Palvelutilavuokrien sopimuspäivitysesitys 2018
Tekninen lautakunta | § 77 | 22.08.2018 |
Kaupunginhallitus | § 305 | 17.09.2018 |
Palvelutilavuokrien sopimuspäivitysesitys 2018
592/10.06.04/2018
Tekninen lautakunta 22.08.2018 § 77 Kiinteistöpäällikkö Xxxxx Xxx 13.8.2018:
Tilalaitoksen taseyksikkö perustettiin vuonna 2012. Tällöin tehtiin palveluti- loille vuokrasopimukset. Vuokrasopimukset jouduttiin tekemään hyvin puut- teellisien vuokrakohteiden perustietojen takia. Tiedot ovat nyt muutaman vuoden jälkeen kuitenkin saatu täsmennetyiksi perustetun taseyksikön talouden, dokumentointien ja toiminnan osalta. Nyt on aika päivittää vuok- rasopimusjärjestelmä näiden muutaman vuoden perusteella toimivimmaksi arvioituun muotoon. Tilalaitoksessa on laadittu esitys sopimuspäivityksen periaatteista. Vuokrasopimuspäivityksen perusperiaatteet on syytä käsitellä teknisessä lautakunnassa ja kaupunginhallituksessa, jotta tilalaitos voi jatkaa niiden perusteella päivityksen jatkokehittämistä ja toteuttamista.
Vuokrasopimuspäivitykselle on tarpeen asettaa tilalaitoksen esityksen pe- rusteella seuraavat tavoitteet:
1. Käyttäjien kustannustietoisuuden parantaminen ja ohjaaminen taloudelli- seen tilojen käyttöön
• Palvelutilojen vuokrat perustuvat kattavasti todellisiin ja oikean suu- ruisiin kustannuksiin.
• Kustannusvertailujen julkaiseminen vuosittain
2. Käyttäjille edulliset tilakustannukset
• Nollatulos tavoitteena tilojen taloudenpidossa pitkällä tähtäimellä
3. Vuokrien määrittely toteutuu joustavasti taloudenpidon tarpeiden mukai- sesti
• Vuokrasopimussisältöjen päivittäminen ajoitetaan taloudenpidon vuo- sikierron tarpeiden mukaisesti
• Vuokratasopäivityksistä päätetään joustavasti
• Vuokrattavien kohteiden vuokralaismuutokset päivitetään säännölli- sesti
Yhteissopimus
Kaupungin kaikista palvelutiloista on edullisinta laatia yksi yhteinen sopi- mus, jossa määritellään palvelutoiminnan vuokraustoiminnan yleiset sopi- musehdot. Yhden sopimuksen järjestelmä on tietojen vertailemisen ja päi- vittämisen näkökulmasta edullinen. Sopimuksen liitteiksi oheistetaan ra- kennuksittain, vuosittain päivitettävät, kohteiden pinta-alat, vuosivuokrat ja liitekartat sekä vuokralaisten vuokratiedot. Liitteeksi oheistetaan myöskin rakennusten kulutusperusteisten kustannuksien toteutumavertailu viimei- sestä tilinpäätöksestä sekä vuokralaisen ja tilalaitoksen välinen vastuuraja- taulukko.
Palvelutiloissa vuokralaisina on tyypillisesti kaupungin palvelutoiminnasta
vastaavia lautakuntia. Vuokraamisen oikeudesta on päätetty tarkemmin hallintosäännössä. Yhteinen palvelutilojen vuokrasopimus käsitellään xxxx- xxxx vuokraajana olevissa toimielimissä. Palvelutilojen vuokrasopimukses- ta päättää tilalaitoksen puolesta kiinteistöpäällikkö.
Palvelutilojen vuokrasopimuksen perusperiaatteet
Vuokralainen vuokraa palvelutilat tilalaitokselta ylläpidettyinä. Ylläpidon ta- so määritellään kohdekohtaisissa palvelutasomäärittelyissä, joita tarkastel- laan sopimuksen vuosittaisen seurannan yhteydessä. Vuokraan kuuluu ti- lojen lämmitys-, vesihuolto-, sähkö- ja jätehuoltokustannukset.
