ELINKAARIPALVELUSOPIMUSMALLIN TAUSTOITUSOHJE
ELINKAARIPALVELUSOPIMUSMALLIN TAUSTOITUSOHJE
Tämä taustoitusohje liittyy Kuntaliiton, Rakennusteollisuus RT ry:n sekä Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry:n yhteistyössä valmistelemaan elinkaarihankkeiden palvelusopimuksen malliin (julkaistu syyskuussa 2013).
Ohjausryhmän jäseninä ovat olleet tilaajien edustajina Xxxxx Xxxxxxxx (Helsingin kaupunki), Xxxx Xxxxxxxx (Kuntaliitto -konserni / nyk. WSP), Xxxx Xxxxxxxx (Kuntaliitto), Xxxxxx Xxxxxxxx (Turun kaupunki), Xxxxx Xxxxxxx (Rakli /nyk. Lahden kaupunki), Xxxxxx Xxxxxx (Kuntaliitto), Xxxx Xxxxxxxx (Rakli), Xxxxx Xxxxx (Kuntaliitto), Xxxx Xxxxxx (Espoon kaupunki), ja Xxxx Xxxxx (Kuntaliitto), sekä urakoitsijoiden edustajina Xxxxxx Xxxxxx (Skanska), Xxx Xxxxxxxxxx (Lemminkäinen), Xxxxx Xxxxxxxxx (RT / Infra ry), Xxxxx Xxxxxxxxxx (RT / nyk. Skanska), Xxx Xxxxxxx (Destia), Xxxxx Xxxxxxxx (YIT), ja Xxxxx Xxxxx (RT / Infra ry). Konsultteina työssä toimivat Xxx Xxxxxx (Suomalaiset oikeusjulkaisut SOJ Oy) sekä Xxxx Xxxxxxxx (Asianajotoimisto Castrén & Snellman).
Tämän dokumentin on tarkoitus perehdyttää lukijaa palvelusopimusmallin käyttöön antamalla taustatietoa sopimusmallin lähtöolettamista sekä yksittäisten ehtojen taustoista ja niihin liittyvistä sopimusmallihankkeen ohjausryhmässä käydyistä keskusteluista.
Lähtökohdat elinkaarihankkeiden palvelusopimuksen mallin valmistelussa
Elinkaarihankkeissa tilaajan ja palveluntuottajan väliselle vastuunjaolle on monia eri toteutusvaihtoehtoja.
Kuntaliiton, RT:n ja Xxxxxx lähtiessä toteuttamaan kehityshanketta, jonka tarkoitus oli saada aikaiseksi mallidokumentti talonrakennusalan elinkaarihankkeisiin soveltuvasta palvelusopimuksesta, asetettiin työn sovelluskohteelle seuraavat lähtökohdat ja perusolettamukset:
Sopimusmallin lähtökohtana on julkisen tilaajatahon talonrakennusalan hanke, jossa palveluntuottaja vastaa kohteen/kohteiden suunnittelusta, rakentamisesta, sekä kiinteistöpalveluista pitkäkestoisella sopimuskaudella (tavanomaisesti 15-25 vuotta).
Puheena olevan palvelusopimusmallin soveltamiskohteiksi tarkoitettuihin elinkaarihankkeisiin ei oleteta kuuluvan rahoitusta. Mikäli sopimusmallia halutaan hyödyntää hankkeessa, jossa palveluntuottajalta ostetaan myös rahoituspalveluita, vaativat nyt puheena oleva palvelusopimusmalli sekä muut hankkeen sopimusasiakirjat kokonaisvaltaista muokkausta. Lähtökohtaisesti yllä esitetyn havainnollistuksen mukaiset vastuunjakovaihtoehdot 1 ja 2 tulevat siis kysymykseen. Mikäli hankittaviin palveluihin sisällytetään tyypillisten hoitoon ja ylläpitoon liittyvien kiinteistöpalveluiden ohella merkittäviä oheispalveluita kuten esim. ruokahuoltoa, tulee ratkaisun vaikutus sopimussisältöön harkita yksityiskohtaisesti.
Ennen yksityiskohtaisempaan sopimusehtokohtaiseen taustoitukseen siirtymistä, mainittakoon vielä yleisenä ohjenuorana sopimusmallia käyttäville julkisen sektorin tilaajatahoille (ja toki myös palveluntuottajille), että ohjausryhmä suosittelee elinkaarihankkeisiin ryhtyville huolellista valmistautumista rakennusprojektin kaikkiin vaiheisiin. Tähän kuuluu muun muassa perusteellinen tarveselvityksen teko ja hankesuunnittelun läpivienti tilaajan organisaatiossa sisäisesti, sekä riittävän asiantuntemuksen hankkiminen kilpailutus-, sopimuksenteko- ja toteutusvaiheisiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Elinkaarihankkeen kilpailutukseen liittyy monia huomioitavia seikkoja sekä hankintalaista johtuen että käytännön prosessin sujuvuuden varmistamiseksi. Ohjausryhmä haluaa taustoituksena painottaa suosittelevansa neuvottelumenettelyjen käyttöä hankkeiden kilpailutuksessa. Erityisesti kilpailullinen neuvottelumenettely soveltuu tilanteisiin, joissa tilaaja haluaa normaalia laajemmin kartoittaa palveluntuottajien ehdotuksia hankkeelle asettamiensa tavoitteiden tekniseksi toteuttamiseksi.
