SUO M EN SÄ ÄDÖ S KO KO ELMAN
SUO M EN SÄ ÄDÖ S KO KO ELMAN
SOPIMUSSARJA
Julkaistu Helsingissä 27 päivänä tammikuuta 2020
7/2020
(Suomen säädöskokoelman n:o 49/2020)
Valtioneuvoston asetus
pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden sihteeristön perustamisesta Suo- men, Latvian, Norjan, Puolan, Ruotsin ja Venäjän välillä tehdystä sopimuksesta
Valtioneuvoston päätöksen mukaisesti säädetään:
1 §
Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden sihteeristön perustamisesta Suomen tasavallan hallituksen, Latvian tasavallan hallituksen, Norjan kuningaskunnan hallituk- sen, Puolan tasavallan hallituksen, Ruotsin kuningaskunnan hallituksen ja Venäjän fede- raation hallituksen välillä Riiassa 28 päivänä toukokuuta 2018 tehty sopimus on voimassa 29 päivästä joulukuuta 2019 niin kuin siitä on sovittu.
Tasavallan presidentti on hyväksynyt sopimuksen 22 päivänä marraskuuta 2018. Hyväk- symisestä on ilmoitettu sopimuksen tallettajana toimivalle Latvian hallitukselle 29 päivänä marraskuuta 2018.
2 § Sopimuksen määräykset ovat asetuksena voimassa.
3 §
Tämä asetus tulee voimaan 9 päivänä tammikuuta 2020.
Helsingissä 9 päivänä tammikuuta 2020
Tiede- ja kulttuuriministeri Xxxxx Xxxxxxx
Hallitusneuvos Xxxx Xxxxxxxxxx
SOPIMUS SUOMEN TASAVALLAN HALLITUKSEN, LATVIAN TASAVALLAN HALLITUKSEN, NORJAN KUNINGASKUNNAN HALLITUKSEN, PUOLAN TASAVALLAN HALLITUKSEN, RUOTSIN KUNINGASKUNNAN HALLITUKSEN JA VENÄJÄN FEDERAATION HALLITUKSEN VÄLILLÄ POHJOISEN ULOTTUVUUDEN KULTTUURIKUMPPANUUDEN SIHTEERISTÖN PERUSTAMISESTA
Suomen tasavallan hallitus, Latvian tasavallan hallitus, Norjan kuningaskunnan hallitus, Puo- lan tasavallan hallitus, Ruotsin kuningaskunnan hallitus ja Venäjän federaation hallitus, jäljem- pänä "osapuolet", jotka
PALAUTTAVAT MIELIIN 24 päivänä marraskuuta 2006 annetun Euroopan unionin, Islan- nin tasavallan, Norjan kuningaskunnan ja Venäjän federaation välisen poliittisen julistuksen pohjoisen ulottuvuuden politiikasta,
OTTAVAT HUOMIOON päätöksen, jonka pohjoisen ulottuvuuden korkeat virkamiehet te- kivät Tukholmassa 12 päivänä marraskuuta 2009 pidetyssä kokouksessaan, sekä aikomuksen perustaa pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuus, jäljempänä "kulttuurikumppanuus",
NOJAUTUVAT kaikilta osin 1 päivänä tammikuuta 2007 voimaan tulleeseen pohjoisen ulot- tuvuuden kehysasiakirjaan,
VAHVISTAVAT Pietarissa 20 päivänä toukokuuta 2010 allekirjoitetun pohjoisen ulottuvuu- den kulttuurikumppanuuden perustamismenettelyistä tehdyn yhteisymmärryspöytäkirjan mää- räykset,
ovat sopineet seuraavasta:
1 artikla
Sihteeristön perustaminen
1.1 Osapuolet perustavat pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden sihteeristön, jäl- jempänä "sihteeristö".
