Alustava luonnos DigiOne Palvelusopimukseksi
Alustava luonnos DigiOne Palvelusopimukseksi
Sopimuspohjan kuvaus
Alustava luonnos DigiOne -palvelun asiakassopimukseksi, huomiot kirjoitettu kursiivilla. Liitteet laaditaan/ tarkennetaan hankevaiheen vaiheen aikana.
1. Sopimuksen osapuolet
2. Tausta ja tarkoitus
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Toimittaja on kuntien, kuntayhtymien ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Toimittaja toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä.
Tilaaja on Toimittajan osakkeenomistaja.
Toimittaja ja Turun, Espoon, Tampereen, Oulun ja Vantaan [+myöhemmin sopimukseen liittyneet] kaupungit ovat xx.xx.2020 allekirjoittaneet DigiOne yhteistyösopimuksen, jonka mukaisessa hankkeessa Ratkaisu ja DigiOne-ekosysteemi.
Tällä Sopimuksella Tilaaja ja Toimittaja sopivat DigiOnen tuottamisesta Tilaajalle ja Tilaajan osallistumisesta DigiOne-ekosysteemin kehittämiseen.
3. Määritelmät
[esimerkkiluettelo, täsmennetään hankevaiheen aikana]
”Dokumentaatio” tarkoittaa Ratkaisun ja Palveluiden tuotannossa ja niiden vastaanottamisessa tarvittavaa dokumentaatiota. Dokumentaatiota koskevat vaatimukset on kuvattu tämän Sopimuksen kohdassa 11. Dokumentaatiolla ei tarkoiteta Ratkaisun lähdekoodia taikka Toimittajan tai kolmansien tekijänoikeuksien suojaamaa aineistoa.
”Henkilötieto” tarkoittaa Tietosuojalainsäädännön määritelmän mukaisia henkilötietoja.
”Immateriaalioikeudet” tarkoittavat patentteja, hyödyllisyysmalleja, mallioikeuksia, tekijänoikeuksia lähioikeuksineen (mukaan lukien oikeutta muokata tekijänoikeudella suojattuja teoksia ja edelleen luovuttaa niitä), verkkotunnuksia, tavaramerkkejä, toiminimiä ja kaikkia muita immateriaalioikeuksia (riippumatta siitä, ovatko ne rekisteröityjä) ja kaikkiin edellä lueteltuihin oikeuksiin liittyviä hakemuksia.
”Muutos” tarkoittaa Tilaajan tai Toimittajan ehdottamia muutoksia Ratkaisuun, Palvelujen sisältöön, aikatauluun, laajuuteen ja/tai vaatimuksiin sekä muihin Palveluun liittyviin seikkoihin. Muutoksista ja niiden toteuttamisesta sovitaan Sopimuksen kohdassa 12 sovitun Muutoshallinnan sekä liitteessä 2 kuvatun mukaisesti.
”Muutoshallinta” tarkoittaa Sopimuksen kohdassa 12 sovittua sekä liitteessä 2 kuvattua menettelyä, jolla sovitaan Muutoksista. Muutoksista voidaan sopia Sopijapuolia sitovasti ainoastaan Muutoshallinnan kautta.
[Ylläpitomaksun maksuaikataulusta ei ole vielä sovittu, alla oleva on esimerkki muotoilusta.] ”Ylläpitomaksut” tarkoittavat maksuja, jotka Tilaaja on velvollinen maksamaan Toimittajalle tässä Sopimuksessa kuvattujen Palveluiden tuottamisesta. Ylläpitomaksu veloitetaan [kuukausittain] Ylläpitomaksujen lisäksi Toimittaja veloittaa Tilaajalta Sopijapuolten välillä erikseen, Sopimuksen kohdan 12 mukaisen Muutoshallinnan kautta sovitut, Palveluun kuulumattomat toimenpiteet, kuten asiakaskohtaisista Muutoksista johtuvat lisätyöt.
”Palvelut” tarkoittavat tässä Sopimuksessa ja sen liitteissä tarkemmin kuvattuja Toimittajan Tilaajalle tuottamia palveluja.
”Palvelutasot” tarkoittavat tämän Sopimuksen liitteessä 3 määriteltyjä Palvelutasoja.
