VALTION HANKINTAKÄSIKIRJA
VALTION HANKINTAKÄSIKIRJA
OSA VI SOPIMUSTEN ELINKAARENHALLINTA JA LASKUJEN KÄSITTELY
2017
Osaa VI voidaan käyttää kaikkiin hankintoihin, jotka käynnistetään hankintalain voi- maantulon 1.1.2017 jälkeen.
Teksti on Osa VI:n luonnosversio ja osa uusittavaa Valtion hankintakäsikirjaa. Tekstejä päivitetään, ja tavoitteena on julkaista käsikirja kokonaisuutena huhtikuussa 2017.
SISÄLLYSLUETTELO:
Sopimusten elinkaarenhallinnan muistilista 3
1. Sopimuksen tekeminen 4
1.1 Sopimusasiakirjan valmistelu ja tekeminen 4
1.2 Sopimusrekisteri ja sopimushallintajärjestelmä 6
1.3 Sopimuksen katselmointi, jakelu ja siitä tiedottaminen 7
1.4 Sopimusasiakirjojen arkistointi 8
1.5 Turvallisuussopimuksen tekeminen 8
2. Sopimushallinnan vastuiden määrittäminen 8
3. Sopimusmuutosten hallinta 9
3.1 Hankintalain asettamat sopimusmuutosten edellytykset 9
3.2 Sopimusmuutosten tekeminen 11
3.3 Sopimusmuutosten tallentaminen ja niistä tiedottaminen 11
4. Sopimusten valvonta 11
4.1 Sopimusvalvonnan suunnitelma 11
4.2 Sopimusten laadunvalvonta 12
4.3 Sopimusten toteutumisen valvonta 12
4.4 Huomautukset ja reklamaatiot 14
4.5 Sopimusraportointi 16
4.6 Ennakkomaksun ja takuun valvonta 17
4.7 Hankintayksikön omaisuuden valvonta 17
5. Sopimuksen päättyminen 18
5.1 Sopimusten päättymisen edellytykset 18
5.1 Sopimusten päättymisen vaihtoehdot ja päättämistavat 18
5.3 Sopimuksen jälkiarviointi 19
5.4 Avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä ja toimittajan vaihtuessa 19
6. Toimittajahallinta ja yhteistyö 21
6.1 Toimittajariskien hallinta 21
6.2 Toimittajien kategorisointi ja toimittajahallinnan malli 22
6.3 Toimittajayhteistyön hallinta 23
6.4 Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella 23
7. Laskujen käsittely 27
8. Hankinta-asiakirjojen säilytys 28
9. Hankintatoimen seuranta ja valvonta 29
10. Eettiset pelisäännöt 31
Sopimusten elinkaarenhallinnan muistilista
1. Sopimusten periaatteet: Sopimus sitoo tekijäänsä.
2. Sopimusten tekeminen ja arkistointi: Hankinnoista on tehtävä kirjallinen sopimus, joka taltioidaan hankintayksiköiden ohjeiden mukaisesti.
3. Sopimushallinnan vastuut: Hankintayksikössä on määritettävä kullekin sopimukselle vastuuhenkilö.
4. Sopimusmuutosten hallinta: Sopimuskaudella ei saa tehdä olennaisia sopimusmuutoksia ilman uutta hankintamenettelyä. Kaikki sopimusmuutokset on dokumentoitava.
5. Sopimusten toteutumisen valvonta: Sopimusvastuuhenkilön on valvottava, että sopi- mus toteutetaan sovitusti.
6. Huomautukset ja reklamaatiot: Jos toimittaja toimii vastoin sopimuksessa sovittua esi- merkiksi siten, että toimitus viivästyy tai toimitetussa tuotteessa on virhe, on vastuuhenki- lön reklamoitava siitä toimittajalle.
7. Sopimusten päättäminen: Sopimus päättyy joko sopimuksessa sovitun määräajan kulut- tua tai silloin, kun kumpikin osapuoli on tehnyt velvoitteensa tai jos jompikumpi sopijapuoli sen irtisanoo tai purkaa.
8. Toimittajariskien hallinta: Pitkäkestoisessa sopimuksessa on ennakolta tunnistettava mahdolliset toimittajariskit.
9. Toimittajayhteistyö. Pitkäkestoisessa sopimuksessa tulee sopia toimittajayhteistyön ta- vat ja pelisäännöt osana sopimusta.
10. Toimittajan suorituskyvyn valvonta. Sopimuskaudella on valvottava toimittajan talou- dellista ja muuta suorituskykyä.
OSA VI SOPIMUSTEN ELINKAARENHALLINTA JA LASKUJEN KÄSITTELY
1. Sopimuksen tekeminen
1.1 Sopimusasiakirjan valmistelu ja tekeminen
Määritelmä. Hankintasopimus on toimittajan ja hankintayksikön välillä solmittu kirjallinen sopimus, jonka tarkoituksena on tavaran hankinta, palvelun suorittami- nen tai rakennusurakan toteuttaminen taloudellista vastiketta vastaan.
Kirjallinen sopimus. Hankintalain mukaisista hankinnoista on hankintapäätöksen jälkeen tehtävä aina kirjallinen sopimus.
Sopimuksia koskevia periaatteita. Sopimus sitoo tekijäänsä. Sopimukseen ei saa tehdä olennaisia muutoksia sopimuskaudella ilman uutta hankintamenettelyä. Sopimuksissa on vältettävä kohtuuttomia sopimusehtoja.
Sopimusluonnos. Koska avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei hankinnan ehdoista voida neuvotella, tulee jo tarjouspyyntöön pyrkiä liittämään keskeisimmät hankintasopimuksen ehdot tai vakiosopimusehdot tai vaihtoehtoisesti mahdolli- simman täydellinen sopimusluonnos. Luonnoksen tulisi vastata niitä tavoitteita ja toimintamalleja, joita sopimuskaudella on tarkoitus huomioida ja noudattaa. Tällä varmistetaan se, että sopimusehdot ovat etukäteen osapuolten tiedossa ja ettei hankintayksikön sopimukseen tule yllättäviä ehtoja.
Sopimusasiakirja voidaan laatia joko kaikki sopimusehdot sisältäväksi sopimus- asiakirjaksi tai siten, että kyseistä hankintaa koskevat erityiset ehdot kirjoitetaan sopimusasiakirjaan ja muilta osin viitataan liitteinä oleviin yleisiin sopimusehtoihin.
Vakiosopimusehdot. Julkisissa hankinnoissa käytettäviä vakiosopimusehtoja ovat mm.:
- Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Ta- varat, päivitetty maaliskuussa 2017);
- Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut), päivitetty maaliskuussa 2017;
- Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015 yleiset ehdot ja sen erilliset erityisehdot);
- Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 2013);
- Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013, soveltuvat lähinnä raken- nusalan konsultointiin)
JYSE-ehdot löytyvät mm. valtiovarainministeriön sivuilta internet-osoitteesta: xxxx://xx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxx ja JIT-ehdot internet-osoitteesta xxxx://xxx.xxx-xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx000. Tarvittaessa voidaan sopimuskohtai- sesti joitain vakiosopimusehdon kohtia muuttaa tai niitä voidaan täydentää.
Vakiosopimusehtojen soveltuvuus kyseiseen hankintaan on aina arvioitava tapaus- kohtaisesti. Sopimuksen luonne ja laajuus määrittävät sopimuksen sisältöä ja li- säävät erityisesti sopimushallintaa ja -valvontaa koskevien seikkojen määrittelyn tarvetta.
Esimerkkejä yk- sittäisistä sopi- musehdoista | ▪ Sopimuksen numero, päiväys ja muu tunnus ▪ Osapuolet eli hankintayksikön ja toimittajan nimet ja yhteystie- dot ▪ Hankintayksikön ja toimittajan yhteyshenkilötiedot ▪ Hankinnan kohde eli hankittava tavara, palvelu tai urakka lisä- palveluineen riittävästi yksilöitynä ja määritettynä tarvittaessa erillisellä liitteellä (tekninen eritelmä, palvelukuvaus, urakkaoh- jelma, työselostukset jne.), määrät ja yksiköt ja muut tarvittavat tiedot esim. koot sekä tarvittaessa tuoteluetteloiden toimittami- nen ▪ Hinnat (eriteltynä kappale- ja yhteishinta sekä alennukset, koko- naishinta, verojen ja maksujen määrä sekä nettohinta) ▪ Mahdollinen lisähankintavaraus (optio) ▪ Kokonaisvastuu, alihankkijat, ryhmittymä ▪ Osapuolten vastuut ja velvoitteet ▪ Tilaaminen/toimeksiannot, jos kyse on puitesopimuksesta ▪ Laskutus ja maksuehto ml. verkkolaskutusta koskevat tiedot ▪ Mahdollinen ennakkomaksu ja sen vakuus ▪ Toimitusaika ja/tai sopimuskausi ▪ Toimittamista koskevat tiedot, toimitusehto, toimitustapa yleisiä toimituslausekkeita käyttäen ja toimitusosoite tavaran osalta ym. ▪ Xxxxxxxxxxxxx ja mahdolliset ohjeet esim. pakkausmateriaalin poiskuljetuksesta tavaran osalta ▪ Hankintayksikön toimittajalle luovuttamat raaka-aineet ja niiden vakuudet ▪ Vakuuttaminen (vain poikkeustapauksissa) ▪ Takuuehdot ▪ Sopimuksen valvonnassa ja toimituksen vastaanotossa tai hy- väksymisessä noudatettavat menettelyt ▪ Virhe, viivästys ja niiden seuraamukset sekä ylivoimainen este ▪ Mahdolliset immateriaalioikeudet ▪ Tietoturva ja turvallisuus sekä varautuminen ▪ Luottamuksellisuus ▪ Vahingonkorvaus ▪ Sopimuksen purkaminen tai irtisanominen ▪ Sopimuksen muuttaminen ▪ Sopimuksen siirtäminen ▪ Toimittajan avustusvelvollisuus sopimuksen siirrossa ▪ Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen ▪ Luettelo sopimukseen kuuluvista liitteistä, esim. piirustuksista, malleista, valmistustyökaluista ja -välineistä, näiden omistus- ja käyttöoikeudesta jne. ▪ Liitteiden tulkintajärjestys (ja monesta sopimuksesta koostuvan kokonaisuuden tapauksessa sopimusten tulkintajärjestys) |
Lähtökohtaisesti hankintasopimusasiakirjat viimeistellään aina tarjouskilpailun tai suorahankinnassa saadun tarjouksen (saatujen tarjousten) perusteella. Toimitila- vuokria (vast.) koskeva sopimus voidaan laatia myös muulla tavalla, esim. saadun sopimusluonnoksen pohjalta.
Sopimuksen liitteet. Tarjouspyynnön laatimisvaiheessa kannattaa suunnitella sopimusluonnos siten, että tarjouspyynnöstä ja tarjouksesta saatavat hinta- ja
muut tiedot voidaan esimerkiksi suoraan liittää sopimuksen liitteiksi. Liitteisiin kannattaa laittaa niitä seikkoja, joita tullaan muuttamaan sopimuskaudella, kuten esim. yhteyshenkilö-, asiantuntijaryhmä-, hinta- ja alihankkijatietoja. Myös liike- ja ammattisalaisuuksia sisältävät tiedot tulisi olla sopimuksen luottamuk- sellisina liitteinä. Sopimukset ja tilaukset numeroidaan juoksevasti hankintayk- sikön ohjeistuksen mukaisesti.
Sopimuksen tarkastaminen. Ennen allekirjoitusta sopimusasiakirjat lähetetään tarkistettaviksi toimittajalle ja varmistetaan allekirjoittajatahot. Tässä vaiheessa ei sopimukseen saa tehdä enää mitään olennaisia sopimusmuutoksia. Ainoastaan pienet täsmennykset ja selvennykset ovat sallittuja.
