Relipe Oy
Relipe Oy
Tilitoimisto Relipen yleiset sopimusehdot
Tilitoimiston toimeksiantosopimuksen liite nro 4
Tilitoimiston palveluihin, tarjouksiin, tilausvahvistuksiin ja palveluiden toimitussopimuksiin sovelletaan näitä sopimusehtoja.
Tarjous
1. Tilitoimiston tarjous on voimassa 30 päivää tarjouksen päiväyksestä, jos tarjouksessa ei muuta mainita.
Sopimuksen voimaantulo
2. Sopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat allekir- joittaneet toimeksiantosopimuksen, asiakas on hyväksy- nyt tilitoimiston tarjouksen tai tilitoimisto on vahvista- nut asiakkaan tilauksen.
Palvelut
3. Tilitoimiston tehtäväksi sovitut tehtävät ovat sopi- muksen liitteenä olevassa Palveluerittelyssä tai muussa asiakirjassa tehtäväksi yhdessä sovitut palvelut (jäljem- pänä Palvelut). Mikäli tilitoimisto hyväksyy asiakkaan ti- lauksesta tehtäväkseen muitakin, kuin liitteessä mainit- tuja palveluja, myös niihin sovelletaan näitä ehtoja.
Tilitoimisto aloittaa Palvelun viipymättä sen jälkeen, kun asiakas on antanut tilitoimistolle tarvittavat tiedot ja ai- neiston sekä maksanut mahdollisesti sovitun ennakko- maksun. Tilitoimiston tulee huolehtia Palveluista huolel- lisesti ja ammattitaitoisesti tilitoimiston työ- ja rapor- tointimenetelmien mukaan.
Perustiedot
4. Asiakkaan tulee huolehtia siitä, että tilitoimistolla on asiakkaasta aina ajan tasalla olevat perustiedot (jäljem- pänä Perustiedot). Tällaisia tietoja ovat yhteys-, henki- lö-, tilikausi- ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaik- ka, kansallisuus, hallituksen jäsenet sekä muut tarvitta- vat tiedot ja toimenpideohjeet. Asiakas nimeää ja val- tuuttaa yhteyshenkilön antamaan tilitoimistolle tarvitta- vat Palveluihin liittyvät tiedot ja päätökset. Osapuolet il- moittavat toisilleen yhteyshenkilön vaihtumisesta.
Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen
5. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja ai- neisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti nor- maalina työaikana.
Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seuraavasti:
‒ koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päätty- mistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä
‒ palkanlaskenta-aineisto viisi (5) arkipäivää ennen palkanlaskennan sovittua valmistumispäivää
‒ tilinpäätökseen ja verotukseen liittyvä aineisto vii- meistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymi- sestä
‒ muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäi- vää ennen määräpäivää.
Asiakas myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyt- tää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja tilitoimiston ohjeiden ja suositus- ten mukaisesti. Tilitoimiston tiedusteluihin ja tarkistus- pyyntöihin on vastattava viipymättä.
Luottamuksellisuus
6. Osapuolen on pidettävä salassa tietoon saamansa toi- sen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Tilitoimiston tarjous, tilausvahvistus ja so- pimus ehtoineen sekä niihin sisältyvät suunnitelmat ja muu aineisto ovat luottamuksellisia tietoja. Salassapito- velvollisuus jatkuu myös sopimuksen päätyttyä. Osapuo- let huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä ja alihankkijansa sitoutuvat salassapitoon.
Sopimuksen voimassaolo
7. Sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kuukau- den irtisanomisajoin, ellei muuta ole sovittu. Jos kumpi- kaan osapuoli ei irtisano määräaikaista sopimusta vähin- tään kaksi (2) kuukautta ennen sovitun määräajan päät- tymistä, sopimuksen voimassaolo jatkuu toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajoin.
Sopimuksen päättyessä palvelu saattaa olla palvelun luonteen mukaisesti kesken sopimuksen aikana kulu- neelta tai kulumassa olleelta palveluiden käsittelykau- delta. Tätä on käsitelty jäljempänä 11. kohdassa.
Palveluiden keskeyttäminen ja sopimuksen purku
8. Tilitoimistolla on oikeus keskeyttää Palvelut, jos
a) asiakkaan maksu tilitoimistolle viivästyy yli seitse- män (7) päivää,
b) asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muutoin asianmukaisesti myötävai- kuta Palvelujen tuottamiseen,
c) asiakas rikkoo sopimusta muutoin tai palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomais- ten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia, tai
d) asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kir- jausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä ehtoa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolten erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituk- sen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä, kuten esimerkiksi tulojen ja niihin kohdistuvien menojen jaksottamisesta tai varojen ja velkojen arvostami- sesta kirjanpidossa tai tilinpäätöksessä.
Jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän (7) päivän ku- luessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuksesta, tilitoi- mistolla on oikeus purkaa sopimus.
9. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy oikaisemaan ti- lannetta seitsemän (7) päivän kuluessa asiakkaan kirjal- lisesta huomautuksesta.
10. Osapuoli saa purkaa sopimuksen, jos toinen osapuoli hakee velkojiltaan akordia, toisen osapuolen omaisuutta on haettu konkurssiin luovutettavaksi tai sitä haetaan yrityssaneeraus- tai velkajärjestelymenettelyyn.
Palvelut sopimuksen päättyessä
11. Jos sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, tilitoimisto laatii tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa siitä ennakko- maksun ja toimittaa tilitoimistolle tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston. Jos sopimus päättyy kes- ken tilikauden, ennakkomaksun saatuaan tilitoimisto laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella taseti- lien erittelyt. Vastaavasti tilitoimisto huolehtii palkanlas- kennan ja palkkakirjanpidon kannalta tarpeelliset eritte- lyt. Tilitoimisto veloittaa edellä mainituista Palveluista kustannukset ja palkkion käytäntönsä mukaan.
Oikeudet aineistoon, aineiston pidätysoikeus ja
aineiston luovuttaminen asiakkaalle
12. Tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen ja automaatioratkaisujen kaikki oikeudet kuuluvat tilitoi- mistolle, kun palvelut on tuotettu tilitoimiston käyt- töönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla. Tällä ehdolla ei ole vaikutusta niihin oikeuksiin, jotka asiak- kaalla on tilitoimistolle antamaansa aineistoon. Muilla kuin tilitoimistolla ei ole ilman tilitoimiston lupaa oikeut- ta hyödyntää kaupallisesti tilitoimiston tuottamia tieto- kantoja. Kaupallisena hyödyntämisenä ei pidetä lainsää- dännöllisten velvoitteiden kuten tilintarkastuksen tai tietosuoja-asetuksen edellyttämän auditoinnin toteut- tamista.
Kun palvelu tuotetaan asiakkaan käyttöönsä hankki- malla tai sen omalla ohjelmistolla, johon se on antanut tilitoimistolle käyttöoikeuden palvelun tuottamiseksi, kuuluvat aineiston ja tietokantojen oikeudet asiakkaalle.
Tilitoimistolla on oikeus tuottaa ja julkaista erilaisia toi- mialakohtaisia, yritysmuotokohtaisia tai muita vastaavia tunnuslukuja, yhdistämällä eri asiakkaiden tietoja, siten että yksittäisen asiakkaan, asiakkaan henkilökunnan ja asiakkaan yhteistyökumppaneiden tietoja ei voida tun- nistaa ja liikesalaisuudet säilytetään, riippumatta siitä kummalle osapuolelle tietokantojen oikeudet kuuluvat. Tilitoimisto tuottaa ja julkaisee tietoja vain kilpailulain- säädännön sallimissa tilanteissa.
Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asiak- kaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot, kunnes kaikki tili- toimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilitoimisto luovuttaa maksun saatuaan
asiakkaan aineiston viipymättä asiakkaalle. Asiakas huo- lehtii kustannuksellaan aineiston noutamisesta. Jos asia- kas ei nouda aineistoa tilitoimiston ilmoittamaan määrä- aikaan mennessä, tilitoimisto lähettää sen kirjattuna postiennakkolähetyksenä, ellei toisin sovita. Tilitoimis- tolla on oikeus periä asiakkaan aineiston säilyttämisestä eri maksu.
Tilitoimistolla on oikeus säilyttää kopiot laatimastaan ai- neistosta myös sopimuksen päätyttyä, eikä se ole velvol- linen poistamaan asiakkaan tietoja tietokannastaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Perus- tiedot tilitoimisto säilyttää vähintään viisi vuotta sopi- muksen päättymisestä.
Maksut
13. Tilitoimiston palkkio määräytyy kussakin toimeksian- nossa toimitettavien palvelujen valikoiman ja niiden laa- dun mukaan.
Tilitoimistolla on oikeus vaatia asiakkaalta ennakko- maksu, jos siitä on asiakkaan kanssa sovittu taikka jos se voidaan tapauksen olosuhteissa muutoin katsoa perus- telluksi.
