TAPAHTUMAYHTEISTYÖSOPIMUS / Helsinki Pride 2020

TAPAHTUMAYHTEISTYÖSOPIMUS / Helsinki Pride 2020

1. JOHDANTO

1.1. Sopijapuolet

Helsingin kaupunki (jäljempänä ”Kaupunki”)

Y-tunnus: 0201256-6 Kaupunginkanslia, Viestintäosasto 00099 HELSINGIN KAUPUNKI

yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxxxx

Helsinki Pride -yhteisö ry (jäljempänä ”Yhteistyökumppani”)

Helsinki Pride -yhteisö ry Tallberginkatu 1 C pl 168 Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxx

Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja antaa sopijapuolille tietoja sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle.

1.2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Tällä sopimuksella sovitaan yhteistyöstä 2020 Helsinki Pride -viikon 22.–28.6.2020 (jäljempänä ”Tapahtuma” tai ”Helsinki Pride”) järjestämiseksi ja siihen liittyvistä vastuista ja velvoitteista.

Helsingin kaupunki solmii Yhteistyökumppanin kanssa tapahtumayhteistyö-sopimuksen koskien Tapahtumaa. Tällä sopimuksella mahdollistetaan osaltaan tapahtuman toteuttaminen Helsingissä. Sopimus ei koske Helsinki Pride -yhteisön sosiaali- ja nuorisotyötä eikä Nuorten Pride -tapahtumaa.

Helsingin kaupungin vuosien 2017–2021 ”Maailman toimivin kaupunki” – kaupunkistrategian mukaisesti Helsinki on kansainvälinen, elävä ja kiehtova tapahtumien Helsinki. Helsinki on monipuolinen ja kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki. Kaupunkistrategian mukaan kaupungin toimivuus rakentuu tasa- arvolle ja yhdenvertaisuudelle.

Yhteistyön tavoitteena on lisätä yhteisöllisyyttä, osallisuutta ja näkyvyyttä kaupungissa sekä lisätä kaupunkilaisten tietoa yhdenvertaisuudesta, tasa-arvosta ja ihmisoikeuksista. Lisäksi tavoitteena on kasvattaa Helsingin positiivista tunnettuutta ja työnantajamielikuvaa.

1.3. Sopimusasiakirjat ja niiden etusijajärjestys

Sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja sen liitteistä. Sopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet:

1. Tapahtumasuunnitelma

2. Yhteistyötoimenpiteet

Yllämainitut sopimusasiakirjat ja niiden sisältämät ehdot täydentävät toisiaan.

Mikäli asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaisia, noudatetaan kysymyksessä olevan seikan osalta ensisijaisesti tätä sopimusasiakirjaa.

1.4. Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Tämä sopimus on voimassa siihen saakka, kunnes molemmat sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteensa.

2. SOPIMUKSEN KOHDE

2.1. Tapahtuman kuvaus

Helsinki Pride -viikko on Yhteistyökumppanin vuosittain järjestämä ihmisoikeustapahtuma. Tapahtuma kestää kokonaisuudessaan viikon. Vuonna 2020 tapahtuma järjestetään 22.–

28.6. Ohjelmassa on viikon aikana muun muassa näyttelyitä, keskustelutilaisuuksia, vertaisryhmätapaamisia. Viikko huipentuu lauantain Pride-kulkueeseen, joka kulkee läpi Helsingin keskustan alkaen Senaatintorilta ja päättyen Kaivopuistoon, jossa vietetään puistojuhlaa. Pride-kulkue ja puistojuhla ovat kävijöilleen maksuttomia.

Helsinki Priden tarkoitus on muistuttaa yhtäläisten oikeuksien kuuluvan kaikille seksuaalisesta suuntautumisesta tai sukupuolesta riippumatta. Helsinki Pride on Suomen

suurin seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjen tapahtuma, vuonna 2019 kulkueeseen osallistui noin 100 000 ihmistä.

2.2. Sopijapuolten yleiset velvoitteet

Sopijapuolet noudattavat toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Sopijapuolet pyrkivät mahdollisuuksien mukaan toimillaan myötävaikuttamaan myös toiselle sopijapuolelle kuuluvien tehtävien toteutukseen. Tämä ei kuitenkaan muuta sopimuksessa määriteltyjä sopijapuolten velvoitteita.

Sopijapuolet vastaavat siitä, että niiden vastuulla olevat tehtävät suoritetaan asiantuntevasti, huolellisesti ja ilman aiheetonta viivästystä.

Sopijapuolen tulee antaa toiselle sopijapuolelle oikea-aikaisesti riittävät tiedot tapahtuman toteuttamiseen vaikuttavista seikoista ja ilmoittaa niiden olennaisista muutoksista.

