopimusnumerosta, joka tulee laskun viitetiedoista 34
Kuvio 5. Täsmänneiden Contract Matching laskujen määrä kuukausittain 36
Kuvio 6. Uusien sopimusten määrä kuukausittain 37
Kuvio 7. Budjettipohjaisten täsmänneiden laskujen määrä kuukausittain 37
Kuvio 8. Kohdistuneiden aikataulupohjaisten laskujen määrä 38
Kuvio 9. Minkä takia CM laskut eivät täsmää sopimuksiina 38
Kuvio 10. Laskelmat aikataulupohjaisista -sopimuksista 41
LIITELUETTELO
LIITE 1. Ohje: CM -sopimuksen syöttö järjestelmään
1.1 Tutkimuksen tausta
Työskentelen yrityksen X Oy:n palveluksessa taloushallinnossa ostolaskujenkäsit- telijänä. Aihe opinnäytetyöhön muodostui keväällä 2012, kun aloin tutkimaan jo käytössä olevan Basware Contract Matching -ohjelman käytön hyödyntämistä laajemmin. Basware Contract Matching -ohjelman tarkoituksena on automatisoida toistuvaislaskujen käsittely ja tällä tavoin poistaa tai minimoida toistuvaislaskujen käsittelyyn liittyvät rutiinitehtävät. Tällä hetkellä tätä ohjelmaa käytetään kuiten- kin merkittävästi ainoastaan yhden toimittajan laskuihin, vaikka tyypillisiä sopi- muspohjaisia toistuvaislaskuja tulee huomattava määrä muiltakin toimittajilta. Tätä ongelmaa on yritetty ratkaista yrityksessä jo jonkin aikaa ilman merkittäviä tuloksia. Aikaisemmin asialle ei ole kuitenkaan uhrattu kovinkaan paljoa aikaa tai resursseja, joten päädyimme esimieheni kanssa sellaiseen ratkaisuun, että opin- näytetyö tästä aiheesta saattaisi olla hyödyksi Yritys X Oy:lle.
Vaikka sähköisestä taloushallinnosta on tehty useita opinnäytetöitä ja muita teok- sia, niin ei sopimuspohjaisten ostolaskujen automatisoinnista löydy juurikaan ma- teriaalia. Lähimpänä tämän työn aihetta muista opinnäytetöistä oli Xxxxxxxx, Ma- rika - Paperiton taloushallinto: Ostolaskujen automatisointi Anttila Oy:ssä, vaik- kakin se käsittelee hieman yleisemmin juuri ostolaskujen automatisointia, kun taas tämän työn tarkoituksena on keskittyä sopimuspohjaisten ostolaskujen käsittelyn automatisointiin ja Basware Contract Matching -ohjelman käytön tehostamiseen yrityksessä X Oy.
1.2 Tutkimuksen tavoitteet
Tutkimuksen tavoitteena on löytää keinot Contract Matching -ohjelman käytön järkevään lisäämiseen Yritys X oy:ssä. Lisäksi tutkimuksessa pyrittiin tutkimaan pystyisikö Contract Matching -ohjelmalla käsittelemään automaattisesti muitakin kuin toistuvaislaskuja, sekä kehittämään paras mahdollinen tapa saada toimittajat lisäämään laskuihinsa tarvittavat tunnisteet, jotta Contract Matching -ohjelma tunnistaisi ne automaattisesti. Lisäksi tarkoituksena on tehdä selkeä pikaohje
Contract Matching -sopimuksen luomisesta ostolaskunkäsittelijöille, jotta tietä- mys sopimusten luomisesta kasvaisi heidän keskuudessaan. Ohje tulee myös liit- teeksi tähän työhön.
1.3 Tutkimuksen rajaus ja reunaehdot
Tutkimuksessa pyritään selvittämään sopimuspohjaisten ostolaskujen automa- tisointiin liittyvistä asioista mahdollisimman paljon jokaisen osapuolen näkökul- masta: ostolaskukäsittelijöiden, hankinnan, ja toimittajien. Pääpaino on kuitenkin ostolaskujenkäsittelyssä, koska opinnäytetyöntekijän kokemukset ovat ostolas- kunkäsittelystä.
1.4 Tutkimusmetodit
Tässä opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytetään tapaustutkimusta, koska tämä opinnäytetyö on kehitysprojekti yritys X Oy:lle ja opinnäytetyössä pyritään löytämään ratkaisu ongelmiin juuri kyseisen yrityksen kannalta. Tapaustutkimus menetelmälle on yleistä se, että se kohdistuu ajankohtaiseen aiheeseen ja, että se on yksityiskohtaista, intensiivistä tietoa yksittäisestä tapauksesta tai pienestä jou- kosta toisiinsa suhteessa olevia tapauksia. Eikä se pyri aina edustamaan yleispäte- vää ratkaisua. (Hirsjärvi 2009, 134)
Aineiston keräämisessä käytetään haastatteluja, havainnointeja, kehitysprojekteis- ta saatua tietoa sekä Basware Oyj koulutuksista saatua tietoa Contract Matching - ohjelman yleisistä ongelmista. Työssä käytetään myös kvantitatiivisia tutkimus- menetelmiä, kun lasketaan Contract Matching -ohjelman käytön lisääntymistä erilaisia raportteja apuna käyttäen. (Hirsjärvi 2009, 139)
1.5 Tutkimustyön rakenne
Teoriaosuus alkaa työn toisesta luvusta ja siinä käydään läpi sähköinen ostolasku- prosessi. Määritellään mikä sähköinen ostolasku oikeastaan on, eri laskutyypit, laskujenkäsittelyn periaate ja sähköisen ostolaskuprosessin hyödyt.
Kolmannessa luvussa jatketaan teoria osuutta, mutta keskitytään tämän työn olen- naisimpaan osaan eli ostolaskujenkäsittelyn automatisointiin. Kolmannessa luvus-
sa pohditaan myös sitä, mitä hyötyjä ja haittoja sekä mahdollisia ongelmia osto- laskujenkäsittelyn automatisointi saattaa aiheuttaa ostolaskunkäsittely prosessissa.
Neljännessä luvussa käydään läpi lyhyesti opinnäytetyötä koskevan ohjelmiston tuottajan Basware Oyj:n historiaa, toimintasuunnitelmaa ja muuta yleistä Basware Oyj:stä. Neljäs luku toimii samalla erottajana teorianosuuden ja tutkimusosuuden välissä.
Viidennestä luvusta alkaa tutkimuksen tutkimusosa. Tässä luvussa käydään läpi case yrityksen Yritys X Oy:n alkuasetelma Contract Matching -ohjelman suhteen, sekä se miten tutkimus eteni ja mihin tilanteeseen päädyttiin. Lisäksi pohditaan mitenkä tutkimuksen päättymisen jälkeen kannattaisi edetä ja kuinka mahdolliset kehitystyöstä saadut hyödyt pystytään vakiinnuttamaan ja kuinka kehitystyötä voisi jatkaa. Viidennen luvun lopuksi käydään vielä läpi erinäisiä raportteja ja niiden tuloksia, ja analysoidaan niitä etsien niin positiivisia kuin negatiivisia asioi- ta mitä CM:n käytön lisääminen on aiheuttanut yritykselle X Oy.
Kuudennessa luvussa suoritetaan arviointi tutkimustyön kulusta ja tiivistetään lyhyesti, mitä tutkimuksessa opittiin sekä ehdotetaan jatkotutkimusaiheita.
2 SÄHKÖINEN OSTOLASKUPROSESSI
2.1 Sähköisen ostolaskunprosessin määrittely
Ostolaskujen käsittely on useimmiten talousosaston eniten resursseja vaativa pro- sessi, jolloin sen tehostamisella ja automatisoinnilla on saavutettavissa yleensä suurimmat hyödyt. Siirryttäessä perinteisestä paperiprosessista sähköiseen käsitte- lyyn voidaan prosessi kustannuksissa säästää jopa 90 prosenttia. Koska nykypäi- vän ostolaskujenkäsittelyprosessi ei poikkea ratkaisevasti 1960 -luvun käsittelystä jopa pienet muutokset ja osaprosessien automatisoinnit tuottavat suuria säästöjä. (Lahti 2008, 48; Xxxxxxx 2002, 113)
Taloushallinnon näkökulmasta ostolaskuprosessi käynnistyy siitä, kun ostolasku vastaanotetaan yritykseen ja päättyy siihen kun lasku on maksettu, kirjattu kirjan- pitoon ja arkistoitu. Mikäli yrityksen hankinta prosessia käsitellään kokonaisuu- dessaan, prosessi käynnistyy jo paljon ennen ostolaskun vastaanottoa. Hankinnan ensimmäisenä vaiheena on usein ostoehdotus ja ostotilaus, näiden hyväksymiset sekä tavaran vastaanotto. (Lahti 2008, 48)
Ostolaskujen sähköistyksessä laskujen käsittely nopeutuu ja virhemahdollisuudet pienenevät, kun monet manuaaliset työvaiheet jäävät pois. Ostolaskut noudetaan sähköisesti operaattorilta, aivan kuten pankin viitetiedotkin on haettu jo vuosia. (Basware, 2013a)
Yleensä osa ostolaskuista tulee vielä kuitenkin paperisina, mutta koska kaikki laskut kuitenkin halutaan käsitellä sähköisesti, paperilaskut skannataan sähköiseen muotoon. Skannaus tehdään joko itse tai annetaan ulkopuolisen palveluntarjoajan kuten Xeroxin tai Recallin kaltaisen yrityksen tehtäväksi. Skannauksessa on huo- lehdittava siitä, että laskuilla olevat tiedot tulevat käytössä olevan verkkolasku- standardin vaatimiin kenttiin, jotta ohjelmisto pystyy käsittelemään laskuja samal- la tavalla kuin verkkolaskuja.
