SOPIMUS KONSORTION PERUSTAMISESTA TIETOJÄRJESTELMÄPALVELUN (EXAM) JÄRJESTÄMISEKSI
SOPIMUS KONSORTION PERUSTAMISESTA TIETOJÄRJESTELMÄPALVELUN (EXAM) JÄRJESTÄMISEKSI
1. Sopimusosapuolet
Listaa EXAM-konsortion jäsenkorkeakouluista ylläpidetään erillisellä sivulla: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/0xxXXx.
2. Yhteistyön tausta ja sisältö
Sopimuksen taustalla on korkeakoulujen yhteinen tarve tarjota korkeakoululle kustannustehokas sähköisen arvioinnin järjestelmä.
Tietojärjestelmä ja sen tarjoamat toiminnallisuudet ja ominaisuudet on kuvattu konsortion wikisivustolla: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/0xxXXx.
3. Sopimuksen kohde
Konsortion tehtävänä on tarjota sähköisen arvioinnin järjestelmä ja kehittää sen toimintoja kustannustehokkaasti. Konsortio hankkii tässä tarkoituksessa ylläpito- ja kehitystyöhön liittyviä palveluita ulkopuoliselta palveluntuottajalta.
4. Oikeudet
EXAM-palvelun ja EXAM-järjestelmän dokumentaatio ja kulloinenkin lähdekoodi ovat kaikkien konsortion sopimusosapuolten omistamia ja käytettävissä niiden omassa toiminnassa. Sopimusosapuolet voivat muokata ja kehittää koodia sillä edellytyksellä, että lopputulokset palautetaan yhteiseen sovelluskoodin säilytyspaikkaan samoilla ehdoilla.
Kaikki uudet konsortion sopimusosapuolet saavat samat oikeudet liittymällä sopimukseen kohdassa 11 esitetyllä tavalla.
Sopimusosapuolen omistama tietosisältö kuten tenttikysymykset ja vastaukset eivät sisälly em. dokumentaatioon.
EXAM-järjestelmän kehitystyön tuloksena syntyvät uudet versiot ovat sopimusosapuolten asennettavissa. EXAM-järjestelmän lähdekoodi ja asennuspaketti ovat avoimia ja siten kenen tahansa käytettävissä ja muokattavissa sillä edellytyksellä, että kehitystyön lopputulokset palautetaan yhteiseen säilytyspaikkaan samoilla ehdoilla. Konsortio ei vastaa ulkoisen kehitystyön jatkokehityksestä ja/tai ylläpidosta.
5. Sopimuskausi
Konsortiosopimus on xx.xx.2022 alkaen voimassa toistaiseksi.
6. Sopimusosapuolten vastuut ja toimielinten tehtävät
Tämän sopimuksen osapuolet sopivat yhdessä sähköisen arvioinnin järjestelmä EXAMin ylläpidosta ja kehittämisestä, ja tekevät tähän liittyvät hankintapäätökset konsortiona.
Sopimusosapuolet vastaavat itse edellä mainitun EXAM-järjestelmän käyttö- ja oheispalveluiden hankinnoista omalta osaltaan.
Sopimusosapuolten muut vastuut palvelun tuottamisessa ovat:
• Johtoryhmän jäsenten nimeäminen ja resursointi.
• Palvelun toteutuksesta korkeakoulussa vastaavan kehittäjäryhmän jäsenen nimeäminen ja resursointi.
• Korkeakoulujen resurssien ohjaaminen versiotestaukseen.
Tietojärjestelmäpalvelua ohjaa ja valvoo tämän sopimuksen perusteella asetettava johtoryhmä, johon kukin sopimusosapuoli nimeää yhden edustajan ja hänen varajäsenensä. Johtoryhmä valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan keskuudestaan. Puheenjohtaja valitaan vuodeksi kerrallaan.
Palveluntuottaja nimeää johtoryhmään asiantuntijajäsenen, jolla ei ole päätösvaltaa eikä äänioikeutta johtoryhmässä.
