SOPIMUSEHDOT
1. TOIMEENPANO
Järjestäjä: Valkealan Hevosystäväinseura ry
Paikka: Kouvolan Ravirata, Hevosmiehentie 1 45160 KOUVOLA Aika: 13.-14.8.2016
Avoinna: 10.00 – 18.00
Sisäänpääsy: Pääsylipulla tai Festivaalikutsulla
2. TAPAHTUMAN SISÄLTÖ
Meidän Maaseutu -Festivaali kokoaa yhteen monipuolisen kattauksen maaseudun elämää. Asuminen maalla, elinkeinot, elämykset, matkailu, lähiruoka ja eläimet ovat esillä tapahtumassa iloisena koko perheen maaseutuseikkailuna. Tapahtuman tarjontaa tuetaan festivaaliohjelmalla.
3. NÄYTTEILLEASETTAJAT JA TUOTTEET
Ainoastaan ne tuotteet ja palvelut, jotka on mainittu ilmoittautumislomakkeessa ja jotka järjestäjä on hyväksynyt, saadaan asettaa näytteille. Mikäli näytteilleasettajan osastolla on esillä muita tuotteita, peritään tästä 200 € suuruinen sakkomaksu.
4. ILMOITTAUTUMINEN
Ilmoittautuminen tehdään nettilomakkeella tai järjestäjän lähettämällä sopimuslomakkeella. Sopimus messujärjestäjän ja näytteilleasettajan välille tehdään sen sisältöisenä, kun näytteilleasettajan ja messujärjestäjän välillä on kirjallisesti sovittu. Sopimuslomakkeen toimittamisen voi tehdä printtiversiona tai sähköisesti internetin kautta. Ilmoittautuminen on sitova silloin, kun näytteilleasettaja on kirjallisesti tai suullisesti sopinut näyttelypaikasta. Tilaus vahvistetaan tilausvahvistuksella tai näyttelysopimuksella. Ilmoittautuminen tulee tehdä 30.6.2016 mennessä. Näyttelytilat jaetaan ilmoittautumisjärjestyksessä. Näytteilleasettajan on ilmoitettava osastonsa tuotetiedot sekä käsiohjelmatiedot messutoimistoon ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
6. SOPIMUKSEN PURKAMINEN
Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa osallistumisensa tai pienentää varaamansa näyttelytilan kokoa 14 vuorokauden kuluessa tilausvahvistuksen päiväyksestä.
Peruutus tai muutos näyttelytilan kokoon on tehtävä kirjallisesti. Alle 30 vrk ennen tapahtumaa tehdyllä varauksella ei ole perumisoikeutta.
Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle:
- Mikäli paikkavuokraa ei ole eräpäivään mennessä maksettu
- Mikäli osastoa ei ole otettu käyttöön viimeistään 12.8.2016 klo 10.00 mennessä Xxxxxxxxxxxxxxxxxx on kuitenkin velvollinen suorittamaan jo erääntyneet maksut ja varaamansa paikkavuokran, jotka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jäävät järjestäjälle.
7. NÄYTTELYTILAN VUOKRAT
järjestäjä ei ole arvonlisäverovelvollinen. Tästä syystä hintoihin ei lisätä arvonlisäveroa, eikä sitä voi niistä vähentää. Osastojen hinta määräytyy tilan koon ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Myyntilupa sisältyy hintoihin. Osastohinta koskee varattua tilaa, se ei sisällä rakenteita tai kalusteita. Järjestäjällä on oikeus muuttaa osaston kokoa ja muotoa 10 % tai siirtää paikka alkuperäistä varausta vastaavalle paikalle. Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan näytteilleasettajille heti, kun se on mahdollista.
8. MAKSUEHDOT
Näytteilleasettaja maksaa paikanvarausmaksuna näyttelyvuokrasta 50 % 14 vrk:n kuluessa tilausvahvistuksen päiväyksestä. Näyttelytilamaksu erääntyy viimeistään 14.7.2016. Ilmoittautumisajan päätyttyä näytteilleasettaja maksaa koko näyttelytilan vuokran maksuehdolla 7 päivää netto. Näyttelytila tulee olla kokonaan maksettu ennen osaston luovuttamista näytteilleasettajan käyttöön. Viivästyskorko 10 %, laskutuslisä 4 €. Maksukehotus erääntyneestä maksusta 10 €.
9. OSASTOJEN RAKENTAMINEN, PURKAMINEN JA RAKENTEET
Näyttelyosastot tulee rajata asianmukaisin rakentein. Osaston rakenteet tai kalusteet eivät saa häiritä viereisiä osastoja, eikä ylittää osastolle varattua aluetta.
