Sopimus EXAM-tenttivierailuista korkeakouluissa Sopimus hyväksytty EXAM- konsortion kokouksessa 17.9.2021 Allekirjoittaneet korkeakoulut sopivat EXAM- tenttitilojen yhteiskäytöstä seuraavaa.

Sopimus EXAM-tenttivierailuista korkeakouluissa
Sopimus hyväksytty EXAM-konsortion kokouksessa 17.9.2021

Allekirjoittaneet korkeakoulut sopivat EXAM-tenttitilojen yhteiskäytöstä seuraavaa.

1 Yhteistyön tarkoitus ja sopimuksen osapuolet

EXAM-järjestelmään on kehitetty tenttivierailuominaisuudet, joita hyödyntäen opiskelijoiden on mahdollista suorittaa opintoihinsa kuuluvia oman korkeakoulunsa (jäljempänä ”kotikorkeakoulu”) tenttejä myös muiden korkeakoulujen (jäljempänä ”vierailukorkeakoulu”) tenttitiloissa. Tähän sopimukseen voivat liittyä kaikki suomalaiset EXAM-konsortioon kuuluvat korkeakoulut.

Sopimus on hyväksytty samasanaisena kaikkien EXAM-tenttivierailuun liittyneiden korkeakoulujen kanssa. Sopimuksen käytännön hallinnointia hoitaa EXAM-konsortion johtoryhmä ja sen kulloinenkin puheenjohtaja sekä erillisen toimeksiantosopimuksen perusteella konsortion valitsema EXAM palveluntarjoaja (jäljempänä ”palveluntarjoaja”). Konsortion jäsenet valitsevat palveluntarjoajan EXAM-konsortiosopimuksen päätöksentekomenettelyn mukaisesti. Kukin konsortion jäsen laatii palveluntarjoajan kanssa samansisältöisen toimeksiantosopimuksen ja henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen tämän sopimuksen kohdassa 7 kuvatusti.

Palveluntarjoaja ylläpitää konsortion puolesta yhteiskäyttöpalvelua ja ajantasaista luetteloa tenttivierailupalveluun liittyneistä ja palvelua tarjoavista korkeakouluista sekä sivustoa, jonka avulla tenttivierailuun hakeutuva opiskelija voi etsiä itselleen soveltuvan tenttitilan ja tarvittavat ohjelmistot sisältävän laitteen tentin suorittamiseksi.

2 EXAM Tenttivierailupalvelun käyttöönoton edellytykset

Teknisenä edellytyksenä palvelun käyttämiselle on se, että tenttivierailun tarjoava korkeakoulu on ottanut käyttöönsä EXAM-version, jossa tenttivierailuominaisuudet ovat mukana, ja avannut tenttitilojen ja -koneiden varausmahdollisuuden ja mahdollistanut kirjautumisen tenttikoneille sekä EXAM-järjestelmäänsä myös muiden korkeakoulujen opiskelijoille. Korkeakoulu tekee toimeksiantosopimuksen palveluntarjoajan kanssa, kun sillä on valmius tenttivierailuverkostoon liittymiseen. Palveluntarjoaja liittää korkeakoulun tämän jälkeen yhteiskäyttöpalveluun.

Korkeakoulut ylläpitävät suosituksia ja ohjeita tenttikoneita ja niiden varustusta ja ohjelmistoja koskien, tavoitteenaan mahdollistaa tenttivierailun mahdollisimman laaja hyödynnettävyys.

3 Tenttitilan varaaminen, tenttiin Ilmoittautuminen ja tentin suorittaminen

Korkeakoulut, joissa tenttivierailuominaisuudet on otettu käyttöön, mahdollistavat kaikille yhteistyökorkeakoulujen opiskelijoille tenttikoneen varaamisen tenttitiloistaan. Lähtökohta on, että tilan ja tenttikoneen ollessa yhteiskäytössä, tulee sen olla kenen tahansa opiskelijan varattavissa, ja varauksen myötä opiskelija saa käyttöoikeuden tenttitilaan. Vierailukorkeakoulu vastaa siitä, että ilmoittautuneella opiskelijalla on kulunvalvonnallisesti mahdollisuus päästä tenttitilaan tenttivierailulle määriteltyinä aikoina.

