Pohjoisen eKirjaston Yhteistyösopimus
Pohjoisen eKirjaston Yhteistyösopimus
1. Sopijapuolet
Tämän Sopimuksen (jatkossa: ”Sopimus”) Sopijapuolina ovat Kainuun ja Pohjois‐Pohjanmaan alueellista kehittämistehtävää hoitava Oulun kaupunki/Sivistys- ja kulttuuripalvelut, Oulun kaupunginkirjasto, Lapin alueellista kehittämistehtävää hoitava Rovaniemen kaupunki/Sivistyspalvelut, Rovaniemen
kaupunginkirjasto ja Kainuun, Lapin ja Pohjois‐Pohjanmaan alueen kuntien yleiset kirjastot (jatkossa ”eKirjasto‐toimijat”), jotka on lueteltu tämän Sopimuksen liitteessä 1. Tällä Sopimuksella sovitaan Pohjoisen eKirjaston toiminnasta (jatkossa: ”eKirjasto”)
2. Sopimuksen tausta
Laissa yleisistä kirjastoista (29.12.2016/1492: 6‐8 §) määritettyjen tehtävien ja alueellisen kehittämistehtävän mukaisesti, alueellista kehittämistehtävää hoitavan kirjaston tulee edistää alueensa kirjastojen kehittymistä ja kirjastojen keskinäistä yhteistoimintaa. Kainuun ja Pohjois‐Pohjanmaan alueellista kehittämistehtävää hoitaa Oulun kaupunginkirjasto ja Lapin alueellista kehittämistehtävää hoitaa Rovaniemen kaupunginkirjasto.
3. Sopimuksen tarkoitus ja kohde
Tämän Sopimuksen lähtökohtana on eKirjasto-toimijoiden yhteinen tavoite tuottaa yhdenvertaisia ja saavutettavia e‐aineistopalveluita toiminta‐alueensa asukkaille (jatkossa: E-palvelut).
Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto organisoivat ja koordinoivat Pohjoisen eKirjaston toiminnan prosesseja sekä ylläpitävät sen toimintaa eKirjasto-toimijoiden tällä Sopimuksella sopimien käytänteiden ja ehtojen mukaisesti. Näihin tehtäviin kuuluvat Pohjoisen eKirjaston E-palveluista päättäminen ja sopiminen, sekä valittujen E-palvelujen sopimushallinta ja Pohjoisen eKirjaston ylläpitoon liittyvät tehtävät.
Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto yhdessä Kainuun, Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan alueen kuntien yleisten kirjastojen kanssa sitoutuvat tavoitteeseen löytää mahdollisimman kustannustehokkaat ja tarkoituksenmukaiset ratkaisut valittujen E‐palvelujen tuottamisessa Kainuun, Lapin ja Pohjois‐Pohjanmaan kuntien asukkaille.
Tällä sopimuksella puretaan ja korvataan Oulun kaupunginkirjaston ja Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan yleisten kirjastojen välinen Alueellisen eKirjaston 1.1.2019 voimaan astunut yhteistyösopimus.
4. Yhteistyön organisointi
4.1. Työjärjestys
Alueellista kehittämistehtävää hoitavat Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto organisoivat ja koordinoivat Kainuun, Lapin ja Pohjois‐Pohjanmaan yhteisen Pohjoisen eKirjaston toimintaa ja toimivat alueidensa hankintayksikköinä E-palveluissa. Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen
kaupunginkirjasto käyvät vuosittaiset neuvottelut e‐aineiston palveluntarjoajien kanssa ja ottavat eKirjasto- toimijoilta vastaan ehdotuksia uusista E‐palveluista sekä käyvät tarjous‐ ja lisenssineuvottelut niistä. Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto järjestävät E‐palvelut hankintalakia noudattaen. Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto eivät vastaa siitä, että neuvottelut saattavat kariutua taikka pitkittyä palveluntarjoajasta tai muista yhteistyötahoista johtuvista syistä.
Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto allekirjoittavat E-palvelujen lisenssisopimukset eKirjasto‐toimijoiden puolesta niiden tällä Sopimuksella antaman valtuutuksen perusteella. Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto ilmoittavat eKirjasto-toimijat E-palveluiden sopimuksiin. eKirjasto-toimijoilta edellytetään tarvittaessa sopimuksiin erillinen kuntakohtainen suostumus. Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto tiedottavat muutoksista esimerkiksi lisenssiehdoissa, kokonaisuuteen kuuluvissa palveluissa, palveluiden käyttöehdoissa, palveluiden ominaisuuksissa, hinnoissa, maksukäytänteissä ja muissa muutoksissa.
