Riihimäen Messut Oy:n järjestämien tapahtumien yleiset osallistumisehdot
Riihimäen Messut Oy:n järjestämien tapahtumien yleiset osallistumisehdot
1. Näytteilleasettajat ja tuotteet Näytteilleasettajia voivat olla kyseisen alan tuottei- den ja palveluiden valmistajat, tuottajat, maahan- tuojat, myyjät, jälleenmyyjät sekä alan järjestöt ja yhteisöt.
Ainoastaan järjestäjän hyväksymät tuotteet voivat olla esillä osastolla. Järjestäjällä on oikeus poistaa osastolta muut kuin ilmoittautuessa mainitut tuot- teet.
Näytteille asetettuja tuotteita ei saa messujen aika- na viedä pois osastolta.
Vain järjestäjän suostumuksella saadaan osastolla mainita muu kuin näytteilleasettajan, hänen pää- miehensä tai edustajansa nimi.
Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta mainostaa tuot- teitaan näyttelyosastonsa ulkopuolella ilman erillis- tä sopimusta järjestäjän kanssa.
Järjestäjällä on oikeus rajoittaa messuosaston kokoa tai hylätä ilmoittautuminen syytä ilmoittamatta.
2. Näyttelytilan varaus
Näyttelytila varataan tapahtuman nettisivuilla ole- valla ilmoittautumislomakkeella tai muutoin kirjalli- sesti sähköpostilla. Järjestäjä vahvistaa ilmoittau- tumisen kirjallisella sopimusvahvistuksella, joka on molempia osapuolia sitova. Samalla näytteilleaset- taja sitoutuu noudattamaan Riihimäen Messut Oy:n yleisiä osallistumisehtoja.
Näytteilleasettajalla on oikeus 14 päivän kuluessa vahvistuksen saapumisesta peruuttaa näyttelytila- varaus kirjallisesti, jolloin paikanvuokraa ei peritä.
Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta vuokrata tai muuten luovuttaa osastoaan tai sen osaa ilman järjestäjän kirjallista lupaa.
Ilmaislehtien tai painotuotteiden levittäminen ja jakelu messualueella ja sen välittömässä läheisyy- dessä on kielletty.
3. Näyttelyosastojen sijoitus
Järjestäjä osoittaa näytteilleasettajille paikat huo- mioiden toimialaryhmityksen, tilojen tarkoituksen- mukaisen käytön sekä näytteilleasettajien toivo- mukset mahdollisuuksiensa mukaan.
Näyttelyvahvistuksen liitteenä lähetetään osasto- kartta, johon on merkitty osaston sijainti ja mitat.
Järjestäjä varaa itselleen oikeuden osastokarttojen muutoksiin valmisteluaikana.
4. Sopimuksen purkaminen
Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, mikäli näytteilleasettaja peruuttaa osallistumisensa kirjal- lisesti 14 päivän kuluessa näyttelyvahvistuksen saapumisesta tai paikanvuokraa ei ole eräpäivään mennessä maksettu.
Sopimuksen purkautuessa messujärjestäjä perii jo erääntyneet maksut, jotka samoin kuin aikaisem- min suoritetut maksut jäävät järjestäjälle.
Varattaessa näyttelyosasto alle 30 vuorokautta ennen tapahtumaa ei peruutusoikeutta ole.
5. Osastorakenteet
Näytteilleasettajan edellytetään rakentavan sisäti- loissa järjestäjän osoittamalle paikalle asianmukai- sen näyttelyosaston, josta aiheutuneet kulut suorit- taa näytteilleasettaja. Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa pystyttämisestä, somistamisesta ja siivouksesta. Näyttelyosastolla on oltavat koko osastopinta-alan peittävä, messukäyttöön soveltu- va paloa levittämätön matto (luokka L.) Maton kiinnittäminen suoraan hallin lattiaan on sallittu ainoastaan messukäyttöön tarkoitetulla heikkolii- maisella teipillä. Messuosasto on varustettava sei- näkkeillä niiltä sivuiltaan, jotka rajoittuvat naapuri- osastoon. Ne seinät, joiden ulkopuoliset pinnat näkyvät naapuriosastoihin tai käytäviin, hänen on huolehdittava, että rakenteet ovat siistit (esim. vuoraus, maalaus tms.).