Allekirjoittaminen. Tarkistuksen jälkeen osapuolet allekirjoittavat sopimuksen joko yhteisessä allekirjoitustilaisuudessa tai osapuolet erikseen tahoillaan. Hankin- tayksikön puolelta allekirjoittajina toimivat työjärjestyksessä, hankintaohjeessa, hankintapäätöksessä tai muussa ohjeasiakirjassa määritetyt allekirjoitusoikeuden omaavat henkilöt/henkilö. Kumpikin sopijapuoli saa alkuperäisen allekirjoitetun so- pimuskappaleen.
Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen vaatii, että hankintayksiköllä ja toi- mittajalla on käytössä sähköinen allekirjoitusjärjestelmä. Toistaiseksi Suomessa ei ole yhteistä kansallista sähköistä allekirjoitusta, jolla yritykset ja hankintayksiköt voisivat allekirjoittaa sopimuksia sähköisesti. Hankintayksiköillä on kuitenkin nyt jo käytössään asianhallintajärjestelmiä, jotka mahdollistavat sopimuksen sähköisen allekirjoituksen hankintayksikön osalta. Tällöin sähköisesti allekirjoitettu asiakirja lähetetään toimittajalle allekirjoitettavaksi. Hankintayksikön sähköisesti allekirjoit- tamaan sopimusasiakirjaan tulee järjestelmästä maininta, että asiakirja on sähköi- sesti allekirjoitettu.
Sopimuksen synty. Sopimus syntyy eli astuu voimaan sopimuksessa sovitun mu- kaisesti joko osapuolten allekirjoitettua sen tai sovitun sopimuskauden alkaessa.
Koska sopimus voi sopimusoikeudellisesti syntyä myös suullisesti, jos ostaja ilmoit- taa hyväksyvänsä tarjoajan ehdot suullisesti, on osapuolten väliseen viestintään kiinnitettävä huomiota ja vältettävä tällaista tilannetta. Myös hankintapäätökseen tulee lisätä seuraava teksti: Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedok- siannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta.
1.2 Sopimusrekisteri ja sopimushallintajärjestelmä
Hankintayksiköissä tulee olla hankintasopimusten seurantaa varten olla excel- pohjainen tai muu sopimusrekisteri tai sopimus- tai asianhallintajärjestelmä, johon luetteloidaan ja järjestetään kaikki hankintoihin liittyvät sopimukset ja niiden muu- tokset keskitetysti tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ja jossa säilytetään al- kuperäiset sopimukset sovitun toimintamallin mukaisesti joko sähköisesti tai pape- riasiakirjoina. Rekisterin tai järjestelmän tulee olla mahdollisimman ajantasainen.
Sopimusrekisterin tai sopi- mushallintajärjestelmän keskeisiä sopimustietoja | ▪ Sopimuksen nimi ▪ Sopimuksen kohde (lyhyt kuvaus sopimuksen si- sällöstä) ▪ Sopimuksen tunnus (sopimusnumero tai diaarinu- |
mero)
▪ Sopijapuolet ja niiden yhteystiedot
▪ Sopijapuolien Y-tunnukset
▪ Sopimuksen alkamispäivä
▪ Sopimuksen päättymispäivä
▪ Sopimuksen ennakoitu arvo yhteensä (alv 0 %)
▪ Optiokaudet (kyllä/ei)
▪ Onko sopimus osa puitejärjestelyä (kyllä/ei)
▪ Puitesopimuksen numero (jos kyllä)
▪ Hankintapäätöksen numero, johon sopimus perus- tuu
▪ Sopijapuolien yhteyshenkilö/vastuuhenkilöt
▪ Alihankkijat
▪ (Hinnantarkastuspisteet)
▪ (Irtisanomisaika)
Sopimusrekisterin ylläpito. Sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän ylläpidosta vastaava henkilö tulee nimetä ja sopia tämän henkilön tehtävät ja val- tuudet. Myös sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän tietojen luku- ja käyttöoikeudet sekä pääkäyttäjän tehtävät tulee määritellä.
Tuoteluettelot. Jos sopimuksen kohteena on sellainen tuote- tai palvelualue, että sopimuksen tuotetiedot voidaan ladata sopimushallinta- tai tilausjärjestelmään, sopimuksen vastuuhenkilö huolehtii tämän prosessin käynnistämisestä ja tiedot- tamisesta loppukäyttäjille. Sopimuksiin on suositeltavaa asettaa toimittajalle ehto tuoteluetteloiden sopimus- tai tilausjärjestelmään vietävien tietojen toimittami- selle hankintayksikölle veloituksetta. Kohtaa täydennetään myöhemmin valtion sähköisen tilausten ja laskujen hallinnan kokonaispalvelun käyttöönoton yhteydes- sä.
1.3 Sopimuksen katselmointi, jakelu ja siitä tiedottaminen Sopimuksen katselmointi. Hankintayksikön sopimusvastuuhenkilön on syytä
käydä läpi lopullisen sopimuksen sisältö yhdessä toimittajan edustajien kanssa en-
simmäisessä sopimuskokouksessa, tarvittaessa jo ennen sopimuskauden alkamis- ta, jotta sopimusosapuolilla on selkeä ja yhtäläinen käsitys osapuolten tehtävistä, vastuista ja velvoitteista erityisesti laajoissa hankinnoissa.
Sopimuksen jakelu ja tiedottaminen. Sopimuksen jakelu hankintayksikössä ja sopimuksesta tiedottaminen sopimuksen käyttäjille toteutetaan hankintayksikön käytäntöjen mukaisesti joko käytössä olevan sopimushallintajärjestelmän avulla sovituin käyttöoikeuksin tai lähettämällä sopimusasiakirja tiedoksi sähköisesti tai kopiona asianomaisille tahoille.
Sopimuksen jalkauttamisen hankintayksikön sisällä ei tulisi olla vain sopimuksen toimittamista tai saatavuuden varmistamista sitä tarvitseville henkilöille. Sopimus ja sen olennaisimmat kohdat on syytä käydä sopimuskauden alussa läpi etenkin niiden henkilöiden kanssa, jotka ovat tekemisissä sopimuksenmukaisessa toimin- nassa tai ovat valvomassa sitä. Näin voidaan paremmin varmistaa sopimuksenmu- kainen toiminta sopimuskaudella. Lisäksi ongelmatilanteisiin osataan reagoida oi- kealla tavalla ja oikea-aikaisesti. Sopimushallintaan kuuluu määritellä myös se, mi-
ten sopimuskaudella viestitään sopimushallintaan liittyvistä seikoista osapuolten ja sidosryhmien kesken.
1.4 Sopimusasiakirjojen arkistointi
Sopimukset tallennetaan ja arkistoidaan hankintayksikön ohjeiden mukaisesti so- pimus- tai asianhallinta- tai muuhun vastaavaan järjestelmään.
1.5 Turvallisuussopimuksen tekeminen
Hankintayksikön on tehtävä tarvittaessa toimittajan kanssa myös turvallisuussopi- mus ja edellytettävä turvallisuusselvityksen tekemistä ja erityistilanteissa myös vaitiolositoumusta sopimuksen toteuttamiseen osallistuvilta toimittajan työnteki- jöiltä sellaisissa hankinnoissa, joissa on erityisiä turvallisuusnäkökohtia. Lisätietoa on myös valtiovarainministeriön VAHTI-sivuilla xxx.xxxxxxxxx.xx. Em. sivuilla on tietoturvaan liittyviä ohjeita sekä malleja turvallisuussopimuksen laatimiseen. Siel- lä on valtionhallinnon ICT-hankintojen tietoturvallisuussopimusmalli tilanteisiin, joissa on tarve varmistua ensisijaisesti tiedon turvallisesta käsittelystä ja siirrosta. Lisäksi sivustolla on toimitilojen turvallisuuteen liittyviä ohjeita tilanteissa, joissa on tarve rajoittaa ja määritellä toimittajan henkilöiden liikkumisoikeutta hankin- tayksikön tiloissa. Lisäksi yhteiskunnan toiminnan kannalta keskeisissä hankinnois- sa voi olla tarpeen erikseen sopia varautumisesta normaaliolojen häiriötilanteisiin. Katso tästä lisää tietoa VAHTI-sivuilta xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxx.
2. Sopimushallinnan vastuiden määrittäminen
Vastuuhenkilö. Sopimushallinnan keskeisiä seikkoja on varmistaa, että jokaisella sopimuksella on vastuuhenkilönsä hankintayksikön ja toimittajan puolella. Laajan sopimuksen osalta voidaan tarvittaessa lisäksi nimetä esimerkiksi useista asiantun- tijoista koostuva vastuuryhmä, jonka vastuulla on eri sopimuksenhallinnan tehtä- viä. Sopimuksissa, joissa on selvästi eri vaiheita (kuten esimerkiksi toimitus- ja yl- läpitovaiheet), voi lisäksi olla tarve nimetä vastuuhenkilö tai -ryhmä erikseen xx- xxxxxxxx vaiheelle. Vastuuryhmä voi olla sama kuin kilpailutuksen aikainen asian- tuntijaryhmä tai erikseen nimetty.
Ohjausryhmä. Lisäksi laajassa hankkeessa voi olla erikseen ohjausryhmä esim. sopimuskaudella nousevia erityiskysymyksiä ja erimielisyyksien ratkaisua varten, testausryhmä testaustehtäviä varten ja koulutusryhmä koulutustehtäviä varten jne. Sopimusvastuuhenkilöiden listaa on muistettava päivittää henkilömuutosten yhteydessä, jotta sopimusosapuolilla on ajantasaiset tiedot vastuuhenkilöistä.
Laajoissa tai erityisen merkityksellisissä sopimussuhteissa vastuuhenkilöt voidaan jakaa kolmelle eri tasolle: operatiivinen, taktinen ja strateginen. Operatiivinen taso vastaa käytännön toimien seurannasta ja valvonnasta ja taktinen taso sopimuksen tai sopimusten yleisestä valvonnasta sekä sopimussuhteen kehittämisestä. Strate- ginen taso, eli organisaatioiden johdon välinen yhteistyö, keskittyy pääasiassa toi- mittajahallintaan, mutta strategiselle tasolle saatetaan esimerkiksi eskaloida sellai- sia erimielisyyksiä, joita ei taktisella tasolla pystytä ratkaisemaan.
Sopimuksen luonteesta ja laajuudesta riippuen sopimusvastuuhenkilön tai muiden asiantuntijoiden tai asiantuntijaryhmän tehtäviin voi kuulua mm. seuraavia asioita:
Sopimusvastuuhenkilön tehtävät | ▪ Sopimuksen toteutumisen, toteutusaikataulun ja/tai projektisuunnitelman seuranta ▪ Toimittajan sopimusvelvoitteiden täyttämisen ja edisty- misen sekä raportoinnin seurannan järjestäminen ▪ Hankintayksikön omien sopimusvelvoitteiden täyttymi- sen ja edistymisen seurannan järjestäminen ▪ Sopimusmuutosten tekemisen ja tallentamisen järjes- täminen ▪ Sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän tieto- jen ylläpidon järjestäminen sopimuksen osalta ▪ Sopimustapaamisten järjestäminen sekä osallistuminen tapaamisiin ▪ Sopimustapaamisten ja muiden merkittävien sopimusta- pahtumien dokumentoinnin järjestäminen ▪ Sopimuksen laskutuksen ja varojen käytön seurannan järjestäminen sekä tarvittaessa laskujen asiallinen tar- kastaminen ja hyväksyminen ▪ Ongelmien ja erimielisyyksien selvittäminen viipymättä ja siirtäminen tarvittaessa ylemmälle tasolle ▪ Sopimuksen toteuttamisessa käytettävän hankintayksi- kön omaisuuden valvonnan järjestäminen ▪ Sopimuksen toteutumiseen liittyvä viestintä osapuolille ja sidosryhmille |
3. Sopimusmuutosten hallinta
3.1 Hankintalain asettamat sopimusmuutosten edellytykset
On tyypillistä, että sopimukseen on tarve tehdä muutoksia sopimuksen voimassa- oloaikana esim. toimitusaika- tai hintamuutosten, lisätöiden tai yhteyshenkilö- ja alihankkijatietojen muutosten takia. Lisäksi sopimusmuutoksia voi aiheuttaa toi- mittajatahoa koskevat yritysjärjestelyt, kuten fuusiot ja jakautumiset sekä liike- toiminta- ja yrityskaupat sekä muut järjestelyt.
