KIRKES-KIRJASTOJEN YHTEISTOIMINTASOPIMUS
KIRKES-KIRJASTOJEN YHTEISTOIMINTASOPIMUS
1. Sopijapuolet
Järvenpään kaupunki PL 41, 04401 Järvenpää
Y-tunnus: 0126541-4
Keravan kaupunki
PL 123, 04201, Kerava
Y-tunnus: 0127485-5
Tuusulan kunta
PL 60, 04301 Tuusula
Y-tunnus: 0131661-3
Mäntsälän kunta
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
Y-tunnus: 0129261-5
2. Sopimuksen yhteyshenkilöt
Järvenpään kaupunki Järvenpään kaupunginkirjasto
Kirjastopalveluiden päällikkö Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Keravan kaupunki Keravan kaupunginkirjasto
Kirjasto- ja kulttuuripalveluiden johtaja Xxxx Xxxxxxxxxxx xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Tuusulan kunta Tuusulan kunnankirjasto
Kirjastotoimenjohtaja Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Mäntsälän kunta Mäntsälän kunnankirjasto
Kirjastopalvelujohtaja Xxx Xxxxx-Xxxxxx xxx.xxxxx-xxxxxx@xxxxxxxx.xx
Vain sopimuksen yhteyshenkilölle ilmoitetut tiedonannot ja yhteydenotot ovat päteviä. Viralliset tätä sopimusta koskevat tiedonannot lähetetään yhteyshenkilön lisäksi myös kunkin jäsenkunnan kirjaamon osoitteella. Sopijaosapuolen on viivytyksettä
ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toisten sopijaosapuolten yhteyshenkilölle.
3. Sopimuksen kohde
Tällä sopimuksella sopijapuolina olevien kuntien kirjastot (jäljempänä Kirkes-kirjastot) toteuttavat yleisistä kirjastoista annetun lain 11 § 1 momentin mukaista yhteistyötä ja kuntalain (410/2015) 49 § 1 momentin mukaista kuntien vapaaehtoista yhteistoimintaa.
Sopijaosapuolten kirjastojen toimintaa ohjaa laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) sekä laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011).
4. Sopimuksen tavoitteet
Tämän sopimuksen tavoitteena on tuottaa Kirkes-kirjastojen yhteistyönä asiakaslähtöisiä, laadukkaita ja kustannustehokkaita kirjastopalveluja kuntien yhteisesti sopimien sekä kansallisten kirjastopoliittisten linjausten mukaisesti.
Sopijapuolet sitoutuvat neuvottelemaan keskenään hyvässä yhteisymmärryksessä asioiden ratkaisemiseksi ja toimimaan siten, että tämän sopimuksen tarkoitus täyttyy.
Kirkes-kirjastojen yhteistyön perustana ovat kuntarajat ylittävä asiakkuus ja kokoelmien yhteiskäyttö sekä sopijapuolten yhteisessä omistuksessa, hallinnassa ja käytössä olevat yhteiset tietokannat ja
–järjestelmät ja niitä hyödyntävät verkkopalvelut. Selvyyden vuoksi todetaan, että kokoelmat eivät ole yhteisomistuksessa, vaikka ne ovat kaikkien Kirkes-kirjastojen käyttösäännöt hyväksyneiden käytössä.
Kirkes-kirjastojen verkkopalveluratkaisuissa pyritään yhtenäiseen käyttäjäkokemukseen.
5. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus korvaa aiemman, 25.11.2004 päivätyn Kirkes- yhteistyösopimuksen.
Tämä sopimus tulee voimaan kun kaikki sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
6. Hallinto ja päätöksenteko
Kirkes-kirjastojen yhteistoimintaa koskevat päätökset tekee Kirkes- kirjastojen johtoryhmä. Selvyyden vuoksi sopijapuolet toteavat,
ettei tämä sopimus siirrä kuntien päätösvaltaa Kirkes-johtoryhmälle, sido virkatoimintaa rajoittamalla kuntien itsenäistä päätösvaltaa tai otto-oikeutta.
Johtoryhmä päättää yhteistyön periaatteista sekä yhteisistä kehittämislinjoista, tavoitteista ja toimintakäytännöistä toimivaltansa puitteissa. Johtoryhmän jäsenet vievät asiat tarvittavin osin päätöksentekoon omiin kuntiinsa johtoryhmän esitysten mukaisesti.