Skannaus kuitenkin aiheuttaa ylimääräistä työtä ja huomattavia lisäkustannuksia. Tämän takia verkkolaskujen yleistyminen onkin ensiarvoisen tärkeää kustannus- tehokkaalle ostolaskujenkäsittelyprosessille. Jotta skannattavien laskujen määrä
Sähköisen ostolaskuprosessin ensimmäinen vaihe on tilaus- ja toimitusprosessi, tässä vaiheessa ostaja luo tilauksen, joka toimitetaan toimittajalla, jonka jälkeen toimittaja lähettää tilauksella olevan tuotteen tilausehtojen mukaisesti ostajalle. Seuraava vaihe on ostolaskunvastaanotto, jonka jälkeen ostolasku on tiliöitävä ja laitettava hyväksyntäkierrokselle, jossa ostaja yleensä tarkastaa laskun ja ostajan esimies hyväksyy sen. Tämän jälkeen lasku siirretään reskontraan ja sieltä maksa- tukseen. Lopuksi kulut täsmäytetään ja mahdollisesti jaksotetaan kirjanpidossa. Ostolasku on käytännössä arkistoituna jo ostolaskunvastaanotosta alkaen, mutta periaatteessa laskun voidaan katsoa olevan arkistossa vasta sen jälkeen kun laskun käsittely on suoritettu ja se on siirretty reskontraan, koska käsittelyn jälkeen esi- merkiksi tiliöintitietoja ei pääse enää muuttamaan. (Lahti 2008, 48)
2.2 Verkkolaskut
Verkkolasku on sähköisenä tiedostona välitettävä laskumuoto, joka on otettu Suomessa käyttöön vuonna 1999. Tällä hetkellä Suomessa verkkolaskuja lähettää ja vastaanottaa lähes kaikki suuret yritykset. Verkkolaskut tehdään laskutusohjel- malla, verkkopankissa tai verkkoportaalissa, jonka jälkeen laskut siirtyvät operaat- torin kautta vastaanottajalle. Vastaanottajan ohjelmisto tuottaa tarvittaessa tieto- koneen näytölle paperilaskua muistuttavan näkymän, jotta laskut voidaan hyväk- syä kuten aikaisemminkin, joissain tapauksissa laskut kuitenkin kulkevat hyväk- synnän läpi pelkkänä koodina. (Yrityssuomi 2013)
Verkkolasku on sähköinen tiedosto ja se vaatii sen, että laskun lähettävä ja vas- taanottava tietojärjestelmä ymmärtävät toisiaan. Näillä tietojärjestelmillä ei ole juurikaan joustavuutta, joten laskulle on oltava standardi. Verkkolaskustandardi
kuvaa laskun sisällön kenttinä. Tietokenttien määrä voi vaihdella eri yrityksissä, eri ohjelmissa ja jopa eri operaattoreilla, mutta lähtökohtana on, että laskut vas- taanottava järjestelmä pystyy tulkitsemaan laskun käsittelylle välttämättömät tie- tokentät oikein, vaikka se ei ehkä kykenisikään käsittelemään kaikkia lähetettyjä kenttiä. (Kurki 2011,9)
Suomessa on tällä hetkellä kolme vahvaa verkkolaskustandardia:
• eInvoice: Pohjoismaisen verkkolaskukonsortion määrittelemä standardi
• Finvoice: Suomen pankkiyhdistyksen verkkolaskumääritys
• TEAPPSXML: Tieto Oyj:n verkkolaskun esitystapa
Joulukuussa vuonna 2010 hyväksyttiin uusi ISO 20022 - verkkolaskustandardi, jonka uskotaan oleellisesti auttavan eri standardien yhteistoimivuutta. (Kurki 2011, 10)
Verkkolasku operaattorit ovatkin avainasemassa tässä standardiviidakossa. Hyvä operaattori ottaa vastaan laskut yrityksen sopimassa muodossa ja muokkaa lasku- aineiston kullekin vastaanottajalle sopivaksi. Tällä tavoin laskun lähettäjän ei tar- vitse sopia erikseen jokaisen laskun vastaanottajan kanssa mitä standardia käyte- tään. (Kurki 2011, 10)
Verkkolaskun käyttöönotto tuo yritykselle sekä tehoa että säästöä. Laskujen käsit- tely nopeutuu, ja laskujen hyväksyntä paranee, kun hyväksyntä perustuu oikeaan tietoon. Paperia säästyy, postituskustannukset pienenevät, laskujen saanti ja kierto nopeutuu ja varmenee, kun laskun häviämisen mahdollisuus on poissa. Myös osa työteliäistä työvaiheista karsiutuu laskunkäsittelijöiltä kokonaan. Lisäksi arkis- tointi helpottuu huomattavasti ja laskuihin pääsee käsiksi paikasta ja ajasta riip- pumatta, kunhan käyttäjällä on toimiva internetyhteys. (Kurki 2011, 7)
Verkkolaskuja voi lähettää myös kuluttajille ja se hyödyttää molempia sekä yri- tystä että kuluttajaa. Verkkolaskujen lähettäminen on niin kannattavaa, että monet yritykset tarjoavat usein kuluttajille, jonkinlaisen edun kuluttajan suostuessa vas- taanottamaan laskunsa verkkolaskuina. Osa yrityksistä on myös aloittanut veloit-
tamaan enemmän laskutuksesta niiltä asiakkailta, jotka eivät ota vastaan verkko- laskuja. (Lahti 2008, 58)
2.3 Laskujen vastaanotto
Laskujen vastaanotto ostolaskujen sähköiseen käsittelyjärjestelmään tapahtuu joko paperilaskun skannauksen kautta, sähköpostin kautta, verkkolaskuna tai EDI- liit- tymällä. Laskujen vastaanotossa yrityksiä palvelevia ohjelmistoja ovat erilaiset taloushallinnon sovellukset kuten Baswaren IP Master tai ERP-sovellukset kuten SAP. Usein nämä sovellukset kulkevat myös rintarinnan toinen toistaan tukien. (Lahti 2008, 56)
2.3.1 Paperilaskun skannaus
Vielä muutama vuosi sitten suurin osa sähköisesti käsitellyistä laskuista oli skan- nattu järjestelmään. Vieläkin skannattujen paperilaskujen määrä on huomattava sähköisessä taloushallinnossa, noin 30 - 60 prosentin luokkaa kaikista laskuista organisaatiosta riippuen.
Organisaatioilla on kaksi vaihtoehtoa paperilaskujen skannauksen suhteen, joko he hoitavat skannauksen itsenäisesti tai ulkoistavat palvelun skannaukseen eri- koistuneelle yhtiölle, kuten Xerox, Itella tai Recall. Skannaus voidaan järjestää joko manuaalisesti tai automaattisesti tietojen poiminnan osalta. Manuaalista tie- tojen poimintaa käytetään ainoastaan silloin, jos laskuvolyymit ovat alhaisia. Kaikki suuret skannaajat hyödyntävät skannauksessa pääsääntöisesti älyskannaus- ta eli optista OCR-tiedon poimintaohjelmia. Ohjelman avulla paperilaskuilta voi- daan poimia automaattisesti kirjanpidossa ja ostolaskujen käsittelyssä tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja ovat mm. laskun päivämäärä, eräpäivä, laskun summa, maksuviite, valuutta, toimittajan pankkitili ja tietenkin laskunumero. Nämä tiedot poimimalla älyskannaus automatisoi merkittävän osan työstä, joka on perinteisesti jouduttu tekemään taloushallinnossa manuaalisesti. (Lahti 2008, 56,57)
Paperiset ostolaskut voidaan skannauksen jälkeen tuhota, koska ostolaskut voi- daan arkistoida sähköisesti. Yleensä paperisia ostolaskuja kuitenkin säilytetään jonkin aikaa varmuudeksi, jotta mahdolliset virheellisesti skannatut dokumentit
Nykyisellään paperilaskun skannaus on laskun vastaanottotavoista ylivoimaisesti kallein ja sen takia siitä pyritään pääsemään mahdollisimman tehokkaasti eroon. Ja on nykyään jo melko hyvin päästykin.
2.3.2 Verkkolaskun vastaanotto
Verkkolasku on sähköisessä muodossa vastaanotettava lasku, jossa on kaikki vas- taavat tiedot kuin paperilaskussakin. Verkkolaskujen vastaanotto merkitsee yri- tykselle aina säästöjä. Verkkolaskuja vastaanotetaan operaattoreiden ja pankkien välityksellä. Lasku tulee järjestelmään datana, joka muodostaa laskun perustiedot sekä kuvan laskusta. Laskun data luetaan suoraan käytössä olevaan ohjelmistoon, joka mahdollistaa automaattiset kirjaukset ja maksutapahtumat. Laskun kuva to- teutetaan laskuttajan toiveiden mukaisesti ja näin laskun kuvan perusteella osto- laskunkäsittelijät pystyvät käsittelemään laskua manuaalisesti tietokoneen näytöl- lä. Tämän lisäksi laskun kuva toimii myös arkistoitavana tositteena. (Lahti 2008, 58)
Verkkolaskujen vastaanotossa kallis ja työläs skannausvaihe jää kokonaan pois ja näin ollen ne ovat nopeammin vastaanottajan käsiteltävissä. Mikäli yritys kykenee vastaanottamaan verkkolaskuja, sen kannattaa vaatia toimittajia lähettämään las- kut sähköisessä muodossa. Joissain tapauksissa yritykset jopa pitävät verkkolas- kujen vastaanottamista ja lähettämistä ehtona kilpailuttaessaan uusia toimittajia. Xxxxxxxxxxx.xxxxx.xx -sivuilta löytyy lista verkkolaskuja lähettävistä ja vastaanot- tavista yrityksistä sekä tiedot heidän verkkolaskutusosoitteistaan. Verkkolas- kuosoitetietojen syötön ja ylläpidon Tieken tietokantaan hoitavat pankit ja verkko- laskutus operaattorit. Lisäksi Xxxxxx verkkosivuilta löytää kaiken muunkin tar- peellisen tiedon verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanoton aloittamiseen tai ke- hittämiseen. (Lahti 2008, 58; Tieke, 2012)
2.3.3 EDI -liittymän laskut
EDI on yksi vanhimpia standardeja ja laajasti käytössä etenkin isojen yritysten välisessä tiedonsiirrossa. EDI-toteutus on kallis kahden yrityksen, ja niiden välissä kahden operaattorin, välinen järjestelmäprojekti. Tästä syystä EDI ei käytännössä sovi muille kuin suurille yrityksille. (Lahti 2008, 60)
Verkkolaskuilla ja EDI:llä on useita merkittäviä eroja niiden käyttöhelppouden ja käyttötarkoituksen suhteen. Seuraavassa kappaleessa on kuvaus tärkeimmistä täl- laisista eroista. (Lahti 2008, 61)
Verkkolaskulla pyritään standardoimaan sähköisen laskun sisältöä, kun taas EDI- lasku määritellään usein kahden osapuolen välillä. Verkkolaskuun liittyy aina olennaisena osana laskun kuva. Se sisältää tarvittavan tiedon laskun hyväksymistä varten ja täydentää usein laskudataa. Verkkolasku on samanlainen vastaanottajasta tai vastaanottajan taloushallinnon järjestelmästä riippumatta. Aineiston tietosisältö on pääasiassa vakio. Verkkolaskutus on helppoa ja edullista siksi, että vastaanotta- jakohtaisia muutoksia, sopimuksia tai erityiskäsittelyitä ei aina välttämättä tarvita. Vastaanottaja ei myöskään tarvitse laskuttajakohtaisia soveltamismalleja. Ennen verkkolaskutuksen aloittamista osapuolien ei ole pakko sopia tietokenttien sisältö- jä ja sanomarakennetta. Verkkolaskujen vastaanoton aloittaminen onkin kuin las- kutusosoitteen muutoksen tekeminen, eli yksi puhelinsoitto tai sähköpostiviesti voi periaatteessa riittää. (Lahti 2008, 61; Vahtera 1998, 15)
Verkkolasku soveltuu säännölliseen ja sopimukseen perustuvaan laskutukseen. EDI -lasku on tarkoitettu tilanteisiin, joissa laskuttajan tuottama aineisto joudu- taan täydentämään tai muokkaan vastaanottajan tarpeisiin sopivaksi. EDI -laskua edeltää usein sähköinen tilaus. EDI -pohjaisessa tiedonsiirrossa tehdään usein pal- jon räätälöintejä, joten EDI -lasku soveltuu hyvin suurten massojen käsittelyyn. EDI -pohjaisessa järjestelmässä sanomavirtojen integrointi erilaisiin järjestelmiin on helpompaa kuin verkkolaskutusjärjestelmissä. EDI -ratkaisujen käyttöönotto on kalliimpaa ja vie enemmän aikaa kuin verkkolaskuratkaisujen käyttöönotto. EDI -ratkaisussa siirrettävän aineiston muoto voi olla esimerkiksi EDIFACT, XML-EDI tai EDI/OVT. XXX/OVT on suosituin, mutta suurissa yrityksissä suosi-
