KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SUOMUSSALMEN KUNNAN SOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Liite 17/ 36 § maakuntahallitus 24.1.2005

KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SUOMUSSALMEN KUNNAN SOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Tämä sopimus on Kainuun kuntien (Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vuolijoki) ja Kainuun maakunta

-kuntayhtymän kesken laaditussa yhteistyösopimuksessa (myöhemmin ”pää- sopimus”) tarkoitettu alasopimus, johon sovelletaan yhteistyösopimuksen ehtoja.

1 § SOPIJAPUOLET:

Kunta: Suomussalmen kunta (myöhemmin ”kunta”) Palveluntuottaja: Kainuun maakunta -kuntayhtymä (myöhemmin ”maa-

kunta”)

2 § YHTEYSHENKILÖT:

Taloushallinnon palvelut:

Kunta: talousjohtaja

Maakunta: talousjohtaja

Palkkahallinnon palvelut:

Kunta: henkilöstöpäällikkö

Maakunta: henkilöstöjohtaja

Tietohallinnon palvelut:

Kunta: talousjohtaja

Maakunta: tietohallintopäällikkö

Tämän sopimuksen toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista yhteyshenkilöt voivat neuvotella ja sopia keskenään, jos ne eivät aiheuta oleellisia tai periaat- teellisia muutoksia tähän sopimukseen.

3 § SOPIMUKSEN KOHDE

1. Ohjelmistot ja järjestelmät:

Sopimuksen kohteena olevien ohjelmistojen, liittymien ja järjestelmien ylläpito (käyttäjätuki, puhelintuki, työasematuki, järjestelmätuki/sovellustuki/ym.) on maakunnalla. Kunnan omien ohjelmistojen ja laitteiden maksut kuuluvat kunnalle.

Tässä sopimuksessa sovitaan kunnan ja maakunnan kesken seuraavien palvelujen tuottamisesta yhteisesti:

1. Taloushallinnon palvelut:

1. Kirjanpito

• tilikartan ja laskentatunnisteiden ylläpito

• ulkoinen laskenta, tilinpäätös (myös konserni) ja viralliset raportit

• sisäinen laskenta

• taloustilasto (kunta itse toimintatilastot)

2. Käyttöomaisuuskirjanpito

3. Ostoreskontra

• ostolaskujen kierrätysjärjestelmän Rondon ylläpito, mukaan luettuna toimittajarekistereiden ylläpito

• ostolaskujen maksu kunnan antamien ohjeiden mukaan

4. Myyntireskontra

• yleislaskutus

• kunnan laskutusjärjestelmistä tulevien aineistojen laskuttaminen

• siirto kunnan laskutusjärjestelmistä myyntireskontraan

• asiakasrekistereiden ylläpito

• perintäpalveluiden järjestäminen

5. Lainojen hallinta

• xxxxxxxxx, xxxxxxxxx ja aravalaina -ohjelmiston ylläpito ja hoitaminen

6. Raportointi

• viranomaisten vaatimat raportit

• EU -projektien tilityksiin liittyvät raportit

• kuukausiraportit

• pyydettäessä kuntien erikseen tarvitsemat raportit

7. Kassapalvelut

• Maakunnan yhteisen kassajärjestelmän hoitaminen

• Kunnan käteiskassojen koordinointi ja ohjeistus, tilitettävien käteisva- rojen laskenta ja toimitus pankkiin maakunnan maksuliikenteessä so- vittujen periaatteiden mukaisesti

8. Maksuliikenne ja maksuvalmiuden suunnittelu

• päivittäinen maksuliikenne kunnan antamien ohjeiden mukaan

• maksuvalmiussuunnitelmien tekeminen

1. Palkkahallinnon palvelut:

1. Henkilötietojen ja rekistereiden ylläpito

• Vakanssirekisteri

• Henkilörekisteri

• Palkkarekisteri

2. Palkanlaskenta ja liittymät

• WEB-toimintojen ylläpito ja käytönopastus

• päivittäinen opastus tietojärjestelmien käytössä

3. Palkkojen- ja palkkioiden laskenta ja maksatus

• ateriaetujen laskeminen

• yleiskorotusten rekisteröinti

• palkkojen kirjaaminen ja palkasta perittävien maksujen ylläpito (esim. työnantajasuoritukset ja jäsenmaksut)