Päätösten valmisteluun sisältyy yhteinen lähetekeskustelu, jaetut kokemukset, mahdolliset selvitykset ja riskianalyysit, arvio päätösten vaikutuksista sekä yhteenveto ja esitys asian ratkaisemiseksi.
Kukin sopijapuoli nimeää johtoryhmään edustajakseen kunnan kirjastopalveluista vastaavan johtajan sekä hänelle varahenkilön, joka osallistuu johtoryhmän kokoukseen, mikäli varsinainen jäsen on estynyt. Johtoryhmän puheenjohtajuus kiertää vuosittain jokaisella sopijakunnalla toimintasuunnitelmassa tarkemmin määritellyllä tavalla.
Johtoryhmän lisäksi toimii erikseen määriteltyjä asiantuntijaryhmiä, jotka valmistelevat asioita johtoryhmän päätettäväksi. Johtoryhmä valitsee tarvittaessa sihteerin vuosittain. Johtoryhmän kokouksiin voidaan kutsua sidosryhmien edustajia ja asiantuntijoita.
Kehittämistä ja hankkeita varten voidaan perustaa erillisiä työryhmiä. Johtoryhmän kunkin jäsenen esimiehelle tai tämän valtuuttamalle henkilölle varataan tarvittaessa mahdollisuus osallistua johtoryhmän kokouksiin.
Johtoryhmän kokouksiin kutsutaan myös yksi (1) henkilökunnan edustaja, joilla on puhe- ja läsnäolo-oikeus, muttei äänioikeutta. Henkilökunnan edustajan toimikausi on yksi (1) kalenterivuosi ja hänet valitaan kunnista kiertävän puheenjohtajavuoron mukaisesti puheenjohtajakauden ajaksi. Kukin sopijapuoli nimeää oman henkilökunnan edustajansa.
Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun kaikki varsinaiset jäsenet tai heidän varahenkilönsä ovat läsnä. Kullakin johtoryhmän jäsenellä on käytössään yksi (1) ääni. Päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Jos äänestyksessä päädytään tasatulokseen, puheenjohtajan ääni ratkaisee.
Johtoryhmä kokoontuu vähintään kuusi (6) kertaa vuodessa puheenjohtajan kutsusta. Tämän lisäksi kokous on mahdollista järjestää vähintään kahden (2) äänivaltaisen jäsenen kutsusta. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Asialista on toimitettava viimeistään kolme (3) työpäivää ennen kokousta. Jokaisella sopijapuolella on oikeus nostaa asioita kokouksen asialistalle. Kokous voidaan pitää myös etäyhteyden välityksin.
7. Kirkes-kirjastojen yhteiset tehtävät ja velvoitteet
Kirkes-kirjastoilla on johtoryhmän hyväksymä yhteistoimintaa koskeva, vuosittain päivitettävä toiminta- ja taloussuunnitelma, jota johtoryhmä seuraa säännöllisesti.
Toiminta- ja taloussuunnitelma laaditaan jäsenkuntien talousarvion ja sitovien tavoitteiden mukaisesti tavoiteaikatauluja noudattaen.
Alustava suunnitelma tehdään keväällä ennen talousarviokäsittelyä. Talousarvioprosessin jälkeen tarkennetaan suunnitelmaa vastaamaan valtuustojen myöntämiä määrärahoja.
Selvyyden vuoksi sopijapuolet toteavat, että Kirkes-johtoryhmän toiminta- ja taloussuunnitelman linjaukset huomioidaan kunkin osapuolen kirjastopalveluiden käyttötaloussuunnitelmassa.
Johtoryhmä päättää tiedon tuottamistavoista sekä järjestelmän tietojen luovuttamisesta tai liittämisestä muihin järjestelmiin noudattaen alan yleisiä kansallisia linjauksia ja ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajat (julkisuus- ja salassapitosäädökset, tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä annetut säädökset) sekä tietojärjestelmistä tehdyt päätökset ja sopimukset.
Selvyyden vuoksi todetaan, että yksittäisten asiakkaiden osalta henkilötietojen luovuttamisesta päättää ja vastaa kukin jäsenkunta osaltaan.
Sopijapuolet voivat kilpailuttaa hankintoja yhteisesti. Kukin sopijaosapuoli vastaa omalta osaltaan julkisia hankintoja koskevan lain (1397/2016) velvoitteiden noudattamisesta.
