Sopimus Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen
Sopimus Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen
talous-, palkka, ICT- ja käännöspalveluiden käyttöönotosta 17.3.2022
Sisällys
1 Yhteyshenkilöt 2
2 Sopimuksen tausta ja tarve 2
3 Palveluntuottajan esittely 3
4 Käyttöönottoprojektin tavoitteet ja vastuut 4
5 Sopimukseen sovellettavat yleiset ehdot 5
6 Vahingonkorvauksen enimmäismäärä 5
7 Kustannukset ja laskutus 5
8 Maksuehto 7
9 Sopimuksen voimassaolo 7
10 Sopimuskappaleet 8
11 Liitteet 8
1 Yhteyshenkilöt
Tämän sopimuksen yhteyshenkilöt ovat (maaliskuussa 2022):
HPK Palvelut Oy:n (myöhemmin Toimittaja) toimitusjohtaja Xxxxxxx Xxxxxx 0405570178, xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xx
sekä
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen (myöhemmin Asiakas) valmistelutoimielimen jäsenet Xxxxx Xxxxxxxx, ICT-jaoston puheenjohtaja
xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx, 0440555201
Xxxxx Xxxxxxxx, talous-, hallinto- ja tukipalvelut jaoston varapuheenjohtaja xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx, 0442641750
Xxxx Xxxxxxx, HR-jaoston puheenjohtaja xxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx, 0401856073
Yhdessä Toimittajasta ja Asiakkaista käytetään nimitystä Osapuolet.
2 Sopimuksen tausta ja tarve
Tämä sopimus koskee Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen talous-, palkka, ICT- ja käännöspalveluiden käyttöönottoa. Hankinnan tarve liittyy sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuun siirtymiseen hyvinvointialueille1. Kyse on palveluiden käyttöönottoa koskevasta sopimuksesta, johon on viitattu HPK Palvelut Oy:n osakassopimuksen kohdassa 5. (Palveluiden hinnoittelu ja palvelusopimus).
Tässä sopimuksessa sovitaan osaprojektin jatkumisesta, joka on alkanut Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen johdolla ja jossa Porvoon kaupunki on ns. hankkeen osatoteuttaja. Projektista on laadittu projektisuunnitelma, jota on työstetty Osapuolten kesken sekä ulkopuolista konsulttiapua käyttäen. Mikäli projektisuunnitelmaa muutetaan vuoden 2022 aikana, voi myös tekemisen määrä ja luonne muuttua.
Tämä sopimus mahdollistaa myös muun asiantuntijapalvelun hankinnan liitteen 3 mukaisilla asiantuntijahinnoilla. Mahdollisista muista asiantuntijapalvelusta sovitaan erikseen Toimittajan ja Asiakkaan välissä neuvotteluissa.
Tällä sopimuksella sovitaan palveluiden käyttöönottoprojektista Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue tulee olemaan HPK Palvelut Oy:n omistaja ja tekee hankinnan ilman hankintalain mukaista kilpailutusta.
1 Ks. esim. xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx
Kevään 2022 aikana Osapuolet tekevät sopimuksen jatkuvasta palvelusta, joka koskee palvelua sen jälkeen, kun toimitusprojekti on valmistunut tai viimeistään vuodesta 2023 alkaen. Jatkuvien palveluiden palvelusopimuksessa on mm. seuraavat liitteet:
- Palvelukuvaukset
- Hinnasto
- Vastuunjakotaulukot palveluittain (ns. raci-taulukko)
- Toimitusajat
- Tietojenkäsittelysopimus
Tämä sopimus koskee palveluiden ns. käyttöönottoa eli toimitusprojektia, jolla rakennetaan Itä- Uudenmaan hyvinvointialueen palvelut palkanmaksua, taloushallintoa ja ICT:tä koskien.
3 Palveluntuottajan esittely
Itä-Uudellemaalle on perustettu inhouse -muotoinen osakeyhtiö HPK Palvelut Oy, jonka tuottaa talous-, palkka-, ICT- ja käännöspalveluita omistaja-asiakkailleen. Yhtiön perustamista on valmisteltu Porvoon kaupungin ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen toimesta loppuvuonna 20212. Porvoon kaupunki on perustanut yhtiön ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on tehnyt päätöksen hankkia em. palvelut yhtiöltä. Vuoden 2022 alussa hyvinvointialue käsittelee vielä yhtiön omistajuuteen liittyvät asiat. Tämän jälkeen yhtiön omistajia ovat Porvoon kaupunki sekä Itä- Uudenmaan hyvinvointialue. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen aluevaltuusto osaltaan käsittelee keväällä 2022 palveluiden hankintaa yhtiöltä.