”Ratkaisu” tarkoittaa Toimittajan ja Turun, Espoon, Tampereen, Oulun ja Vantaan kaupunkien yhdessä kehittämää DigiOne-palvelualustaa, jonka käyttöön Tilaaja saa tämän Sopimuksen nojalla käyttöoikeuden Sopimuksen keston ajaksi.
”Sopimus” tarkoittaa tätä palvelusopimusta kaikkine liitteineen.
”Tietosuojalainsäädäntö” tarkoittaa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) sekä Suomen tietosuojalakia (1050/2018, muutoksineen).
”Tilaajan Tiedot” tarkoittavat kaikkea Tilaajan tietoja (niiden muodosta riippumatta), jotka Toimittaja on saanut tietoonsa tai haltuunsa Ratkaisun toimittamisen ja/tai Palveluiden tuottamisen yhteydessä nimenomaisesti Tilaajaa varten tai muutoin tämän Sopimuksen yhteydessä.
4. Sopimuksen liitteet
Tähän Sopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet: [esimerkkilistaus, täsmentyy hankevaiheen aikana. Liitteet laaditaan myöhemmin]
Liite 1: Palvelukuvaus
Liite 2: Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen hallintamalli Liite 3: Palvelutaso
[Liite 4: Hinnasto]
Liite 5 Tieran henkilötyöhinnasto
[Liite 6: DigiOne yhteistyösopimus edelläkävijäkunnille] Liite 7: Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus
Liite 8: JIT 2015 - Henkilötiedot
Liite 9: JIT 2015 - Palvelut
Liite 10: JIT 2015 - Yleiset sopimusehdot
Mikäli tämän sopimusasiakirjan sisältö poikkeaa liitteiden sisällöstä, on tämän sopimusasiakirjan teksti määräävä. Liitteiden osalta tulkintajärjestys on numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan.
5. Palvelut ja Palvelutasot
Palvelu ja Xxxxxxxxxx asetetut vaatimukset sekä rajaukset on tarkemmin kuvattu tämän Sopimuksen liitteessä 1 (Palvelukuvaus).
Mikäli lait, asetukset tai viranomaismääräykset muuttuvat Sopimuksen voimaantulopäivän jälkeen ja tästä aiheutuu Muutoksia Palveluihin, Toimittajalla on oikeus ja velvollisuus toteuttaa kyseessä olevat Muutokset ilmoittamalla asiasta Tilaajalle etukäteen kirjallisesti. Jos muutoksella on vaikutusta Toimittajan toimittamien Palveluiden kustannuksiin tai niiden sisältöön, asia käsitellään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Muutoshallinnan kautta.
Palveluun sovellettavat Palvelutasot on kuvattu liitteessä 3 (Palvelutasot).
6. Raportointi
[esimerkki, ylläpitomaksuun sisältyvä raportointi täsmennetään myöhemmin hankevaiheen aikana]
Toimittaja sitoutuu raportoimaan Tilaajalle säännöllisesti muun muassa Palvelutasojen toteutumisen ja mahdolliset alitukset sekä niistä maksettavat hyvitykset liitteessä 1 kuvatulla tavalla. Sopimuksessa sovittu raportointi kuuluu Ylläpitomaksuihin, eikä Toimittajalla ole siten oikeutta veloittaa siitä erikseen.
7. Toimittajan henkilöstö
Toimittaja vastaa siitä, että se käyttää Palvelun tuottamiseen soveltuvan pätevyyden ja kokemuksen omaavia henkilöitä.
Toimittaja nimeää Tilaajan asiakkuuteen tuoteomistajan. Toimittajalla on oikeus vaihtaa Tilaajalle nimeämänsä, tuoteomistaja toiseen saman osaamistason omaavaan henkilöön ilmoittamalla asiasta Tilaajalle viipymättä etukäteen.
Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä vaatia Toimittajan nimeämän tuoteomistajan vaihtamista, jos henkilöllä ei ole tehtävän vaatimaa riittävää ammattitaitoa, tai henkilön ei muutoin voida katoa tehtäväänsä sopiva.
8. Alihankkijat
Toimittajan xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx toimii XX Oy (000000-0).
