HANKINTAOHJE

Tämä ohje on laadittu hankintoja kilpailuttaville henkilöille. Ohje ei sisällä tuoteryhmä- kohtaisia tilausohjeita eikä muitakaan osto-ohjeita. Sopimuskohtaiset osto-ohjeet löyty- vät Pälkäneen kunnan intranetistä.

1.1 Hankintaohjeen soveltamisala

Hankintaohje on kirjoitettu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) säädökseen perustuen ja se koskee 1.1.2017 jälkeen aloitettuja hankintoja. Sen lisäksi, mitä hankintalaissa säädetään, noudatetaan Pälkäneen kunnan sekä sen ty- täryhtiöiden hankinnoissa näitä ohjeita. Tätä hankintaohjetta sovelletaan kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin sekä kyn- nysarvojen alittaviin hankintoihin eli pienhankintoihin.

Tämä ohje ei koske Lain vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016) sovelta- misalaan kuuluvia hankintoja kuin periaatteiden, asiakirjojen arkistointia ja oikeustur- vakeinojen osalta.

1.2 Hankintatoiminnan periaatteet

Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimensa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman kokonaistaloudellisesti ja suunnitelmallisesti ole- massa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen.

Suunnitelmallisuus edellyttää eri vaihtoehtojen vertailemista: puitejärjestelyt, kilpailutus ja yhteistyö muiden hankintayksiköiden kanssa. Puitejärjestely toimii hyvin sen kaltai- sissa hankinnoissa, joissa tuotetta tai palvelua ei tarvitse räätälöidä omalle kunnalle so- pivaksi. Opetusmateriaali, polttoaineet tai esimerkiksi tietotekniset laitteet ovat usein puitejärjestelyllä hankittavia tuotteita.

Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Käytännössä katso- en tarkoituksen mukainen kokonaisuus tarkoittaa hankintojen tarkastelua riittävällä laa- juudella ja huomioiden kaikki osastot. Hankintasopimuksen kesto tulee olla tarkoituk-

senmukainen. Hankintojen valmistelussa on huomioitava yritysvaikutukset sekä pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuihin.

Pälkäneen kunta valmistelee ja tekee hankinnat avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättö- mästi. Hankinnoista ilmoitetaan lain edellyttämällä tavalla xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx sivustolla kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Pienhankinnoista ilmoitetaan xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Näiden lisäksi on suositeltavaa markkinoida kilpailutuksia kun- nan internet-sivuilla ja facebookissa. Kunnan yritysrekisterissä oleville alan toimijoille lähetetään sähköpostikutsu, jos he ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa rekisteriin.

2 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu

2.1 Hankintojen suunnittelu

Hankintojen valmistelu on tärkein osa hankintatoimea. Xxxxxxxxx suunnitteluun kuuluu hankintojen budjetointi, joka perustuu hankintojen laajuuteen ja saatuihin kustannustie- toihin. Tässä voidaan hyödyntää markkinakartoitusta (kts. luku 2.2). Kilpailutuksen valmistelu tulee aloittaa hyvissä ajoin ennen hankinnan tekemistä ja valmisteluun tulee ottaa mukaan riittävästi eri osastojen vastuuhenkilöitä hankinnan kohde huomioiden. Kilpailutusaikataulu kirjataan J-asemalla ja intranetissä olevaan aikatauluun ja hankin- nalle nimetään vastuuhenkilö toimialajohtajan toimesta.

2.2 Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu

Markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu ovat kilpailutusta edeltäviä vapaaehtoisia toimia, joilla voidaan hankkia lisätietoa hankinnan kohteesta ja sen ominaisuuksista. Markkinakartoitusta ei ole määritelty tyhjentävästi hankintalaissa. Yleisesti sillä tarkoi- tetaan kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saa- da ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan. Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää erilaisia keinoja ja muotoja: se voi tehdä tietopyynnön internet-osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx (HILMA), jossa se pyytää kyseisen alan toimittajia käy- mään vapaamuotoista dialogia sen kanssa hankinnan kohteesta ja sen määrittelystä. Tä- män lisäksi hankintayksikkö voi kutsua suoraan toivomiaan toimijoita mukaan markki- nakartoitukseen. HILMAssa voidaan myös esittää kutsu tarkempaan tekniseen vuoropu- heluun. Suositeltavaa on tutustua useisiin toimittajiin ja heidän tarjoamiin ratkaisuihin ennen kilpailutusta, jolloin voidaan tarjouspyyntöä laadittaessa huomioida jo ne ominai- suudet tai toimintamallit, jotka palvelevat parhaiten hankintayksikköä. Markkinakartoi- tus tai -vuoropuhelu ei saa johtaa yhden yrityksen suosimiseen vaan niillä on tarkoitus lisätä hankintayksiköiden tuotetietoutta ja tietoa erilaisista tuotteista, palveluista ja toi- mintamalleista.

2.3 Sopimuskausi

Hankintasopimukselle määritellään jo kilpailutusvaiheessa sopimuskausi, jos kyseessä on palveluhankinta tai puitesopimus. Puitejärjestelyn ja palvelusopimuksen enimmäis- kesto on 4 vuotta optiovuosineen. Tuota pidemmät sopimukset ovat sallittuja vain pai-

navin perusteluin. Kertaluontoisen hankinnan sopimuskausi on käytännössä hankinta- hetki ja hankittavaan tuotteeseen liittyvät mahdolliset takuuajan huollot tai vaikkapa rakennusurakan pituus.

2.4 Ennakoidun arvon laskeminen

Ennakoitu arvo tarkoittaa hankinnan kokonaisarvoa. Siihen lasketaan koko sopimus- kauden, myös mahdollisten optioiden, kustannukset. Hankinnan ennakoitua arvoa las- kettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman ar- vonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennyseh- dot sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut.

Lähtökohtana voidaan pitää hankintayksikön, eli hankintaa tekevän yksikön, oma arvio hankintasopimuksen arvosta. Hankintayksikön on kuitenkin asianmukaisesti ja riittävän tarkasti asiaa selvittäen arvioitava hankinnan arvo. Jos arvo on laskettu perusteettomasti väärin ja toteutuneiden tarjousten hinnat ylittävät merkittävästi hankintayksikön enna- koidun arvion ja kynnysarvo ylittyy, tulee hankinnasta julkaista uusi ilmoitus. Tuolloin käytännössä aiempi hankinta keskeytetään tekemällä hankintapäätös, joka keskeyttää hankinnan. Perusteeksi riittää ennakoitujen arvojen ylittyminen ja siitä seurannut menet- telyvirhe. Mikäli suurin osa saaduista tarjouksista on alle kynnysarvon, voidaan kuiten- kin jatkaa samalla. Mikäli arvioitu kynnysarvo alittuu, jatketaan arvioidulla kynnysar- volla hankintamenettely loppuun asti.

Esimerkki: Kilpailutetaan rakennusurakka, joka on arvioitu olevan 120.000 € arvoinen, joten se on kilpailutettu pienhankintana. Saadut tarjoukset ovat 145.000, 165.000,

170.000 ja 172.000. Hankinta on kilpailutettava uudelleen kansallisena hankintana, kos- ka suurin osa tarjouksista on kansallisen kynnysarvon ylittäviä.

Xxxxxxxxx arvon laskemisen lähtökohtana on, että arvon on pädettävä hankintailmoi- tuksen lähettämishetkellä tai muun hankintamenettelyn aloittamisen hetkenä. Mikäli kustannusarvio on siis tehty aiemmin, tulee se päivittää hankinnan aloittamishetkeen.

Xxxxxxxxx ennakoituun arvoon lasketaan selvästi samaan hankintaan kuuluvat kustan- nukset. Esimerkiksi rakennushankkeissa suunnittelu sekä mahdolliset tutkimukset huo-

mioidaan osaksi hankintaa ja ennakoitua arvoa, vaikka rakennusurakka itsessään kilpai- lutettaisiin erikseen. Hankinnasta siis voidaan julkaista useampi hankintailmoitus, mutta kaikki on laskettava ennakoituun arvoon, joka määrittelee noudatettavan kynnysarvon. Keinotekoinen pilkkominen on kiellettyä ehdottomasti.