1.2 Sihteeristö perustetaan oikeushenkilöksi.
1.3 Sihteeristön toimipaikka on Riiassa, Latviassa, jäljempänä "isäntämaa".
2 artikla
Oikeushenkilöllisyys
Sihteeristöllä on isäntämaassa oikeushenkilöllisyys. Sihteeristöllä on sellainen oikeudellinen kelpoisuus, joka voi olla tarpeen sihteeristön tehtävien suorittamiseksi ja sen tarkoitusten toteut- tamiseksi, mukaan lukien kelpoisuus tehdä sopimuksia, hankkia ja luovuttaa irtainta ja kiinteää omaisuutta sekä panna vireille oikeudenkäyntejä ja osallistua niihin.
3 artikla
Erioikeudet ja vapaudet
3.1 Sihteeristöllä sekä sen omaisuudella ja varoilla on sellaiset erioikeudet ja vapaudet, jotka ovat tarpeen sihteeristön tehtävien suorittamiseksi ja sen tavoitteiden toteuttamiseksi.
3.2 Sihteeristön pysyvällä henkilöstöllä on isäntämaan alueella sellaiset erioikeudet ja vapau- det, jotka ovat tarpeen henkilöstön tehtävien suorittamiseksi sihteeristön toiminnan yhteydessä.
3.3. Sihteeristö ja isäntämaa tekevät keskenään isäntämaasopimuksen sihteeristön oikeudelli- sesta kelpoisuudesta sekä sen erioikeuksista ja vapauksista ja henkilöstöstä.
4 artikla
Päätöksenteko
Kaikki päätökset edellyttävät sopimuksen osapuolten yksimielisyyttä.
5 artikla
Sihteeristön tavoitteet ja tehtävät
5.1 Sihteeristö on kulttuurikumppanuuden toimielin, ja se tukee kulttuurikumppanuustyötä hallinnollisesti, tutkimuksellisesti ja teknisesti.
5.2 Sihteeristön tavoitteista ja tehtävistä määrätään yksityiskohtaisesti työjärjestyksessä, joka on sopimuksen liitteessä 1.
6 artikla
Talousarvio ja maksuosuusjärjestelmä
6.1 Sihteeristöllä on toimintatalousarvio kutakin kalenterivuotta varten. Sopimuksen osapuo- let rahoittavat talousarvion määrättävillä vuosittaisilla maksuosuuksilla, jotka perustuvat sopi- muksen liitteen 2 mukaiseen maksuosuusjärjestelmään.
6.2 Maksuosuuksien yhteenlasketun määrän on oltava vähintään 110 000 euroa vuodessa, jotta sihteeristö voidaan perustaa ja se pystyy toimimaan.
6.3 Osapuolen vuosittain maksaman maksuosuuden vähimmäismäärä on 10 000euroa.
6.4 Maksuosuusjärjestelmä tarkistetaan joka kolmas vuosi, ja sen mahdollisista muutoksista päättävät sopimuksen osapuolet, jotka kokoontuvat ohjauskomiteassa.
7 artikla
Henkilöstö
7.1 Sihteeristöä johtaa sihteeristön päällikkö, joka valitaan pätevien henkilöiden joukosta ja joka on jonkin tämän sopimuksen osapuolen kansalainen. Sopimuksen osapuolet nimittävät sih- teeristön päällikön liitteessä 1 olevan työjärjestyksen 3 kohdassa määrättyjä sääntöjä noudat- taen.
7.2 Lisähenkilöstöä, joka tarvitaan sihteeristön tehtävien onnistuneeseen hoitamiseen, nimi- tetään työjärjestyksen mukaisesti ja käytettävissä olevien varojen mukaan.
8 artikla
Riitojen ratkaiseminen
Sopimuksen tulkinnasta ja soveltamisesta syntyvät riidat, erimielisyydet tai vaateet ratkais- taan sopimuksen osapuolten välisin keskusteluin ja neuvotteluin.
9 artikla
Voimaantulo
9.1 Kukin sopimuksen osapuoli ilmoittaa tallettajalle diplomaattiteitse, kun se on saattanut päätökseen sopimuksen voimaantulon edellyttämät valtionsisäiset oikeudelliset menettelynsä. Tallettaja ilmoittaa muille osapuolille kunkin ilmoituksenvastaanottamisesta.
9.2 Sopimus tulee voimaan ja sihteeristö alkaa toimia täysimittaisesti kolmantenakymmenen- tenä päivänä sen jälkeen, kun kaikki osapuolet ovat ilmoittaneet tallettajalle hyväksyneensä so- pimuksen.
