Yksityisyysehdot
Yksityisyysehdot
Kyseiset yksityisyysehdot on laadittu yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679) sekä henkilötietojen suojasta säätävän lain mukaan ja soveltuvat Hõbenool OÜ:n asiakkaisiin ja mahdollisiin tuleviin asiakkaisiin.
Yksityisyysehdot ovat Hõbenoolen ja asiakkaan välillä solmittavien sopimusten erottamattomana liitteenä ja sisältävät seuraavia tietoja:
• mitä henkilötietoja keräämme sinusta;
• miksi ja millä oikeusperusteella keräämme henkilötietojasi;
• miten käsittelemme henkilötietojasi;
• mitkä ovat oikeutesi;
• yhteystietomme saadaksesi tietoa henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja käyttääksesi kyseisiä oikeuksia.
Käsitteet
Hõbenool käyttää näissä säännöissä jäljempänä lueteltuja käsitteitä:
asiakas – luonnollinen tai oikeushenkilö, joka käyttää, on käyttänyt tai on ilmoittanut haluavansa ostaa Hõbenoolen tarjoamia tuotteita ja palveluja tai liittyy Hõbenoolen palveluihin jollakin muulla tavoin.
rekisteröity henkilö – luonnollinen henkilö, josta Hõbenoolella on henkilöllisyyden varmistamiseksi tarvittavia tietoja. Rekisteröidyt ovat esimerkiksi asiakkaina, vierailijoina, kyselyjen ja kysymysten/pyyntöjen toimittajina, yhteistyökumppaneina olevat luonnolliset henkilöt, asiakkaina olevien oikeushenkilöiden edustajat ja vuokrapalvelujen osalta vuokraajan lisäksi vuokra-auton käyttäjän tiedot. Näissä yksityisyysehdoissa myös henkilö tai asiakas.
henkilötiedot – kaikenlainen tieto tunnistetusta tai tunnistettavissa olevasta luonnollisesta henkilöstä („rekisteröidystä“);
käsittely – henkilötietoihin tai niiden kokonaisuuksiin kohdistuva automatisoitu tai automatisoimaton toiminta, kuten kerääminen, dokumentointi, organisointi, jäsentäminen, tallentaminen, muokkaaminen ja soveltaminen, haku, kysely, käyttö, tietojen luovuttaminen siirtämällä, levittämällä tai muuten saataville asettaminen, yhdenmukaistaminen tai yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen.
Henkilötiedot
Hõbenool käsittelee asiakkaiden henkilötietoja ainoastaan henkilötietojen suojasta säätävän lain ja näissä yksityisyysehdoissa mainituilla perusteilla ja tarkoituksilla. Hõbenool käsittelee seuraavia asiakkaiden henkilötietoja:
Henkilön tunnistamiseksi tarvittavat tiedot | • nimi, yhteystiedot, muun muassa sähköpostiosoite ja puhelinnumero, henkilötunnus/syntymäaika, henkilötodistuksen jäljennös, pankkitiliä koskevat tiedot; |
Asiakkaan edustusoikeus | • tiedot henkilön yhteyksistä oikeushenkilöihin (esim. henkilön toimittamat tai julkisista rekistereistä saatavat tiedot, edustusoikeuden peruste tai muut yhteydet oikeushenkilön nimissä toimintojen tekemiseksi ja edustamiseksi); • tiedot valtuuksista (vuokra-auton ynnä muiden ajoneuvojen käyttäjien henkilötiedot); |