Vuokranantaja huolehtii tilojen rakenteista ja rakennusta palvelevista lait- teista. Vuokralainen huolehtii vuokralaista palvelevista laitteiden hankin- nasta ja niiden kunnossapidosta.
Rakennusinvestointien yhteydessä vuokralainen ja vuokranantaja sopivat tarkoituksenmukaisista hankintarajoista.
Tilat vuokrataan toistaiseksi. Vuokrasopimus on vuokralaisen osalta irtisa- nottavissa seuraavan vuoden alusta lukien kuuden kuukauden irtisanomis- ajalla. Sopimusten irtisanomisesta muina aikoina sovitaan yhteisesti erik- seen vuokralaisen ja vuokranantajan kesken. Tilojen vaihtoja vuokralaisten kesken on toteutettavissa liukuvasti.
Vuokrasopimuksella pyritään kannustamaan tilojen käytön tehokkuuden parantamiseen. Tavoitteeseen pyritään tilamuutosten suunnittelun yhtey- dessä. Lisäksi tavoitteeseen pyritään oikeuttamalla tilojen jälleenvuokraus sekä ristiinvuokraus. Liikuntatoimi vuokraa esimerkiksi koulujen päiväaikai- sesti vuokraamia liikuntatiloja ilta-aikaan.
Vuokrantason määritys
Nollatulostavoite
Vuokrien tasotavoite asetetaan pitkällä tähtäimellä kohteittain nollatuloksen mukaiseksi. Nollatulokseen pyritään 10-vuotiskaudeksi laaditun tilalaitok- sen talousmallin ja kohdekohtaisien korjausvelkalaskelmien antamien läh- tötietojen perusteella. Nollatulostavoite johtaa siihen, että vuokralaskennan tulee olla kohtuullisen tarkkaa.
Kustannusperusteisuus ja vertailut
Nollatulostavoite sitoo vuokrat tarkasti todellisten kustannusten mukaiseksi kohteittain. Sen takia vuokrien perusteella on suunnitellussa mallissa mah- dollista vertailla kohteiden käytön taloudellisuutta monipuolisesti. Tilakus- tannukset ovat kaupungintasolla yli 10 miljoonan euron erä. Kiinteistöjen käyttötavalla on tähän erään erittäin suuri vaikutusmahdollisuus. Tämän ta- kia vuokrasopimuksen tulisi kannustaa ja ohjata käyttäjiä tilojen taloudelli- seen käyttöön. Kohdekohtaiset kustannusvertailut ovat hyviä kannustimia.
Tilalaitoksen talousmalli
Tilalaitoksen taloudesta 2017 – 2027 tehtiin viime vuonna malli. Xxxxx ottaa huomioon kaikki tunnetut talouden muutos tekijät tutkimusvälillä. Ajatus on, että mallia jatketaan ja päivitetään tarpeen mukaan jatkossa. Mallissa on otettu huomioon erilaisia skenaarioita mm. soteratkaisun toteutumiseen ja tilalaitoksen lainojen takaisinmaksuaikoihin liittyen.
Talousmallin lähtökohtaolettamina on, että inflaatio pysyy tarkasteluvälillä 1,5 %:ssa, peruspääoman korko on 4,5 %:ssa ja kaupungilta nostettavan ulkoisen velan korko on vuoden 2018 alusta lukien 2,0 %:ssa. Tilalaitoksen peruspääoman suuruus on noin 8,2 M€ ja ulkoisen velanmäärä 2017 ta- sossa 40,5 M€. Investointitasoksi määriteltiin käyttöomaisuuspoistojen kes- kimääräinen taso eli noin 2,8 M€ vuodessa.