Xxxxxxxxxxxxxx on lisätty säännöksiä sopimuksen olennaisesta muuttami- sesta. Hankintasopimukseen tai puitejärjestelyyn ei saa tehdä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ns. olennaisia muutoksia hankintasopimukseen tarjoajien tasa- puolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteesta johtuen, vaan hankinta tulee täl- löin kilpailuttaa uudelleen. Seuraavassa on kuvattu hankintalain määrittelyt olen- naisille ja ei-olennaisille sopimusmuutoksille.
Hankintalain mää- rittelyjä olennaisille sopimusmuutoksille | ▪ Muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdol- listaneet muiden kuin alun perin valittujen tarjoajien osallis- tumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankinta- menettelyyn lisää osallistujia; ▪ Sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella ta- valla, jota alkuperäisessä hankintasopimuksessa tai puitejär- |
Hankintalain mää- rittelyjä ei-olennaisille sopi- musmuutoksille, jotka eivät edellytä uutta hankinta- menettelyä | ▪ Muutos perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopi- musehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoi- hin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta; ▪ Alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisä- töitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimi- tuksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen hankintasopi- mukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja se aiheut- taisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää pääl- lekkäisyyttä hankintayksikölle; o muutoksen arvo ei saa olla enempää kuin 50 % al- kuperäisen sopimuksen arvosta. Kutakin muu- tosta arvioidaan itsenäisesti. o tehtävä sopimusmuutosilmoitus ▪ Muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vai- kuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen; o muutoksen arvo ei saa olla enempää kuin 50 % al- kuperäisen sopimuksen arvosta. Kutakin muu- tosta arvioidaan itsenäisesti. o tehtävä sopimusmuutosilmoitus ▪ Alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella so- pimuskumppanilla yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla tai alkuperäisen sopimuskumppanin ase- ma siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulau- tumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttö- myyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimitta- jalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltu- vuusvaatimukset edellyttäen, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia hankintasopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään tämän lain soveltamista; ▪ Kyse on sellaisesta vähäarvoisesta sopimusmuutokses- ta, joka alittaa EU-kynnysarvot tai liitteen E palveluis- sa tai käyttöoikeussopimuksissa kansalliset kyn- nysarvot eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen; o muutoksen arvon tulee olla pienempi kuin 10 pro- senttia alkuperäisen palvelu- tai tavarahankin- nan tai käyttöoikeussopimuksen arvosta tai pie- nempi kuin 15 prosenttia alkuperäisen raken- nusurakan arvosta. Jos muutoksia tehdään useam- pia, arvo arvioidaan peräkkäisten muutosten ku- mulatiivisen nettoarvon perusteella |
jestelyssä ei ollut määritetty
▪ muutos laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn sovelta- misalaa huomattavasti
▪ sopimuskumppani, jonka kanssa hankintayksikkö on alun perin tehnyt sopimuksen, korvataan uudella sopimuskump- panilla
Uusien säännöksien vuoksi muutoshallinnan menettelyt ja tilanteet ja sopimuksen tarkistuslausekkeet on syytä ennalta selvittää ja määritellä mahdollisimman tar-
koin jo sopimusluonnokseen tarjouskilpailuvaiheessa ja tarvittaessa ottaa pitkäkes- toiseen sopimukseen hintojen muuttamista varten indeksiehto.
Kannattaa määrittää sopimukseen, miten, milloin ja kenelle toimittaja ilmoittaa so- pimusmuutostarpeesta, mitä tietoja tulee hankintayksikölle toimittaa ja miten so- pimusmuutosesitys käsitellään hankintayksikössä. Sopimuksen laatimisvaiheessa on myös hyvä selvittää, miten sopimuskauden aikana tapahtuva palvelujen mah- dollinen kehittyminen ja uudet palvelut otetaan huomioon.
3.2 Sopimusmuutosten tekeminen
Jos muita kuin olennaisia sopimusmuutoksia tehdään, ne on tehtävä sopimuksessa sovitulla muutoshallintamenettelyllä, kirjallisesti tai muuten sähköisesti dokumen- toidulla tavalla. Muutokseen on saatava hankinnasta päättäjän tai erikseen sovitun hankintayksikön työjärjestyksessä tai muussa valtuutusasiakirjassa oikeutetun vastuuhenkilön hyväksyntä, kun muutoksessa on kyse esim. toimitusaika- tai hin- tamuutoksesta, lisätyöstä tai jonkin sopimuskokonaisuuden osan laajennuksesta tai toimittajan yritysaseman muutoksesta. Pienten muutosten tekeminen ja hyväk- syminen tulee tehdä suhteellisuusperiaatteen mukaisesti mahdollisimman vaivat- tomasti, esim. yhteyshenkilön tai yhteystietojen muuttaminen.
3.3 Sopimusmuutosten tallentaminen ja niistä tiedottaminen
Sopimusmuutokset tallennetaan ja niistä tiedotetaan osapuolille siten, kuin muu- tosten tekemisestä on sovittu sopimusasiakirjassa ja hankintayksikössä.
4. Sopimusten valvonta
4.1 Sopimusvalvonnan suunnitelma
Tarvittaessa pitkäkestoisissa tai euromäärältään merkittävissä sopimuksissa voi- daan laatia erikseen sopimuksenvalvontaa ja toimittajayhteistyötä koskeva suunni- telma, jossa voi olla mm. seuraavassa kuvattuja seikkoja, jos tiedot eivät ole koo- tusti saatavissa sopimusrekisteristä tai sopimushallinta- tai muusta vastaavasta järjestelmästä.
Sopimuksen valvonnan ja toimittaja- yhteistyön suunnitelma | ▪ yleiskuvaus sopimuksen kohteesta; ▪ sopimuksen vastuuhenkilöt ja tarvittaessa muut asiantunti- jat ja heidän tehtävänsä; ▪ luettelo sopimuksen määräajoista sekä toimitus- ja päätty- misajankohdista; ▪ seurantakokousten ajankohdat ja mahdolliset vakiosisältöai- heet; ▪ sopimukseen perustuvaa tilaamista ja laskujen maksamista koskevat tiedot; ▪ sopimuksen valvontaa ja toimitusten hyväksyntää koskevat keskeiset tiedot; ▪ sopimusmuutoksia koskevat tiedot; ▪ raportointia koskevat tiedot; ▪ riskienhallintaa koskevat tiedot; ▪ sopimuksen päättymistä ja mahdollista siirtoa toiselle toimit- |
tajalle koskevat tiedot
4.2 Sopimusten laadun valvonta
Jos toimittaja on sitoutunut laatujärjestelmän tai laatusuunnitelman mukaiseen tuotteiden tai palveluiden laadunvarmistukseen tai muuhun laadunvarmistusme- nettelyyn, on laadun seurannasta vastaavan edellytettävä toimimista niiden mu- kaan sekä sopimuksessa sovittua raportointia. Tarvittaessa on tehtävä tarkastuk- sia, jotta voidaan varmistua siitä, että toimittaja noudattaa antamiaan sitoumuk- sia. Laadunvarmistuksessa ja muussa valvonnassa (esim. tietoturvallisuuteen liit- tyvässä valvonnassa) sekä toimittajan auditoinnissa voidaan käyttää myös ulko- puolista eli kolmatta riippumatonta tahoa sopimuksessa sovitulla tavalla.
4.3 Sopimuksen toteutumisen valvonta
Sopimusehtojen noudattamisen valvonta. Hankintayksikön keskeisiä tehtäviä sopimusvalvonnassa on huolehtia siitä, että toimittaja noudattaa hankintasopimuk- sessa sovittuja ehtoja. Sopimusvalvontatehtävät määräytyvät sopimuksen laajuu- den, luonteen ja riskien perusteella.
Kaikista toimittajan sopimusrikkomuksista, kuten toimitusten viivästymisestä tai virheellisistä tai puutteellisista toimituksista on viipymättä huomautettava eli rek- lamoitava toimittajalle. Reklamaation tekemistä on selvitetty kohdassa 4.4.
Tavarahankinnat ja kertaluontoisen palvelun toimitussopimukset. Tavaran- hankintasopimuksen ja kertaluontoisten palvelujen toimitussopimusten (esim. tie- tojärjestelmä, yksittäinen palvelutoimitus tai työsuoritus) valvontaan kuuluu mm. toimitettavien tuotteiden ja palvelujen tai lisäpalvelujen ja niiden määrien, toimi- tusajan, laskutuserien, sovittujen hintojen ja hinnanmuutosten ja maksuehtojen, saatujen vakuuksien voimassaoloaikojen, takuuehtojen, vaadittujen raporttien ja muiden sovittujen sopimusehtojen noudattamisen valvonta. Yksittäisen tavaraso- pimuksen ja sen toimituksen valvontaa ei pääsääntöisesti tehdä sopimuskaudella, ellei kyse ole erityisestä laitteesta tai järjestelmästä, jonka valmistusta on poikke- uksellisesti tarve seurata jo valmistusvaiheessa.
Tavaratoimituksen vastaanotto. Vastaanotto on tehtävä sopimuksessa määrä- tyssä paikassa sopimuksen mukaisena aikana. Pääsääntöisesti tulee pyrkiä siihen, että toimittajan laadunvarmistus vastaa siitä, että massatavarat on tarkastettu en- nen toimitusta, jotta hankintayksikön ei tarvitse niitä yksitellen tarkastaa. Vas- taanotossa selvitetään myös, että toimitus tapahtuu sovitun toimitusajan mukai- sesti. Jos toimitus on myöhässä, on hankintayksiköllä oikeus JYSE 2014 ja JIT 2015 -ehtojen mukaan periä viivästyssakkoa. Tällöin toimittajalta pyydetään hyvi- tyslasku ja uusi lasku, jossa viivästyssakko on huomioitu.
Tavaran vastaanotto jakaantuu kahteen vaiheeseen: vastaanottoon rahdinkuljetta- jalta ja varsinaiseen vastaanottoon. Vastaanotossa rahdinkuljettajalta (esim. posti tai kuljetusliike) tarkistetaan, että lähetyspakkauksia on oikea määrä ja pak- kaukset ovat vahingoittumattomia. Jos määrässä tai pakkauksissa havaitaan vir- heitä, niistä on välittömästi tehtävä merkintä rahdinkuljettajan kuormakirjaan ja reklamoitava toimittajalle ja rahdinkuljettajalle. Kertaluontoisten palvelujen ja toi- mitusten (esim. konsultointipalvelun lopputulos) osalta tätä vaihetta ei yleensä ole.
Jos sopimuksessa ei ole sovittu erillisen vastaanottotarkastuksen tekemisestä toi- mittajan läsnä ollessa tai toimittajan laadunvarmistustoimenpiteistä, on tilauksesta valmistettujen tavaroiden, laitteiden ja järjestelmien vastaanottotarkastus pää- sääntöisesti tehtävä viipymättä hankintayksikön edustajan saatua ne haltuunsa.
Jos tavara toimitusehdon mukaan luovutetaan hankintayksikölle muualla kuin han- kintayksikössä (esim. toimittajan tiloissa), vastaanottotarkastus tehdään tarvitta- vassa laajuudessa myös tavaran saavuttua hankintayksikköön.
Vastaanottotarkastuksessa tarkastetaan, onko tavara tai palvelun lopputulos määrällisesti ja laadullisesti sopimuksen mukainen ja täyttääkö se sille asetetut vaatimukset. Vastaanottotarkastus on tehtävä, koska myöhemmin on vaikeaa ve- dota sellaisiin virheisiin, jotka olisi pitänyt tarkastuksessa havaita. Tarkastuksesta laaditaan vastaanottopöytäkirja tai -todistus tai tehdään sopimus- tai tilausten ja laskujen hallintajärjestelmään merkintä, josta on käy selville, onko tuote tai toimi- tus hyväksytty vai ei. Vastaanottopöytäkirjaan tai järjestelmään on merkittävä myös mahdolliset virheet ja puutteet sekä huomautukset. Vastaanottomerkintä on tehtävä viipymättä, jotta laskujen automaattinen käsittely mahdollistuisi.