2.4.1 Säännöllisesti toistuvat tavara- ja palveluhankinnat

Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavien tavara- ja palveluhankintojen en- nakoidun arvon laskemisessa huomioidaan hankintahistoriaa seuraavalla tavalla:

• viimeksi kuluneiden 12 kuukauden hankintojen summa TAI

• viimeksi kuluneen talousarviokauden aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien han- kintojen yhteisarvo

Ennakoituun arvoon huomioidaan myös mahdolliset tulevat muutokset laskevasti tai nostavasti. Hankintahistoriasta saatava tieto kerrotaan tulevan sopimuksen vuosilla. Suositeltavaa on tehdä vähintään kolmen vuoden sopimus ja tällä laskea ennakoitu arvo.

Hankintayksikkö voi tehdä sopimuksen vuodeksi kerrallaan esimerkiksi erilaisiin logis- tiikkaan, riskeihin, rahoitukseen tai muihin vastaaviin perustuvista syistä. Näitä syitä voi olla esimerkiksi toiminnan supistumisen uhka, hankerahoituksen saamisen epävarmuus tai vaikkapa varastohallinnan muutokset. Vuoden hankintasopimuskausi on syytä perus- tella hankintailmoituksessa. Hankintoja ei voida kuitenkaan pilkkoa pelkästään siitä syystä, että näin vältetään hankintalain soveltuminen.

2.4.2 Puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät

Puitejärjestelyissä ja dynaamisissa hankintajärjestelmissä hankinnan ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitua kokonaisarvoa. Laskenta- mallina voidaan käyttää edellisen sopimuskauden toteutuneita keskiarvoisia vuosihan- kintoja kerrottuna tulevan sopimuskauden vuosimäärällä, myös optiovuosi mukaan las- kien. Puitejärjestely voidaan solmia enintään neljäksi vuodeksi.

Dynaamisessa hankintajärjestelmässä kaikki kiinnostuneet toimittajat voivat pyytää osallistua järjestelmään sen keston ajan. Hankintayksikön on hyväksyttävä kaikki han- kinta-asiakirjoissa asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat järjestelmään. Järjestelmään pääsemiseksi kiinnostuneiden toimittajien tulisi näin ollen toimittaa han- kintayksikölle rajoitetun menettelyn mukaisesti ainoastaan osallistumishakemus, jonka sisältöä arvioidaan asetettujen soveltuvuusvaatimusten näkökulmasta. Toisin kuin rajoi- tetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyissä sekä innovaatiokumppanuudessa, järjes- telmään hyväksyttävien ehdokkaiden määrää ei saisi rajoittaa dynaamisessa hankintajär- jestelmässä missään vaiheessa.

Hankintayksikkö voi halutessaan jakaa dynaamisen hankintajärjestelmän tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden luokkiin, jotka olisi määriteltävä objektiivisesti han- kinnan eri ominaisuuksien perusteella. Ominaisuuksiin voivat kuulua tehtävien yksit- täisten hankintojen suurin sallittu koko tai tietty maantieteellinen alue, jolla yksittäiset hankinnat toteutetaan.

Hankintayksikön on käytettävä yksinomaan sähköisiä viestintätapoja dynaamisen han- kintajärjestelmän perustamisessa ja sitä käytettäessä sekä noudatettava rajoitetun menet- telyn sääntelyä dynaamisen hankintajärjestelmän kaikissa vaiheissa hankintapäätöksen tekoon saakka. Hankintayksikkö ei saa periä toimittajilta maksuja järjestelmään osallis- tumisesta.

2.5 Kynnysarvot

Hankinnat jakaantuvat kolmeen ryhmään kynnysarvojen perusteella

• hankintalain kynnysarvot alittaviin hankintoihin (pienhankinnat)

• kansalliset kynnysarvot ylittäviin, mutta EU-kynnysarvojen alle jääviin hankintoihin (kansalliset hankinnat)

• EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin (EU-hankinnat)

2.5.1 Kynnysarvot hankintalaki

Hankintalaji	Kansallinen kynnysarvo	EU-kynnysarvo
Tavara- ja palveluhankinnat	60.000€	209.000€
Rakennusurakat	150.000€	5.225.000€
Sosiaali- ja terveyspalvelut (Liite E kohdat 1-4)	400.000 €	-
Muut erityiset palvelut (Liite E kohdat 5-15)	300.000 €	-
Käyttöoikeussopimukset	500.000 €	-

2.5.2 Kynnysarvot erityisalojen hankintalaki

Erityisalojen hankintalaki on ohjeessa mukana vain pintapuolisesti. Erityisalojen han- kintalakia noudattaa Pälkäneen kunnassa vesihuoltolaitos ja Pälkäneen aluelämpö Oy.

Hankintalaji	EU-kynnysarvo
Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut	414 000 €
Sosiaali- ja terveyspalvelut ja muut erityiset palvelut (Liite C)	1.000.000 €
Rakennusurakat	5.186.000 €
Käyttöoikeussopimukset	5.186.000 €

2.6 Määräajat

Kansallisissa hankinnoissa ja pienhankinnoissa ei ole määritelty vähimmäisaikoja tarjo- uksen jättämiselle, mutta ajan pitää olla kohtuullinen. Kohtuulliseksi katsotaan yksin- kertaisessa hankinnassa kaksi viikkoa, mutta haastavammissa hankinnoissa aikaa tulee pidentää. EU-hankinnoissa on määritelty vähimmäisajat, jotka ilmenevät taulukosta.

2.7 Hankinnat kunnan omistamalta yhtiöltä

Hankinnat kunnan ja sen omistamien yhtiöiden välillä ovat hankintalain ulkopuolella eikä niitä tarvitse siten kilpailuttaa.

2.8 Hankinnat sidosyksiköltä

Hankintalakia ei sovelleta sidosyksiköltä tehtävään hankintaan eli nk. In-House- hankintaan. Sidosyksikkö on hankintayksiköstä erillinen ja päätöksenteon kannalta itse- näinen yksikkö, johon hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa samoin kuin omiin toimipaikkoihinsa. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa. Pälkäneen kunnan sidosyksikkö on esimerkiksi KuntaPro, joka tuottaa omistajakunnilleen palveluita.

2.8.1 Käänteinen sidosyksikkö

Sidosyksikön tunnusmerkit täyttävä yksikkö, joka on itsekin hankintayksikkö, voi lisäk- si itse tehdä hankintoja kilpailuttamatta siihen määräysvaltaa käyttävältä hankintayksi- költä ns. käänteinen sidosyksikkösuhde.

2.8.2 In house sisters – järjestely

Kaksi saman hankintayksikön määräysvallassa olevaa sidosyksikköä voivat tehdä toisil- taan kilpailuttamatta hankintoja. Tämä sääntö koskisi esimerkiksi Pälkäneen Asuntotuo- tantoa, Pälkäneen Valokuitua ja Pälkäneen Aluelämpöä eli kunnan tytäryhtiöt voivat toisiltaan hankkia palveluja kilpailuttamatta.

2.9 Hankinnat yhteishankintayksiköltä

Yhteishankintayksikkö on hankintayksikkö, joka kilpailuttaa omistajilleen tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita tai tekee näille em. tuotteita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä. Yhteishankintayksikkönä toimivan hankintayksikön tulee täyttää hankintalaissa määritellyt edellytykset. Kun hankintayksikkö hankkii tavaroita, palvelu- ja tai rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikköä tai toteuttaa hankinnan käyttäen yhteishankintayksikön hankintalain mukaisesti kilpailuttamaa hankintasopimusta tai puitejärjestelyä, hankintayksikön katsotaan noudattaneen hankintalain kilpailuttamis- vaatimusta. Pälkäneen kunnan hyödyntämiä yhteishankintayksiköitä ovat KL- Kuntahankinnat Oy ja KuntaPro Oy.