Johtoryhmän tehtävät ovat:
• Valita ja tarvittaessa kilpailuttaa palveluntuottaja, jonka kanssa konsortion sopimusosapuolet tekevät palvelusopimuksen.
• Hyväksyä palvelusopimuksen sisältö.
• Ohjata EXAM-järjestelmän kehittämistoimintaa kehittäjäryhmän tekemien esitysten pohjalta.
• Hyväksyä konsortion toimintasuunnitelma, talousarvio ja toimintakertomus vuosittain.
• Päättää vuosimaksun suuruus ja toiminnan organisoitumiseen liittyvät korvaukset.
• Päättää uusien sopimusosapuolten ottamisesta konsortioon, niiden liittymismaksusta sekä vastaanottaa ja hyväksyä sopimusosapuolen irtisanomisilmoitukset.
• Raportoida palvelun toiminnasta sopimusosapuolten johdolle.
• Nimittää tuoteomistajaryhmä kehittäjäryhmän edustajista.
• Hyväksyä konsortiosopimuksen muutokset.
Johtoryhmän alaisuudessa toimii työvaliokunta, jonka johtoryhmä nimittää vuodeksi kerrallaan. Työvaliokunnassa on vähintään viisi jäsentä. Työvaliokunta nimeää keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Työvaliokunnan tehtävinä on:
• Valmistella ja tukea konsortion toimintaa johtoryhmän hyväksymän toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaisesti
• Valvoa ja tukea järjestelmän ylläpitoa, kehittämistä ja Palvelusopimuksen toteutumista.
• Valmistella uudet sopimukset ja sopimusmuutokset.
Päätökset työvaliokunnassa on tehtävä yksimielisesti. Jos työvaliokunta ei pääse jostain asiasta yksimielisyyteen, sen käsittely siirtyy johtoryhmälle. Työvaliokunta kokoontuu puheenjohtajansa kutsusta ja on päätösvaltainen, jos kokoukseen osallistuu vähintään neljä jäsentä. Työvaliokunta voi kutsua kokouksiinsa ulkopuolisia asiantuntijoita. Asiantuntijajäsen ei ole äänivaltainen työvaliokunnan päätöksenteossa.
Jokainen sopimusosapuoli nimeää palvelulle edustajan kehittäjäryhmään. Kehittäjäryhmä kokoontuu säännöllisesti käsittelemään palvelun ajankohtaisia kehittämistarpeita.
Kehittäjäryhmän tehtävät ovat:
• Seurata ja arvioida palvelun käyttöä ja toimivuutta.
• Tunnistaa ja määritellä kehitystarpeita sekä valmistella niiden projektointia seuraavien tuoteversioiden kehittämiskohteiksi.
• Vastata versiotestauksen käytännön toteutuksesta.
• Perustaa tarvittaessa alatyöryhmiä ja kutsua niihin tarvittaessa kohdeasiantuntijoita kehitystyön tueksi.
• Tukea menettelytapojen harmonisointia ja hyvien käytäntöjen jakamista sähköisen arvioinnin eri sovellusyhteyksissä.
• Valmistella teknisen kehitysyhteistyön vuosisuunnitelma ja toimintakertomus osaksi konsortion toimintasuunnitelmaa ja toimintakertomusta.
Tuoteomistajaryhmän tehtävät ovat:
• Kehityksen suunnittelu ja priorisointi.
• Koordinoida testaus, jonka kehittäjäryhmä tekee.
• Valmistella kehittäjäryhmän tehtävät ja tapaamiset.
Konsortion toimielinten tehtävät on tarkemmin kuvattu erillisellä sivulla: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/0xxXXx.
7. Päätöksenteko
Konsortion johtoryhmä on päätösvaltainen, kun päätöksentekoon on osallistunut vähintään puolet jäsenistä puheenjohtaja mukaan lukien. Puheenjohtajan ollessa estyneenä puheenjohtajana pidetään varapuheenjohtajaa ja varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä varsinaisena jäsenenä pidetään hänen varajäsentään.