9. Sopijapuolten yleiset velvoitteet
9.1. Molempia sopijapuolia koskevat yleiset velvoitteet
[esimerkki, myötävaikutusvelvollisuutta täsmennetään hankevaiheen aikana]
Sopijapuolella on velvollisuus myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen sellaisten tekijöiden osalta, jotka ovat Sopijapuolen määrättävissä tai hallinnassa. Sopijapuolten pyrkimyksenä on yhteistyössä kaikissa olosuhteissa myötävaikuttaa siihen, että Palvelujen suorittaminen täyttyy oikeansisältöisenä ja Sopijapuolten yhdessä sopimat tavoitteet saavutetaan aikataulun, laadun ja hinnoittelun suhteen.
Sopijapuolen velvollisuutena on asettaa myötävaikutusvelvollisuutensa puitteissa tarvittavat henkilö- ja muut resurssit Palvelujen tuottamiseksi ja DigiOnen käytön levittämisen edistämiseksi Sopimuksessa sovitulla tavalla sekä huolehtia siitä, että Sopijapuolen osuudeksi yhteisissä kokouksissa ja neuvotteluissa sovitut toimenpiteet tulevat suoritetuiksi sovitun aikataulun mukaisesti.
Kumpikin Sopijapuoli vastaa omalta osaltaan siitä, että se tekee tai valmistelee päätöksentekoon Palvelujen tuottamiseksi ja vastaanottamiseksi tarvittavat päätöksensä viivytyksettä.
9.2. Toimittajan yleiset velvoitteet
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Toimittaja vastaa siitä, että Xxxxxxxx toimitetaan Sopimuksen mukaisesti, huolellisesti, aikataulussa sekä tehtävien edellyttämällä ammattitaidolla.
9.3. Tilaajan yleiset velvoitteet
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Tilaajan velvollisuutena on suorittaa Sopimuksen mukaiset Ylläpitomaksut Toimittajalle.
Tilaaja vastaa siitä, että kaikki Xxxxxxxx vastuulla olevat tehtävät suoritetaan Sopimuksen mukaisesti, huolellisesti ja sovitussa aikataulussa.
Tilaaja antaa Toimittajalle riittävät ja oikeat tiedot Palvelun tuottamista varten. Erityisesti Tilaajan tulee informoida Toimittajaa sellaisista ICT-ympäristöönsä liittyvistä muutoksista, joilla voi olla vaikutusta Sopimuksen mukaiseen Palveluun tai sen tuottamiseen. Jos muutoksella on vaikutusta Toimittajan toimittamien Palveluiden sisältöön tai niiden kustannuksiin, asia käsitellään Muutoshallinnan kautta.
Tilaajan tulee lähettää reklamaationsa Toimittajalle kirjallisesti ilman aiheetonta viivästystä siitä, kun Tilaaja on havainnut Palvelussa virheen tai kun Tilaajan olisi tullut virhe kohtuullisesti arvioiden havaita.
10. Hallintamalli ja yhteistyön organisointi
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Sopijapuolten yhteistoiminnan hallintamalli on kuvattu liitteessä 2 (Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen hallintamalli).
Sopijapuolet vastaavat itse yhteyshenkilöidensä ja Palvelujen eri yhteistyöryhmien työskentelystä aiheutuvista kustannuksista, jollei erikseen toisin sovita.
Hallintamallia voidaan Sopimuksen voimassa ollessa kehittää ja muuttaa Sopimuksen liitteessä 2 (Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen hallintamalli) kuvatulla tavalla.
Toimittaja ylläpitää luetteloa Sopijapuolten yhdessä sopimista ja Sopimuksen mukaisten Palvelujen tuottamiseen tai toimittamiseen liittyvistä standardeista, suosituksista ja ohjeista.
11. Dokumentointi
[esimerkki, täsmennetään myöhemmin]
Toimittaja sitoutuu dokumentoimaan Palvelut Palveluiden toimittamisen edellyttämässä laajuudessa.
Toimittajan tulee taata Tilaajalle erikseen Sopijapuolten sopimana ajankohtana normaaliin työaikaan (klo 08-17) pääsy Dokumentaation ajantasaiseen versioon siten, että Tilaajalla on mahdollisuus ottaa Dokumentaatiosta Sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen haluamansa määrä kopioita sähköisessä tai muussa muodossa.
