VIKING MALT OY:N SOPIMUSVILJELIJÖITÄ KOSKEVAN REKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

VIKING MALT OY:N SOPIMUSVILJELIJÖITÄ KOSKEVAN REKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

21.2.2019

1. Rekisterinpitäjä

Viking Malt Oy (0802004-9), Viljan hankinta -osasto, Xxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxx

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa

Xxxxx Xxxxxx, Purchasing Manager, sanna.kivela(at)xxxxxxxxxx.xxx Xxxxxx Xxxxxxx, Purchasing Assistant, riitta.forsell(at)xxxxxxxxxx.xxx

3. Rekisterin nimi

Viking Malt Oy:n sopimusviljelijärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu Viking Malt Oy:n ja sopimusviljelijän väliseen sopimukseen sekä Viking Malt Oy:n oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on viljan hankinnan hoitaminen.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä

Rekisteri sisältää sopimusviljelijöistä seuraavia tietoja:

• Nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

• Pankkitili

• Satovuosittaiset viljelysopimukset, hinta kiinnitykset

• analyysitulokset, sovitut toimitusajat, toimitetut kilot

• tila-auditoinnin tiedot.

6. Tietolähteet

Rekisteri koostuu viljelijän itsensä ilmoittamista sopimusviljelijätiedoista sopimusta solmittaessa sekä sopimuksen aikana kerätyistä tiedoista. Viljelysopimus on pääsääntöisesti voimassa yhden satovuoden (1.9. – 31.8.) kerrallaan.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Viking Malt Oy ei luovuta sopimusviljelijöidensä tietoja edelleen. Yhteisesti viljelijän kanssa sopien, Viking Malt Oy voi luovuttaa viljelijän yhteystiedot edelleen pankille rahoitussopimuksen tekoa varten. Viljelijän luvalla tila-auditoinnin tiedot voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle Suomessa.

Viking Malt Oy käyttää sopimusviljelijöiden tietojen ylläpitoon ja viestintään ulkopuolisen palvelutarjoajan ylläpitämää sähköistä palvelua. Palveluntarjoaja käsittelee sopimusviljelijöiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun toteuttamiseksi.

Viking Malt Oy ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Viking Malt luovuttaa keskiarvotietoja vastaanotetuista kiloista, laadusta sekä tilityshinnoista viranomaisille tarkastus- ja tilastointitarkoituksiin ilman tunnistetietoja.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään yrityksen tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa.

Sopimuskauden päättyessä Viking Malt Oy poistaa viljelijän pyynnöstä viljelijän yhteystiedot yhteydenpitoon käytettävästä rekisteristä. Kirjanpitolain alaiset sopimuksiin ja ostoon liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa 2 kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

o Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

o Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

o Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, siinä EU- jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja- asetusta.