SOPIMUS – Digitaalisten palveluiden ja kaupunkiyhteisten komponenttien kehitys
SOPIMUS – Digitaalisten palveluiden ja kaupunkiyhteisten komponenttien kehitys
Osapuolet
Tilaaja Helsingin kaupunki, Strategiaosasto, Tietohallinto
Xxxxxxxxxxxxxxx 00-00 X 0.xxxxxx
00530 HELSINKI PL 550, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Toimittaja Helsingin kaupunki, Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimiala, tietohallinto PL 53487, 00099 Helsingin kaupunki
Yhteyshenkilöt Sopimusyhteyshenkilöt:
Tilaaja:
Xxxxxxx Xxxxxxx, Palvelupäällikkö p. 0405227407
Toimittaja:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö p. 0405834953
Toiminnan yhteyshenkilöt
Tilaaja:
Xxxxxx Xxxxxxx ja Xxxxxxx Xxxxxxx
Toimittaja:
Xxxxx Xxxxxxxx ja Xxxxxx Xxxxxx
Sopimuksen sisältö
Tällä sopimuksella Kanslia tilaa Kuvalta asiantuntijatyötä digikehityshankkeisiin vuonna 2021. Sopimus koskee digitaalisten palveluiden kehittämistyötä, jossa suunnitellaan ja kehitetään kaupunkiyhteisiä ohjelmisto- ja käyttöliittymäkomponentteja ja muita tarvittavia kyvykkyyksiä sekä kehitetään yhteisiä toimintatapoja kehityksen ja käytön tueksi.
Työtä tilataan mm. Yritysten ja Järjestöjen Digitaalinen Helsinki -hankkeeseen sekä Tilavarauksen, Linked Eventsin ja Palvelukohtaisen asiointitietovarannon kehittämiseen (Liite 1). Tarpeen mukaan sovitaan asiantuntijatyön tilaamisesta mahdollisiin muihin hankkeisiin.
Kustannukset
Kustannukset määräytyvät toimittajan ja tämän konsulttien kesken sovitun hinnaston mukaisesti (Liite 2). Muutokset hinnastoon käsitellään ja sovitaan sopimusyhteyshenkilöiden kesken. Muutoksia
voi tulla siinä tapauksessa, että Toimittaja korottaa hintojaan puitejärjestelyjen mahdollistamalla tavalla. Toimittaja laskuttaa tilaajaa läpilaskutuksena konsulttien tekemien tuntien perusteella.
Tilaaja ja toimittaja sopivat yhdessä etukäteen hankekohtaisesti työmääräarvion, jonka perusteella tilaaja voi teettää laskutettavaa työtä. Tehtävän työn määrä ja jaksotus sovitaan hankekohtaisesti toiminnan yhteyshenkilöiden kesken. Tilaaja ja toimittaja viestivät mahdollisista muutoksista ja tarpeista hyvissä ajoin ennen tarvetta tai muutosta (vähintään kaksi kalenterikuukautta). Tämä johtuu siitä, että toimittajan on kyettävä kommunikoimaan mahdolliset muutokset konsulteilla ja heidän työantajilleen ja tarpeen supistuessa mahdollisesti irtisanottava sopimukset. Toimittaja ei sitoudu tarjoamaan työtä enempää kuin hankekohtaiset sovitut työmääräarviot ovat. Mahdolliset ongelmatilanteet ratkotaan sopimuksen ohjausryhmässä, johon kuuluvat sopimuksen yhteyshenkilöt ja heidän nimeämänsä henkilöt. Ohjausryhmä kokoontuu kuukausittain.
Arvioidut maksimikustannukset vuodelle 2021 ovat yhteensä noin 1 700 000 euroa (alv 0 %). Tämä perustuu sopimuksentekohetken työmääräarvioihin, jossa toimittaja tarjoaa työtä hinnaston (Liite 2) mukaisesti. Työmääräarvio voi ylittyä sopimuskauden aikana, mikäli tilausten yhteismäärä ylittää arvioidun enimmäismäärän.
Raportointi- ja laskutuskäytännöt
Jokaisesta erillislaskutettavasta projektista tehdään oma tilaus (Bosti), johon kirjataan projektitunnus ja projektipäällikön nimi. Tämän jälkeen noudatetaan seuraavaa prosessia:
• Konsultit laskuttavat toimittajaa työtunneista projekteittain.
• Laskut lähetetään tilaajan projektipäällikölle tarkastettavaksi.
• Tilaajan projektipäällikkö tarkastaa laskun ja lähettää sen toimittajalle hyväksyttäväksi ja maksettavaksi.
• Toimittaja veloittaa tilaajaa kootusti sovitun aikavälin ja tilausten mukaisesti.
Sekä tilaaja että toimittaja ovat velvollisia seuraamaan tilattujen työmäärien käyttöastetta.
Muuta
Ohjausryhmä ohjaa sopimuksen toteutumista. Ohjausryhmään kuuluvat sopimuksen yhteyshenkilöt ja heidän nimeämänsä henkilöt. Tilaajan edustaja on ohjausryhmän puheenjohtaja ja Toimittajan edustaja sihteeri.
Ohjausryhmän tehtävät:
- Tilausten seuranta ja tulevien tilausten valmistelu
- Mahdollisten ongelmatilanteiden ratkominen Ohjausryhmä kokoontuu kuukausittain.
Tilaaja vastaa työn ohjauksesta ja siitä että tehty työ vastaa Tilaajan tarpeita. Toimittaja ei vastaa työn laadusta, mutta mikäli poikkeamia ilmenee, tilaaja sopii reklamoinnin toimintatavoista yhdessä toimittajan kanssa.
Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen kirjallisesti hyväksyneet (esim. sähköpostilla). Sopimus on voimassa joulukuun 2021 loppuun asti. Muutokset sopimukseen on tehtävä molempien osapuolten yhteisellä hyväksynnällä ja sovittava kirjallisesti.
Helsingissä 17.5.2021
TILAAJA TOIMITTAJA
Xxxxx Xxxxxx, digitalisaatiojohtaja Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö Helsingin kaupunki, kaupunginkanslia Helsingin kaupunki, kulttuuri- ja vapaa-ajan toimiala