YHTEISTYÖSOPIMUS

YHTEISTYÖSOPIMUS

Tämä yhteistyösopimus koskee IRONMAN® -kilpailun järjestämistä Kuopion Tahkovuorella vuosina 2020 – 2022.

Sopijapuolet

Kuopion kaupunki, jatkossa ”Kaupunki”

Midnight Triathlon Events Finland Oy / Finntriathlon Oy, jatkossa ”Järjestäjä” IRONMAN-katto-organisaatio: World Triathlon Corporation ja sen tytäryhtiöt

1. Sopimuksen tausta

Kaupunki ja sen seutu hyödyntävät tapahtumien kansainvälistä ja kansallista näkyvyyttä Kaupungin ja sen seudun vetovoiman, kilpailukyvyn ja kasvun sekä matkailutulon lisäämiseksi.

Kansainvälinen IRONMAN®-organisaatio myöntää IRONMAN® -järjestämisoikeudet ja päättää järjestämisajankohdan ja -paikkakunnan. Järjestäjä vastaa kansainvälisen IRONMAN®-tapahtumien hakemisesta ja järjestämisoikeuksista Suomessa. IRONMAN®- ja Järjestäjä ovat neuvotelleet asiasta ja IRONMAN® myöntää järjestämisoikeudet vuosille 2020, 2021 ja 2022. Lisäksi IRONMAN® allekirjoittaa tämän sopimuksen hyväksymisen jälkeen Järjestäjän kanssa erillisen järjestämisoikeuksia koskevan sopimuksen.

Tällä sopimuksella Kaupunki ja Järjestäjä sopivat osapuolten velvoitteista, kustannusten ja tuoton jaosta sekä oikeuksista koskien vuosina 2020, 2021 ja 2022 järjestettävän IRONMAN® -tapahtuman osalta.

Järjestäjän rooli on toimia IRONMAN® -tapahtuman järjestäjänä kilpailuorganisaation muodossa. Järjestäjä omistaa oikeudet, kun ne myönnetään em. kilpailun järjestämiseksi Suomessa.

2. Suomen IRONMAN® -tapahtuman ajankohta, kesto ja paikka

• Elokuu 2020-2022

• Tapahtumapäivät keskiviikko – sunnuntai

• Paikka Kuopio-Tahko

3. Kaupungin vastuut ja velvollisuudet

Järjestäjän ja Kaupungin välillä solmitaan kolmivuotinen sopimus vuosille 2020, 2021 ja 2022 vastuista ja velvollisuuksista.

3.1. Host City Fee

Kansainvälinen IRONMAN® -organisaatio edellyttää isäntäkaupungin sitoutuvan kolmeksi vuodeksi 300.000 €/vuosi Host City Fee maksuun. Isäntäkaupungin velvoitteet on sovittu jaettavaksi kaupungin ja Kuopio-Tahko Markkinointiyhtiön kesken Host City Fee maksun osalta.

Kuopion kaupunki sitoutuu vastaamaan 150.000 €:n vuosittaisesta Host City Fee:stä vuosina 2020, 2021 ja 2022, pois lukien mahdollinen valtiolta saatava osuus, joka pienentää

kaupungin osuutta sitoutumisen suhteessa. Maksu laskutetaan vuosittain kahdessa erässä vuosittain (huhtikuu ja elokuu).

3.2. Value in kind -palvelut

Host City Feen lisäksi IRONMAN-organisaatio edellyttää isäntäkaupungilta Value in kind –panosta. IRONMAN® ja järjestäjät ovat suorituspaikat huomioiden listanneet tarvitut tilat ja palvelut.

Tilat ja kiinteistöt

Kaupungilla ei tiloja Tahkolla, joita pystytään hyödyntämään tapahtumassa. Tämän voi ottaa kokonaan pois

Alueet ja luvat:

• Kaupunki antaa veloituksetta käyttöön tapahtuman tarvitsemat alueet, jotka ovat kaupungin vastuulla (esim. reitit).

