TALOUSHALLINNON KOKONAISULKOISTUS PESÄPUU RY
TALOUSHALLINNON KOKONAISULKOISTUS PESÄPUU RY
Pesäpuu ry (jäljempänä ”tilaaja”) pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti taloushallinnon kokonaisulkoistuksesta (jäljempänä ”palvelu”).
1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE
Xxxxxxxxx kohteena on Pesäpuu ry:n taloushallinnon palvelut
Hankintasopimuksen tavoitteena on löytää palveluntuottaja vastaamaan Pesäpuu ry:n taloushallinnosta modernein ratkaisuin, jotka mahdollistavat yhteiskäytön palveluntuottajan ja tilaajan välillä mahdollisimman saumattomasti. Pesäpuu ry:n taloushallinnon kokonaisulkoistus sisältää myynti- ja ostoreskontran, kirjanpidon, tilinpäätöksen, palkanlaskennan, kassaseurannan, budjetoinnin, eri viranomais- ja rahoittajien raportoinnit sekä Pesäpuu ry:n työntekijöiden tukeminen hankkeiden ja toiminnan talouskysymyksissä.
Keskeisiä vaatimuksia hankinnalle:
• Verkossa toimiva sähköinen taloushallinnon ohjelmisto, joka mahdollistaa taloustietojen saatavuuden ajasta ja paikasta riippumatta sekä paperittoman yhteistyön tilitoimiston kanssa samassa taloushallinto-ohjelmistossa
• Asiantuntevat lakisääteiseen kirjanpitoon ja tilinpäätökseen liittyvät taloushallinnon palvelut sekä STEA, ESR ja muihin rahoituksiin liittyvät tehtävät (hakeminen, maksatukset, raportointi)
• Budjetointi taloushallinnon järjestelmässä
• Verkkolaskutus (sekä lähetys että vastaanotto)
• Ostolaskujen käsittely ajasta ja paikasta riippumatta
• Palkkahallintoon liittyvät tehtävät
• Matka- ja kululaskujen käsittely
• Monipuolinen, reaaliaikainen talouden raportointi
Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä:
• Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus (Liite 1),
• Hankinnan kohteen vaatimukset (Liite 2.1) tarjouslomake, (Liite 2.2 CV-lomake) palautetaan täytettyinä tarjouksen liitteenä)
• Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus, (liite 3), palautetaan
• Hintalomake (Liite 4), palautetaan
• Sopimus (Liite 5)
Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska tilaajan tarkoituksena on löytää yksi palveluntuottaja vastaamaan taloushallinnon hoitamisesta ja tarjouksen jakaminen osiin olisi hankinnan toteutumisen kannalta epätarkoituksenmukaista.
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua.
2. SOPIMUSKAUSI
Sopimuskausi on 1 vuosi ja sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 01.06.2023. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden 1 vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään 3 kuukautta ennen sopimuksen päättymistä.
3. HANKINTAMENETTELY
Hankinta ei ylitä kansallista hankintakynnystä.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).
Xxxxxxxxxx tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.
4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA
Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja osoittamalla kysymykset Pesäpuu ry:n toiminnanjohtajalle kirjallisena sähköpostilla 3.3.2023 klo 16.00 mennessä.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
5. TARJOUSTEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN
Laadi tarjous suomen kielellä sekä toimita pyydetyt selvitykset suomen kielellä. Tarjous on toimitettava Pesäpuu ry:n toiminnanjohtajalle sähköpostilla viimeistään
10.3.2023 klo 16.00 mennessä.
Tarjouksen jättäminen on lähettäjän vastuulla. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
6. TARJOUSTEN KÄSITTELY
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö
1. Lähettää tarjoukset
2. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
3. Vertailee tarjoukset
4. Valitsee parhaan tarjouksen
5. Pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset.
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi tarjoajille
7. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella
7. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILU
Tarjousten valintaperuste on kokonaisarvio laadusta ja hinnasta. Hankintayksikkö vertailee laatua ja hintaa tarjousasiakirjoista.
8. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS
Jyväskylässä 19.12.2022
Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxx
hallituksen pj tj
LIITTEET
Liite 1 Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus Liite 2.1 Hankinnan kohteen vaatimukset (palautettava) Liite 2.2 CV-lomake (palautettava)
Liite 3 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus (palautettava) Liite 4 Hintalomake (palautettava)
Liite 5 Sopimus
LIITE 1 HANKINTAYKSIKÖN JA HANKINNAN KOHTEEN YLEISKUVAUS
1. TIETOJA HANKINTAYKSIKÖSTÄ
Pesäpuu ry on 1998 perustettu yleishyödyllinen lastensuojelun kehittämisyhteisö. Toimialueena on koko Suomi. Pesäpuun visio on, että jokainen lapsi olisi lastensuojelussa turvassa, osallinen, arvokas ja rakastettu. Pesäpuulla on toimipisteet ja henkilöstöä Jyväskylässä, Tampereella ja Helsingissä.
2. HANKINNAN TAUSTA / NYKYTILAN KUVAUS
Pesäpuu ry:n taloushallinnon palvelut ovat olleet kokonaisuudessaan ulkoistetut yli 4 vuoden ajan. Pesäpuu ry:n taloushallinnon kokonaisulkoistus on sisältänyt myynti- ja ostoreskontran, kirjanpidon, tilinpäätöksen, palkanlaskennan, työajanseurannan sekä eri viranomais- rahoittajien raportoinnit. Pesäpuu ry:n taloushallinnon tositemäärät vuonna 2022:
- ostolaskuja yhteensä 912 kpl
- myyntilaskuja yhteensä 947 kpl
- matka- ja kululaskuja 450-500 kpl (arvio koronan jälkeinen aika) v. 2020 295 kpl
- palkkalaskelmia yhteensä 409 kpl
- palkansaajia yhteensä 35 kpl/kk (keskimäärin)
- muistiotositteita yhteensä 22 kpl
- käteiskassoja yhteensä 0 kpl
- pankkitilejä yhteensä 2 kpl
- kustannuspaikkoja yhteensä 20 kpl
- eri rahoittajia yhteensä 4 kpl
- palkkapäiviä yhteensä 24 kpl, kertaluonteiset palkkiot pyydettäessä
- maksatusajojen lukumäärä keskimääräisesti n. 2 kertaa/viikko
3. TAVOITETILAN KUVAUS
Pesäpuu ry:n taloushallinnon kokonaisulkoistuksen tavoitteena on saada Pesäpuulle laadukkaita ja kokonaisedullisia taloushallinnon palveluja. Kokonaisulkoistuksella tarkoitetaan sitä, että Xxxxxxxx palveluksessa ei työskentele omaa taloushallinnon työntekijää vaan kaikki taloushallinnon palvelut hankitaan valitulta palveluntuottajalta
Seuraavassa on tarkemmin kuvattu taloushallinnon prosessien sisältöjä:
3.1 KIRJANPITO
Tarjoaja vastaa kirjanpidosta, osto- ja myyntilaskutuksesta, laskujen kierrätyksestä ja tiliöinneistä, maksatuksesta sekä niiden siirtämisestä kirjanpitoon.
Tarjoaja tekee kuukausikohtaiset kirjanpidon työt valmiiksi viimeistään seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Tarjoaja toimittaa kuukausittain kustannuspaikka kohtaisen tuloslaskelman ja taseen tilaajalle seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä.
Tarjoaja suorittaa myös Xxxxxxxx kassaseurantaa ja toimittaa seuraavan kuuden kuukauden likvidiennusteen kuukauden 20. päivään mennessä.