Ajoneuvoa koskevat tiedot | • tuotteiden myymistä ja palvelujen suorittamista varten tarvittavat ajoneuvon tiedot (ajoneuvon rekisterinumero, ajoneuvon valmistenumero VIN-koodi, vaihdelaatikkoa koskevat tiedot, muut ajoneuvoon liittyvät tiedot); • ajoneuvon sijaintitiedot (vuokrattujen ajoneuvojen osalta); |
Muut tiedot | • myytyihin tuotteisiin ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot (muun muassa aikaisemmin suoritetut työt, hintatarjoukset, kirjeenvaihto, asiakkaan kanssa puhelimitse, kirjallisesti tai suullisesti käydyt keskustelut, pyynnöt, valitukset jne.). • asiakkaan luottotiedot, limiitit, leasingit, aikaisemmat suoritukset/velat; • Hõbenoolen korjaamoon ja liikkeisiin laitetuilla videokameroilla tallennetut henkilöt ja ajoneuvoon kohdistuvat toiminnat; • Lainmukaisten velvollisuuksien täyttämisen aikana saadut tai luodut tiedot, esim. tutkintaviranomaisten, kuluttajansuojaviranomaisten, notaarien, tuomioistuinten ja ulosottoviranomaisten tekemiin tiedusteluihin perustuvat tiedot. |
Hõbenool kerää edellä esitettyjä tietoja eri tavalla:
• Henkilön Hõbenoolelle antamat tiedot (esim. tiedustelujen, pyyntöjen, sopimuksen solmimisen kautta), kommunikoinnin tuloksena saadut tiedot (esim. kirjeenvaihdosta, puhelinkeskusteluista, suullisesti ja muulla tavoin ilmoitetut, jotka vastaavasti myös tallennetaan);
• Henkilön itse internetissä ja sosiaalisessa mediassa antamat tiedot;
• Tuotteiden ja palvelujen hinnan suorittamisen yhteydessä saatavat tiedot (korttimaksun suorittaminen, tilisiirtoon liittyvät tiedot jne.);
• Kolmansilta henkilöiltä saadut tiedot – julkisista rekistereistä, viranomaisilta (esim. Viron liikennevirasto Maanteeamet)
• Aikaisemmat henkilöä ja ajoneuvoa koskevat tiedot, jotka on tallennettu Hõbenoolen tietopankkiin;
• Hõbenoolen verkkosivuilla käymiset (esim. henkilön käyttämää selainta ja käyttöjärjestelmää koskevat tiedot, verkkosivulla käynnin yksityiskohdat (päivämäärä, kellonaika, eri verkkosivujen avaamista koskevat tiedot, virheilmoitukset, avaamisen tiheys, liikkumiset Hõbenoolen verkkosivulle ja poistuminen). Lisäksi turvallisuussyistä tallennetaan henkilön IP-osoite ja internettipalvelun tarjoajan nimi ennen kaikkea ehkäistäkseen verkkosivulle tehtäviä hyökkäyksiä ja petoksen yrityksiä ja tunnistaakseen seitsemän päivän kuluessa.
• Hõbenoolen omaisuuden turvaamiseksi tiedot vuokra-autoissa olevilta GPS-laitteilta, kameratallenteet Hõbenoolen liikkeissä ja korjaamossa.
Tietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Hõbenoolella on laillinen perusta ja kiinnostus asiakkaan tai asiakkaan edustajan henkilötietojen käsittelyä kohtaan yhteistyön ja asiakassuhteen luomisen, jatkumisen ja päättymisen yhteydessä sekä koko prosessin aikana henkilöön liittyvien tietojen säilyttämistä kohtaan, muun muassa lakisääteisten velvollisuuksien täyttämistä, saatavien esittämistä ja oikeusriitojen ratkaisemista varten tarvittavien tietojen säilyttämistä kohtaan.
