TARJOUSPYYNTÖ

JAN/152/00.00.00.00/0000 19.3.2024

Janakkalan kunta Varhaiskasvatus Juttilantie 1

14200 Turenki

TARJOUSPYYNTÖ

Janakkalan kunnan Varhaiskasvatus pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjauksen järjestelmäratkaisusta sopimuskaudelle 1.6.2024

– 31.5.2027 kahden (2) vuoden optiolla tämän tarjouspyynnön ja sen mukana olevien liitteiden mukaisesti.

Hankinta

Hankinnan kohteena on kunnallisen varhaiskasvatuksen toiminnanohjaamiseen, työvuorosuunnitteluun ja prosessienhallintaa soveltuvasta järjestelmäratkaisusta. Hankinnan kohteena on palveluntarjoajan palvelimelta verkon yli toimiva (SaaS) ratkaisu, joka toimii myös integraatioalustana erilaisille taustajärjestelmille.

Järjestelmän tulee soveltua varhaiskasvatuksen hakuprosessien ja erilaisten päätösten (esimerkiksi sijoitus-, maksu ja palvelusetelipäätösten) hallintaan, asiakasjonojen ja raportoinnin hallintaan, asiakasviestintään, työvuorosuunnitteluun sekä laskutusprosessin ja tilastoinnin työnkulkuihin. Järjestelmäratkaisun tulee sisältää rajapinnat tarvittaviin taustajärjestelmiin. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjaukseen, työvuorosuunnitteluun ja prosessienhallintaan liittyvät kriteerit ovat sellaisia, joihin ei ole taustajärjestelmää, vaan kyseisten toiminnallisuuksien tulee sisältyä tarjottavaan järjestelmäratkaisuun ilman rajapintojen rakentamista. Tarkemmat kriteerit järjestelmän toiminnallisuuksista esitetään liitteessä ”hankinnan kohteen kriteerit”. Järjestelmän sisältämien palvelujen toiminnallisuuden tulee olla täysin tilaajan pääkäyttäjän hallittavissa erilaisilla työasemilla ja selaimilla. Järjestelmän tulee lisäksi toimia mobiiliaplikaation kautta.

Janakkalan kunta

Kunnanvirasto Puh. (03) 68 011

Juttilantie 1 xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

14200 Turenki xxx.xxxxxxxxx.xx

Valitun toimittajan kanssa tehdään 3+2 mittainen hankintasopimus. Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.6.2024. Sopimusta on mahdollista jatkaa kahden (2) vuoden optiokaudella, jonka käyttöönotosta tilaaja ilmoittaa viimeistään kuusi(6) kuukautta ennen sopimuskauden loppua.

Sopimuksen irtisanominen ja muut sopimukseen liittyvät asiat on esitetty liitteessä 1 ”sopimusluonnos”.

Tilattavan järjestelmän käyttöönottohinta sisältää valmiit rajapinnat tarjouspyynnön kriteeristössä mainittuihin järjestelmiin. Mikäli tarjoaja tarvitsee tarjouksen laskemiseksi rajapintakuvauksia ja/tai nykytilakuvauksia (esim. mikä järjestelmä nyt kunnalla käytössä) tilaajan käyttämistä/käyttämästä järjestelmästä tulee kuvauksia pyytää kunnalta, kunnan antamaan sähköpostiosoitteeseen kohdistetulla erillisellä kysymyksellä kysymysten jätön määräaikaan mennessä. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä järjestelmää tai mihin tarkoitettua järjestelmää (henkilöstöhallinto, laskutus tms.) pyyntö koskee.

Tarjotun järjestelmäratkaisun tulee noudattaa kaikilta osin varhaiskasvatuksen prosesseihin liittyviä lakeja sekä sähköistä päätöksentekoa, maksupäätöksiä ja sähköistä tiedoksiantoa koskevia lakeja. Varhaiskasvatuksen lainsäädäntöön voi tutustua täältä: xxxxx://xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Hankinnan kokonaisarvo ylittää hankintalain 25 § mukaisen kansallisen kynnysarvon.