Sopimusehtokohtainen kommentaari huomioitavista seikoista
Kohta 5 (”Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys”):
Palvelusopimus liiteasiakirjoineen muodostaa kokonaisuuden, jossa sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Sopimuskokonaisuuden tulisi luonnollisesti olla ristiriidaton, mutta mikäli asiakirjoissa olisi eriäviä määräyksiä, sovelletaan sopimusmallin kohdan 5 mukaista pätevyysjärjestystä.
Liitteiden sisällön merkitys sopimussisällön muodostamisessa on olennainen. Edistääksemme nyt käsillä olevan mallidokumentin käyttöä harkitsevien tahojen mahdollisuuksia muodostaa kokonaiskuva elinkaarihankkeiden sopimuskokonaisuudesta, olemme tehneet tämän taustoituksen oheen listauksen palvelusopimusmallin liitteiksi tulevien asiakirjojen otsikkotasoisesta mallisisällöstä. Kukin liite tulee luonnollisesti räätälöidä kussakin hankkeessa tapauskohtaisesti, huomioiden mm. tavoite palvelusopimuksen kanssa yhtenevän terminologian käytöstä kaikissa elinkaarihankkeen sopimusasiakirjoissa ja pyrkimys ristiriidattomuuteen näiden välillä.
Sopimusmallihankkeen ohjausryhmässä keskusteltiin useaan otteeseen siitä, miten esimerkiksi laatuajattelu käy ilmi sopimusmallista. Koska itse palvelusopimuksen tulee sisältää lähinnä olennaisimmat sopimusvastuita ja käytännön yhteistoimintaa koskevat määräykset, on sopimuskokonaisuuden sisäinen systematiikka se, että kaikki laadullisiin ja muihin tavoitteisiin liittyvä tavoitteenasetanta tulisi lähtökohtaisesti ilmetä Tilaajan jo kilpailutusvaiheessa laatimasta liiteaineistosta – muutoin ajaudutaan Palveluntuottajan näkökulmasta täsmentymättömään velvoitteiden tulkintaan.
Jo elinkaarihankkeen tarjouspyyntöjä lähetettäessä on siis oltava olemassa muun muassa palvelukuvaus, joka määrittää Palveluntuottajalta hankittavat palvelut huomattavasti täsmällisemmin kuin mitä itse palvelusopimusdokumentissa on tarkoituksenmukaista kuvata. Palvelukuvaukseen sisältyvät mm. laatuvaatimukset, vastuunrajaliitteet, tilojen käyttökuvaukset jne. Käytettävyys- ja luovutuskuntovaatimukset puolestaan määrittävät tason, jolla Kohteiden on oltava Sopimuskauden aikana sekä sen päätteeksi: mm. olosuhde- ja käytettävyyskriteerit, sopimuskauden päättyessä edellytettävän luovutuskunnon määrittely jne. Luovutuskunnon osalta on erityisen tärkeää määritellä vaatimukset viittaamalla vakiintuneisiin alalla käytössä oleviin asiakirjoihin ja niiden kuntoluokkiin: esimerkiksi teknisen luovutuskunnon määrittelemisessä käytetään viitetietona RT-korttia 18-11086 sekä ST-korttia 96.03.
Sekä palvelukuvausta että käytettävyys- ja luovutuskuntovaatimuksia voidaan kilpailutusprosessin myötä täsmentää hankintalain sallimissa rajoissa siten, että palvelusopimuksen liitteeksi oheistetaan luonnollisesti viimeisimmät, osapuolten ennen sopimusten allekirjoittamista käymien neuvottelujen tuloksia kuvastavat versiot ko. dokumenteista. Kuten yleensäkin rakentamisen sopimuksissa, kaikki Tilaajan tarjouspyyntöaineisto on nostettu pätevyysjärjestyksessä yli Palveluntuottajan tarjouksen, jolloin mahdollisissa ristiriitatilanteissa tilaajan kilpailutusaineistossa esiin tuomilla kannanotoilla on tulkintaetusija.
Kohta 6 (”Sopimuksen voimaantulo”):
Sopimusmallia laadittaessa lähdettiin siitä, että palvelusopimuksen voimaantulo tapahtuu seuraavien edellytysten täytyttyä:
Tilaajakunnan kaupunginhallitus tai muu päätösvaltaa käyttävä toimielin on hyväksynyt sopimussisällön ja päätös on saanut lainvoiman,
Osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen liiteasiakirjoineen, ja
Palveluntuottaja on toimittanut Urakkasopimuksen mukaiset Investointijakson vakuudet asianmukaisesti Tilaajalle.
