YLEISTEN KIRJASTOJEN YHTEISTYÖSOPIMUS
HELSINGIN KAUPUNKI
HELSINGIN KAUPUNGINKIRJASTO
YLEISTEN KIRJASTOJEN YHTEISTYÖSOPIMUS
1. Sopijapuolet
Helsingin kaupunki Helsingin kaupunginkirjasto
ja
kaupunki/ kunta
kirjasto
2. Yhteyshenkilöt
Helsingin kaupungin yhteyshenkilö:
Xxxx Xxxxxxx, informaatikko, p. 0401842708, email: xxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Xxxxx Xxxxx, suunnittelija, p. 09 310 85461, email: xxxxx.xxxxx@xxx.xx Sopijapuolen yhteyshenkilö ja yhteystiedot:
3. Sopimuksen kohde ja hinta
Sopimuksen kohde ja hinta on määritelty liitteissä 1 ja 2.
4. Sopijapuolen laskutusosoite
5. Voimaantulo, sopimuksen kesto ja sopimuskappaleet
Tämä sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus astuu voimaan, kun se on sopijapuolen toimesta allekirjoitettu. Tätä sopimusta on laadittu kaksi samasanaista (2) kappaletta, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle .
6. Allekirjoitukset
Paikka ja aika: _
HELSINGIN KAUPUNKI Kirjastopalvelujen johtaja Helsingin kaupunginkirjasto
SOPIJAPUOLI Nimi:
Titteli: Kunta:
LIITTEET 1. Yhteistyösopimuksensisältö
2. Vuosimaksut
Liite 1 (1/5)
YHTEISTYÖSOPIMUKSEN SISÄLTÖ
!JOHDANTO
1. TAUSTAA
Kuntien kirjastopalveluista, niiden tavoitteista ja järjestämisestä säädetään kirjastolaissa (904/1998) ja kirjastoasetuksessa (406/2013). Opetus- ja kulttuuriministeriö on määrännyt päätöksellään Helsin- gin kaupunginkirjaston toimimaan kirjastolain mukaisena yleisten kirjastojen keskuskirjastona.
Yleisten kirjastojen keskuskirjaston toiminta-alueena on koko maa ja sen tehtäviin kuuluu kirjastoase- tuksen mukaisesti mm. kehittää ja tarjota yhteistyössä muiden kirjastojen kanssa kirjasto- ja tietopal- velujen järjestämisessä tarpeellisia palveluja ja työmenetelmiä sekä edistää yleisten kirjastojen keski- näistä sekä yleisten kirjastojen, korkeakoulukirjastojen ja muiden kirjastojen välistä yhteistoimintaa.
2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS
Tällä sopimuksella on tarkoitus sopia yleisten kirjastojen keskuskirjastona toimivan Helsingin kaupun- ginkirjaston johdolla yleisten kirjastojen yhteistyömuodosta, jonka avulla on tarkoitus keskittää han- kintoja erityisesti e-aineistojen osalta, tehostaa yhteistyötä ja luoda puitteet tiiviimmälle kirjastojen yhteistyölle tulevaisuutta silmällä pitäen.
Yhteistyöllä haetaan taloudellisia säästöjä, volyymietuja, toiminnan tehostamisetuja sekä tietämyk- sen ja osaamisen jakamista. Keskuskirjaston rooli yhteistyömuotojen kehittäjänä avaa mahdollisuu- den tulevaisuudessa sille, että keskuskirjasto tarjoaa yhteistyössä mukana oleville kirjastoille omakus- tannusperiaatetta vastaavaa korvausta vastaan erilaisia palveluja, kuten luettelointia ja vie eteenpäin erilaisia kirjastoalaa koskevia valtakunnallisia hankkeita.
Tällä sopimuksella on tarkoitus perustaa yhteistyön konkreettiseksi työvälineeksi ohjausryhmä, jonka tehtäviä ja kokoonpanoa on kuvattu tarkemmin tämän sopimuksen kohdassa 5.2. Ohjausryhmän teh- tävänä on mm. linjata ja asettaa yhteistyölle tavoitteita sekä seurata tavoitteiden toteutumista ja toiminnan taloudellisuutta ja tuloksellisuutta. Kirjastojen yhteistyö hankinta-asioissa toteutetaan yh- teishankintayksikön avulla. Yhteishankintayksikkönä toimii hankintalain 11 §:n mukainen Suomen Kuntaliitto ry:n kokonaan omistama KL- Kuntahankinnat Oy.