Kaksikerroksiset näyttelyrakenteet, yli 300 kg/m2 painavan näyttelyesineen sijoitus sekä 250 cm:n korkeuden ylittävät rakenne- ja somistusratkaisut edellyttävät aina järjestäjän ja viranomaisten hy- väksymisen etukäteen. Suunnitelmat tällaisista näyttelyosastoista on esitettävä järjestäjälle 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkamista.
Kaikenlainen kiinnittäminen hallien katto-, pilari- ja seinärakenteisiin on kielletty. Näytteilleasettaja on vastuussa messurakennuksille tai messualueelle aiheuttamistaan vahingoista
Mikäli osasto varustetaan lattialla, jonka korkeus hallin lattiasta ylittää 12 cm, osaston avoimet sivut on porrastettava tai rakennettava niihin kaide tai muu suoja.
Ulkotiloissa rakenteiden tulee olla siistit. Näytteil- leasettaja vastaa mahdollisista maastolle tai kas- vustoille aiheutuneista vahingoista.
Järjestäjä suosittelee uudelleenkäytettävien, ener- giaa säästävien ja muilla tavoin kestävää kehitystä tukevien rakenteiden ja materiaalien käyttämistä sekä kertakäyttöisten materiaalien välttämistä.
6. Kattoripustaminen
Kattoripustaminen tehdään aina järjestäjän osoit- taman alihankkijan toimesta. Näytteilleasettaja tilaa kattoripustuksen omalla kustannuksellaan. Järjestä- jä tarkistaa onko ripustaminen ko. paikassa mahdol- lista.
7. Sähkö
Järjestäjä huolehtii yleisvalaistuksesta. Sähköura- koitsijana toimii järjestäjän valitsema sähköasen- nusliike, joka veloittaa asennuskustannukset suo- raan näytteilleasettajalta.
Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista. Näytteilleasettaja vastaa haltijana osastolle tuomistaan sähkölaitteista.
8. Xxxx, viemäri ja paineilma
Tarvittavat liittymät ja asennustyöt tilaa näytteille- asettaja omalla kustannuksellaan ja LVI-liitännät suorittaa järjestäjän valitsema asennusliike, joka laskuttaa töistä suoraan näytteilleasettajaa.
Ravintolapisteillä on lisäksi erilliset ohjeistukset.
9. Puhtaanapito
Järjestäjä huolehtii sisä- ja ulkoalueiden yleisten tilojen puhtaanapidosta.
Osastojen päivittäisestä ja loppusiivouksesta vas- taavat näytteilleasettajat. Näytteilleasettaja tilaa tarvitsemansa siivouksen omalla kustannuksellaan järjestäjän valitsemalta siivousliikkeeltä.
Näytteilleasettaja, jonka tuote-esittely tai myynti tuottaa normaalista poikkeavan määrän jätteitä, on velvollinen huolehtimaan alueensa ja sen ympäris- tön puhtaanapidosta 10 m säteellä sekä hankki- maan omalla kustannuksellaan tarvittavat jäteastiat.
Roskat ja jätteet on vietävä messualueelta pois tai järjestäjän niille osoittamaan paikkaan. Jätteet laji- tellaan. Jätehuollossa noudatetaan Riihimäen kau- pungin jätehuoltomääräyksiä ja Riihimäen Messujen jätehuoltosuunnitelmaa.
Järjestäjä ei vastaa kolmannen osapuolen näyttely- osastoille aiheuttamista puhtaanapitotarpeista.
10. Palo- ja muu turvallisuus
Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Paloturvalli- suutta mahdollisesti vaarantavien laitteiden esitte- lyyn on saatava paloviranomaisten ennakkolupa.
Avotulen käytöstä tms. paloturvallisuutta vaaranta- vista tekijöistä on näytteilleasettajan ilmoitettava etukäteen järjestäjälle.
Ulkotiloissa näytteilleasettaja/teltan pystyttäjä vastaa rakenteesta ja sen turvallisuudesta. Huomioi myös riittävä teltan ankkurointi äkillisten tuulen- puuskien varalta.
Pelastus- ja turvallisuusohjeet ovat nähtävänä mes- suosaston rakentamispäivistä lähtien messutoimis- tossa.
Näytteilleasettaja vastaa siitä, että näytteille ase- tettu tuote ei vaaranna yleisön tai henkilöstön ter- veyttä. Näytteilleasettaja vastaa siitä, että näytteil- le asetettavien tuotteiden mahdollisesti edellyttä- mät viranomaisluvat ovat asianmukaisesti hankitut ja voimassa. Näytteilleasettaja vastaa myös siitä, että tuotteiden näytteille asettamisella ei rikota lakia eikä kolmannen osapuolen oikeuksia.