Lähinnä Tilaajan huolehdittavaksi jää asianmukaisen päätösprosessin noudattaminen sekä se, että vakuudet on saatu ennen kuin allekirjoittaminen Tilaajan taholta tapahtuu. Vakuuksien saaminen on tilaajan oikeusturvan kannalta tärkeää, ja kannattaa huomioida että Palvelusopimuksen voimaantulo edellyttää rakennusaikaisen vakuuden saamista aiemmin kuin YSE-ehtojen mukaan (missä toimitusajankohdaksi määrätty 21 vuorokautta allekirjoituksesta). Tilaajalle ei saisi missään vaiheessa muodostua vakuudetonta tilaa.
Kohta 8 (”Osapuolten velvollisuudet Investointijakson aikana”):
Selvyyden vuoksi sopimusmallissa haluttiin linjata, että Investointijaksolla, jolloin Kohteet suunnitellaan ja rakennetaan, osapuolten velvoitteiden tulisi määräytyä lähtökohtaisesti ainoastaan KVR-urakkasopimuksissa sovitun mukaisesti. Suunnittelu- ja rakentamisvelvoitteet eivät nimittäin käytännön toteutuksen näkökulmasta poikkea paljoakaan tyypillisestä kokonaisvastuurakentamisesta.
Palvelusopimuksen kohdassa 8 todetaan toisaalta poikkeamat ja täydennykset YSE-ehtoisten urakkasopimusten määräyksiin.
Investointijakson katsotaan päättyvän Kohteiden urakkasopimusten mukaiseen hyväksyttyyn vastaanottotarkastukseen, minkä jälkeen siirrytään soveltamaan sopimusmallin osassa III kuvattuja Palvelujakson aikaisia velvollisuuksia ja toimintatapoja.
Ohjausryhmässä keskusteltiin paljon siitä, miten Kohteiden mahdollisimman virheetön loppuunsaattaminen ja selkeä siirtymä Investointijaksosta Palvelujaksoon voitaisiin varmistaa. Vastaanoton edellytyksiä tulkitaan urakkasopimusten vaatimusten valossa. Tavanomaista on, että vähäiset virheet ja puutteet, jotka eivät estä Kohteen käyttötarkoituksen mukaista käyttöä, eivät estä vastaanottoa: käytettävyyspuutteet johtavat Palvelusopimuksen maksumekanismin mukaisiin maksuvähennyksiin, ja Tilaaja voi tehdä urakkasopimuksen mukaisista maksueristä virheiden ja puutteiden arvoa vastaavan pidätyksen. Osapuolet voivat myös sopia tiettyjen viimeistelytoimien (esimerkiksi pihatyöt) siirtämisestä suoritettavaksi myöhempänä kuin urakkasopimuksen mukaisena valmistumisajankohtana.
Yksi suositusluontoinen ratkaisu mahdollisimman virheettömän vastaanoton edesauttamiseksi on ennakkotarkastusmenettely, jossa osapuolet toteavat yhdessä jo esimerkiksi muutamaa viikkoa ennen aiottua vastaanottoajankohtaa Kohteiden valmiuden, ja listaavat hyväksytyn vastaanoton saavuttamiseksi korjattavat virheet ja puutteet.
Kohta 9 (”Osapuolten velvollisuudet Palvelujakson aikana”):
9.1 Palveluntuottajan velvollisuudet
Kuten yllä liitteiden merkityksestä todettiin, Xxxxxxxx laatimalla palvelukuvauksella on olennainen merkitys Palveluntuottajan velvollisuuksien määrittämisessä. Tämä peruslähtökohta käy ilmi myös sopimuskohdan 9.1.1 (sekä mm. myöhemmän sopimuskohdan 9.1.5) muotoilussa.
Palvelukuvauksessa tarkemmin määritettävään palvelusisältöön on perusteltua sisällyttää lähinnä sellaisia määräyksiä, jotka vaikuttavat suoraan palveluntuottajan vastuulla oleviin asioihin: fokus tulisi siis olla mm. teknisen hoidon ja kunnossapidon vaatimusten asettamisessa. On suositeltavaa, että palvelukuvauksessa käytettäisiin yleisesti tunnettua käsitteistöä ja mitattavissa olevia vaatimuksia (esimerkiksi hyödyntäen KH-kortistoa, Kiinteistö-RYL-ohjeita sekä Raklin ohjeistuksia). Palvelukuvauksen pitää sisältää muun muassa kuntoluokka- ja käyttöikätavoitteet (esim. kuntoarviojaksoittain) sekä Kohteiden käyttöasteen ja käyttöaikojen kuvaus. Jos määriteltyyn nähden tulee sopimuskauden aikana muutos, palvelusopimus ottaa kantaa muutosvaikutuksiin kohdassa 10.