Hankinta toteutetaan avoimen menettelyn mukaisena. Kansallinen hankintailmoitus on julkaistu 19.3.2024 Hilma-palvelussa osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx sekä Janakkalan kunnan internetsivuilla.

Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden

perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Hankinnan kohteen kriteerit

Tarjoajan tulee täyttää hankinnan kohteelle vaadittavat kriteerit, jotka kerrottu liitteessä 2 ”hankinnan kohteen kriteerit”.

Tarjoajalle asetettavat vaatimukset Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset

Tarjoaja vakuuttaa, että tarjoajaan ei kohdistu Euroopan unionin,

Yhdistyneiden kansakuntien (YK) kohdistama tai Suomen viranomaisten asettamia pakotteita tai varojen jäädyttämispäätöksiä.

Palveluntuottajan tulee ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista toimittaa seuraavat tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset ja todistukset tai muu luotettava selvitys seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti:

▪ Xxxxxxxxxxx.xx:n Luotettava Kumppani – yritysraportti

TAI

▪ todistus tai muu luotettava selvitys seuraavista:

▪ selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (Patentti- ja rekisterihallituksen ja verohallinnon yhteinen yritystietojärjestelmä),

▪ kaupparekisteriote,

▪ todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty

▪ todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkemaksuja koskeva maksusopimus on tehty

▪ todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta,

▪ todistus vastuuvakuutuksesta,

▪ selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista

Mikäli toimitetuissa tiedoissa on joltain osin häiriömerkintä, muu puute tai tietoja ei ole kokonaan tai osittain saatavilla Luotettava Kumppani -raportin kautta, sitoutuu urakoitsija toimittamaan viipymättä tilaajan määrittämät lisäselvitykset.

Yhteiskunnallisiin velvoitteisiin ja tilaajavastuulain mukaisiin selvityksiin liittyvät asiakirjat eivät saa olla 3 kk vanhempia. Tilaajalla on hankintalain mukaisesti oikeus ja velvollisuus sulkea pois sellainen yritys, joka ei ole toimittanut pyydettyjä todistuksia ja selvityksiä.

Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, tulee tarjoajan jättää tarjouksen liitteeksi tiedot sopimuksen mukaiseen palveluntuotantoon käytettävistä alihankkijoista. Tarjoaja/sopimustoimittaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Mikäli alihankkijat vaihtuvat sopimuskaudella, on sopimustoimittaja velvollinen ilmoittamaan asiasta hankintayksikölle oma-aloitteisesti.

Tarjoajan tulee täyttää hankintalain mukaiset pakolliset ja harkinnanvaraiset soveltuvuusehdot voidakseen jättää tarjouksen.

Tarjoajan tulee täyttää hankinnan kohteen kriteerien lisäksi tarjoajalle asetettavat vaatimukset.

Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava riittävällä tasolla hankinnan kokoon ja laatuun nähden. Taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se on Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen perusteella olevan vastaava.

Kunnan pyytäessä on tarjoajan toimitettava Suomen Asiakastieto Oy:n Alfa Rating-raportti tai vastaava yleisesti hyväksytty luottokelpoisuus- ja talousraportti koskien tarjoajayhteisöä. Raportti ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois tarjouskilpailusta.

Tarjoajalla on tarjouksen jättöhetkellä ja koko sopimuskauden ajan voimassa oleva vastuuvakuutus, jonka korvaussumma on hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä, ja tarjoaja on huolehtinut vastuuvakuutuksen kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta.

Kunnan pyytäessä on tarjoajan toimitettava todistus, josta ilmenee tarjoajayhteisön voimassa olevan vastuuvakuutuksen suuruus. Vastuuvakuutuksen on oltava tarjoajan yrityksen nimissä.

Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat ovat sitoutuneet noudattamaan toiminnassaan Suomen työturvallisuuslainsäädäntöä, - määräyksiä ja – ohjeita sekä Suomen työlainsäädäntöä ja työsopimusehtoja.

Referenssivaatimukset

Yrityksen referenssikohteet (2kpltta), tarjoajalla tulee olla näyttö hankintaa vastaavasta/vastaavanlaisen toiminnanohjausjärjestelmän toimittamisesta kunnan/kaupungin varhaiskasvatukselle viimeisten neljän (4) vuoden aikana.

Tästä on toimitettava tarjouksen liitteenä referenssilomake (liite 3), josta käy ilmi töiden tilaajat yhteystietoineen sekä sopimuskaudet.

Henkilöreferenssit

Tarjoajan tulee antaa selvitys sopimuksenalaiseen palvelutuotantoon nimettävästä vastuuhenkilöstä, jolla on vähintään kolmen (3) vuoden soveltuva kokemus tämän hankinnan kohteen mukaisesta palveluntuotannosta. Soveltuvaksi kokemukseksi katsotaan varhaiskasvatuksen hallinnollinen kehittäminen, pedagoginen/kasvatuksellinen järjestelmäkehitys tai vaativat projektinjohtotehtävät sivistystoimialalla.

Tästä on toimitettava tarjouksen liitteenä tiedot sopimuksenalaiseen palvelutuotantoon nimettävästä vastuuhenkilöstä esim. CV.

Hinnat ja matkakustannukset

Tarjotut hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan.

Mahdollisista lisätöistä esim. palveluista tai koulutuksista sovitaan ja veloitetaan erikseen.

Matka- ja majoituskustannukset veloitetaan syntyneiden kustannusten perusteella valtion matkustussääntöä noudattaen. Kaikkiin matkoihin tulee olla asiakkaan etukäteen antama lupa, jotta se voidaan laskuttaa.

Valintaperusteet hinta ja laatu

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet.

Hinta

Tilaaja laskee vertailuhinnan siten, että 1)toimituksen käyttöönoton hinta, 2)yhden kuukauden käyttöönottokustannus ja 3)yhden tunnin työn hinta pisteet lasketaan yhteen kunkin eri hinnan saadessa painokertoimella pisteet. Maksimipisteet hinnasta voivat olla 60 pistettä, jos tarjoaja saa kustakin kohdasta täydet pisteet.

Laskentakaava: pienin annettu arvo/tarjottu arvo *maksimipisteet Hinnan muodostus kriteerit on kerrottu liitteessä ”hintakriteerit” Tarjoajan on täytettävä kyseinen Excel, liite 2.

Laatu

Pisteytettävät laatukriteerit on kerrottu liitteessä ”pisteytettävät laatukriteerit”. Tarjoajan on täytettävä kyseinen Excel, liite 2. Maksimipisteet laadusta voivat olla 40 pistettä, jos tarjoaja saa kustakin kohdasta täydet pisteet.

Tarjouspyynnön maksimipisteet ovat yhteensä 100 pistettä. Xxxxxxxxxx tulee täyttää kaikki tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset.

Tilaaminen ja laskutus

Kaikki tilaaminen tapahtuu kirjallisesti sähköpostilla.

Laskutus tapahtuu sähköisesti Janakkalan kunnan verkkolaskutusosoitteeseen.

Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä vastaanottotarkastuksesta. Erillisiä laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.

Tarjouksen jättäminen

Tarjous tulee tehdä käyttäen tarjouspyynnön liitteenä olevaa hintakriteeri- liitettä.

Tarjotut hinnat merkitään hintakriteeri Exceliin.

Tarjoajan täytyy täyttää myös pisteytettävät laatukriteerit-liite. Osatarjouksia ei hyväksytä.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous tulee antaa suomen kielellä.

