Contract

TARJOUSPYYNTÖ, Vantaa IT-yhteistyöalueen yritysverkkopalvelut (Kirkko-verkko) (Vantaan seurakuntayhtymä, Nurmijärven seurakunta)

1. Yleistä

2. Tarjouspyynnön kohde

3. Nykytilan kuvaus

4. Tulevaisuuden tarpeet

5. Hankinta

6. Sopimus

7. Osatarjoukset ja alihankkijat

8. Tarjouksen sisältö, hinnoittelu ja muut ehdot

9. Maksuehdot

10. Tarjouksen kieli ja ehdollisuus

11. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset

12. Palvelutasot

13. Sanktiot

14. Tarjousten käsittely

15. Valintaperusteet

16. Tarjouksen voimassaoloaika

17. Tarjouksen jättö- ja toimitusaika

18. Tarjouspyynnön julkisuus

19. Lisätiedot

20. Liitteet

1. Yleistä

Vantaa IT-yhteistyöalue on vuonna 2012 toimintansa aloittanut organisaatio, joka hoitaa tällä hetkellä Vantaan seurakuntayhtymään kuuluvien, Vantaan kaupungin alueella toimivien seitsemän

(7) seurakunnan sekä sen lisäksi Nurmijärven seurakunnan ja Keravan seurakunnan IT-palvelut.

Tässä tarjouspyynnössä mukana ovat näistä ensisijaisesti Vantaa ja Nurmijärvi ja tästä käytetään tarjouspyynnössä yhteisnimeä Tilaaja.

IT-yhteistyöalueen seurakunnissa (Vantaa+Nurmijärvi) on n. 470 työasemaa ja n. 560 työntekijää. Toimipisteitä, joissa on tällä hetkellä yritysverkko- eli Kirkko-verkkoyhteys, on 40 kpl (joissa yhteensä 52 liittymää). Keskitetyn työasema- ja käyttäjätuen lisäksi tavoitteena on edelleen hoitaa pienimuotoisesti IT-yhteistyöalueen konesali- ja tietoliikennepalvelut keskitetysti, suurimman osan verkkopalveluja pyöriessä kuitenkin Kirkko-verkossa sijaitsevilla, kirkon yhteisillä ulkoistus- palvelun piiriin kuuluvilla tai yhteistyökumppanien palvelimilla.

Yhteistyömallissa Vantaan seurakuntayhtymä toimii sopijaseurakuntien tietoliikenteen solmu- pisteenä, jossa tapahtuu nimipalvelujen ylläpito, varmistusten otto, virustarkistusten jakelu ym.

Vantaan IT-yhteistyöalueeseen kuuluvat tarjouspyynnön jättöhetkellä seuraavat seurakunnat (itsenäisinä talous/hankintapäätökset tekevinä yksikköinä):

- Vantaa seurakuntayhtymä: Hakunilan srk, Hämeenkylän srk, Korson srk, srk, Rekolan srk, Tikkurilan srk, Vantaankosken srk, Vanda svenska församling (Vantaan ruotsinkielinen srk)

- Nurmijärven srk

- Keravan srk

2. Tarjouspyynnön kohde

Tarjouspyyntö koskee Vantaan IT-yhteistyöalueen MPLS-yritysverkkopalveluja eli Kirkko-verkkoa.

Tarjouspyyntöön on kirjattu tiedot Vantaan ja Nurmijärven nykypalveluista/liittymistä, jotka ovat tällä hetkellä mukana nyt voimassa olevassa sopimuksessa (vuodelta 2013, toimittajana DNA Oyj) ja joille ensisijaisesti ollaan etsimässä jatkoratkaisuja.

Tarjouksen kohteena ovat yritysverkkoratkaisut sekä mobiiliverkko- että kiinteän verkon toteutuksena (kupari tai kuitu) mahdollisilla muilla lisäpalveluilla täydennettynä. Tarjous tulee kattaa kaikki seuraavat osa-alueet ja liitteen mukaiset kohteet, mutta osa näistä tulee voida jättää pois sopimuksesta sopimuskohteittain (Vantaa/ Nurmijärvi/Kerava tai muu lähialueen seurakunta, joka mahdollisesti liittyy IT-alueeseen sopimuskauden aikana):

-Yritysverkkoliittymät osana evl.lut. kirkon Kirkko-verkkoa (MPLS)

1. liityntätapana joko mobiiliverkon (4G LTE, jatkossa myös 5G) tai kupari/kuitutekniikan kiinteä verkkoliittymänä (nykyliittymät listattu liitteessä 3)

2. valvontaverkkoerityistarpeet (kamera- ja kulunvalvonta, työajanseuranta)

IT-alueen seurakunnilla on käytössä myös kymmeniä analogisia liittymiä teknisissä valvonta-, hälytys-, ohjaus- sekä fax-käytössä, mutta ne eivät ole varsinaisen kilpailutuksen kohteena. Xx. liittymät pyritään mahdollisuuksien mukaan korvaamaan tämän sopimuksen yhteydessä mobiili- tai dataliittymin.