Esityksissä, työnäytöksissä tms. sekä esiteltäessä koneita tai muita teknisiä välineitä on noudatettava työturvallisuuslain ja -asetusten vaatimuksia.
11. Kuluttajaturvallisuus
Kuluttajaturvallisuuslain (920/2011) mukaisia kulut- tajapalveluja tarjoavien näytteilleasettajien on laa- dittava toimintaansa koskeva turvallisuusasiakirja, joka sisältää suunnitelman vaarojen tunnistamisek- si ja riskien hallitsemiseksi sekä niistä tiedotta- miseksi palvelun tarjoamisessa mukana oleville.
Näytteilleasettajan tuottaessa näitä kuluttajapalve- luja on näytteilleasettajalla velvollisuus laatia tur- vallisuusasiakirja ja toimittaa se järjestäjälle 30 vuorokautta ennen tapahtumaa.
12. Elintarvikemyynti ja -maistatus Elintarvikemyynti on sallittua ainoastaan mukaan vietäväksi, ei näyttelytiloissa nautittavaksi (ei koske erillisiä ravintolapisteitä). Näytteilleasettaja vastaa elintarvikelainsäädännön mukaisesti tuotteidensa lainmukaisista luvista, tuotemerkinnöistä, elintarvi- keturvallisuudesta jne. Näytteilleasettajan on ilmoi- tettava myytäväksi tai maistateltavaksi aiotut tuot- teet järjestäjälle 30 vuorokautta ennen tapahtumaa viranomaisille edelleen tiedotettavaksi.
13. Eläimet
Eläinten tuominen messuille edellyttää etukäteisil- moitusta järjestäjälle ja valvovalle viranomaiselle vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa sekä järjestäjän kirjallisen suostumuksen. Näytteilleaset- taja vastaa eläimiin kohdistuvista viranomaismää- räyksistä sekä eläinten turvallisesta ja asianmukai- sesta esittelystä sekä yleisöön että eläimiin nähden. Eläinten tulee olla yleisötapahtumiin soveltuvia ja tottuneita. Kuljetettaessa elämiä messualueella on järjestelyistä sovittava ennakkoon järjestäjän kans- sa.
14. Tupakointi
Tupakointi (mukaan lukien sähkötupakat) on sisäti- loissa kielletty. Ulkotiloissa tupakointi on sallittu ainoastaan siihen merkityillä alueilla.
15. Havaintoesitykset
Näytteilleasettaja vastaa elokuvien ja video- ohjelmien ennakkotarkastuksesta ennen niiden esittämistä julkisesti sekä tekijänoikeuslain edellyt- tämistä maksuista esittämänsä musiikin osalta.
Havaintoesitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja. Äänen voimakkuutta osastolla valvotaan ja häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään. Paljon yleisöä kerääville havaintoesityksille ja niiden yleisölle on varattava seinällä käytävästä eristetty tila.
16. Dataliittymät
Näytteilleasettaja tilaa puhelin- ja dataliittymät omalla kustannuksellaan haluamaltaan toimittajalta.
17. Vartiointi ja vakuutukset
Järjestäjä huolehtii vartioinnista ja yleisestä järjes- tyksestä messualueella.
Alkoholia tarjoavilla ravintolapisteillä tulee olla omat järjestyksenvalvojat.
Jokaisen näytteilleasettajan on itse huolehdittava näyttelyesineiden ja rakennelmiensa vakuuttami- sesta. Järjestäjä ei vastaa tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta eikä myöskään näyttelyosastolla tapahtuvista tapa- turmista. Näyttelyesineiden vastaanottamisesta ja kuittaamisesta messualueella vastaa aina näytteille- asettaja
Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, joista yleisten vakuutusehtojen mukaan korvataan vakuu- tetussa toiminnassa vakuutuksen voimassaoloalu- eella toiselle aiheutettu henkilö- tai esine vahinko, joka todetaan vakuutuskauden aikana ja josta va- kuutuksenottaja voimassaolevan oikeuden mukaan on korvausvastuussa.
Järjestäjän ottama vastuuvakuutus korvaa sen oman henkilökunnan toimenpiteistä tai laitteista ja rakennuksista kolmannelle henkilölle mahdollisesti aiheutuneet vahingot. Näytteilleasettaja huolehtii itse omista vastuu- ja tavaravakuutuksistaan.