Palkkion lisäksi tilitoimistolla on oikeus veloittaa tarpeel- liset ja kohtuulliset suoranaiset matkakulut ja muut kus- tannukset.
Tilitoimistolla on oikeus veloittaa tilitoimiston käytän- nön mukaiset eri korvaukset lisätöistä, ellei toisin sovita. Lisämaksullista lisätyötä on esimerkiksi viivästyneen ai- neiston käsittely, lainmuutoksesta tai viranomaismää- räyksestä tai käyttöön otettavasta alan suosituksesta johtuva tilikarttojen tai muun aineiston muutostyö sekä viranomaisen tiedonannosta tai kehotuksesta johtuva tai muu tilitoimistosta riippumaton lisätyö kuten esimer- kiksi tietosuojalainsäädännöstä ja sen muutoksista joh- tuva työ. Jos viranomaisen tiedonanto tai muu kehotus johtuu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä, keho- tuksesta johtuvasta lisätyöstä ei kuitenkaan ole oikeutta periä eri maksua.
Maksut eivät sisällä arvonlisäveroa. Kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero samoin kuin muut välilliset verot ja lain edellyttämät sekä viranomaisten määräämät mak- sut lisätään eriteltyinä maksuihin.
Tilitoimisto on varautunut ja panostanut palveluiden tuottamiseen sopimuksen päättymiseen saakka. Tilitoi- mistolla on oikeus saada edelleen palkkiota ja mahdolli- set suoranaiset kustannukset myös irtisanomisajalta,
vaikka tilitoimistolla ei olisi teetetty Palveluja irtisano- misaikana.
Laskuerittelyt, maksuehto, viivästysseuraamukset
14. Tilitoimisto veloittaa palveluistaan tehdyn sopimuk- sen ja hinnastonsa mukaisesti. Palvelumaksut ja kuluve- loitukset tulee eritellä sovitun hinnoitteluperusteen mu- kaisesti.
Jos muuta ei ilmene tilitoimiston hinnastosta taikka ei ole muutoin sovittu toisin, maksuehto on 14 päivää las- kun päiväyksestä ja viivästyskorko on korkolain mukai- nen. Tilitoimistolla on oikeus veloittaa viivästyneen mak- sun perimiskulut.
Huomautukset laskuista
15. Huomautukset laskuista on tehtävä kirjallisesti kym- menen (10) päivän kuluessa laskun päiväyksestä.
Maksujen ja yleisten sopimusehtojen muutokset
16. Mikäli työvoimakustannukset tai muut maksujen määräytymisperusteet muuttuvat, tilitoimistolla on oi- keus muuttaa maksuja vastaavasti.
17. Jos nämä sopimuksessa noudatetut yleiset sopimus- ehdot muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa sopi- musehtoja korvaamalla yleiset ehdot muutetuilla ylei- sillä sopimusehdoilla.
18. Tilitoimiston on ilmoitettava maksujen ja sopimus- ehtojen muutoksista asiakkaalle kirjallisesti viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutoksen voi- maantuloa. Tällöin asiakkaalla on oikeus neljäntoista
(14) päivän kuluessa ilmoituksen päiväyksestä kirjalli- sesti irtisanoa sopimus päättymään muutoksen voi- maantulopäivänä.
19. Mikäli lainmuutoksen tai viranomaismääräyksen vuoksi maksut tai maksujen perusteet muuttuvat, tilitoi- mistolla on oikeus muuttaa maksuja vastaavasti. Muu- toksista on ilmoitettava viimeistään 14 päivää ennen muutoksen voimaantuloa.
Osapuolten vastuista
20. Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpi- dostaan, verovelvollisena vastuussa veroistaan, henki- löstönsä työnantajana vastuussa työnantajavelvoitteis- taan sekä rekisterinpitäjänä vastuussa rekisterinpitäjän
velvollisuuksistaan. Asiakas vastaa työnantajana lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinnasta sekä niihin liittyvästä päätöksenteosta. Asiakas vastaa työaikakirjanpidosta. Asiakas on vastuussa asianmukais- ten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry tilitoimistolle.
Asiakas huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asi- anmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan tilitoimistolle. Vastuu tilitoimistolle toimitettujen tilikau- den ja sen jälkeisiä tapahtumia kuvaavien tietojen ja ai- neiston ajantasaisuudesta, riittävyydestä, oikeellisuu- desta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. Asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään.