Hõbenool kerää ja käsittelee henkilötietoja varsinkin seuraavissa tilanteissa ja tarkoituksilla:
Sopimuksen tarkoituksen mukaisesti ja perusteella | • Asiakkaan henkilöllisyyden todentaminen ja edustusoikeuden olemassaolon todistaminen; • Hõbenoolen tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, varsinkin asiakkaalle hintatarjouksen laatiminen, asiakassopimuksen solmiminen ja täyttäminen; • Asiakkaaseen yhteydenpidon järjestäminen ja tallentaminen, henkilötietojen päivittäminen ja korjaaminen, kirjanpito asiakkaalle tehtävien töiden osalta, joka perustuu sopimuksen täyttämiseen, asiakkaan toivomuksesta sopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden suorittamiseen, henkilön suostumukseen tai muiden oikeudellisten sitoumusten täyttämiseen; • Asiakkaan maksuvelvoitteiden täyttämisen varmistaminen (muun muassa leasing-sopimusten mukaisia toimintoja varten), asiakkaan valitusten ratkaiseminen ja selvittäminen; • Hõbenoolen nimissä vaatimusten esittäminen tai menettelyyn osallistuminen; |
Lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi | • Tarvittaessa henkilötietojen toimittaminen valtuutetuille käsittelijöille, kansallisille tai valvontaviranomaisille; • Hõbenoolen ja asiakkaiden omaisuuden turvaaminen; |
Oikeutetun edun perusteella | • Lisäpalvelujen tarjoaminen, muun muassa asiakastapahtumien järjestäminen, markkina-analyysin ja asiakaskyselyjen toteuttaminen, asiakkaan mieltymysten analysointi parantaakseen tuotteiden myyntiä sekä palvelujen tarjoamista asiakkaille; • Suojata ja taata asiakkaan ja Hõbenoolen oikeutettuja etuja parantaakseen Hõbenoolen palvelujen laatua, todistaakseen liikesuhdetta tai muuta kommunikointia asiakkaan kanssa; • Hõbenoolen liikkeisiin ja korjaamoihin asennettujen videokameroiden tallenteiden järjestäminen turvatakseen Hõbenoolen aineellisia oikeuksia, säilyttääkseen todistusaineistoa tapahtumien (muun muassa asiakkaiden reklamaatioiden) asianmukaista menettelyä varten; • Asiakkaalle vuokratun auton GPS-laitteiden (muun muassa sijainnin) seuranta suojatakseen Hõbenoolen omaisuutta varkaustapauksissa; • Tuotteiden ja palvelujen tai IT-järjestelmien kehittäminen ja korjaaminen sekä tietosuojan takaaminen; • Järjestettävien tapahtumien tallentaminen ottamalla yleisiä valokuvia ja/tai videoida esitelläkseen asiakkaille tuotteita ja palveluja sekä tarjotakseen kiinnostavia tapahtumia. Luotu videomateriaali ja valokuvat ovat Hõbenoolen omaisuutta ja Hõbenoolella on oikeus käyttää ja julkaista kyseistä materiaalia |
harkintansa mukaisesti kotisivulla, sosiaalisessa mediassa ja julkisessa mediassa; | |
Asiakkaan suostumuksella | • Markkinointitarkoituksessa tiedon siirtäminen esitelläkseen Hõbenoolen tarjoamia tuotteita ja palveluja sekä lähettääkseen muuta markkinointitietoa, suoramarkkinointia varten asiakkaan yhteystietojen kautta. |
Pääsy henkilötietoihin ja turvallisuus
Hõbenool takaa lakisääteisen asiakkaiden tietojen salassapidon turvallisen ylläpidon ja järjestää henkilötietojen suojaamisen luvattomalta pääsyltä, laittomalta käsittelyltä tai julkaisemiselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta tai tuhoutumiselta.
Pääsy henkilötietoihin on ainoastaan Hõbenoolen laillisilla edustajilla tai valtuutetuilla työntekijöillä. Tiettyjä henkilötietoja voidaan siirtää kolmannelle henkilölle eli valtuutetulle työntekijälle täyttääkseen sopimuksen ja lain mukaisia velvollisuuksia (kts. tietojen jakaminen jäljempänä).
Hõbenool järjestää kaikkien tietojen vaihdon turvallisella tavalla käyttämällä moninkertaisia henkilökohtaisen pääsyn ja henkilön tunnistamisen mahdollistavia tunnuksia sekä turvallisia tiedonsiirtokanavia, joten asiattomilta on pääsy estetty ja tietojen vuotoriski on minimoitu.
Tietojen jakaminen
Hõbenool siirtää asiakkaan henkilötietoja kolmansille henkilöille, mikäli laissa näin velvoitetaan, se on tarpeen Hõbenoolen työn järjestämiseksi tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi tai oikeuksien käyttämiseksi tai muulla laillisella perusteella. Valtuutetuille työntekijöille siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisin perustein ja ainoastaan tarvittavassa määrässä.