Kun kotikorkeakoulu on liittynyt yhteiskäyttöpalveluun, opiskelijan on teknisesti mahdollista varata tenttivierailu mihin tahansa oman korkeakoulunsa EXAM-tenttiin, jota hänen opiskeluoikeutensa koskee. Opiskelijan vastuulla on kuitenkin selvittää ennen varauksen tekemistä, soveltuvatko vierailukorkeakoulun tenttitilan ohjelmistoresurssit tentin suorittamiseen. Tentin laatijan vastuulla on kirjata tentin tietoihin mahdolliset tentin suorittamiseen liittyvät ohjelmistovaatimukset tai -rajoitteet. Tenttitiloista ja niissä käytettävissä olevista ohjelmistoista on tiedotettava tenttivierailua suunnitteleville.

Tenttitilojen varauskäytännöt ja varattavissa olevat ajat päätetään korkeakoulukohtaisesti.

Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijaa informoidaan tenttitilaisuuden valvontakäytännöistä. Ilmoittautuminen edellyttää opiskelijalta valvontakäytäntöjen hyväksymistä.

Tenttitilaisuudessa on varmistettava, että vieraileva opiskelija pääsee tenttikoneelle esimerkiksi yleistunnuksella tai automaattikirjautumisella.

4 Tenttivalvonnan periaatteet

Korkeakoulut järjestävät tenttivierailijoiden tenttitilaisuuden valvonnan vastaavalla tavalla kuin omien opiskelijoidensa valvonnan. Valvonta voi sisältää esimerkiksi reaaliaikaista valvontaa, pistokokein suoritettavia henkilöllisyyden tarkistuksia sekä tallenteiden jälkikäteistä tarkastelua.

Tenttitilaisuudet tallennetaan videotaltioinnilla, suositeltavaa on käyttää äänellistä tallennusta. Käyttöoikeus valvontamateriaaliin on ainoastaan vierailukorkeakoulun määrittelemillä henkilöillä työtehtäviensä perusteella. Lisäksi kotikorkeakoulun määräämille henkilöille voidaan pyynnöstä järjestää vilppiepäilyn tai muun epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi mahdollisuus saada käyttöönsä kyseisen tentin tallenteen vilppiepäilyä koskeva osuus kohdan viisi (5) mukaisesti.

Tenttitilaisuuden tallenteita säilytetään korkeakouluissa kaikkien opiskelijoiden osalta samojen sääntöjen mukaisesti. Palveluntarjoaja ylläpitää tietoa korkeakoulujen tallenteiden säilyttämisajoista korkeakoulujen käyttöön. Korkeakoulut ilmoittavat mahdollisista muutoksista, ja niistä tiedotetaan muita korkeakouluja. Epäiltäessä vilppiä tai muuta epäasiallista käytöstä tallenteet säilytetään vierailukorkeakoulussa kuitenkin vähintään niin pitkään, kunnes tarvittavat otteet tallenteesta tai tieto muutoin tallenteen sisällöstä on toimitettu kotikorkeakoulun käyttöön. Vierailukorkeakoulun yhteyshenkilö toimittaa otteen sähköisestä tallenteesta tietoturvallisesti kotikorkeakoulun yhteyshenkilölle.

Kotikorkeakoulussa tallenteet säilytetään niin pitkään, kunnes vilppiepäilyn tai muusta epäasiallisesta käytöksestä johtuva hallinnollinen käsittely on kokonaisuudessaan päättynyt ja tietojen arkistolain mukaiset säilytysajat päättyvät. Tallenteita ja niiden käyttöä valvotaan tietoturvallisella tavalla.

5 Vilppitapausten ja muun epäasiallisen käytöksen käsittelyn periaatteet

Kotikorkeakoulu vastaa vilppiepäilyn tai muuta epäasiallista käytöstä koskevan epäilyn käsittelystä ja seuraamusten määräämisestä opiskelijalle. Vierailukorkeakoulu raportoi havaitsemistaan epäilyistä kotikorkeakoululle ja antaa sille tarvittavat tiedot epäilyn selvittämiseksi.

Mikäli tenttitilaisuuden valvonnan yhteydessä epäillään vilppiä tai muuta epäasiallista käytöstä, vierailukorkeakoulun nimeämä tenttitilaisuuden valvoja kirjaa epäilyn ja informoi siitä kirjallisesti opiskelijan kotikorkeakoulun yhdyshenkilöä. Kotikorkeakoulun yhdyshenkilö vie epäilyn kotikorkeakoulun hallinnolliseen käsittelyyn, jonka yhteydessä opiskelijaa informoidaan epäilystä.