3.2 TILINPÄÄTÖS
Tarjoaja vastaa tilintarkastuksista ja niiden valmisteluista. Tarjoaja vastaa tilinpäätöksen laatimisesta tilikautta seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä. Tilikausi on kalenterivuosi.
3.3 PALKANLASKENTA
Pesäpuu vastaa työajanseurantajärjestelmän tarjoamisesta ja Pesäpuu ry:n toimihenkilöt vastaavat työajanseurannan täyttämisestä. Tarjoaja vastaa palkkojen laskemisesta, maksatuksesta sekä palkkahallintoon liittyvien viranomaisilmoitusten tekemisestä sekä muiden palkanlaskentaan tarvittavien tietojen toimittamisesta sovittuina ajankohtina.
Viranomais- sekä vuosi-ilmoitukset tulee tehdä laissa säädetyssä ajassa.
3.4 TALOUSHALLINNON ASIANTUNTIJAPALVELUT
Tarjoaja tuottaa Pesäpuulle taloushallinnan asiantuntijapalveluita arviolta noin 25 tuntia kuukaudessa. Tuntimäärä on keskiarvo, koska kuukausittaista vaihtelua esiintyy.
Taloushallinnon asiantuntijapalvelut sisältävät talousarvion laadinnan ja talousarvioiden tarkennuksen rahoituspäätösten saapumisten jälkeen yhteistyössä Pesäpuu ry:n henkilöstön kanssa, raportoinnin rahoittajille (mm. STEA, ESR, kaupungit, valtio, säätiöt) ja muille tahoille. Palvelu sisältää myös taloushallintoon liittyvän neuvonnan sekä puhelimitse että sähköpostitse. Asiantuntijapalvelupyyntöihin vastataan kahden arkipäivän kuluessa ja tämä palvelu tulee olla keskeytyksetön koko vuoden, myös loma-aikoina.
Mahdollisista edellä kuvattuun peruspalveluun kuulumattomista lisätöistä sovitaan erikseen tilaajan kanssa etukäteen.
3.5 YHTEISTYÖ JA ROOLIT
Tarjoaja ja hankintayksikkö nimeävät henkilön ja varahenkilön vastaamaan yhteistyöstä.
LIITE 2.1 HANKINNAN KOHTEEN VAATIMUKSET
Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä
XXXXXX XXXXXXXXXXX
• Xxxx on tarjouslomake, joka on palautettava tarjouksen yhteydessä täytettynä. Tarjoajan on vastattava lomakkeen kysymyksiin.
• Joissakin kohdissa voidaan edellyttää myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista.
• Lomakkeen voi täyttää sähköisesti (tiedostona) tai käsin, mutta lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa.
Tarjoajan nimi:
PALVELULLE ASETETUT VAATIMUKSET | ||
VAATIMUS Sitoutuuko tarjoaja alla mainittuihin ehtoihin ja vaatimuksiin? Rastita jokaiselle riville ”kyllä” tai ”ei”. | Täyttyykö vaatimus? | Selvitykset |
1. Palveluntuottaja on nimennyt palvelusta vastaavan päävastuullisen henkilön. Päävastuullisella henkilöllä on vähintään liiketalouden perustutkinto. Hänellä on vähintään kolmen vuoden kokemus järjestön tai liiton STEA:n avustuksiin pohjautuvasta taloushallinnosta sekä kahden vuoden kokemus ESR-rahoitushakemuksista ja talousraportoinnista. Kokemuksen näistä tulee sijoittua viimeisten kolmen vuoden ajalle. Hänellä on myös vähintään 5 vuoden työkokemus yleisistä hankinnan kohteena olevista taloushallinnon tehtävistä. | Kyllä Ei | Henkilö on nimettävä ja hänestä on annettava tiedot CV-lomakkeella, josta käy ilmi miten hän täyttää asetetut vaatimukset. |
2. Palveluntuottaja huolehtii palvelun sijaisjärjestelyistä siten, että palvelu toteutuu keskeytyksettä läpi vuoden. | Kyllä Ei |
LIITE 2.2 CV-LOMAKE
Xxxxxxxx, palauta tämä lomake täytettynä tarjouksen mukana!