3. Nykytilan kuvaus

3.1 Yritysverkon Kirkko-verkkoliittymät

Kohteena on Kirkko-verkkoliittymät niillä määrityksillä, jotka on Kirkkohallituksen toimesta määritelty nykyisen Kirkko-verkon hankinnan yhteydessä. Nykyiset yhteydet toimittaa tällä hetkellä Vantaan ja Nurmijärven osalta DNA Oyj, vuonna 2013 tehdyn sopimuksen pohjalta. Keravan srk:n liittymät toimittaa Elisa Oyj.

Tällä hetkellä jokaisella jäsenseurakunnalla on oma tietoliikenneyhteys Kirkko-verkkoon. Jokaisella seurakunnalla on oma IP-osoiteavaruutensa (10.xx.xx.xx).

3.1.1 Vantaan seurakuntayhtymä

Tällä hetkellä Vantaan seurakuntayhtymän tietoliikenneverkossa kuljetetaan vain dataa (käytössä ei ip-puhelimia). Lähivuosien kuluessa kiinteistöjen kulunvalvonta-, kiinteistöautomaatio- ja videovalvontajärjestelmiä tullaan laajentamaan koskemaan kaikkia kiinteistöjä ja näissä hyödynnetään osittain ao. liittymiä, osan pohjautuessa omiin datayhteyksiin. Kiinteistöissä on perinteinen RJ-kaapelointi kerroskytkimineen (100M/1000M), mutta kannettavien tietokoneiden yleistymisen myötä tiloissa pyritään hyödyntämään yhä laajemmin langattomia wifi-yhteyksiä.

Vantaan seurakuntayhtymällä on nk. Seurakuntien talon eli Unikkotie 5:n päätoimipisteessä (siirtynyt juuri väistötilaan xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0, xxxxxx 00/0000-12/2020, tilalle rakennetaan tänä aikana uusi kirkko- ja toimistorakennus) kuitupohjainen 300M/300M:n Kirkko-verkkoyhteys, jossa on 50M+ 4G LTE -mobiiliverkon varayhteys. Kiinteistössä sijaitsee yhtymän palvelukeskus sekä yhtymän seurakunnista Tikkurilan seurakunnan ja Vantaan ruotsinkielisen seurakunnat päätoiminnot ja yhtymän henkilöstöstä (reilut 400) noin puolet (200 henkilöä). Jatkossa tulee pääliittymän nopeus olla vähintään saman suuruinen, nopeuksien tarvittaessa kasvaessa sopimuskauden kuluessa tai jo heti sopimuskauden aloituksessa.

Vantaan viiden muun seurakunnan päätoimipisteissä on nyt 4G LTE -mobiilitekniikalla toteutetut yritysverkkoliitynnät 50M-nopeudella ja sivutoimipisteissä vastaavat joko 10M/10M-tai 50M- nopeuksiset LTE-liittymät.

Useissa kiinteistöissä liittymät on perinteisen RJ-kaapeloinnin lisäksi tarjolla hallitut wifi-yhteydet (Ruckus 2,4/5GHz) kannettaville tietokoneille. Samat tukiasemat jakavat kiinteistöissä myös vierailijaverkon, joka ohjautuu internet-verkkoon kiinteistön julkisten 4G-mokkulaliittymien kautta. Henkilökunnan mobiiliälypuhelimet voivat liikennöidä internet-verkkoon näiden kautta, ladaten myös käyttöjärjestelmä- ja sovelluspäivitykset niiden avulla.

Vantaan osalta käytössä on kaikissa seurakuntien pääkohteissa ja muutamissa sivupisteissä Konica/Minolta-monitoimitulostimet hyödyntäen turvatulostusratkaisua, jossa tulostuspalvelin sijaitsee Tikkurilassa Unikkotien/Vernissakadun konesalissa.