21. Tilitoimisto antaa Xxxxxxxx ja asiantuntemuksensa asiakkaan käytettäväksi sopimuksen ja näiden sopimus- ehtojen mukaisesti. Tilitoimiston on ilmoitettava asiak- kaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Tilitoimisto ei kuitenkaan ole velvollinen tark- kailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineis- ton mahdollisia laskuvirheitä tai muita virheitä taikka tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu.
22. Tilitoimisto vastaa näiden yleisten sopimusehtojen mukaisin rajoituksin sopimusrikkomuksestaan, vir- heestä Palvelussaan ja laiminlyönnistään asiakkaalle ai- heutuneesta vahingosta. Tilitoimisto on velvollinen kor- vaamaan vahingon vain sikäli ja siltä osin kuin asiakas osoittaa, että tilitoimiston asianmukaisesti ja ajallaan suorittama sopimuksen mukainen toimenpide olisi estä- nyt vahingon tai rajoittanut sitä.
Tilitoimiston virheestä ilmoittaminen ja sen korjaaminen
23. Jos tilitoimiston asiakkaalle toimittamassa Palve- lussa ilmenee virhe, asiakkaan on viipymättä ilmoitet- tava siitä tilitoimistolle. Tilitoimistolla on tällöin oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhe veloituksetta niin pian kuin olosuhteet sallivat. Jos asiakas laiminlyö il- moittaa virheestä, jonka tämä on havainnut tai tämän olisi pitänyt kohtuudella havaita, asiakkaalla ei ole oi- keutta esittää virheen perusteella vaatimuksia.
Mikäli tilitoimistolla ei asiakkaan reklamoidessa ole enää pääsyä asiakkaan tietojärjestelmään, asiakkaan tulee avata omalla kustannuksellaan tilitoimistolle pääsy tie- tojärjestelmään, jotta tämä voi vastata reklamaatioon.
Jos tilitoimisto käyttää oikeuttaan tai täyttää velvolli- suuttaan korjata aiheuttamansa virhe, tilitoimisto vas- taa tietojärjestelmään pääsyn avaamisen kustannuk- sista.
Tilitoimisto vastaa vain omasta toiminnastaan
24. Tilitoimisto ei vastaa asiakkaan veroista eikä muista kuin edellä 22. kohdassa mainituista vahingoista. Tilitoi- misto ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutu- nut asiakkaan antamien tietojen tai ohjeiden taikka toi- mitetun aineiston puutteellisuudesta, virheellisyydestä tai viivästymisestä tai muutoin asiakkaan syystä tai mi- käli vahingon on aiheuttanut asiakkaan puolesta tai lu- kuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö. Tilitoi- misto ei vastaa vahingosta, joka johtuu siitä, että asiakas tai tämän lukuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö ei ole noudattanut Palvelulle suoraan tai välillisesti mer- kityksellisiä lakeja tai viranomaismääräyksiä taikka sovit- tuja ehtoja.
Tilitoimisto ei milloinkaan vastaa liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkaisuista, vaan niistä päättää ja vastaa asiakas.
Tilitoimiston vastuun rajoitus välittömiin vahinkoihin ja enimmäismäärään
25. Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tu- lon, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksestä, tuo- tannon tai palvelun keskeytymisestä, saamatta jää- neestä voitosta taikka muusta niihin verrattavasta va- hingosta.
Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan johtu- vista välittömistä vahingoista. Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10.000 eu- roa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enin- tään 20.000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole nimenomaisesti sopimuksessa sovittu. Vahinko katso- taan yhdeksi vahinkotapahtumaksi, vaikka siihen olisi vaikuttanut saman virheen toistuminen ja vaikka se vai- kuttaisi useampaan tilikauteen. Vahingon katsotaan il- menneen kokonaan sen tilikauden aikana, jolloin se olennaisilta osiltaan ilmeni, vaikka jokin vahingon osa il- menisi muuna tilikautena.
Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti Palvelujen suo- rittamisessa eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraa- musta kuin mitä edellä on todettu.
Vaatimusten esittämisen määräaika
26. Vaatimukset tilitoimistolle on tehtävä kirjallisesti vii- pymättä. Jos virhe tai puute havaitaan tai on havaitta- vissa välittömästi, huomautus on tehtävä heti ja viimeis- tään neljäntoista (14) päivän kuluessa. Jos eriteltyä vaa- timusta ei ole tehty tilitoimistolle kuuden (6) kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta, ei korvausta makseta. Korvausta ei myöskään makseta, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme (3) vuotta kyseisen Palvelun toimittamisesta. Jos vahinko kuitenkin johtuu sellaisesta tilitoimiston vastuulle kuuluvasta virheestä, joka on tehty asiakkaan jälkiverotarkastettavissa olevassa kir- janpidossa tai suoraan siihen perustuvassa Palvelussa kuten veroilmoituksessa tai muussa suoraan asiakkaan verotukseen vaikuttavassa laskelmassa, edellä mainitun kolmen vuoden sijasta noudatetaan kuuden (6) vuoden määräaikaa kyseisen Palvelun toimittamisesta.