OHJEET EHDOKKAALLE:
• Tämä lomake on palautettava täytettynä. Täytä harmaat kentät.
• Tarjoajan on nimettävä yksi vastuuhenkilö.
• Nimetyillä vastuuhenkilöllä on oltava vähintään liiketalouden perustutkinto sekä vähintään 5 vuoden työkokemus hankinnan kohdetta vastaavista palveluista.
• Hänellä on vähintään kolmen vuoden kokemus järjestön tai liiton STEA:n avustuksiin pohjautuvasta taloushallinnosta sekä kahdenvuoden kokemus ESR- rahoitushakemuksista. Kokemuksen näistä tulee sijoittua viimeisten kolmen vuoden ajalle.
• Xxxxxxx vastuuhenkilön työkokemus on voinut karttua myös muiden kuin ehdokkaana olevan yrityksen palveluksessa.
• Työkokemus on kuvattava ao. taulukkoon ja siitä on ilmoitettava kaikki pyydetyt tiedot. Tilaajan tulee voida tarkistaa tiedot. Yksilöimättömiä työkokemuksia ei siksi huomioida.
Nimettävä vastuuhenkilö: | ||
Koulutus / tutkinto ja oppilaitos: | ||
Vaatimukset: | Kyllä | Ei |
Henkilöllä on vähintään 5 vuoden työkokemus hankinnan kohteena olevista taloushallinnon tehtävistä ja kokemus on eritelty tarkemmin alla olevassa taulukossa. | ||
Henkilöllä on vähintään 3 vuoden työkokemus STEA avusteisesta taloushallinnosta sekä 2 vuoden työkokemus ESR-rahoitushakemuksista. Kokemus ei ole 3 vuotta vanhempi. | ||
Työkokemus | ||
Kuvaa ao. taulukossa nimetyn henkilön työkokemusta ja osaamista. Kuvauksesta on ilmettävä seuraavat tiedot: tilaaja/työnantaja, tämän yhteyshenkilö ja puhelinnumero, sopimuskauden ajankohta sekä sopimuksen/työsuhteen pääasiallinen sisältö lyhyesti. Huomioitavana kokemuksena pidetään vain hankinnan kohteena olevaa taloushallinnon työkokemusta. Muunlaista työkokemusta ei ole tarpeen ilmoittaa. | ||
Työnantaja | Ajankohta (pp.kk.vvvv- pp.kk.vvvv) | Työn sisältö |
LIITE 3 TARJOUSTIEDOT JA TARJOAJAN SOVELTUVUUS OHJEET TARJOAJALLE
• Seuraavassa tarjoajaa pyydetään yksilöimään tarjoajan tunnistetiedot (kohta 1)
sekä ilmoittamaan tarjouksen voimassaoloon ja käsittelyyn (kohta 2) liittyviä tärkeitä tietoja sekä tilaajavastuuta koskevia tietoja
• Lisäksi tarjoaja ilmoittaa tällä lomakkeella tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät tiedot.
• Xxxxxx tulee palauttaa täytettynä tarjouksen liitteenä.