2.3. Tapahtuman järjestäminen

Yhteistyökumppani vastaa Tapahtuman järjestämisestä ja siihen liittyvistä velvoitteista siltä osin kuin niitä ei ole määritelty tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä Kaupungin vastuulle.

Tapahtuman järjestämiseen liittyvät Kaupungin velvoitteet on kuvattu liitteessä (2) yhteistyötoimenpiteet.

2.4. Vakuutukset

Yhteistyökumppani on vastuussa Tapahtumaan osallistuvien turvallisuudesta. Yhteistyökumppani on velvollinen ottamaan Tapahtuman järjestämistä koskevan ja siihen liittyviin riskeihin nähden riittävän vastuuvakuutuksen.

2.5. Luvat ja suostumukset

Yhteistyökumppani vastaa Tapahtuman järjestämiseen liittyvien lupien, ilmoitusten ja suostumusten hankkimisesta.

2.6. Loppuraportti

Yhteistyökumppani toimittaa Tapahtuman loppuraportin sisältäen talousraportin Kaupungille kahden kuukauden kuluessa Tapahtuman päättymisestä.

2.7. Kaupungin saamat vastikkeet

2.7.1. Näkyvyys ja muut vastikkeet

1) Oikeus omaan kumppanuuskategoriaan & erikoissisältöön

2) Pääsy Helsinki Pride Communityyn ja oikeus toimia ryhmän jäsenenä.

3) Mahdollisuus tuottaa oma ohjelmasisältö osaksi virallista Helsinki Pride -ohjelmaa. Ohjelmasisältö koskee yhtä yhdessä sovittua tapahtumaa.

4) Oikeus osallistua Helsinki Pride kulkueeseen omalla rekalla.

5) Yksi Pride-koulutus kumppanin henkilökunnalle.

6) Oikeus osallistua puistojuhlaan omalla edustuspaikalla.

7) Oikeus näkyä niissä Helsinki Pride -kampanjaelementeissä, joiden tarkoituksena on tuoda esille tapahtuman mahdollistavia kumppaneita. Kampanjoiden sisältö ja laajuus selviää keväällä 2020. Helsinki Pride ei voi luvata tiettyä mediaa tai tasoa kampanjalle, koska sen sisältö ja toteutus riippuu mediatoimijoiden lähtemisestä mukaan kampanjaan.

8) Oikeus käyttää Helsinki Pride Main Partner -kumppanistatusta sekä tästä kertovia tunnuksia . Kaupungilla on oikeus viestiä toimivansa yhtenä Helsinki Priden -viikon virallisena pääyhteistyökumppanina. Viestinässä ei saa antaa vaikutelmaa, että kaupunki olisi Helsinki Pride -viikon järjestäjä. On toivottavaa tuoda viestinnässä näkyväksi Helsinki Pride -yhteisön rooli tapahtuman järjestäjänä. Viestintäkanavien ja viestinnän volyymin osalta tehdään erillinen suunnitelma, joka tulee hyväksyttää Yhteistyökumppanilla.

9) Oikeus saada Helsinki Pride -items kumppanimateriaaleja Main Partner -tason edellyttämä määrä (määritetään myöhemmin).

10) Näkyvyys Helsinki Pride Mediassa (Helsinki Pride Facebook ja Instagram, xxx.xxxxx.xx, puistojuhlan Pride kirjaimet tai seinäke). Kaupunki toimittaa omat tunnuksensa riittävissä ajoin ja riittävässä laajuudessa Yhteistyökumppanille näkyvyyden mahdollistamiseksi.

2.7.2. Oheistapahtumat

Yhteistyökumppani kutsuu Kaupungin edustajat mahdollisiin Yhteistyökumppanin järjestämiin Tapahtuman VIP-tilaisuuksiin, tiedotustilaisuuksiin, yhteistyöyritysten ja sidosryhmien tilaisuuksiin ja muihin oheistapahtumiin, joihin muutkin pääyhteistyökumppanit kutsutaan. Kaupungilla on oikeus edustaa itseään pääyhteistyökumppanina Helsinki Pride -viikon virallisten kumppaneiden ohjelmasisällöissä, joihin kaupunki on kutsuttu.

2.8. Sopijapuolten taloudelliset vastuut ja maksuehdot

Sopijapuolet vastaavat omien velvoitteidensa täyttämiseen liittyvistä kustannuksista siltä osin kuin tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä ei ole toisin todettu.

Kaupungin osuus tapahtuman tuotantoon liittyvistä kustannuksista on 80 000 euroa (LIITE 2) ja Kaupungin käytössä olevien Clear Channelin -mainospintojen käytön osalta 24 000 euroa. Kaupunki maksaa osuutensa Yhteistyökumppanin tuotannon alihankkijoille heidän lähettämiä tarjouksia ja hyväksyttyjä laskuja vastaan. Summia ei makseta tapahtumalle.