taan XML-EDI ratkaisua. Mikään näistä ratkaisuista ei silti välitä laskun kuvaa sellaisenaan. EDI -laskun ja verkkolaskun soveltuvuus määräytyykin pitkälti vas- taanottajan kohdejärjestelmän ja tarpeen mukaan. ERP -järjestelmään EDI -lasku soveltuu, kun taas laskunkierrätys- ja hyväksymisjärjestelmään soveltuu puoles- taan verkkolasku. EDI -järjestelmästä on kuitenkin tärkeintä tietää se, että sitä käytetään pääasiassa muihin tiedonsiirtotarpeisiin, kuin laskujen vastaanottami- seen ja lähettämiseen. Joissain tapauksissa EDI -laskutus toimii kuin unelma kun taas toisissa tapauksissa se ei toimi juuri ollenkaan. Juuri tästä syystä EDI - järjestelmä ei voi koskaan olla ainoana vaihtoehtona yrityksessä. (Lahti 2008, 61; Xxxxxxxxxx 2001, 13, 15, 31)
2.3.4 Laskut sähköpostista
Laskuja on lähetetty sähköpostin välityksellä jo useiden vuosien ajan. Aikaisem- min laskut tulostettiin paperille ja joko skannattiin sähköiseen järjestelmään tai käsiteltiin perinteisellä tavalla. Nykyään lähes kaikki verkkolaskuoperaattorit tar- joavat mahdollisuuden vastaanottaa laskut erilliseen sähköpostiosoitteeseen, josta sähköpostin liitteenä saapuvat ostolaskut saapuvat suoraan sähköiseen laskujenkä- sittelyjärjestelmään, jossa ne näkyvät samalla tavalla kuin skannatut paperilaskut ilman erillistä työteliästä skannausvaihetta. (Xxxxxxxxxxx.xx 2012)
2.4 Laskujen käsittely sähköisessä taloushallinnossa
Sen jälkeen kun ostolasku on vastaanotettu jollakin edellä mainituista tavoista, alkaa ostolaskujen käsittely, siihen tarkoitetulla järjestelmällä. Ostolaskujen käsit- telyjärjestelmän päätehtävä on mahdollistaa laskun vastaanotto, tiliöinti, sähköi- nen kierrätys ja hyväksyntä, sähköinen arkistointi sekä koko prosessin hallinta. Näiden toimintojen jälkeen lasku päivitetään ostoreskontraan, josta se kirjautuu pääkirjanpitoon ja on maksettavissa toimittajalle. (Lahti 2008, 62)
Ostolaskun saavuttua järjestelmään siihen on yleensä tallennettu valmiiksi laskun perustiedot joko skannauksen kautta tai verkkolaskulta. Ostolaskujenkäsittelijän tai ostoreskontranhoitajan tehtäväksi jää tietojen kuten y-tunnuksen, pankkinume- ron ja laskun loppusumman tarkistus sekä tiliöinti sisältäen alv-käsittelyn ja las- kun lähettämisen hyväksymiskiertoon oikealle henkilölle. Riippuen käsittelyjär-
jestelmästä ja saapuvasta laskusta kyseessä olevat työvaiheet ovat täysin tai osit- tain automatisoitavissa, jolloin ostoreskontranhoitajan tai ostolaskujenkäsittelijän ei tarvitse käytännössä koskea laskuun ollenkaan, sillä lasku siirtyy ennalta sovi- tun hyväksynnän johdosta suoraan reskontraan. Tämä vaatii kuitenkin laskulta löytyvää sopimus- tai tilausnumeroa, mikäli tällaista numeroa ei kuitenkaan las- kulla ole, on lasku tiliöitävä normaalisti ja lähetettävä hyväksyntäkierrokselle. Kun lasku on lähetetty hyväksyntäkierrokselle, vastaanottaja saa sähköpostiinsa tai matkapuhelimeensa viestin, että hänellä on lasku odottamassa käsittelyä. Tä- män jälkeen laskun tarkastaja tai hyväksyjä tarkistaa laskun ja tiliöinnin oikeelli- suuden ja tarkastaa tai hyväksyy laskun, jolloin se siirtyy reskontraan (Lahti 2008, 63)
Mikäli samalta toimittajalta vastaanotetaan toistuvasti laskuja ja niiden tiliöinti on sama, toimittajalle voidaan asettaa oletustiliöinti tai useita erilaisia oletustiliöinte- jä erilasiin laskuihin sopiviksi. Esimerkiksi leasingyhtiön laskuihin voi tehdä kak- si erilaista oletustiliöintiä työsuhdeautoja varten toinen ja huoltoautoja varten toi- nen. Oletustiliöinnin avulla tiliöintiä ei tarvitse enää muistaa erikseen kullekin laskulle vaan sen voi kätevästi napata oletustiliöinti kansiosta. Tämä vähentää väärille tileille vahingossa tehtyjen tiliöintien määrää huomattavasti. Muita vaih- toehtoja tiliöinnin automatisoinnille on tiliöinnin poimiminen ostotilaukselta tai mahdollisesti laskulta löytyvän erikseen sovitun sopimusnumeron takaa tai sitten saada tiliöinti suoraan verkkolaskun sisältämästä datasta. Näistä tavoista kaksi viimeisintä vaihtoehtoa ovat kuitenkin melko harvinaisia, sillä sopimusnumeroi- den ja etenkin verkkolaskuihin tiliöintitarkoitusta varten saatava tieto vaatii erit- täin tiivistä yhteistyötä toimittajien kanssa. (Lahti 2008, 63)
Laskujen käsittely järjestelmässä kannattaa listata vain ne kirjanpidon tilit, joille voidaan kirjata ostolaskuja ja niistäkin voi listata suosikkeihin sellaiset tilit, jotka ovat pääasiassa käytössä. Näin lyhennetään tilikarttaa huomattavasti, mikä no- peuttaa tilinvalitsemista listalta sekä vähentämään virhetiliöintien mahdollisuutta. (Lahti 2008, 64)
Osassa yrityksissä ostolaskujen tiliöinti kirjanpidon tilin, kustannuspaikan ja ar- vonlisäveron osalta tehdään ostoreskontranhoitajan toimesta, osassa yrityksistä
Kuvio 1. Sähköisen ostolaskuprosessin kuvaus (Lahti 2008,69)
2.5 Sähköisen ostolaskuprosessin hyödyt
Sähköinen ostolaskuprosessi tarjoaa suuria etuja verrattuna vanhanaikaiseen pape- riseen ja manuaaliseen ostolaskuprosessiin. Sähköisen ostolaskuprosessin suu- rimmat hyödyt ovat sen nopeus, tehokkuus ja kustannussäästöt sekä sen mukana tuoma ajasta ja paikasta riippumattomuus, joka mahdollistaa ostolaskujen käsitte- lyn tai niiden tutkimisen mistä tahansa milloin tahansa. (Lahti 2008, 28)
Muina merkittävinä hyötyinä voidaan pitää muun muassa sitä, että sähköisessä muodossa olevan aineiston arkistointi on huomattavasti halvempaa ja käytännölli- sempää kuin paperimuodossa olevan aineiston. Käytännöllisyys tulee esille eten- kin siinä, kun jos halutaan esimerkiksi päästä käsiksi vaikkapa aikaisempaan las- kuun, joka on samankaltainen kuin nyt käsiteltävänä oleva lasku. Aikaisemmin se tarkoitti arkistoon painumista ja pölyisten mappien selailua joka saattoi viedä ai- kaa useita minuutteja, kun nyt kaikki tieto aiemmasta laskusta saadaan näyttöpäät- teelle yhdellä tai kahdella hiiren klikkauksella. Tämä aikasäästö on tietenkin myös suuri kustannussäästö. (Lahti 2008, 28)
Lisäksi sähköinen ostolaskuprosessi sekä sähköinen taloushallinto on huomatta- vasti ympäristöystävällisempi vaihtoehto perinteiseen taloushallintoon nähden. Sähköinen taloushallinto säästää luontoa ja vähentää CO2-päästöjä monella erita- valla, erityisesti se vaikuttaa liikkumiseen, paperinkulutukseen, paperinkuljetuk- seen sekä sähkön ja lämmön kulutukseen muun muassa arkistotilojen vähentymi- sen muodossa. Varovaistenkin arvioiden mukaan perinteinen ostolasku kuluttaa paperia vähintään kolmin - nelinkertaisen määrän verrattuna sähköiseen ostolas- kuun. (Lahti 2008, 29)
Kaiken tämän lisäksi sähköisen ostolaskuprosessin yksi parhaimmista puolista on sen parantava vaikutus laskujen käsittelyn ja tiliöinnin oikeellisuuteen, kun lasku- jen käsittelijöillä on parempi mahdollisuus tutkia aiempia laskuja. Myös erilaisten raporttien ja kulun seurannan tekeminen onnistuu nopeammin ja luotettavammin, kun kaikki tarvittava data on sähköisessä muodossa. Koska sähköinen ostolasku- prosessi on huomattavasti nopeampi ja tarkempi kuin perinteinen ostolaskuproses- si se laskee yritykselle aiheutuvien perintäkulujen määrää huomattavasti. Koko- naisuudessaan kustannussäästöjen uskotaan kohoavan reilusti yli 90 prosenttia, sillä kuten Taulukosta 1 ilmenee, jo pelkän laskujenkäsittelyyn kuluvan ajan pie- nenemisen tuoman säästön määrä on 88,5 prosenttia. Kun tähän säästöön lisää postituskulusäästöt, varastotilan pienenemisen tuomat säästöt, perintämaksujen vähenemisen aiheuttamat säästöt ollaan jo reilusti yli 90 prosentin kokonaissääs- töissä. Lisäksi pitää myös muistaa sähköisen taloushallinnon tuoma lisäarvo yri- tyksen muissakin toiminnoissa.
Yritys A (Pohjautuu kirjaan Salmi-vahtera, internet and EDI Effective Accounting)
Taulukko 1. Arvio verkkolaskutuksen säästöistä (Lahti 2008, 59)
3 OSTOLASKUJEN AUTOMATISOINTI
Opinnäytetyössäni tutkin case-yrityksen toistuvaislaskujen käsittelyn automa- tisointia ja automatisoinnin käytön laajentamista. Tällä hetkellä case -yrityksellä on käytössä kaksi eri tapaa käsitellä ostolaskuja automaattisesti. Tilaukseen poh- jautuva Order Matching (OM) sekä sopimusnumeroon pohjautuva Contract Mat- ching (CM). Tässä luvussa käydään läpi molemmat laskujen käsittelyn automa- tisointitavat ja se minkä takia juuri Contract Matching soveltuu niin hyvin toistu- vaislaskujen käsittelyn automatisointiin.
3.1 Tilauksiin pohjautuvien laskujen automatisointi
Tilauksiin pohjautuvien laskujen automatisointi eli Order Matching. Perustuu sii- hen, että laskulta löytyy kymmenen numeroinen tilausnumero joka sisältää tehdyn ostotilauksen tiedot. Jos lasku vastaa tilausta ja tilaus on vastaanotettu, lasku siir- tyy suoraan ilman tarkastus- ja hyväksyntäkierrosta ostoreskontraan maksettavak- si. Tilauksellinen ostolasku ei normaalisti vaadi hyväksyntäkierrosta, koska osta- jan katsotaan hyväksyneen jo sen jo tilauksentekovaiheessa. Tämä ei kuitenkaan päde silloin, jos tilauksella ja laskulla on merkittävä hintaero. Laskun ja tilauksen kappalemäärässä ei voi olla toleranssia, lähinnä siksi, että esimerkiksi varastomää- rät menisivät oikein, mutta rahallisessa arvossa pienelle toleranssille on mahdolli- suus. Täsmäytys on Order Matchingin osalta täysin automaattista eikä siinä ole manuaalisia työvaiheita. Tämä seikka nopeuttaa ostolaskun, käsittelyä, mutta vaatii samalla ostotilausten ehdotonta oikeellisuutta ja vastaanottojen oikea- aikaisuutta. Toimiva Order Matching -prosessi vähentää laskujen lähettämistä erilliselle hyväksyntäkierrokselle oleellisesti. (Yritys X Oy -ohjeet, 2012)
Order Matching -täsmäytys tapahtuu laskukohtaisesti, ei laskun rivikohtaisesti. Kaikkein parhaiten se toimii, kun yksi ostotilaus on tehty yhtä laskua kohden. Rivien määrällä tällaisessa tapauksessa ei ole merkitystä.