Laadunvarmistus- ja vastaanottomenettely tulee ottaa huomioon myös tarjous- pyynnössä ja sopimuksessa maksuehdon osalta, jos vastaanottotarkastus on mo- nivaiheinen tai sen arvioidaan kestävän jonkin aikaa. Tarvittaessa maksuehto tulee pyrkiä saamaan riittävän pitkäksi, jotta maksu voidaan suorittaa vasta, kun tarkas- tus on tehty (esim. maksuehto per 21 pv netto hyväksytystä vastaanottotarkas- tuksesta).
Jos vastaanottotarkastuksessa havaitaan, että tavara tai palvelu ei täytä sille so- pimuksessa asetettuja vaatimuksia tai on puutteellinen, ei toimitusta saa hyväksyä eikä tavaraa saa ottaa käyttöön, vaan toimittajalle on viipymättä ilmoitettava vir- heistä ja puutteista. Jos tuotteessa kuitenkin on vain aivan vähäisiä helposti kor- jattavissa olevia virheitä tai puutteita, voidaan toimitus hyväksyä edellyttäen, että toimittaja määräajassa sitoutuu kustannuksellaan korjaamaan puuteluetteloon kir- jatut virheet. Hyväksymätön tavara on jätettävä odottamaan joko pois noutamista tai korjaamista, ellei poikkeuksellisesti sovita tavaran hyväksymisestä virhettä vas- taavalla hinnanalennuksella. Toimittajan pyynnöstä tavara voidaan myös lähettää toimittajalle tämän kustannuksella tai hävittää (esim. virheellinen elintarvike).
Lisäksi hankintayksikön on syytä pidättää virheen korjaukseen asti kauppa- hinnasta sellainen osa, että sillä katetaan kustannukset tuotteen korjauttami- sesta tai puutteen poistamisesta, jos toimittaja itse ei täytä velvollisuuksiaan koh- tuuajassa.
Vastaavasti myös kertaluonteisen palvelutoimituksen hyväksyminen tulee tehdä sopimuksessa ja sen liitteenä olevassa projektisuunnitelmassa määritellyllä tavalla. Palvelutoimituksissa voidaan sopimukseen kirjata myös määrämuotoiset hyväksymiskriteerit, joita vasten palvelun hyväksymistä arvioidaan.
Tietojärjestelmäprojekteissa palvelun lopputuote voidaan hyväksyä monin eri menettelyin riippuen mm. ohjelmistokehitysmallista. Toimituksen kohde voidaan luovuttaa hankintayksikölle vaiheittain (asennus, testaus, koekäyttö, koulutus ja lopullinen vastaanottohyväksyntä). Mikäli kohde luovutetaan hankintayksikölle vai-
heittain, on hyvä noudattaa JIT 2015 -ehtojen mukaista toimintamallia, jossa väli- vaiheen hyväksyntä ei vapauta Toimittajaa vastuusta myöhempien vaiheiden tes- tausten aikana esille tulleista virheistä, joita ei ole voitu kohtuudella havaita väli- vaiheiden tarkastuksissa. Näin ollen vasta hankintayksikön tekemässä lopullisessa niin sanotussa hyväksymistestauksessa toimitus hyväksytään lopullisesti. Lisätie- toa eri malleista, tilanteiden hyväksymismenettelyistä ja sopimusehdoista löytyy mm. JIT 2015 -ehdoista.
Pitkäkestoisen palvelusopimuksen valvonta. Pitkäkestoisen palvelusopimuk- sen valvontaan voi kuulua osapuolten välisen yhteistyön pelisäännöistä sopiminen, palvelukokouksiin osallistuminen ja muistion laatiminen niistä ja arkistointi, seu- ranta- ja raportointijärjestelmien luominen ja ylläpito, palvelutuotannon sisällön ja laadun seuranta (ml. palvelutasovaatimukset), asiakastyytyväisyyskyselyjen jär- jestämisen ja tulosten seuranta, reagointi havaittuihin virheisiin ja puutteisiin sekä muu yhteydenpito ja viestintä sopimuksessa sovitulla tavalla sopimuskaudella.
Palveluntuottaja tulee velvoittaa seuraamaan palvelun toteutusta ja valvomaan palvelun laatua sopimuskaudella sekä raportoimaan siitä sopimuksen mukaisesti hankintayksikölle. On myös hyvä edellyttää, että palveluntuottaja sitoutuu sopi- muskauden aikana kehittämään omaa toimintaansa palvelun laadun parantamisek- si. Palvelutuotannon sisällön ja laadun seurannasta vastuullisen hankintayksikön henkilön ja mahdollisen seurantaryhmän on seurattava myös hankinnan edistymis- tä ja ennustetta sisällön, laadun ja aikataulun osalta joko palveluntuottajan raport- tien pohjalta ja/tai palvelun seurantakokouksissa. Tähän tehtävään on varattava riittävästi aikaa, ja vastuuhenkilöllä tulee olla tieto sopimuksen sisällöstä ja koke- musta valvottavista seikoista. Puutteista on tehtävä huomautus tai reklamaatio vii- vytyksettä.
Pitkäkestoisen palvelun tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta hankin- tayksikön ja toimittajan sopimusyhteyshenkilöiden kannattaa sopia säännönmu- kaisten seurantakokousten järjestämisestä sovituin väliajoin. Näissä yhteyshenkilöt käsittelevät palvelun toteutumiseen, laatuun, reklamaatioihin, asiakaspalautteisiin ja tuleviin palvelutarpeisiin liittyviä seikkoja. Jos seurantakokouksissa käsiteltävistä asioista ei päästä yksimielisyyteen, on asia eskaloitava eli siirrettävä käsiteltäväksi kummankin sopijapuolen osalta ylemmälle tasolle.
4.4 Huomautukset ja reklamaatiot
Jos tuotteen toimituksen tai palvelun vastaanotossa tai pitkäkestoisen palvelun tuotannossa havaitaan virhe tai puute tuotteen tai palvelun ominaisuuksissa, laa- dussa tai määrässä, on siitä viipymättä ilmoitettava toimittajalle. Samoin toimi- taan, jos toimittajan havaitaan sopimuskaudella laiminlyövän sopimusvelvoittei- taan tai toimivan niiden vastaisesti tai jos toimittaja muulla tavalla rikkoo sopi- musehtoja. Virheisiin ja puutteisiin liittyvistä ilmoitus- ja reklamointimenettelyistä, määräajoista ja siihen liittyvistä muista seikoista on sovittava sopimusehdoissa.
Huomautus/puuteilmoitus. Sopimuksessa voidaan sopia, että pienistä virheistä ja puutteista ei käynnistetä reklamointimenettelyä, vaan niistä huomautetaan vii- pymättä sopimuksen vastuuhenkilölle esim. suullisesti tai lähettämällä sähköpostil- la huomautus tai puuteilmoitus ja ne kirjataan mahdolliseen sopimushallintajärjes- telmään. Huomautuksesta tai puuteilmoituksesta on kyse esimerkiksi silloin, kun
viikoittain tai päivittäin tulevasta tavaratoimituksesta puuttuu muutama tuote, tai tuote on väärä tai viallinen (esim. elintarviketoimitus). Kun toimituksissa on toistu- vasti virheitä tai puutteita, tulee hankintayksikön tehdä asiasta kirjallinen rekla- maatio toimittajan yhteyshenkilölle siten kuin sopimuksessa on sovittu.
Reklamaatio. Reklamaation on oltava kirjallinen, ja se on syytä tehdä todisteelli- sesti, esim. sähköpostin vastaanottokuittausta pyytäen. Reklamaatiot pitää doku- mentoida ja tallentaa huolellisesti joko hankintayksikön sopimusrekisteriin tai so- pimushallinta- tai asianhallintajärjestelmään tai muuten luotettavasti, jotta ne ovat tallessa, vaikka henkilöstössä tapahtuisi vaihdoksia. Reklamaatiossa on selvitettä- vä vähintään seuraavat tiedot:
Reklamaation sisältö | ▪ Mistä sopimuksesta on kyse (sopimusnumero, osapuolet, kohde lyhyesti); ▪ Tilanteen tausta lyhyesti; ▪ Reklamaation syy eli miten toimitus/palvelu on ollut virheel- linen tai puutteellinen tai mikä on ollut laiminlyönti, sopi- musvelvoitteiden vastainen toiminta tai rikkomus ja koska se on tapahtunut; ▪ Mitä seuraamuksia reklamaatiosta on aiheutunut hankin- tayksikölle; ▪ Esitetään vaatimukset, mitä toimittajan tulee tehdä ja missä ajassa sekä yksilöidään ne mahdollisimman tarkkaan, jos ne ovat tässä vaiheessa jo esitettävissä; ▪ Pyydetään toimittajaa ilmoittamaan hankintayksikön yhteys- henkilölle määräajassa (esim. viivytyksettä tai viimeistään 7 päivässä reklamaation vastaanottamisesta) toimenpiteet, joihin se ryhtyy virheiden tai puutteiden korjaamiseksi; ▪ Varataan tarvittaessa oikeus täsmennettyjen vaatimusten esittämiseen myöhemmin. |
Yleisreklamaatio. Jos virhe tai puute on sellainen, ettei hankintayksikkö heti tie- dä, millaisia vaatimuksia toimittajalle virheen vuoksi esitetään, on erityisesti tava- ratoimituksen osalta tärkeää tehdä reklamaatio välittömästi, koska niissä virheestä on yleensä sopimuksen mukaan ilmoitettava lyhyessä määräajassa, esim. 7 päi- vässä tavaran toimittamisesta. Tällöin kyse on yleisreklamaatiosta. Jos määräaikaa ei ole sopimusehdoissa sovittu, on reklamaatio tehtävä JYSE 2014 -ehtojen mu- kaan kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut ha- vaita. Yleisreklamaatiossa voidaan ilmoittaa, että yksilöidyt vaatimukset esitetään toimittajalle myöhemmin.
Erityisreklamaatio. Kun hankintayksikkö on selvittänyt, mitä tullaan vaatimaan, on vaatimukset kirjallisesti saatettava viipymättä toimittajan tietoon. Tällöin on ky- se ns. erityisreklamaatiosta.
Virheen vuoksi hankintayksiköllä on oikeus JYSE 2014 tai JIT 2015 -ehtojen mu- kaan pidättäytyä laskun maksamisesta, mutta pidätettävä summa ei saa ylit- tää summaa, johon olisi virheen perusteella oikeus. Tämä on tärkeää muistaa, sillä laskun maksaminen virheestä huolimatta hidastaa asian selvittämistä, koska toi- mittajan intressi käsitellä asiaa voi vähentyä tällöin olennaisesti.
Vaatimukset toimituksen virheen tai puutteen johdosta. Hankintayksiköllä on oikeus:
- Ensisijaisesti vaatia toimittajalta uutta, sopimuksen mukaista suoritusta tai
- Virheellisen toimituksen korjaamista, jos uusi toimitus ei ole mahdollista han- kinnan kohteen suuren arvon tai laajuuden vuoksi. Jos toimitus on ollut määräl- lisesti puutteellinen, toimittajaa on vaadittava täydentämään toimitustaan viivy- tyksettä.
- Toissijaisesti voidaan vaatia hinnan alentamista.
- Sopimus voidaan purkaa vain, jos virheellä on olennainen merkitys ja siitä on kirjallisesti reklamoitu toimittajalle eikä virhettä ole korjattu kohtuullisessa ajassa.
- Hankintayksikkö voi myös erityistilanteessa teettää virheen korjaamisen kol- mannella taholla tai hankkia tuotteen kolmannelta (xxxxxxxx) ja periä sen kus- tannukset toimittajalta, jos toimittaja ei ole korjannut virhettä kohtuuajassa, jos sopimuksessa on näin sovittu.