Päätöksenteko voidaan tarvittaessa järjestää sähköpostitse asioiden. Näin menetellessä otetaan huomioon puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ilmoittamaan määräaikaan mennessä ilmaistut kannanotot.
Mikäli johtoryhmä ei tee yksimielistä päätöstä, päätökset tehdään äänestämällä. Mahdollisissa äänestyksissä johtoryhmän varsinaisella jäsenellä on yksi ääni kiinteää rahoitusosuuden (FTE-lukuun perustuva osuus + kiinteä osa) summaa kohden (sivulla xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/xxxXXx esitetyn palvelun rahoituslaskelman mukaisesti).
Äänestyksessä johtoryhmän päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yksinkertainen ääntenenemmistö.
Kukin sopimusosapuoli vastaa oman hankintapäätöksensä tekemisestä oman hankintaohjeistuksensa mukaisesti. Konsortio tekee hankintoja sekä vuosimaksun suuruutta koskevat päätökset yksimielisesti.
8. Palvelun hankinta ja sopimuskäytäntö
Johtoryhmä hankkii konsortion tarvitsemat palvelut valitsemaltaan palveluntuottajalta. Valinta tehdään tarvittaessa kilpailutuksen kautta, erityisesti jos hankintalainsäädäntö tätä edellyttää.
Kukin sopimuspuoli tekee palveluntuottajan kanssa samansisältöisen palvelusopimuksen.
Sopimuspuoli voi tämän lisäksi hankkia palveluntarjoajalta itselleen tarvitsemiaan lisäpalveluita. Palvelusopimuksella hankitaan esimerkiksi järjestelmän ylläpito- ja kehittämispalveluita sekä konsortion tarvitsemia hallintopalveluita.
9. Palvelun kustannukset ja palvelumaksut
Palvelun kustannukset katetaan sopimusosapuolilta kerättävillä vuosimaksuilla. Vuosimaksu päätetään edellisen vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Vuosimaksu kerätään laskutusvuoden maaliskuun viimeiseen päivään mennessä.
Vuosimaksu muodostuu kiinteästä maksusta sekä vuosittain päätettävästä osasta, joka määräytyy johtoryhmän päättämien kehittämiskohteiden perusteella. Vuosittain päätettävä osa määräytyy sopimusosapuolten opiskelijamäärän perusteella.
Konsortion vuosimaksun määräytymiseen vaikuttavat tiedot päivitetään erilliselle sivulle: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/xxxXXx.
10. Sopimuksen muuttaminen
Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti sopimalla ja sopimusmuutokset tulee aina allekirjoittaa kunkin sopijaosapuolen toimivaltaisen allekirjoittajan toimesta. Kirjallinen sopiminen voidaan toteuttaa myös tähän sopimukseen tehtävällä, toimivaltaisen allekirjoittajan hyväksymällä liitteellä.
Johtoryhmän hyväksynnällä voidaan päivittää yhteyshenkilöiden vaihtuminen ja tehdä muutoksia seuraaviin sopimuksen liitteisiin ja palvelukuvauksiin: (Sopimus EXAM- järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä, EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus, Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu ja Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu). Hyväksyntä voidaan toteuttaa johtoryhmän suoralla hyväksynnällä, pöytäkirjan allekirjoituksella tai sähköpostimenettelyllä.
Muutos voidaan hyväksyä myös vaihtoehtoisesti yksimielisten päätösten osalta johtoryhmän pöytäkirjan allekirjoituksella tai sähköpostimenettelyllä. Erikseen allekirjoitetussa sopimuksessa sovitut muutokset voidaan myös koostaa yhteen päivitettävään versioon erilliselle verkkosivulle.
Sopimuksen muutos tulee voimaan, kun sopimusosapuolet ovat sen allekirjoituksellaan vahvistaneet.