Tarjous tulee toimittaa Janakkalan kuntaan 12.4.2024 klo 12.00 mennessä

sähköpostilla osoitteeseen: xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Sähköpostin otsikoksi tulee merkitä "Tarjous Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjauksen järjestelmäratkaisusta".

Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei huomioida.

Tarjouksen käsittelyvaiheet

Tarjoukset käsitellään seuraavassa järjestyksessä:

1. Myöhästyneiden tarjousten toteaminen ja hylkääminen

2. Toimittajia ja tarjouksia koskevien ehdottomien vaatimusten täyttymisen tarkistaminen

3. Tarjousten vertailu

4. Mahdollinen hankintaneuvottelu sopimuksen yksityiskohtien täsmentämiseksi

5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen

6. Hankintasopimuksen tekeminen hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi

Tarjouksen hylkääminen

Toimeksiantajalla on oikeus hylätä ne toimittajat, jotka eivät täytä julkisista hankinnoista annetun lain sisältämiä ehdottomia valintakriteereitä. Tarjous hylätään, ellei se täytä tarjouspyynnössä esitettyjä ehdottomia vaatimuksia tai se on muutoin tarjouspyynnön vastainen. Myöhästyneenä saapunut tarjous hylätään.

Mikäli tilaaja budjettiteknisistä tai vastaavista syistä jättää tarjoukset huomioimatta ja/tai hylkää kaikki tarjoukset, ei tarjoajille synny tässä oikeutta taloudellisiin tai muihin vaatimuksiin.

Sopimusta koskevia ehtoja

Sopimusehtoina noudatetaan JIT 2015 ehtoja siltä osin, kuin tässä tarjouspyynnössä ja sen pohjalta laadittavassa hankintasopimuksessa ei mainita.

Hankintasopimusluonnoksessa on esitetty kaikki sopimusta koskevat ehdot liite 1.

Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta toimeksiantajan ja toimittajan välille. Sopimus toimeksiantajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen sopimus.

Sopimusasiakirjojen keskinäinen pätevyysjärjestys on seuraava:

1. Sopimus

2. Tarjouspyyntö liitteineen

3. Tarjous liitteineen

4. JIT 2015 yleiset ehdot

Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja.

Riita-asiat, joista sopijapuolet eivät voi keskenään sopia ratkaistaan Suomen lain mukaan Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa.

Tarjouksen voimassaolo

Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä.

Tarjousten ja asiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä hankintalaki (1397/2016) § 138. Tarjoukseen tulee merkitä selkeästi liike- ja ammattisalaisuudet ja erottaa nämä aineistot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Tarjoushinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus.

Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset

Hankintaan liittyviä kysymyksiä ja lisätietopyyntöjä voi esittää sähköpostitse 28.3.2024 klo 16.00 saakka. Kysymykset tulee lähettää osoitteeseen: xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Sähköpostin otsikoksi tulee merkitä ”Lisätietopyyntö Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjauksen järjestelmäratkaisusta".

Lisätiedot ja vastaukset esitettyihin kysymyksiin julkaistaan Janakkalan kunnan internetsivuilla osoitteessa xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxx-xx- yrittaminen/tarjouspyynnot-ja-hankinnat/ viimeistään 3.4.2024 klo 16.00 mennessä.

Tilaaja pyytää tarjoajia huomioimaan, että kaikki mahdolliset lisätiedot, vastaukset esitettyihin kysymyksiin sekä mahdolliset lisäkirjeet julkaistaan edellä mainituilla internetsivuilla ja nämä tulee huomioida tarjouksessa.

LIITTEET

Liite 1 Sopimusluonnos

Liite 2 Hankinnan kohteen kriteerit Liite 2 Hintakriteerit (täytettävä)

Liite 2 Pisteytettävät laatukriteerit (täytettävä) Liite 3 Referenssilomake (täytettävä) Yhteystietolomake (täytettävä) Henkilötietojen käsittely

Toimintavarmuuden palvelutasostandardit