1. Tarjoajan tunnistetiedot | ||
Tarjoajan virallinen nimi (ryhmittymä: kaikkien ryhmittymän jäsenten nimet) Tarjoajan Y-tunnus suomalaisilta yrityksiltä, muilta VAT-numero tai vastaava | ||
Tarjoajan yhteystiedot (ryhmittymä: vain yksi osoite) | Postiosoite Kotipaikka | |
Xxxxxxxxxx yhteyshenkilön/- henkilöiden/muun yhteyspisteen tiedot | Nimi/muu yhteystieto Sähköpostiosoite Puhelinnumero Nimi/muu yhteystieto Sähköpostiosoite Puhelinnumero Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, josta tarjoajan tarpeen vaatiessa tavoittaa. Tarjoajan tulee huomioida, että hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi tarjoajan yllä ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen /-osoitteisiin. | |
Tarjous sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia. | Kyllä Ei | |
Tarjoajan selvitys: Jos vastasitte edelliseen kysymykseen ”kyllä”, selvittäkää alla, mitkä tarjouksen kohdat sisältävät liike- ja ammattisalaisuuksia: | |||
1.1 TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Vaatimus: Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 31.5.2023 saakka. | |||
Tarjoajan vakuutus: Tarjous on voimassa vaaditun ajan. | Kyllä Ei | ||
1.2 Muut tarjoajaan liittyvät selvitykset | |||
VASTUUVAKUUTUS Tarjoajalla on toiminnassaan kattava vastuuvakuutus. Vakuutus on voimassa koko sopimuskauden. | Täyttyykö vaatimus: Kyllä Ei | ||
2. Tekninen ja ammatillinen pätevyys | |||
REFERENSSIT Tarjoajalla on hyvä olla vähintään yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi eli aiempaa toimitusta. Xxxxxxxxxx pidetään kokemusta viimeisen kolmen vuoden ajalta STEA avusteisen järjestöpohjaisen yhdistyksen kokonaisvaltaisesta taloushallinnosta sekä kahden vuoden kokemusta ESR-hankerahoituksen taloushallinnosta. Referenssi ei saa olla kolmea (3) vuotta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Referenssistä on ilmoitettava kaikki alla vaaditut tiedot: Tarjoajan referenssihankkeen asiakas: Referenssiasiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi ja puh.): Referenssihankkeen sopimuskausi: Referenssin pääasiallinen sisältö (lyhyt kuvaus hankkeesta): | |||||
REFERENSSIN VASTAAVUUS | Kyllä | Ei | |||
Tämä referenssi sisälsi tehtävät: | 1. STEA-avusteisen järjestön taloushallintopalvelui den kokonaisuuden hoitaminen. | ||||
2. STEA- ja AUP- tarkastuksiin osallistuminen. | |||||
3. STEA- verkkoasioinnin hoitaminen (hakemukset, maksatukset ja selvitykset talouslukujen osalta) | |||||
4. ESR-hankkeiden taloushallinnon hoitaminen. | |||||
TYÖVÄLINEET, KALUSTO JA TEKNISET LAITTEET Hankinnan kohteena oleva palvelu tuotetaan tarjoajan työvälineitä ja laitteita käyttäen. Tarjoaja vakuuttaa, että sillä on hankinnan kohteen kannalta riittävät työvälineet, kalusto, tekniset laitteet ja henkilöstö käytettävissään koko sopimuskauden ajan. | Täyttyykö vaatimus: Kyllä Ei | ||||
LIITE 4 HINTALOMAKE
Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä
Tarjoajan nimi:
OHJEET TARJOAJALLE
• Hinta sisältää kaikki tarjouspyynnön liitteessä 2.1 asetetut vaatimukset sekä tarjoajan tarjouksessaan mahdollisesti tarjoaman lisälaadun.
• Kaikki hinnat on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa.
• Kussakin kohdassa saa ilmoittaa ainoastaan yhden summan, hintojen ilmoittaminen esim. vaihteluvälillä ei ole mahdollista.
• Pyydettyjen hintojen ilmoittamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Kaikkiin kohtiin on siten merkittävä hinta. Mikäli maksua ei peritä lainkaan, kohtaan on merkittävä nolla euroa.
• Hinta on kiinteä sopimuskauden, sisältäen mahdollisen optiovuoden
• Lomakkeen voi täyttää sähköisesti (tiedostona) tai käsin, mutta lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa.