• Tapahtuma-alueen luvat tarvittaessa ja yhteistyössä Tahkon alueen maanomistajien kanssa

• Kaupunki hakee yhdessä järjestäjän kanssa pyöräilyreitille (tien) sulkulupaa (tai Ely:ltä lausuntoa ja poliisilta virallista sulkupäätöstä) sekä huolehtii lupaprosessiin liittyvistä kuluista (mm. lehti-ilmoituksista ja muista viranomaisvaatimuksista). Järjestäjä huolehtii käytännön toimista ja kustannuksista reitin sulkemisessa (rakenteet ja henkilöstö).

• Kaupunki myöntää luvat tieosuuksille ja alueille, jotka ovat sen hallinnassa Arvo enintään 8.000€/vuosi

3.3. Työpanos

• Kaupunki: ohjausryhmässä (mikäli perustetaan) olevien henkilöiden ja keskeisten viranhaltijoiden työpanosta (tapaamiset + suunnittelu, luvat jne.).

• Kaupunki nimeää henkilön, joka koordinoi tapahtumaa yhteistyössä järjestäjän kanssa. Työpanosta tarvitaan jo 2019 (suunnittelutyö ennen kv. julkistamista, jolloin pitää olla reitit, suorituspaikat yms. informaatio nettisivuilla) sekä tiiviimmin noin 6kk ennen tapahtumaa.

• Kaupunki (ja KTM) varmistavat, että IRONMAN® -tapahtuman osallistujat sekä kisavieraat majoittuvat seudulla ja jättävät näin mahdollisimman suuren taloudellisen vaikuttavuuden kaupunkiin ja seutukunnalle. Kaupunki edistää yhdessä järjestäjän kanssa mm lento- ja raideliikenteeseen liittyviä neuvotteluita, jotta kisavieraiden logistiikka alueelle sujuu hyvin.

4. Kaupungin oikeudet ja hyödyt

4.1. Tapahtuman nimi

Tapahtuman virallisessa nimessä ja brändi-ilmeessä tulee ilmetä kaupungin tai alueen nimi (eli Kuopio-Tahko). Tapahtumalle tehdään myös logo, johon tulee sisältymään sana ”Kuopio- Tahko”. Kun kaupunki/alue on virallisessa tapahtuman nimessä, on se jatkuvasti esillä eri yhteyksissä ja toistuu kaikessa materiaalissa, joissa tapahtuman logoa käytetään.

4.2. Kansainvälinen medianäkyvyys

Tapahtumalle tulee oma sivu, osaksi xxx.xxxxxxx.xxx -sivustoa, jolla on yli 14 miljoonaa käyttäjää. Tapahtuman sivuille tulee kuvia Kuopiosta ja Tahkosta sekä esittely (sijainti, matkustus, majoitus ja muut palvelut).

Tapahtumasta otetaan mediamateriaalia (kuva, video, teksti) kansainväliseen levitykseen. Lisäksi tapahtumasta toteutetaan broadcast -lähetys xxx.xxxxxxx.xxx sivustolle tai xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/XXXXXXXxxx/ sosiaalisen median kanavaan. Lisäksi lähetyksen esitysoikeuksista neuvotellaan muiden medioiden kanssa.

Tapahtuman lanseeraus ja viestintäsuunnitelman mukainen vahva näkyminen IRONMAN® organisaation kautta vuosittain. Tapahtuman aikana on kansainvälinen lehdistötilaisuus ennen ja jälkeen kilpailun. Lisäksi kansainvälistä näkyvyyttä tulee ympärivuotisesti tapahtuman omien sosiaalisen median ja muiden kanavien aktiivisen sisällön muodossa.

4.3. Kansallinen medianäkyvyys – IRONMAN® kansallinen triathlonin kärkitapahtuma Suomessa

Isäntäkaupunkina Kaupunki saa käyttää tapahtuman logoa, kuvamateriaaleja, videoita, lausuntoja, tekstejä ja nimeä omassa viestinnässään. Kaupunki tulee esiin kaikessa järjestäjän viestinnässä sekä kaikessa materiaalissa, jossa käytetään tapahtuman logoa.

Tapahtuma tulee olemaan kansallisen triathlonin kärkitapahtuma Suomessa. Järjestäjä huolehtii kansallisesta tiedottamisesta, valokuvien ja videokuvan levittämisestä sekä suunnittelee mahdollista TV-näkyvyyttä tapahtuman ympärille yhdessä tuotantoyhtiöiden sekä TV-kanavien kanssa.