Lisäksi on hyvä tiedostaa, että kirjallisia reklamaatiotietoja saatetaan tarvita, jos joudutaan harkitsemaan sopimuksen päättämistä tai tulevan sopimuksen osalta kilpailutusvaiheessa toimittajan edellytyksiä uuteen sopimukseen.
Jos toimittaja tilausvahvistuksessaan muuttaa tilauksen ehtoja, hankintayksikön on reklamoitava, jos muutosta ei hyväksytä. Hankintayksikkö ei saa passiivisuudel- laan hiljaisesti hyväksyä muutettuja ehtoja. Esimerkkinä tästä ovat toimittajan lä- hettämät voimassa olevasta sopimuksesta poikkeavat hinnankorotusilmoitukset.
Vastaavasti esimerkiksi asiantuntijapalvelun ja konsultoinnin tuottamiseen ilmoitet- tujen henkilöiden vaihtuminen voi merkitä palvelun laadun (mm. osaamistason) laskua ja jopa oman työpanoksen kasvamista, johon on syytä reagoida heti.
Pitkäkestoisen palvelun tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta on rek- lamaatiot käsiteltävä hankintayksikön ja toimittajan välisessä yhteistyöryhmässä sopimuksen mukaan. Jos toimittaja ei reagoi reklamaatioon asianmukaisella taval- la, on asia eskaloitava eli saatettava kummankin sopijapuolen osalta ylempien ta- hojen käsiteltäväksi esim. projektin tai palvelutuotannon ohjausryhmään. Virhe tai puute ja siitä johtuvat toimenpiteet on reklamaation lisäksi myös kirjattava ylös asiaan soveltuvalla tavalla esim. yhteistyöryhmän käsitellessä asiaa ryhmän koko- uksesta pidettävään pöytäkirjaan.
4.5 Sopimusraportointi
Sopimuksen toteutumista koskeva raportointi voi tarkoittaa hankintayksikön sisäis- tä raportointia johdolle laajan sopimuksen toteutumisesta ja keskeisistä vaiheista. Lisäksi se tarkoittaa sopimustoimittajan sopimuksen mukaista raportointia hankin- tayksikölle pitkäkestoisen sopimuksen tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta. Raportointivelvollisuutta määriteltäessä tarjouspyyntöön on etukä- teen hyvä selvittää, millaisia raportteja toimittajan järjestelmistä on saa- tavissa sopimuksen toteutumisen seurantaa varten.
Myös raportoinnin jakelu tulee määrittää harkintaa käyttäen. Raportointi voi kos- kea esim. ostoja ja toimituksia toimipisteittäin koskevia euro- ja kappalemäärätie-
toja sekä reklamaatioita ja asiakastyytyväisyyskyselyjä koskevia tietoja edelliseltä kaudelta. Raportoinnin on hyvä kohdistua jo tapahtuneen lisäksi myös siihen, mitä lähitulevaisuudessa on tapahtumassa.
4.6 Ennakkomaksun vakuuden ja takuun valvonta
Jos hankinnasta on sovittu maksettavaksi ennakkomaksua, on hankintayksikössä määriteltävä, kenen vastuulla on seurata ennakkomaksun maksamista ja siihen liittyvän ennakkomaksun vakuuden valvontaa. Katso tästä myös hankintakäsikirjan osan V kohta 5.1. Ennakkomaksun vakuus tulee saada toimittajalta ennen kuin ennakkomaksu voidaan maksaa. Vakuudeksi hyväksytään pääsääntöisesti oma- velkainen pankkitakaus. Ennakkomaksun vakuuden tulee olla voimassa vähintään kuukauden yli sopimuksenmukaisen toimitusajan, ja sen arvon tulee olla vähintään 15 prosenttia suurempi kuin ennakkomaksu. Ennakkomaksun vakuutta voidaan pienentää osatoimitusten suhteessa, jos näin on sopimuksessa sovittu. Xxxxxxx- xxxxxx vakuus on palautettava toimittajalle viipymättä, kun toimitus on hyväksy- tysti suoritettu.
Jokaisessa hankinnassa on järjestettävä myös takuuajan valvonta siten, että ta- kuuaikana ilmenevät viat tulevat korjatuiksi takuun perusteella. Takuuaikaista val- vontaa varten hankintayksikössä on syytä olla takuunvalvontarekisteri tai - järjestelmä esim. osana sopimuksenhallintarekisteriä tai -järjestelmää tai muu kootut tiedot sisältävä luettelo jokaisesta hankinnasta, jossa toimittaja antaa tava- ralle takuun. Takuunvalvontarekisteriin merkitään mm. takuun alku- ja päätty- misajankohta sekä takuun laajuus, sopimus tai tilaus, johon takuu liittyy, selvitys, miten ja missä ajassa vaatimukset takuukorjauksesta on tehtävä, merkinnät ta- kuukorjauksista jne. Vastaanottaessaan tuotteen tai palvelun käyttäjän on huoleh- dittava siitä, että hän on saanut tiedon takuun olemassaolosta, kestosta ja sisällös- tä sekä siitä, miten vian ilmetessä on meneteltävä.
Takuuajan ja muun vakuuden vastaanotto, valvonta, palautus sekä muu menettely voi olla kuvattu hankintayksikön taloussäännössä, hankintaohjeessa tai muussa ohjausasiakirjassa. Huolto- ja korjaus-palveluiden sekä esim. IT-ohjelmistojen ta- kuun valvonnasta on myös huolehdittava vastaavalla tavalla.
4.7 Hankintayksikön omaisuuden valvonta
Jos sopimuksen mukaan hankintayksikön omaisuutta luovutetaan toimittajalle ja tavara valmistumisen jälkeen jää toimittajan säilytettäväksi, on hankinnasta vas- taavan henkilön tehtävänä valvoa myös tätä omaisuutta. Toimittajan tiloihin jäävä hankintayksikön omaisuus on pyrittävä erottamaan toimittajan omaisuudesta ja merkittävä hankintayksikön tunnuksin ja sisällytettävä hankintayksikön käyttö- omaisuuskirjanpitoon.
Tietoteknisen välineen tietosisällön luovuttaminen toimittajalle ei yleensä ole sallit- tua. Mikäli se on välttämätöntä, on siitä erikseen sovittava. Sopimuksiin on otetta- va maininta toimittajan vastuusta edellä mainitun omaisuuden suhteen sekä mai- ninta mahdollisesta käyttöoikeudesta ja palauttamisvelvollisuudesta vaadittaessa.
Toimituksen vastaanottamisen jälkeen on huolehdittava, että hankittu omaisuus tai leasing-sopimuksella vuokrattu omaisuus kirjataan ja rekisteröidään käyttöomai- suuskirjanpitoon tai irtaimistorekisteriin siten kuin määräyksissä on edellytetty.
5. Sopimuksen päättyminen
5.1 Sopimuksen päättymisen edellytykset
Sopimuksen päättymisen edellytyksenä on pääsääntöisesti, että molemmat osa- puolet ovat täyttäneet sopimuksen mukaiset velvoitteensa. Se tarkoittaa, että toi- mittaja on toimittanut kaikki sopimuksessa sovitut tuotteet ja tehnyt muut sovitut suoritteet, kuten raportoinnin ja hankintayksikkö on ottanut tuotteet ja suoritteet hyväksytysti vastaan, maksanut niistä kaikki sovitut erät sekä tehnyt osaltaan kaikki muut omat velvoitteensa. On hyvä muistaa, että sopimuksen päättyessä voi myös jäädä voimaan eräitä osapuolia koskevia velvoitteita, kuten salassapito- ja immateriaalioikeuksia koskevia velvoitteita. Sopimuksen päättymisedellytysten to- dentaminen voidaan määrittää sopimuksessa tapahtuvaksi esimerkiksi erikseen pi- dettävässä katselmointitilaisuudessa.
5.2 Sopimuksen päättymisen vaihtoehdot ja päättämistavat
Sopimuksen päättymisvaiheessa voi olla kaksi eri vaihtoehtoa:
- Kaikki sopimuksessa määritetyt sopijapuolten velvoitteet on täytetty ja sopi- muskausi päättyy.
- Osa sopimusvelvoitteista on täyttämättä, mutta toinen sopijapuoli haluaa päät- tää sopimuksen joko irtisanomalla tai purkamalla sen.
Jos osa sopimusvelvoitteista on täyttämättä, syynä voi olla se, että toimittaja ei kykene täyttämään velvoitteitaan esim. sopimusrikkomuksen, ylivoimaisen esteen tai toimittajan taloudellisen tilanteen, kuten konkurssin vuoksi. Sopimus voi päät- tyä myös siitä syystä, että hankintayksikkö ei kykene täyttämään sopimusvelvoit- teitaan tai että hankintayksikkö jostain syystä toteaa, että sopimusta ei ole syytä jatkaa hankintayksiköstä johtuvista syistä. Sopimus voi tällöin päättyä toisen sopi- japuolen irtisanomisen tai purkamisen perusteella sopimusehtojen mukaisesti.
Sopimuksen purkaminen. Sopimuksen purkamisen edellytyksenä on esim. JYSE 2014 -ehtojen mukaan, että toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusta tai on ilmeistä, että sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Olennaisena sopimusrik- komuksena pidetään esim. sitä, ettei tavara tai palvelu vastaa sovittua, virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä tilaa- jan huomautuksesta huolimatta viivytyksettä korjata tai virheet ovat toistuvia. Ta- varaa ei oteta tällöin vastaan eikä sitä makseta ja jo tehdyt suoritteet palautetaan.
Sopimuksen irtisanominen. Sopimus voidaan irtisanoa päättymään välittömästi erityistilanteissa esim. JYSE 2014 -ehtojen mukaan, jos toimittajaa koskee hankin- talain mukainen pakollinen poissulkuperuste, vaikka se olisi syntynyt sopimuksen solmimisen jälkeen. Lisäksi sopimus voidaan irtisanoa päättymään välittömästi, jos toimittajan taloudellisten tai muiden olosuhteiden havaitaan muuttuneen olennai- sesti niin, ettei voida olettaa toimittajan täyttävän hankintasopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan eikä luotettavaa selvitystä velvollisuuksien täyttämisestä anneta.
Pitkäkestoisessa sopimuksessa voi olla myös irtisanomisaikaan sidottu irtisanomis- oikeus, jolloin ei edellytetä erityistilanteen olemassa oloa. Tällöin voidaan sopia, ettei sopimusta kuitenkaan saa irtisanoa ennen kuin esimerkiksi vuoden kuluttua sen solmimisesta. Lisäksi voi olla tarpeen riskianalyysin perusteella määritellä joi- tain muita rikkomustilanteita, joiden perusteella hankintayksikkö voi irtisanoa so- pimuksen. Tällaiset syyt voivat liittyä esim. pitkäkestoisen palvelusopimuksen koh- teen haltuunoton viivästymiseen. Osapuolet voivat myös yhteisesti todeta, että so- pimuksen jatkamiselle ei ole enää edellytyksiä ja että sopimus irtisanotaan tai pu- retaan sopimusehtojen mukaisesti.
Hankintalaissa on myös uusi 137 §, joka koskee hankintasopimuksen irtisanomista erityistilanteissa. Nämä seuraavat tilanteet on huomioitu myös päivitetyissä JYSE- ehdoissa:
- sopimukseen on tehty 136 §:n 1 momentissa tarkoitettu olennainen sopimus- muutos
- toimittajaa on koskenut jokin 80 §:ssä säädetyistä pakollisista poissulkemispe- rusteista sopimuksen tekohetkellä tai
- sopimusta ei olisi voinut tehdä toimittajan kanssa, koska Euroopan unionin tuomioistuin on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 258 artiklan mukaisessa menettelyssä todennut hankintayksikön rikkoneen vakavasti Eu- roopan unionin perussopimusten ja hankintadirektiivin mukaisia velvoitteita.