3 Hankintamenettelyt kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa

Hankinnoissa tulee aina noudattaa seuraavia periaatteita: tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus. Hankintalaissa kansalliset hankinnat eli hankinnat, jotka ylit- tävät kansallisen kynnysarvon, mutta alittavat EU -kynnysarvon, voi kilpailuttaa melko vapaamuotoisesti. Hankinnat on kuitenkin kilpailutettava ja hankinnasta on julkaistava ilmoitus HILMA -palvelussa. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava direktiivin määräämin muodoin. Hilma-ilmoituksen lisäksi hankintailmoitus menee TED-palveluun ja EU:n viralliseen lehteen.

Kansallisissa hankinnoissa hankintayksikkö voi käyttää laissa kuvattuja menetelmiä tai kuvata vapaasti oman menettelynsä. Mikäli hankintayksikkö päätyy käyttämään valmis- ta menettelyä, tulee sitä noudattaa laissa kuvatulla tavalla. Jos hankintayksikkö ei käytä valmista menettelyä, tulee hankintamenettely kuvata hankintailmoituksessa tai tarjous- pyynnössä, jotta tarjoajat ymmärtävät miten hankintaprosessi etenee.

Kaikissa EU-hankinnoissa hankinta-asiakirjat tulee asettaa kaikkien saataville ilmaisek- si, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa. Han- kinta-asiakirjat on asetettava saataville siitä päivästä, jona hankintailmoitus on julkaistu. Ilmoituksessa on mainittava internet-osoite, jossa alustava tarjouspyyntö tai muut han- kinta-asiakirjat ovat saatavilla sähköisessä muodossa.

3.1 Avoin menettely

Yksivaiheinen menettely, jossa tehdään tarjouspyyntö ja voidaan suoraan valita tarjous- kilpailun voittaja tarjousten perusteella. Avoin menettely sopii hankintoihin, joissa han- kittava kohde on riittävän yksinkertainen eikä vaadi toimijalta erityisosaamista tai tuot- teelta poikkeuksellisia piirteitä. Hankinnan kohde ja tarjoajan kelpoisuusvaatimukset voidaan määritellä tarkasti jo tarjouspyyntöön.

3.2 Rajoitettu menettely

Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Tästä huolimatta rajoitettua menettelyä

koskevat tarjouspyyntöasiakirjat tulee asettaa sähköisesti ja avoimesti kaikkien saatavil- le jo hankintailmoituksen julkaisemispäivänä.

Ehdokkaita on kutsuttava menettelyyn hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Rajoitetussa menettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään viisi, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin viisi, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat esittämään tarjouksen.

Saapuneet osallistumishakemukset tulee pystyä laittamaan etukäteen ilmoitettujen valin- ta- ja vertailukriteerien perusteella paremmuusjärjestykseen. Tarjousvaiheeseen ei voida kutsua kuin osallistumishakemuksen jättäneet toimijat.

3.3 Neuvottelumenettely

3.3.1 Käyttöedellytykset

Neuvottelumenettelyä ei voida käyttää kaikissa hankinnoissa. Niissä missä voidaan käyttää, antaa se joustavuutta, antaa mahdollisuuden tarkentaa hankinnankohdetta ja yleensä tuottaa paremman lopputuloksen. Osallistumishakemusten perusteella mukaan pitää valita vähintään kolme ehdokasta. Hankintailmoituksessa tulee ilmoittaa ehdok- kaiden määrä, jonka hankintayksikkö aikoo ottaa neuvotteluihin mukaan. Hyväksyttävät käyttöedellytykset

1. Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukautta- matta.

Rakennusurakkasopimusten kohdalla neuvottelumenettelyn käyttö voi olla tar- peen esimerkiksi silloin, kun urakan kohteena on muita kuin tavanomaisia ra- kennuksia tai rakennusurakoita tai rakennusurakka sisältää suunnittelua. Palve- lujen ja tavaroiden edellyttäessä mukauttamista neuvottelumenettelyn käyttö voi niin ikään olla monesti hyödyllistä. Mukauttaminen on erityisen tarpeellista, jos hankinnan kohteet ovat monimutkaisia, esimerkiksi pitkälle kehitettyjä tuotteita, aineettomia palveluja, esimerkiksi konsultointi-, arkkitehtuuri- tai insinööripal- veluja, taikka laajamittaisia tieto- ja viestintäteknisiä hankkeita. Neuvotteluilla voidaan varmistaa, että tarjoukset vastaavat hankintayksikön tarpeeseen. Neu- vottelumenettelyä ei pidä käyttää, kun kyseessä ovat käyttövalmiit palvelut tai

tavarat, joita markkinoiden monet eri toimijat pystyvät tarjoamaan, esimerkiksi yksinkertaisena tavarahankintana toteutettu kopiopaperin tai toimistotarvikkei- den hankinta toimistoon.

2. Hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja

Rakennusurakkasopimusten kohdalla neuvottelumenettelyn käyttö voi olla tar- peen esimerkiksi silloin, kun urakkaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia rat- kaisuja. Palvelujen ja tavaroiden edellyttäessä suunnittelua neuvottelumenettelyn käyttö voi niin ikään olla monesti hyödyllistä. Suunnittelu on erityisen tarpeellis- ta, jos hankinnan kohteet ovat monimutkaisia, esimerkiksi pitkälle kehitettyjä tuotteita, aineettomia palveluja, esimerkiksi konsultointi-, arkkitehtuuri- tai insi- nööripalveluja, taikka laajamittaisia tieto- ja viestintäteknisiä hankkeita. Tällai- sissa tapauksissa voidaan tarvita neuvotteluja sen varmistamiseksi, että kyseinen tavara tai palvelu vastaa hankintayksikön tarpeita. Neuvottelumenettelyä ei pidä käyttää, kun kyseessä ovat käyttövalmiit palvelut tai tavarat, joita markkinoiden monet eri toimijat pystyvät tarjoamaan, esimerkiksi yksinkertaisena tavarahan- kintana toteutettu kopiopaperin tai toimistotarvikkeiden hankinta toimistoon.

3. Hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita

Neuvottelumenettelyä voi esimerkiksi käyttää vaativissa saneeraushankkeissa, joissa rakennustyön tarkkaa sisältöä ja kustannusvaikutuksia on erityisen vaike- aa arvioida ennakolta. Kohdassa kuvattu tilanne voisi olla käsillä myös esimer- kiksi monimutkaisissa rakennusurakoissa tai niin kutsutulla elinkaari- tai allians- simallilla toteutetuissa hankinnoissa, joissa hankinnan tarkkaa sisältöä, kustan- nusvaikutuksia tai hankkeeseen osallistuvien rahoittajien asettamia ehtoja on etukäteen hankala arvioida. Myös vaativat asiantuntija- ja osaamispalveluhan- kinnat voivat olla luonteeltaan sellaisia, ettei avointa tai rajoitettu menettelyä ole tarkoituksenmukaista käyttää.

4. Xxxxxxxxx kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla stan- dardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen

Eurooppalaiset ja kotimaiset standardit on luotu helpottamaan hankittavan tuot- teen, palvelun tai urakan määrittämistä. Jos standardeita ei ole tai nämä ovat riit- tämättömiä kuvaamaan tarvittavalla tasolla hankinnan vaatimuksia ja määrittely- jä, tämä muodostaa perustellun tarpeen neuvottelujen käymiselle.

5. Edeltävässä avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jot- ka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä

Näissä tilanteissa neuvottelujen käymisen tarkoituksena on saada tarjouspyyntö- asiakirjoja vastaavia ja hyväksyttäviä tarjouksia.

Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79—92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Muotovaatimuksia ovat muut kuin hankinnan tai tarjouksen sisältöön liittyvät vaatimukset kuten esimerkiksi vaatimus tarjouksen allekirjoittamisesta tai tarjouskappaleiden mää- rää koskevat vaatimukset.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen on mahdollista, jos tarjouksissa esitetään esimerkiksi vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja, vaikka tarjouspyyn- nössä ei tähän anneta mahdollisuutta tai tarjouksissa ei ole tarjouspyynnössä edellytettyjä selvityksiä verotukseen, ympäristönsuojeluun tai työoloihin liittyvi- en velvoitteiden täyttämisestä.