18. Henkilökortit
Rakennus- ja purkutöiden, huoltotuntien sekä auki- oloaikojen aikana saavat messualueella oleskella vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeuttava järjestä- jän antama kortti näkyvästi esillä. Kortit tilataan erillisellä järjestäjän toimittamalla lomakkeella.
Kortit ovat henkilökohtaisia. Muovisen taskun kor- tille saa messutoimistosta. Näytteilleasettajat saa- vat tilaamansa määrän pystytys- ja purkamisaikaisia henkilökortteja, kun paikanvuokra on kokonaan suoritettu. Osaston henkilökuntaa varten tarkoitet- tuja veloituksettomien esittelijäkorttien luku mää- räytyy osaston koon mukaan. Kortit toimitetaan sähköpostilla ja näytteilleasettaja tulostaa ne itse. Henkilötiedot saatetaan tarkistaa portilla.
19. Asiakaskutsukortit
Näytteilleasettajat voivat tilata asiakaskutsukortte- ja edullisempaan hintaan kuin yleisölle myytäviä pääsylippuja. Asiakaskutsukortit veloitetaan messu- jen jälkeen käytettyjen mukaan.
20. Messuluettelo
Messuluettelo julkaistaan tapahtuman nettisivuilla. Näytteilleasettajista tulee luetteloon yrityksen ni- mi, osastonumero, linkki yrityksen nettisivuille sekä lyhyt kuvaus tuotteista tai palveluista Tiedot on ilmoitettava ilmoittautumisen yhteydessä.
21. Tietojen käsittely ja tietosuoja
Järjestäjällä on oikeus, sovellettavaa tietosuojasää- däntöä noudattaen, luovuttaa näytteilleasettajan ja/tai heidän edustajiensa yhteystiedot tapahtu- man järjestämiseen kiinteästi osallistuville tahoille, kuten toimeksiantajat, alihankkijat ja mediakump- panit sekä käsitellä ja käyttää yhteystietoja Riihi- mäen Messut Oy:n myynnissä ja markkinoinnissa. Näytteilleasettaja vastaa järjestäjältä vastaanotta- miensa henkilötietojen asianmukaisesta ja lainmu- kaisesta käsittelystä sovellettavan tietosuojalain- säädännön mukaisesti.
22. Valitukset
Järjestäjällä on varattava oikeus messun tai näytte- lyn aikana korjata mahdolliset näytteilleasettajaa koskevat haitat ja puutteellisuudet. Kaikki huomau- tukset koskien järjestäjän vastuulla olevia järjestely- jä on tehtävä kirjallisesti välittömästi niiden ilmettyä ja viimeistään ennen messujen tai näyttelyn päät- tymistä. Sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla.
Suoritus- ja lainkäyttöpaikkana on Riihimäen kau- punki. Suomenkielisiä osallistumisehtoja pidetään perustana mahdollisia tulkintatapauksia käsiteltäes- sä.
23. Yleiset määräykset
Ylivoimaisen esteen sattuessa järjestäjä pidättää itselleen oikeuden messutapahtuman peruuttami- seen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan korvauk- setta.
Sopimusehdoista poikkeaminen voi aiheuttaa näyt- telyosaston sulkemisen. Mikäli näytteilleasettaja laiminlyö sopimusehtojen mukaiset velvoitteet tai muusta syystä on korvausvelvollinen, on järjestäjällä pantti- ja pidätysoikeus tapahtuma-alueella sijaitse- vaan omaisuuteen.
24. Sopimusehtojen osittainen pätemättömyys tai mitättömyys
Mikäli osa näistä sopimusehdoista on tai tulee lain- säädännön tai sen muutosten tai muista syistä pä- temättömäksi tai täytäntöönpanokelvottomaksi ovat sopimusehdot yhä muilta osin yhä voimassa. Osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan hyvässä yh- teisymmärryksessä tällaisen ehdon korvaamisesta vastaavan tarkoituksen sisältävällä pätevällä täytän- töönpanokelpoisella ehdolla.
25. Järjestäjä
Riihimäen Messut Oy Kauppakuja 5 A, 11100 Riihimäki
Y-tunnus 0617855-5
Xxxxx Xxxxxxxx, toimitusjohtaja
x000 00 00 000 0000,
xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Xxxxxx Xxxxxxxxxx, talous- ja hallintopäällikkö
x000 00 000 0000,