Pystyttämisen ja tavaroiden kuljetuksen aikataulu ilmoitetaan näytteilleasettajille erikseen noin kahta kuukautta ennen messuja. Näytteilleasettaja huolehtii osastonsa rakentamisesta, somistamisesta ja siivouksesta sekä siitä, että rakenteet ovat riittävän lujia, siistejä ja turvallisia. Näytteilleasettaja on itse vastuussa osastonsa rakentamisesta ja somistuksesta tulleen jätteen toimittamisesta osastolta ja sen ympäristöstä järjestäjän varaamille jätelavoille. Näytteilleasettaja ei saa ilman sopimusta käyttää hyväkseen toisen näytteilleasettajan rakentamia väliseiniä.
Näytteilleasettajat eivät saa rakentaa tai esitellä tuotteitaan siten, että se aiheuttaa ruuhkautumista käytävällä tai häiriötä naapuriosastoille tai yleisölle. Osastoilla ei ole oikeutta käyttää mikrofoneja tai äänitteitä niin, että ne aiheuttavat häiriötä naapuriosastoille. Järjestäjällä on oikeus tarkistaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista koskevat piirustukset. Mikäli näyttelyesineen paino ylittää 1000 kg, sen sijoittamisesta on sovittava järjestäjän kanssa. Rakentamisen ja rakenteiden aiheuttamista vaurioista kiinteistölle tai toisen osaston rakenteille vastaa näytteilleasettaja.
Osastojen purkamisen saa aloittaa sunnuntaina vasta klo 18.00 jälkeen. Aikaisemmin purkamisen aloittaneelta näytteilleasettajalta veloitetaan sakkomaksu 150 €.
10. SÄHKÖ
Näytteilleasettaja tilaa järjestäjältä ilmoittautumislomaketta käyttäen osastollaan tarvitsemansa sähkövirran samoin kuin tarpeelliset asennustyöt, jotka näytteilleasettaja kustantaa itse. Sähköasennuksista vastaa järjestäjän nimeämä sähköasennusliike. Sähkötilaukset on tehtävä ilmoittautumisen yhteydessä tai viimeistään 30.6.2016 mennessä. Tämän jälkeen tehtävien tilausten hintaan lisätään 20 %. tapahtumaviikolla tulleet tilaukset toteutetaan mahdollisuuksien mukaan ja niiden hintaan lisätään 50 %. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista. Jatkuvan sähkönsyötön tarpeesta on ilmoitettava järjestäjälle. Sähkön tilaaja sitoutuu noudattamaan sähköurakoitsijan sähkön käytöstä antamia ohjeita. Sähkölaitteet eivät saa ylittää tehoiltaan tilattua määrää.
Voimavirtaliittymä tarvitsee aina sulakkeellisen alakeskuksen, poikkeuksena suora
kytkentä koneisiin, kontteihin tms. Laitteet kytketään vikavirtasuojattuun verkkoon. Näytteilleasettajan on huolehdittava, että osaston sisäiset asennukset ovat vikavirtakestoisia ja viranomaismääräyksien mukaisia. Tilaaja vastaa myös laitteiden kunnosta. Korjauksista laskutetaan tilaajaa. Osastoilta kadonneet liitosjohdot / alakeskukset laskutetaan tilaajalta. Osastojen välinen sähkön jakaminen näytteilleasettajalta toiselle on kielletty. Sähköä saa käyttää vain sähkötilauksen tehnyt messuosasto. Omien aggregaattien käyttö on kielletty.
11. MUUT PALVELUT
Näytteilleasettajan tarvitsemat siivous, vesi ja varastopalvelut sekä muut mahdolliset palvelut on tilattava ilmoittautumislomakkeella ilmoittautumisen yhteydessä tai tarkoitusta varten annetulla tilauslomakkeella. Järjestäjä välittää palvelutilaukset urakoinneista vastaaville yrityksille. Siivoukseen kuuluu pölyjen pyyhintä, osaston maton imurointi sekä roska-astioiden tyhjennys.
12. VAKUUTUKSET
Järjestäjän vastuuvakuutus korvaa järjestäjän oman henkilökunnan toimenpiteistä, laitteista tai rakenteista kolmannelle henkilölle aiheutuvat vahingot. Järjestäjät eivät vastaa näytteilleasettajan tavaroiden, rakenteiden eikä näytteilleasettajan mahdollisesti kiinteistölle tai kolmannelle henkilölle aiheuttamasta vahingosta. Tästä syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vastuu-, palo-, varkaus- ja muista vakuutuksista.