• maksatukset pankkiin

• palkkalaskelmien toimittaminen verkkopalkkana tai e-kirjeenä

• laskennan tekeminen palveluajoista johtuvaa päätöksentekoa varten

4. Tilastot ja raportit

• viranomaisraportointi

• tilitykset

• vuosi-ilmoitukset

• hakemusten toimittaminen KELAlle (hakijan vastuu, että toimitettu täytettynä, ajoissa ja allekirjoitettuna palkanlaskentaan)

• palkka- ja palveluaikatodistusten toimittaminen sähköisesti kuntayk- sikköön, jossa ne voidaan tulostaa ja allekirjoittaa sovittavalla tavalla

• KT:n suosituksen mukaiset tai yhteisesti sovittavat henkilöstöraportit ja tilastot

• talousarvion palkkaliitteen perustietojen toimittaminen sähköisesti

• vuosilomaoikeuksien laskenta ja toimittaminen sähköisesti työyksiköihin.

5. Eläkeneuvonta

• neuvonta ja avustaminen hakemusten täyttämisessä

6. Matkojenhallintajärjestelmä, matkalaskujen käsittely ja maksatus.

2. Tietohallinnon palvelut:

Kuntien palomuurit ja ns. kuntakohtaiset alueverkon reitittimet ja kytkimet siir- tyvät maakuntahallinnon omistukseen. Muut verkon aktiivilaitteet jäävät kuntien omistukseen ja vastuulle. Atk-verkot kuuluvat kiinteistöihin ja ne veloi- tetaan osana kiinteistöjen vuokraa.

Tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä maakuntahallinnolle ja kunnille:

1. Perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen

2. Tietojärjestelmien ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen

3. Tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat

4. Teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen

5. Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen

6. Muut mahdolliset erikseen sovittavat tietohallintotehtävät

4 § VELOITUSPERUSTEET

Kustannusten määritelmä:

Tässä yhteistyösopimuksessa mainittujen maakunnan kunnalle tuottamien palveluiden kustannuksiin lasketaan mukaan vain tässä sopimuksessa sovituista tehtävistä aiheutuvat palkkakustannukset sosiaalikustannuksineen, näiden tehtävien hoidossa tarvittavien ostopalveluiden, tavaroiden ja tarvikkeiden ja muiden välttämättömien hankintojen kustannukset sekä maakunnan hankkimien, näitä toimintoja palvelevien koneiden ja laitteiden poistot. Maakunnan yhteisten palveluiden talousarvio seuraavalle vuodelle on valmis edellisvuoden elokuun loppuun mennessä. Talousarvio käsitellään kunnan ja maakunnan välisessä neuvottelussa, jossa hyväksytään käyttösuunnitelma seuraavalle vuodelle.

Yhteisesti hyväksytyn käyttösuunnitelman perusteella kunta suorittaa palveluista ennakkomaksun maakunnalle kaksi kertaa kuukaudessa pääsopimuksen 5 §:n mukaisesti. Ennakkomaksuosuudet suoritetaan kunkin kuukauden 12. ja 30. päivä. Lopullisen maksun suuruus tarkistetaan pääsopimuksen 5 §:n mukaisesti.

Jos maakunnan vastuulla olevat palvelut ja/tai maakunnan hoidossa olevat järjestelmät eivät ole olleet maakunnan aiheuttamien toimenpiteiden vuoksi palvelujen laatukriteereissä määrätyllä tavalla kunnan käytettävissä ja siitä on aiheutunut vahinkoa kolmannelle osapuolelle tai kolmas osapuoli on vaatinut siitä korkoa tai muuta vastaavaa korvausta, on maakunta velvollinen korvaamaan kunnalle näin syntyneet välittömät vahingot.

Maakunta ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut kunnan omasta toiminnasta.