3.3.2 Xxxxxxxxxx xxxxx

Hankintailmoituksessa, alustavassa tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa on oltava kuvaus tarpeista ja hankittavilta tavaroilta, palveluilta tai rakennusurakoilta vaadittavista ominaisuuksista sekä ilmoitettava kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet. Hankintayksikön on lisäksi ilmoitettava, mitkä kuvauksen osat sisältävät vähimmäisvaa-

timukset, jotka kaikkien tarjousten on täytettävä. Esitettyjen tietojen on oltava riittävän täsmällisiä, jotta toimittajat voivat arvioida hankinnan luonnetta ja laajuutta ja päättää, jättävätkö ne osallistumishakemuksen.

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikön on kutsuttava yhtäaikaisesti ja kirjallisesti valitut ehdokkaat jättämään alustavat tarjouksensa. Ehdokkaille osoitettu kutsu ei sisällä neuvotteluihin osallistumista varten tarvittavia tietoja, vaan ainoastaan yksilöidyn kut- sun jättää alustava tarjous. Kaikki muu tarvittava tieto kuten soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohteen kuvaus ja vertailuperusteet tulee asettaa saataville neuvottelukutsus- sa tai alustavassa tarjouspyynnössä ja näiden liitteissä. Asiakirjat julkaistaan kaikissa vaiheissa kilpailutuspalvelun kautta.

Hankintayksikön on pyydettävä neuvotteluihin valituilta ehdokkailta alustavat tarjouk- set, joiden pohjalta neuvottelut käydään. Hankintayksikkö voi vertailla ja valita alusta- van tarjouksen ilman neuvotteluja, jos tästä mahdollisuudesta on ilmoitettu etukäteen hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikkö voi menettelyn aikana pyytää tarjoajilta uusia neuvottelujen perusteella mukautettuja tarjouksia. Hankintayksi- kön on neuvoteltava tarjoajien kanssa niiden jättämien alustavien ja mahdollisesti myö- hemmin annettujen tarjousten perusteella tarjousten parantamiseksi. Neuvottelujen ku- luessa hankintayksikkö voi myös muuttaa tarjouspyyntöä tai neuvottelukutsua. Hankin- tailmoituksessa, ilmoituksen julkaisuhetkellä saataville asetetussa tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa esitetyistä vähimmäisvaatimuksista ja vertailuperusteista ei kuiten- kaan saa neuvotella.

Neuvottelut voivat tapahtua vaiheittain siten, että neuvotteluissa mukana olevien tarjo- usten määrää rajoitetaan neuvottelujen aikana soveltamalla hankintailmoituksessa, tar- jouspyynnössä tai neuvottelukutsussa ilmoitettuja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita ja mahdollisia vertailuperusteita. Edellytyksenä on, että neuvottelujen vaiheit- taisuudesta on ilmoitettu hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsus- sa. Hankintayksikkö voi antaa päätöksen aina kun se karsii osallistujia, jolloin karsittu- jen osalta valitusaika alkaa hankintapäätöksen antamisesta. Päätös voidaan kirjata siten, että siinä ilmaistaan ne jotka prosessissa jatkavat mukana tai vaihtoehtoisesti ne tarjoajat ketkä eivät jatka mukana. Päätös tulee perustella.

Hankintayksikön on kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti neuvotteluissa. Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun. Hankintayksikön on ilmoitettava kirjallisesti kaikille neuvotteluissa mukana oleville tarjoajille kaikista hankintailmoituksen, tarjouspyynnön tai neuvottelukutsun sisältöä koskevista muutoksista. Tarjoajille on varattava riittävästi aikaa muuttaa tar- jouksiaan ja esittää mukautetut tarjouksensa tarvittaessa uudelleen. Hankintayksikkö ei saa paljastaa muille tarjoajille neuvotteluihin osallistuvan ehdokkaan tai tarjoajan anta- mia luottamuksellisia tietoja ilman tämän antamaa suostumusta, jossa on yksilöity suos- tumuksen kohteena olevat tiedot.

Hankintayksikön on päätettävä neuvottelut ilmoittamalla asiasta jäljellä oleville tarjo- ajille. Hankintayksikön on lähetettävä lopullinen tarjouspyyntö tarjoajille ja asetettava lopullisten tarjousten jättämiselle määräaika. Hankintayksikön on tarkistettava, että lo- pulliset tarjoukset ovat lopullisen tarjouspyynnön mukaisia ja valittava tarjouskilpailun voittaja asettamiensa vertailuperusteiden nojalla. Lopullisista tarjouksista ei saa neuvo- tella.

Prosessikaavio selventää miten neuvottelumenettely etenee Cloudia- kilpailutusjärjestelmässä.

3.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely

Prosessina kilpailullinen neuvottelumenettely on samanlainen kuin neuvottelumenettely ja käyttöedellytykset ovat lähestulkoon samat kuin neuvottelumenettelyssä lukuun ot- tamatta kohtaa viisi.

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn tarkoituksena on ratkaisuvaihtoehdon löytäminen. Hankintayksikkö aloittaa valittujen ehdokkaiden kanssa neuvottelun, jonka tarkoitukse- na on kartoittaa ja määritellä keinot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankintayksikkö voi neuvotella valittujen ehdokkaiden kanssa kaikista hankin- nan näkökohdista. Hankintayksikkö voi maksaa kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn osallistuville raha- tai muita palkkioita taikka antaa palkintoja.

Neuvottelut voivat tapahtua vaiheittain siten, että neuvotteluissa mukana olevien ratkai- sujen määrää rajoitetaan neuvottelujen aikana soveltamalla hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja hinta-laatusuhteen vertailuperusteita. Edellytyksenä on, että neuvottelujen vaiheittaisuudesta on ilmoitettu hankintailmoituksessa tai hankekuva- uksessa. Tarjoajia on neuvotteluissa kohdeltava tasapuolisesti eikä hankintayksikkö saa paljastaa ehdokkaan tai tarjoajan luottamuksellisia tietoja muille neuvotteluihin osallis- tujille.

Hankintayksikön on jatkettava neuvotteluja siihen saakka, kun se on valinnut ne ratkai- sumallit, joilla kyetään täyttämään sen määrittelemät tarpeet. Neuvottelujen päättymi- sestä on ilmoitettava tarjoajille. Hankintayksikön on pyydettävä tarjoajilta neuvotteluis- sa esitettyihin ja määriteltyihin ratkaisuihin perustuvat lopulliset tarjoukset. Tarjouksen on oltava lopullisessa tarjouspyynnössä määriteltyjen vaatimusten mukainen ja siihen on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamiseksi pyydetyt ja tarpeelliset osat. Tarjouk- sia voidaan hankintayksikön pyynnöstä täsmentää ja selkeyttää, jos se ei johda tarjous- ten tai hankinnan olennaisten osien muuttumiseen tai uhkaa syrjiä tarjoajia taikka vää- ristää kilpailua.

Hankintayksikön on arvioitava tarjous hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ase- tettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Hankintayksikön pyynnöstä voidaan tarjousver- tailun jälkeen neuvotella parhaan tarjoajan kanssa tarjoukseen liittyvien rahoitussi- toumusten tai muiden tarjouksessa olevien ehtojen viimeistelemiseksi, jos se ei johda tarjouksen tai hankinnan olennaisten osien muuttumiseen tai uhkaa syrjiä toimittajia taikka vääristää kilpailua.

3.5 Innovaatiokumppanuus

Innovaatiokumppanuus on uusi hankintamenettely, jossa kilpailutuksella haetaan sovel- tuvaa kumppania kehittämään palvelua tai tuotetta, jota markkinoilla ei vielä ole suo- raan tarjolla. Uudella innovaatiokumppanuutta koskevalla menettelyllä avataan mahdol- lisuus kilpailuttaa kokonaisuus, johon sisältyy sekä kehitystyö että sen tuloksena synty- vän tuotteen/palvelun (tai urakan) mahdollinen ostaminen. Hankintayksikkö voi valita innovaatiokumppanuuden hankintamenettelyksi aina kun hankintayksikön tarvetta

ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo saatavilla olevia tavanomaisia tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita. Innovaatiokumppanuuteen liittyy siis aina tuotekehitystä hankintayksikön tarpeiden täyttämiseksi. Kun tuotekehityksen lopputulos on hankin- tayksikön tarpeita vastaava, tehdään tilaus kumppanilta ilman erillistä kilpailutusta. Hankintayksikkö voi maksaa tuotekehityksestä kumppanille tai kumppani voi saada tulonsa vasta lopputuloksen toimittamisesta.

