Kotkan kulttuuritilojen vuokrausehdot ja tilaajan vastuut
Kotkan kulttuuritilojen vuokrausehdot ja tilaajan vastuut
(päivitetty 7.10.2021)
Kotkan kaupungin kulttuurin vastuualue (Vuokranantaja) hallinnoi Kotkan konserttitaloa (Xxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxx) ja Nelosteatteria (Xxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxx), joita vuokranantaja vuokraa sovitusti näiden vuokraehtojen mukaan. Nämä vuokraehdot ovat vuokranantajan kotisivuilla. Nämä vuokraehdot tulevat asiakasta sitoviksi tämän tehdessä vuokravarauksen konserttitalosta tai Nelosteatterista (vuokrattavaa tilaa/tiloja kutsutaan jäljempänä ”tilaksi”).
1. Vuokraus-, maksu- ja peruutusehdot
Asiakas vuokraa tilan Kotkan kaupungin tilavarauskäytäntöjen mukaisesti. Vuokraan sisältyy tilan kalusteiden käyttö (pöydät ja tuolit). Vuokra-ajan kestoon tulee sisällyttää tilaisuuden valmisteluun sekä purkuun ja loppusiivoukseen tarvittava aika. Vuokravaraus vahvistetaan kirjallisella sopimuksella. Asiakas voi perua tilan vuokraamisen veloituksetta enintään 3 viikkoa ennen tilaisuutta. Tämän jälkeen asiakas voi perua varauksen vain maksamalla 50 % varatusta tilavuokrasta lukuun ottamatta force majeure-syitä.
Vuokranantaja voi perua vuokrauksen, mikäli viranomaismääräykset estävät turvallisen tilaisuuden järjestämisen tai mikäli viranomainen niin määrää.
Vuokrahinnasto löytyy osoitteesta: xxxxx.xx/xxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx, tai sen voi noutaa Kotkan kaupungin asiakaspalvelupiste Ruorista. Asiakas maksaa varaamansa tilan käytöstä vuokranantajan hinnaston mukaisen vuokran. Vuokra laskutetaan vuokrauksen päätyttyä. Maksuaika on 14 vrk, viivästyskorko 11 %. Vuokraaja voi hakea vuokrahintaan alennusta tai maksuvapautusta, josta päätöksen tekee kaupungin kulttuurijohtaja.
Nelosteatterin tilojen keittiö laitteineen sekä eteisaulassa sijaitsevat WC:t (”yleistilat”) ovat asiakkaan käytössä. Konserttitalossa toimivat ravintolat hoitavat catering-palvelut tilaisuuksiin tilauksesta.
Asiakkaan käyttäessä tiloja varausajan ulkopuolella, ilman että siitä on erikseen sovittu, on vuokranantajalla oikeus veloittaa siitä hinnaston mukainen maksu.
Kotkan kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tiloissa tulee noudattaa kulloinkin voimassa olevia viranomaisohjeistuksia tapahtumanjärjestämiseen liittyen.
Järjestäjä on vastuussa tilaisuuksiensa yleisöstä. Vuokranantaja suosittelee järjestäjää ottamaan tapahtumaa koskevan vastuuvakuutuksen.
2. Avaimen luovutus, tilan esittely
Avaimen luovutuksen ja tilan esittelyn ajankohta sovitaan erikseen. Asiakas vastaa avaimen katoamisesta aiheutuvista kuluista.
3. Siivous ja huolto
Tila ja yleistilat vuokrataan aina siistinä, ja asiakkaan tulee käyttää tiloja noudattaen normaalia siisteyttä ja hyviä käytöstapoja. Asiakas palauttaa tilan siinä kunnossa kuin tila oli asiakkaan vastaanottaessa. Myös asiakkaan käytössä olleet yleistilat ja piha-alue tulee saattaa siistiin kuntoon ennen vuokra-ajan päättymistä.
Mikäli asiakas ei toimi tässä kohdassa kuvatusti, vuokranantajalla on oikeus periä asiakkaalta siivouksen hinta ja mahdollisesti aiheutuvat muut kulut, kuten korvaus toiselle asiakkaalle.
Tiloihin ei saa jättää tavaroita vuokran jälkeen myöhemmin noudettavaksi, vaan tällaisesta on erikseen sovittava vuokranantajan kanssa.
4. Järjestyssäännöt
Vuokralainen vastaa siitä, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä tiloihin.
Vuokralaisen on noudatettava Konserttitalon ja Nelosteatterin salien yleisön enimmäismääriä koskevia määräyksiä. HUOM. Ajankohtaiset henkilöluvut määritellään kunkin hetkisten viranomaismääräysten mukaisesti, ensisijaisesti katsojien turvallisuuden huomioiden.
Tupakointi on sallittu ainoastaan ulkotiloissa merkityillä tupakkapaikoilla. Tilat tulee lukita huolellisesti vuokran jälkeen.
5. Vahingot ja reklamaatiot
Asiakas on velvollinen korvaamaan vuokrauksen yhteydessä tiloille, kiinteistön omistajalle ja
/tai kolmannelle osapuolelle aiheuttamansa vahingot. Asiakas vastaa myös vahingosta jonka hänen alihankkijansa aiheuttaa vuokranantajalle. Vuokralainen vastaa sellaisista aiheuttamistaan vahingoista, joita ei korvata vuokranantajan vakuutuksesta, ja jotka eivät ole normaalia kulumista. Rikkoutuneet kalusteet ja tavarat veloitetaan asiakkaalta täyteen hintaa lisättynä uusien hankintakuluilla. Suuremmista ja selkeistä kolhuista lattiassa, seinissä ja ovissa, jotka eivät kuulu normaalikäyttöön, veloitetaan korjauskulujen mukaisesti. Samoin maalien irtoamisesta pylväistä, seinistä tai lattioista niihin väärin kiinnitettyjen koristeiden tai johtojen takia. Verhojen ja tekstiilien ylimääräisistä ja selkeistä tahroista veloitetaan pesulakulut.
Asiakas vastaa omalla kustannuksellaan tiloihin tuotavasta ulkopuolisesta omaisuudesta.
Asiakkaan tulee ilmoittaa viipymättä vuokranantajalle havaitsemistaan tai aiheuttamistaan epäkohdista / vahingoista (kuten rikkoutuneet tilat, kalusteet tai laitteet) sähköpostilla osoitteeseen xxxxxxxxx@xxxxx.xx
Mahdolliset asiakkaan reklamaatiot tulee esittää välittömästi, viimeistään heti vuokrausta seuraavana päivänä joko puhelimitse tai sähköpostitse osoitteeseen xxxxxxxxx@xxxxx.xx Vuokranantaja ei korvaa asiakkaalle ylivoimaisesta esteestä tai viranomaismääräyksistä aiheutuneita vahinkoja.