Maakunnan ja kunnan välisestä yhteistoiminnasta aiheutuva tehokkuuden lisäys ja sen mahdollistamat tuottavuushyödyt on huomioitava vuosittain kuntien maksuosuuksia pienentävästi.

Kustannusten jakaminen:

Maakunnan ja kuntien maksuosuudet tämän sopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen määritellään seuraavasti:

Taloushallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikaisia kirjanpidon tositteita.

Henkilöstöhallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikana lähetettyjen palkkalaskelmien

määrää.

Tietohallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) lokakuun tilastolaskennan mukaista henkilöstön määrää. Henkilömäärään ei lasketa mukaan maatalouslomittajia, pelastustoimen ns. sopimuspalomiehiä eikä palkattomalla virkavapaalla olevia henkilöitä.

Kunnilta ei veloiteta niitä kustannuksia, jotka aiheutuvat pelkästään maakunnan toiminnasta.

5 § RAPORTOINTI

Maakunta raportoi kunnalle tämän sopimuksen mukaisten palveluiden laatu- kriteereiden toteutumisesta ja syntyneistä kustannuksista neljän kuukauden välein. Raporttiin sisällytetään myös havaittujen poikkeamien kehittämis- ja korjaussuunnitelma. Vuosittaisen toimintasuunnitelman valmistelun yhteydessä kunnalle varataan tilaisuus osallistua tämän sopimuksen mukaisten yhteisten palvelujen kehittämiseen.

6 § SIIRTYVÄT VIRAT JA TYÖSUHTEET

Tämän sopimuksen perusteella maakuntahallinnon palveluksen 1.1.2005 lukien siirtyvät henkilöt:

Taloushallinnon palvelut:

Xxxxx Xxxxxxxxx kirjanpitäjä Xxxxxx Xxxxxx kirjanpitäjä Xxxxxx Xxxxxxxxx pääkirjanpitäjä

Henkilöstöhallinnon palvelut:

Xxxxx Xxxxxxxx, palkkasihteeri (siirtyy lain perusteella sote), Xxxx Xxxxxxxxx, palkkasihteeri

Xxxx Xxxxxxxx, palkkasihteeri Xxxx Xxxxxxxx, palkkasihteeri Xxxxxx Xxxxxxxx, palkkasihteeri Xxxxxx Xxxxxxxx, palkkasihteeri

Tietohallinnon palvelut:

Xxxxxx Xxxxxxx , tietohallintopäällikkö Xxxx Xxxxxxxxxx atk- tukihenkilö

Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxx, atk- tukihenkilö

7 § PALVELUIDEN LAATUKRITEERIT:

Taloushallinnon palvelut:

• Lakisääteiset ilmoitukset ja raportit toimitetaan määräaikojen mukaisesti

• Talousyksiköiden tilinpäätösaineisto valmistuu 28.2. mennessä. Vuoden 2004 tilinpäätöksen aikataulusta sovitaan erikseen.

• Kuukausittaiset raportit toimitetaan seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä

• Palvelujen suorittamiseksi tarvittavan aineiston tulee olla maakunnan käy- tettävissä kohde kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä kuitenkin 5 arkipäivää ennen muuta mahdollista raportoinnin määräaikaa

• Ostolaskut skannataan kiertoon vähintään 7 päivää ennen laskujen eräpäi- vää.

• Ostolaskut maksetaan eräpäivinä.

• Myyntilaskut toimitetaan 5 päivän sisällä laskutusaineiston saapumisesta.

• Perintä hoidetaan kunnan antamien erillisohjeiden mukaan.

Palkkahallinnon palvelut:

• Palkat ja palkkiot maksetaan oikein ja ajallaan. Palkanmaksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Tuntipalkkojen maksu tapahtuu työehto- sopimuksissa määritellyllä tavalla. Matkalaskujen maksatus tapahtuu pal- kanmaksun yhteydessä. Luottamushenkilöiden palkkiot maksetaan kunnan palkkiosäännön mukaan.