HPK Palvelut Oy rekrytoi tarvittavan henkilöstön sen lisäksi, että henkilöstöä siirtyy liikkeenluovutuksessa yhtiöön. Osapuolilla on oikeus käyttää alihankkijoita kuitenkin huomioiden, että Osapuolet vastaavat alihankkijoiden toimista kuin omistaan. Toimittajan tulee ennen alihankkijan käyttämistä kirjallisesti ilmoittaa Asiakkaalle käyttämänsä alihankkijat ja heidän rooli palvelun tuottamisessa.
2 xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-0000000
4 Käyttöönottoprojektin tavoitteet ja vastuut
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen käyttöönottoprojektia on suunniteltu loppuvuoden 2021 aikana ja projektisuunnitelmaa päivitetään projektin aikana tarpeen mukaan. Projektin toteutusvastuussa on HPK Palvelut Oy ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue asiakkaana ottaa kantaa etenemiseen ja Osapuolet yhdessä tekevät valintoja projektin eri vaiheissa.
Käyttöönottoprojektin tarkoituksena on saavuttaa seuraavat ylätason tavoitteet:
Palvelu- kokonaisuus | Keskeiset tavoitteet | Aikataulu- tavoite |
Talous | Hyvinvointialueella on oma talousjärjestelmä käyttöönotettuna ja yhtiö tuottaa asiakkaalleen kirjanpidon, reskontran, maksuliikenteen, perinnän sekä muut erikseen sovittavat taloushallinnon palvelut. Hyvinvointialue budjetointiin tarkoitettu järjestelmä on käytössä syksyllä 2022. | 1.1.2023 mennessä Elokuu 2022 |
Palkat | Hyvinvointialueen palkanmaksua varten on käyttöönotettu järjestelmä, jolla yhtiö laskee HVAn palkat. HVAlla on HR-järjestelmä, jota HVAn työntekijät ja esimiehet käyttävät arjen työssään. HVAn luottamushenkilöpalkkiot maksetaan uudesta järjestelmästä lokakuusta 2022 alkaen3. | 1.1.2023 mennessä Lokakuu 2022 |
ICT | Tavoitteena on ottaa käyttöön hyvinvointialueen tarvitsema välttämätön ICT-infrastruktuuri ja siirtää käyttäjät kuntien ympäristöstä hyvinvointialueen ympäristöön niin, että HPK Palvelut Oy pystyy jatkamaan palveluiden tuottamista jatkuvan palvelun sopimuksen mukaisesti 2023 alkaen. Välttämättömiin ICT- toteutuksiin kuuluu mm. tietoliikenne, viestintäratkaisut, toimisto- ohjelmistot ja käyttäjähallinta ja asiakaspalvelu, joiden käyttöönotosta HPK Palvelut Oy on vastuussa. | 1.1.2023 mennessä |
Käännös | Käännöspalvelut eivät vaadi erillistä toimitusprojektia. Käännöspalveluita voidaan tuottaa hyvinvointialueelle heti kun yhtiö aloittanut toimintansa. Käytössä on sähköinen asiointi, jota kautta käännöstilaukset tehdään. Vasteajoista sovitaan palvelusopimuksen SLAta koskevalla liitteellä. |
Käyttöönottoprojektista on laadittu ICT-palveluita koskeva projektisuunnitelma4, joka sisältää tehtävät, jotta edellä mainitut tavoitteet saavutetaan. Lisäksi yhtiö tekee erikseen sopimukset järjestelmätoimittajien kanssa mm. palkka- ja talousjärjestelmien käyttöön ottamiseksi.
3 Monissa kunnissa luottamusmiesten palkkiot menevät maksuun 2-4 kertaa vuodessa. Tässä tilanteessa tavoitettavaa on, että palkkion maksua voidaan odottaa niin pitkään, että luottamusmiespalkkiot voidaan maksaa suoraan uudesta järjestelmästä, jotta niitä ei tarvitse laittaa maksuun manuaalisesti HVAn tililtä. 4 Työstetty ulkopuolisen konsultin kanssa ja tallennettu IUHVA Teams kanavaan ICT
Edellä mainittujen palveluiden lisäksi Asiakas ja Toimittaja voivat neuvotella muista tuotettavista palveluista sekä niiden hinnoittelusta. Tällaisia tunnistettuja palveluita on lueteltu liitteessä 5.