11. Sopimukseen liittyminen
EXAM-konsortio on avoin uusille sopimusosapuolille. Konsortion sopimusosapuolten tulee maksaa liittymismaksu ja olla valmis täyttämään muut tämän sopimuksen mukaiset velvoitteet. Kirjallinen hakemus tulee lähettää konsortion jäsenelle, joka toimittaa sen
konsortion johtoryhmän käsiteltäväksi. Xxxxxxxxxx päättää uuden sopimusosapuolen liittymisestä, liittymisehdoista ja liittymismaksusta.
12. Sopimuserimielisyydet
Sopimusta koskevista erimielisyyksistä neuvotellaan ensisijaisesti sopimusosapuolten kesken. Ellei neuvottelussa päästä yhteisymmärrykseen, sopimusosapuolet voivat saattaa asian Helsingin käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
13. Vastuunrajoitukset
EXAM-järjestelmää päivittäessään ja kehittäessään sopimusosapuolet pyrkivät siihen, että kehitys- ja muokkaustyön tulokset ovat mahdollisimman virheettömiä. Sopimusosapuolet eivät anna EXAM-järjestelmän tekemilleen muutoksille kuitenkaan mitään takuuta. Jokainen sopimusosapuoli käyttää EXAM-järjestelmää omalla vastuullaan.
Sopimusosapuolet eivät vastaa sopimusrikkomuksensa aiheuttamista välillisistä tai epäsuorista vahingoista, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
Sopimusosapuolen vuotuinen kokonaisvastuu muita sopimusosapuolia kohtaan on rajoitettu sopimusosapuolen kyseisenä vuonna maksaman vuosimaksun suuruiseksi.
14. Sopimuksen irtisanominen
Sopimusosapuoli voi erota konsortiosta lähettämällä johtoryhmälle osoitetun kirjallisen irtisanomisilmoituksen kalenterivuoden kesäkuun loppuun mennessä. Sopimus päättyy tällöin kyseisen sopimusosapuolen osalta saman kalenterivuoden päättyessä. Irtisanoutuvan sopimusosapuolen vuosimaksua ei palauteta. Irtisanoutuneelle sopimusosapuolelle jää oikeus käyttää EXAM-järjestelmän senhetkistä, julkaistua versiota omassa toiminnassaan.
15. Sopimuksen liitteet ja tulkintajärjestys
Tämä sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja alla olevista liitteistä. Liitteitä tulkitaan nousevassa järjestyksessä.
• LIITE 1: Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
• LIITE 2: EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
• LIITE 3: Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu
• LIITE 4: Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu
16. Allekirjoitukset ja päiväys
Tätä sopimusta on laadittu XX samasanaista kappaletta, yksi kullekin sopimusosapuolelle. Konsortion XX jäsenen allekirjoitukset tähän sopimukseen ovat liitteenä 1.
Sopimusdokumentaatio lataaminen:
Uusin konsortiosopimus:
• EXAM-konsortiosopimus (konsortiosopimus 2017)
• Sopimuksen allekirjoitussivu uudelle jäsenelle (allekirjoitussivu 2017)
• Liite 1 (muodostuu allekirjoituskierroksen jälkeen kaikista allekirjoitussivuista)
Palvelusopimus:
• Konsortion jäsen allekirjoittaa lisäksi CSC:n kanssa palvelusopimuksen, jolla jäsenet hankkivat konsortion koordiointipalvelut sekä järjestelmän kehittämispalvelut. Palvelusopimus löytyy erilliseltä sivulta: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/0XXXX.
Konsortion alkuperäiset perustamisasiakirjat liitteineen:
• EXAM-konsortiosopimus (linkki päivitetään myöhemmin)
• EXAM-konsortiosopimuksen allekirjoitussivu (linkki päivitetään myöhemmin)
• Konsortiosopimuksen liite 1: (linkki päivitetään myöhemmin)
• Konsortiosopimuksen liite 2: (linkki päivitetään myöhemmin)
• Konsortiosopimuksen liite 3: (linkki päivitetään myöhemmin)