Kolmansien osapuolten vaatimukset
27. Jos kolmas osapuoli tekee osapuolelle Palveluiden tai toimeksiantosopimuksen perusteella korvausvaati- muksen, siitä on ilmoitettava toiselle osapuolelle viipy- mättä. Jos tilitoimisto joutuu maksamaan kolmannelle osapuolelle vahingonkorvausta, asiakkaan on hyvitet- tävä tilitoimistolle tästä aiheutunut menetys sikäli kuin se ei johdu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä so- pimusehtojen noudattamisessa. Tilitoimiston vastuun- rajoitukset soveltuvat myös kolmansien vaatimuksiin ti- litoimiston ja asiakkaan välisessä suhteessa.
Alihankkijat ja henkilöstö
28. Jos toisin ei ole sovittu eikä pakottavasta lainsäädän- nöstä muuta johdu, osapuolet saavat käyttää alihankki- joita. Osapuoli vastaa alihankkijansa suorituksesta kuin omastaan. Asiakkaan velvoitteet tilitoimistolle ja ehdot tilitoimiston vastuunrajoituksista ovat voimassa myös ti- litoimiston alihankkijan, henkilöstön, osakkaiden ja joh- tohenkilöiden hyväksi.
Tietojen antaminen vakuutusyhtiölle
29. Mikäli tilitoimistolla on vastuuvakuutus, vahinkota- pahtuman sattuessa asiakkaan tulee osaltaan antaa va- kuutusyhtiölle tarpeelliset selvitykset ja varata tälle mahdollisuus vahingon määrän ja laadun arvioimiseen.
Ylivoimainen este; vapauttamisperusteet
30. Mikäli osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttäminen estyy, vaikeutuu tai viivästyy tämän vaikutuspiirin ulko- puolisesta seikasta (ylivoimainen este), kuten lakosta, työsulusta tai muusta työselkkauksesta, tulipalosta, muusta onnettomuudesta tai kriisitilanteesta, ukkos- vauriosta tai muusta luonnontapahtumasta taikka vies- tintäyhteys- tai sähköhäiriön vuoksi, osapuoli vapautuu sopimusvelvoitteidensa täyttämisestä ja seuraamuk- sista niin pitkäksi aikaa kuin olosuhteet edellyttävät.
Vapauttamisperusteeksi katsotaan myös
‒ viranomaisen tai pankin virhe tai viivästys,
‒ laitteisto- ja ohjelmistovika,
‒ tietoliikenteen tai tietoliikenneyhteyksien katkea- minen, keskeytys ja häiriö, sekä
‒ verkkolaskuoperaattorin toimenpide.
31. Ylivoimaisesta esteestä ja sen päättymisestä on vii- pymättä ilmoitettava toiselle osapuolelle.
Ilmoitukset
32. Sopimuksen irtisanominen tai purkaminen samoin kuin muut sopimuksen mukaiset huomautukset ja ilmoi- tukset on tehtävä todisteellisesti. Ellei toisin ole sovittu, ilmoitukset katsotaan tehdyiksi ja tulleen vastaanottajan tietoon viimeistään sitä päivää ensiksi seuraavana arki- päivänä, jolloin
‒ ne on jätetty postin kuljetettavaksi osoitettuna so- pimuksessa mainittuun tai osapuolen myöhemmin kirjallisesti ilmoittamaan osoitteeseen, mutta mi- käli postia ei jonain arkipäivänä lainkaan jaeta Xxx- xxxxx, saapumisen katsotaan tapahtuneen siitä seuraavana arkipäivänä, tai
‒ ne on lähetetty sopimuksessa mainittuun tai osa- puolen kirjallisesti myöhemmin ilmoittamaan säh- köpostiosoitteeseen.
Sähköinen viestintä
33. Osapuolet vastaavat kumpikin osaltaan tietoturvalli- suudesta ja huolehtivat viruksentorjunta- ja muiden suojausjärjestelmiensä kunnosta ja ajanmukaisuudesta. Osapuolet tietävät ja hyväksyvät, että tästä huolimatta sähköinen viestintä voi häiriytyä. Osapuolet saavat lä- hettää toisilleen sähköpostitse viestejä ja liitetiedostoja niitä salaamatta, jos muuta ei ole sovittu. Osapuoli ei vastaa siitä, että hänelle sähköisen viestintäjärjestelmän kautta lähetetty viesti tai liiteaineisto on vastaanotettu muuttumattomana tai viivytyksettä.