Koontilaskuissa automaattitäsmäytys ei onnistu, mutta koontilaskuissakin ostolas- kunkäsittelijät saavat tiliöinti tiedon laskulle tilaukselta, mikäli vastaanotto on tehty, ja näin ollen se nopeuttaa myös koontilaskujen käsittelyä. Koontilaskuissa
käsittely kestää niin kauan että kaikki laskulla olevat tiedot on kohdistettu tilauk- siin ostolaskunkäsittelijän toimesta.
Order Matchingin OM Managementillä voidaan luoda erilaisia kategorioita, jopa toimittajakohtaisesti. Eri kategorioilla voidaan määritellä erilaisia toleransseja eri toimittajien laskuille. Kategorioilla määritellään esimerkiksi, kuinka paljon laskun summa voi erota tilauksen summasta joko prosentteina tai valuuttana. Yleisesti tämä toleranssi on noin kymmenen euroa tai muutaman prosentin luokkaa, jotta suurilla eroilla olevat laskut eivät menisi vahingossa läpi kirjanpitoon. Kategorias- sa voidaan myös päättää, kuinka kauan lasku pysyy automaattitäsmäytyksessä, jos tilaus muuten täsmäisi laskuun, mutta ainoastaan sen vastaanotto puuttuisi. Sano- taan vaikka, että kategoriassa uudelleentäsmäytysajaksi valittaisiin viisi päivää, niin lasku pysyy silloin automaatissa viiden päivän ajan ja tarkistaa automaattises- ti onko tilaus vastaanotettu. Jos laskun täsmäytys automaattisesti ei onnistu, se siirtyy aina ostolaskujen käsittelijälle tai ostoreskontran hoitajalle.
Tilauksellisten laskujen automatisoinnin täsmäämisen yksi suurimmista ongelmis- ta on monilla laskuilla esiintyvät lisäkulut kuten rahti-, pakkaus-, laskutus- ja pi- katoimituskulut. Ostajan on usein hyvin vaikea arvioida näitä lisäkuluja ja niiden hintaa tilausta tehdessään. Jotta automatisointi pysyisi turvallisena eli, että mah- dollisien virhekirjauksien määrät ja summat pysyisivät mahdollisimman pieninä, ei automaatin hintatoleranssia useinkaan voida nostaa yli 15 euron. Ja koska lisä- kulut ylittävät usein tuon 15 euron rajan, automaatti ei pysty tällaisia laskuja siir- tämään. Tässäkin hyvänä puolena on kuitenkin se verrattuna perinteiseen ostolas- kuun, että kun lasku tulee ylittyneen hintatoleranssin takia laskujen manuaalikäsit- telyyn, on ostolaskujenkäsittelijän helppo huomata mistä virhe on johtunut ja kor- jata tiliöinti laskua vastaavaksi lisäkustannusten osalta ja siirtää tämän jälkeen lasku reskontraan. Ostolaskujen käsittelijöillä on kuitenkin tietty raja mihin asti he saavat lisätä kuluja laskulle ilman erillistä hyväksymiskiertoa, usein kohtuullisena rajana pidetään 100 euroa. Yli 100 euron hintaeroissa lasku täytyy lähettää hyväk- syntäkierrokselle ja usein myös laskun tilausta joudutaan korjaamaan laskulle so- pivammaksi.
Yleisesti ottaen ja suuria laskumääriä seurattaessa tilauksellisten ostolaskujen kä- sittely on aina nopeampaa ja tarkempaa kuin tilauksettomien laskujen käsittely, menivätpä ne reskontraan sitten automaattisesti, ostolaskujenkäsittelijän tai hy- väksyntäkierroksen kautta. Poikkeuksena on tietenkin sopimuspohjaisten laskujen käsittely, joka on parhaimmillaan aivan yhtä nopeaa kuin automaattisesti läpi me- nevien tilauksellisten laskujen käsittelykin. (Yritys X Oy -ohjeet, 2012)
3.2 Sopimuspohjaisten laskujen automatisointi
Sopimuspohjaisten laskujen automaattinen käsittely tehdään Contract Matchingin avulla. Contract Matching perustuu siihen, että laskussa on jokin ennalta määritel- ty sopimusnumero, jonka laskunkäsittelyn automaattinen järjestelmä pystyy pe- rustiedoista löytämään ja tällä tavoin hakemaan laskulle sopivan sopimuksen joka tuo laskulle tiliöintitiedot, jotka on jo hyväksytty aikaisemmin sopimusta tehdes- sä. Toisin sanoen sopimuspohjaisten laskujen automatisoinnin tärkein asia on se, että laskulta löytyy oikeasta paikasta oikea sopimusnumero oikeaan toimittajaan ja ajanjaksoon liitettynä. Sopimuspohjaisten laskujen käsittelyn periaate on melko samanlainen kuin tilauksellisten laskujen. Ainoastaan tilauksen sijasta laskulle on ennalta määritelty sopimus, jossa tarvittavat tiliöintitiedot ovat jo valmiiksi hy- väksyttynä.
Contract Matching sopimukset jakautuvat kahteen ala-ryhmään: Aikataulupohjai- seen täsmäytykseen, jossa sopimukset on rakennettu aikataulun ympärille ja bud- jettipohjaiseen täsmäytykseen, jossa sopimukset perustuvat määrätylle budjetille. (Alasuutari, 2012)
3.2.1 Aikataulupohjainen täsmäytys
Aikataulupohjainen täsmäytys toimii kunnolla ainoastaan toistuvaislaskuihin, eli laskuihin jotka tulevat jaksoittain, suurin piirtein samalla summalla. Tällaisia tyy- pillisiä toistuvaislaskuja ovat mm. esimerkiksi vuokrat, leasinglaskut, siivouslas- kut, sähkölaskut, ylläpitolaskut, vartiointilaskut ja puhelinlaskut. Toki toistuvais- laskuja on myös useita muitakin kuin vain edelle mainitut. (Alasuutari, 2012)
Automatisoimalla tällaiset jaksoittain tulevat laskut pystytään tehokkaasti mini- moimaan rutiinitehtävät, nopeuttamaan laskujen käsittelyä, lisäämään kustannus- tehokkuutta ostolaskujen käsittelyyn ja keskittämään taloushallinnon voimavaroja tärkeämpiin asioihin. (Alasuutari 2012)
3.2.2 Budjettipohjainen täsmäytys
Budjettiperustaisessa täsmäytyksessä laskut täsmäytetään toistuvaislaskun täs- mäytyssääntöön, kunnes määritetty budjetti saavutetaan (määritetyn summan tole- ranssirajan sisällä). Lisäksi voidaan asettaa enimmäismäärä laskuille. Tässä tapa- uksessa laskut täsmäytetään täsmäytyssääntöön, kunnes saavutetaan joko budjet- tisumma tai laskujen enimmäismäärä. (Alasuutari 2012)
Budjettipohjainen täsmäytys toimii loistavasti esimerkiksi erilaisille projekteille. Määritellään ensin summa joka projektille on budjetoitu, ja tämän jälkeen lisätään mikä on maksimisumma per yksi lasku. Sopimukselle lisätään järjestelmästä toi- mittajanumerot niiltä toimittajilta, joilta tiedetään tulevan laskuja kyseiselle pro-
jektille. Mallitiliöintiin lisätään projektin kustannuspaikka ja esimerkiksi jakope- rusteet prosenteittain. Budjettipohjaisessakin täsmäytyksessä tärkein asia onnis- tumisen kannalta on se, että esimerkiksi tietylle projektille sovittu sopimusnumero on selvillä laskuttavalla toimittajalla, koska Contract Matching yrittää täsmätä laskuja budjettipohjaisessa täsmäytyksessä sopimusnumeroiden perusteella. (Alasuutari 2012)
Suurin ero budjettipohjaisessa täsmäytyksessä aikataulupohjaiseen täsmäytykseen on se, että se on huomattavasti joustavampi. Budjettipohjainen täsmäytys ei vaadi laskuilta mitään tarkkaa tiettyä summaa (tosin maksimi laskua kohden voidaan asettaa) tai tiettyä laskun päiväystä. Edes laskujen kappalemäärällä ei ole niin suurta merkitystä. (Alasuutari 2012)
Tämän lisäksi Contract Matching -ohjelman avulla budjettipohjaisista sopimuksis- ta on helppo seurata, kuinka paljon kuluja tietylle projektille tietyltä toimittajalta on tullut ja kuinka paljon alkuperäistä budjettia on vielä jäljellä. Kaiken tämän tiedon saa siirrettyä myös kätevästi Exceliin, missä voi sitten halutessaan tehdä kaikenlaisia seurantataulukoita. (Alasuutari 2012)
3.3 Automatisoinnin hyödyt ja haitat
3.3.1 Hyödyt
Kuten jo aiemmin on mainittu, ostolaskujen käsittelyn automatisointi säästää ai- kaa ja vähentää manuaalista työtä ja vähentää manuaalisesta työstä johtuvia vir- heitä. Aikaa säästämällä voidaan vähentää työntekijöiden rutiinitehtäviä ja tällä tavoin ostolaskunkäsittelijöille jää enemmän aikaa poikkeamien hoitamiseen sekä liiketoiminnalle lisäarvoa tuottavaan toimintaan. Lisäksi ostolaskuprosessin läpi- menoaika lyhenee ja maksut lähtevät varmemmin ajallaan. Automatisointi mah- dollistaa myös liiketoiminnan ohjausta varten tuotettavan tiedon saannin nopeu- tumista ja parantaa paikkaansa pitävyyttä, kun inhimilliset virheet pystytään mi- nimoimaan. (Basware. 2013a)
3.3.2 Haitat
Ostolaskujen automatisointi vaatii paljon työtä etenkin ostajilta, jotta ostolaskut saadaan täsmäämään tilauksien tai sopimusten kanssa automaattisesti, ostajan täy- tyy päivittää tilauksiin oikeat hinnat ja varmistaa tavaran tai palvelun vastaanotto ennen kuin lasku saapuu järjestelmään tai viimeistään noin viisi päivää sen jäl- keen. Contract Matching -laskuissa taas tarvitaan riittävästi tietoa ennen sopimus- ten tekemistä. Toki kaikki tämä työ on nopeampaa kuin laskujen manuaalinen käsittely kun puhutaan tarpeeksi suuresta laskuvolyymista.
Suurimman kirjanpidollisen ongelman luo Suomen monimutkainen arvonlisävero- laki, ja joskus laskuja saattaa mennä kirjanpitoon väärällä alv-prosentilla, koska kone ei pysty tietämään ainakaan vielä kaikkia alv-sääntöjä. Tässäkin pätee kui- tenkin se, että myös laskujen käsittelijät voivat tehdä samankaltaisia virheitä eten- kin jos laskumäärä henkilöä kohden on liian suuri.