12. Muutokset Palveluihin
[täsmennetään hankevaiheen aikana]
13. Hinnat ja maksuehdot
[täsmennetään hankevaiheen aikana, noudatetaan Yhteistyösopimuksessa sovittuja ehtoja]
14. Salassapito
[täsmennetään hankevaiheen aikana, noudatetaan Yhteistyösopimuksessa sovittuja ehtoja]
15. Tietoturva ja -suoja
[täsmennetään hankevaiheen aikana]
Sopijapuolet toteavat, että Sopimuksen perusteella tai sen yhteydessä käsiteltävien Henkilötietojen suhteen Tilaaja on Tietosuojalainsäädännön tarkoittama rekisterinpitäjä, ja Toimittaja on Tietosuojalainsäädännön tarkoittama Henkilötietojen käsittelijä, mistä johtuen Tilaaja vastaa suhteessa rekisteröityihin henkilöihin Tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.
Toimittaja sitoutuu noudattamaan kaikkea sen toimintaan soveltuvaa Tietosuojalainsäädäntöä, mikä käsittää esimerkiksi Henkilötietojen käsittelijää koskevien velvoitteiden noudattamisen, ja suojaamaan tämän Sopimuksen perusteella käsittelemänsä Henkilötiedot toteuttamalla
asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojakeinot. Toimittajan tulee yhtäältä toimia siten, että Tilaaja pystyy täyttämään kaikki rekisterinpitäjää koskevat Tietosuojalainsäädännön velvoitteet, sekä toisaalta pidättäytymään toimimasta tavalla, joka saattaisi Tilaajan rekisterinpitäjänä vastuuseen edellä mainittujen velvoitteiden tai muun Tietosuojalainsäädännön rikkomisesta.
Henkilötietojen käsittelystä ja siihen liittyvistä Sopijapuolten velvoitteista ja vastuista on sovittu tarkemmin tähän Sopimukseen liitetyissä erityisehdoissa henkilötietojen käsittelystä (liite 7, JIT 2015 - Henkilötiedot) sekä erillisessä liitteenä 6 olevassa henkilötietojen käsittelytoimien kuvauksessa. Ellei muusta ole nimenomaisesti sovittu, edellä mainittujen asiakirjojen sisältö kuvaa Sopimuksen voimaantulon hetkellä noudatettavat Henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet.
Toimittaja on velvollinen toimittamaan kaikki Sopimuksen tarkoittamat Palvelut EU- tai ETA- alueelta. Toimittajalla ei ole oikeutta avata pääsyä Henkilötietoihin EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelta ilman Tilaajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. Toimittaja on velvollinen pyydettäessä kirjallisesti ilmoittamaan Tilaajalle Ratkaisun ja Palveluiden tietovarantojen ja palvelinten sijaintipaikan ja Tilaajan Tietoihin avaamansa tekniset käyttöyhteydet sekä kaikista muutoksista näissä ilmoittamissaan tiedoissa.
Toimittaja vastaa siitä, että Ratkaisu ja Palvelut täyttävät Sopimuksessa ja sen liitteissä kuvatut tietoturvavaatimukset. Sopijapuoli vastaa omia tietojaan ja tiedostojaan koskevien varmuuskopioiden ottamisesta sekä niiden toimivuuden tarkastamisesta.
Toimittaja voi käyttää Henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Tämän Sopimuksen voimaantullessa Tilaajan hyväksymät alihankkijat on mainittu kohdassa 8.
16. Omistus- ja Immateriaalioikeudet
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana, noudatetaan Yhteistyösopimuksessa sovittuja ehtoja]
Selvyyden vuoksi todetaan seuraavaa: Toimittaja ja Turun, Espoon, Tampereen, Oulun ja Vantaan [+myöhemmin sopimukseen liittyneet] kaupungit ovat xx.xx.2020 allekirjoittaneet DigiOne yhteistyösopimuksen (liite 6). Tällä Sopimuksella ei muuteta niitä omistus- ym.
Immateriaalioikeuksia, jotka em. kaupungit ovat mainitun sopimuksen perusteella saaneet.
Tilaaja saa Ratkaisuun ja Palveluihin sekä Dokumentaatioon Sopimuksen voimassaoloon ja tarkoitukseen rajatun, ei-yksinomaisen käyttöoikeuden. Käyttöoikeutensa puitteissa Xxxxxxx saa oikeuden käyttää Ratkaisua, Palvelua ja Dokumentaatiota omassa sisäisessä toiminnassaan.
Tilaaja ei saa käyttää Toimittajan käyttämiä menetelmiä ja apuvälineitä ilman Toimittajan kirjallista suostumusta muutoin kuin osana Ratkaisua, Palveluja ja Dokumentaatiota tämän Sopimuksen voimassaoloaikana.