4.4. Kaupungin promootionäkyväisyys tapahtuman yhteydessä

Kaupunki ja/tai KTM huolehtivat promootiomateriaaleista sekä broadcast lähetykseen mainoksia, yhteistyössä Järjestäjän kanssa tai mahdollisesti tuottamalla materiaalia lähetyksen alkuun kaupungin toimesta.

Kaupunki ottaa oman viestinnän suunnittelussa huomioon sosiaalisen median tarjoamat mahdollisuudet hyödyntää kisoja ja tapahtumia omassa markkinoinnissa ja viestinnässä. Viestintä suunnitelma voidaan toteuttaa yhdessä Järjestäjän kanssa.

Kaupunki kartoittaa yhteistyössä Järjestäjän kanssa muun näkyväisyyselementit sekä muut mahdollisuudet hyödyntää tapahtumaa kaupungin ja matkailun näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämiseen.

4.5. Arvioitu taloudellinen hyöty alueelle tapahtuman myötä

Ensimmäisenä vuonna tavoitteena on 2000 kilpailijaa, joista tavoitteena saada yli 30% ulkomailta.

Kotimaan kilpailijoiden arvioitu viipymä on noin 3,5 yötä ja kunkin kilpailijan mukana tulee Järjestäjän tutkimusten mukaan 3 henkilöä. Näin ollen arvioidut 1400 kilpailijaa tuovat mukanaan 4200 ihmistä. Jos tämä määrä yöpyy 3,5 yötä, tuo se noin 14 700 majoitusvuorokautta.

Ulkomailta arvioidaan tulevan 600 kilpailijaa, joiden mukana tulee 1800 henkilöä ja viipymä on 4 yötä, jolloin majoitusvuorokausia kertyy 7 200. Lisäksi alueelle tulee 50 median ja 20-40 tapahtumaorganisaation edustajaa.

Tapahtumaa varten tehdään paljon ostoja alueen yrityksiltä mm. ruoka- ja majoituspalveluja, ostopalveluna työtä sekä yhdistyksiltä talkootyöostoja.

5. Järjestäjän vastuut ja velvollisuudet

Järjestäjä vastaa IRONMAN® -organisaatiolle sopimuksen tuomista velvoitteista sekä tapahtuman markkinoinnista, viestinnästä, myynnistä, suunnittelusta, hallinnoinnista sekä käytännön järjestämisestä. Tapahtuman taloudellinen vastuu on Järjestäjällä ja Kaupungin osalta taloudellinen vastuu rajoittuu edellä mainittuun Host City Fee ja Value in kind –osuuksiin.

Järjestäjä huolehtii, että Kaupunki saa sopimuksessa mainitut näkyvyyteen liittyvät elementit sekä antaa kaupungille tapahtuman kumppanuuden tuomat näkyvyyselementit. Tapahtumaa kehitetään pitkäjänteisesti yhteistyössä Kaupungin kanssa.

Järjestäjä on velvollinen hakemaan vuosille 2020-2022 rahoitusta Opetusministeriöltä (suurtapahtumatuki) sekä toteuttamaan hankehakemuksen ELY-keskukselle yhdessä kaupungin kanssa. Saatu julkinen rahoitusosuus pienentää kaupungin maksuosuutta Host City Fee maksusta samassa suhteessa kuin muiden rahoitukseen osallistuvien panos suhteessa maksuosuuteen.

Mahdolliset tuotteistamiseen, markkinointiin yms. kehittämistoimintaan liittyvä julkinen rahoitukset eivät kuitenkaan vaikuta Host City Fee maksuun.

6. Vakuutukset

Tapahtumajärjestäjä vastaa kaikista tapahtumaan liittyvistä vakuutuksista.

7. Järjestäjän oikeudet

Järjestäjä omistaa IRONMAN® tapahtuman lisenssioikeudet Suomessa ja valvoo myöskin kolmansien osapuolien toimintaa liittyen tapahtuman kumppanuuksiin sekä tapahtuman nimen ja logon käyttöoikeuksia.