34. Palvelun tuotantoon yhteiskäytössä käytettyjen tietojärjestelmien käyttö
Palveluntuotannossa käytetyn sovellusohjelmiston käyt- töoikeus voi olla
A. asiakkaan tilitoimistolle antama käyttöoikeus asiak- kaan omaan tai sen hankkimaan ohjelmistoon, tai
B. tilitoimiston asiakkaalle antama rajoitettu etäkäyt- töoikeus tilitoimiston käyttöoikeudella hankkimaan tai sen omaan ohjelmistoon.
Tilanteen A ehdot on kuvattu kohdassa 34A. Tilanteen B ehdot on kuvattu kohdassa 34B.
34A. Jos tilitoimisto tuottaa osan tai kaikki sovitut kir- janpito-, laskenta-, tai muut Palvelut käyttäen asiak- kaan hankkimaa sovellusohjelmistoa esimerkiksi tieto- verkon välityksellä, noudatetaan tähän käyttöön seu- raavaa, ellei muuta sovita.
Tilitoimiston käyttöoikeus
Asiakas myöntää/hankkii omalla kustannuksellaan tili- toimistolle alihankkijoineen sujuvan palvelutuotannon edellyttämän maksuttoman käyttöoikeuden käyttä- määnsä sovellusohjelmistoon. Tilitoimiston tulee nou- dattaa asiakkaan ja/tai kolmannen osapuolen, kuten oh- jelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää käyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Tilitoimistolla ei ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta luovuttaa käyttöoikeutta edelleen.
Asiakas toimittaa tilitoimistolle tarpeelliset käyttäjätun- nukset. Tilitoimiston on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti ja tilitoimiston on huolehdittava siitä, että toimitettuja tunnuksia saa käyttää vain tilitoimiston val- tuuttama käyttäjä (tai käyttäjät). Tilitoimiston tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja.
Asiakkaan vastuu
Sovellusohjelmisto sijaitsee asiakkaan tai käyttöoikeu- den asiakkaalle luovuttaneen ohjelmistotoimittajan ni- meämällä työasemalla tai palvelimella. Asiakas vastaa sovellusohjelmiston ylläpidosta sekä siitä, että sovellus- ohjelmistoon on mahdollista ottaa yhteys tavanomaisin teknisin menetelmin. Asiakas vastaa tietoliikenneyhtey- den rakentamisen ja tietojen siirron kustannuksista pois- lukien tilitoimiston oman internet-yhteyden kustannuk- set.
Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen
avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama ai- neisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle palvelun tuot- tamiseksi luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.
Immateriaalioikeuden loukkaus
Asiakas vastaa siitä, että tilitoimiston ohjelmiston käyttö ei loukkaa kolmannen osapuolen voimassa olevaa im- materiaalioikeutta. Asiakas ei vastaa oikeudenloukkauk- sesta, joka johtuu siitä, että tilitoimisto ei ole noudatta- nut asiakkaan antamia asianmukaisia ohjeita.
Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa
Jos kolmas osapuoli katsoo, että tilitoimisto loukkaa hä- nen immateriaalioikeuttaan ohjelmiston käytöllä, tilitoi- miston on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti asiak- kaalle viipymättä. Jos tilitoimisto valtuuttaa asiakkaan puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaati- muksiin ja antaa asiakkaalle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, asiakkaan tulee huolehtia sii- tä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksel- laan ja vastata tilitoimiston maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista.
Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai asiakas katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, asiakkaalla on oikeus harkintansa mukaan
‒ hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,
‒ muuttaa käyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oi- keuksia loukata tai
‒ korvata ohjelmisto toisella toiminnallisesti vastaa- valla.
Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä
Tilitoimiston Palveluiden tuottaminen edellyttää asian- mukaisen ohjelmiston käyttömahdollisuutta. Asiakas vastaa ohjelmiston käytössä ilmenneistä häiriöistä, kat- koksista tai tietojen menetyksestä johtuvista ylimääräi- sistä tilitoimiston työkustannuksista, elleivät nämä johdu tilitoimiston toiminnasta tai tilitoimiston oman in- ternet-yhteyden katkoksista. Asiakas pyrkii ratkaise- maan ongelman niin pian kuin häiriön tai tilanteen laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista.
Tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston käyttöoikeuden mah- dollisesta keskeytymisestä, päättymisestä tai viivästyk- sestä asiakkaalle aiheutuvista vahingoista eikä viivästyk- sistä.
Jos käytön tai käyttöoikeuden keskeytys, olennainen muutos, lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheut- taa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjan- pito- tai palkanlaskentapalvelun, työmääriin ja kustan- nuksiin, tilitoimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta pe- rittäviä maksuja tätä vastaavasti.
Käyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen
Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin asiakkaalla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksi- antosopimus Palveluista päättyy.
34B. Jos on sovittu siitä, että asiakas tuottaa osan kir- janpito-, laskenta-, tai muusta Palveluja koskevasta ai- neistosta etäkäyttäen tilitoimiston käyttöoikeudella hankkimaa tai tilitoimiston omaa sovellusohjelmistoa tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän etäkäyt- töön seuraavaa, ellei muuta sovita.
Asiakkaan käyttöoikeus
Tilitoimisto myöntää/hankkii eri maksusta asiakkaan käytettäväksi rajoitetun etäkäyttöoikeuden tilitoimiston käyttämään sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tulee nou- dattaa tilitoimiston ja/tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää etäkäyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoituk- seen. Asiakkaalla ei ole oikeutta ilman tilitoimiston kir- jallista suostumusta luovuttaa etäkäyttöoikeutta edel- leen, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tyypillisiä pakottavasta lainsäädännöstä johtuvia luovu- tustilanteita ovat esimerkiksi luovutus tilintarkastuk- seen tai lainsäädännön määräämään viranomaistarkas- tukseen. Asiakas vastaa näistä pakottavan lainsäädän- nön perusteella luovutetuista etäkäyttöoikeuksista ai- heutuvista kustannuksista.
Palveluntarjoaja toimittaa asiakkaalle käyttäjäkohtaiset käyttäjätunnukset. Asiakkaan on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti. Jos muuta ei ole sovittu, tunnuk- sia saa käyttää vain asiakkaan henkilöstöön kuuluva ni- metty käyttäjä (tai käyttäjät). Asiakas vastaa aina asiak- kaalle annetuilla tunnuksilla tehdyistä toimenpiteistä.
Sovellusohjelmisto sijaitsee tilitoimiston, tilitoimiston alihankkijan tai käyttöoikeuden tilitoimistolle luovutta- neen ohjelmistotoimittajan palvelimella. Asiakas vastaa oman tietoliikenneyhteyden hankkimisen ja tietojen siir- ron kustannuksista sekä käyttämiensä ohjelmistojen ja pääte- ja tietokonelaitteiden sopivuudesta, toimivuu-
desta ja kunnossapidosta suhteessa sovellusohjelmis- toon. Asiakkaan tulee käyttää asianmukaista virustor- juntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvarat- kaisuja. Ellei muuta ole erikseen sovittu, tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston toimivuudesta asiakkaan käyttöym- päristössä eikä ohjelmistoon mahdollisesti tehtävien korjausten, päivitysten tai ylläpitotoimien aiheuttamista muutostarpeista asiakkaan käyttöympäristössä.
Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama ai- neisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.
Immateriaalioikeuden loukkaus
Tilitoimisto vastaa siitä, että etäyhteyskäyttö ei sopi- musta solmittaessa loukkaa kolmannen osapuolen Suo- messa voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Tilitoi- misto ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että asiakas ei ole etäkäytössä noudattanut sille an- nettuja ohjeita tai siitä, että asiakas on käyttänyt ohjel- mistosovellusta muita kuin sovittuja tarkoituksia varten.
Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa
Jos kolmas osapuoli katsoo, että asiakas loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan etäyhteyskäytöllä, asiakkaan on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti tilitoimistolle vii- pymättä. Jos asiakas valtuuttaa tilitoimiston puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja an- taa tilitoimistolle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, tilitoimisto huolehtii siitä parhaaksi kat- somallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa asi- akkaan maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauk- sista. Korvausten maksaminen edellyttää, että vastuu oi- keudenloukkauksesta kuuluu näiden sopimusehtojen mukaisesti tilitoimistolle.
Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai tilitoi- misto katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, tilitoimistolla on oikeus harkintansa mukaan
‒ hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,
‒ muuttaa etäkäyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oikeuksia loukata,
‒ korvata etäkäyttöoikeus toisella toiminnallisesti vastaavaan ohjelmistoon annettavalla etäkäyttöoi- keudella, tai
‒ lopettaa etäkäyttöoikeus ilman irtisanomisaikaa.