Mikäli epäily syntyy tenttisuoritusta arvioitaessa, arvioija ottaa yhteyttä kotikorkeakoulun yhdyshenkilöön. Kotikorkeakoulun yhdyshenkilö ottaa edelleen yhteyttä vierailukorkeakoulun yhdyshenkilöön, jos vierailukorkeakoululta tarvitaan tietoja epäilyn selvittämiseksi. Tarvittaessa vierailukorkeakoulu voi tarkistaa valvontatallenteet omien ohjeidensa mukaisesti.

6 Opiskelijan tenttivierailujen rajoittaminen

Vierailukorkeakoulu voi vakavan tai toistuvien väärinkäytösten, häiriöiden tai toistuvien tenttitilaisuuteen saapumatta jäämisten (peruuttamatta tenttiä) vuoksi tai muusta vastaavasta syystä kieltäytyä määräajaksi, enintään vuodeksi ottamasta opiskelijaa suorittamaan sähköisiä tenttejä omiin tiloihinsa. Kielto ei koske muiden korkeakoulujen tarjoamia tenttivierailumahdollisuuksia.

7 Henkilötietojen käsittely

Osapuolet käsittelevät sähköiseen tenttivierailuun liittyviä henkilötietoja seuraavasti:

Tentti-ilmoittautuminen

Opiskelija tekee tenttivierailua varten tentti-ilmoittautumisen kotikorkeakoulunsa tenttijärjestelmässä. Tentti-ilmoittautumisen yhteydessä vierailukorkeakoululle välitetään tenttikoneen ja tenttitilan varaamiseksi tarvittavat tiedot, joiden osalta vierailukorkeakoulu toimii rekisterinpitäjänä. Kotikorkeakoulu informoi opiskelijaa tietojen välittämisestä ennen tietojen siirtämistä.

Tentin suorittaminen

Tenttisuorituksen alkaessa opiskelija kirjautuu vierailukorkeakoulun EXAM-tenttipalveluun. Opiskelijan tenttitilaisuuteen liittyen sekä vierailukorkeakoulun että kotikorkeakoulun järjestelmiin tallennetaan opiskelijan HAKA-kirjautumisessa välitettävät tiedot, tenttitilaisuuden ajankohta ja tieto, onko varaus käytetty. Näiden osalta kumpikin toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Tenttivastausten osalta kotikorkeakoulu toimii rekisterinpitäjänä, eikä tenttivastauksia tallenneta vierailukorkeakoulun tenttijärjestelmään.

Tenttivalvonta

Vierailukorkeakoulu toimii omissa tiloissaan suoritettavien tenttien valvonnan osalta rekisterinpitäjänä samoin perustein kuin omien opiskelijoidensa osalta.

Mikäli vierailukorkeakoulun omassa valvonnassa tai kotikorkeakoulussa tapahtuvan tentin tarkastuksen yhteydessä herää vilppiepäily, vierailukorkeakoulu toimittaa tarvittaessa tietoturvallisella tavalla kotikorkeakoululle joko tiedon, ettei mitään vilppiin viittaavaa ole tallentunut valvontatallenteelle, tai vain sellaisen otteen tallenteesta, josta käy ilmi mahdollinen vilppiepäily. Tällaisen henkilötietojen luovutuksen perusteena on yleinen etu. Tutkintokoulutuksen ja ammattipätevyyden hankkimiseen liittyvien koulutusten osalta yleinen etu edellyttää mahdollisuutta tietojen luovutukseen, eikä vilppiepäilyn selvittämiseen liittyvien tietojen luovutus voi olla riippuvainen esimerkiksi opiskelijan suostumuksesta. Sama koskee myös muuta korkeakoulujen tarjoamaa koulutusta.

Kotikorkeakoulun tulee kertoa opiskelijoilleen tietosuojailmoituksessa, että tenttivierailua käytettäessä kotikorkeakoulu voi saada vilppiepäilyyn liittyen tallenteen tai muun selvityksen tilanteesta. Vierailukorkeakoulujen tietosuojailmoituksissa tulee huomioida tenttivierailujen yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely mukaan lukien mahdollinen tallenteen luovutus kotikorkeakoululle vilppiepäilytapauksissa.

