Contract
Keski-Suomen liiton uusi visuaalinen ilme ja verkkosivuston toteuttaminen ja ylläpito sekä mainostoimistopalvelut vuosille 2020–2022
Tarjouspyyntö 05.12.2019
Pyydämme tarjouksia Keski-Suomen liiton uuden visuaalisen ilmeen ja verkkosivuston toteuttamisesta ja ylläpidosta sekä verkkosivu- ja mainostoimistopalvelujen puitesopimuksesta vuosille 2020–2022.
Keski-Suomen liitto on maakunnan yhteisen kehittämistahdon muodostaja, strateginen suunnittelija ja kehittäjä sekä monitaitoinen, osaava ja ennakoiva verkostovaikuttaja. Keski-Suomen liiton ydintehtävä on maakunnan kehittäminen.
Lisätietoja osoitteesta xxx.xxxxxxxxxx.xx .
1 Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus
Keski-Suomen liitto pyytää tarjousta liiton uuden visuaalisen ilmeen ja verkkosivuston toteuttamisesta ja liiton sekä liiton hallinnoimien projektien verkkosivu- ja mainostoimistopalvelujen puitesopimuksesta vuosille 2020–2022.
Haemme palveluntuottajaa, jolla on kokemusta ja näkemystä viestinnän visuaalisuudesta sekä viestinnän, vuorovaikutuksen, vaikuttamisen ja osallistamisen lähtökohdista rakennettujen verkkosivustojen toimittamisesta. Xxxxxxxxxx vahvaa ymmärrystä viestinnän saavutettavuudesta ja tietoturvasta. Toivotamme tervetulleiksi myös tarjoukset, joissa toteuttajana on useamman palvelutuottajan yhteenliittymä (yhden toimiessa päätoteuttajana).
2 Hankintaorganisaatio
Keski-Suomen liitto Xxxxxxxxxxxxxxx 0
40100 Jyväskylä
3 Hankintamenettely
Hankinta on avoin.
Hankintailmoitus on julkaistu HILMA palvelussa osoitteessa xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxx/0000- 025108.
4 Yleiset vaatimukset
Odotamme tarjoajalta vahvoja näyttöjä visuaalisuuden ja modernien verkkosivustojen toteuttamisesta sekä viestinnän, vuorovaikutuksen, vaikuttamisen ja osallistamisen osaamista. Korostamme saavutettavuutta, asiakaslähtöisyyttä, nykyaikaista toimivuutta, helppokäyttöisyyttä, ja käyttäjäystävällisyyttä.
Keski-Suomen liiton viestinnän tavoitteena on kasvattaa luottamusta ja kiinnostusta Keski-Suomen tulevaisuutta kohtaan sekä profiloida Keski-Suomen liittoa keskeisimpänä ja parhaana/asiantuntevimpana matkaoppaana Keski- Suomen tulevaisuuteen.
Projektissa käännetään nykyisen sivuston organisaatiolähtöisyys asiakas- ja ilmiölähtöisyydeksi.
Visuaalisen ilmeen ja sivuston tulee mahdollistaa helposti uudet alakokonaisuudet, esim. temaattiset alasivut ja - kampanjat (myös tilaajan omana työnä).
Toimittajan tulee sisällyttää suunnitteluun osallistava prosessi, jossa eri käyttäjäryhmien edustajat pääsevät osallistumaan eritoten verkkosivuston suunnitteluun sen eri vaiheissa. Keski-Suomen liitto voi toteuttaa osan käyttäjätapaamisista omana työnään. Prosessi suunnitellaan tilaajan ja toimittajan yhteistyönä. Viestinnän konseptointia Keski-Suomen liitto toteuttaa omana työnään.
Toimittajan tulee sisällyttää hankintaan vähintään 2 kommentointikierrosta jokaisen hankinnan osan osalta. Alkuperäisen määrittelyn vastaisten virheiden korjaamista ei lasketa korjauskierrokseksi.
5 Visuaalinen ilme ja mainostoimistopalvelut
Keski-Suomen liitolle tulee luoda uusi visuaalinen ilme. Maakunnan keskeisimmän kehittämisorganisaation ilmeen tulee kuvastaa vahvasti tulevaisuuteen suuntautunutta toimintaamme.
Liitteessä 1 on esitetty alustava näkemyksemme siitä, mitä konkreettisia tuotteita ja määrittelyjä visuaalisen ilmeen luontiin ensi vaiheessa sisältyy.