5.3 Sopimuksen jälkiarviointi
Sopimuksen päättymisvaiheessa on laajoissa hankinnoissa yleensä hyvä tehdä ar- viointi siitä, kuinka sopimuksen toteuttaminen on onnistunut ja mitä oppeja ja ke- hittämisideoita sopimuskaudella on saatu. Tällöin voidaan arvioida mm. seuraavia seikkoja:
- miten osapuolet ovat toteuttaneet sopimusvelvoitteensa
- miten hyvin sopimuksen tavoitteet on saavutettu
- miten loppukäyttäjät ja muut sidosryhmät arvioivat sopimuksen toteutuneen
- mitkä ovat olleet syynä mahdollisiin ongelmiin ja sopimuserimielisyyksin ja mi- ten hyvin ne on saatu selvitettyä
- mitä sopimuksessa oli erityisen hyvää ja mitä olisi kannattanut tehdä toisin
- mitä muuta voidaan kootusti todeta sopimuskauden aikana opitun
5.4 Avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä ja toimittajan vaihtu- essa
Varautuminen pitkäkestoisessa palveluhankinnassa toimittajan vaihtumiseen sopi- muskauden päätyttyä edellyttää sen vaiheiden huolellista suunnittelua jo edellistä sopimuskautta kilpailutettaessa ja sopimusta siitä tehtäessä. Myös siirrettäessä sopimusta valtion eri yksiköiden välillä on tähän hyvä kiinnittää huomiota. Tällöin käydään läpi kaikki ne vaiheet ja toimenpiteet, joita edelliseltä toimittajalta edelly- tetään esimerkiksi tietojen ja omaisuuden palauttamiseksi hankintayksikölle ja kiinnittää huomiota mm. seuraaviin seikkoihin.
Toimittajan avustamis- velvollisuuden | ▪ nykyisen toimittajan avustamisvelvollisuuden laajuus, ajan- kohta, kesto ja kulujen korvaaminen ▪ nykyisen toimittajan palvelutuotannon jatkamisen edellytyk- |
sisältö | set siirtymävaiheessa ▪ nykyisen toimittajan hallussa olleiden nykyisten asiakastieto- jen käsittelysäännöt, mikäli ne sopimuksen mukaan kuuluvat asiakkaalle ▪ sopimuskauden päättämiseen liittyvä raportointi hankintayk- sikölle ▪ hankintayksikön omaisuuden palauttaminen (sisältö, aikatau- lu ja tapa) takaisin hankintayksikölle ▪ sopimuksen toteuttamisen kannalta olennaisten sopimustie- tojen kerääminen ja siirto (sisältö, aikataulu ja tapa) uudelle toimittajalle ▪ yhteistyön toteuttaminen (sisältö, aikataulu ja tapa ja muut käytännön seikat) ▪ liike- ja ammattisalaisuuksien käsittely ▪ muut sopimuskohtaiset sovitut toimenpiteet ja velvoitteet nykyiselle toimittajalle osallistua sopimuksen siirtoon liittyviin tehtäviin |
6. Toimittajahallinta ja yhteistyö
6.1 Toimittajariskien hallinta
Toimittajahallintaan liittyy toimittajariskien ennakointi ja kartoittaminen, riskien todennäköisyyden ja merkityksen eli vakavuuden arviointi sekä riskienhallintatoi- menpiteiden määrittäminen pitkäkestoisen tai euromäärältään merkittävän sopi- muksen sopimuskauden aikana ja tulevia kilpailutuksia ennakoitaessa.
Riskianalyysi. Pitkäkestoisen sopimuksen sopimuskauden alkaessa on hankin- tayksikön syytä tehdä riskianalyysi, jossa kartoitetaan erilaiset riskivaihtoehdot ja niiden todennäköisyys sekä vaikutus sopimuksen toteuttamisen kannalta. Sopi- muskauden aikana yksittäisen toimittajan riskit voivat liittyä mm. seuraaviin seik- koihin:
- toimittaja ei kykene täyttämään hankintayksikön asettamia tuotetta tai palvelua koskevia vaatimuksia
- toimittajan kapasiteetti-, kuljetus-, varastointi- tai muut logistiikkaongelmat, palvelun laatu- tai haltuunotto-ongelmat johtuen siitä, että asiakkaan tarve on merkittävästi ennakoitua suurempi tai pienempi
- hankintayksikön asettamat tuotetta tai palvelua koskevat vaatimukset muuttu- vat sopimuskauden aikana lainsäädännön, organisaatiomuutosten tai markkina- tai taloudellisen tilanteen vuoksi
- toimittaja ei ole aiemmin tuottanut palveluja julkissektorille tai toimittaja on vastikään aloittanut toimintansa
- toimittajalta edellytetään palveluja monella maantieteellisellä alueella tai alueil- la, joissa se ei ole aiemmin toiminut
- palveluntuottaja käyttää useita alihankkijoita, joiden taloudellinen tilanne vaih- telee
- hankintayksikön ja toimittajan työntekijöiden henkilösuhteet
- toimittajan avainhenkilöt kiinnitetään toisiin hankkeisiin tai vaihtavat työnanta- jaa
- toimittaja on päätynyt merkittävään asemaan hankintayksikön kannalta ja toi- mittajan vaihtaminen on erittäin vaikeaa taloudellisista, osaamiseen liittyvistä tai muista syistä
- toimittajan hinnoitteluperusteet muuttuvat tai hinnat kohoavat ennakoimatto- masti sopimuskauden aikana joko toimittajasta tai ulkopuolisista tekijöistä joh- tuen
- toimittajan liiketoiminnan painopiste siirtyy toisille liiketoiminta- tai maantie- teellisille alueille
- toimittajan taloudellinen tilanne heikentyy sopimuskauden aikana, toimittaja asetetaan konkurssiin tai toimittajaa koskee sopimuskaudella pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkuperuste, esim. toimittaja laiminlyö verojen ja elä- kevakuutusmaksujen maksamisen tai toimittaja on ammattitoiminnassaan syyl- listynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen
- ylivoimaiseen esteeseen liittyvät ongelmat
- hankintayksikkö ei kykene täyttämään omia sopimusvelvoitteitaan sopimuseh- tojen mukaisesti.
Riskin toteutumisen todennäköisyyttä ja riskin vaikutusta sopimuksen toteuttami- seen voidaan arvioida esim. asteikolla 1-5. Näistä saadaan selville kunkin riskiteki- jän merkitys sopimuksen toteutumiseen ja toimittajahallintaan kertomalla toden- näköisyyttä koskeva lukuarvo vaikutusta koskevalla lukuarvolla.
Riskienhallinnan suunnitelma. Riskianalyysin avulla suunnitellaan keinot ja toi- menpiteet, joilla voidaan vähentää riskien toteutumista ja laatia riskienhallinta- suunnitelma. Suunnitelma tukee toimittajasuhteiden hallintaa ja yhteistyön toteu- tumisen seurantaa. Suunnitelmassa voidaan selvittää:
- mitkä ovat hankintayksikön ja toimittajan vastuut ja roolit riskienhallinnassa
- kenen tehtävänä on seurata tilanteita, jotka voivat johtaa riskien toteutumiseen
- millä keinoilla osapuolet pyrkivät estämään riskien toteutumisen todennäköi- syyttä tai vähentämään riskien toteutumisen vaikutuksia
- kuka reagoi ja miten reagoidaan, jos riski kuitenkin toteutuu
- kuinka riskitilanteista ilmoitetaan sopijapuolille ja kolmansille tahoille
6.2 Toimittajien kategorisointi ja toimittajahallinnan malli
Toimittajamarkkinoiden kartoitusten, toimittaja-arviointien, riskianalyysien ja han- kintayksikön toimittajamäärää koskevan toimittaja-analyysin pohjalta voidaan hankintayksikön toimittajamarkkinoita ja -tietoja tarkastella esim. käyttämällä ns. Xxxxx Xxxxxxxxx ostosalkkuanalyysiä ja määritellä sen avulla kuhunkin hankintakate- goriaan soveltuva toimittajahallinnan malli ja toimittajayhteistyön tavoitteet. Os- tosalkkuanalyysi on ns. nelikenttäanalyysi, johon voidaan valita vaaka-akseliksi esim. toimittajamarkkinoiden hallittavuus siten, että hallittavuus vaikeutuu oikealle mentäessä. Hallittavuuteen voi vaikuttaa toimittajamarkkinatilanne eli kilpailun luonne, riskit ja toimittajan kilpailuasema, palvelujen tarjonta ja ko. tuoteryhmän kiinnostavuus markkinoilla sekä maantieteelliset tekijät. Pystyakseliksi voidaan va- lita esim. hankinnan volyymi, hankinnan kohteen monimutkaisuus tai hankinnan tulosvaikutus.
Hankintayksikkö voi määrittää kuhunkin nelikentän ryhmään toimittajamarkkinoi- den hallittavuudesta ja hankinnan tulosvaikutuksesta johtuvia kehittämistavoittei-
ta, joilla voidaan pyrkiä ennalta ehkäisemään ko. ryhmälle tyypillisten haasteellis- ten tilanteiden syntyminen valitsemalla hankintaan parhaiten soveltuva kilpailut- tamismalli.
Tavallisten tuotteiden osalta pyrkimyksenä on toisaalta pienten erien osalta toteut- taa hankinnat mahdollisimman tehokkaasti ja toisaalta kartoittaa mahdollisuuksia kasvattaa hankintaeriä suuremmaksi, jotta ryhmä voi mahdollisesti siirtyä volyymi- tuotteiden ryhmään. Volyymituotteiden osalta pyrkimyksenä on hyödyntää suuren hankintaerän vuoksi volyymietuja ja neuvotteluvoimaa erityisesti tavara- hankintojen osalta. Tuoteryhmän osalta voi eräissä tilanteissa olla tavoitteena myös siirtää sitä kohtia strategisten tuotteiden ryhmää. Strategisten tuotteiden osalta pyritään usein kehittämään yhteistyösuhdetta edelleen. Jos toimittajayhteis- työ ei kuitenkaan kehity kumppanuuden hengessä, pyritään yhteistyöongelmia sel- vittämään tai jos se ei onnistu, niin sitten viime kädessä sopimuskauden päätyttyä siirtämään hankinta volyymituotteiden ryhmään. Niukkuus- eli pullonkaulatuottei- den osalta haasteena on yleisesti markkinatilanteen vaikeus ostajan näkökulmasta. Silloin tavoitteena on etsiä keinoja, joilla varmistettaisiin mahdollisimman monen markkinoilla toimivan toimittajan osallistuminen kilpailutukseen esim. väljentämäl- lä hankinnan kohteen vaatimuksia tai määrittelemällä ne uudelleen siten, että en- tistä useampi kykenisi tarjoamaan tuotetta.
6.3 Toimittajayhteistyön hallinta
Toimittajasuhteen ja toimittajayhteistyön hallinta on olennainen osa toimittajahal- lintaa. Sillä pyritään varmistamaan sopimuksen tarkoituksen toteutuminen ja osa- puolten tehtävien asianmukainen hoitaminen. Toimittajayhteistyössä keskeisenä tehtävä on huolehtia, että sopijapuolten välinen suhde säilyy avoimena ja rakenta- vana, että esiin nouseviin ongelmiin etsitään ratkaisua viipymättä ja että kehittä- mistarpeet tunnistetaan.
Sopimuksen luonne, toimittajamarkkinatilanne, toimittajaan ja toimittajamarkki- naan liittyvät riskit sekä hankintayksikön mahdollisesti luoma oma kategorisointi määrittävät, mikä on kunkin tuoteryhmän ja sen sisällä kunkin sopimuksen toimit- tajayhteistyön malli ja miten yhteistyötä pyritään kehittämään. Jos kyse on arvol- taan pienestä yksittäisestä tavallisia tuotteita koskevasta sopimuksesta, joka on perustunut hintakilpailuun, on toimittajayhteistyö todennäköisesti vähäistä. Pitkä- kestoinen tai euromäärältään merkittävä sopimus edellyttää onnistuakseen tiivistä sopimusyhteyshenkilöiden yhteistyötä erityisesti sopimusvalvonnan osalta, josta on sovittava jo heti sopimuskauden alkaessa. Jos kyse on lisäksi strategisen tuote- ryhmän ulkoistamissopimuksesta, toimittajayhteistyösuhteessa on todennäköisesti myös kumppanuuteen perustuvia elementtejä ja kehittämisnäkökulmia.