Osapuolten yhteinen näkemys on, että projektin alkuvaiheessa määritellään keskeiset tavoitteet, joiden toteutumiseen keskitytään. Samaan aikaan Toimittaja ja Asiakas käyvät keskusteluja ja neuvottelevat etenemisestä sekä toteutettavasta työstä. Osapuolet sitoutuvat siihen, että he pyrkivät osaltaan edesauttamaan projektin etenemistä ja sellaisten ratkaisujen löytymistä, jotka ovat hyödyksi sekä Asiakkaan että Toimittajan toiminnassa. Edellä mainittuun kuuluu myös, että palvelua voidaan räätälöidä Asiakkaan tarpeisiin ja että käyttöönotettavien järjestelmien toiminnallisuudet voidaan sopia huomioiden mm. Asiakkaan toiveet ja järjestelmätoimittajien rajoitukset.
Palvelun laatua seurataan Osapuolten välisissä säännöllisissä palavereissa sekä yhtiön neuvottelukunnissa.
5 Sopimukseen sovellettavat yleiset ehdot
Sopimukseen sovelletaan yleisinä ehtoina JYSE 2014 Palvelut -ehtoja (päivitetty, huhtikuu 2017), ellei tässä sopimuksessa taikka sen liitteissä olla toisin sovittu. Tähän sopimukseen ei kuitenkaan sovelleta seuravia JYSE 2014 Palvelut ehtoja:
- Luku 9: Hinta ja hinnan muuttaminen
- Luku 12: Viivästyminen
- Luku 16 Vahingonkorvaus
6 Vahingonkorvauksen enimmäismäärä
Kumpaakin Osapuolen toimintaa koskevan virheellisyyden, viivästyksen taikka muun toiminnan aiheuttaman vastuun enimmäisraja kaikkine korvauksineen (sisältäen mahdollisen hinnanalennuksen, viivästyksen, virheen taikka muun toiminnan aiheuttaman vahingon) on 10.000 euroa.
7 Kustannukset ja laskutus
Projektin laskutus voidaan aloittaa, kun yhtiö on rekisteröity ja alkuvaiheen omistajuusjärjestelyt toteutettu.
Projektin laskutusmalli pohjautuu karkeasti jaettuna kolmeen tekijään:
a. Projektiin keskeisesti sidottujen työntekijöiden henkilötyökustannukset (ks. liite 1)
b. Projektiin sidottujen muiden työntekijöiden työaikakirjanpitoon perustuva laskutus toteuman mukaan
c. Järjestelmäkustannukset toimittajien kanssa tehtyihin sopimuksiin pohjautuen ja maksuposteihin pohjautuen
Liitteellä 2 on sovittu vuoden 2022 laskutus, joka laskutetaan kuukausittain etukäteen. Kyse on alkuvuonna 2022 Asiakkaan ja Xxxxxxxxxxx kanssa tehdystä parhaasta arviosta toteutuvista kustannuksista.
Liitteen 2 kohta 1 ”HPK Palvelut Oy:n henkilöstökustannukset” koskee projektiin sidottujen henkilöiden kustannuksia. Henkilöt seuraavat työaikaa tuntiseurannalla. Kustannuksia ja työpanosta seurataan asiakkaan kanssa kuukausittain. Liitteessä 2 esitetyt henkilöstökustannukset ovat vähimmäiskustannukset. On todennäköistä, että henkilöstöpanosta tarvitaan enemmän kuin
liitteessä 2 arvioidut ja niistä sovitaan asiakkaan kanssa etukäteen ja laskutetaan toteuman mukaan. Esimerkiksi käännöstyötä ei ole arvioitu tässä vaiheessa.
Selvyyden vuoksi todetaan, että projektiin sidottujen muiden (muut kuin liitteessä 1 mainitut roolit) työntekijöiden laskutus tehdään työaikakirjanpitoon perustuva toteuman mukaan jälkikäteen (katso edellä kohta b).