Toinen pienempi ongelma, joka koskettaa pääasiassa sopimuspohjaisia automati- soituja laskuja on se, että jos informaatio ei kulje tarpeeksi nopeasti saattaa joskus laskuja kirjautua väärille kustannuspaikoille, esimerkiksi jos henkilön jolla on puhelinlasku sopimuspohjaisena, vaihtaa kustannuspaikkaa eikä siitä ilmoiteta sopimuksia ylläpitävälle henkilölle, saattaa laskuja mennä virheellisesti vanhalla kustannuspaikalla kirjattuna. Tähänkin kuitenkin pätee se, että samat virheet voi- vat tapahtua myös manuaalisessa laskujenkäsittelyssä. (Alasuutari 2012)
Lyhyesti automaattisuuden ongelman voisi kiteyttää siihen, että laskujenkäsitte- lystä puuttuu jatkuvan kontrollin tunne, kun pitää luottaa siihen että toleranssi- säännöt toimivat niin kuin pitääkin.
4.1 Yleistä
Basware perustettiin vuonna 1985 ja yhtiö toimi tuolloin Baltic Accounting Sys- tem -nimisenä. Vuonna 1993 yhtiö muutti nimensä Baswareksi. Basware Oyj on Suomessa rekisteröity ja Espoossa kotipaikkaansa pitävä julkinen osakeyhtiö ja sen yritysmuoto on julkinen osakeyhtiö. Basware -konserni muodostuu emoyhtiö Basware Oyj:stä, sekä sen yhdestä suomalaisesta ja kahdestatoista ulkomaalaises- ta tytäryhtiöstä. Basware on markkinajohtaja purchase-to-pay (P2P) järjestelmissä ja sillä on yli miljoona asiakasta yli 60 eri maasta, eli kyseessä on erittäin kan- sainvälinen yritys. Baswaren liikevaihto vuonna 2012 oli 113 miljoonaa euroa ja liikevoitto 8,3 miljoonaa euroa eli 7,3 prosenttia liikevaihdosta. Liikevaihto on ollut kovassa kasvussa viimeiset kuusi vuotta, mutta voitot ovat pienentyneet jat- kuvasti kasvavien kulujen sekä kovenevan kilpailun takia. (Sharedservicelink, 2013)
4.2 Liiketoimintamalli
Basware Oy:n liiketoimintamalli perustuu vahvasti hankintaprosessien ja osto- ja myyntilaskujen käsittelyn automatisointiin sekä organisaatioiden sisällä että nii- den välillä. Palveluiden tuotanto on keskitetty muutamaan keskukseen, jotka täyt- tävät yksityisen ja julkisen sektorin tiukimmatkin palvelutasovaatimukset. Baswa- re Oy:n tavoitteena on kasvattaa merkittävästi tuotteidensa ja palveluidensa uusien asiakkaiden määrää. Tässä onnistuakseen Basware on aloittanut segmentoimalla tarkemmin kaikenkokoiset asiakkaat. Segmentoinnin kohteena ovat erityisesti pienet ja keskisuuret yritykset. Basware tavoittelee suoramyynnin lisäksi kasvua verkkokaupan avulla. (Basware. 2013b)
4.3 Yhteiskuntavastuu
Basware Oyj on sitoutunut sekä taloudelliseen että yhteiskunta- ja ympäristövas- tuullisuuteen kaikessa toiminnassaan. Basware Oy:n ohjelmistot auttavat mm. asiakasyrityksiä kohti paperitonta toimistoa. Lisäksi Basware pitää huolen omista
työntekijöistään kannustamalla heitä säilyttämään terveen suhteen työelämän ja vapaa-ajan välillä, ja tarjoamalla henkilöstölleen mahdollisuuden jatkuvaan kyky- jen ja työuran kehittämiseen. Tämän lisäksi yhtiö on jo vuosia toiminut yhteis- työssä vapaaehtoisjärjestö Planin kanssa ja järjestänyt vuosittain nuoren kuvatai- teen kilpailun, joka on tarkoitettu alle 30-vuotiaille taiteilijoille. Kilpailuissa voit- tajan teos lunastetaan Basware Oy:n taidekokoelmaan ja voittaja saa siitä 4 000 euron palkkion. (Basware. 2013c)
Tämä luku sisältää opinnäytetyön tutkimusosan ja lyhyen esittelyn kohdeyrityk- sestä. Tutkimusmenetelmänä käytetään tapaustutkimusta, joka toteutetaan yhdessä yrityksessä. Tutkimuksen kohteena on case Yritys X:n ostolaskuprosessin auto- matisointi ja tarkemmin sanottuna sen alalajina oleva sopimuspohjainen ostolas- kujen automatisointi. Tarkoituksena on selvittää, mitenkä sopimuspohjaisia auto- maattisesti käsiteltävien laskujen määrää lisättäisiin ja kuinka hyödyllistä se olisi. Tutkimuksessa käytetään apuna myös opinnäytetyöntekijän noin kolmen vuoden kokemusta aiheesta.
5.1 Kohdeyrityksen esittely
Kohdeyritys Yritys X on johtava sähkövoima- ja automaatioteknologiayhtymä, joka toimii noin sadassa eri maassa ja jonka palveluksessa työskentelee yli 145000 henkilöä, joista Suomessa työskentelee noin 7000. Suomessa kohdeyritys yritys X Oy:llä on yli 30 toimipaikkaa. Vuonna 2012 Yritys X Oy:n liikevaihto oli noin 2,4 miljardia euroa.
Kohdeyritys X Oy:n Suomen taloushallinto toimii keskitetysti Vaasassa. Kohde yrityksen taloushallinnossa käsitellään vuosittain 502 601 ostolaskua. Verkkolas- kujen määrä tästä laskumäärästä oli vuonna 2012 yli 70 prosenttia. Kaikista las- kuista reilut 20 prosenttia käsiteltiin automaattisen ostolaskunkäsittelyn toimesta.
Yritys X Oy:n ostolaskujen käsittelyssä käytetään Basware Invoice Processing 5.1 Master- ja Monitor -ohjelmia. Master -ohjelma on ostolaskunkäsittelijöiden perus työkalu ja sitä käytetään laskujen tiliöintiin, perustietojen muokkaamiseen, lasku- jenkierrättämiseen ja kirjanpitoon siirtämiseen. Monitor -ohjelmaa käytetään van- hojen laskujen tutkimiseen ja erilaisten raporttien ajamiseen. Lisäksi ERP - järjestelmänä käytetään SAP AG:n tuottamaa SAP-ERP järjestelmää.
Basware Invoice Processing 5.1:een siirryttiin 2012 vuoden syksyllä. Aikaisempi versio oli 5.0, joten suuria muutoksia ei koettu, mutta etenkin uusi Contract Mat- ching aiheutti aluksi pieniä teknisiä ongelmia.
5.2 Tutkimukseni alkuasetelma
Tämän tutkimuksen alkuasetelmalukuina käytetään tietoja marraskuun alusta vuodelta 2012 ja dataa kerätään vuoden 2013 huhtikuun loppuun asti.
2
2
1
1
1
1
Yritys X Oy:n taloushallinnossa on kolme työntekijää, joilla on oikeus lisätä ja muokata Contract Matching sopimuksia. Marraskuun alussa Yritys X Oy:llä oli yhteensä 283 kappaletta Contract Matching -sopimuksia, joista aikataulupohjaisia sopimuksia oli 282 kappaletta ja budjettipohjaisia sopimuksia yksi. Sopimusten keskimääräinen pituus oli kaksi vuotta ja kaksi kuukautta. Sopimuksia oli tehty seitsemän eri toimittajan laskuihin. Laskutus tyyppeinä oli palvelusopimuksia, leasingsopimuksia, rahtisopimuksia, kiinteistövuokrasopimuksia ja muita vuokra- sopimuksia. Erilaisten leasingsopimusten määrä kaikista sopimuksista oli ylivoi- maisesti suurin 276 kappaletta, kun muut sopimus tyypit yhdessä yltää seitsemän kappaleeseen. Kaikki paitsi yksi leasingsopimus oli tehty yhden toimittajan (Easy Km Oy) kanssa. Ainut Budjettipohjainen sopimus oli tehty Oy Backman - Trum- mer Ab:n Mendenin rahtilaskuihin. Kuviossa 2 näkyy kaikki toimittajat joille so- pimuksia on tehty ja sopimusten määrän toimittajittain.
Sopimusten määrä toimittajittain Marraskuu 2012
300
250
200
150
100
50
0
275
Easy Km Oy Basware Oyj ISS Palvelut Oy Kenmore Finland Ky Stigs Euroflora Oy Backman - Toyota Material
1 Oy Kb Trummer Ab Handling Finland Oy
Kuvio 2. Sopimusten määrä toimittajittain
Marraskuussa sopimuksiin täsmäsi 251 laskua, joista 218 oli Easy Km Oy:n lea- sing laskuja ja 28 Oy Backman - Trummer Ab:n rahtilaskuja loput kuusi täsmän-
Kohdistuneiden laskujen määrä toimittajittain
Marraskuu 2012
218
28
2 2 1
nyttä kuului muille toimittajille. Kuviosta 3 näkee tarkemmin täsmänneiden lasku- jen määrän toimittajittain.
250
200
150
100
50
0
Easy Km Oy
Oy Backman - Trummer Ab
Basware Oyj ISS Palvelut Oy Kenmore Finland
1 Oy
Kuvio 3. Marraskuussa kohdistuneiden laskujen määrä toimittajittain.
282 aikataulupohjaiseen sopimukseen täsmäsi 223 laskua marraskuun aikana. Osaan sopimuksista tulee laskuja ainoastaan esimerkiksi kerran kolmessa kuukau- dessa, jos laskutusjakso on sellainen. Joten täsmäytysprosenttia ei saa suoraan verrattua sopimusten määrästä ja täsmänneiden laskujen määrästä. CM - moduulista saadun tiedon mukaan Contract Matching hylkäsi 19 laskua erinäisistä syistä johtuen. Tällaisia syitä ovat muun muassa: summa ei sovi toleranssiin, las- kupäivämäärä ei sovi sopimukseen, sopimukselle tullut jo lasku ja sopimusta ei ole hyväksytty ajoissa. Tilastojen mukaan siis reilu 90 prosenttia sopimuksista toimi niin kuin pitikin.
Ainoa budjettipohjainen sopimus toimikin aivan loistavasti, sillä yhteen ainoaan sopimukseen täsmäsi yhden kuukauden aikana jopa 28 laskua. Tämän perusteella budjettipohjaisten sopimusten tekeminen olisi huomattavasti kannattavampaa kuin aikataulupohjaisten sopimusten. Alle 30 budjettipohjaisen sopimuksen määrällä saataisiin täsmättyä laskuja sama määrä kuin vähän alle 300 aikataulupohjaisella sopimuksella. Tosin budjettipohjaisen sopimuksen teko vaatii huomattavasti enemmän aikaa ja suunnittelua kuin aikataulupohjaisen sopimuksen tekeminen.
CM -moduulin tilastoista pystyy selvittämään myös sen, että marraskuun aikana järjestelmä on havainnut 1305 laskua, joista on löytynyt sopimusnumero, mutta sille sopimusnumerolle ei ole tehty sopimusta. Tämä on rohkaiseva tieto siitä, että järjestelmään saapuu kuukausittain paljon laskuja, joissa olevaa sopimusnumeroa voisi jo sellaisenaan hyödyntää.
5.3 Tutkimuksen eteneminen
5.3.1 Contract Matching koulutus
Opinnäytetyöntekijä kävi joulukuussa 2012 Basware Oy:n järjestämässsä Contract Matching -koulutuksessa Espoossa, jossa aiheena olivat Contract Matchingin käyttö, CM:n mahdollisuudet ja CM:n kehittämismahdollisuudet. Koulutuksen vetäjänä toimi Baswaren koulutus konsultti Xxxx Xxxxxxxxxx.