3. TAVOITTEET
Yhteistyön tavoitteena on mm.:
• vaikuttaa sähköisten aineistojen tarjonnan lisääntymiseen valtakunnallisesti sekä edistää ja tukea yleisten kirjastojen e-aineisto-osaamisen kehittymistä ja jakamista
• koordinoida yhteishankintoja yhteishankintayksikön kanssa sekä edistää ja tukea yleisten kir- jastojen hankintaosaamisen kehittymistä ja jakamista
• metatietoprosessien tehostaminen, jotta kirjastot saavat laadukkaammat kuvailutiedot no- peammin
• kehittää ja toteuttaa kirjastotyön laatua ja saavutettavuutta parantavia hankkeita sekä jakaa valtakunnallisesti kopioitavissa olevia hyviä kirjastokäytänteitä
• kehittää ammatillista osaamista yhteisten hankkeiden avulla ja edistää kirjastojen verkostoi- tumista ja toisilta oppimista
• valmistella yhteisiä valtakunnallisia hankkeita sekä hankerahoituksen hakemista niille
• edistää kansallisesti yleisten kirjastojen yhteisten palvelujen hyödyntämistä
11 YHTEISTYÖN MUOTO, SISÄLTÖ JA RAHOITUS
4. SOPIMUSRAKENNE JA LIITTYMISEHDOT
Kukin kunta on sopimussuhteessa Helsingin kaupunkiin, joka keskuskirjastona koordinoi yhteistyö- hanketta.
Tekemällä sopimuksen Helsingin kaupungin kanssa sopijapuoli pääsee mukaan kirjastotoimen tiivii- seen kehittämisyhteistyöhön ja saa mahdollisuuden osallistua yhteistyöhankkeen ohjausryhmän toi- mintaan jäljempänä mainituin tavoin. Sopijapuoli pääsee hyödyntämään kehitysyhteistyön tuloksia, suurempien kirjastojen tietotaitoa, kontakteja sekä mahdollisuuden päästä mukaan kirjastojen e- aineistojen yhteishankintoihin. Helsingin kaupunki pyrkii ensisijassa hankkimaan yhteistyöhankkeelle rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöltä, mutta mikäli hankkeen kustannuksia ei saada täysimää- räisesti katetuksi kolmannen tahon rahoituksella, on sopijapuoli velvollinen osallistumaan hankkeen kustannuksiin liitteen 2 mukaisella vuosittaisella maksuosuudella.
5. YHTEISTYÖN MUOTO
Kukin kirjasto toimii yhteistyön osapuolena itsenäisesti ja tällä sopimuksella ei ole vaikutusta kuntien päätöksentekovaltuuksiin. Kirjastojen välistä yhteistyötä koordinoidaan ohjausryhmän avulla. Lisäksi Helsingin kaupunginkirjaston / Yleisten kirjastojen keskuskirjasto toimii yleisten kirjastojen yhteyden- ottokanavana tarjoten asiantuntemusta jäsenkirjastojen käyttöön sekä substanssiosaamista hankin- tojen yhteiskilpailutuksiin. Yhteishankinnat toteutetaan toistaiseksi KL-Kuntahanklnnat Oy:n kautta.
5.1 Yhteishankinnat
Helsingin kaupunginkirjasto - Yleisten kirjastojen keskuskirjasto organisoi yhteistyössä KL- Kuntahankinnat Oy:n kanssa jäsenkirjastojen ehdottamia aineistojen ja palvelujen hankintaa. Kukin yhteishankintaan osallistuva kunta/kirjasto on itsenäisesti sopimussuhteessa KL- Kuntahankinnat Oy:n kanssa. KL-Kuntahankintojen kautta tehtäviin yhteisiin kilpailutuksiin osal- listuvien kuntien vastuulla on viedä hankinta päätöksentekoon oman kuntansa hankintaohjeiden ja johtosääntöjen mukaisesti.