Pohjoisen eKirjastoa perustettaessa eKirjasto-toimijoiden voimassa olevat e‐aineistolisenssit yhdistetään kaikkien eKirjasto-toimijoiden käytettäväksi palveluntarjoajien kanssa neuvoteltujen käytänteiden mukaisesti. Oulun kaupunginkirjaston ja Rovaniemen kaupunginkirjaston eKirjasto-toimijoiden puolesta solmimat e-aineistojen käyttöoikeudet kuuluvat yhteisesti ja jaetusti kaikille eKirjasto-toimijoille.
eKirjasto-toimijat hyväksyvät suunnitelmat vuosittaisten E‐palvelusopimusten uusimisista, mahdollisista eKirjastosta pois jätettävistä tai uusista mukaan otettavista E‐palveluista ja tekevät päätökset eKirjaston budjetin vuosikorotuksista huomioiden tässä Sopimuksessa sovitut asiat. Hyväksymiset ja päätökset tehdään vuosittain Pohjois-Suomen yleisten kirjastojen esimiespäivillä tai sähköpostikokouksella.
4.2. Ilmoittautuminen ja sopimusvelvoitteet
Sopimukseen liittyvät Kainuun, Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan kuntien yleiset kirjastot. Sopimus toimii valtuutuksena Oulun kaupunginkirjastolle ja Rovaniemen kaupunginkirjastolle kirjoittaa E‐palveluiden lisenssisopimukset palveluntarjoajien ja kansallisten toimijoiden kanssa eKirjasto‐toimijoiden puolesta ja sitouttaa eKirjasto-toimijat sopimukseen.
Kainuun, Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan kuntien yleiset kirjastot voivat liittyä Sopimukseen kesken sopimuskauden, mikäli e‐palveluntarjoajan kanssa tehty sopimus mahdollistaa sen. Liittyjän hyväksymisestä päättää Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto yhdessä. Liittyjän on hyväksyttävä tämän Sopimuksen velvoitteet.
Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto keräävät ja ylläpitävät rekisteriä tiedoista, joiden koostaminen on välttämätöntä eKirjaston yhteistyön ja E‐palveluiden toiminnan varmistamiseksi. Näitä tietoja ovat kirjaston yhteyshenkilöiden tiedot, laskutusyhteystiedot, mukaan lukien y‐tunnukset ja osoitetiedot sekä kirjastojen IP‐osoiterekisteri ja mahdolliset muut eKirjaston ylläpitoon tarvittavat tiedot.
Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto sopivat kunkin e‐palveluntarjoajan kanssa henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevista ehdoista, joiden mukaisesti e‐palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja eKirjasto‐toimijoiden puolesta. Sopimisessa hyödynnetään Oulun kaupungin ja Rovaniemen kaupungin henkilötietojen käsittelyn ehtoja koskevia sopimuksia, joilla varmistetaan, että e‐palveluntarjoaja
noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön säännöksiä ja muita henkilötietojen käsittelyä sekä suojaamista koskevia säädöksiä.
eKirjasto‐toimijat toimittavat Oulun kaupunginkirjastolle ja Rovaniemen kaupunginkirjastolle sen kirjallisesti antaman ohjeistuksen mukaisesti:
- ajantasaiset ja oikeat tiedot omista IP‐osoitteistaan ja korttisarjoistaan, sekä tiedottaa viipymättä mahdollisista muutoksista Oulun ja Rovaniemen kaupunginkirjastoja ja suoraan palveluntarjoajia
- mikäli käyttäjäntunnistuksessa siirrytään muuhun menetelmään, toimittavat alueen kirjastot tarvittaessa Oulun ja Rovaniemen kaupunginkirjastoille vaadittavat tiedot. Käyttäjäntunnistusmenetelmistä sovitaan kunkin palveluntarjoajan lisenssisopimuksessa
- ajantasaiset yhteyshenkilö‐, osoite‐ ja laskutusyhteystiedot mukaan lukien alv‐ ja y‐tunnukset.
Yhteyshenkilöt ilmaistaan liitteessä 1.
- muita erikseen pyydettäviä palveluiden edellyttämiä tietoja.