9.3 Tallettaja ilmoittaa osapuolille sopimuksenvoimaantulopäivän.
10 artikla
Sopimuksen muuttaminen
10.1 Sopimusta voidaan muuttaa ainoastaan sopimuksen osapuolten keskinäisellä suostumuk- sella. Ehdotukset sopimuksen muuttamisesta tehdään kirjallisina ja annetaan tallettajan välityk- sellä tiedoksi kaikille osapuolille diplomaattiteitse. Tallettaja antaa sovitut muutokset tiedoksi kaikille osapuolille.
10.2 Sopimuksen muutokset tulevat voimaan kolmantenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun kaikki osapuolet ovat ilmoittaneet tallettajalle hyväksyneensä muutokset.
10.3 Tallettaja ilmoittaa osapuolille muutosten voimaantulopäivän.
10.4 Sopimuksen 10 artiklan 10.1—10.3 kohdan estämättä maksuosuusjärjestelmää koskevaa liitettä 2 voidaan tarkistaa osapuolten päätöksellä sopimuksen 6 artiklan 6.4 kohdan mukaisesti. Vastaavia menettelyjä sovelletaan työjärjestyksen sisältävän liitteen 1 muuttamiseen, edellyt- täen, että ohjauskomitean kanssa käytyjen keskustelujen ja osapuolten hyväksynnän perusteella työjärjestystä voidaan muuttaa.
11 artikla
Sopimuksen irtisanominen
11.1 Osapuoli voi irtisanoa sopimuksen ilmoittamalla asiasta kirjallisesti tallettajalle. Irtisa- nominen tulee voimaan seuraavan kalenterivuoden lopussa, sen jälkeen, kun tallettaja on vas- taanottanut irtisanomisilmoituksen.
11.2 Jäljellä olevat sopimuksen osapuolet neuvottelevat ja sopivat keskenään sihteeristön tu- levasta olemassaolosta ja rakenteesta.
11.3 Eroaminen kulttuurikumppanuudesta johtaa myös sopimuksenirtisanomiseen.
12 artikla
Liittyminen sopimukseen
Kulttuurikumppanuuteen osallistuva kumppani voi milloin tahansa sopimuksen voimaantulon jälkeen esittää tallettajalle pyynnön saada liittyä tähän sopimukseen. Tallettaja ilmoittaa tällai- sesta pyynnöstä kaikille sopimuksen osapuolille. Jos osapuolet hyväksyvät pyynnön, liittymi- nen tulee voimaan uuden kulttuurikumppanuuteen liittyvän kumppanin osalta kuudentenakym- menentenä päivänä sen jälkeen, kun tallettaja on vastaanottanut ilmoituksen, jonka mukaan tämä kumppani on saattanut päätökseen tarvittavat valtionsisäiset oikeudelliset menettelynsä.
13 artikla
Tallettaja
Sopimuksen tallettajana toimii isäntämaa.
14 artikla
Sopimuksen voimassaolonpäättyminen
14.1 Sopimus on voimassa viisi vuotta, ja sen voimassaolo jatkuu viisivuotiskausin ilman eri toimia, elleivät osapuolet toisin päätä.
14.2 Sopimuksen voimassaolo voidaan päättää sopimuksen osapuolten yksimielisellä päätök- sellä. Ennen sopimuksen voimassaolon päättämistä osapuolet keskustelevat keskenään kaikista sopimuksen voimassaolon päättämiseen ja sihteeristön lakkauttamiseen liittyvistä kuluista.
Tämän vakuudeksi allekirjoittaneet, hallitustensa siihen asianmukaisesti valtuuttamina, ovat allekirjoittaneet tämän sopimuksen.
Tehty [ ssa päivänä kuuta vuotta) ] yhtenä englanninkielisenä alkuperäiskappaleena, joka jää tallettajan huostaan. Tallettaja toimittaa oikeaksi todistetut jäljennökset sopimuksesta kaikille osapuolille.