Sopimuskohdassa 9.1.3 käsitellään ns. kolmansien aiheuttamia vahinkoja, ja ohjausryhmässä linjattiin kolmannen osapuolen käsite kattamaan laajasti kaikki muut kuin välittömät sopijapartit. Ilkivalta sekä tilaajan pää- tai oheiskäytön aiheuttamien vahinkojen riski katsottiin järkeväksi määritellä tietyn enimmäisvastuurajan ylittäviltä osin tilaajan kannettavaksi: palveluntuottajalla ei ole tyypillisesti minkäänlaisia vaikutusmahdollisuuksia tämäntyyppisiin vahinkotapahtumiin, joten riskinsiirto tälle taholle johtaisi vain korostettuihin varaumiin tarjoushinnassa. Xxxxxxx joutuisi tällaisessa asetelmassa maksamaan riskistä vaikkei se koskaan realisoituisikaan – näin ollen kannattavammaksi katsottiin Tilaajan osallistuminen vastuunkantoon. Molemmille osapuolille muodostuu näin toimittaessa kannuste pyrkiä pitämään vahinkotapahtumat minimissä, ja tarvittavista toimenpiteistä (esimerkiksi ilkivallan minimointiin tähtäävä lisävalvonta) voidaan sopia vapaasti osapuolten välillä.
Sopimuskohtien 9.1.5–9.1.6 taustalla on yksi ohjausryhmätyöskentelyssä ilmenneistä tärkeistä sopimuskäytäntöjen parannusehdotuksista. PTS-suunnitelmien täysimääräisen sitovuuden katsottiin rajoittaneen liikaa Kohteiden optimaalisen kunnossapidon kannalta tarpeellisten toimenpiteiden suorittamista ja ajoitusta. Olennaista Palveluntuottajan elinkaarivastuun kannalta on vastuu kohteen kunnosta, käytettävyydestä ja palvelutasosta palvelujakson aikana, sekä velvollisuus saavuttaa tietty loppuluovutuskunto. Nämä tavoitteet ovat määrääviä myös sopimuskauden aikaisten toimenpiteiden tarvetta arvioitaessa. Näin ollen ohjausryhmä halusi sitovan perusparannus-/korjaustoimenpidemäärittelyn sijaan ohjata alan käytäntöä joustavampaan PTS-suunnitelman käyttöön (ks. sopimusluonnoksen teksti kohdassa 9.1.6): näin siksi, että pitkän sopimuskauden aikana Kohteen suunnitteluratkaisut, materiaalivalinnat ja hoidon taso voivat merkittävästikin vaikuttaa siihen, missä laajuudessa ja aikataulussa PTS-suunnitelmassa esitetyt korjaukset ja uusimiset on loppujen lopuksi tarpeen toteuttaa. Sopimuskohdan 9.1.6 taustoituksena voidaan yksinkertaistaen todeta, että tilaajan tehtävänä on määrittää vaatimustasonsa ja urakoitsijalla on oikeus ja velvollisuus ratkaista miten (millä toimenpiteillä ja milloin suoritettuna) vaadittuun tasoon päästään. PTS-suunnitelma on annettava suuntaa-antavana tarjousvaiheessa, mutta sen orjallinen noudattaminen tai tilaajan yksipuolinen oikeus määrätä PTS-investointien toteuttamisesta tai toteuttamatta jättämisestä ei ole perusteltavissa Palveluntuottajan elinkaarivastuun huomioiden. Kaikki PTS-toimenpiteet vaikuttavat palveluntuottajan vastuuseen loppuluovutuskunnosta sekä olosuhde- ja käytettävyysvaatimusten täyttymisestä. Nykyinen sopimuskohdan muotoilu mahdollistaa tarvittaessa toimenpiteiden ajoituksen ja itse toimenpiteidenkin tarvelähtöisen muuttamisen (esim. siinäkin tapauksessa, että kiinteistön käyttötarkoitus muuttuu sopimuskauden päätyttyä). Selvyyden vuoksi on tarpeen todeta, että tarkoitus sopimuskohtaa laadittaessa oli, että pois jäävän PTS-toimenpiteen vapautuva kustannus voidaan luonnollisesti kohdentaa toiseen korvaavaan PTS-toimenpiteeseen.