Liitteen 2 kohdat 2 ”Talousjärjestelmä ja projektityö” ja 3 ”Palkkajärjestelmä ja projektityö” ovat kokonaisuudessaan Asiakkaan kanssa läpikäytyjä kolmannen osapuolen (CGI Oy) tarjouksiin pohjautuvia kustannuksia ja Asiakkaan hyväksymiä tarjouksia. Arvio on, että CGIn kustannukset toteutuvat täysimääräisesti, mutta niitä seurataan projektin ohjausryhmässä, jossa on myös Asiakkaan edustus. Tämän lisäksi Toimittaja seuraa kolmannen osapuolen työtä, tuntiseurantaa ja kustannuksia parhaalla mahdollisella tavalla ja kaikilla käytössään olevilla keinoilla pyrkiäkseen minimoimaan kustannukset ja saavuttamaan parhaimman mahdollisen lopputuloksen projekteissa. On kuitenkin mahdollista, että kolmansien osapuolien kustannukset ylittävät tässä esitetyt kustannukset, koska Suomessa on tällä hetkellä useita samanaikaisia hyvinvointialueiden talous- ja palkkajärjestelmien käyttöönottoja, jonka vuoksi järjestelmätoimittajilla voi tulla HPK Palvelut Oy:stä riippumattomia kustannusten ylityksiä.
Liitteen 2 kohdan 4 ” Toimialariippumattomat ICT järjestelmäkustannukset (ICT-infra ja perustietotekniikka)” kustannukset on käyty läpi tarkalla tasolla Asiakkaan kanssa 8.2.2022. Jokainen kohdassa 4 esitetty hankinta käydään asiakkaan kanssa läpi ennen kuin Toimittaja tilaa työn kolmannelta osapuolelta. Laskutus joudutaan kuitenkin tekemään kuukausittain etukäteen, jotta yhtiöllä on maksuvalmius siinä vaiheessa kun kolmansien osapuolien laskutus tapahtuu.
Osakassopimuksen mukaan yhtiön on määritelty toimivan keskeisesti tulorahoituksella, kun taas yhtiön alkupääoma on tarkoitettu yhtiön toiminnan liikkeellelähtöön5.
Kaikkia liitteessä 2 mainittuja kustannuksia seurataan Asiakkaan kanssa kuukausittain sekä neuvotellaan yhdessä yhteinen tavoite huomioiden tarvittavista ratkaisuista. Näihin kuuluu myös tilanne, jossa kolmansien osapuolien kustannukset nousisivat. Tämän toimitussopimuksen tavoitteena on varmistaa se, että HPK Palvelut Oy pystyy toimittamaan tavoitellut tukipalvelut mahdollisimman kustannustehokasti ja Asiakkaan toimintaa tukevalla tavalla. Selvyyden vuoksi todetaan myös, että toimitusprojekti on kokoluokaltaan sellainen, että sen toteutumista seurataan todennäköisesti myös HPK Palvelut Oy:n toimielimissä joko hallituksessa tai neuvottelukunnissa.
Kyseessä on siinä mielessä yhdessä tehtävästä projektista, että mikäli yhtiö ei pysty laskuttamaan toteutuneita kustannuksia Asiakkaalta, joutuu yhtiö maksuongelmiin. Tämä tulisi käsiteltäväksi yhtiön omistajien kesken, jotka ovat Itä-Uudenmaan hyvinvointialue ja Porvoon kaupunki.
Selvyyden vuoksi todettakoon, että HPK Palvelut Oy:llä ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on kaiket edellytykset onnistua välttämättömien toimintojen valmistumisessa ajallaan. Tämä vaatii molemmilta osapuolilta sitoutumista, resurssointia ja hyvää tahtoa.
Mikäli järjestelmätoimittajan tai alihankkijan laskutus on ennakoitua pienempää, tehdään palautusta sen jälkeen kun tiedetään projektin lopullinen kustannus; kuitenkin viimeistään vuoden 2022 loppuun mennessä.
HPK Palvelut Oy tekee tarvittavat osakemerkinnät koska hankintoja tullaan tekemään nykyisiltä valtakunnallisilta inhouse yrityksiltä kuten Kuntien Tiera Oy ja Sarastia Oy. Xxxxxxxxx kanssa osakemerkintä tehdään, jotta Toimittaja pystyy hankkimaan esim. tarvittavan 24/7 konesali kapasiteetin ja ylläpidon, jota se ei mahdollisesti itse tuota. Sarastia Oy:n osakemerkintä tulee tehtäväksi, jotta Toimittaja voi tarjota taloushallinnan osana perintäpalveluita, joiden hankinta kannattaa tämän hetken arvioiden mukaan tehdä kotimaiselta inhouse -yhtiöltä.
5 Osakassopimuksen kohta 4. Osakkeiden merkinnän ja toiminnan aloittamisen jälkeinen rahoitus
8 Maksuehto
Maksuehto on 14 pv netto ja viivästyskorko korkolain mukaan. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero (24 %). Mahdollisesta asiakkaan luona tapahtuvasta työstä veloitamme toteutuneet matka-, majoitus- ja päivärahakustannukset.