Suomen tasavallan hallituksen puolesta
Latvian tasavallan hallituksen puolesta
Norjan kuningaskunnan hallituksen puolesta
Puolan tasavallan hallituksen puolesta
Ruotsin kuningaskunnan hallituksen puolesta
Venäjän federaation hallituksen puolesta
Liite 1
POHJOISEN ULOTTUVUUDEN KULTTUURIKUMPPANUU- DEN SIHTEERISTÖN TYÖJÄRJESTYS
1 Johdanto
Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden (jäljempänä "kulttuurikumppanuus") yhte- näistämiseksi ja tehostamiseksi on päätetty perustaa pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppa- nuuden sihteeristö (jäljempänä "sihteeristö") pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden sihteeristön perustamisesta tehdyn sopimuksen (jäljempänä "sopimus") mukaisesti. Sihteeristön tavoitteena on tukea kulttuurikumppanuuden alaan kuuluvaa monenvälistä yhteensovitettua toi- mintaa hallinnollisesti, tutkimuksellisesti ja teknisesti.
Tässä työjärjestyksessä määrätään sihteeristön tehtävän ja toiminnan alasta sekä sihteeristön organisaatio- ja rahoitusjärjestelyistä.
Sihteeristön toimipaikka on Riiassa, Latviassa, jäljempänä ”isäntämaa". Sihteeristön työskentelykieli on englanti.
2 Soveltamisala
Tämän työjärjestyksen määräysten mukaisesti sihteeristö ensisijaisesti
2.1 tukee hallinnollisesti, tutkimuksellisesti ja teknisesti ohjauskomitean kokouksia ja kor- kean tason kokouksia valmistelemalla ja jakamalla tarvittavat tiedot ja asiakirjat käsittelyä ja keskusteluja varten;
2.2 luonnostelee ohjauskomitean kokousten ja korkean tason kokousten pöytäkirjat jaettaviksi kaikille kulttuurikumppanuuden osapuolille;
2.3 tukee kulttuurikumppanuutta hallinnollisesti, mikä voi sisältää kokousten järjestämistä, kirjallisen aineiston ja yhteenvetokertomusten laadintaa, ajantasaisten rekisterien ja postituslis- tojen ylläpitämistä sekä muunlaisten teknisten palvelujen tarjoamista;
2.4. varmistaa kulttuurikumppanuuden verkkosivujen ja sen muiden viestintäkeinojen pitämi- sen ajan tasalla sekä auttaa kulttuurikumppanuutta toimimaan yhteystahona pohjoisen ulottu- vuuden alueen verkostoille, hankkeille ja muille kulttuurin, kulttuurimatkailun ja luovan alan elinkeinojen toiminnoille;
2.5 laatii erityistä tietoaineistoa sekä tutkimuksellista tai kuvailevaa taustatietoa kulttuuri- kumppanuuden käyttöön silloin, kun ohjauskomitean puheenjohtaja pyytää sitä kirjallisesti ja kun ohjauskomiteassa toimivat sihteeristön osapuolet hyväksyvät sen;
2.6 auttaa ohjauskomitean pyynnöstä kehittämään ja toteuttamaan kulttuurikumppanuustoi- mintaa kulttuurin, kulttuurimatkailun ja luovan alan elinkeinojen alalla muun muassa tukemalla ohjauskomiteaa näissä tehtävissä hallinnollisesti, tutkimuksellisesti ja teknisesti;
2.7 helpottaa yhteensovittamista ja tietojenvaihtoa kulttuurikumppanuuden alalla sekä kult- tuurikumppanuuden kannalta merkittävien organisaatioidenkanssa;
2.8 tukee vuosittain Pietarissa järjestettävää tapahtumaa, jolla edistetään luovan alan elinkei- noja;
2.9 edustaa ohjauskomitean pyynnöstä ja ohjeistamana kulttuurikumppanuutta kansainväli- sissä yhteyksissä tarpeen mukaan.
3 Sihteeristön päällikkö
3.1 Sihteeristöä johtaa sihteeristön päällikkö, joka valitaan pätevien henkilöiden joukosta, joka on sopimuksen jonkin osapuolen kansalainen ja joka olisi nimitettävä viimeistään kolmen kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta.