• Kunnat ja maakuntahallinnon yksiköt tuottavat palkanlaskennassa käsiteltävät tiedot sähköisillä lomakkeilla yhteisesti sovittavien aikataulujen mukaan. Tavoitteena on, että koko materiaali siirtyy sähköisesti 31.10. 2005 mennessä.

• Vuosi-ilmoituksissa, viranomaisraportoinnissa, tilityksissä, raportoinnissa sekä todistusten ja hakemusten toimittamisessa noudatetaan määräaikoja.

Tietohallinnon palvelut:

• Toimintoihin katsotaan kuuluvaksi sekä ohjelmistot että niiden käyttöön tar- vittavat palvelimet, työasemat ja oheislaitteet

• Ruuhkatilanteissa korjausprioriteetti kriittisyysjärjestyksessä

• Seuraavassa luetteloidaan korjausaikojen rajat arvioidusta tehtävän aloi- tuksesta sen valmistumiseen tai ilmoitukseen viipymisen syistä, jolloin neuvotellaan, mitä tehdään (*:llä merkityt Kainuun maakunta –kunta-yhtymän toimintoja, mutta vaikuttavat prioriteetteihin) :

KRIITTISET TOIMINNOT (toiminta 24/7/365)

Korjausaikatavoite 10 min – 2 h

• verkko/*terveydenhuollon ulkopuoliset yhteydet

• kirjautumispalvelu

• palomuuri (osittain)

• *päivystyshelpdesk

• *terveydenhuollon ’isot’ järjestelmät

• asiakkaiden palvelusta päivystysaikana huolehtivat työasemat

• kiinteistöautomaatiojärjestelmät

• turvapuhelintoiminnot

• palo- ja pelastustoiminnan järjestelmät

• *sairaankuljetukseen liittyvät järjestelmät

• virustorjunta/tietosuoja (valvonta ja ongelmien selvitys)

• videoneuvotteluyhteydet (osittain)

• tilapäisesti kriittiset järjestelmät (muista luokista)

KIIREELLISET TOIMINNOT (toiminta päivisin, käyttäjiä yli 20, asiakaspal- velu)

Korjausaikatavoite 2 h – 1 vrk

• helpdesk

• *sosiaalitoimen järjestelmät

• *terveydenhuollon ’pienet’ järjestelmät

• järjestelmien väliset liittymät

• sähköposti

• kuntien järjestelmät

• taloushallinto/materiaalihallinto

• henkilöstöhallinto

• asiakirjahallinto

• toimistojärjestelmät

• intranet/extranet –ylläpito

• työasemien ylläpito yleensä

• sähköinen asiointi (tarkennettava toimintakohtaisesti)

• palomuuri (osittain)

• virustorjunta (osittain)

• videoneuvotteluyhteydet (osittain)

EI-KIIREELLISET TOIMINNOT (muut yksittäiset järjestelmät) Korjausaikatavoite 2-5 vrk

• yksittäisten henkilöiden käytössä olevat järjestelmät

• internet-sivujen hallinta

• kaikki muut kuin edellä mainitut

8 § SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN

Sopimuksen muutoksista sovitaan kunnan ja maakunnan kesken kirjallisesti. Sopimuksen muuttamisessa on otettava huomioon myös pääsopimuksessa sovitut asiat.

9 § ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN

Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Oulun hallinto-oikeudessa.

10 § VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS

Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen

sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä ja sen arvioidusta kestosta heti toisille osapuolille. Mikäli ylivoimainen este jatkuu vähintään kaksi kuukautta, oikeuttaa se sopimuksen purkamiseen.

11 § SOPIMUKSEN VOIMASSAOLOAIKA JA IRTISANOMINEN

Tämä yhteistyösopimus tulee voimaan 1.1.2005 ja sen voimassaolosta ja irti- sanomisesta noudatetaan pääsopimuksen 11 §:n ehtoja.

12 § ALLEKIRJOITUKSET

Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin so- pijapuolelle.

Kajaanissa   /   2005

KAINUUN MAAKUNTA SUOMUSSALMEN KUNTA

-KUNTAYHTYMÄ

Xxxx Xxxxxxxx