Toimittajayhteistyötä koskeviin kokouksiin ja palavereihin on hyvä tehdä etukäteen agenda käsiteltävistä asioista, esim. sopimuksen tilanne, raportointi, reklamaatiot ja niiden käsittely, markkinatilanne, vastuullisuusasiat, toimittajan kehitystoimet ja tulevaisuuden näkymät sekä hankintayksikön kehitys- ja muutostarpeet. Lisäksi on suositeltavaa pitää pöytäkirjaa ja taltioida se.
Toimittajasuhteen hallinnan ohessa on hyvä käsitellä myös näkemyksiä markkina- tilanteesta ja yleisesti toimialan kehittymisestä ja tulevaisuudennäkymistä ana-
lysoimalla sekä omia että toimittajan tuottamia raportointitietoja ja nostamalla nii- den perusteella esiin kehittämistarpeita.
Monesti määrämuotoisissa kokouksissa innovointi jää kuitenkin vähälle, joten voi olla hyvä pitää myös tapaamisia, joissa voidaan ideoida esim. tarjottujen palvelu- jen kehittämistä tai muita ajankohtaisia aiheita. Lisäksi osapuolet voivat tavata alan ammattitapahtumissa, sidosryhmä- ja koulutustilaisuuksissa sekä messuilla.
6.4 Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella
Toimittajan suorituskyvyn valvonnan sisältö ja laajuus riippuvat hankinnan arvosta ja luonteesta, toimitusajan pituudesta, sopimuksen kestosta sekä yhteistyösuhteen luonteesta. Pieni hankinta, jonka toimitus tapahtuu muutaman viikon sisällä, ei edellytä toimittajan suorituskyvyn valvontaan liittyviä toimenpiteitä. Pitkäkestoisen sopimuksen tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta sovitaan sopimuk- sessa yleensä etukäteen, miltä osin ja miten toimittajan suorituskykyä seurataan sekä määritellään seurantakeinot, seurantamittarit ja ajankohdat sekä seuraamuk- set poikkeamista ja hyvästä suoriutumisesta. Suorituskyvyn valvonnan tulisi ohjata toimittajaa kehittämään toimintaansa ja palvelutuotantoa.
Valvontakeinoja ovat toimittajan suorituskyky- eli KPI-mittareiden seuranta:
- Sopimusvelvoitteiden noudattamisen sekä palvelutason valvonta ja raportointi sovituin määräajoin
- Reklamaatioiden määrä, aiheet ja niiden käsittelyn valvonta
- Asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttaminen ja niiden tulosten analysointi sovi- tuin määräajoin
Toimittajan suorituskyvyn mittaamista kannattaa harkita tilanteissa, joissa toimit- tajalla on useita sopimuksia hankintayksikön kanssa. Isoissa hankintayksiköissä tieto ei aina kulje eri yksiköiden välillä toimittajan toimintatavoista, reklamaatioista tms., jolloin toimittajasuhteen hallinta ja mittaaminen kokonaisuutena on entistä tärkeämpää. Kun valvonnan perusteella havaitaan puutteita tai virheitä toimittajan suorituskyvyssä, tulee niihin puuttua ja antaa toimittajalle palautetta sopimukses- sa sovitulla tavalla.
Toimittajan taloudellisen suorituskyvyn valvonta. Hankintayksikön on hyvä seurata pitkäkestoisen sopimuksen sopimuskauden aikana toimittajan taloudellista suorituskykyä, jotta hankintayksikkö osaa varautua toimittajan taloudellisen tilan- teen muuttumiseen ja tarvittaessa pyytää toimittajalta selvityksiä tähän liittyen.
Tähän kuuluu mm. toimittajan rekisteröitymistä koskevien tietojen seuranta, vero- jen ja eläkevakuutusmaksujen maksamista koskevien tietojen seuranta, toimitta- jan riskiluokitusta koskeva seuranta sekä tilaajavastuulain seuranta.
Pääsääntönä on, että toimittajan ja tämän alihankkijan tulee täyttää tarjouspyyn- nössä tarjoajalle ja alihankkijalle asetetut soveltuvuusvaatimukset viimeistään so- pimuskauden alkaessa. Alihankkijan osalta tilanteeseen vaikuttaa siis alihankkijan rooli kilpailutusvaiheessa. Jos toimittaja on vain ns. voimavara-alihankkijan avulla täyttänyt asetetut soveltuvuusvaatimukset, on tämä otettava huomioon sopimuk- sen seurannassa ja seuraamuksissa. Sopimuksessa voidaan sopia, miten toimitta- jan ja tämän alihankkijoiden taloudellista suorituskykyä tai tilaajavastuulain nou-
dattamista on tarkoitus seurata sopimuskaudella ja mihin toimenpiteisiin suoritus- kyvyn puutteiden vuoksi voidaan ryhtyä.
Tietoja toimittajan rekisteröitymisestä saa esim. Yritys- ja yhteisötietojärjes- telmästä osoitteessa xxx.xxx.xx, jossa näkyy yrityksen perustiedot sekä se, onko yritys merkitty kauppa- ja säätiörekisteriin, ennakkoperintä- ja työnantajarekiste- riin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
YTJ:n kautta pääsee kirjautumaan myös Verohallinnon verovelkarekisteriin. Se on palvelu, josta voi tarkastaa tiedot yritysten ja elinkeinonharjoittajien verovelois- ta ja ilmoituslaiminlyönneistä. Ilmoituslaiminlyönnillä tarkoitetaan kausiveroilmoi- tuksen myöhästymistä tai sen antamatta jättämistä. Verovelkarekisteristä löytyy tieto siitä, onko yrityksellä verovelkaa vähintään 10.000 euroa tai kausiveroilmoi- tuksen laiminlyöntejä viimeisten 6 kuukauden ajalta. Rekisteristä ei löydy summa- tietoja. Jos verovelkarekisteristä ilmenee, että verojen maksun tai ilmoittamisvel- vollisuuden laiminlyöntejä on, tulee hankintayksikön tarvittaessa pyytää toimitta- jaa toimittamaan selvitys verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai maksu- suunnitelma verojen maksamisesta. Ennen sopimuksen tekemistä kaikilta toimitta- jilta tarkistetaan verojen ja eläkevakuutusmaksujen maksamista koskevat tiedot.
Pitkäkestoisen tai euromäärältään merkittävän sopimuksen osalta seurantaa kan- nattaa tehdä myös sopimuskaudella.
Sopimuskaudella seurataan myös toimittajan ja tarvittaessa alihankkijan luottotie- toja eli ns. riskiluokitustietoja. Niitä tietoja saa asiakastietorekisteristä esim. xxx.xxxxxxxxxxxx.xx tai ulkomaisten toimittajien osalta Dun & Bradstreetiltä osoit- teesta xxx.xxx.xxx. Hankintayksikössä tulee sopia, keillä henkilöillä on oikeudet luottotietojen selvittämiseen ao. rekistereistä. On hyvä huomata, että riskiluoki- tusmenetelmiä on useita (esim. Suomen Asiakastiedolla on Riskimittari ja Rating Alfa) ja että riskiluokitusmittarit eivät ole asteikoiltaan samanlaisia. Tästä syystä on tärkeää tarjouspyynnössä määritellä, minkä riskiluokitusvälineen avulla sovel- tuvuusvaatimus vakavaraisuudesta ja riittävästä taloudellisesta tilanteesta asete- taan ja miten tietoja tarkistetaan.
Jos toimittajan riskiluokitus sopimuskaudella muuttuu siten, että riskiluokitus pu- toaa alle soveltuvuusvaatimuksissa asetetun arvon, tulee sopimuksessa olla sovit- tuna, miten tällaisessa tilanteessa toimitaan. Toimittajalle on hyvä lähettää asiasta selvityspyyntö. Selvitystä käsitellään yhteistyössä toimittajan kanssa. Riskiluoki- tuksen muutoksessa ei ole kyse suoraan hankintalain mukaisesta harkinnanvarai- sesta poissulkuperusteesta ja siten irtisanomisperusteesta, vaan ensin tulee selvit- tää syy riskiluokituksen muuttumiseen. Jos toimittajaa sen sijaan koskee jokin pa- kollisista poissukuperusteista, toimitaan sopimuksen irtisanomisehtojen mukaises- ti.
Toimittajan alihankkijan osalta on voimassa pääsääntö, että toimittaja vastaa ali- hankkijastaan. Toimittajan tulee seurata alihankkijansa taloudellista tilannetta. Xxx xxxxxxxxxxxx riskiluokitus muuttuu, menetellään, kuten yllä on kuvattu. Alihankki- xxx xxxxxxxx pakollisen poissulkuperusteen tilanteessa toimittajaa on pyydettävä poistamaan alihankkija tai korvaamaan se toisella alihankkijalla. Xxx xxxxxxxxxxxx koskee harkinnanvarainen poissulkuperuste, voi hankintayksikkö pyytää alihankki- jan vaihtamista.
Tilaajavastuulain noudattamisen valvonta. Jos sopimus kuuluu tilaajavastuu- lain selvitysvelvollisuuden piiriin, tulee tietoja seurata ja selvityksiä pyytää toimit- tajilta ennen sopimuksen tekemistä sekä myös sopimuskaudella tilaajavastuulain mukaisesti. Sopimusaikainen seuranta ja seuraamukset selvityksen perusteella ha- vaituista puutteista tulee määritellä sopimuksessa.
Tilaajavastuulain noudattamisen osalta tietoja saa myös mm. osoitteesta xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että toimittaja on rekisteröi- tynyt em. järjestelmään. Toimittajaa ei voida vaatia rekisteröitymään em. palve- luun, koska se on maksullinen ei-julkisen tahon ylläpitämä järjestelmä. Jos toimit- taja ei ole rekisteröitynyt, toimittajalta pyydetään tilaajavastuulain noudattamista koskevat selvitykset sovituin määräajoin tilaajavastuulain mukaan. Yhteishankin- tayksikön puitesopimusten osalta Hansel huolehtii pääsääntöisesti tilaajavastuulain mukaisten selvitysten pyytämisestä. Tästä saa lisätietoa Xxxxxxxx verkkosivuilta puitejärjestelykohtaisesti.
Valvonta toimittajan konkurssissa. Jos toimittaja, jolta hankintayksiköllä on saatavia tai jolla on toimituksia suorittamatta, tekee konkurssin, on hankintayksi- kön vähäistä suuremmat saatavat valvottava konkurssissa. Saatavaksi on katsot- tava myös ne kustannukset, jotka syntyvät siitä, että tavara joudutaan toimittajan konkurssin vuoksi tilaamaan toiselta toimittajalta kalliimmalla hinnalla.
Lisäksi on huolehdittava sopimuksen asianmukaisesta päättämisestä, jos konkurs- sipesä ei jatkaa toimittajan liiketoimintaa. Kun toimittaja asetetaan konkurssiin, on ensin selvitettävä, aikooko konkurssipesä jatkaa liiketoimintaa, onko sillä edelly- tyksiä jatkaa ja kuinka kauan on tarkoituksenmukaista jatkaa sopimusta konkurs- sipesän kanssa. Tilanne riippuu siitä, missä vaiheessa hankinnan toteutusta ollaan ja onko kyse pitkäaikaisesta sopimuksesta. Jos konkurssipesällä ei ole jatka- misedellytyksiä, on sopimus irtisanottava. Konkurssipesä voi myös pyrkiä myy- mään konkurssipesän liiketoiminnan kolmannelle osapuolelle. Tällöinkin on ensin selvitettävä, täyttääkö liiketoiminnan konkurssipesältä ostanut uusi toimittaja al- kuperäisessä tarjouskilpailussa toimittajalle ja suoritteen tekemiselle asetetut vaa- timukset, ja onko toimittajalla täten edellytykset täyttää sopimus. Tarkasteltavaksi tulee tällöin myös se, onko kyse olennaisesta sopimusmuutoksesta. Automaattista velvollisuutta hyväksyä liiketoiminnan siirtoa ei siis ole.