3.2 Sopimuksen osapuolet nimittävät sihteeristön päällikön tämän ansioituneisuuden perus- teella, ottaen asianmukaisesti huomioon sukupuolitietoisuuden ja maantieteellisen tasapainon, kiertoperiaatetta noudattaen. Ohjauskomitean puheenjohtajalla on sopimuksen osapuolten suos- tumuksen saatuaan valtuudet allekirjoittaa työsopimus sihteeristön päällikön kanssa kulttuuri- kumppanuuden puolesta.
3.3 Kun sopimus allekirjoitetaan, ohjauskomitea valtuuttaa sihteeristön päällikön allekirjoit- tamaan sopimuksen 3 artiklan 3.3 kohdassa tarkoitetun isäntämaasopimuksen. Sihteeristön päälliköllä on myös valtuudet allekirjoittaa mahdolliset myöhemmät isäntämaasopimuksen muutokset, kun ohjauskomitea on hyväksynyt ne.
3.4 Sihteeristön päällikkö
3.4.1 ehdottaa työsuunnitelmia ja toimintoja ohjauskomitean puheenjohtajan ohjeiden mu- kaan sopimuksen osapuolten hyväksyttyä ne;
3.4.2 esittelee ehdotukset sihteeristön talousarvioksi kutakin kalenterivuotta varten ohjausko- mitean tiedoksi ja sopimuksen osapuolten hyväksyttäväksi;
3.4.3 laatii ja antaa tilinpäätöksen ja muita kertomuksia sopimuksen osapuolille ja ohjausko- mitealle;
3.4.4 antaa vuosittaiset kertomukset sopimuksen osapuolille ja ohjauskomitealle;
3.4.5 tekee sihteeristön puolesta sihteeristön tavara- ja palveluhankintasopimukset ja hallinnoi niitä;
3.4.6 valvoo sihteeristön ulkoistamia tehtäviä suorittavien alihankkijoidensuorituksia;
3.4.7 laatii sihteeristön henkilöstön käsikirjaan sisällytettävät henkilöstösäännöt, hallinnolli- sen käsikirjan ja rahoitussäännöt, jotka sopimuksen osapuolet hyväksyvät.
4 Henkilöstö
4.1 Sihteeristöllä on tehtäviensä suorittamisen edellyttämä henkilöstö. Sihteeristön päällikön lisäksi sihteeristössä työskentelee aluksi ainoastaan yksi sihteeri/kirjanpitäjä.
4.2 Lisähenkilöstöä, joka tarvitaan sihteeristön tehtävien onnistuneeseen hoitamiseen, otetaan palvelukseen käytettävissä olevien varojen mukaan, ja kun sopimuksen osapuolet hyväksyvät sen.
4.3 Pysyvä henkilöstö tarkoittaa sihteeristön päällikköä ja sihteeristön muuta ammattihenki- löstöä, joka hoitaa päätoimisesti työjärjestyksessä määrättyjä sihteeristön tehtäviä.
4.4 Sihteeristön pysyvää henkilöstöä nimitettäessä pyritään tasapainoon sopimuksen osapuol- ten kansallisuuksien suhteen sekä kiertoperiaatteen noudattamiseen.
4.5 Sihteeristön pysyvän henkilöstön työsopimukset tehdään enintään kolmeksi vuodeksi, ja niiden voimassaoloa voidaan jatkaa yhdellä vuodella. Pysyvä henkilöstö voi hakea omaa tehtä- väänsä uudelleen vain kerran. Työsopimuksen voimassaolon jatkaminen estää tehtävän hake- misen uudelleen.
4.6 Sihteeristöön voidaan lähettää lisähenkilöstöä muista yksiköistä, jos ohjauskomitea hy- väksyy tämän. Lähetetyn henkilöstön hyväksyminen edellyttää, että lähettävä yksikkö (hallitus, aluehallinto tai rahoittajalaitos) vastaa kaikista kuluista, lukuun ottamatta toimitilojen käytöstä aiheutuvia kuluja, joista vastaa sihteeristö. Lähetetyn henkilöstön katsotaan oikeudellisesti ole- van lähettävän yksikön palveluksessa.