Koulutuksessa Contract Matchingin kehittämisessä avain asioiksi nousivat: tavoit- teen asettaminen CM:n käytön tehostamisen osalta, toimittajille tiedotus sopimus- numeron merkityksestä sekä sijainnista laskuilla ja informointi työpaikalla loppu- käyttäjien osalta CM:n käytön eduista.
5.3.2 Tavoitteiden asetus
Tavoitteen asettamin prosentuaalisesti CM -laskujen määräksi kokonaislaskumää- rästä yritys X Oy:ssä on melko hyödytöntä, koska CM -laskujen määrä kaikista laskuista marraskuussa oli ainoastaan 0,68 prosenttia. Suurin ponnistelu automa- tisoinnin parantamiseksi yhtiössä tehdäänkin kehittämällä Order Matching - prosessia eli tilauksellisten laskujen automatisointia. Tilauksellisia laskuja kaikista laskuista marraskuussa oli 62,74 prosenttia. Tästä syystä tavoitteet ainakin aluksi ovat hyvin vaatimattomat ja jo pelkkä CM -laskujen ja toimittajien pienimuotoi- nen lisäys katsotaan edistykseksi. Mainitsemisen arvoista on myös se, että Yritys X Oy:n yhtymältä ei ole annettu tavoitelukemia CM -laskujen määrästä.
5.3.3 Loppukäyttäjien tiedotus
Loppukäyttäjien informointia on yritetty parantaa siten, että Yritys X Oy:n in- tranetiin on lisätty Contract Matching opas, jossa lyhyesti selitään CM:n hyödyis-
5.3.4 Toimittajien aktivointi
Vaikein asia koko Contract Matching laskutuksessa on sopimusnumeron saanti laskulla oikeaan paikkaan. Jo pelkkä sopimusnumeron saanti laskulle voi olla haastavaa sillä moni toimittaja ei halua muuttaa mitään riviä omassa verkkolas- kussaan. Vielä haastavampaa onkin sitten saada sopimusnumero sellaiseen kent- tään, josta sen tunnistus onnistuisi Yritys X Oy:n järjestelmässä automaattisesti sopimusnumerona. Tämä onkin yksi niistä syistä miksi ensimmäisenä uusia CM - toimittajia pyritään löytämään niiden toimittajien joukosta joilla sopimus kentässä on jo valmiiksi jokin tieto, kuten esimerkiksi viitetieto kustannuspaikasta tai muu- ta sellaista. Kuviossa 4 on esimerkki.
Kuvio 4. Esimerkki sopimusnumerosta, joka tulee laskun viitetiedoista
Xxxxxxxxxxx toimittajille yritys X Oy voi informoida toimittajaa vaihtamaan viitetiedon paikalle yhdessä sovittavan sopimusnumeron tai jos viitetieto on aina samankaltaisilla laskuilla sama voi sopimuksen tehdä siten, että käytössä oleva viitetieto toimii sopimusnumerona tai sopimustunnisteena. Tällaisissakin tapauksissa on kuitenkin aina syytä informoida toimittajaa, että voidaan varmistua siitä, että toimittaja ei yllätten esimerkiksi vaihda viitetietoaan.
Toimittajien aktivointiin on suunnitteilla myös sähköpostiin liitettävä toimittaja- tiedote, jossa kerrotaan lyhyesti Contract Matching -ohjelmasta ja siitä mitenkä sopimusnumero tulisi sijoittaa verkkolaskulla oikealle datariville. Toimittajien
5.3.5 Basware Invoice Processing version vaihdos
Vuoden 2012 syksyllä tapahtunut Basware Invoice Processing versio vaihdos ver- siosta 5.0 versioon 5.1 vaikutti negatiivisesti Contract Matching -moduulin toi- mintaan. Ensimmäiseksi viaksi muodostui se että, tiliöintiriveille lisätty bruttohin- tarivi osoittautui ainoaksi hinta riviksi joka sopimuksilla enää toimi. Tämä tarkoit- ti jokaisen sopimuksen tiliöinnin korjaamista siten, että hinnat siirrettiin nettohin- tariveiltä bruttohintariveille.
Seuraava ongelma ilmeni vuoden vaihteessa, kun ajoneuvoverotus muuttui. Kuten jo aiemmin on käynyt ilmi, suurin osa Contract Matching -sopimuksista on lea- sing auto laskuille tehtyjä sopimuksia, joten veromuutos vaikutti suurimpaan osaan sopimuksista. Veromuutos laski hiukan uusien autojen verotusta, kuitenkin vain niin vähän, että laskujen olisi pitänyt mennä läpi automaattisesti, sillä hinta- muutos oli alle sovitun 2 prosentin toleranssin. Silti laskujen siirtyminen reskont- raan automaattisesti epäonnistui, kun uusi versio ei jostain syystä osannutkaan tiliöidä alkuperäistä pienempiä summia oikein, asia joka vanhalla versiolla onnis- tui aina. Ei tämäkään vika kuitenkaan täysin poista automaation hyötyjä, sillä las- kut menevät kuitenkin automaattisesti hyväksymisprosessin läpi, koska laskun hinta on kahden prosentin toleranssin sisällä. Laskut jäävät ainoastaan virheeseen siirtovalmiit -kansioon virheellisen tiliöinnin takia, jonka ostolaskunkäsittelijät voivat helposti ja nopeasti korjata. Tilanne ei kuitenkaan ole missään nimessä optimaalinen. Kyseiset laskut eivät näy tilastoissa poikkeuksina, koska niiden kat- sotaan menneen ostolaskuprosessin läpi automaattisesti siinä vaiheessa, kun laskut saapuvat siirtovalmiit -kansioon.
Yritys X Oy on yrittänyt yhdessä Basware Oy:n kanssa selvittää, mistä kyseiset ongelmat johtuvat, mutta vielä tätä opinnäytetyötä tehdessäni ongelmia ei ole saa- tu täysin ratkaistua.
5.4 Tilanne tutkimuksen lopussa
284
270
260
250
251
237
Kehitystyö automaattisesti täsmäävien sopimuspohjaisten ostolaskujen lisäämi- seksi alkoi erinomaisesti, kun aktiivisen sopimusten päivittämisen ja muutaman uuden toimittajan lisäys kasvatti täsmäävien sopimusten määrää marraskuusta joulukuuhun 13,2 prosenttia. Etenkin budjettipohjaiseen sopimukseen täsmänneitä laskuja tuli aiempaa enemmän. Kuviossa 5 nähdään tarkemmin täsmänneiden Contract Matching laskujen määrä kuukausittain.
Kohdistuneet CM -laskut
290
280
270
260
250
240
230
220
210
Kaikki täsmänneet laskut
Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu
Kuvio 5. Kohdistuneiden Contract Matching -laskujen määrä kuukausittain
Kuviosta 6 voidaan havaita alkuinnostuksen aikaan saama pyrähdys uusien sopi- musten tekemisessä. Uusia sopimuksia tehtiin marraskuussa kaiken kaikkiaan 28 kappaletta, kun keskiarvo seuraavalle viidellä kuukaudella oli 9,6 uutta sopimusta per kuukausi.
30
25
20
15
10
5
0
28
Uusien sopimusten määrä
14
11
8
7
8
Uusia sopimuksia luotu
Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu
Kuvio 6. Uusien sopimusten määrä kuukausittain
61
40
28
9
9
0
Vuoden vaihteesta alkoivat kuitenkin ongelmat uuden Basware Invoice Proces- sing version kanssa, minkä takia kehitystyö jäi kakkoseksi ongelmien ratkomiselle ja täsmänneiden laskujen määrä alkoi laskea. Etenkin Budjettipohjaisten laskujen täsmääminen heikentyi huomattavasti, juuri kun niiden määrää oli joulukuussa saatu lisättyä.
Täsmänneet budjettipohjaiset CM -laskut
70
60
50
40 Budjetti
30 pohjaiset
20
10
0
Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu
Kuvio 7. Budjettipohjaisten täsmänneiden laskujen määrä kuukausittain
260
250
240
230
220
210
200
Täsmänneet aikataulupohjaiset CM - laskut
251
237
241
230
223
223
Täsmänneet
Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu
Kuvio 8. Aikataulupohjaisten täsmänneiden laskujen määrä kuukausittain
13
15
16
12
15
6
7
7
0
1
10
3
0
12
7
2
1
3
2
3
2 2 1
Taantuma automaattisesti täsmänneiden laskujen määrässä oli nopea ja suuri, mut- ta maaliskuun kuopan pohjalta on noustu huhtikuun aikana samalle tasolle kuin marraskuussa mutta, ei tosin budjettipohjaistenlaskujen osalta. Vaikka budjetti- pohjaisten sopimusten määrä ei ole noussutkaan ja laskujen automaattisen läpi- menon määräkin on heikentynyt, toimii se vielä tehokkaammin kuin aikataulupoh- jainen sopimus.
Syyt CM laskujen epäonnistuneeseen
käsittelyyn
Summa ei toleranssissa
30
25
20
15
10
5
0
28
Laskun päivämäärä ei toleranssissa
Sopimusta ei ole hyväksytty
Sopimusnumeroa ei löytynyt,
Lasku käsitelty manuaalisesti
Kuvio 9. Minkä takia CM laskut eivät täsmää sopimuksiinsa
Kuviossa 9 nähdään syitä minkä takia laskujen automaattinen täsmäys ei ole on- nistunut ja nämä luvut on saatu suoraan Basware Matching Admin -työkalusta.
Aikaisempaa tarkempaa tutkimusta, syistä laskujen epäonnistuneeseen täsmäytyk- seen ei ole ollut ja se on ollut varsin suuri puute Yritys X Oy:n Contract Matching
-toiminnassa. Nyt näitä täsmäytysvirheitä seurataan aktiivisesti ja vikoihin pyri- tään löytämään ratkaisuja.
Kuten kuviosta nähdään, yksi suurimmista ongelmista on ollut se, että sopimusta ei ole yksinkertaisesti hyväksytty. Ongelman ratkaisu on hankala sen takia, että hyväksyntään lähetetty sopimus muistuttaa itsestänsä viidenpäivän välein sähkö- postilla, sopimuksen hyväksyjää ja on vaikea keksiä mikä motivoisi hyväksyjää tekemään työnsä nopeammin. Tammikuussa sellaisille hyväksyjille joilla hyväk- symättömiä sopimuksia oli paljon, lähetettiin vielä erikseen muistutus CM - sopimusten hyväksynnästä, samassa yhteydessä kun jokainen sopimus päivitettiin alv -muutoksen takia ja se näkyi heti hyvänä parannuksena tammikuun täsmäystu- loksissa.
Toinen iso ongelma joka huomattiin kun tutkimme epäonnistuneesti täsmänneitä laskuja, oli päättyvät aikataulusopimukset. Joka kuukausi ne aiheuttivat keski- määrin yksitoista epäonnistunutta täsmäytystä, koska usein viimeinen lasku esi- merkiksi leasing -sopimuksessa tulee eri summalla kuin muut laskut. Tällaiset epäonnistumiset näkyvät kuviossa 9 siten, että summa ei ole toleranssissa. Tähän ongelmaan yksi mahdollisista ratkaisutavoista voisi olla se, että selvitettäisiin etu- käteen jo sopimusta tehdessä viimeisen laskun summa ja lisättäisiin se sopimuk- selle erikseen. Kolmas ongelma joka nousi esille, oli sellaisten toistuvaislaskujen täsmäytys sopimukseen, jotka tulevat harvemmin kuin kerran kuukaudessa. Täl- laisen sopimuksen laskut eivät tunnu mahtuvan Yritys X Oy:n käyttämään neljän- toista päivän toleranssiin. On syytä harkita pitäisikö päivätoleranssia kasvattaa tällaisissa tapauksissa.