3.1.2 Nurmijärven seurakunta

Nurmijärven seurakunnan päätoimipaikka sijaitsee xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, jossa pääyhteytenä nyt 10M/10M. Tämän lisäksi on eri tyypin yritysverkkoyhteyksiä käytössä nyt 10 muussa toimipisteessä yhteensä 20 kpl, nämä kaikki listattu liitteessä 3. Tavoitteena on uuden sopimuksen myötä korvata mahdollisimman moni liittymä Vantaan tapaan nimelliseltä nopeudeltaan aiempaa nopeammalla 4G LTE -tekniikalla toteutetulla liittymällä (10M-50M).

3.1.3 Muuta

Yhteistyöalueen seurakunnissa on muutamia paikallisia palvelimia, joiden tiedot replikoidaan Vantaan tai muun IT-yhteistyöalueen konesaliin, joissa niistä otetaan varmuuskopiot.

Seurakuntien kiinteistöjen sisäiset lähiverkkoratkaisut eivät ole tarjouksen kohteena. 5G-tekniikan yleistyessä sopimuskauden aikana, voidaan tätä hyödyntää tukiasemien ja päätelaitteiden tullessa markkinoille.

Vantaan IT-yhteistyöalueen konekeskuksesta myös päivitetään kaikkia työasemia tietoturva yms. sovelluspäivityksillä, jolloin liikennettä syntyy molempiin suuntiin.

3.1.4 Valvontaverkkoerityistarpeet (Vantaa, kamera- ja kulunvalvonta, työajanseuranta)

a) Valvontaverkko

- verkkoa käytetään mm. kamera- sekä kulunvalvontaan. Kohteita nyt n. 10, määrä kasvaa vuosien aikana

- verkolle varataan kokonainen B-luokka 192.168.0.0, yksittäisille liittymille varataan pääosin yksi C-luokka.

- tarvitaan internet-kapasiteettia, vähintään 10/10M, hinnat myös nopeammille yhteyksille.

- tarvitaan palomuuri kts. kohta b.

- liittymät liitetään samoihin reitittimiin Xxxxxx-verkkoliittymien kanssa, kts. kohta c.

b) Valvontaverkon palomuuri

- sallitaan liikennettä tietyistä Kirkko-verkon ip-osoitteista valvontaverkkoon, mutta liikennettä valvontaverkosta ei sallita Kirkko-verkkoon

- vpn-yhteys mm. kameravalvontaa toimittavaan firmaan. Todennäköisesti tarvitaan useampi vpn- yhteys, esim. vartiointifirmalle

- optiona kiinteät, julkiset IP-osoitteet, joille voidaan tarvittaessa julkaista palveluita portteja avaamalla. Esim. kameravalvonta kännykällä.

c) Virtuaalinen lisäyhteys (esim. VRF) kohteisiin, joissa kamera-/kulunvalvontaa

- käyttävät samaa kapasiteettia Kirkko-verkkoliittymien kanssa, verkot erotetaan virtuaalisesti toisistaan

- Kirkko-verkkoliikenne priorisoidaan valvontaverkkoliikenteen ohi, jotta valvontaverkon varmuuskopiot eivät hidasta merkittävästi yhteyksiä

3.4 Erityisvaatimukset kuuluvuudelle

Mobiiliyritysverkon kuuluvuus tulee taata liitteessä 3 mainituissa toimipaikoissa koko sopimuskauden ajan.

Toteutettaessa vähintään 4G LTE -tekniikkaan pohjautuvia yritysverkkoyhteyksiä liitteen 3 mukaisiin kohteisiin, tulee toimivuus todeta ja varmistaa mahdollisin lisäantennein.

Sisäkuuluvuus reitittimille tulee mitata ja tarvittaessa rakentaa lisäantennit toimipisteluettelon mukaisissa kohteissa ennen toteutuksen käyttöönottoa. Tämän varmistamiseksi tarjoaja voi käydä tekemässä kuuluvuusmittaukset tilaajan ao. toimipisteissä.

Mittauksia varten voi olla yhteydessä:

- Vantaan srky: Aalto-Setälä Markku, p. 050 555 3760

- Nurmijärven srk: Vähäkainu Xxxxx, p. 050 344 9271

Kuuluvuuden parantamiseksi rakennettu kaapelointi/lisäantennit jäävät tilaajan omistukseen veloituksetta kaikissa tilanteissa. Kohteessa tulee olla vähintään 4G-kuuluvuus. Mahdolliset kuuluvuuden parantamistoimenpiteet tulee aina tehdä vähintään 4G-verkolla.