Keski-Suomen liiton tarvitsemat mainostoimistopalvelut (puitesopimukseen kuuluvat palvelut) sisältävät pääsääntöisesti visuaalisen ilmeen mukaista muiden viestintätuotteiden suunnittelua ja toteutusta.
6 Verkkosivusto
Liitteessä 1 on esitetty alustava näkemyksemme verkkosivuston ominaisuuksista.
Erityistä huomiota tulee kiinnittää verkkosivuston saavutettavuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen liiton viestinnän ja muun toiminnan tavoitteiden kannalta.
Verkkosivuston tulee latautua nopeasti ja sen hakukonelöydettävyyden tulee olla hyvä. Sivuston pitää toimia ilman selainlaajennuksia ja sen pitää skaalautua eri kokoisille näytöille televisioista älypuhelimiin. Sivuston tulee olla helposti laajentuva ja tilaajan muokattavissa.
7 Hankinnan kattavuus
Mainostoimistopalvelujen hankinnalla Keski-Suomen liitto ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään, vaan palveluja ostetaan sopimusaikana tarpeen mukaan. Liiton käyttämien mainostoimistopalvelujen volyymi vaihtelee vuosittain meneillään olevista tehtävistä ja niiden laajuudesta sekä projektien määrästä johtuen.
Keski-Suomen liitto pidättää itselleen ja hallinnoimilleen projekteille oikeuden hankkia tarvittaessa visualisointi-, verkkosivu- ja mainostoimistopalveluja myös muilta kuin valitulta toimittajalta sopimuskauden aikana. Osa mainituista palveluista tuotetaan liiton omana työnä.
8 Tarjoajalle asetetut vaatimukset
Tarjoajalla tulee olla realistiset tekniset ja taloudelliset edellytykset tuottaa tarjouksen kohteena oleva toimeksianto. Tarjoajalla tulee olla myös riittävät henkilöstöresurssit toimeksiannon toteuttamista varten.
9 Tarjouksen sisältö
Tarjoukseen tulee sisällyttää ainakin seuraavat tiedot:
• Tarjoajan nimi, y-tunnus, yhteystiedot sekä työn toteuttavan henkilön/henkilöiden nimet.
• Karkea kuvaus verkkosivuston toteutuksesta (ml. aikataulu suunnittelusta julkaisuun), visuaalisen ilmeen alustava aihio ja niiden soveltuvuus tässä tarjouspyynnössä esitettyyn tarpeeseen.
• Portfolio tai kuvaus muutamasta, tarjoajan aiemmin toteuttamasta vastaavasta työstä. Töiden esittelyssä tulee kertoa, millä tavalla tarjoaja ja työn toteuttavat henkilöt ovat osallistuneet niiden tekemiseen.
• Työn toteuttavilta henkilöiltä jokaiselta vähintään 3 referenssiä. Kokonaisuutena henkilöiden referensseistä pitää löytyä vähintään 3 visuaalisen ilmeen kokonaisuudistusta ja 3 verkkosivustouudistusta.
• Mainostoimistopalvelujen osalta tarjouksesta tulee käydä ilmi työn tuntihinta/-hinnat ja mahdolliset muut kulut. Arvonlisäveron osuus tulee olla eriteltynä. Laskutus-, toimitus-, yms. lisiä ei hyväksytä.
• Muun tarjouksen osalta kokonaishinta, jossa on kulut eriteltynä. Hinnat tulee ilmoittaa ilman arvonlisäveroa, mutta tarjouksessa tulee mainita, että hintaan lisätään alv.
• Mainostoimistopalvelujen hintaa voidaan korottaa sopimusaikana vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Muiden palvelujen hintoja ei voi muuttaa. Maksuehdoista sovitaan toimeksiantosopimuksessa.
Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjouksen jättöpäivästä.
Tarjousasiakirjat ovat julkisia. Jos liikesalaisuuksia esitetään, tarjoaja yksilöi ne ja esittää erillisessä liitteessä.
10 Alihankinta
Tarjouksessa on esitettävä selvitys tarjouksen tekijän käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijoiden käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Xxxxxxxxxx tekijä vastaa alihankkijasta kuin omasta toiminnastaan.
Toivotamme tervetulleiksi tarjoukset, joissa toteuttajana on useamman palvelutuottajan yhteenliittymä (yhden toimiessa päätoteuttajana ja muiden alihankkijoina).