Huhtikuun loppuun mennessä Contract Matching -piiriin saatiin vakiinnutettua neljä uutta toimittajaa, joista kolme oli ollut käytössä jo aiemmin tosin viimeksi vuonna 2008, nämä kolme toimittajaa oli Itella Posti Oy, Vuotekno Oy ja Lassila & Tikanoja Oyj. Täysin uusi toimittaja oli Piccolo Logistics Oy, joka hiljattain siirtyi verkkolaskutukseen ja näin ollen on mahdollistanut CM -sopimusten käy-
Sopimuksiin täsmänneiden laskujen määrä oli jonkin aikaa nousussa, mutta lopul- ta päädyttiin samoihin lukemiin kuukausitasolla kuin, mistä aloitettiin. Tosin kun- han osa uuden Basware version teknisistä ongelmista saadaan lopullisesti ratkot- tua, pohja parannukselle on huomattavasti tukevampi lisääntyneen CM - osaamisen johdosta.
Kaiken kaikkiaan tietoisuus Contract Matching -ohjelmasta ja sen eri ominaisuuk- sista on lisääntynyt, etenkin niillä ostolaskunkäsittelijöillä, joilla on CM Admin - oikeudet. Lisäksi opinnäytetyön liitteenä olevaa ohjetta on pidetty erittäin hyödyl- lisenä ja onnistuneena. Ohje on ollut käytössä Yritys X Oy:n taloushallinnossa vuoden 2013 alusta lähtien.
5.5 Sopimusten tekoon/ylläpitoon kuluva aika
Sopimusten muokkaamisen ja uusien sopimusten tekemisen vanhojen tilalle ei vaikuta ajallisesti kovinkaan tehokkaalle. Sen takia opinnäytetyötekijä päättikin suorittaa pienen tutkimuksen myös siitä, kuinka kauan yhden sopimuksen tekemi- nen kestää? Montako kertaa kolmen vuoden sopimusta on täytynyt muokata? Montako laskua tällaiseen sopimukseen on täsmännyt? Tulokset vahvistavat epäi- lyksen aikataulupohjaisen tehottomuudesta.
Opinnäytetyöntekijä otti aikaa tehdessään kymmenen uutta sopimusta ja keski- määrin uuden sopimuksen tekeminen kesti kuusi minuuttia ja kaksitoista sekuntia. Viiden sopimuksen muokkauksen kesti keskimäärin tasan kolme minuuttia. Vii- destä huhtikuussa vanhentuneesta sopimuksesta tarkastettiin historiatiedoista kuinka monesti sopimusta oli muokattu ja kuinka monta laskua siihen oli kohdis- tunut. Jokainen sopimus oli kolmen vuoden mittainen. Keskiarvoiksi tulivat 4,2 muutosta per sopimus ja 26,2 kohdistunutta laskua.
Kuvio 10. Laskelmat aikataulupohjaisista -sopimuksista
Näiden tulosten perustella voidaan olettaa, että aikaa yhden aikataulupohjaisen sopimuksen tekemiseen ja hoitamiseen kuluu yhteensä keskimäärin noin 18 mi- nuuttia ja 48 sekuntia. Kun yhteen sopimukseen kohdistuu kolmen vuoden aikana 26,2 laskua niin yhtä laskua kohden sopimusta on käsitelty 43 sekunnin edestä. Samankaltaisen laskun käsittely veisi ostolaskunkäsittelijältä noin minuutin. Hyö- ty ajallisesti ainakin taloushallinnon puolelta on näin ollen melko merkityksetöntä. Tässä esimerkissä ei kuitenkaan ole otettu huomioon kuinka paljon aikaa eri tapa- uksissa menee hankintapuolelta. Joka tapauksessa ajallinen hyöty on odotettua pienempi.
Tilanne budjettipohjaisten sopimusten osalta on kuitenkin aivan toinen. Aivan tarkkaa kuvaa, ei budjettipohjaisesta sopimuksesta kuitenkaan voi saada, koska Yritys X Oy:llä niitä on käytössä opinnäytetyötä tehdessäni ainoastaan yksi. Tuo yksi budjettipohjainen sopimus on kuitenkin äärimmäisen lupaava, sillä vaikka alkuvuonna kohdistuksen kanssa oli ongelmia, sopimukseen kohdentui puolen vuoden aikana 236 laskua. Kolmen vuoden aikana sopimukseen on mahdollista kohdistua jopa 1416 laskua. Budjettipohjainen sopimus on muokattava tai uusitta- va kerran vuodessa ja se ei vie juurikaan enempää aikaa kuin uuden aikataulupoh- jaisen sopimuksen tekeminen. Jos lasketaan olettamuksella, että sopimuksen te-
Näiden tulosten pohjalta näkisinkin, että jatkossa Contract Matching -kehitys tuli- si keskittää pääasiallisesti budjettipohjaisten sopimusten tekemiseen.
5.6 Miten tästä edetään
Opinnäytetyön teko aikana sopimuksia ei määrällisesti saatu lisättyä kuin hetkelli- sesti. Ja vaikka uusia sopimuksia tehdäänkin kuukausittain noin kymmenen kap- paletta, ei se vielä riitä sopimusten määrän kasvattamiseen, koska suunnilleen saman verran sopimuksia umpeutuu joka kuukausi.
Tulevaisuuden näkymät eivät ole kovinkaan valoisat aikataulupohjaiselle sopi- mukselle. Ja kuten edellä mainituista laskelmista voi todeta, ei aikataulupohjaisen sopimuksen hyödyt ole kovinkaan merkittävät, jos hyötyä on edes ollenkaan, kun ottaa huomioon lisenssimaksut ja muut mahdolliset kulut joita Contract Matching aiheuttaa. Mitään päätöksiä ei ole tietenkään vielä tehty, mutta opinnäytetyön pe- rusteella aikataulupohjaisiin sopimuksiin ei kannattaisi ainakaan kovin paljoa energiaa käyttää. Budjettipohjaiset sopimukset ovat asia erikseen, sillä Yritys X Oy:n ainoa budjettipohjainen sopimus on erittäin lupaava. Vaikka uusiin budjetti- pohjaisiin sopimuksiin kohdistuisi ainoastaan kymmenys siitä laskumäärästä joka tämän hetkiseen sopimukseen kohdistuu, olisivat ne silti huomattavasti aikataulu- pohjaisia sopimuksia tehokkaampia.
6.1 Mitä opittiin
Sain hienon mahdollisuuden oppia Basware Contract Matching:stä tämän opin- näytetyön ansiosta. Case-yritys auttoi opinnäytetyöntekijää oppimaan uusia asioita CM:stä muun muassa lähettämällä minut Espooseen Basware CM (Contract Mat- ching) - työpajaan, jossa oli myös muista yrityksistä CM palvelimen ylläpitäjiä joiden kanssa sai pohtia yhdessä Contract Matching -ohjelmaan liittyviä asioita.
Sopimusten määrän kehittäminen osoittautui odotettua hankalammaksi, ja etenkin uusien toimittajien lisääminen oli opinnäytetyön tekoaikana olevilla resursseilla lähes mahdotonta.
Laskujen epäonnistuneesta kohdistumisesta sopimuksiin opittiin jonkin verran ja etenkin siitä mitenkä ja mistä tätä tietoa sai kerättyä. Tosin ongelmiin reagoimi- sessa olisi vieläkin parannettavaa.
Lisäksi aikataulupohjaisten sopimusten vaatima jatkuva huoltotarve osoittautui melko suureksi, ja vähäinen laskujen kohdistuminen sopimusta kohden osoitti aikataulupohjaiset sopimukset melko tehottomiksi. Aikataulupohjaisten sopimus- ten tehottomuus aiheutti erittäin paljon ajateltavaa muun muassa sen suhteen, kannattaako aikataulupohjaisien sopimuksien kehittämiseen edes kuluttaa aikaa ja energiaa.
Budjettipohjaiset sopimukset taas osoittautuivat huomattavasti kätevimmiksi ja toimivammiksi, kuin mitä oli aluksi tiedossa. Xxxx Xxxxxxxxxx mainitsi CM - työpajassa, että kovinkaan moni Basware Oy:n asiakkaista ei ole hyödyntänyt budjettipohjaisia sopimuksia, mutta asiasta ei keskusteltu paljoa sen enempää. Vasta kun kohdistuneiden laskujen määrää tutkittiin tarkemmin ja huomattiin kuinka paljon laskuja yhteen budjettipohjaiseen sopimukseen kohdistui, alkoi kä- sitys budjettipohjaisten sopimusten paremmuudesta muodostua.
Kaiken kaikkiaan opinnäytetyö oli erittäin opettavainen prosessi ja se lisäsi opin- näytetyön tekijän tietämystä sopimuspohjaisten ostolaskujen käsittelyn automa- tisoinnista.
6.2 Tutkimusprosessin arviointi
Opinnäytetyön tekeminen oli huomattavasti odotettua pidempi ja hankalempi pro- sessi. Vaikeuksia aiheutti etenkin aikataulu, jossa pysyminen osoittautui lähes mahdottomaksi suurilta osin muiden projektien takia. Työn teoriaosuus tukee tut- kimus aihetta valaisten lukijaa sähköisestä ostolaskuprosessista ja etenkin auto- maattisesta ostolaskuprosessista.
Tämä opinnäytetyö oli kirjoittajan ensimmäinen tämänkaltainen tutkimustyö ja se saattaa näkyä hieman tutkimustyön teko kokemattomuutena tämän työn sisällössä. Toisaalta noin kolmen vuoden työkokemus aihealueesta on auttanut tulosten ana- lysoinnissa huomattavasti.
Tutkimustulokset CM-sopimusten määristä ovat luotettavia, sillä niitä kerättiin puolenvuoden ajanjaksolta suoraan Basware Matching -moduulista, tällä tavoin tuloksia ei päässyt kukaan muokkaamaan ja aikavälikin oli melko pitkä. Tutkimus datan määrä sopimuksen tekoon kuluvasta ajasta oli vähän puoleinen, mutta tä- mäkin data oli valittu sattumanvaraisesta suuremmasta joukosta tietoa, joten kes- kiarvoja voidaan pitää melko todenmukaisina.
6.3 Jatkotutkimusehdotuksia
Jatkotutkimus mahdollisuudet tälle työlle ovat erinomaiset. Oma mielenkiintoni heräsi etenkin Contract Matching -prosessin taloudellisista hyödyistä. Ja uskoisin myös Yritys X Oy:llä olevan mielenkiintoa selvittää tarkemmin Contract Mat- ching -prosessin taloudelliset vaikutukset. Sen pohjalta voisi olla helpompi päättää myös, se kannattaako Contract Matching käyttöä edes jatkaa. Tämänkaltaista tut- kimusta ei kuitenkaan todennäköisesti voisi julkistaa vapaasti luettavaksi.
Toinen jatkotutkimus voisi keskittyä etsimään vaihtoehtoisia ratkaisuja toistuvais- laskujen automatisoinnille, kuten yleisesti tiedetään, kehitteillä on jatkuvasti uusia
tapoja automatisoida taloushallintoprosesseja. Yksi varteenotettavista lyhyen ai- kavälin ratkaisuista voisi olla esimerkiksi keksiä keinoja mallitiliöinnin käytön tehokkaampaan ja helpompaan käyttöön etenkin sopimuspohjaisten ostolaskujen osalta.