TARJOTTAVA SUORITE | HINTA (euroa/yksikkö, alv 0 %) | Kerroin, jolla annettu hinta kerrotaan tarjousvertailussa |
Kuukausi; Taloushallinnon kokonaisvaltainen hoitaminen tarjouspyynnön mukaisesti | euroa/kk | 12 |
Tunti; mahdolliset peruspalveluun tai tarjouspyyntöön kuulumattomat asiantuntijapalvelut. Näistä sovitaan tarvittaessa erikseen etukäteen. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tuntimäärään. | euroa/tunti |
LIITE 5 SOPIMUSLUONNOS
SOPIMUS TALOUSHALLINNON PALVELUJEN HANKINNASTA
1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT
Tilaaja: Pesäpuu ry (jäljempänä ”Tilaaja”)
Xxxxxxxx yhteyshenkilö sopimusasioissa: toiminnanjohtaja Xxxx Xxxxxx
Palveluntuottaja: (jäljempänä ”Palveluntuottaja”) Y-tunnus:
Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa:
Molemmat jäljempänä myös ”Osapuoli tai Osapuolet”
2. MÄÄRITELMÄT
”Palvelunkuvaus” tarkoittaa pvm? lähetettyä tarjouspyynnössä kuvattua palvelua. ”Hintaliite” tarkoittaa tämän Sopimuksen mukaista hintaliitettä.
”Sopimus” tarkoittaa tätä Palvelusopimusta.
”Palvelu” tarkoittaa tässä Sopimuksessa ja Palvelunkuvauksessa yksilöityä Palvelua.
3. SOPIMUKSEN KOHDE
Sopimuksen kohteena on pvm ? lähetetyn tarjouspyynnön ja Palveluntilaajan 19.12.2022 päättämän tarjouksen mukaisen taloushallinnon palvelun (jäljempänä ”Palvelun”) hankinta. Palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön kohdassa ”Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus”.
4. ALIHANKKIJAT
Palveluntuottaja ei voi teettää palvelussa alihankintaa.
5. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU
Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön kohdassa ”Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus”.
Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Tilaajalle.
Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä.
Palvelu tuotetaan Palveluntuottajan tiloissa ja välineillä.
Mikäli Palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää Sopimus kuukauden kuluessa.
Tilaajalla on oikeus saada haltuunsa kaikki materiaali tilaajan taloushallintoon liittyen sopimuksen päättyessä.
6. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Nimetyt avainhenkilöt
Palveluntuottajan tulee käyttää palvelun tuottamisessa tarjouksessaan nimeämiään avainhenkilöitä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä ennen sopimuksen tekemistä tai kesken sopimuskauden ilman tilaajan suostumusta.
Edellä mainittu ei estä sairaudesta, perhevapaasta tai henkilön irtisanoutumisesta johtuvia palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia, mutta palveluntuottajan on todennettava tilaajalle em. itsestään riippumattomat syyt.
Tällöin palveluntuottajan tulee esittää tilalle vastaavan pätevyyden ja kokemuksen omaavaa avainhenkilöä. Uuden avainhenkilön nimeäminen edellyttää tilaajan hyväksyntää.
7. TILAAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS
Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa siihen, että Tilaaja toimittaa riittävät tiedot, mm. esittämällä kysymyksiä ja toimittamalla Tilaajalle listan tarvittavista tiedoista.
8. HINNAT
Hinta on kiinteä ensimmäisen sopimusvuoden. Mahdollinen optiovuosi käytettäessä, hinnan muutoksia arvioidaan suhteessa toiminnan volyymiin 3kk ennen sopimusvuoden päättymistä.
Palvelun hinnat sisältävät kaikki palvelun tuottamisesta Palveluntuottajalle aiheutuvat kulut, kuten henkilötyö-, kopiointi-, tulostus-, ja laitekulut sekä muut mahdolliset toimistokulut. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä sovittujen hintojen lisäksi eikä matka- tai majoituskustannuksia. Mikäli Tilaaja poikkeuksellisesti korvaa matkakuluja, noudatetaan valtion matkustussääntöä. Matkakulujen korvaamisesta on aina sovittava Xxxxxxxx kanssa ennen matkaa kirjallisesti.