KL-Kuntahankinnat Oy:llä on roolinsa kautta oikeus tehdä kuntien nimissä yksi hankintapäätös ja puitesopimus. Kunnat antavat kirjallisen sitoumuksen KL-Kuntahankinnoille päättäessään tulla mukaan kirjastoyhteistyöhankkeen piirissä oleviin puitejärjestelyihin. Sitoumuksen antaminen tapahtuu kunkin kunnan oman päätöksentekomenettelyn kautta.
5.2 Ohjausryhmä
Ohjausryhmän tehtävänä on mm.:
• linjata, arvioida ja seurata yhteistyön toiminnan sisältöä, taloudellisuutta ja tulokselli- suutta ja yhteisten hankkeiden toteutumista
• vastata yleisten kirjastojen yhteistyön kehittämisestä
• nimittää asiantuntijaryhmiä ja seurata niiden toimintaa
• vastata toiminnan kehittämisestä ja yleisten kirjastojen yhteisten hankehakemuksien valmistelusta ja laadinnasta
Sopijapuolella on mahdollisuus esittää omaa jäsentään yhteistyöhankkeen ohjausryhmään. Hel- singin kaupunginkirjaston - Yleisten kirjastojen keskuskirjaston kirjastotoimen johtaja nimittää ohjausryhmän jäsenet ja näille varajäsenet sekä puheenjohtajan. Varapuheenjohtajan valitsee ohjausryhmä keskuudestaan. Toiminnan käynnistämisvaiheessa vuonna 2014 ohjausryhmänä toimii Yleisten kirjastojen konsortio -hankkeen valmisteluryhmä. Ohjausryhmän toimintaan osal- listumisesta ei makseta yhteistyöhankkeen toimesta erillisiä palkkioita.
Ohjausryhmän kokoonpanossa huomioidaan kielellinen ja maantieteellinen edustus.
Ohjausryhmän tehokkaan työskentelyn turvaamiseksi ohjausryhmässä voi olla enintään 15 jäsen- tä. Tämän lisäksi Helsingin kaupunginkirjastolla on aina edustus ohjausryhmässä.
Ohjausryhmän toimikausi on 2 vuotta ja se kokoontuu vähintään 2 kertaa vuodessa sekä tarvitta- essa. Ohjausryhmän koollekutsujana toimii Helsingin kaupunginkirjasto - Yleisten kirjastojen kes- kuskirjasto. Ohjausryhmä on päätösvaltainen, kun puolet jäsenistä on paikalla. Kokouksiin voi- daan kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita.
Ohjausryhmällä on oikeus nimittää asiantuntijaryhmiä. Asiantuntijaryhmissä voidaan hyödyntää eri alojen asiantuntijoita.
Sopijapuoli vastaa itsenäisesti Ohjausryhmän toimintaan osallistuvan edustajansa kuluista, kuten palkasta, päivärahoista sekä matka- ja majoituskustannuksista.
6. KUSTANNUSTENJAKO JA YHTEISTYÖN RAHOITUS
6.1 Yhteishankintojen kustannukset
KL-Kuntahankinnat Oy ei peri kunnilta yhteishankintoihin osallistumisesta mitään maksuja (esim. liittymis-, vuosi- tai osakkuusmaksuja). KL-Kuntahankinnat kattaa kulunsa palvelumaksuilla (kes- kimäärin 1%), jotka kilpailutetut sopimustoimittajat/palveluntuottajat maksavat ja raportoivat KL- Kuntahankinnoille kuntien ostojen mukaisesti. KL-Kuntahankintojen palvelumaksu sisältyy siis kunnan palveluntuottajilta tekemiin ostoihin. Palvelumaksua ei laskuteta erikseen vaan palvelu- maksu sisältyy palveluntuottajan tuotteiden hintoihin ja palveluntuottajat ovat huomioineet pal- velumaksun suuruuden jo tarjousta antaessaan.
6.2 Yhteistyöhankkeen kustannukset
Helsingin kaupunki huolehtii yhteistyöhankkeen rahoituksen järjestämisestä ensisijaisesti ulko- puolisella hankerahoituksella ja toissijaisesti perimällä korvauksen yhteistyösopimuksen jäsen- kunnilta.