Sopimuskohdissa 9.1.7–9.1.9 kuvataan systemaattinen Kohteiden kunnon seurantaprosessi sekä siitä aiheutuvien kustannusten jako. Koska yo. kohdan 9.1.6 PTS-toimenpiteistä päättämiseen sekä muuhun Kohteiden seurantaan tarvitaan ajantasaista tietoa Kohteiden kunnosta, Palveluntuottaja on velvoitettu teettämään esimerkiksi viiden vuoden välein kuntoarviot kustakin Kohteesta. Tältä pohjalta keskustellaan tarkoituksenmukaisista kunnossapitotoimenpiteistä ja niiden ajoituksesta. Mikäli kuntoarvio antaa aihetta, voidaan myös ryhtyä lisäselvityksiin (esimerkiksi teettää laajempi kuntotutkimus). Luovutuskunnon saavuttamisen varmistamiseksi Yhteistyöryhmä järjestää vielä ennen Palvelujakson päättymistä Kohteiden teknisen loppukatselmuksen, jossa verrataan Kohteen kuntoa Luovutuskuntovaatimuksiin ja varmistetaan että ennen Palvelujakson loppumista teetetyn kuntoarvion pohjalta sovitut toimenpiteet on hyväksyttävästi suoritettu.
Kohta 9.1.10 koskee Palveluntuottajan velvollisuuksia Kohteiden hoidon kannalta relevanttien tietojen hallinnoinnin osalta. Ohjausryhmä halusi pitää sopimuskohdan muotoilun yleisluontoisena, mutta mikään ei estä yksityiskohtaisempaa sopimista haluttavan tietojenvaihtomenettelyn osalta. Tilaaja voi esimerkiksi edellyttää sähköisen projektipankin/huoltokirjan käyttöä, johon katselu- ja palvelupyyntöjen teko-oikeus. Samoin voidaan edellyttää sähköisen kiinteistötiedon veloituksetonta hyödynnettävissä oloa sopimuskauden jälkeenkin, jne. (Vaatimukset tältä osin tulee esittää jo tarjouspyyntövaiheessa, ja Tilaajan tulee vastata muun muassa sopimuskauden jälkeisen hyödyntämisen edellyttämistä lisensseistä yms. – Palveluntuottaja siis lähinnä huolehtii tietojen siirrettävyydestä ja päätymisestä Tilaajan hyödynnettävissä olevaan paikkaan/muotoon.) Palveluntuottajaa ei voida kuitenkaan missään olosuhteissa velvoittaa luovuttamaan liikesalaisuuksiksi luokiteltavia tietoja, ja kaikenlaisessa hanketta koskevassa yhteistoiminnassa on molemmin puolin turvattava osapuolten yleinen tietosuoja sekä liikesalaisuuksien turva.
9.2 Tilaajan velvollisuudet
Tilaajan päävelvoite palvelujakson aikana on luonnollisesti Palveluntuottajan suoritusvelvollisuutta vastaava maksuvelvollisuus. Palvelumaksun maksuvelvollisuuden alkamishetken osalta haluttiin sopimuskohdassa 9.2.1 erityisesti huomioida myös tilanne, jossa käyttöönotto on tapahtunut ennen Palvelusopimuksessa määriteltyä (urakan vastaanotosta laskettavaa) Palvelujakson alkamista. Palvelumaksun suorittamisvelvollisuuden tulisi tällöin alkaa käyttöönotosta.
Maksumekanismi on yksi olennaisimmista sopimuskokonaisuuden osista, ja sen tulisi määrittää tarkoin mm. maksujen kohdentuminen sopimuskauden aikana, kuuluvatko PTS-toimenpiteet peruspalvelumaksuun, palvelumaksuvähennysten soveltamistapa jne. Ohjausryhmä suosittelee maksumekanismin laatimista ammattimaisten taloudellisten neuvonantajien avulla. Maksumekaniikan tulisi olla mahdollisimman yksiselitteinen ja esimerkiksi havainnollistavien laskentaesimerkkien käyttö on tästä syystä toivottavaa. Selvyyden vuoksi todettakoon, että palvelumaksujen indeksointi tapahtuu käyttäen kiinteistöjen ylläpitoindeksiä ilman energiakustannusten vaikutusta.
Ohjaavana kannanottona ohjausryhmässä edustetut tahot esittivät myös, että maksumekanismi olisi perustoimintatavaltaan hyvä luoda kannustinlähtöiseksi sanktiokeskeisyyden sijaan.
9.3 Palveluntuottajan vakuudet
Selvyyden vuoksi tässä ohjeistuksessa on hyvä muistuttaa, että investointijakson aikaiset vakuudet määräytyvät erillisten urakkasopimusten mukaisesti. Palvelujakso alkaa vastaanottotarkastuksen hyväksytystä suorittamisesta. Ennen Palvelujakson alkua Palveluntuottajan tulee luovuttaa urakkasopimuksen mukainen takuuajan vakuus, ja kohdekohtaisesti hyvissä ajoin ennen kunkin kohteen Palvelujakson alkamista emoyhtiötakaus (tai vastaava vakuus, mikäli Palveluntuottajalla ei ole emoyhtiötä). Sopimuskauden loppuvuosia turvaa lisäksi kuntovakuus.
