YLEISTEN ALUEIDEN VALAISTUS- JA SÄHKÖSUUNNITTELUN HANKINTA

YLEISTEN ALUEIDEN VALAISTUS- JA SÄHKÖSUUNNITTELUN HANKINTA

Pyydämme tarjoustanne kaupunkiympäristön kehittämisen toimek- siannosta yleisten alueiden valaistus- ja sähkösuunnittelun asiantun- tijapalveluista. Tampereen kaupungilla on ollut yleisten alueiden suunnitteluluun liittyvistä asiantuntijapalveluiden hankinnasta puite- sopimuksia jo aikaisemminkin. Näiden sopimusten päättyessä järjes- tetään asiantuntijapalveluiden hankinnasta uusi tarjouskilpailu. Puite- sopimukset tehdään SKOL:n toimialaryhmittelyn mukaisesti eri suun- nittelualoille.

Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta.

Hankintailmoitus on julkaistu HILMA – palvelussa osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 24.3.2009.

Tarjouspyyntö on julkaistu kaupungin internetsivuilla xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx

Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on yleisten alueiden valaistus- ja sähkösuunnit- telun asiantuntijapalvelut. Puitesopimukseen kuuluvat seuraavat

osa-alueet:

Valaistus- ja sähkösuunnittelu (SÄH)

- valaistuksen yleissuunnitelmat ja rakennussuunnitelmat

- xxxx xxxxxxxxxxx ja suunnitelmat

- asiantuntijapalvelut

- muut alan suunnitteluun ja asiantuntijapalveluun liittyvät palvelut

Edellä mainitut päätehtävät voivat sisältää osavaiheena myös mui- den toimialojen asiantuntijatehtäviä. Niitä voivat olla Suunnittelu- ja konsulttitoimistojen liitto ry:n toimialanimikkeistön mukaan esimer- kiksi:

- geotekniikka

- kuntoarviointi ja tutkimus

- maisemasuunnittelu

- projektiin liittyvät valvonta- ja tarkastustehtävät

- ympäristösuunnittelu

- arkkitehtisuunnittelu

- rakennesuunnittelu.

Tehtävän tarkka sisältö määritetään aina hankekohtaisesti.

Hankintojen suuruus Puitesopimuksen piiriin kuuluvat yksittäiset kokonaishinnaltaan alle 50 000 euron (alv 0%) toimeksiannot. Kustannukseltaan tätä suu- remmat hankinnat voidaan kilpailuttaa erikseen.

Yleisten alueiden valaistus- ja sähkösuunnittelun asiantuntijapalve- luihin liittyviin puitesopimuksen piiriin kuuluviin toimeksiantoihin käy- tetään sopimuskaudella vuosittain arviolta n. 200 000 euroa. Yksit- täisten toimeksiantojen suuruus on tavallisesti n. 3 000 - 20 000 eu- ron välillä.

Hankinnat puitejärjestelyssä

Puitejärjestelyyn pyritään valitsemaan 3-4 toimittajaa, joista tarjous- kilpailun voittaja valitaan ensisijaiseksi toimittajaksi. Yksittäisissä toi- meksiannoissa toimittajavalinta tehdään sekä tarjouskilpailun loppu- tuloksen että toimeksiannon kohteen edellyttämän pätevyyden ja ko- kemuksen perusteella. Valinnassa käytetään hyväksi tarjousvertailun arviointiperusteita painottaen toimeksiannon vaatimaa asiantunte- musta ja erityisosaamista.

Suunnittelutyöt tilataan puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mu- kaisesti ilman eri kilpailuttamista ensisijaiseksi valitulta toimittajalta. Suunnittelutyö voidaan tilata toissijaisilta toimittajilta, jos ensisijainen toimittaja ei voi suorittaa työtä vaadittavassa aikataulussa tai jos toissijaisella toimittajalla on tilauksen mukaisen osa-alueen paras asiantuntemus tai erityisosaaminen.

Ennen kunkin työn tilaamista pyydetään toimittajalta työsuunnitelma, jossa vahvistetaan toimeksiannon tehtäväkuvaus, aikataulu ja työ- hön käytettävä työtuntimäärä. Hyväksyttävä työsuunnitelma johtaa ti- laukseen.

Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.7.2009 - 30.6.2011 + 1:n vuoden optio. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken.