4. Tulevaisuuden tarpeet

Tulevaisuudessa evankelisluterilainen kirkko keskittää tietoteknisiä palvelujaan yhä enemmän. Tällä hetkellä keskitetty jäsenrekisteri ja digitoitujen kirkonkirjojen sekä perhelehdet ovat käytössä verkossa, samoin laskutus-, HR- ym. palvelun kirkon palvelukeskuksessa (KIPA).

Videoneuvotteluratkaisujen käytön määrän arvellaan kasvavan tulevina vuosina, samalla kun etätyöskentelyä ja mobiiliratkaisuja tullaan hyödyntämään entistä enemmän. Useimpien kokouksien osalta oletetaan jatkossa osan käyttäjistä olevan etäyhteyden päässä.

Nämä tarkoittavat kasvavaa tietoliikennettä ja näin ollen mahdollisesti tarvetta nostaa toimipisteiden nykyisiä ja/tai suunniteltuja tietoliikennenopeuksia ja myös loppukäyttäjien liittymiin tilattujen mobiilipalvelujen nopeuksia. Tilaaja on laittanut hinnoittelulomakkeeseen ainoastaan vaatimuksen minimitietoliikennenopeudesta per toimipiste.

Kiinteistöjen sisäverkkoratkaisut ja niissä käytettävät tukiasemat eivät omana osioinaan sisälly kilpailutukseen. Sopimuskaudella markkinoille tulevan 5G-tekniikan myötä katsotaan sopimuksen

puitteissa voitavan korvata tai täydentää sopimuksen alkuvaiheen 4G-tekniikan mukaisia yritys- ja mokkulaliittymiä näillä uudemman tekniikan ratkaisuilla myös sisätiloissa, perinteisiä wifi- ratkaisujen sijaan tai niitä täydentämään, tarjoten myös. Liittymien tulee jatkossa mahdollistaa myös VoLTE- ja VoWiFi-puhelut.

5. Hankinta

Hankintatapa

Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) ja asetusta julkisista hankinnoista (331/2010).

Vantaan seurakuntayhtymä toimii hankinnassa toimeenpanijana Vantaan IT-yhteistyöalueen puolesta. Hankittavat palvelut tulevat haluttaessa koko IT-yhteistyöalueen käyttöön, alueen Vantaan ulkopuoliset seurakunnat voivat tahollaan päättää, hyödyntävätkö tehtävää puitesopimusta kokonaan vai osittain.

Kyseessä on avoin menettely. Hankintailmoitus on julkaistu sähköisesti Hilmassa 1.11.2018. (xxx.xxxxx.xx) ja tarjouspyyntömateriaalit ovat saatavilla nettiosoitteessa xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.

6. Sopimus

6.1 Sopimuksen voimaan tulo

Hankinnasta tehdään erikseen kirjallinen sopimus a) Vantaan seurakuntayhtymän (Y-tunnus 0202774-1) ja b) Nurmijärven seurakunnan (Y-tunnus 9014645-9) ja valittavan toimittajan välillä.

Vastaavasti voi sopimuskaudella IT-alueeseen kuuluva muukin seurakunta tehdä oman sopimuksen samoin ehdoin. Sopimus astuu voimaan oletusarvoisesti aikaisintaan 1.1.2019 (IT-alueen nykyinen pääsopimus DNA Oyj:n kanssa päättyy molempien em. hankkijatahojen osalta 31.12.2018, Keravan srk:lla toistaiseksi voimassa oleva sopimus Elisa Oyj:n kanssa) tai heti, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen ja nykyisten sopimusten mahdollisten jatkettujen sopimusten umpeutumisajat on saavutettu.

6.2 Sopimusehdot

Sopimuksessa noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintoja koskevia sopimusehtoja (JIT 2015). Ehdot ovat luettavissa osoitteessa: xxxx://xxx.xxx-xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx000.

Sopimus voidaan tehdä 28 päivän kuluttua hankintapäätöksen tekemisestä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätöksen vahvistaa Vantaan seurakuntayhtymän osalta yhteinen kirkkoneuvosto (YKN) kokouksessaan ja muiden IT-alueen kuntien osalta vastaavat elimet.

Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä):

1. Hankintapäätös

2. Tarjouspyyntö

3. Julkisten hankintojen IT-ehdot 2015

4. Tarjous

6.3 Sopimuksen kesto

Sopimuksen kesto on neljä (4) vuotta 31.12.2022 saakka + 12 kk:n optio.