Kirkes-sopimuksen tarkoituksena on mahdollistaa palveluiden kehittäminen. Sopijapuoli tai sopijapuolet voivat osallistua ja liittyä sellaisiin Kirkes-yhteistyön ulkopuolisiin kehittämishankkeisiin ja tietojärjestelmiin, joista ei aiheudu haittaa Kirkes-kirjastojen yhteistyölle tai kirjastonkäyttäjille. Mikäli tietojärjestelmä tai kehittämishanke hyödyntää Kirkes-kirjastojen yhteistä aineisto- ja asiakastietokantaa, tulee hanke saattaa johtoryhmän päätettäväksi luvussa 6 mainitun mukaisesti. Kukin hankkeeseen osallistuva sopijapuoli vastaa asianmukaisesta tietoturvan tasosta.
Muun tyyppiset hankkeet on saatettava johtoryhmän tietoon ennen hankintapäätöksen tekemistä. Kukin osapuoli vastaa tällaisten omien ohjelmistojensa ja palvelujensa kustannuksista ja niiden yhteensovittamisesta Kirkes-kirjastojen tietojärjestelmiin ja verkkopalveluihin. Hankkeen etenemisestä on tiedotettava aktiivisesti muille sopijaosapuolille.
8. Yhteistoiminnasta aiheutuvat kustannukset
Kirkes-kirjastojen yhteistoiminnasta aiheutuvia kustannuksia ovat toiminta- ja taloussuunnitelmaan perustuvat, yhteisen
tietojärjestelmän ja verkkopalveluiden ylläpitämisestä ja muusta yhteisen toiminnan tuottamisesta ja kehittämisestä syntyvät kustannukset. Yhteiset kulut jaetaan pääsääntöisesti käyttäen jakoperusteena kunkin sopijapuolen asukasluvun mukaista prosentuaalista osuutta kustannuksista. Johtoryhmä vahvistaa vuosittain kunkin sopijapuolen edellisen vuoden asukaslukuun perustuvan prosenttiosuuden kustannuksista.
Sopijapuolet vastaavat itse yhteistoimintaan liittyvistä työntekijöidensä palkka-, matka- ja muista kuluistaan ellei sopijapuolet muuta sovi. Osapuolet sitoutuvat osoittamaan yhteistoiminnalle riittävät henkilöresurssit.
Jos hankkeen valmistelussa katsotaan, ettei jokaisen sopijapuolen osallistuminen yhteisiin hankkeisiin järjestelmäteknisistä tai toiminnallisista syistä ole välttämätöntä, kustannukset jaetaan hankkeeseen osallistuvien sopijapuolten kesken asukaslukujen mukaisessa suhteessa.
9. Yhteistoimintaan liittyminen
Kirkes-yhteistoimintaan voidaan jäsenkuntien yhtäpitävin päätöksin ottaa mukaan muita kuntia tai kuntayhtymiä.
Liittyminen edellyttää tämän yhteistyösopimuksen hyväksymistä sekä kustannuksiin osallistumista tässä sopimuksessa määritellyllä tavalla. Uusi Kirkes-kirjastoihin liittyvä organisaatio allekirjoittaa tämän sopimuksen.
10. Sopimuksen irtisanominen
Sopijaosapuoli voi kirjallisesti irtisanoa sopimuksen päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Irtautumisesta aiheutuvista välittömistä kuluista vastaa yhteistoimintasopimuksen irtisanova kunta.
11. Muut ehdot
Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun sopijaosapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet.
Tätä sopimusta ei saa siirtää kolmannelle ilman muiden sopijapuolten suostumusta. Sopimus voidaan tämän estämättä siirtää taholle, jolle kirjastopalveluiden järjestämisvastuu on jäsenkunnalta siirtynyt.
Sopijaosapuoli ei vastaa toiselle sopijaosapuolelle/sopijaosapuolille aiheuttamastaan välillisestä vahingosta.
Tämän sopimuksen puitteissa yhteistyössä syntyneet tulokset kuuluvat yhteisesti niille sopijaosapuolille, jotka ovat niiden aikaansaamiseen osallistuneet. Yhteisomistuksen ehdot sovitaan
yhteisomistajien kesken erikseen. Yhteisomistajat eivät ole velvollisia luovuttamaan tuloksia muille sopijaosapuolille.
Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin.
12. Päiväys ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty neljä (4) saman sisältöistä kappaletta, yksi
(1) kullekin sopijaosapuolelle.