11 Tarjoajan velvoitteet
Xxxxxxxxxx tekijällä tulee olla esitettävissä pyydettäessä veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkevakuutusmaksuista.
Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Näitä todistuksia ei tarvitse liittää tarjoukseen.
12 Tarjouksen valintaperusteet ja arviointikriteerit
Valinnan perusteena on sisällöltään laadukkain, tarkoituksenmukaisin ja kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten arviointi sisältää haastattelukierroksen. Haastattelut pidetään Keski-Suomen liiton tiloissa Jyväskylässä. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa otetaan huomioon seuraavat tekijät:
1) Kokonaishinta (painoarvo 20 % visuaalinen ilme ja verkkosivusto, 5% asiantuntijatyön tuntihinta)
2) Työn toteutus ja soveltuvuus tässä tarjouspyynnössä esitettyihin tarpeisiin (painoarvo 25 %) ja haastattelu (painoarvo 25 %)
- Arvioidaan karkea kuvaus verkkosivuston toteutuksesta (ml. aikataulu suunnittelusta julkaisuun), visuaalisen ilmeen alustava aihio ja niiden soveltuvuus tässä tarjouspyynnössä esitettyyn tarpeeseen.
3) Haastattelussa tarjoaja esittelee yllämainitun verkkosivuston karkean kuvauksen ja visuaalisen ilmeen alustavan aihion
- Tarjotun tiimin nimettyjen henkilöiden osaaminen ja kokemus (painoarvo 25 %)
Arvioidaan 2 verkkosivutyönäytettä ja 2 visuaalisen ilmeen työnäytettä. Kaikissa näytteissä pitää olla keskeisenä tekijänä nimetyn tiimin jäseniä tai vähintään yksi jäsen ja kaikkien nimetyn tiimin jäsenten pitää olla osallistunut jonkin työnäytteen tekoon keskeisessä roolissa.
Kaikissa laadullisen arvioinnin kohdissa pisteytys/arvioidaan seuraavat ominaisuudet:
a) innovatiivisuus, oivaltavuus ja kekseliäisyys, b) asiakkaan käyttökontekstiin soveltuvuus, c) toteutuksen erinomaisuus, d) visuaalinen raikkaus, e) tietoturvan ja saavutettavuuden toteutus
Tarjoukset, jotka täyttävät edellytykset palvelun tarjoamiseen, vertaillaan esitettyjen valintaperusteiden mukaan, pisteytetään ja asetetaan paremmuusjärjestykseen.
Tilaajalla on oikeus pyytää, ja tarjouksen antajalla on velvollisuus antaa tarjousten käsittelyssä tarvittavia lisäselvityksiä.
13 Tarjouksen hyväksymis- ja hylkäämisperusteet
Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja kuvauksia. Tarjousten tulee olla voimassa vähintään kolme kuukautta niiden saapumisesta. Tarjouksista hyväksytään se, joka on tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset huomioon ottaen kokonaistaloudellisesti edullisin. Osatarjouksia ei hyväksytä eikä myöhästyneitä tarjouksia oteta huomioon.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten avaamisen jälkeen tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä toimittamiseen. Mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, voidaan tällainen tarjous hylätä. Tarjoajalle annetaan pyydettäessä tieto hylkäämisen perusteista.
Xxxxxxx pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.
Hankinta tehdään neuvottelumenettelyllä. Tilaaja pidättää oikeuden käyttää ulkopuolista asiantuntijaa tarjousten arvioinneissa.
Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Tilaaja ilmoittaa valinnasta kaikille tarjoajille sähköisesti.
14 Tarjouksen voimassaolo
Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta niiden jättöpäivästä.
15 Tarjousasiakirjojen julkisuus
Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Asianosaisella (tarjoajalla) on kuitenkin oikeus saada tiedot hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Asianosaisellakaan ei ole tietojensaantioikeutta muiden tarjousten sisältämiin liike- ja ammattisalaisuuksiin. Tarjoajien tulee esittää mahdolliset salassa pidettävät tiedot tarjouksissa omina liitteinään. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- ja ammattisalaisuus.
Toimittajan tulee tarjouksessaan osoittaa, miltä osin tarjous sisältää sellaisia luottamuksellisia liikesalaisuustietoja, joita ei voida julkaista julkisista hankinnoista annetun lain 14 §:n mukaisesti sen jälkeen, kun hankintapäätös, sopimus tai tilaus on tehty.
Julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) mukaan tarjouskilpailuun osallistuneen oikeus saada tietoja tarjouksen käsittelystä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/99) mukaan.
16 Sopimuksen tekeminen
Lainvoimaisen hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Xxxxxxx pidättää oikeuden neuvotella ja laatia valittavan palveluntuottajan kanssa puitesopimuksen, jossa määritellään tarkemmin tilattavista asiantuntijapalveluista ja ehdoista. Syntyvä sopimus voidaan irtisanoa kolmen kuukauden irtisanomisajalla.
17 Tuotoksen hyödyntäminen
Keski-Suomen liitto varaa itselleen täydet oikeudet työn julkaisemiseen, jakamiseen, esittämiseen ja hyödyntämiseen, mukaan lukien oikeuden muokata työtä jälkikäteen ja käyttää työtä tai sen osaa muussa Keski-Suomen liiton tai sen yhteistyökumppanien viestinnässä. Ei koske tarjoukseen liitettyjä työnäytteitä.
18 Laskutus
Laskutus-, toimitus- yms. lisiä, matkakorvauksia tai päivärahalaskuja ei hyväksytä. Työstä maksetaan erikseen sovittavalla aikataululla työn etenemisen mukaan.
19 Aikataulu:
05.12.2019- Tarjouspyynnön jättäminen
+1 vko Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee jättää pe 13.12. klo 16 mennessä
+noin 1 vko Kysymyksiin vastataan to 19.12.2019 klo 16 mennessä
+4 vk Tarjousten viimeinen jättöaika pe 17.1. klo 16
+Noin 1 vko Haastattelut
Pe 21.2.2020 Hankintapäätös
3 - 4 kk Visuaalinen ilme käytettävissä
2 - 3 kk Uudistettu verkkosivuston perusosa teknisenä toteutuksena valmis
Toimittaja voi esittää oman ehdotuksensa projektin aikataulusta.
20 Lisätietoja
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa sähköpostilla 13.12.2019 klo 16.00 mennessä osoitteeseen: xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Sähköpostiin aiheeksi merkintä: ”Ilme ja verkkosivusto, kysymykset”. Näihin kysymyksiin vastataan 19.12.2019 klo 16 mennessä liiton nettisivuilla osoitteessa xxx.xxxxxxxxxx.xx (ajankohtaista-osio).
Xxxxxxxxx yhdyshenkilönä on Xxxx Xxxxxxxxxxx (p. 040 545 0570).
21 Tarjousten jättäminen
Tarjous liitteineen on toimitettava pe 17.1. klo 16 mennessä sähköpostilla osoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Sähköpostiin aiheeksi merkintä: ”verkkosivusto”. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
Jyväskylässä 5.12.2019 KESKI-SUOMEN LIITTO
Liite 1
Tilaaja arvioi alustavasti tarvitsevansa viestinnällisen tarpeensa toteuttamiseksi seuraavaa. Tarjoajat voivat viestinnän kehityksen asiantuntemustaan hyödyntäen esittää oman ehdotuksena konkreettisesta toteutuksesta.
1 Visuaaliseen ilmeeseen liittyvät konkreettiset tuotteet
Ensi vaiheessa työhön tulee sisältyä vähintään:
• Tässä tarjouksessa kuvatun multisite-verkkosivuston ilme (ks. kohta 6. Verkkosivusto ja alla)
• Liikemerkki variantteineen (ml. sosiaalisen median profiilikuvat)
• Esityspohjat (PowerPoint, GoogleDocs, Prezi)
• Videoiden alku- ja loppukuvat äänimaailmoineen
• Uutiskirjepohja 3 kpl
• Käyntikortit
• Nykyaikainen julkaisupohja (Word, GoogleDocs)
• Kirjemalli ja -kuori
• Kattava graafinen ohjeistus, käsikirja tai vastaava
• Em. tuotteiden työtiedostot
2 Verkkosivusto
2.1 Toiminnalliset vaatimukset Perusjärjestelmä
• Alustana avoimen lähdekoodin Wordpress-järjestelmä. Multisite-sivusto, jolle yhdistetään Keski-Suomen liiton
perussivusto, temaattiset sivustot ja muut liiton hallinnoimat sivustot.
• Suunnittelussa ja toteutuksessa mobiilikäyttö vähintään tasavahvana lähtökohtana desktop-käytön kanssa eri alustoilla (iOS & Android).