Omistus- ja kaikki Immateriaalioikeudet Tilaajan omiin laitteisiin, järjestelmiin, sovelluksiin ja muihin aineistoihin, kuten Tilaajan tietoihin, kuuluvat Tilaajalle tai kolmansille osapuolille, eivätkä siirry Toimittajalle. Toimittajalla on oikeus käsitellä Tilaajan tietoja ja muita aineistoja vain Sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa.
17. Immateriaalioikeusloukkaukset
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Immateriaalioikeuksien loukkauksiin noudatetaan JIT 2015 Yleisten ehtojen kohtaa 6 (Immateriaalioikeuksien loukkaukset).
Sen lisäksi, mitä JIT Yleisten ehtojen kohdassa 6(3) on sovittu, todetaan, että Xxxxxxxx on lopetettava välittömästi Toimittajan pyynnöstä Palvelun käyttäminen.
JIT 2015 Yleisissä ehdoissa kohdassa 6(4) listatun lisäksi Toimittaja ei vastaa vaatimuksesta, joka olisi voitu välttää, jos Xxxxxxx olisi ottanut käyttöönsä sellaisen Toimittajan Tilaajan käyttöön ilman erillistä veloitusta toimittaman Ratkaisun tai sen osan, Dokumentaation tai Palvelujen muun lopputuloksen muutoksen, joka täyttää tämän Sopimuksen vaatimukset, ja jonka toimittaessaan Toimittaja on nimenomaisesti kirjallisesti huomauttanut Tilaajalle siitä, että muutos toimitetaan mahdollisen Immateriaalioikeuksien loukkauksen välttämiseksi.
18. Vahingonkorvaus ja vastuunrajoitukset
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Lähtökohtana vahingonkorvausvastuulle on, että
1. vahingonkorvausvastuu on molemminpuolinen;
2. yhteenlaskettu enimmäiskorvausvelvollisuus on rajoitettu ja suhteutettu Asiakaskohtaisen palvelusopimuksen edeltävän 12kk Ylläpitomaksujen määrään;
3. vahingonkorvausta maksetaan siltä osin kuin korvattavan vahingon määrä ylittää vahinkoon liittyvän palvelutason alituksen tai muun sopimusrikkomuksen perusteella maksettavan palveluhyvityksen tai muun sopimussakon määrän; ja
4. kumpikaan Sopijapuoli ei ole missään vastuussa välillisistä tai epäsuorista vahingoista.
20. Toimittajan avustamisvelvollisuus
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana, noudatetaan Yhteistyösopimuksessa sovittuja ehtoja]
Toimittajan avustamisvelvollisuuden osalta noudatetaan mitä JIT 2015 (Palvelut) kohdassa 8 on todettu. Toimittajalla on oikeus veloittaa avustamisesta aika- ja materiaaliperusteisesti noudattaen Sopimuksen liitteessä 7 (Tieran henkilötyöhinnasto) kuvattuja hintoja.
21. Sopimuksen siirtäminen
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Sopijapuolella on oikeus siirtää tämä Sopimus ja siihen perustuvat oikeutensa joko kokonaan tai osittain julkishallinnon yhteisölle, jolle sen toiminta tai osa siitä siirretään. Siirrosta on ilmoitettava toiselle Sopijapuolelle etukäteen kirjallisesti. Sopimuksen siirtäminen ei saa vaarantaa Toimittajan sidosyksikköasemaa.
Sopijapuolet ovat tietoisia, että siirrossa on otettava huomioon Hankintalaista (1397/2016) johtuvat edellytykset siirrolle.
22. Muut ehdot
[esimerkki, täsmennetään hankevaiheen aikana]
Tämän Sopimuksen voimassaoloaikana Toimittaja sitoutuu pitämään voimassa kaikki lakisääteiset vakuutukset sekä toimintansa laajuuden kannalta riittävän vastuuvakuutuksen.
Tilaaja sitoutuu edistämään DigiOnen käytön laajentumista mm. toimimalla referenssiasiakkaana sekä osallistumaan myynti- ja markkinointitapahtumiin tarpeen mukaan.
Kaikki muutokset tai lisäykset tähän Sopimukseen on sovittava kirjallisesti, jotta ne olisivat päteviä.
Allekirjoitukset