7. Osatarjoukset ja alihankkijat

Tarjouksen tulee kattaa kaikki osat. Tavoitteena on, että a) tarjous pysyy yhtenäisenä ts. Kirkko- verkkoyhteys on yksi kokonaisuus ja koko IT-alueen kattavana.

Palvelujen toimittajaksi valitaan tämän kilpailutuksen osalta vain yksi toimittaja.

Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät mahdolliset alihankkijat. Toimittajan on esitettävä alihankkijasta riittävät kuvaukset resurssien arviointiin. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omistaan, vaikka alihankkijan kanssa on mahdollista laatia oma palvelusopimus.

8. Tarjouksen sisältö, hinnoittelu ja muut ehdot

Vantaan seurakuntayhtymä haluaa tarjouksen osatarjouksien mukaisista palveluista, tämän tarjouspyynnön mukaan liitettyjen liitetiedostojen mukaisesti. Toimittajan tulee täyttää kelpoisuusvaatimus- ja hinnoittelutaulukot.

Tarjouksessa on kuvattava seuraavat asiat:

1. Kelpoisuusvaatimuksien täyttyminen

2. Hinnoittelu

3. Puitesopimuksen kesto

4. Puitesopimuksen jatkaminen

5. Puitesopimuksen irtisanominen kesken sopimuskauden

6. Puitesopimuksen purkaminen kesken sopimuskauden

7. Toimitusehdot ja -ajat

8. Takuu

9. Tuki- ja ylläpito

10. Muut ehdot

11. Raportointi

12. Yhteistoiminta

Tarjouksen mukana on toimitettava seuraavat liitteet:

1. Kelpoisuusvaatimustaulukko (tarjoaja täyttää liitteeseen 1)

2. Hinnoittelutaulukko (tarjoaja täyttää liitteeseen 2)

3. Palvelukuvaus ja kuvaus toimitusvarmuudesta ts. siitä, miten tilausten toimitukset on varmistettu esim. konerikkojen ja henkilöstöresurssien varalta.

4. Toimitusprosessi. Kuvaus siitä, miten toimitus tapahtuu.

5. Referenssit (5 kpl saman kokoluokan toimitusta max. 5 vuoden sisällä).

6. Yrityksen viimeisin hyväksytty tilinpäätös ja tase

7. Kaupparekisteriote

8. Kopio ISO 9001:2015 sertifikaatista tai oma selvitys, josta käy ilmi, että työmenetelmät ja laadunvarmistus vastaa mainitun standardin vaatimuksia.

9. Kopio ISO/IEC 27000 -sertifikaatista tai oma selvitys, josta käy ilmi, että tietoturvamenettelyt vastaavat mainitun standardin vaatimuksia.

8.1 Kelpoisuusvaatimusten täyttyminen

Miten toimittajan palvelut täyttävät Vantaan seurakuntayhtymän asettamat kelpoisuusvaatimukset. Tarjoajan tulee täyttää kelpoisuusvaatimusten osalta tiedot liitteen 1 kohtaan ’Kelpoisuusvaatimuk- set’.

8.2 Hinnoittelu

a) Yritysverkkoliittymät

Kunkin tarjotun liittymän kuukausihinnan tulee sisältää kaikki kustannukset. Muita kustannuksia (mm. laskutus-, asennus- tai toimituskustannuksia) ei hyväksytä. Toimittaja on kuitenkin oikeutettu laskuttamaan myöhemmistä pikatoimituksesta (kiinteän liittymän toimitus 3 viikkoa lyhyemmässä ajassa) aiheutuvan lisäkustannuksen. Pikatoimituskustannuksen tulee olla kaikkiin liittymiin sama ja se on kerrottava tarjouksessa.

Tarjouksen kokonaishinta muodostetaan seuraavasti: Toimittajaa pyydetään kirjaamaan tämän tarjouspyynnön liitteenä olevaan liitteen 2 taulukkoon eri nopeusluokkien mukaiset hinnat (mobiili ja kiinteä) ja liittymätaulukkoon 3 eri toimipisteen tarjottavan lähtötilanteen odotusarvon mukaisen nopeusluokan ja tyypin mukaisen liittymän hinnat ja saatavuus. Ellei asennuspaikkaan, johon sellaista oletusarvoisoisesti tyypin ja nopeuden mukaisesti odotetaan, ei voida tarjota kyseistä liittymää, tämä tulee selkeästi mainita.