Emoyhtiötakauksen funktio on toimia ns. yleisvakuutena Palveluntuottajan kaikkien sopimuksenmukaisten velvoitteiden täysimääräisestä täyttämisestä. Sopimusmallin kohdassa 9.3.1 viitatun emoyhtiötakauksen tai vastaavan vakuuden summa ehdotetaan määritettäväksi vastaamaan kunkin kohteen noin 1–2 vuoden keskimääräistä palvelumaksua. Oheispalveluiden osuuden palveluista ollessa merkittävä, vakuuden määrä tulisi määrittää tavanomaisten kiinteistöpalveluiden palvelumaksuosuuden avulla. Emoyhtiötakauksen tai vastaavan vakuuden määrä on tarkoituksenmukaista tarkistaa esimerkiksi viiden vuoden välein vastaamaan kulloinkin voimassaolevia keskimääräisiä palvelumaksuja. Tarkistus on käytännössä suositeltavaa tehdä samanaikaisesti kaikissa kohteissa.
Kuntovakuuden funktio on puolestaan toimia etenkin Sopimuskauden loppua lähestyttäessä luovutuskuntovaatimusten mukaisen tason saavuttamiseen liittyvien velvoitteiden täyttämisen ja mahdollisen tehokkaan hoitamisen vakuutena (ns. performance bond -luonne). Kuntovakuus on sopimusmallissa ehdotettu annettavaksi esimerkiksi kolme vuotta ennen Sopimuskauden päättymistä, ja sen määrä suositellaan asetettavaksi vastaamaan esimerkiksi noin 7–12 %:a alkuperäisestä rakentamisinvestoinnin hinnasta.
Ohjausryhmän otti sopimusmallia laadittaessa lähtökohdaksi, että vakuuksia koskevaan sopimuskohtaan ei erikseen sisällytetä ehtoja vakuuksien toimittamisvelvollisuuden laiminlyönnin seuraamuksista. Selvää on, että mikäli Palveluntuottaja ei toimita vakuuksia sopimuksenmukaisesti, kyseessä on Tilaajan näkökulmasta olennaisen sopimusvelvoitteen rikkomus. Vakuuksien toimittamismääräajat on tarkoituksella asetettu niin pitkiksi, että Tilaaja ehtii reklamoida Palveluntuottajaa mikäli uutta vakuutta ei kuulu, ja myös tehdä eräännyttämistoimet olemassa olevien vakuuksien antajia kohtaan niin, että vanhat vakuudet pidätetään voimassa mikäli uusia ei toimiteta sovitussa ajassa.
9.4 Vakuutukset
Ohjausryhmän toimesta hankittiin vakuutusyhtiönäkökulmaa siihen, miten elinkaarihankkeiden vakuutusturva olisi tarkoituksenmukaisinta järjestää. Keskustelujen lopputulos oli se, että tavanomaisen kiinteistön täysarvovakuutuksen sekä palveluntuottajan vastuuvakuutuksen kattavuuden pitäisi olla normaaleissa elinkaarihankkeiden soveltamiskohteissa riittävä turva.
Palveluntuottajan osalta siis kohdan 9.4.1 kattamiseksi riittää tyypillisen toiminnan vastuuvakuutuksen hankkiminen sekä muiden lakisääteisten vakuuttamisvelvollisuuksien täyttäminen. Tilaaja voi hankkeen erityispiirteiden vaatiessa harkita tietyn omavastuun tai vakuutussuojan enimmäismäärän edellyttämistä. Vakuutusturvan voimassaolo voidaan todentaa vakuutusyhtiöiden antamilla tavanomaisilla vakuutustodistuksilla.
Tilaajan osalta vakuuttamisvelvollisuuksiin kuuluu tavanomaisen kiinteistön täysarvovakuutuksen hankkiminen. Sopimusmallin lähtökohtana on siis myös Tilaajalle asetettava vakuuttamisvelvollisuus, mutta mikäli tilaajakunnassa ei vakuuteta kiinteistöomaisuutta, tulisi tilaajan kantaa vastuu täysarvovakuutusta vastaavan suojan hankkimisesta.
Investointijakson aikainen vakuutussuoja määräytyy urakkasopimusten mukaisesti.
Kohta 10 (”Muutokset Palveluihin”)
Terminologian osalta selvyyden vuoksi todettakoon, että puhuttaessa ”muutoksista” palvelusisältöön tarkoitetaan konkreettisia Palvelukuvauksen määräysten muutoksia – ei siis toimenpidekehotuksia tai huomautuksia, joiden tarkoitus on saattaa Kohteet vastaamaan palvelukuvausta tai käyttö- ja luovutuskuntovaatimuksia taikka muutoin täyttämään palvelusopimuksen mukaiset ehdot. (Palveluiden sopimuksenmukaisuuteen tähtäävistä toimista vastaa täysimääräisesti Palveluntuottaja ja niiden suorittaminen sisältyy Palvelumaksuun.)