Kaupunki vastaa liitteessä 2 eritellyistä vastikkeista ja yhteistyötoimenpiteistä.

Tämän kohdan summat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäveroon sovelletaan voimassa olevan arvonlisäverolain säännöksiä.

2.9. Muu yhteistyö

Toteutetaan kävijätutkimus yhdessä yhteistyökumppanin kanssa 2020 tapahtumassa. Helsinki vastaa tutkimuksen kustannuksista (5 000 euroa). Selvyyden vuoksi todetaan, että kävijätutkimuksesta aiheutuvat kustannukset eivät sisälly kohdassa 2.8 määritettyihin Kaupungin osuuksiin kustannuksista. Tämän kohdan summat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäveroon sovelletaan voimassa olevan arvonlisäverolain säännöksiä.

2.10. Tapahtuman vastuullisuus

Kaupunki on sitoutunut kaikessa toiminnassaan vastuullisuuteen, ja myös tapahtumayhteistyössä vastuullisuus on keskiössä. Sopijapuolet varmistavat että tapahtuman suunnittelussa ja yhteistyötoimenpiteissä otetaan huomioon sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen vastuullisuus.

3. MUUT EHDOT

3.1. Tietosuoja

Sopijapuolet eivät luovuta toisilleen henkilötietoja. Mikäli henkilötietojen luovutuksia tapahtuu, sovitaan niiden käsittelystä erikseen Kaupungin tietosuojaliitettä käyttäen.

Mikäli Tapahtuman järjestämisen yhteydessä Yhteistyökumppani kerää ja käsittelee henkilötietoja, toimii se rekisterinpitäjänä ja noudattaa tietosuoja-asetusta sekä muuta voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

3.2. Salassapito

Sopijapuolet huolehtivat kukin omalta osaltaan, että hanketta toteutettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli, kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Sopijapuoli vastaa siitä, että sen käyttämä alihankkija noudattaa näitä salassapitoa koskevia määräyksiä.

Tämän kohdan mukaiset määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

3.3. Ylivoimainen este

Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.

Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta sopimukseen.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta tai jos Tapahtuman järjestäminen ei ole ylivoimaisen esteen vuoksi enää mahdollista.

3.4. Vahingonkorvausvelvollisuus

Sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta.

Sopijapuolet eivät vastaa välillisistä vahingoista. Tätä rajoitusta ei sovelleta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia. Tällöin vahinkoa kärsineellä sopijapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta.

Sopijapuolet vastaavat kolmannelle osapuolelle aiheuttamastaan vahingosta siinä suhteessa kuin vahingon voidaan katsoa aiheutuneen niiden toiminnasta tai laiminlyönnistä, eikä kyseiseen vastuuseen sovelleta tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä todettuja vastuunrajoituksia.

3.5. Sopimuksen purkaminen

Sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan, tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Mikäli sopimusrikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, mikäli sopimusrikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut sopimusrikkomustaan 30 päivän kuluessa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta ja aikomuksestaan purkaa sopimus.

Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan aina sellainen toiminta tai viestintä, joka on objektiivisesti arvioiden vastoin yleisiä hyviä tapoja tai lainsäädäntöä tai aiheuttaa olennaista haittaa toisen osapuolen julkisuuskuvalle.

Milloin sopimus puretaan Kaupungista johtuvasta syystä, Kaupunki sitoutuu sopimuksen purkautuessa ilman aiheetonta viivytystä poistamaan Yhteistyökumppanin nimen, logon ja muut mahdolliset Yhteistyökumppanin tunnukset materiaaleistaan, viestintäkanavistaan ja verkkosivuiltaan sekä muista julkaisuista ja yhteyksistä, joissa Yhteistyökumppanin nimeä, logoa tai muuta tunnusta on käytetty.

Sopimuksen päättymisen jälkeen Kaupungilla ei ole oikeutta käyttää Yhteistyökumppanin logoja tai tunnuksia uusissa viestintä- ja markkinointijulkaisuissa tai muissa materiaaleissa. Selvyyden vuoksi todetaan, että ennen sopimuksen päättymistä tehdyt julkaisut voivat säilyä julkisina myös tämän sopimuksen päättymisen jälkeen.

3.6. Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen

Sopimuksen muuttaminen on mahdollista vain sopijapuolten yhteisesti ja kirjallisesti niin sopiessa.

Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta.

3.7. Erimielisyydet ja sovellettava laki

Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotelluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ei kuitenkaan kansainvälistä lainvalintaa koskevia säännöksiä.

3.8. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Tämä sopimus on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle.

Päiväys: Päiväys:

Helsingin kaupunki Yhteistyökumppani

Nimi Nimi

Asema/Xxxxxx Xxxxx/Nimike