9 Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus tulee voimaan 1.3.2022 tai viimeistään sen allekirjoittamisen jälkeen alkuvuonna 2022. Sopimus on voimassa, kunnes toimitusprojekti on ohjausryhmän toimesta todettu valmiiksi tai viimeistään 31.1.2023 jonka jälkeen työtä laskutetaan jatkuvan palvelun sopimuksen mukaan.
Molemmilla sopijapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus ja irtisanominen tulee tehdä kuusi (6) kuukautta etukäteen. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
Mikäli sopimus irtisanotaan ennen toimitusprojektin valmistumista, on Asiakas velvollinen korvaamaan sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä HPK Palvelut Oy:lle aiheutuneet kulut täysimääräisesti. Lisäksi Asiakas vastaa irtisanoutuessaan kaikista velvoitteista, jotka ovat syntyneet tämän sopimuksen toteuttamiseksi koskien myös kolmansien osapuolien kanssa tehtyjä sitoumuksia6.
6 HPK, Asiakas ja CGI Oy ovat sopineet kirjallisesti, että sopimusvalmistelut sekä talous- ja palkkajärjestelmien käyttöönottoprojektit voidaan aloittaa, vaikka sopimusta ei ole voitu vielä tehdä palveluntuottajan eli HPK Oy:n ja järjestelmätoimittajan kesken. Kirjallisesti on sovittu, että CGI:llä on lupa laskuttaa toteutuneista työtunneista jälkikäteen, mikäli jokin menisi pieleen ja hankinta jouduttaisiin keskeyttämään. Arvioitu on, että perusteltu syy liittyisi perustavanlaatuiseen lainsäädännölliseen ja hyvinvointialueiden aloittamiseen liittyvään valtakunnalliseen muutokseen.
10 Sopimuskappaleet
Sopimusta on laadittu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kummallekin osapuolelle.
Porvoo 31.3.2022
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
Xxx-Xxxxx Xxxxxxxxxxxx
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen valmisteluelimen puheenjohtaja HPK Palvelut Oy
Xxxxxx Xxxxxx
Hallituksen puheenjohtaja
11 Liitteet
11.1 Liite 1. Projektiin nimetyt henkilöt (ks. alla)
11.2 Liite 2. Projektin arvioidut kustannukset ja aikataulu (erillinen excel dokumentti)
11.3 Liite 3. HPK Palvelut Oy:n henkilötyön hinnasto 2022 (ks. alla)
11.4 Liite 4: JYSE 2014 Palvelut (Tarkistetut JYSE-ehdot, huhtikuu 2017)
11.5 Liite 5: HR palvelut_ja raportoinnin tuki_15_3_2022
11.6 Liite 6: Henkilotietojen-kasittelyn-ehdot_14_3_2022
Liite 1. Projektiin nimetyt henkilöt
Liite 3. Henkilötyön hinnasto 2022
HPK Palvelut Oy:n asiantuntijatyön hinnat ovat vuodelle 2022 seuraavat
€/h | €/htp | |
Ylimmän johdon tuki | 120 | 870 |
Vaativa asiantuntijatyö, projektin johtaminen | 94 | 685 |
Asiantuntijatyö, projektityö | 73 | 492 |
Hinnat perustuvat HPK Palvelut Oy:n arvioituihin toimintakulujen tasoon sekä nykyisiin henkilöstökustannuksiin, palvelujen ostoihin ja palvelujen tuottamisen muihin kuluihin.
Asiantuntijoiden työpäivän pituus on 7 h 15 minuuttia.
Palveluihin kuuluva työaika tehdään aina oletuksena klo 8 -17 välisenä aikana, ellei sopimuksessa ole toisin sovittu.
Mikäli työtä tehdään Asiakkaan pyynnöstä normaalin työajan ulkopuolella, laskutetaan arkipäivinä klo 17.00 ja 8.00 välisenä aikana sekä arkilauantaina tehty työ 50 % korotetulla hinnalla ja sunnuntaina ja pyhäpäivinä tehty työ 100 % korotetulla hinnalla.
Matka-aika
Projekti- ja projektityöluonteisten tehtävien osalta veloitetaan tehtävien suorituksen edellyttämä matka-aika, mikäli toisin ei ole sovittu. Veloitus on 50 % hinnaston mukaisesta tehtävän tuntihinnasta.