Tekes- Innovaatiokumppanuus-käsikirja, Xxxxxx Xxx

3.6 Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaaminen hankintajärjestelmä on joustava järjestelmä, jossa valitaan kaikki ehdok- kaat, jotka täyttävät tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset. Dynaamisen hankinta- järjestelmän kohde pitää rajata kuitenkin selvärajaisesti eli sen puitteissa ei voi hankkia mitä vain. Rajaus voi olla esimerkiksi kunnan kiinteistöjen remontit, kodinkonehankin- nat tai lakipalveluiden hankinta. Dynaaminen hankintajärjestelmä voidaan jakaa luok- kiin, eikä sitä perustettaessa tarvitse määritellä tarkkaan hankinnan kohdetta. Vasta kun tulee varsinaisen hankinnan aika, hankintayksikön on määriteltävä hankinnan kohde ja pyydettävä tarjouksia kaikilta järjestelmään otetuilta kyseiseen luokkaan kuuluvilta yri- tyksiltä. Dynaamiseen hankintajärjestelmään hakeneiden kesken kilpailutetaan sopi- muskaudella tulevia hankintoja niin kutsuttuina minikilpailutuksena.

3.7 Kansallisten hankintojen muu hankintamenettely

Muu menettely, joka on mahdollinen kansallisissa hankinnoissa tarkoittaa menettelyä, jonka hankintayksikkö itse miettii ja kuvaa hankintailmoitukseen. Menettely voi koos- tua edellisten yhdistelmistä tai olla täysin erilainen kuitenkaan rikkomatta yleisiä peri- aatteita. Hankinta on kuvattava riittävän tarkasti, jotta tarjoajat tietävät miten prosessi etenee ja mihin he sitoutuvat ja mitä oikeuksia heillä on.

3.8 Suorahankinnat

Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa suorahankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 40 ja 41§:ssä säädetään.

• Suorahankinta on mahdollinen muun muassa silloin, jos hankintailmoituksen perus- teella ei saatu lainkaan tarjouksia tai ei saatu soveltuvia tarjouksia tai osallistumishake- muksia. Edellytyksenä on, ettei tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta.

• Teknisenä seikkana kyseeseen voi tulla esimerkiksi poikkeuksellinen uusi tekninen ratkaisu tai hankinnan kohteen edellyttämä tietty käsityötaito, jota hankinnan toteutta- minen edellyttää. Hankintayksikön tulee pystyä osoittamaan, ettei ole olemassa vastaa- vaa tuotetta tai palvelua, jolla sama lopputulos voitaisiin saavuttaa.

• Yksinoikeuden suojaamisen vuoksi suorahankinta on mahdollinen esimerkiksi silloin, kun hankintailmoituksen julkaiseminen saattaisi paljastaa mahdollisen toimittajan lii- kesalaisuuden tai muun vastaavan tiedon, jonka paljastuminen aiheuttaisi toimittajalle taloudellista vahinkoa. Äärimmäinen kiiretilanne voi joskus antaa mahdollisuuden suo- rahankinnan tekemiseen. Kiireen tulee johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä ja perusteen on oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida.

• Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle on lisäksi, että hankinnan te- keminen on ehdottoman välttämätöntä.

• Kiire voisi olla kyseessä esimerkiksi äkillisen luonnonilmiön tai onnet- tomuuden aiheuttamien vahinkojen korjaamisessa tai ennalta arvaamatto- man toiminnoille kriittisen laitteen rikkoutumisessa.

Muita suorahankintaperusteita voivat olla ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen tai se, että hankittava tava- ra valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tar- koitusta varten. Joissakin tapauksissa lisätilaus on mahdollista tehdä suo- rahankintana hankintalain 41 §:n mukaisilla perusteilla.

Päätös suorahankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankinta- lain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta. Suorahankinnasta on tehtävä yleinen avoimuusilmoitus Hilmaan.

3.9 Kynnysarvon alittavat hankinnat eli pienhankinnat

Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia muilta kuin hankintaoikaisua koskevilta osin (hankintalaki 135 §). Pienhankinnoissa noudatetaan hyvän hallinnon periaatteita sekä lakia varallisuusoikeudellisista oikeustoimista eli nk. oikeustoimilakia.

Vähäisiä hankintoja lukuun ottamatta pienhankinnatkin tulee kilpailuttaa ja markkinoil- la olemassa oleva kilpailu tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. Vähäiseksi han- kinnaksi voidaan katsoa hankinta, jonka kokonaisarvo on alle 10.000 euroa. Asiantunti- japalveluita ei tarvitse kilpailuttaa, jos niiden arvo on alle 30.000 euroa tai niiden kilpai- luttaminen on hyödytöntä asiantuntijoiden vähäisyyden vuoksi. Myöskään hankittavia ohjelmistoja ei tarvitse kilpailuttaa, jos niiden arvo on alle 30.000€ ja ohjelmisto on todettu ilman muokkaamista hankintayksikölle soveltuvaksi.

Tytäryhtiöiden ei tarvitse kilpailuttaa hankintoja, jos niiden arvo on alle 30.000 euroa eikä kilpailutuksella saada kustannussäästöjä aikaan. Myös tytäryhtiöiden on kuitenkin suositeltavaa ostaa kilpailuttamatta hankittavat palvelut paikallisilta toimijoilta.

Pienhankinnat kilpailutetaan pienhankintapalvelussa pääsääntöisesti avoimesti, vain poikkeuksena rajoitetulla menettelyllä. Kutsu osallistua kilpailutukseen lähetetään kai- kille soveltuville paikkakunnan yritysrekisteriin ilmoittautuneille yrityksille ja tarpeen mukaan muille tahoille. Pienhankinta voidaan poikkeustapauksessa tehdä suorana osto- na tietyltä toimittajalta. Hankintamenettelyn tulee olla läpinäkyvää ja tarjoajia on koh- deltava yhdenvertaisesti. Xxxxxxxxx tulee toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti sekä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti. Toistuvat ja selkeästi pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoi- keuden käsiteltäväksi, vaikka hankintalain mukainen valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. On myös huomioitava mahdollisuus toteuttaa toistuvat pienhankinnat puitejärjestelyillä.

3.9.1 Oikeusturvakeinot pienhankinnoissa

Pienhankinnoissa sovelletaan hankintalain 132 §:n mukaista hankintaoikaisua asian- osaisten osalta hankintalain 135 §:n perusteella. Lisäksi sovellettavaksi tulee kuntalain mukainen muutoksenhaku. Pienhankinnoista tehtyjä hankintapäätöksiä ei voi saattaa

markkinaoikeuden tutkittavaksi. Muiden kuin hankintalain tarkoittamien asianosaisten kuten kuntalaisten osalta käytössä on ainoastaan kuntalain mukainen oikaisuvaatimus.

Hankintaoikaisun seuraukset:

1. Ei muutosta alkuperäiseen päätökseen

Hankintayksikkö päättää, että se ei muuta tekemäänsä hankintapäätöstä, koska siihen ei löydä perusteita. Hankintayksikkö tekee päätöksen, ettei hankintaoi- kaisua koskeva vaatimus xxxx aihetta muuttaa tehtyä hankintapäätöstä tai että hankintaoikaisuvaatimus on hylätty. Päätös annetaan asianmukaisesti tiedoksi perusteluineen. Päätökseen ei liitetä muutoksenhakuohjetta, koska ei syntynyt uutta hankintapäätöstä, joten ei myöskään ole uutta muutoksenhakuaikaa (146

§).