Hõbenool siirtää henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:
• Valtuutetut käsittelijät järjestääkseen Hõbenoolen työtä (esim. kirjanpitopalvelun tarjoajalle, IT-järjestelmien hoitajalle, esim. asiakasohjelman hoitaja, liiketoimintaohjelmisto, kirjanpito- ohjelmisto, arkistointipalvelu jne.);
• Viranomaiset (lainvalvontaviranomaiset, ulosottoviranomaiset, konkurssipesänhoitajat, notaaritoimistot, tuomioistuin, liikennevirasto jne.);
• Tuotteiden myyntiin, palvelujen suorittamiseen ja asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen täyttämiseen liittyvät kolmannet henkilöt – maksulaitokset, erilaiset rahoittajat, viestintä-, IT- ja postipalvelun tarjoajat, lähettipalvelun tarjoajat, mainos- ja markkinointialan asiantuntijat;
• Oikeudelliset neuvonantajat, rahoitusneuvonantajat, vakuutusyhtiöt;
• Saatavien siirron tapauksessa uusi velkoja;
• Turvakamerapalvelun tarjoaja ja GPS-palvelun tarjoaja vuokra-autojen osalta.
Henkilötietojen säilyttäminen ja aika
Hõbenool ei käsittele henkilötietoja pidempään kuin se on tarpeellista kyseisiin tietoihin liittyvien tavoitteiden saavuttamiseksi, muun muassa säädöksissä säädettyjen tietojen säilyttämisvelvollisuuden täyttämiseksi.
• Asiakassopimukseen perustuvia tietoja säilytetään kolme vuotta;
• Lain mukaisia kirjanpitoasiakirjoja ja tietoja säilytetään seitsemän vuotta;
• Suostumuksen perusteella saatuja tietoja säilytetään suostumuksen perumiseen asti.
Asiakas on oikeutettu perumaan suostumuksensa milloin tahansa toimittamalla asianmukaisen ilmoituksen Hõbenoolen liikkeeseen sähköpostitse tai henkilökohtaisesti paikan päällä. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen perumista suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.
Henkilötietoja käsitellään Euroopan Unionin/Euroopan Talousyhteisön alueella. Mikäli ilmenisi tarve käsitellä henkilötietoja alueen ulkopuolella sijaitsevissa servereissä, tietoja siirretään ainoastaan niille vastaanottajille, jotka sijaitsevat valtiossa, jossa on riittävä tietosuojan taso Euroopan komission asiaa koskevan päätöksen mukaisesti, tai vastaanottajille, jotka on sertifioitu Privacy Policy - tietosuojakehyksen mukaisesti (sovelletaan USA:ssa sijaitseviin vastaanottajiin).
Asiakkaan oikeudet
Hõbenoolen asiakkaalla on tietosuojaa koskevien järjestelyjen osalta seuraavat oikeudet:
• tutustua henkilöä koskeviin tietoihin ja saada tarvittaessa niistä kopio;
• vaatia vanhentuneiden tai virheellisten tietojen korjaamista;
• vaatia tietojen poistamista tai niiden käsittelyn lopettamista, jos tietojen säilyttämiseksi tai käsittelemiseksi ei ole enää laillista perustetta ja jos henkilön tietojen säilyttäminen ei ole tietojen käsittelyn kannalta enää tarpeellista;
• vaatia tietojen siirtämistä kolmannelle henkilölle;
• oikeus valittaa valvontaviranomaiselle.
Edellä esitettyjen oikeuksien käyttämiseksi on käännyttävä Hõbenoolen liikkeeseen. Mikäli asiakkaalla on epäilyksiä henkilötietojensa väärinkäytöstä, hänen on siitä välittömästi ilmoitettava Hõbenool-yhtiölle.
Hõbenool pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa yksityisyysehtoja. Muutokset ovat asiakkaiden saatavilla Hõbenoolen verkkosivulla.
Yhteystiedot:
Hõbenool OÜ:n Tallinnan liike
Xxxxxxx xxx 0/0, Xxxxxx xxxxxx, Xxx xxxx 00000 Puh.: x000 0000 0000