Investointijakson aikana muutosten käsittely tapahtuu urakkasopimuksen lisä- ja muutostyömääräysten mukaisesti. Urakkasopimuksissa olisi suositeltavaa todeta, että Palveluntuottaja voi kieltäytyä myös Investointijakson aikana Xxxxxxxx vaatimasta lisä- ja muutostyöstä, jos muutos vaikuttaisi olennaisen haitallisesti Palveluntuottajan kykyyn täyttää palvelusopimuksen mukaiset velvoitteensa (vrt. sopimuskohta 10.1.6). Mainittakoon, että Investointijakson aikana tehtävien muutosten vaikutukset Palveluiden laajuuteen ja kustannuksiin on otettava kaikilta osin huomioon urakkasopimusten mukaisessa lisä- ja muutostöiden käsittelyssä.
Lähtökohtana muutosmekaniikassa on, että kumpikin osapuoli voi tehdä aloitteen Palveluiden muuttamisesta, mutta kustannusten ja vastuiden lisääntymisestä tai vähenemisestä aiheutuvasta korvauksesta tulee päästä yksimielisyyteen. Xxxxx Xxxxxxxx vahvistaessa Palveluntuottajan muutosarvion tai muutoin tehdessä päätöksen tiettyjen vaikutusten vahvistamisesta, syntyy sitova sopimus muutoksesta. Mikäli osapuolten välillä on erimielisyyttä muutoksesta, toisen osapuolen kieltäytymisperusteita voidaan käsitellä yhteistyöryhmässä ja tarvittaessa pyytää ulkopuolisen asiantuntijan arviota muutoksen vaikutuksista. Yhteistyöryhmässä tulee myös vahvistaa Palveluntuottajalle muutoksen vaikutusten selvittämisestä aiheutuvat ja tälle korvattavat kustannukset – muutoin Palveluntuottajalle muodostuisi kohtuuttomaksi sellaisten muutosten vaikutusten selvittely, joita ei lopulta toteuteta (ja joiden selvityskustannuksia ei näin ollen voida sisällyttää suoraan muutoksesta aiheutuviin kustannuksiin).
Kohdan 10.3 osalta todettakoon pohjustuksena sopimusmallin lukijalle, että lain tai vastaavan säännöksen muutoksen huomioimisen edellytyksenä on, että niiden voimaantulo on tapahtunut Palvelusopimuksen allekirjoittamisen jälkeen eikä niitä ole Palvelusopimusta tehtäessä voitu ottaa huomioon. Luonnollisesti sääntelymuutoksen on myös suoranaisesti vaikutettava Palveluihin ja niiden tuottamisen kustannukseen. Ohjausryhmässä keskusteltiin siitä, että lainmuutoksen suorana kustannusvaikutuksena on myös huomioitava Palveluntuottajan kohtuullinen yleiskulu: tarkemmasta yleiskulun määrästä sopiminen jätettiin mallia soveltavien osapuolten harkintaan.
Kohta 11 (”Muutokset PTS-suunnitelmaan”)
Huomautus kohdan 11.4 sovellettavuuteen: Sopimuskohta on muotoiltu sillä olettamalla, että Maksumekanismin mukaan PTS-toimenpiteiden suorittaminen korvataan erikseen. Jos Maksumekanismissa PTS-maksu on sisällytetty osaksi kuukausittaista Palvelumaksua, poisjättäminen tai korvaaminen muulla toimenpiteellä tulisi ottaa huomioon muuttamalla kuukausittaista Palvelumaksua.
Kohta 12 (”Palvelumaksun suorittamiseen vaikuttavat vähennysoikeudet”)
Kuten sopimuskohdan 12 liiteviittauksista käy ilmi, palvelumaksuihin liittyvä sääntely kumpuaa hyvin pitkälti erillisestä maksumekanismiliitteestä. Esim. Palvelumaksun eri osat ja muutosvaikutukset niihin liittyen, sitominen indekseihin osakohtaisesti, käytettävyysvähennykset jne. on eriteltävä maksumekanismissa.
Käytettävyysvähennysten osalta perussääntönä maksumekanismin sääntelyä rakennettaessa kannattaa pitää sitä lähtökohtaa, että käytettävyysvähennyksen ei saisi olla 100 % jos tila on jollain tapaa käytössä. PTS-toimenpiteiden suorittamisella voi olla vaikutus käytettävyys-/palvelutasovähennyksien sovellettavuuteen: ks. sopimuskohta 9.1.5. Lähtökohtaisesti vähennyksiä ei saisi myöskään soveltaa Palveluntuottajasta riippumattomien tilapäisten toimintahäiriöiden tai vahinkojen tapahtuessa.
Kohta 13 (”Palvelun laadun seuranta ja toimenpiteet poikkeamien johdosta”)
Sopimuskohdassa 13.1.1 viitattu Palveluiden laadunohjaus- ja valvontajärjestelmä on asiakirja, jonka osalta Xxxxxxxxxxx jälleen asettaa vaatimustason ja Palveluntuottaja antaa oman esityksensä osana antamaansa tarjousta. Järjestelmään kuuluu myös Tilaajan edellyttämän raportoinnin esittäminen. Laadunohjaus- ja valvontajärjestelmää voidaan muokata haluttujen yksityiskohtien osalta vielä esimerkiksi yhteistyöryhmäkäsittelyn tuloksena.