Xxxxxxx on määritellyt minimiyhteysnopeudet ja tyypin jokaiselle liittymälle. Tarjoaja voi tarjota nopeampaa yhteysnopeutta, mutta niistä ei saa lisäpisteitä. Toimittaja voi tarjota asennuspaikkaan tilaajan määrittelemiä minimiyhteysnopeuksia matalampia nopeuksia, jos esim. asennuspaikan nykyinen tilaajajohto tai alueen tukiasemaverkko ei mahdollista haluttua miniminopeutta. Tällöin tarjoajan on merkittävä ko. yhteyden kohdalle peruste tarjoamalleen nopeudelle tai tyypille.

Mikäli asennuspaikka ei mahdollista vaaditun nopeuksisen liittymän tarjoamista ollenkaan, niin menettely on seuraava riippuen liittymän tyypistä:

- vertailuhintapisteitä vähennetään 1,0 pistettä per puuttuva liittymä

Mikäli asennuspaikka ei mahdollista vaaditun nopeuksisen liittymän tarjoamista, vaan vain hitaamman liittymän, niin menettely on seuraava:

- vertailuhintapisteitä vähennetään 0,5 pistettä per rajoitetumpi liittymä

b) Muuta

Hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina hintoina, vaikka pääsääntöisesti IT-yhteistyöalue ei saa vähentää arvonlisäveroa ostoistaan.

Toimittaja sitoutuu kerran vuodessa tarkistamaan liittymähintoja yleisen hintatason laskiessa. Muutoin hintojen tulee olla voimassa sopimuskauden loppuun asti.

Hinnan varaumia ei hyväksytä.

Tilaaja ei maksa tarjouksen tekemisestä korvausta.

8.3 Puitesopimuksen kesto

Oletusarvoisesti 1.1.2019 alkaen 48 kk 31.12.2022 saakka ja 12 kk:n optio.

8.4 Puitesopimuksen jatkaminen

Millä ehdoilla sopimusta voidaan jatkaa sopimuskauden päätyttyä, jos tilaaja niin haluaa.

8.5 Puitesopimuksen irtisanominen kesken sopimuskauden

Xxxxx ehdoilla tilaaja tai toimittaja voivat irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden.

8.6 Puitesopimuksen purkaminen kesken sopimuskauden

Puitesopimus tulee voida purkaa

a) yhteisellä sopimuksella

b) sanktiona palvelutason jäädessä toistuvasti alle vaaditun (kts. kappale Sanktiot).

8.7 Toimitusehdot ja -ajat

Toimitusten tulee tapahtua perille tilaajan ilmoittamaan paikkaan. Mikäli työn toimitus viivästyy toimittajasta aiheutuvasta syystä, tilaaja voi vaatia hinnanalennusta. Sopimuksessa määritellään hinnanalennusperiaatteet. Osapuolet nimeävät yhteyshenkilöt.

Tarjouksessa tulee olla selvitys toimitusajoista. Tarkempi aikataulu sovitaan tapauskohtaisesti valitun toimittajan kanssa

8.8 Takuu

Toimittaja kuvaa tähän kappaleeseen takuuasiat.

8.9 Tuki ja ylläpito

Tähän kappaleeseen toimittaja kuvaa

1. tuki- ja ylläpitotehtävät, jotka sisältyvät liittymän hintaan.

2. tuki- ja ylläpitotehtävät, jotka laskutetaan erikseen

a. erikseen laskutettavien tehtävien a’ -tuntihinta (alv 0 %).

8.10 Muut ehdot

Sopimuksen muut mahdolliset ehdot.

8.11 Raportointi

Toimittaja on velvollinen lähettämään raportit kuukausi- ja vuosikohtaisesti seurakunnittain ja asennuspaikoittain käytetyistä palveluista. Edelleen toimittaja on velvollinen pitämään ensimmäisenä vuonna neljännes-, jatkossa puolivuosittain säännölliset palvelunseuranta- ja kehittämispalaverit.

Tarjoukseen on sisällytettävä palvelun seuranta, raportointi- ja johtamismalli.

8.12 Yhteistoiminta

Kuvaus siitä, miten toimittaja sitoutuu yhteistoimintaan tulevien kilpailutusten varalle.

9. Laskutus ja maksuehdot

Vantaan seurakuntayhtymä hoitaa palvelujen maksun kerran kuukaudessa toimittajan lähettämien laskujen mukaisesti. Maksuaika on 30 vrk. Laskuilla tulee olla erittely seurakunnittain / yksiköittäin ja kustannuspaikoittain.