Mallin mukaan Tilalaitoksen vuokraa tulisi nykyisellä kiinteistökannalla ja toimintamallilla vuosittain korottaa vähintään 2,3 %:lla, jotta toiminnan ta- lous voidaan turvata. Nykyisessä toimintamallissa ei lainoja lyhennetä seu- raavan 10 vuoden aikana lainkaan. Mikäli SOTE- ja pelastuslaitoskiinteistö- jen vuokraus loppuisi kokonaan, tulisi jäljelle jääville kiinteistöille vuosittai- nen 5,0 %:n korotustarve. Sotetilojen vuokraamisen suuri väheneminen ei ole kuitenkaan todennäköistä pitkälläkään tähtäimellä.
Korjausvelkalaskelmat
Tilalaitoksessa ollaan tekemässä palvelukiinteistöjen korjausvelkalaskel- mia. Laskelmissa arvioidaan rakennusten kuluman suuruudeksi 1,75 % vuodessa laskettuna jälleenhankintahinnasta. Naantalin rakennuskannassa on valtaosin käytössä 30 vuoden tasapoisto järjestelmä ( 3,33 % hankinta- hinnasta). Palvelukiinteistössä poistolla voidaan kattaa lähestulkoon 1,75
%:n jälleenhankinta-arvosta laskettu kuluma. Poistojen riittävyyttä parantaa se, että Naantalissa korjausvelkaa vähennetään tulevina vuosina luopumal- la vanhasta kiinteistökannasta, jossa on merkittävästi korjausvelkaa.
Kulutusperusteiset erät
Kulutusperusteiset kustannukset ovat tilalaitoksen taloudessa keskeisessä osassa. Niiden osuus toimintamenoista on noin neljännes. Niille on tyypil- listä vuosittaiset vaihtelut kulutuskäyttäytymisen ja hinnanmuutosten muka- na. Kulutusperusteisiä eriä ovat sähkö-, lämpö-, jätehuolto-, vesi- ja jäteve- sikustannukset. Tilalaitos seuraa kulutusperusteisten erien toteutumaa vuosittain ja laatii siitä vertailuraportin vuokralaisille.
Vuokran laskemisen periaate
Vuokra lasketaan päivitettäväksi esitettävässä mallissa seuraavien erien perusteella:
• Kohteen toteutuneiden toimintamenojen indeksikorjattu keskiarvo vii- meiseltä viideltä vuodelta. Laskentamenetelmä tasaa kohtuullisen hyvin ylläpidon vuotuisvaihtelujen merkityksen ja tuo esiin tilojen hal- linnan taloudellisuuden.
• Kohteen ulkoiset tulot vähennetään vuokran kokonaisperusteesta. (Käyttäjälle tulee hyötyä tehokkaammasta tilankäytöstä)
• Kohteiden poistokustannukset otetaan huomioon vuokrassa
• Tilahallinnan edellisiin eriin kirjautumattomat yhteiskustannukset jae- taan kohteiden vuokriin rakennusten pinta-alojen suhteissa.
• Kohteen seuraavan kalenterivuoden vuokra saadaan kertomalla kor- jauskertoimella edellisten erien yhteenlaskettu summa. Korjausker- roin määräytyy tilalaitoksen päivitetyn talousmallin perusteella. Ta- lousmallissa huomioidaan kaikki tilalaitoksen tunnetut kustannuserät. Myös Naantalin kaupungin myöntämän velan korkoon ja takaisin- maksuaikaan liittyvät vaatimukset päivitetään malliin. Talousmallilla tavoitellaan seuraavan 10-vuotiskauden aikana saavutettavan nolla- tuloksen tilahallinnan taloudessa.
Sisäisen vuokran päivitykset
Sisäisen vuokran kokonaistasoa tarkastetaan tarpeen mukaan, että voi- daan varmistua nollatuloksen toteutuminen vuokrissa kokonaisuutena. Tar- kastuksen pohjana on päivitetyt talousmallin tiedot. Kokonaistaso tarkaste- taan arviolta kolmen vuoden välein. Vuokran kokonaistaso määritellään välivuosina elinkustannusindeksin perusteella tehtävillä korjauksilla.