Mikäli eKirjasto‐toimijat eivät toimita edellä mainittuja tietoja, ne ymmärtävät, että e-palveluntarjoaja ei välttämättä pysty tai suostu toimittamaan eKirjasto‐toimijoille lisenssisopimuksen mukaista palvelua.
eKirjasto‐toimijat vastaavat lisenssisopimusten edellyttämässä määrin siitä, että ainoastaan lisenssisopimusten mukaan käyttöön oikeutetuilla on mahdollisuus hyödyntää e-aineistoja.
eKirjasto‐toimijat sitoutuvat tiedottamaan organisaationsa henkilö- ja käyttäjäkuntaa tämän sopimuksen nojalla solmittujen lisenssisopimusten ehdoista sekä väärinkäytöksistä seuraavista sanktioista. Mikäli ilmenee epäily tai tieto lisenssisopimusrikkomuksesta, eKirjasto‐toimija ryhtyy lisenssisopimuksen edellyttämiin toimenpiteisiin. Lisäksi eKirjasto‐toimija ilmoittaa asiasta viipymättä Oulun kaupunginkirjastolle tai Rovaniemen kaupunginkirjastolle. Jokainen eKirjasto-toimija vastaa osaltaan omasta toiminnastaan tai laiminlyönnistään aiheutuvasta vahingosta tai rikkomuksesta.
5. Tietojen luottamuksellisuus
eKirjasto-toimijat vastaavat siitä, että toisen eKirjasto-toimijan luovuttamia, luottamukselliseksi merkitsemiä, tietoja käsitellään luottamuksellisina viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) säännökset huomioon ottaen. Asiakaskohtaisia yksittäisiä tietoja ei luovuteta, käytetä tai julkaista tämän Sopimuksen voimassaoloaikana tai sen jälkeen muuta kuin sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaatimiin tarkoituksiin ja sen edellyttämässä laajuudessa.
Luottamuksellisena tietona ei kuitenkaan pidetä tietoa, joka on:
- julkisuuslainsäädännön nojalla esitettävä
- luovutushetkellä yleisesti tunnettua
- saatavilla julkisista lähteistä
- tullut luovutushetken jälkeen yleisesti tunnetuksi tai saataville muutoin kuin toisen eKirjasto-toimijan toimien tai laiminlyöntien seurauksena
- ennen tiedon luovutusta tiedon vastaanottaneen osapuolen tiedossa ilman, että se on saatu suoraan tai epäsuoraan toiselta eKirjasto-toimijalta.
6. E‐aineistopalvelujen häiriötilanteet ja korvausvastuut
Mahdollisista häiriötilanteista E‐palveluissa on ilmoitettava välittömästi palvelun tuottajalle sekä Oulun ja Rovaniemen kaupunginkirjastoille. Oulun kaupunginkirjasto tai Rovaniemen kaupunginkirjasto eivät ole vastuussa häiriötilanteista E-palveluissa eivätkä ole korvausvelvollisia niistä muille eKirjasto-toimijoille.
7. Maksut ja kustannusten jakautuminen
eKirjasto‐toimijat sitoutuvat maksamaan vuosittain Sopimuksessa määritellyt kustannukset, jotka muodostuvat eKirjaston sisältämistä E-palveluista ja niiden sisällöistä. Lisäksi eKirjasto-toimijat sitoutuvat maksamaan eKirjaston ylläpidosta aiheutuvat kulut. eKirjaston toiminnasta aiheutuvat kustannukset ja kustannusten jakautuminen ilmaistaan Liitteessä 3.
8. Sopimusrikkomus ja sen seuraamukset
Tätä Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti eKirjasto-toimijoiden keskinäisin neuvotteluin. Jos eKirjasto-toimija olennaisesti tai toistuvasti jättää täyttämättä tämän Sopimuksen mukaisia velvoitteitaan, voidaan Sopimus purkaa tämän eKirjasto-toimijan osalta. Sopimuksen irtisanomisesta on ilmoitettava rikkoneelle eKirjasto-toimijalle vähintään kuusi (6) kuukautta ennen Sopimuksen irtisanomisen voimaantuloa. Jos neuvotellen ei päästä yhteisymmärrykseen asian sovinnollisesta ratkaisemisesta kolmen
(3) kuukauden kuluessa erimielisyyden toteamisesta, asia ratkaistaan kenen tahansa eKirjasto-toimijan aloitteesta Oulun käräjäoikeudessa.
9. Sopimuksen voimassaolo ja uudistaminen
Sopimus tulee voimaan 1.10.2021 kaikkien eKirjasto-toimijoiden allekirjoitettua sen ja on voimassa viisi (5) vuotta ja kolme (3) kuukautta sen voimaantulosta 31.12.2026 asti.