Järjestäjällä on oikeudet kerätä kilpailun osallistumismaksut sekä yhteistyötuotot. Järjestäjä tekee päätökset kumppanuuksista, tiedottamisesta sekä kilpailun järjestelyistä ottaen huomioon lisenssisopimuksen tuomat ehdot sekä kumppanien kanssa sovitut asiat.

8. Salassapito ja tiedottaminen

Osapuolet sitoutuvat pitämään salaisina ja luottamuksellisina tässä Yhteistyösopimuksessa sovitut palkkiot ja muut luottamukselliset ehdot sekä yhteistyön aikana mahdollisesti tietoonsa saamat toisten Osapuolten luottamukselliset tiedot. Kaikista tätä Yhteistyösopimusta koskevista

tiedotteista tai yhteistyön muusta julkistamisesta on sovittava asianomaisten osapuolten välillä etukäteen.

Kaupunki noudattaa osaltaan Xxxxx viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), eikä kyseisen lain soveltamisesta johtuvaa tämän kohdan vastaista toimintaa katsota Kaupungin osalta sopimusrikkomukseksi.

9. Vastuunrajoitus

Osapuolten vastuu tämän sopimuksen rikkomisesta on rajoitettu välittömiin vahinkoihin lukuun ottamatta sopimusrikkomusta, joka johtuu tahallisuudesta tai törkeästä tuottamuksesta.

10. Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu ja hyväksytty eri osapuolien vaatimien päätösprosessien mukaisesti.

Osapuolet arvioivat sopimuksen toteutusta vuosittain kunkin vuoden lokakuun aikana, jonka jälkeen mahdolliset muutokset ja korjaavat toimenpiteet tehdään välittömästi Järjestäjän hyväksyttyä toimenpiteet.

Sopimus on voimassa 31.8.2022 saakka. Tavoitteena on kuitenkin, että Järjestäjän toimintaa jatketaan tämän jälkeenkin ja Osapuolet sitoutuvat sopimuksen uudelleenneuvotteluun 1.9.2021 alkaen.

Mikäli vuosittaista kilpailua ei pystytä Osapuolesta riippuvasta syystä tai IRONMAN® päätöksestä johtuen toteuttamaan, Osapuolet voivat irtisanoa tämän sopimuksen ko. tapahtumaa edeltävänä vuonna.

Irtisanominen on toteutettava kirjallisesti viimeistään tapahtumaa edeltävän vuoden tammikuun

31. päivään mennessä.

11. Sopimuksen muuttaminen ja oikeuksien siirtäminen

Tähän Sopimukseen tehdyt muutokset ja lisäykset ovat päteviä ainoastaan, mikäli ne on tehty kirjallisesti ja kaikki Osapuolet ovat ne allekirjoittaneet. Muutoksista on neuvoteltava kuusi kuukautta ennen sen vuoden loppua, jolloin sopimusmuutosten kohteena oleva tapahtuma järjestetään.

Osapuolet toteavat, että IRONMAN® pakottavat säännöt tai päätökset saattavat aikaansaada tilanteen, jonka johdosta tämän Sopimuksen toteuttaminen täysimääräisesti ei ilman kohtuuttomia vaatimuksia olisi mahdollista. Tällöin Osapuolet pyrkivät yhteisesti erikseen sovittavilla tavoin, mukautuen mainituissa säännöistä tai päätöksistä johtuviin esteisiin, toimimaan Sopimuksen mukaisesti ja sen henkeä noudattaen, huomioiden kuitenkin aina Osapuolten tavoitteet saavuttaa tämän Sopimuksen mukaiset vaikutukset Kaupungille ja sen seudulle sekä mahdollisimman hyvä taloudellinen hyöty yhteistyöstä.

12. Erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä Sopimuksesta mahdollisesti johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan Osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli neuvottelut eivät johda riidan ratkaisemiseen, ratkaistaan riidat Pohjois-Savon käräjäoikeudessa.

13. Sopimuskappaleet

Tätä sopimusta on tehty kolme saman sisältöistä kappaletta, yksi kullekin osapuolelle.

Kuopio ________/_____ _2019

Kuopion kaupunki Finntriahtlon Oy &

Midnight Triathlon Events Finland Oy