Laskut tulee olla jaettavissa hankintayksikön toiveiden mukaisesti tarvittaville kustannuspaikoille. Näistä ei saa aiheutua kustannuksia sähköisesti laskutettaessa. Sähköinen laskutus on pakollinen ja tulee kuulua hintaan.

Tarjoaja vastaa laskujen oikeellisuudesta. Mikäli laskuissa havaitaan virheitä, tulee Tarjoajan vastata niiden selvittämisestä sekä niistä mahdollisesti asiakkaalle koituvista lisäkustannuksista. Asiakas ei maksa virheellisiä laskuja eikä viivästysmaksuja virheellisestä laskutuksesta johtuen. Jälkikäteen havaitut virheelliset veloitukset tulee hyvittää viipymättä oikaisu/hyvityslaskuin.

10. Tarjouksen kieli ja ehdollisuus

Tarjous on toimitettava suomenkielisenä, eikä tarjous saa olla ehdollinen.

11. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset

Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset on määritelty liitteessä 1, jonne kukin toimittaja täyttää tiedot omalta osaltaan. Tarjoajan on täytettävä ilmoittautumispyynnössä vaaditut kelpoisuusehdot.

Kelpoisuusvaatimustaulukossa mainituista seikoista pyydetään liittämään viranomaisen antamat todistukset tarjoukseen.

Tarjoaja, jonka tarjous ei täytä kaikkia kelpoisuusvaatimuksia tai sisällä vaadittuja selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta.

12. Palvelutasot

Tietoliikenteen palvelutasojen määrittelyssä on käytetty lähtökohtana JHS-suosituksen 174 liitteen 1 kappaleessa 6.3. kuvattuja tasoja.

Suositukset löytyvät täältä: xxxx://xxxx.xxx-xxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxxxxx/XXX000/XXX000.xxxx. Suosituksen liite 1 löytyy täältä: xxxx://xxxx.xxx-xxxxxxxxxxx.xx/xxx- suositukset/JHS174_liite1/JHS174_liite1.html.

Halutut palvelutasot yhteystyypeittäin on kuvattu liitteessä 1.

13. Sanktiot

Sanktioiden osalta vaatimukset ovat JHS174:n mukaiset. Tietoliikenteen sanktiot on kuvattu JHS174:n liitteessä 1 kappaleessa 7.3: xxxx://xxxx.xxx-xxxxxxxxxxx.xx/xxx- suositukset/JHS174_liite1/JHS174_liite1.html#H 29

Menettelytavat mahdollisten sanktioiden osalta kirjataan lopulliseen puitesopimukseen.

14. Tarjousten käsittely

Saapuneet tarjoukset käsittelee valintatyöryhmä ja valinnan tekee Vantaan IT-yhteistyöalueen johtokunta. Valinnan vahvistaa Vantaan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto (YKN), minkä jälkeen tilaaja ilmoittaa päätöksestä tarjouskilpailun voittajalle. Tilaajalla on oikeus olla valitsematta ketään tarjouksen jättäneistä toimittajista.

15. Valintaperusteet

Kelpoisuusvaatimukset täyttävien toimittajien toimittamat tarjoukset vertaillaan seuraavasti. Hankittavien tuotteiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Valintaperustekohde	Paino
Yritysverkkoyhteyksien hinta liittymineen ja palveluineen	70%
Toimitusaika, -ehdot ja resurssit	15 %
Palvelukuvaus, referenssit	15 %
Yhteensä	100 %

Pakollisten yritysverkkoyhteyksien hinnat (enintään 70 pistettä)

Vertailuhinta saadaan täytetystä hinnoittelutaulukoista (liite 2 ja 3).Vertailuhinnan pistemäärä (arviointikriteeri 1) lasketaan siten, että halvimman vertailuhinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun täydet pisteet (70) ja muut tarjoajat saavat suhteellisen hintansa mukaiset pisteet.

Laskentakaava on seuraava:

Halvin hinta = halvin pakollisten yritysverkkoliittymien ja mobiilivaihdepalvelun hintojen summa

Tarjoajan hinta = tarjouksen pakollisten yritysverkkoliittymien ja mobiilivaihdepalvelun hintojen summa

Pistemäärä = (halvin hinta * 70) / (tarjoajan hinta).

Pisteet lasketaan ja pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella normaalilla pyöristyssäännöllä. Saadusta pistemäärästä vähennetään mahdolliset puuttuvat yhteydet kappaleessa ’Hinnoittelu’ kuvatulla tavalla.