Suunnittelutyön aikataulu

Tilaaja pyrkii tiedottamaan puitejärjestelyn piirissä hankittavat palve- lut mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Puitejärjestelyn piirissä olevat hankinnat voivat kuitenkin olla myös luonteeltaan ennalta ar- vaamattomia ja kiireellisiä. Suunnittelutyön aikataulusta sovitaan toimeksiantokohtaisesti erikseen.

Osatarjous Ei oteta huomioon.

Vaihtoehtoiset tarjoukset

Ei oteta huomioon.

Hinnat Tarjouksessa tulee esittää arvonlisäverottomat kiinteät tuntiveloitus- hinnat varsinaiselle sopimuskaudelle 1.7.2009 - 30.6.2011 SKOL- luokituksen mukaisesti henkilöryhmittäin. Tuntihintoihin tulee sisältyä kaikki KSE 1995 kohtien 5.3 ja 5.4 mukaiset veloitukset.

SKOL:n henkilöryhmittelyn käyttöohjeen mukaisesti hankkeessa tu- lee aina ensisijaisesti arvioida tehtävän vaativuus, jolloin tehtävään on kiinnitettävä tehtävän pätevyyden omaava henkilö. Mikäli tehtä- vään kiinnitetty henkilö ei täytä tehtävän edellyttämään vaatimusta- soa ei häntä voida myöskään palkkiossa nostaa todellista pätevyyttä korkeampaan henkilöryhmään. Mikäli tehtävään kiinnitetään ylipäte- vä henkilö ei hänestä suoriteta tehtävän edellyttämää pätevyysryh- mää korkeampaa palkkiota. Eli hankkeessa käytettävä tuntiveloitus- hinnoittelu muodostuu hankkeen tehtävien vaativuuden mukaan ei henkilölle määritetyn SKOL-luokan mukaan.

Hinnat tulee ilmoittaa oheisella lomakkeella (liite 1)

Toimittaja voi esittää perustellusta syystä mahdolliselle optiokaudelle uutta tuntiveloitushintaa mikäli palkkakustannuksissa tapahtuu olen- naisia muutoksia varsinaisen sopimuskauden aikana. Esitys on teh- tävä kirjallisesti kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden loppua. Korotus saa olla enintään muutoksen suuruinen.

Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä.

Arvonlisäveron suuruus on tarjouksen jättöpäivänä voimassaolevien

säännösten mukainen.

Laskutus Xxxxxxxxxxx tulee tapahtua verkkolaskutuksena. Lisätietoja: xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx/xxx/xxxxxxxxx/xxxxx.xxxx

Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä.

Suunnittelutyö maksaminen

Aikaveloitusperusteiset puitesopimuksen mukaiset projektit voidaan laskuttaa kuukausittain tehdyn työn kustannusten perusteella tai ko- konaishintaisissa hankkeissa sovittujen maksupostien mukaisesti.

Laskuissa tulee olla aina projektikohtainen erittely Tampereen kau- pungin käyttämän suunnittelunimikkeistön mukaisesti, projektin las- kutustilanne ja viitetietona hankintapäätöksessä mainittu hanketun- nus.Tuntilaskutusperusteisissa hankkeissa laskutus tulee eritellä myös henkilöittäin. Mikäli laskulle tai laskun osalle ei löydy luotet- tavaa perustetta, tilaaja pidättäytyy sen maksamisesta.

Maksuehto Maksuehto on vähintään 21 päivää netto laskun päiväyksestä.

Viivästyskorko on korkolain 4 § 1 mom. mukainen.

Tilaajan velvollisuudet Xxxxxxx toimittaa veloituksetta konsultin käyttöön:

- tilaajan hallussa olevan lähtötieto- ja suunnitteluaineiston

- järjestää tarvittaessa kokoustilat.

Alihankkijat Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan mahdollisesti käyttämät ali- hankkijat, jotka tarjoavat valaistus- ja sähkötekniikan suunnittelua täydentäviä, muiden toimialojen asiantuntijatehtäviä. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjoajan on vastatta- va alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Sopimuskauden aikana toimittajan tulee ilmoittaa mikäli toimeksiannoissa käytettävät alihankkijat muuttuvat ja hyväksyttää alihankkijat tilaajalla. Tarjous- pyynnössä vaadittavat selvitykset ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoista.