13. JÄRJESTYKSENVALVONTA Järjestäjä huolehtii yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella. Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta. Osastolle jätetyt tavarat ovat näytteilleasettajan omalla vastuulla.
14. PALO- JA MUU TURVALLISUUS
Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassaolevia paloturvallisuusohjeita. Paloturvallisuutta vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisten ja järjestäjän ennakkolupa. Tupakointi on sallittu vain sille osoitetulla paikalla. Telttojen ja katosten kiinnittämisessä on noudatettava saatuja ohjeita ja viranomaisten antamia vaatimuksia (xxx.xxxxx.xx). Koneita ja muita välineitä esiteltäessä on noudatettava työturvallisuuslain ja -asetusten vaatimuksia.
15. MESSUJULKAISU
Järjestäjä julkaisee yhteistyökumppaninsa kanssa oman virallisen messulehden. Messujen alueella eikä näytteilleasettajien toimesta saa jakaa mitään muuta kyseisiin messuihin liittyvää julkaisua. Näytteilleasettajien ilmoittautumisajan puitteissa ilmoitettujen yhteystietojen maininta messujulkaisussa sisältyy osastopaikkaan.
Tiedot julkaistaan ilmoittautumislomakkeella annettujen tietojen perusteella. Järjestäjä ei vastaa luettelossa olevien mahdollisten virheiden aiheuttamista vahingoista.
16. ASIAKASKUTSUKORTIT
Näytteilleasettajat voivat tilata asiakkaitaan varten kertakäyntiin oikeuttavia asiakaskutsukortteja. Kutsujan leimalla varustettu ja asiakkaan täyttämä kortti oikeuttaa yhteen käyntiin messuilla. Epäselvällä kutsujamerkinnällä palautetut kortit veloitetaan järjestäjän tallentaman sarjanumeron perusteella. Messuille
palautuneista asiakaskutsukorteista veloitetaan kutsujaa 7 €/kpl
17. HENKILÖ- JA PYSÄKÖINTIKORTIT
Rakentamis- ja purkamistöiden sekä messujen aikana messualueella saavat oleskella vain ne henkilöt, joilla on järjestäjän antama henkilökortti. Henkilökortti on pidettävä näkyvästi esillä. Rakentajakortteja näytteilleasettajat saavat tarvitsemansa määrän. Näytteilleasettaja- ja parkkikorttien lukumäärä määräytyy osaston pinta-alan mukaan, 3 kpl / 16 näyttelypaikkaneliömetriä kohden. Henkilökortit ovat osastokohtaisia, eikä niitä saa luovuttaa osaston henkilökuntaan kuulumattomille tahoille. Messujen ajaksi on saatavana lisäksi maksullisia henkilö- ja pysäköintikortteja. Näytteilleasettajan on noudettava henkilökortit messutoimistosta heti messuille saavuttuaan.
18. HAVAINTOESITYKSET
Näytteilleasettaja vastaa elokuvien ja video-ohjelmien ennakkotarkastuksesta ennen niiden esittämistä julkisesti sekä tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista esittämänsä musiikin osalta. Havaintoesitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja.
Äänen voimakkuutta osastolla valvotaan ja häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään. Paljon yleisöä kerääville havaintoesityksille ja niiden yleisölle on varattava oma tila. Näytteilleasettaja vastaa osastonsa mahdollisesta Teosto ja Gramex lisäkorvauksista.
19. FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan tai paikkaan ellei niitä voida voittamattomien esteiden vuoksi toimeenpanna ilmoitettuna aikana.
20. YLEISET MÄÄRÄYKSET
Tapahtumassa sallitaan viranomaisten antaman luvan mukaista tavaroiden ja palveluiden vähittäismyyntiä. Allekirjoittamalla sopimuslomakkeen näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä osallistumisehtoja sekä näiden täydennykseksi annettavia tapahtumakohtaisia lisäohjeita. Kaikenlainen kiinnittäminen niin messualueen rakennuksiin, kuin hallien katto-, pilari- ja seinärakenteisiin on kielletty. Näytteilleasettaja on vastuussa messurakennuksille tai messualueelle aiheuttamastaan vahingosta. Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän suostumusta voi aiheuttaa messuosaston sulkemisen. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, jonka osapuolet sopivat, elleivät sovi, sopimus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Kouvolan kaupunkia.
21. YHTEYSTIEDOT
Valkealan Hevosystäväinseura ry
Kouvolan Ravirata, Hevosmiehentie 1 45160 KOUVOLA
(00)0000000 Tapahtuman projektipäällikkö 040 837 0572 xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
Y-tunnus 0206745-2