Toimitusaika, -ehdot ja resurssit (enintään 15 pistettä)

Tämä kriteeri arvioidaan seuraavien annettujen tietojen perusteella. Arvioitavana ovat

1. palvelutaso kuvataan liitteessä 1 ja tarjousdokumentissa

2. toimitusaika kuvataan tarjousdokumentissa

3. toimitusehdot kuvataan tarjousdokumentissa

4. henkilöresurssit kuvataan tarjouksen liitteenä toimitettavassa palvelukuvauksessa

5. tekninen osaaminen. kuvataan tarjouksen liitteenä toimitettavassa

palvelukuvauksessa

Vaatimusten täyttymistä harkitaan kokonaisuutena siten, että palvelukokonaisuuden sopivuus on ensisijainen yksittäisen palvelun tai sen ominaisuuden sopivuuteen nähden. Yksittäiset poikkeamat vaatimuksiin nähden eivät ole este tarjouksen hyväksymiselle, jos palvelukokonaisuus muilta osin täyttää vaatimukset. Tarvittaessa käytetään muuta tarjoajalta saatua aineistoa täsmennyksenä. Tämä kriteeri ja seuraavat kriteerit pisteytetään seuraavaa kaavaa noudattaen:

Parhaaksi arvioitu tarjoaja saa täydet pisteet (15). Jokainen edellä mainittu kohta 1-5 arvioidaan asteikolla 0-100 siten, että paras saa 100. Toimittajan raakapisteet lasketaan yhteen. Toimittajan maksimi raakapistemäärä on 500 pistettä.

Pistemäärä = 15 * (raakapistemäärä / paras raakapistemäärä)

Palvelukuvaus, referenssit (enintään 15pistettä)

Tämä kriteeri arvioidaan tarjouksen liitteissä 3-5 annettujen selvitysten perusteella. Tarvittaessa käytetään muuta tarjoajalta saatua aineistoa täsmennyksenä. Arvioitavana ovat

1. palvelukuvaus

2. referenssit

Toimintatapojen soveltuvuutta harkitaan kokonaisuutena siten, että palvelukokonaisuuden sopivuus on ensisijainen yksittäisen palvelun tai sen ominaisuuden sopivuuteen nähden. Yksittäiset poikkeamat vaatimuksiin nähden eivät ole este tarjouksen hyväksymiselle, jos palvelukokonaisuus muilta osin täyttää vaatimukset. Pistelasku tehdään samoin periaattein kuin kohdassa ’Palvelujen ominaisuudet’.

Parhaaksi arvioitu tarjoaja saa täydet pisteet (10). Jokainen edellä mainittu kohta 1-2 arvioidaan asteikolla 0-100 siten, että paras saa 100. Toimittajan raakapisteet lasketaan yhteen. Toimittajan maksimi raakapistemäärä on 200 pistettä.

Pistemäärä = 10 * (raakapistemäärä / paras raakapistemäärä)

16. Tarjouksen voimassaoloaika

Tarjouksen on oltava voimassa 4 kk tarjouksen jättöhetkestä.

17. Tarjouksen jättö- ja toimitusaika

Varsinainen tarjous ei saa sisältää luottamuksellisia tietoja tai liikesalaisuuksia. Mikäli tarjoaja haluaa tarjoukseensa tällaisia asioita, on ne liitettävä mukaan liitteinä, jotka on luokiteltu luottamukselliseksi.

Muilta osin tarjoukset tulevat julkisiksi hankintakilpailun päättymisen jälkeen. Tarvittaessa Vantaan seurakuntayhtymä tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 §).

Tarjoukset tulee toimittaa printattuna sekä usb-tikulla sähköisessä muodossa OpenOffice- / MS Office- / Abobe Acrobat -muodossa (ppt, doc, docx, xls, xlsx tai pdf) sekä sähköpostilla. Liitteiden 1 ja 2 on oltava xls- tai xlsx-muodossa.

Tarjousten on oltava tilaajalla viimeistään maanantaina 3.12.2018 klo 15:00. Tarjoukset toimitetaan Vantaan seurakuntayhtymän kirjaamon osoitteeseen Vantaan xxxxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 0,

01300 VANTAA sekä samanaikaisesti sähköpostilla yhtymän osoitteeseen xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx ja tietohallintopäällikkö Xxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxx osoitteeseen xxxxxx.xxxxx-xxxxxx@xxx.xx.

Myöhässä saapuneet tarjoukset hylätään.