Tämän Sopimuksen irtisanominen tapahtuu sitä haluavan eKirjasto-toimijan päätöksellä. Tällöin sopimus lakkaa olemasta voimassa, kun irtisanovalla eKirjasto-toimijalla ei enää ole Oulun kaupunginkirjaston tai Rovaniemen kaupunginkirjaston sen puolesta solmimia, voimassa olevia määräaikaisia lisenssisopimuksia. Irtisanomisen tulee tapahtua viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kuin irtisanomisosapuolen viimeinen Oulun kaupunginkirjaston ja Rovaniemen kaupunginkirjaston sen puolesta solmima lisenssisopimus päättyy. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti. Irtisanoutuneen eKirjasto-toimijan tulee noudattaa tässä Sopimuksessa määriteltyjä velvoitteita irtisanoutumisen voimaan tuloon saakka, eikä irtisanoutuvalla eKirjasto-toimijalla ole oikeutta vaatia takaisin maksamiaan maksuja tai muita kustannuksia. Irtautumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa irtisanoutuva eKirjasto-toimija.
Pohjoiseen eKirjastoon yhdistetyt ja hankitut uudet palvelut ja niiden sisällöt jäävät Sopimukseen jäävien eKirjasto-toimijoiden käyttöön, eikä irtisanovalla eKirjasto-toimijalla ole enää oikeutta niiden käyttöön.
Mikäli eKirjasto-toimijaan liittyen tapahtuu yhdistymiseen, liitokseen, jakautumiseen, alueellista kehittämistehtävää säätelevään lainsäädäntöön liittyviä muutoksia tai muuhun lainsäädäntöön liittyviä tämän Sopimuksen kannalta olennaisia muutoksia, on eKirjasto-toimijalla oikeus irtisanoa tämä Sopimus päättymään silloin, kun muutos tulee voimaan. Muutoksista tulee ilmoittaa Oulun kaupunginkirjastolle ja Rovaniemen kaupunginkirjastolle niin pian kuin mahdollista ja viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sen
kalenterivuoden alkua, jona muutos on suunniteltu toteutettavan. Saatuaan tiedon muutoksesta ja muut tarpeelliset tiedot Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto neuvottelevat e- palveluntarjoajien kanssa lisenssisopimuksista irtautumisesta ja niiden mahdollisista uudelleenjärjestelyistä.
Mikäli Suomessa otetaan käyttöön valtakunnallisia e-aineistoja, Sopimusta tai Sopimuksen osia voidaan tarvittaessa tarkistaa uudelleen kohdan 10 mukaan ennen Sopimuksen päättymistä tai Sopimus voidaan purkaa.
Silloin kun yhdistymisen, liitoksen, jakautumisen tms. seurauksena syntyy uusi organisaatio, neuvottelevat Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto kyseisen organisaation lisenssisopimuksista sitten, kun uuden organisaation ja Oulun kaupunginkirjaston ja Rovaniemen kaupunginkirjaston välisestä yhteistyösopimuksesta on päästy sopimukseen.
Oulun kaupunginkirjasto ja Rovaniemen kaupunginkirjasto eivät tämän Sopimuksen voimassaolon päätyttyä tarjoa alueen kirjastoille tämän Sopimuksen mukaisia palveluja tai sisältöjä. Sopimuskauden päättyessä Sopimuksen sisältöä ja puitteita voidaan tarkistaa ja Sopimus uusia.
10. Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen
Tätä Sopimusta voidaan muuttaa vain eKirjasto-toimijoiden yhtenäisin päätöksin. Muutoshallinta tapahtuu tähän Sopimukseen liitettävällä Sopimusmuutos‐liitteellä. Liitteen 1 (Yhteyshenkilöt) tietoja voidaan kuitenkin muuttaa ilmoittamalla muutoksesta Oulun kaupunginkirjastolle ja Rovaniemen kaupunginkirjastolle.
eKirjasto-toimijalla ei ole oikeutta ilman muiden eKirjasto-toimijoiden suostumusta osaksikaan siirtää tätä Sopimusta kolmannelle osapuolelle.
11. Sovellettava laki
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia
12. Sopimuskappaleet
Sopimusta on laadittu ja allekirjoitettu yksi saman sisältöinen kappale kaikille eKirjasto-toimijoille.
13. Liitteet
Tähän sopimukseen kuuluvat sen erottamattomana osana liitteet: Liite 1: Sopijapuolet ja sopimusyhteyshenkilöt
Liite 2: E‐kokoelmapolitiikka
Liite 3: Maksut ja kustannusten jakautuminen
14. Allekirjoitukset
Oulun kaupunki Rovaniemen kaupunki 13.9.2021
Xxxx Xxxxxxxx, sivistys- ja kulttuurijohtaja Xxxxx Xxxxxxx, toimialajohtaja