Kohteissa tapahtuvat vuokraperusteen muutokset otetaan huomioon vuo- sittaisissa päivityksissä. Päivitykset tehdään kalenterivuosittain ja niistä päätetään aina edellisen toukokuun loppuun mennessä. Päivityksissä ote- taan huomioon kohteissa tilalaitoksen kustannuksiin vaikuttavat yleisestä linjasta poikkeavat muutokset. Tällaisia ovat mm. toteutuneet investoinnit, rakennuksen osien purkamiset, lämmitystapamuutokset ja ylläpitotason muutokset. Päivitysten yhteydessä kiinteistöpäällikkö määrittelee kohteit- tain rakennusten kokonaisvuokrat.
Vuokralaisen tulee päivittää myös käyttämiensä tilojen luettelo ja tilojen käyttäjien kustannuspaikkatiedot laskutusta varten toukokuun lopussa. Nii- den tietojen perusteella tilalaitos ilmoittaa vuokraajille tiedot seuraavan ka- lenterivuoden vuokrasta kesäkuun loppuun mennessä.
Vuokrasopimusasiakirjan sisältö
Varsinainen palvelutilojen vuokrasopimuksen päivitys valmistuu vuoden 2018 loppuun mennessä. Vuokrasopimus tehdään yhdellä sopimuksella kaikkiin kaupungin palvelutilakohteisiin. Yhden sopimuksen malli keventää ja selkeyttää palvelutilojen sopimusjärjestelmää. Samankaltaista sopimus- mallia, jossa mukana ovat kaikki kaupungin sote-tilat, ollaan kehittämässä Maakuntien tilakeskus oy:n ja kaupungin välille.
Palvelutilojen vuokrasopimus tullee Naantalissa pitämään sisällään seuraa- vat osat:
• Perustieto-osa, jossa määritellään palvelutilojen vuokrauksen yleiset periaatteet ja sopimusehdot
• Kohdetietoliite, jossa luetteloidaan vuokrattavat palvelukiinteistöt ja niiden pinta-alat.
• Kohdevuokraliite, jossa kerrotaan rakennuskohtainen vuokra. Liite päivitetään vuosittain toukokuun loppuun mennessä.
• Vuokraajakohtaisten vuokrien liite, jossa kerrotaan vuokralaisen kus- sakin kohteessa olevien tilojen vuokrat. Liite päivitetään vuosittain
kesäkuun loppuun mennessä.
• Vastuurajataulukkoliite, jossa määritellään tilalaitoksen ja vuokralais- ten vastuutehtävät.
• Vuokraajakohtaiset erillissopimusliitteet. Näissä liitteissä esitetään yleisistä sopimusehdoista ja periaatteista poikkeamiset vuokrakoh- teissa.
• Kulutusperusteisten erien toteutumaliite (kohteittain edellisestä tilin- päätöksestä)
• Kohdekohtainen korjausvelkaliite
•
TEKNINEN JOHTAJA:
Xxxxxxxx lautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle palvelutilojen vuokrasopimusten päivittämistä esittelyosassa mainittuja perusperiaatteita soveltaen.
KOKOUSKÄSITTELY
Merkittiin, että kaupunginarkkitehti Oscu Uurasmaa ja kiinteistöpäällkikkö Xxxxx Xxx osallistuivat kokoukseen tämän käsittelyn ajan.
TEKNINEN LAUTAKUNTA:
Teknisen johtajan ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginhallitus 17.09.2018 § 305
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä palvelutilojen vuokrasopi- musten päivittämisen esittelyosassa mainittuja perusperiaat- teita soveltaen.
KOKOUSKÄSITTELY:
Merkittiin, että kiinteistöpäällikkö Xxxxx Xxx oli läsnä asian- tuntijana kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.
KAUPUNGINHALLITUS:
Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.