4.7 Sihteeristöstä voidaan tarjota harjoittelujaksoja nuorille ammattihenkilöille ja muille, jotka otetaan osallistumaan sihteeristön toimintaan enintään kolmen kuukauden määräajaksi. Harjoittelijoiden kuukausipalkat sisällytetään sihteeristön vuosittaiseentalousarvioon.
5 Ohjauskomitean tehtävä
5.1 Ohjauskomitea valvoo ja ohjaa sihteeristön toimintaa.
5.2 Ohjauskomitea
5.2.1 osallistuu sihteeristön päällikön nimittämiseen jaerottamiseen;
5.2.2 hyväksyy työohjelmat;
5.2.3 varmistaa, että sihteeristön henkilöstön koostumus ja pätevyys ovat asianmukaiset sih- teeristön tehtävien hoitamisen kannalta; ohjeistaa ja valvoo sihteeristön talousarvion ulkopuo- lelta saadun rahoituksen käyttöä;
5.2.4 päättää vuosittain Pietarissa järjestettävän tapahtuman aiheen ja muodon pyrkien kehit- tämään ja edistämään luovan alan elinkeinoja kaikissa sopimuksen osapuolina olevissa valti- oissa. Ohjauskomitea perustaa ohjelmakomitean, joka koostuu ohjauskomitean jäsenistä sekä järjestäjävaltion Venäjän federaation ja Pohjoisen ulottuvuuden instituutin asiantuntijoista. Tätä tarkoitusta varten ohjelmakomiteassa edustetut kumppanivaltiot päättävät kulttuurikumppanuu- den talousarviosta maksettavasta rahoituksesta;
5.2.5 toimii läheisesti yhteistyössä jonkin sellaisen Venäjän federaation nimeämän Pietarissa toimivan kulttuuri-instituutin kanssa, joka esimerkiksi tutkii luovan alan elinkeinoja Venäjän markkinoilla, sekä kulttuurikumppanuustyön kannalta merkittävien edistämistapahtumien kanssa. Tätä tarkoitusta varten Venäjän federaatio varaa aluksi 4 000 euroa sihteeristölle vuo- sittain maksamastaan maksuosuudesta.
6 Maksuosuusjärjestelmä
6.1 Kunkin kalenterivuoden toimintatalousarvio rahoitetaan määrättävillä vuosittaisilla mak- suosuuksilla, jotka perustuvat sopimuksen 6 artiklan mukaiseen maksuosuusjärjestelmään.
6.2 Sihteeristön varoihin voi sisältyä myös kulttuurikumppanuuteen osallistuvien kumppa- nien vapaaehtoisia maksuja sekä kaikenlaisia avustuksia tai muita maksuja, jotka saadaan kan- sainvälisiltä ja kansallisilta organisaatioilta tai muista lähteistä sihteeristön tehtävän ja toimin- tojen edistämiseksi.
6.3 Sopimuksen osapuolet hyväksyvät vuosittain etukäteen viimeistään 31 päivänä maalis- kuuta sihteeristön talousarvion seuraavaksi kalenterivuodeksi. Sopimuksen osapuolten olisi maksettava maksuosuutensa sihteeristön pankkitilille viimeistään 1 päivänä toukokuuta kuna- kin kalenterivuonna.
6.4 Edellä mainitut maksuosuudet katsotaan sihteeristön varoiksi, ja niillä katetaan sihteeris- tön tarpeet ja toiminnat. Sihteeristön hallinnoimat tai valvomat ohjelma- tai hanketoiminnat tu- lisi rahoittaa sihteeristön talousarvion ulkopuolisista lähteistä.
6.5 Kulttuurikumppanuuden hankkeiden rahoittamiseksi sopimuksen osapuolet voivat perus- taa rahaston. Tämän rahaston varat tai muut varat (kuten yksityiset maksut tai avustukset), jotka on tarkoitettu hankkeisiin, talletetaan erilliselle pankkitilille.