Ensimmäisen toimintavuoden (2014) kustannukset katetaan Opetus- ja kulttuuriministeriön han- kerahoituksella. Toiminta kustannetaan ensi sijassa ministeriön rahoituksella niin kauan kuin hankkeelle myönnetään rahoitusta. Ministeriön hankerahoituksen loputtua tai kattaen kustan- nukset vain osittain, sopijapuoli on tämän sopimuksen nojalla velvollinen osallistumaan yhteis- työhankkeesta sekä Ohjausryhmän kokoontumisista aiheutuviin kustannuksiin ja korvaamaan em. kustannukset Helsingin kaupungille vuosittain vahvistettavan tämän sopimuksen perusteella määräytyvän maksuosuuden mukaan.
7. BUDJETOINTI, SOPIJAPUOLTEN MAKSUOSUUDET JA LASKUTUS
Helsingin kaupunki laatii vuosittain yhteistyöhankkeelle budjetin. Helsingin kaupunki käy Ohjausryh- män kanssa keskusteluja budjetista ja toiminnan kehitystarpeista sekä niiden taloudellisista vaikutuk- sista. Helsingin kaupunki sitoutuu olemaan kasvattamatta yhteistyöhankkeen kustannuksia, mikäli Ohjausryhmästä vähintään puolet vastustaa toiminnan laajentamista ja kasvattamista.
7.1. Sopijapuolten maksuosuuksien määräytyminen
Sopijapuolten maksuosuudet määräytyvät asukasluvun perusteella liitteen 2 taulukon mukaisesti. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi, ellei hinnankorotuksesta erikseen ilmoiteta. Jäsenkunnan vuosit- tainen maksimirahoitusosuus on 7.500 euroa. Maksimirahoitusosuuden suuruus on sidottu julkisista hankinnoista annetun lain kansallisen kynnysarvon muutoksiin.
Vuosimaksuihin tehdään tarvittaessa hinnankorotuksia. Korotus voidaan tehdä enintään kerran vuo- dessa.
Helsingin kaupunki tiedottaa sopijapuolia tulevan vuoden vuosimaksuista loppuvuodesta, mikäli vuo- simaksuihin tulee muutoksia.
7.2 Laskutus
Mikäli ministeriön hankerahoitus lakkaa tai ei kata kustannuksia täysimääräisesti, Helsingin kaupunki ilmoittaa tästä sopijapuolille välittömästi sopijapuolen maksuvelvollisuuden alkamisesta. Tällöin sopi- japuoli on tämän sopimuksen nojalla velvollinen suorittamaan Helsingin kaupungille liitteen 2 mukai- sen vuosimaksun tai sen vuosimaksun, jonka Helsingin kaupunki on hinnantarkistamisen yhteydessä viimeiseksi ilmoittanut olevan voimassa oleva maksu. Vuosimaksun suuruus määräytyy sen mukaan, mikä on kunnan asukasluku 31. joulukuuta edellisenä vuonna.
Helsingin kaupunki laskuttaa sopijapuolia kerran (1) vuodessa tammikuussa. Helsingin kaupunki il- moittaa sopijapuolille laskutuksen käytännönjärjestelyistä tarkemmin, kun maksuja aletaan sopija- puolilta veloittaa.
111 MUUT EHDOT
8. JÄSENEKSI LIITTYMINEN JÄLKIKÄTEEN
Xxxxxxxx kirjastojen yhteistyösopimukseen on mahdollista liittyä mukaan jälkikäteen solmimalla tä- män yhteistyösopimuksen Helsingin kaupungin kanssa ja maksamalla vuosimaksun, mikäli hankkeella ei ole enää täyttä ministeriön rahoitusta.
Kilpailutettuihin yhteishankintoihin on mahdollista liittyä jälkikäteen koko sopimuskauden ajan an- tamalla kirjallinen sitoumus KL-Kuntahankinnat Oy:lle.
9. IRTISANOMINEN
Tämä yhteistyösopimus voidaan irtisanoa kummankin sopijapuolen toimesta ilman erityistä syytä. Ir- tisanominen on tehtävä kirjallisesti.