Oikeudenloukkausta ei katsota tilitoimiston virheeksi tai viivästykseksi. Xxxxxxxxxxxxx vastuu oikeudenloukkauk- sesta rajoittuu tämän kohdan mukaisiin toimenpiteisiin.
Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä
Tilitoimisto ei takaa sovellusohjelmiston virheetöntä tai jatkuvaa toimintaa, ellei erikseen ole muuta sovittu. Tili- toimisto ei vastaa häiriöistä, katkoksista tai tietojen me- netyksestä johtuvista vahingoista. Asiakkaan tulee il- moittaa tilitoimistolle häiriöistä yksilöidysti ja tilitoi- misto pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häi- riön laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista. Korjaus voidaan tehdä esimerkiksi anta- malla ohjeet ongelman kiertämiseksi. Jos häiriö johtuu muusta kuin tilitoimiston vastattavasta seikasta, tilitoi- mistolla on oikeus saada selvitystyöstä eri korvaus.
Etäkäyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen
Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin tilitoimistolla on käyttöoikeus sovellusohjelmis- toon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toi- meksiantosopimus Palveluista päättyy.
Muutokset
Jos etäkäytön lakkaaminen tai toimintamallin muutos ai- heuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kir- janpito- tai palkanlaskentapalvelun työmääriin, tilitoi- mistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta veloitettavia maksuja.
Rekrytointirajoitus
35. Kumpikaan osapuoli ei saa ilman toisen osapuolen suostumusta ottaa palvelukseensa toisen palveluksessa olevaa henkilöä tai ollutta henkilöä, joka on tehnyt kes- keisiä Palvelun tarkoittamia tehtäviä eikä sopia muusta- kaan järjestelystä tällaisen henkilön työpanoksen hank- kimiseksi, ennen kuin on kulunut kuusi kuukautta Palve- luista tehdyn sopimuksen päättymisestä.
Ellei muuta ole sovittu, rekrytointirajoitusta rikkoneen osapuolen on maksettava toiselle osapuolelle kyseisen henkilön kuuden kuukauden bruttopalkan suuruinen korvaus.
Rekrytointirajoitus ei ole voimassa, jos työsuhde on päättynyt työnantajasta johtuvasta syystä.
Sopimuksen siirto
36. Sopimuksen siirto on sallittu vain toisen osapuolen kirjallisella suostumuksella. Tilitoimistolla on kuitenkin siirtäessään liiketoimintansa, johon Palvelut kuuluvat, oikeus siirtää sopimus oikeuksineen ja velvoitteineen lii- ketoiminnan luovutuksensaajalle, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Sopimuksen muuttaminen
37. Muut kuin 16.‒19. sekä 34A ja 34B kohdissa mainitut muutokset sopimukseen on tehtävä yhteisellä päätök- sellä kirjallisesti.
Aiemmat sopimukset
38. Sopimus, joka sisältää nämä sopimusehdot, syrjäyt- tää kaikki aikaisemmat osapuolten välillä tehdyt sopi- muksen tarkoittamia Palveluja koskevat sopimukset sekä suulliset ja kirjalliset ilmoitukset.
Erimielisyyksien ratkaiseminen
39. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet neu- votteluin. Osapuolet saattavat tästä sopimuksesta ai- heutuvat riitaisuudet ensisijaisesti ratkaistavaksi sovin- nollisesti Suomen Asianajajaliiton sovintomenettely- sääntöjen mukaisessa sovintomenettelyssä taikka tuo- mioistuimen sovintomenettelyssä. Tarvittaessa kumpi tahansa osapuoli saa viedä sovinnon välimiehen vahvis- tettavaksi. Muutoin riitaisuudet ratkaistaan vastaajan kotipaikan käräjäoikeudessa.
Muut ehdot
40. Sopimukseen sovelletaan näitä yleisiä ehtoja ja muita sopimuksessa mainittuja asiakirjoja Suomen lain mukaan. Tilitoimiston esitteissä, hinnastoissa ja muussa aineistossa olevat tiedot ovat sopimuksen osa vain, jos tarjouksessa, tilausvahvistuksessa tai sopimuksessa on niin erikseen mainittu.
Soveltamisjärjestys
41. Mikäli sopimusasiakirjat ovat sisällöltään ristiriitai- set, asiakirjoja sovelletaan seuraavassa etusijajärjestyk- sessä:
1. Toimeksiantosopimus
2. Palveluerittely ja muut sopimuksen liitteet numero- järjestyksessä
3. Nämä yleiset sopimusehdot.