6.6 Lisävarojen maksamiselle on saatava ohjauskomitean hyväksyntä.
6.7 Maksuosuusjärjestelmän maksuosuuksille kertyvä korko talletetaan sihteeristön pankkiti- lille. Sihteeristö hallinnoi myös muille, 6.4 kohdassa tarkoitetuille hankkeisiin ja toimintaan liittyville, kulttuurikumppanuuden varoille kertyvää korkoa, mutta tämä talletetaan erilliselle pankkitilille.
6.8 Sihteeristön päällikkö vastaa sihteeristön erillisten pankkitilien hallinnoinnista.
7 Ohjelma- ja hanketoiminta
7.1 Sihteeristön vastuuta ja osuutta ohjelma- ja hanketoiminnassa, joka rahoitetaan sopimuk- sen 6 artiklassa määrättyjen säännöllisten, pakollisten maksuosuuksien ulkopuolelta, valvoo ja ohjeistaa ohjauskomitea työjärjestyksen 5 kohdan ja 6.4 kohdan mukaisesti.
7.2 Sihteeristö antaa kertomuksen ohjelma- ja hanketoimintaa varten avatun erillisen tilin va- rojen hoidosta sopimuksen osapuolille jaohjauskomitealle.
7.3 Sihteeristön vastuusta, joka liittyy ohjelma- ja hanketoiminnan toteuttamista, seurantaa, kertomuksenantoa ja arviointia koskeviin velvoitteisiin, sovitaan ja päätetään erillisillä sopi- muksilla, jotka sihteeristö ja ohjelma- ja hanketoiminnan omistajat tekevätkeskenään.
8 Kirjanpito
Sihteeristön päällikkö varmistaa, että kirjanpidossa noudatetaan yleisesti hyväksyttyjä kirjan- pidon periaatteita ja vaatimuksia sekä otetaan asianmukaisesti huomioon isäntämaan lainsää- dännöstä johtuvat erityisvaatimukset.
9 Tilintarkastusmenettelyt
Ohjauskomitea nimeää ulkopuolisen tilintarkastajan isäntämaan tai sopimuksen muun osa- puolen pyynnöstä.
10 Työjärjestyksen muuttaminen
Ohjauskomitea ja sihteeristön päällikkö voivat ehdottaa työjärjestyksen muuttamista. Työjär- jestystä voidaan muuttaa, kun ohjauskomiteaa on kuultu ja sopimuksen osapuolet ovat hyväk- syneet muutoksen.
Liite 2
MAKSUOSUUSJÄRJESTELMÄ
Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden sihteeristön perustamisesta tehdyn sopimuk- sen (jäljempänä "sopimus") mukaisesti perustetulla pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppa- nuuden sihteeristöllä on toimintatalousarvio kutakin kalenterivuotta varten. Sopimuksen osa- puolet rahoittavat talousarvion määrättävillä vuosittaisilla maksuosuuksilla, jotka perustuvat tä- män liitteen 2 mukaiseen maksuosuusjärjestelmään.
Sopimuksen mukaan maksuosuuksien yhteenlasketun määrän on oltava vähintään 110 000 euroa vuodessa, jotta sihteeristö voidaan perustaa. Osapuolen vuosittain maksaman maksuosuu- den vähimmäismäärä on 10 000 euroa.
Sopimuksen 6 artiklan 6.4 kohdan mukaan maksuosuusjärjestelmä tarkistetaan joka kolmas vuosi, ja sen mahdollisista muutoksista päättävät sopimuksen osapuolet, jotka kokoontuvat oh- jauskomiteassa.
Vuosien 2018—2020 vuosittaiset maksuosuudet jakautuvat seuraavasti: SUOMEN TASAVALLAN HALLITUS (20 000 euroa)
LATVIAN TASAVALLAN HALLITUS (10 000 euroa)
NORJAN KUNINGASKUNNAN HALLITUS (20 000 euroa)
PUOLAN TASAVALLAN HALLITUS (20 000 euroa)
RUOTSIN KUNINGASKUNNAN HALLITUS (20 000 euroa)
VENÄJÄN FEDERAATION HALLITUS (20 000 euroa)
JULKAISIJA: OIKEUSMINISTERIÖ XXXX 0000-0000