Tarjoajan henkilöstön pätevyys

Puitesopimuksen mukaisissa toimeksiannoissa tehtävään osoitetaan työn vaativuuden ja luonteen mukaan sopivin henkilöstö. Asiantunti- jahenkilöstön määrittelyssä käytetään Suunnittelu- ja konsulttitoimis- tojen liitto SKOL ry:n käyttämiä määrittelyjä. Tarjoajalla tulee olla riit- tävän monipuolinen henkilöstö tehtävän laajuuden ja vaativuuden mukaan.

Puitesopimuksen piirissä olevissa toimeksiannoissa tulee olla aina tehtävän vaativuuteen nähden pätevä vastuullinen pääsuunnittelija tai asiantuntija. Pääsuunnittelijan pätevyys on soveltuvin osin SKOL 01-03. (Toimeksiantoihin voi pääsuunnittelijan lisäksi osallistua hen- kilöitä kaikista henkilöluokista.)

Xxxxxxx pitää ehdottomana vaatimuksena, että tarjouksessa nimetyt henkilöt osallistuvat puitesopimuksen piirissä olevien hankkeiden käytännön toteuttamiseen, suunnitteluun ja kokouksiin tarpeen mu- kaan. Tarjouksessa ei tule esittää sellaisia henkilöitä, jotka työtilan- teen tai muun todennäköisen syyn takia eivät osallistu toimeksianto- jen toteuttamiseen. Mikäli toimeksiannoissa käytettävässä henkilös- tössä tapahtuu muutoksia tulee uudet työntekijät hyväksyttää tilaajal- la.

Tarjouksessa nimettyjen henkilöiden tiedot tulee ilmoittaa tarjous- pyynnön liitteinä (liite 2 ja 3) oleville lomakkeille. Yhden henkilön il- moitettavat tiedot tulee mahtua A4 sivulle. Jokaisesta henkilöstä täy- tetään erillinen lomake. Projektivastaavan tehtäviin voidaan tarjous- vaiheessa esittää 1-2 henkilöä, jotka pääsääntöisesti tulisivat toimi- maan tämän puitesopimuksen mukaisissa hankkeissa. Suunnittelu- ryhmään voidaan tarjousvaiheessa esittää enintään 5 henkilöä, jotka pääsääntöisesti tulisivat toimimaan tämän puitesopimuksen mukai- sissa hankkeissa.

Tiedostomuodot Suunnitelmatiedostot toimitetaan dwg, pdf, doc, xls ja ppt tiedosto- muodossa.

Toimintatapakuvaus Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa yhden A4 sivun mittainen toimin- tatapakuvaus. Tarjoajan tulee toimintatapakuvauksessa kuvata toi- meksiantoihin reagoiminen ja niiden suorittamisen periaatteet.

Yritysreferenssit Yritysreferenssit tulee esittää enintään kahdella A4 sivulla. Xxxx- xxxxxxx tulee esittää tarjoajan edustaman toimipisteen osalta tämän tarjouspyynnön mukaisista toimeksiannoista viimeiseltä viideltä vuo- delta. Referensseistä tulee ilmetä yrityksen osaamisalueet.

Laadunvarmistus Tarjouksessa tulee esittää tarjoajan toimintatapojen laadunvarmis- tuksen periaatteet yhdellä A4 sivulla.

Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoit- tautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.

Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt vero- jen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittautu- mismaa) voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.

Tarjouksen sisältö Xxxxxxx tulee tehdä täysin tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa si- sältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla ta- valla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tu- lee olla suomi.

Toivomme tarjouksen rakenteen olevan tarjouspyyntöä vastaava.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioimiseksi tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus ja tarjoukseen on liitettävä:

- Verotodistus

- Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuu- tusmaksujen maksamisesta

- Konsulttitoiminnan vastuuvakuutus

Vastaavat tiedot ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta.

Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jät- töpäivästä laskettuna.

Tarjousten arvioimiseksi tarjoukseen on liitettävä:

- Hintatarjouksen sisältö (Liite 1)

- Tiedot toimeksiannoissa käytettävistä työntekijöistä ja heidän henkilöreferenssit (Liite 2 ja 3)

- Toimintatapakuvaus, pituus enintään yksi A4 sivu

- Yritysreferenssit, pituus enintään kaksi A4 sivua

- Tiedot tarjoajan laadunvarmistuksesta yksi A4 sivu

- Tiedot mahdollisesti käytettävistä alihankkijoista

Tampereen kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.

Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Koko- naistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat:

• Hinta Painoarvo 40 %

• Henkilöstön pätevyys ja kokemus vastaavista töistä

Painoarvo 40 %

• Yrityksen toiminta (toimintatapakuvaus ja laadunvarmistus)

Painoarvo 10 %

• Yritysreferenssit Painoarvo 10 % Henkilöstön arviointiperusteet

Henkilöstön arvioinnissa otetaan huomioon tarjouslomakkeilla il- moitetun henkilöstön:

• Ammattitaito, koulutus ja erikoisosaaminen

• Työkokemus ja ansiot tämän tarjouspyynnön mukaisista ja vastaavista suunnittelutehtävistä

Yrityksen toiminnan arviointiperusteet

Yrityksen arvioinnissa otetaan huomioon tarjouksessa ilmoitetut:

• Toimintatapakuvaus

• Yrityksen laadunvarmistus Yritysreferenssien arviointiperusteet

Yritysreferenssien arvioinnissa huomioidaan tarjoajan edustaman toimipisteen ansiot tämän tarjouspyynnön mukaisista toimeksian- noista. Arvioinnissa huomioidaan enintään kahdella A4 kokoisella sivulla esitetyt referenssit.

Toimittajan oman xxxx xxxxx

Tarjoajan omien toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa joh- taa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastais- ten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi.

Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimituseh- toja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelle- taan.

Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täy- ty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saa- puu myöhästyneenä.

Toimeksiannon toimituspaikka ja kieli

Tässä hankinnassa käytettävä kieli on suomi. Hankkeiden kokoukset, lähtötietojen hankita ja hankkeiden esittelyt tapahtuvat Tampereella.

Sopimusehdot Valitun/valittujen toimittajan/toimittajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankinta- päätös on saanut lainvoiman. Ennen sopimuksen tekemistä valitun palveluntuottajan on pyydettäessä toimitettava tilaajavastuulain 5 §:n 1 ja 2 mom. edellyttämät selvitykset.

Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tär- keysjärjestyksessä):

1. Hankintapäätös

2. Tarjouspyyntö

3. Tarjous

4. KSE 1995

Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Tampereen käräjäoikeudessa.

Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tar- joukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpai- luun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia.

Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin jär- kevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammat- tisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia.

Luottamuksellisuus Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten antamat määräykset otetaan huomioon

Tarjouksen voimassaolo

Tarjouksen tulee olla voimassa 5.8.2009 asti.

Tarjousten palautus Tarjous on toimitettava viimeistään 5.5.2009 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa kirjaamoon osoitteeseen:

Tampereen kaupunki Kirjaamo

(Käyntiosoite: Puutarhakatu 6)

PL 487

33101 Tampere

Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä ”Tarjous: Yleisten aluei- den valaistus- ja sähkötekniikan suunnittelupalvelu”.

Huom.

Tarjous tulee paperiversion lisäksi toimittaa myös sähköisessä muo- dossa CD-levylle/muistitikulle tallennettuna. CD-levy/muistitikku on toimitettava samassa suljetussa kirjekuoressa xxxxxxxxxx kanssa.

Jos tarjoajan toimittama paperi- ja sähköinen tarjous eroaisivat toisis- taan, noudatetaan niitä hintoja ja tietoja mitä paperiversiossa on il- moitettu.

Lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 22.4.2009 klo 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteella: hankin- nat.kiinteisto(at)xxxxxxx.xx. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla ”Lisätietopyyntö: Yleisten alueiden valaistus- ja sähkötekniikan suunnittelupalvelu”.

Vastaukset ovat luettavissa viimeistään 27.4.2009 klo 15.00 men- nessä verkko-osoitteessa: xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/

Hankinnan valmistelijana toimii hankintasihteeri Xxxx Xxxxxxxx, puh. 040 774 2763.

TAMPEREEN KAUPUNKI

Tampereen Logistiikka Liikelaitos

Xxxxx Xxxxxxxx Tuoteryhmävastaava

LIITTEET Liite 1: Hintaliite

Liite 2: Projektivastaava

Liite 3: Suunnitteluryhmään kuuluvat henkilöt