Sopimuksen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa.
9. MAKSUEHDOT
Palvelut laskutetaan tehdyn työn mukaisesti kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaan. Maksuehto on 21 pv netto. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan selvityksen tehdyistä töistä laskutuksen perusteeksi (laskuerittely).
Maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Xxxxxxx on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksenmukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua.
Palvelun hyväksymiskriteerit on määritelty tarjouspyynnön kohdassa ”Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus”.
Palvelua koskevat raportit, dokumentaatio ja laskuerittelyt tulee toimittaa Tilaajalle, siten kuin tarjouspyynnön kohdassa ”Hankintayksikön ja hankinnan kohteen
yleiskuvaus” on määritelty. Sopimuksenmukainen raportointi on edellytys laskujen maksamiselle.
Mikäli Palvelussa on sovittu kokonaishinta, hintaa ei saa ylittää ilman Xxxxxxxx kirjallista suostumusta.
10. VAKUUTUKSET
Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.
11. VAHINGONKORVAUS
Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero eli kateoston korvaus.
Välillistä vahinkoa on vahinko, joka johtuu tuotannon tai liikevaihdon vähentymisestä tai keskeytymisestä, muu vahinko, joka johtuu siitä, ettei tavaraa voida käyttää tarkoitetulla tavalla, voitto, joka on jäänyt saamatta sen vuoksi, että sopimus sivullisen kanssa on rauennut tai jäänyt täyttämättä oikein, vahinko, joka johtuu muun omaisuuden kuin myydyn tavaran vahingoittumisesta sekä muu samankaltainen, vaikeasti ennakoitava vahinko.
Jos Tilaajalle määrätään tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisia seuraamusmaksuja, koska Palveluntuottaja on laiminlyönyt tilaajavastuulain noudattamisen tässä sopimussuhteessa, Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan seuraamusmaksut ja muut laiminlyönnin johdosta Tilaajalle aiheutuneet kulut täysimääräisinä.
12. SOPIMUSKAUSI
Tämä Sopimus tulee voimaan 1.6.2023.
Tämä Sopimus on voimassa määräaikaisena 12 kuukautta ja päättyy ilman eri irtisanomista 31.5.2024.
Perussopimuskauden jälkeen Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta 1 optiovuoden ajan. Tilaaja ilmoittaa Palveluntuottajalle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen optiovuoden alkua, aikooko Tilaaja ottaa optiovuodet käyttöön.
13. SALASSAPITO
Salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin.
14. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN
Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajaa rasittaa hankintalain (1397/2016) 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste. Tilaajalla on lisäksi oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajaa rasittaa hankintalain (1397/2016) 81
§:ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, vaikka edellä mainitut perusteet olisivat syntyneet vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen.
Tilaajalla on oikeus irtisanoa Sopimus, mikäli 1) Tilaajan toiminta päättyy, 2) Palvelu käy tarpeettomaksi.
Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan sijoittautumismaansa toimivaltaisen viranomaisen antaman rikosrekisteriotteen Tilaajalle heti, kun ote on viranomaisilta saatavissa. Mikäli palvelutuottaja ei toimita rikosrekisteriotetta, Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus.
15. SOPIMUSMUUTOKSET
Sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on Tilaajan ja Palveluntuottajan organisaatiossa allekirjoitusoikeus.
Sopimuksen yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta.
16. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS
Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä (pienempinumeroinen on ensisijainen):
1. Sopimus
2. Tarjouspyyntö
3. Hinnat
17. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET
Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle.
TILAAJA PALVELUNTUOTTAJA
Kaupungissa pp.kk.vvvv Kaupungissa pp.kk.vvvv
Nimi Nimi
Asema/Xxxxxx Xxxxx/Nimike