2. Uusi päätös ja virheen oikaisu

Hankintayksikkö päättää poistaa virheellisen päätöksen tai peruuttaa hankinta- menettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaisee asian uudelleen eli tekee uuden tai osittain uuden hankintapäätöksen, jos päätös tai ratkaisu tai sen osa on perustu- nut lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellais- ta uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Hankintayksikkö tekee uuden hankintapäätöksen, joka annetaan asianmukaisesti tiedoksi perusteluineen ja hankintaoikaisuvaatimus- ja muutoksenhakuaika.

3. Uusi päätös ja hankinnan keskeyttäminen

Hankintayksikkö päättää poistaa virheellisen hankintapäätöksen tai peruuttaa hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja keskeyttää hankinnan, jos virhettä ei voida korjata tekemällä uusi hankintapäätös. Hankintayksikkö tekee hankinnan keskeyttämispäätöksen, joka annetaan asianmukaisesti tiedoksi perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen ja josta lähtee uusi muutoksenhakuaika.

4 Tarjouspyyntö

4.1 Tarjouspyynnön laatiminen

Tarjouspyyntö laaditaan kilpailutusjärjestelmässä ja se on laadittava siten, että sen pe- rusteella voidaan saada keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Järjestelmä ohjaa täyt- tämään pakolliset kentät, joihin tulee antaa riittävän kattavasti tietoa hankinnan kohtees- ta, jotta tarjoajat voivat antaa tarjouksensa. Epätarkkuus hankinnan kohteessa, erityisesti kriteerien määrittelemisessä johtaa tarjouksiin, joissa hankintayksikkö ei saa sitä mitä todellisuudessa haluaa.

Tarjouspyyntöön voidaan liittää tekniset eritelmät, joissa kuvataan hankinnan kohteelle asetettavat tekniset vaatimukset. Niiden on annettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuu- det osallistua tarjouskilpailuun.

4.2 Osatarjousten salliminen

Lähtökohtaisesti hankintayksiköiden tulee sallia osatarjoukset, jotta pienet ja keskisuu- ret yritykset voivat osallistua hankintoihin. Mikäli osatarjouksia ei sallita, tulee tämä perustella hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Perustelun puute on valitusperus- te.

4.3 Hankinnan kohteen määrittely

Hankintayksikkö voi itse päättää hankittavan kokonaisuuden. On kuitenkin huomioitava esimerkiksi hankintojen pilkkomisen kielto ja toisaalta mahdollisuus jakaa hankinta osiin. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kan- nalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankinnan yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntö- asiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa, vaikka myö- hemmin havaittaisiin, että jonkun yrityksen esittämillä ehdoilla voitaisiin saavuttaa pa- rempi lopputulos.

4.4 Tarjoajan poissulkemisperusteet

Hankintalain 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita pitää soveltaa EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Kansallisissa hankinnoissa niiden käyttäminen on vapaaehtoista, mutta suotavaa. Hankintayksikön on mainittava käytettävät poissulkupe- rusteet tarjouspyynnössä ja hankintailmoituksessa. Tarjoajalta voidaan vaatia vakuutus

siitä, että sitä ei koske mikään pakollinen poissulkemisperuste. Todistukset tarkistetaan joko ennen hankintapäätöstä tai ennen sopimuksen tekemistä. Todistusten tarkistamises- ta laaditaan dokumentti (LIITE 1)

Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperustei- ta (81 §). Jos näin halutaan tehdä, tästäkin tulee mainita tarjouspyynnössä ja hankin- tailmoituksessa.

4.5 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset

Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten täytyy olla perusteltuja ja oikeassa suhteessa hankinnan laajuu- teen nähden. Voidaan esimerkiksi vaatia tiettyä taloudellista ja rahoituksellista asemaa, kuten esimerkiksi vähimmäisliikevaihto, luottoluokitustaso, teknistä suorituskykyä tai ammatillista pätevyyttä, kuten henkilöstön vähimmäiskoulutustasoa tai referenssejä ammattitaidon vakuudeksi. Kiellettyjä vaatimuksia on vaatia toimipiste tietyllä paikka- kunnalla tai vaatia paikallistuntemusta ellei se ole hankinnan kohteen kannalta olennais- ta. Olennaiseksi paikallistuntemuksen vaatiminen voi olla esimerkiksi paikkakunnalla suoritettavien kuljetuspalveluiden osalta. Tarjoajien soveltuvuutta koskevien vaatimus- ten asettamisessa voidaan noudattaa, mitä hankintalain 83–86 §:ssä säädetään.

EU-hankinnoissa tulee käyttää ESPD −lomaketta. ESPD-lomake on sisäänrakennettu Cloudia-kilpailutusjärjestelmään. ESPD-lomakkeella tulee ilmaista kaikki tarjoajan so- veltuvuusvaatimukset, joten tarjouspyynnöllä ei enää erikseen voi ilmaista soveltuvuus- vaatimuksia.

Hankintayksikkö voi kansallisissa hankinnoissa vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksella vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaati- mukset. Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskil- pailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

4.6 Tarjousten vertailuperusteet

Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden perus- te (halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) sekä mah- dolliset hintalaatusuhteen arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet hankintailmoituk-

sessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on tarjouspyynnössä määriteltävä ne perus- teet, joilla tarjousten vertailu suoritetaan ja hankintapäätös tehdään. Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mah- dollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Käytettävät pisteytysmenetelmät ja painoarvot vaativat usein testaamista ennen tarjouspyynnön julkaisemista.

Mikäli kilpailutuksessa ei käytetä laatuvertailua, tulee hankintayksikön esittää tarjous- pyynnössä perustelu tälle ja kuvata miten hankintayksikkö varmistaa hankinnan laadun. Perustelun puute on valitusperuste.

4.6.1 Hinta

Vertailtava hinta voi olla esimerkiksi urakkahinta tai yksikköhinnoista laskettava koko- naisuus. Vertailtavaan hintaan voidaan ottaa huomioon esimerkiksi matkakustannuksia, elinkaarikustannukset tai lisätöitä.

4.6.2 Laatupisteytys

Laatupisteiden käyttäminen on suositeltavaa. Mikäli laatupisteitä ei käytetä hankinnas- sa, tulee tämä perustella hankintailmoitukseen.

Laatupisteet voi koostua esimerkiksi tuotoksen arvioinnista, takuuajan pituudesta, tuot- teen energialuokasta, lisäominaisuuksista, toimitusajan, käyttöön tarjotun henkilöstön työvuosista tai vastaavista seikoista, joilla on tai voi olla laatua parantavaa vaikutusta. Palveluhankinnoissa voidaan hyödyntää vasteajan pituutta tai vaikka haastatella tarjo- ajan ilmoittamia referenssejä laadun arvioimiseksi.

Kiellettyä on esimerkiksi antaa laatupisteitä paikallisuudesta, kotimaisuudesta tai arvi- oida itse valittua tarjoajan referenssiä.

4.7 Tarjouspyynnön tarkistuttaminen ennen julkaisua

Tarjouspyyntö tulee tarkistuttaa ennen julkaisua hallintojohtajalla ja talousjohtajalla. Tarjouspyyntö voidaan tarkistuttaa myös muilla henkilöillä edellä mainittujen lisäksi, ei kuitenkaan mahdollisilla tarjoajilla.

4.8 Tarjouspyynnön julkaiseminen

Tarjouspyyntö julkaistaan sähköisesti Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta Hilmaan ja Hilman kautta TEDiin, mikäli kyseessä on EU-hankinta. Erillistä kirjautumista Hilmaan ei tarvita. Tarjouspyyntöä ei saa julkaista muualla ennen kuin hankintailmoitus on vi- rallisissa ilmoituskanavissa julkaistu. Tarjouspyyntöä paperilla ei saa lähettää erikseen, jotta tasapuolisuus ei vaarannu. Järjestelmä huolehtii osaltaan, ettei tarjouspyyntö säh- köisesti tule julkaistuksi ennen hankintailmoituksia. Kutsu tutustua tarjouspyyntöön voidaan lähettää Cloudiasta normaalisti. Järjestelmä informoi kutsuttuja, kun tarjous- pyyntö on nähtävillä. EU-hankinnat on hankintalain mukaan kilpailutettava sähköisellä menettelyllä järjestelmän kautta.