Sopimuskohdan 13.2 käytännön soveltamista koskevana kommenttina todettakoon, että sopimusmääräysten ei ole tarkoitus ohjata tarpeettomien tyytyväisyyskyselyiden tekemiseen tai estää kaikkien kohteiden tyytyväisyyskyselyiden tekemistä yhtä aikaa turhan byrokratian välttämiseksi. Asiakastyytyväisyystulosten mittariksi kannattanee valita kaikkien kohteiden painotettu keskiarvo, jotta kohdekohtaiset vaihtelut tuloksissa eivät vaikuta yleisarviointiin. Asiakastyytyväisyystuloksia kannattaisi ohjausryhmän kannan mukaan käyttää lähinnä positiivisena kannustimena: positiivisista tuloksista palkitaan, negatiivisten tulosten johdosta sopimusmalli antaa Tilaajalle muita reagointimahdollisuuksia (normaalin reklamoinnin ja korjauskehotusten ohella tarvittaessa mm. Palveluiden muuttaminen). Ohjausryhmä esittää suosituksenaan kannustimien luomista myös suoraan kohteiden kiinteistöpalveluista huolehtivalle henkilöstölle esimerkiksi sopimalla bonusten ohjaamisesta suoraan heille. Selvyyden vuoksi todettakoon, että Tilaaja voi harkintansa mukaan edellyttää asiakastyytyväisyyskyselyjen ohella myös muita laadunhallintamenettelyjä.
Selvyyden vuoksi todettakoon, että sopimuskohdan 13.3.2 on tarkoitus viitata normaaliin maksumekanismin mukaisten vähennysten soveltamiskäytäntöön tilanteissa, jossa Palvelut eivät ole täytä sopimuksenmukaisia vaatimuksia. Kyseessä ei siis ole ns. aktiivinen/toistuva laiminlyönti, josta huomautetaan kohdan 13.3.1 mukaisesti ja voidaan edellytysten täyttyessä soveltaa kohtien 13.4 tai 14.2 määräyksiä.
Kohta 14 (”Sopimuksen päättyminen”)
Soveltamista koskeva huomio sopimuskohtien 14.2.5 ja 14.4.5 osalta:
Purkupykälien osalta on tarpeen muistuttaa, että sopimusmääräykset koskevat purkuoikeutta: purku ei siis ole välttämätön seuraamus vaan harkinnanvarainen toimi, jolle vaihtoehtoina voivat olla Tilaajan osalta esimerkiksi Palveluiden teettäminen kokonaan tai osaksi ulkopuolisella ja Palveluntuottajan osalta palvelun keskeyttäminen ilman korvausseuraamuksia, kunnes toinen osapuoli on korjannut menettelynsä.
Mainittakoon myös, että ohjausryhmä suosittelee sopimuskohtien 14.2.5 ja 14.4.5 mukaisten sopimussakkojen olevan määrältään yhtenevät. Sopimussakkomääriä harkittaessa kannattaa välttää ylimitoitettuja sanktiosummia, mutta huomioiden purkutilanteen vakavuus asettaa sakko kuitenkin tarpeeksi merkittävän pelotevaikutuksen omaavan suuruiseksi. Ohjausryhmä suosittelee sopimussakon määräksi 1–2 vuoden keskimääräistä palvelumaksua vastaavaa summaa (kuitenkin vähintään 4 % ja enintään 8 % koko palvelusopimuksen arvosta). Summan hankekohtaisessa määrittämisessä kannattaa huomioida muun muassa se, kuinka laajasti oheispalveluita käsillä olevassa hankkeessa kuuluu palvelumaksuun: oheispalveluiden osuuden palveluista ollessa merkittävä, suositellaan lähempänä yllä viitattua alarajaa olevan sakkosumman.
Kohta 20.4 (”Oikeudenkäynti”)
Ohjausryhmässä keskusteltiin pitkällisesti nyt puheena olevan kaltaisiin hankkeisiin parhaiten soveltuvasta lopullisesta riidanratkaisuinstanssista. Elinkaarimallin erityispiirteet ja kompleksisuus edellyttävät tuomioistuimelta toteutusmuodon ymmärrystä ja tavanomaista juridiikkaa spesifimpää asiantuntemusta, joten ohjausryhmän suosituksena on ensisijaisesti välimiesmenettelyn käyttö. Välityslausekkeen tarkempi muotoilu (välimiesten määrä, Keskuskauppakamarin sääntöjen soveltamishalukkuus, menettelyn paikka ym. yksityiskohdat) ovat mallia soveltavien osapuolten sopimisen varassa.
2726335.14