9.1Irtisanomisajat
Sopimuksen irtisanomisaika on molemmilla sopijapuolilla yksi (1) kuukausi.
9.2. Menettely irtisanomistilanteessa
Sopijapuoli vastaa sopimuksen irtisanomisesta huolimatta irtisanomisvuoden mukaisesta vuosimak- sustaan. Välttääkseen seuraavan vuoden vuosimaksun irtisanominen on tehtävä viimeistään 30. päi- vä marraskuuta. Maksettuja vuosimaksuja ei palauteta, vaikka irtisanominen tehdään keskellä vuot- ta.
10. SOPIMUSMUUTOKSET
Sopimusmuutokset voidaan tehdä vain kirjallisesti ja molempien sopimuspuolten tulee hyväksyä ne. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt sopimusmuutokset. Hinnantarkistukset eivät ole sopimusmuutoksia.
11. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN
Tätä sopimusta ei voi siirtää kolmannelle. Kuntaliitoksia ei ole katsottava sopimuksen siirroksi ja tämä sopimus tulee koskemaan automaattisesti liittyviä kuntia tai uutta muodostuvaa kuntaa. Kuntaliitok- sista tai muutoksista on tehtävä ilmoitus Helsingin kaupungille ja vuosimaksu määräytyy tällöin uu- den kunnan tai kuntaliitoksen asukasluvun mukaan.
12. SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Mi- käli sovinnollista ratkaisua ei saavuteta, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana Helsingin hal- linto-oikeudessa. Tästä sopimuksesta johtuvat yksityisoikeudelliset riidat ratkaistaan Helsingin kärä- jäoikeudessa.
13. SOPIJAPUOLEN YHTEYSHENKILÖ
Sopijapuolen on nimettävä tätä sopimusta koskeville asioille yhteyshenkilö. Sopijapuoli sitoutuu il- moittamaan Helsingin kaupungille välittömästi yhteyshenkilön vaihtumisesta.
(1/2)
Liite 2 | |
VUOSIMAKSUT | |
Asukasluku | Vuosimaksu |
Alle 10 000 | 150€ |
Alle 20 000 | 300€ |
Alle 30 000 | 450€ |
Alle 40 000 | 600€ |
Alle 50 000 | 750€ |
Alle 60 000 | 900€ |
Alle 70 000 | 1050€ |
Alle 80000 | 1200€ |
Alle 90 000 | 1350 € |
Alle 100000 | 1500€ |
Alle 110000 | 1650€ |
Alle 120 000 | 1800€ |
Alle 130 000 | 1950 € |
Alle 140000 | 2100€ |
Alle 150000 | 2 250€ |
Alle 160000 | 2400€ |
Alle 170000 | 2 550€ |
Alle 180 000 | 2 700€ |
Alle 190 000 | 2 850€ |
Alle 200 000 | 3 000€ |
Alle 210 000 | 3150 € |
Alle 220 000 | 3 300€ |
Alle 230 000 | 3 450€ |
Alle 240 000 | 3 600€ |
Alle 250 000 | 3 750 € |
Alle 260 000 | 3 900 € |
Alle 270 000 | 4050€ |
Alle 280 000 | 4 200€ |
Alle 290 000 | 4350€ |
Alle 300 000 | 4 500€ |
Alle 310 000 | 4 650 € |
Alle 320 000 | 4 800€ |
Alle 330 000 | 4950€ |
Alle 340 000 | 5100€ |
Alle 350 000 | 5 250 € |
Alle 360 000 | 5400€ |
Alle 370 000 | 5 550€ |
Alle 380 000 | 5 700€ |
Alle 390 000 | 5 850€ |
Alle 400000 | 6000€ |
Alle 410 000 | 6150 € |
Alle 420 000 | 6300 € |
Alle 430000 | 6450€ |
Alle 440 000 | 6 600€ |
Alle 450 000 | 6 750 € |
Alle 460 000 | 6900 € |
Alle 470 000 | 7 050€ |
Alle 480 000 | 7 200€ |
Alle 490 000 | 7 350€ |
Yli 490 000 | 7 500€ |