• Mahdollistaa vähintään seuraavat tekniset ratkaisut visuaalisesti tyylikkäinä toteutuksina: someseinät (esim. Juicer), someupotukset, video- ja podcastupotukset, uutisvirta, tiedotteet, blogialustat, uutiskirjeet, kuvagalleriat ja eri sisältömuotoja yhdistävät galleriat. Näiden tulee olla mahdollisia myös alasivuilla, ei pelkästään etusivulla. Sivustolla tarvitaan myös mm. seuraavia osioita: tapahtumakalenteri, ajankohtaista-osio, tiedotearkisto.
• Joustavuus sivukoossa (teksti, visualisoinnit). Etusivun rakenne ei kahlitse alasivujen ratkaisuja.
• Perussivuston rakenteeseen sisältyy: etusivu + 3 alatason sivupohjaa, sivupohjiin sisältyy pysyvä header ja footer. Temaattisilla sivustoilla mahdollisuus osittain räätälöityyn headeriin ja footeriin.
• Responsiivisuus
• Hakukoneoptimointi (ml. sisällön optimointi)
• Saavutettavuus WCAG 2.1 -ohjeistuksen AA-tason mukaisesti. Skriptattujen ratkaisujen saavutettavuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota hyödyntämällä esimerkiksi WAI-ARIA-ohjeistusta xxxxx://xxx.x0.xxx/XXX/XX/xxxx-xxxxxxxxx/.
• Vahva visuaalisuus ja kuvien käyttö (myös tiedotteisiin ja niiden jakamiseen soveltuvat kuvituskuvat): konsepti
ks. myös yllä visuaalisesta ilmeestä.
• Ratkaisun soveltaminen kansainvälisiin ja monikielisiin tarpeisiin (alkuvaiheessa kieliversiot suomi ja englanti, monikielisestä sisällöstä vastaa tilaaja. Englanninkielinen sisältö on suppeampi ja tarkoitettu rajatummalle kohderyhmälle).
• Verkkolomakkeiden tekemisen mahdollisuus, lomakepohja
• Kriisiviestintäsivu (normaalisti piilossa, syrjäyttää normisivuston tarvittaessa)
• Kampanjaetusivu (normaalisti piilossa, syrjäyttää normisivuston tarvittaessa)
• Sivun tulostaminen PDF:ksi
• Sisällön syöttö ja kuvien käsittely
• Toimittaja vastaa sivuston toteutuksen vaatimien plug-inien hankinnasta ja niiden hinnan tulee sisältyä kokonaishintaan.
Hintaan sisältyy Toimittajan tekemä lopullinen testaus.
Keski-Suomen liiton pääsivuston visuaalisuus suunnitellaan kokonaan uudelleen, temaattisia sivustoja muokataan kevyesti niin, että ne muodostavat visuaalisesti yhtenäisen kokonaisuuden pääsivuston kanssa.
Sivuston ulkoasun taitto suunnitellaan WCAG 2.1 -ohjeistuksen AA-tason täyttäväksi ja responsiivisesti erilaisiin selainleveyksiin mukautuvaksi, erityistä huomiota kiinnitetään kosketusnäytöllisten älypuhelimien ja tablettien käytön edellyttämään väljyyteen, linkkien klikattavuuteen ja saavutettavuusongelmia tuottavien ratkaisujen välttämiseen.
2.3 Verkkosivuston palvelintila ja ylläpitopalvelu
• Verkkosivustolle palvelintila Suomessa olevasta webhotellista
• Skaalautuva levytila
• Rajoittamaton liikennöinti ja vähintään 100M Internet-yhteys
• Julkaisujärjestelmän päivittäinen varmuuskopiointi
• Verkkosivuston ylläpito, hallinta ja ongelmien selvittely vähintään arkisin klo 8 ‒ 16
• Vasteaika: käytettävyys seuraavana työpäivänä
• Julkaisualustan ja sille asennettujen moduulien versio- ja tietoturvapäivitykset vähintään kerran kuukaudessa sekä kriittiset tietoturvapäivitykset tarpeen mukaan
Verkkosivuston palvelintilan ja ylläpitopalvelujen hinta esitetään kuukausihintana (alv. 0 %).
Tarjoajalta edellytetään verkkosivuston ylläpitoon ja päivitykseen liittyvää käyttökoulutusta ja perehdytystä. Tarjoajan on dokumentoitava järjestelmä ja laadittava verkkosivuston päivityssovelluksesta käyttöopas.