Palveluntarjoajan rooli ja henkilötietojen käsittelyn asetelma

Palveluntarjoaja ylläpitää EXAM-konsortioon liittyneiden korkeakoulujen puolesta yhteiskäyttöpalvelua, ja sillä on yhteiskäyttöpalvelun sisältämiin henkilötietoihin tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla esimerkiksi teknisen vian korjaustilanteessa). Kukin korkeakoulu tekee toimeksiantosopimuksen (mukaan lukien henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus) palveluntarjoajan kanssa, kun sillä on valmius tenttivierailuverkostoon liittymiseen. Palveluntarjoaja liittää korkeakoulun tämän jälkeen yhteiskäyttöpalveluun.

Palveluntarjoaja ylläpitää EXAM-konsortioon liittyneiden korkeakoulujen puolesta myös sivustoa, jonka avulla tenttivierailuun hakeutuva opiskelija voi etsiä itselleen soveltuvan tenttitilan ja tarvittavat ohjelmistot sisältävän laitteen tentin suorittamiseksi. Edellä kuvatussa tilanteessa palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijä -roolissa käsitellen EXAM-tenttiin hakeutuvien opiskelijoiden hakuhistoriatietoja ylläpitämällään sivustolla kunkin rekisterinpitäjän lukuun.

Kaikki EXAM-yhteiskäyttöpalvelun toteuttamisessa käytettävät järjestelmätoimittajat tai palveluntarjoajat tulkitaan henkilötietojen käsittelijöiksi, jos niillä on edes teoreettinen pääsy EXAM-yhteiskäyttöpalvelun tietoihin.

Kukin EXAM-konsortioon liittynyt korkeakoulu itsenäisenä rekisterinpitäjänä on vastuussa siitä, että se on laatinut käyttämiensä henkilötietojen käsittelijäksi katsottavien järjestelmätoimittajien tai palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Kukin korkeakoulu vastaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta ja muista tietosuojalainsäädännössä asetettujen velvoitteiden noudattamisesta siltä osin kuin toimii itse rekisterinpitäjänä.

8 Kustannusten hyvittäminen korkeakoulujen kesken

Yhteiskäyttöisten tenttitilojen käyttäminen on opiskelijoille maksutonta. Yhteiskäyttöisten tenttitilojen käytöstä ei peritä maksuja korkeakoulujen välillä 31.12.2022 saakka.

EXAM-tenttivierailujärjestelmään liittyneet korkeakoulut arvioivat ennen aikajakson päättymistä, siirrytäänkö yhteiskäyttöisten tenttitilojen käytössä kustannusten hyvittämiseen korkeakoulujen välillä ja /tai opiskelijoilta tenttijärjestelyistä perittäviin maksuihin. Päätös asiasta tehdään EXAM-johtoryhmässä 30.6.2022 mennessä. Jatkossa maksuista päätetään tarvittaessa, ja ne tulevat voimaan aikaisintaan 6kk päätöksestä. Poiketen kohdan 10 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanoutuminen irtisanoutumisen voimaantulosta, maksujen muuttuessa irtisanomisaika on 6kk.

9 Muut sopimusmääräykset

Siltä osin, kuin tässä sopimuksessa ei ole nimenomaisesti toisin sovittu, sovelletaan EXAM-konsortiosopimuksen vastaavia sopimusmääräyksiä.

10 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen

Tämä sopimus tulee voimaan sen allekirjoitushetkellä.

Kullakin sopijapuolella on oikeus irtisanoutua sopimuksesta kirjallisesti viimeistään heinäkuun 31. päivänä, jolloin irtisanoutuminen tulee voimaan seuraavan lukuvuoden päättyessä heinäkuun 31. päivänä. Sopimuksesta irtisanoutuneen korkeakoulun opiskelijoilla ei ole irtisanoutumisen voimaantulopäivästä lähtien mahdollisuutta suorittaa tenttejä muissa korkeakouluissa, sillä irtisanoutunut korkeakoulu poistetaan yhteiskäyttöpalvelusta.

Tenttivalvonnan sähköiset tallenteet säilytetään kuitenkin sopimuksen päättymistilanteessakin vierailukorkeakoulun oman käytännön mukaisesti siten, että jokaisen tenttivierailupalvelussa suoritetun tentin valvontatiedot ovat kotikorkeakoulun saatavilla tarvittaessa tämän sopimuksen mukaisesti myös, vaikka tämän sopimuksen voimassaoloaika vierailukorkeakoulun osalta olisikin jo päättynyt.

11 Allekirjoitukset

Tämän sopimuksen ajantasainen versio ja allekirjoitustiedot ovat saatavilla EXAM-konsortion työskentelyalueelta: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/x/XxxXXx .