LÄHTEET
Basware. 2013a. Basware E -Invoice: vastaanota kaikki laskut verkkolaskuina. Viitattu 3.4.2013 xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx_xxxxx anottajille-fact_sheet.pdf?fst=56
Basware. 2013b. Strategia 2013–2015 Vahvempaa maailmanlaajuista kasvua. Viitattu 10.4.2013. xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxx
Basware. 2013c. Yhteiskuntavastuu. Viitattu 10.4.2013. xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxx, X. 2009. Tutki ja kirjoita. Hämeenlinna: Kariston Kirjapaino Oy Kurki, M. 2011. Verkkolasku käyttöön! Hämeenlinna: Kariston Kirjapaino Oy
Xxxxxxxxxx, X. 2001. Yritystenvälinen sähköinen liiketoiminta: EDI/OVT:N käyt- tö Suomessa. Helsinki: TIEKE Tietotekniikan kehittämiskeskus ry
Xxxxx, X. 2008. Kohti digitaalista taloushallintoa: sähköiset talouden prosessit käy- tännössä. Helsinki: WSOYpro
Xxxxxxx, X. 2002. Taloushallinnon nettivallankumous. Jyväskylä: Gummerus.
Sharedservicelink. 2013. Company information: Basware. Viitattu 10.4.2013. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx/00000/xxxxxxx.xxxx
Xxxxx.xx. 2013. Verkkolaskusta. Viitattu 27.3.2013. xxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx
Xxxxxxx, X. 1998. Kirjanpitolain menetelmäsäännökset + euro. Helsinki: Tilintar- kastajien kustannus.
Xxxxxxxxxxx.xx. 2012 Ostolaskujen vastaanotto. Viitattu 27.3.2013 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx
Yrityssuomi. 2013. Mikä on verkkolasku? Viitattu 28.3.2013. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx/xxxx-xx-xxxxxxxxxxx
Kokous- ja konferenssiesitelmät
Xxxxxxxxxx, X. Basware CM (Contract Matching) - Työpaja 19.12.2012. Espoo.
Ohje: CM -sopimuksen syö ttö järjestelmään
Contract Matching kuvakkeet
- Etsi
- Lisää
- Päivä
- Poista
- Vienti
- Lisää henkilö
- Nimeä uudelleen
- Poista henkilö
- Uusi sopimus - Muokkaa sopimusta - Poista sopimus
- Kopio sopimus
- Tiedon vienti
- Oletus tiliöinti - Aikataulun luonti
- Kiertoon lähetys henkilön valinta
Sopimuksen syöttö
1. Sopimuksen syöttö järjestelmään alkaa siitä, kun saat tiedon uudesta laskus- ta joka mahdollisesti sopisi Contract Mathing:iin, joko sähköpostiin tai Basware Matching -työkaluun.
2. Tarkista, että seuraavat tiedot laskusta pitävät paikkaansa: Xxxxxxxx on aina sama toimittaja, sama tiliöinti, laskun tarkastaja on sama kuten myös hyväk- syjä.
3. Avaa Admin Basware Matching -ohjelma
4. Tarkista Quick Search:llä löytyykö kyseiselle laskulle jo sopimus järjestel- mästä (sopimus tiedot tulevat noin kolmeen eri sähköpostiin ja joku on voi- nut ehtiä tekemään uuden sopimuksen ennen sinua).
5. Uuden sopimuksen tekeminen aloitetaan painamalla vasemmasta yläkul- masta
• -painiketta.
• tai kopioimalla pohja vanhasta sopimuksesta käyttämällä - painiketta.
6. Tämän jälkeen valitaan minkä tyyppinen sopimus halutaan tehdä
a. Aikataulupohjainen sopimus: Laskut tulevat jaksoittain, esimerkiksi kerran kuukaudessa, joka toinen kuukausi, joka viikko jne. Lisäksi laskuilla pitää olla aina suunnilleen sama loppusumma.
b. Budjettipohjainen sopimus: Laskut kohdistuvat esimerkiksi samaan projektiin, kohta 2 tiedot koskevat molempia sopimus tyyppejä.
7. Valittaessa aikataulupohjaisen täsmäytyksen aukeaa seuraavaksi näkymä.
1. Tähdellä merkittyihin kenttiin tiedon syöttö on pakollista
2. Ensimmäisenä on valittava yhtiö, jonka jälkeen saa valittua toimittajan.
3. Tämän jälkeen täytetään ne tiedot mitä kyseisen laskun lasku- tuksesta tiedetään: Valuutta, Sopimustyyppi, Sopimuksen nimi, sopimuksen voimassaolo aika ja tärkeimpänä sopimusnumero.
4. Tämän lisäksi sopimukseen on hyvä lisätä yhteyshenkilö. Yh- teyshenkilönä voi olla esimerkiksi laskulla viitetietona oleva henkilö.
5. Tämän jälkeen siirrytään seuraavalle välilehdelle Next - painikkeesta. (Huom! CM ei päästä siirtymään seuraavalle väli- lehdelle ennen kuin kaikki pakolliset tiedot on lisätty).
8. Seuraava näkymä on Documents:
1. Tässä ikkunassa sopimukseen lisätään laskutustiedot, jotka on saatu s-postiin tai sitten Basware Matching -työkaluun. Joissain tapauksissa tietona käytetään ainoastaan laskun kuvaa.
2. Laskutustiedot lisätään painamalla lisää -painiketta ja valitse- malla halutusta kansiosta (CM-kansio V-levyllä) oikea tiedosta ja tallennetaan se. Alla oikea näkymä, jos tiedoston on lisännyt oikein
9. Tämän jälkeen siirrytään Aikataulu & Tiliöinti Välilehdelle
1. Tältä välilehdeltä tehdään oletus tiliöinti, maksuaikataulu ja tarvittaessa vaihdetaan täsmäytyspäivä laskupäivästä laskun eräpäivän.
2. Oletus tiliöinti voidaan tehdä kahdella eri tavalla, joko abso- luuttisilla arvoilla tai prosentti arvoilla.
a. Absoluuttinen arvo toimii ”normaalisti” eli se tehdään aivan, kuten tavallinen tiliöintikin tehtäisiin.
b. Prosentti arvolla tehtävään tiliöintiin syötetään oletettu laskun summa ja sen jälkeen kuinka kulut jaetaan pro- sentuaalisesti eri kustannuspaikoille tai eri tileille.
3. Molempiin tiliöinti tapoihin saa aktivoitua viimeisen rivin ”muuttuvaksi summa -riviksi”. Eli jos laskulla on pieni hinta ero, se korjataan tuolle viimeiselle riville.
10. Tämän jälkeen tehdään aikataulu - Generate Schedule:
1. Ikkunan vasempaan alanurkkaan laitetaan laskun loppusumma.
2. Ylhäällä on eri valinta mahdollisuuksia kuinka usein lasku tulee ja minä päivänä laskun odotetaan tulevan, tähänkin on tehty ka- tegoria, joka mahdollistaa 14 päivän eron joko eteen tai taaksepäin.
11. Lopputulos - Aikataulu ja Tiliöinti välilehdelle
12. Tämän jälkeen siirrytään eteenpäin Aktivointi -välilehdelle.
1. Activation Screenissä oltaessa on ensin paras muuttaa Status Enable:ksi eli käytössä olevaksi. Tämä siksi että se ei sitten myöhemmin unohdu.
2. Normaalisti sopimuksen kategoriaksi valitaan 14pv ja 2 % tämä vaikuttaa aikataulu toleranssiin+/- 14 päivää ja laskun summaan
+/- 2 prosenttia. Muitakin kategorioita saa käyttää tarvittaessa.
3. Tämän jälkeen valitaan sopimuksen hyväksyjä ja aktivoidaan ”täppä Send reminder after 5 Day (s)” (käytetään aina viittä päivää, tämä lähettää hyväksyjälle viidenpäivän välein muistu- tuksen käsittelemättömästä sopimuksesta sähköpostiin). Klik- kaa vielä SEND -painiketta.
4. Vaihda If Matching succeeds, send invoice to: pallero”Add to personal archive” kohtaan. Tämä vähentää Hyväksyjän työtä, sillä hänen ei tarvitse kuitata informatiivista kiertoa joka kuu- kausi ja silti halutessaan voi käydä tarkkailemassa laskuja omasta arkistostaan.
5. Alin”ruutu” If automatic matching is not possible, forward to… on myös hyödyllinen valinta ruutu. Siihen voi valita esimerkik- si laskun tarkastajan, jolle lasku siirtyy automaattisesti, jos täs- mäytys ei onnistu. Lasku on tällöin esitiliöity ja todennäköisesti vain summat ovat hieman heittäneet laskun tarkastaja voi muut- taa hinnat oikeiksi ja siirtää laskun suoraan hyväksyntään.
13. Lopuksi jäljellä on vielä ilmoitusluontoiset asiat, eli Notification Settings ja History & Comments -välilehdet.
1. Notification settings eli ilmoitus asetuksissa valitaan minkälai- sia ilmoituksia automaatti lähettää ja kenelle lähettää.
2. Yleisesti käytössä on sopimuksen päättymisestä ilmoitus. Se valitaan klikkaamalla ”täppä” enable kohtaan, jonka jälkeen teksti pohjaan saa kirjoittaa haluamansa viestin tai pitää oletus- viestin.
3. Ilmoituksen vastaanottajiksi valitaan yleensä, joko henkilö yk- siköstä tai HR:stä tai sellainen henkilö, joka on yhteistyössä ky- seisien toimittajan kanssa. Tärkeää on myös muistaa valita send to selected recipients valinta.
14. Lopuksi vielä lisää Kommentti muutoksista tai kirjoita ”uusi sopimus” ja tallennetaan sopimus joko Finish- tai Save -painikkeesta.
1. History & Comments välilehdellä voi myös tarkastella täsmäytys historiaa sekä myös sopimuksen historiaa esimerkiksi siihen tehdyistä muutoksista ”Contract History” kohdasta.
Eroavaisuudet Budjettipohjaisen sopimuksen tekemisessä
1. Uutta Budjettipohjaista sopimusta tehdessä valitaan aluksi Budget-based kohta aloitusikkunassa.
2. Budjettipohjaisen sopimuksen tekemisessä on ainoastaan yksi erilainen vaihe verrattuna aikataulupohjaiseen sopimukseen ja se on aikataulu ja ti- liöinti välilehti. Eli kaikki muut, kohdat voi tehdä omaa harkintaan käyttä- en samalla tavalla.
1. Oikealle yläkulmaan syötetään budjetin summa ja maksimimäärä laskuja mitä kyseiselle sopimukselle voi tulla ja myös erittäin hyö- dyllinen kohta on maksimi summa mitä yksittäinen lasku saa olla.
2. Seuraavassa kohdassa voidaan asettaa kuukausi tai vuosineljännes tai vuosi rajoituksia budjetille.
3. Sitten tehdään oletustiliöinti tuleville laskuille. Budjettipohjaisessa sopimuksessa oletustiliöinti tehdään aina prosentuaalisesti, eli vali- taan kuinka laskun summa jaetaan esimerkiksi kustannuspaikoille. Xxxxx summarajoitus on ylempänä oleva max. Invoice sum kohta johon voidaan sopia haluttu laskusumma.
3. Budjettipohjainen sopimus on huomattavasti joustavampi kuin aikataulu- pohjainen sopimus, joten myös mahdollisesti virheellisiä laskuja voi täs- mäytä sopimukseen. Tämän takia on tärkeää, että aktivointi välilehdellä valitaan se ”täppä” jolla lasku hyväksynnän jälkeen menee informatiivi- seen kiertoon hyväksyjälle. Tällä tavoin hyväksynnässä pysyy kunnon kontrolli.