4.9 Tarjousten antaminen ja lisäkysymykset

Tarjouspyynnössä pitää kertoa miten tarjoukset tulee antaa. Lisäksi on annettava mah- dollisuus kysyä tarkentavia kysymyksiä. Lisätietokysymyksiin vastaaminen tulee tapah- tua tasapuolisesti, jotta kaikki mahdolliset tarjoajat saavat samat tiedot, joten lisätieto- kysymykset pitää jättää järjestelmän kautta ja niihin annetaan vastaukset kilpailutusjär- jestelmän kautta. Järjestelmä lähettää lisätiedot kaikille tarjouspyyntöön jo tutustuneille sekä niille, jotka tutustuvat lisätietojen antamisen jälkeen.

4.10 Tarjousten käsittely

1. Tarjousten avaaminen

2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus

3. Tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen

4. Kilpailutuksen kohteelle asetettujen vähimmäisvaatimusten täyttyminen

5. Tarjousvertailu

6. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta

4.11 Hankintapäätös ja sen tiedoksianto

Hankintojen ratkaisuoikeudet on määritelty erikseen hallintosäännössä ja talousarvion liitteessä. Hankintayksikön on tehtävä perusteltu päätös kaikista ehdokkaiden ja tarjo-

ajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista. Päätös tehdään Dynastyssa viranhaltijapäätök- senä tai toimielimen päätöksenä. Päätöksestä on käytävä ilmi ainakin ehdokkaan tai tarjoajan poissulkemisen ja tarjouksen hylkäämisen perusteet. Hankintapäätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta kuten voittaneen tarjoajan nimi sekä tarjousten vertailuperusteet. Päätökseen liitetään Cloudian vertailutaulukko, josta ilmenee kunkin tarjoajan tarjouksen sijoittuminen suhteessa muihin. Mikäli tarjousver- tailussa on käytetty manuaalista laatupisteytystä, tulisi siitä antaa yleisellä tasolla annet- tu sanallinen arvio pisteiden määrittelystä.

Hankintapäätökseen tulee liittää valitusosoitus ja oikaisuohje. Hankintapäätös annetaan tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Hankintalain mukaan päätös annetaan tie- doksi ensisijaisesti ehdokkaan tai tarjoajan tarjouksellaan antamaa sähköistä yhteystie- toa käyttäen. Pälkäneen kunnassa hankintapäätökset annetaan tiedoksi Cloudia kilpailu- tusjärjestelmän kautta.

4.12 Hankinnan keskeyttäminen

Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä missä hankinnan vaiheessa tahansa ennen hankintasopimuksen tekemistä. Hankinnan keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu päätös.

Sallittuja perusteluja on esimerkiksi kynnysarvon ylittyminen, kustannusten merkittävä kasvu markkinakartoituksen jälkeen eli varattujen varojen riittämättömyys, hankintail- moituksen perusteella ei ole saatu yhtään tarjousta tai yhtään hyväksyttävää tarjousta.

5 Hankintasopimus

Hankintasopimus voidaan tehdä muutoksenhakuajan päätyttyä. Sopimusluonnos voi- daan liittää jo hankinta-asiakirjoihin tarjouspyynnön julkaisun yhteydessä, jolloin sopi- muskumppani ei voi enää sopimukseen vaatia muutoksia. Sopimuksen tulee joka tapa- uksessa noudattaa hankinta-asiakirjoja eikä sopimusehtoja voi neuvotella enää sopi- muskumppanille edullisemmaksi. Hankintasopimuksen tarkistaa hallintojohtaja ennen allekirjoittamista.

5.1 Sopimuksen tekeminen

Muutoksenhakumahdollisuudesta johtuen pienhankinnoissa ja kansallisissa hankinnois- sa on suositeltavaa odottaa 14 päivän valitus- ja oikaisuvaatimusajan kuluminen ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. EU-hankinnoissa odotusaikaa on noudatettava aina.

5.2 Sopimuksen sisältö

Hankintasopimuksessa määrätään ainakin seuraavista sopimuskohdista:

1. Xxxxxxxxx laatu ja määrä

2. Toimitusaika, -tapa ja -ehto

3. Hinta, alennukset ja maksuehdot sekä tarvittaessa pakkaus ja alennusta koskevat määräykset

4. Ylivoimaisesta esteestä ja siitä ilmoittamisesta

5. Viivästymisestä ja siitä ilmoittamisesta

6. Viivästyskorosta ja mahdollisesta sopimussakosta ja muista sanktioista

7. Erimielisyyksien ratkaisemisesta

8. Irtisanomisaika ja perusteet

9. Asiakirjojen noudattamisjärjestys

10. Muista kulloinkin tarpeellisista seikoista kuten esim. valuuttasidonnai- suudesta, varaosien saannista, käytön opastuksesta, rahaliikenteestä ym.

5.3 Yleiset sopimusehdot

Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvat usein vähintään täydentämään muita sopimusehtoja. Sopimukseen tulee kuitenkin kirjata selvästi mikä on asiakirjojen noudattamisjärjestys, koska usein yleisissä sopimusehdoissa on ehtoja, joita hankinta- asiakirjoissa on määritelty toisin. Kunnallishallinnossa käytettäviä yleisiä sopimusehtoja ovat esimerkiksi JYSE 2014, tavarat ja palvelut JIT 2015, ICT-hankinnat YSE 2014, rakennusurakkasopimukset KSE 2013, konsulttisopimukset KE 2008, kone- ja kuljetus- palvelut.

5.4 Hankintasopimuksen muuttaminen

Hankintalain 136 §:ssä on määritelty millaisia muutoksia sopimukseen ei saa tehdä so- pimuskauden aikana ilman uutta kilpailutusta. Mikäli muutokset ovat olennaisia, tulee hankintasopimus irtisanoa ja hankinta kilpailuttaa uudelleen. Hankintalain 136 §:ää so- velletaan EU-hankintoihin ja kansallisen kynnysarvon ylittäviin, 12 luvun mukaisiin palveluhankintoihin. Samoja periaatteita voidaan soveltaa muihinkin kansallisen kyn- nysarvon ylittäviin hankintoihin, kun harkitaan sitä, onko sopimusmuutos mahdollista tehdä ilman uutta kilpailutusta.

Olennaisena pidetään ainakin muutosta, jos:

1. muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia;

2. sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudelli- sesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella tavalla, jota alkuperäises- sä hankintasopimuksessa tai puitejärjestelyssä ei ollut määritetty;

3. muutos laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn soveltamisalaa huo- mattavasti;

4. sopimuskumppani, jonka kanssa hankintayksikkö on alun perin tehnyt sopimuksen, korvataan uudella sopimuskumppanilla.

5.5 Hankintasopimusten seuranta

Voimassa olevia hankintasopimuksia tulee seurata, jotta niissä olevat ehdot toteutuvat kuten on sovittu. Mahdolliset poikkeamat sopimuksesta tulee kirjata asianhallintajärjes- telmään ja ilmoittaa kirjallisesti sopimuskumppanille. Mikäli hankintasopimuksessa on määritelty sopimussakkoja poikkeamista, tulee nämä vaatia korvattavaksi sopimuksen mukaisesti. Harkinnanvaraisuutta ei voida käyttää enää tässä sopimuskaudella, sillä se rikkoo yhdenvertaisuutta.

5.6 Sopimuksen päättäminen

Hankintasopimus voi päättyä ennen sopimuskauden päättymistä esimerkiksi sopimuk- sen irtisanomisella. Hankinta-asiakirjoissa on suositeltavaa määritellä millä perusteilla hankintasopimus voidaan irtisanoa tai purkaa sekä irtisanomisaika kummankin osapuo- len osalta.

Sen lisäksi mitä hankinta-asiakirjoissa on mainittu tai hankintasopimuksessa sovittu, voi hankintayksikkö irtisanoa hankintasopimuksen päättymään välittömästi mikäli

1. sopimukseen on tehty hankintalain 136 §:n 1 momentissa tarkoitettu olennainen muutos

2. toimittajaa on koskenut jokin hankintalain 80 §:ssä säädetyistä pakollisista pois- sulkemisperusteista sopimuksen tekohetkellä

3. sopimusta ei olisi voinut tehdä toimittajan kanssa, koska Euroopan unionin tuo- mioistuin on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 258 artiklan mukaisessa menettelyssä todennut hankintayksikön rikkoneen vakavasti Euroo- pan unionin perussopimusten ja hankintadirektiivin mukaisia velvoitteita.