Muu toimittajan suorituskyvyn valvonta. Toimittaja voi olla antanut tarjouskil- pailuvaiheessa selvityksen ympäristönhoitoa koskeviin toimenpiteistä tai sosiaali- sen vastuun tai muiden vastuullisuuteen liittyvien näkökohtien huomioon ottami- seen sopimuskaudella. Myös näiden velvoitteiden noudattamisen seurannasta ja valvonnasta on huolehdittava sopimuskaudella.
7. Laskujen käsittely
Xxxxxx on maksettava sopimuksen ehtojen mukaisesti ja noudattaen asianomaisen viraston taloussäännössä annettuja ohjeita laskujen käsittelystä, hyväksymisestä ja maksatuksesta sekä niiden valvonnasta sekä Valtiokonttorin suositusta Xxxxxx- nasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt.
Xxxxxx on maksettava sopimuksen mukaisessa määräajassa. Tavaran tai palvelun vastaanotto on suoritettava viipymättä ja merkittävä laskujen käsittelyjärjestel- mään, jotta laskut saadaan maksuaikana maksuun.
Viivästyssakon periminen. Jos toimitus on ollut myöhässä, tilaajalla on oikeus JYSE-ehtojen mukaan periä viivästyksestä viivästyssakkoa. Käytännössä tämä teh- dään siten, että toimittajalta pyydetään ennen laskun maksua hyvityslasku viiväs- tyssakon suuruiselle summalle. Viivästyssakko on JYSE-ehtojen mukaan 1 % vii- västyneen toimituksen tai sen osan arvonlisäverottomasta hinnasta jokaiselta al- kavalta viikolta, jonka toimittajan toimitus on myöhässä. Viivästyssakkoa peritään enintään 10 viikolta. JIT-ehtojen mukaan viivästyssakko on 0,5 % jokaiselta alka- valta viikolta ja se on enintään 7,5 viivästyneen tuotteen tai palvelun hinnasta.
Korkolaki ja viivästyskorot. Korkolakia (633/1982) sovelletaan rahavelkaan. Tämä tarkoittaa sitä, että tilaajan tulee suorittaa viivästyskorkoa, mikäli hän ei maksa kauppahintaa tai sen osaa oikeassa ajassa. Xxxxxxxxx määrittelee koron maksamisen perusteet ja koron suuruuden, elleivät tilaaja ja toimittaja ole sopi- neet asiasta toisin. Tästä syystä tarjouspyyntöön ja sopimukseen kannattaa ottaa maininta siitä, että viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Sopimuksen mak- suehto määrittää kauppahinnan eräpäivän. Viivästyskorkoa on maksun viivästyes- sä suoritettava eräpäivästä lukien maksupäivään asti. Viivästyskorkoa ei ole mak- settava, mikäli maksun viivästyminen on aiheutunut ylivoimaisesta esteestä tai velkojasta johtuvasta syystä. Siinä tapauksessa, että laskun maksaminen jostain syystä viivästyy, tilaajan ei tule ryhtyä oma-aloitteisesti laskemaan ja maksamaan viivästyskorkoa. Viivästyskoron suorittaminen on jätettävä sen varaan, että toimit- taja sitä nimenomaisesti vaatii. Tällöin korko on suoritettava ilman aiheetonta vii- västymistä, mikäli peruste maksamiselle on olemassa.
Laskujen käsittelyn automatisoinnin edellyttämistä tilaukseen merkittävistä tiedois- ta on lisätietoa Valtiokonttorin julkaisemassa Hankinnasta maksuun prosessin hy- vät käytännöt -suosituksessa, Valtiokonttorin internet-sivuilla, xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx -> Määräykset ja ohjeet.
8. Hankinta-asiakirjojen säilytys
Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset hankinta-asiakirjat (hankintailmoituk- set, tarjouspyynnöt, tarjoukset, avauspöytäkirjat, tarjoajien arviointipöytäkirjat, hankintapäätökset, perustelumuistiot, sopimukset, tilaukset, tilausvahvistukset, reklamaatiot, ym.) säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä hankintayksikön asianhallinta- tai muussa järjestelmässä tai muulla tavalla yksikön arkistonmuo- dostussuunnitelman mukaisesti vähintään 6 vuoden ajan varainhoitovuoden päät- tymisestä. Laskut säilytetään esimerkiksi joko näihin asiakirjoihin yhdistettynä tai osana taloushallinnon säilyttämää dokumentaatiota. Ne tarjoukset, jotka eivät ole johtaneet sopimukseen tai tilaukseen, säilytetään muiden kyseisen hankinnan han- kinta-asiakirjojen yhteydessä.
Saapuneet lisäkysymykset ja niiden vastaukset, tarjouspyynnön ja tarjouksen täy- dennykset, tilausvahvistukset ja muut vastaavat hankintaa koskevat dokumentit diaarioidaan hankintayksikön sopimalla tavalla. Lisäksi määritetään koko hankintaa koskevan asiakirjakokonaisuuden arkistointi-/taltiointipaikka, ellei tätä ole määri-
telty arkistonmuodostussuunnitelmassa. Tarjousten diaariointi on tehtävä viimeis- tään avauspöytäkirjan valmistuttua.
9. Hankintatoimen seuranta ja valvonta
Hankintayksiköiden tulee asianmukaisesti huolehtia siitä, että hankintatoimi on mukana yksikön sisäisen valvonnan prosesseissa. Hankintojen valvonnassa tulisi kiinnittää huomiota mm. seuraaviin seikkoihin.
Hankintatoimen valvonta | ▪ Hankintatoimi tukee hankintayksikön tehtävien toteuttamista ta- loudellisesti ja tehokkaasti ▪ Xxxxxxxxx perustuvat hankintasuunnitelmiin ▪ Hankinnat kilpailutetaan hankintalainsäädännön ja hankintaohjei- den mukaisesti ▪ Hyväksymisvaltuuksia noudatetaan ▪ Tavaran ja palvelun vastaanotto sekä laskujen käsittely tehdään asianmukaisesti ▪ Hankintaprosessissa ei ole vaarallisia yhdistelmiä tai muita väärin- käytöksiä |
Hankintatoimen kehittämisen näkökulmasta hankintayksikön tulisi vuosittain seu- rata myös hankintatoimen vuosittaista toteutumaa ja kehittymistä tunnuslukuja ja mittareita käyttäen. Keskeisiä tunnuslukutietoja voidaan kerätä hankintatoimen ja taloushallinnon tietojärjestelmistä, valtiokonttorin ylläpitämästä raportointi- eli NETRA-järjestelmästä internetosoitteessa xxx.xxxxx.xx sekä Xxxxxxxx ylläpitämästä Valtion hankintadatapalvelusta internet-osoitteesta xxx.xxxxxx.xx. NETRA- järjestelmän hallinnonalaraporteista on saatavissa tietoa hallinnonalojen hankin- tamenoista lkp-tileittäin. Valtion hankintadatapalvelusta on saatavissa tietoa bud- jettitalouden piiriin kuuluvien hankintayksiköiden hankintojen euromääristä han- kintakategorioittain, lkp-tileittäin, toimittajittain ja laskuittain sekä Hanselin asiak- kaina olevien hankintayksiköiden puitejärjestelyjen käytöstä.
Hankintayksikkö voi saada tietoja myös toimittajilta ja edellyttää puitesopimusten ja pitkäkestoisten palvelujen toimittajilta säännöllistä raportointia toteutumasta, palvelun laadusta, asiakastyytyväisyydestä ja hintakehityksestä.
Esimerkkejä hankintatoimen tunnusluvuista | • Toimintatapaa ja volyymia kuvaavia tunnuslukuja o Käytössä olevat hankintamäärärahat o Hankintamäärärahat hankintakategorioittain ja lkp-tileittäin o Toimittajien lukumäärä hankintakategorioittain ja lkp- tileittäin o Hankintalaskujen lukumäärä o Tehtyjen kilpailutusten lukumäärä o Tehtyjen hankintasopimusten lukumäärä o Puitesopimusten perusteella tehtyjen tilausten lukumäärä o Hankintapisteiden lukumäärä o Hankintatehtävissä työskentelevien lukumäärä (päätoimiset, sivutoimiset) • Toiminnan laatua kuvaavia tunnuslukuja o Puutteellisten tilausten lukumäärä o Puutteellisten toimitusten lukumäärä o Reklamaatioiden lukumäärä o Takuukorjausten lukumäärä o Virheellisten laskujen lukumäärä |
Yllä mainittuja tunnuslukuja käyttäen voidaan muodostaa mittareita esimerkiksi jakamalla hankintamäärärahojen määrä vuosittaisten hankintasopimusten ja tila- usten määrällä, jolloin saadaan tieto hankinnan keskiarvosta yksikössä tai jaka- malla määrärahojen määrä laskujen lukumäärällä, jolloin saadaan tieto laskun keskiarvosta.
Taloushallinnon järjestelmästä voidaan yleensä ajaa raportti euromäärittäin suu- ruusjärjestyksessä toimittajista, jolloin saadaan selville ne toimittajat, joille on eni- ten maksettu laskuja eli joita on eniten käytetty. Jos tällaiset toimittajat eivät ole yhteishankintayksikön puitejärjestelytoimittajia tai hankintayksikön omia puiteso- pimustoimittajia, tulisi hankintayksikön ottaa tämä huomioon hankintojen suunnit- teluvaiheessa ja harkita puitesopimuksen kilpailuttamista niistä tuoteryhmistä, joi- ta kyseiset toimittajat toimittavat yksikköön.
Vastaavalla tavalla voidaan selvittää taloushallinnon, Xxxxxxxx hankintadatapalve- lun sekä NETRA-raporttien avulla hankintavarojen käyttöä euromäärittäin suuruus- järjestyksessä liikekirjanpidon tileittäin. Molempia tietoja voidaan käyttää hankin- tojen suunnitteluvaiheessa sekä hankintatoimen nykytilaa selvitettäessä. Tunnus- lukujen ja mittareiden seuraaminen antaa tietoa hankintatoimesta vastaavalle sekä yksikön johdolle hankintatoimen kehittämistarpeista ja kohdealueista. Myös han- kintayksikön hankintojen jakaumaa euromäärittäin ja hankintaprosessin kustan- nuksia voidaan selvittää ja seurata. Lisätietoja on hankintakäsikirjan osan I koh- dassa 4.6.
10. Eettiset pelisäännöt
Hankintatehtävissä toimijoiden tulee välttää kaikkia niitä tilanteita, joissa henkilö voi joutua eturistiriitoihin tai tulla esteelliseksi tai jotka voivat saattaa henkilön luo- tettavuuden tai hankintatoiminnassa mukana olevien tahojen avoimen, tasapuoli- sen ja syrjimättömän kohtelun kyseenalaiseksi.
Hankintatehtävissä toimija ei saa vaatia, hyväksyä, ottaa vastaan, tarjota tai antaa taloudellista tai muuta etua, jos se voi heikentää luottamusta hankintatehtävissä toimijaan tai siihen hankintayksikköön, jossa hän työskentelee.
Hankintatehtävissä toimija ei saa käyttää työtehtävissään saamiaan tietoja hyväk- seen tavoitellakseen henkilökohtaista etua eikä saa paljastaa tarjoajien neuvotte- luissa tai asiakirjoissa antamia salassa pidettäviä tietoa, kuten liike- tai ammat- tisalaisuuksia.
Hankintatehtävissä toimijoiden tulee pyrkiä olemaan rehellisiä, yhteistyökykyisiä ja kehittymishakuisia sopimuskumppaneita.
Hankintayksiköissä voidaan antaa sisäisiä ohjeita mm. sidosryhmäyhteistyöstä, tarjouskilpailun aikana toimittajien järjestämiin tilaisuuksiin osallistumisesta sekä tavanomaisen lahjan vastaanottamisesta ja niiden sisäisestä ilmoittamismenette- lystä.