6 Muutoksenhaku ja oikeusturvakeinot hankintalain mukaisissa hankinnoissa

6.1 Hankintaoikaisu

Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä 90 päivän kuluessa siitä, kun oikaisun kohteena ollut päätös on tehty (132−133 §). Hankintaoikaisu voi perustua vir- heelliseen lain soveltamiseen tai asiassa ilmenneeseen uuteen tietoon, joka voi vaikuttaa päätökseen. Hankintaoikaisua voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa hankintapäätök- sen tekemisen jälkeen sopimusneuvottelut valitun tarjoajan kanssa kariutuvat tai kysei- nen tarjoaja ei kykenekään toteuttamaan hankintaa. Osapuolia sitova voimassa oleva sopimus estää hankintayksikköä jo sopimusoikeudellisesti muuttamasta yksipuolisesti sopimuksen tekemiseen johtanutta ratkaisuaan. Jos osapuolet kuitenkin irtautuvat teh- dystä sopimuksesta sopimusehtojen mukaisesti ja hankintaoikaisulle varattu määräaika on tämän jälkeen edelleen voimassa, voi hankintayksikkö käyttää edelleen hankintaoi- kaisua. Asianosaisen on esitettävä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä tai muusta ratkaisusta. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen voi olla vireillä samanaikaisesti hankintaoikaisun kanssa. Hankinta- oikaisun tekee tai hankintaoikaisuvaatimukseen ratkaisun antaa se, jolla on hallinto- säännön mukainen oikeus päättää kyseisen suuruisesta hankinnasta.

6.2 Valitus markkinaoikeuteen

Koskee vain kynnysarvon ylittäviä hankintoja, ei pienhankintoja. Hankintapäätöksestä tai muusta hankintayksikön tekemästä ratkaisusta, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan, voi valittaa markkinaoikeuteen. Puitejärjestelyyn perustuvasta han- kinnasta voi valittaa vain, jos markkinaoikeus myöntää valitusluvan. Valitus on tehtävä pääsääntöisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja sai tiedon päätöksestä valitusosoituksineen. Muutosta hakevan on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuteen. Valituksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltää, keskeyttää tai sallia hankintapäätöksen täytäntöönpanon taikka määrätä hankin- tamenettelyn muutoin keskeytettäväksi väliaikaisesti markkinaoikeuden käsittelyn ajak- si.

6.3 Kuntalain tai hallintolainkäyttölain mukainen muutoksenhaku

Markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluviin asioihin ei voi hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain perusteella. Mikäli valittaja kuitenkin vetoaa julkista hankintaa koskien muun lain kuin hankintalain vastaisuuteen, voi hankinnassa tehtyyn päätökseen hakea muutosta kuntalain ja hallintolainkäyttölain nojalla. Tällainen tilanne on käsillä esimerkiksi silloin, kun valittaja vetoaa kunnallisvalituksella kuntalain 97 §:ssä säädet- tyyn esteellisyyteen tai sosiaalihuoltolain 33 §:ssä säädettyyn sosiaalihuollon saatavuu- teen ja saavutettavuuteen julkisessa hankinnassa.

7 Hankinta-asiakirjat

7.1 Kuntien asiakirjajulkisuus

Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Julkisuuslain mukaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Poikkeuksena on kuitenkin huomattava, että EU-hankinnassa tarjous- pyyntö on julkinen vasta, kun hankinnasta on julkaistu ilmoitus EU:n virallisessa ilmoi- tuskanavassa Tenders Electronic Dailyssä eli TEDissä sekä kansallisessa hankintailmoi- tuskanavassa eli Hilmassa.

Tarjousasiakirjat, lukuun ottamatta liikesalaisuustietoja tai arkaluontoiseksi katsottavia tietoja, tulevat julkiset asianosaisille hankintapäätöksen jälkeen johtuen heidän muutok- senhakuoikeudesta. Asianosaiseksi katsotaan osallistumishakemuksen tai tarjouksen jättänyt taho. Muille kuin asianosaisille tarjousasiakirjat tulevat julkiseksi vasta sopi- muksen allekirjoittamisen jälkeen.

7.2 Kunnan tytäryhtiöiden asiakirjajulkisuus

Kunnan tytäryhtiöt eivät ole julkisuuslaissa määriteltyjä viranomaisia, joten heidän osal- taan ei noudateta nk. yleisöjulkisuutta. Asianosaisjulkisuuteen tällä kuitenkaan ei ole vaikutusta eli siltä osin toimintamalli on samanlainen kuin Pälkäneen kunnalla.

7.3 Liikesalaisuudet ja arkaluontoista tietoa sisältävä materiaali

Liikesalaisuudeksi voidaan katsoa sen kaltainen tieto, jota ei ole julkisesti missään saa- tavilla ja, jolla on vaikutusta yrityksen liiketoimintaan. Vertailuhinta ei missään tilan- teessa voi olla liikesalaisuus, mutta esimerkiksi yksikköhinnat voivat olla.

Muita tietoja, joita ei julkaista asianosaisille tai yleisölle on esimerkiksi hankintayksi- kön tarkistamat rikosrekisteriotteet tai esimerkiksi henkilön luottotietoihin liittyvät tar- kistukset.

7.4 Asiakirjojen säilytys

Hankinta-asiakirjat tulee säilyttää huolellisesti arkistolakia ja kunnan omia ohjeita nou- dattaen. Hankintaan liittyvät keskeisimmät asiakirjat tallennetaan Dynastyyn. Näitä on ainakin tarjouspyyntö, tarjousvertailu, josta ei ilmene liikesalaisuustietoja ja saapuneet osallistumishakemukset tai tarjoukset, jos niissä ei ole liikesalaisuustietoja sekä sopi- mukset liitteineen. Asiakirjat jäävät automaattisesti kokonaisuudessaan myös kilpailu- tusjärjestelmän arkistoon, mikä ei kuitenkaan ole virallinen eikä riittävä arkistointitapa.

Alkuperäinen hankintasopimus liitteineen on toimitettava sopimusten arkistoinnista vastaavalle henkilölle.

7.5 Asianhallintaohjelma Dynastyyn tallennettavat asiakirjat

Dynastyyn tallennetaan hankinnan keskeisimmät asiakirjat, joita tarvitaan hankintapää- töksen tekoa varten.

• Cloudian vertailutaulukko, josta ilmenee kaikki tarjouksen jättäneet toi- mijat tarjouksineen

• Dynastyssa tehty hankintapäätös

• Hankintasopimus liitteineen

• Reklamaatioihin liittyvät dokumentit

• Sopimuksen irtisanominen

7.6 Hankintakansioon paperisena tallennettavat asiakirjat

• Pyyntö jättää tarjous

• Tarjouspyyntö sekä kynnysarvon ylittävissä hankintailmoitus

• Tarjouspyynnön liitteet

• Mahdolliset lisätietokysymykset ja niiden vastaukset

• Vertailutaulukko

• Tarjous

• Pyydetyt tarjouksen liitteet

• Neuvottelumuistiot

• Kelpoisuusselvitykset ja niiden dokumentointi

• Lisäselvityspyynnöt ja niihin saadut vastaukset

• Eu-hankinnassa rikosrekisteriotteen tarkistamislomake

• Hankintapäätös tai hankintapäätökset

• Hankintasopimuksen kopio ja sen liitteet

• Sopimuksen mahdollinen irtisanominen

LIITE 1

Tarkistetut rikosrekisteriotteet

Seuraavilta urakoitsijoilta on tarkistettu EU-hankintamenettelyn mukaiset rikosrekiste- riotteet:

Urakoitsija	Päivämäärä	Ote kun- nossa kyllä/ei	Henkilöiden määrä	Tarkistajan allekirjoitus ja nimenselven- nys

Document Metadata

Table of Contents

HANKINTAOHJE

Document Metadata