Hankintasopimus
Jakamisella viisautta: yhteiskäyttöiset innovaatio- ja oppimisympäristot (JAVIST) -hanke Helsingin kaupunki, Business Helsinki, Innovaatiopalvelut
1 Sopijaosapuolet
Kaupunki Helsingin kaupunki, Elinkeino-osasto, Innovaatiopalvelut
Kansakoulukatu 3, 4. kerros
PL 70, 00099 Helsingin kaupunki
Yritys Yrityksen nimi Katuosoite
Postinumero ja kaupunki y-tunnus
2 Yhteyshenkilöt
Yritys: Xxxx, sähköposti, puhelinnumero
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on viipymättä ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle.
3 Sopimuskausi
Sopimus on määräaikainen xx.xx.2024-xx.xx.2025.
4 Sopimuksen sisältö
Hankintasopimus koskee Helsingin kaupungin tarjouskilpailussa (26.6.2024) valitun ratkaisun määräaikaista kokeilua. Kokeiluhankinta toteutetaan osana Helsingin kaupungin Jakamisella viisautta: yhteiskäyttöiset innovaatio- ja oppimisympäristot (JAVIST) osahanketta.
Kokeilussa kehitetään uudenlaisia tapoja hyöydntää yhteiskäyttöisiä innovaatio- ja oppimisympäristöijä.
5 Sopimuksen mukainen kokeilu
a) Kokeiluhankinta
Hankinta koskee ratkaisua, jolla edistetään oppilaan tyyntymistä eriyttämisen tilassa/oppilaiden rauhoittumista luokkahuoneessa.
b) Kokeilun tavoitteet
Helsingin kouluissa ja oppilaitoksissa on yhteiskäyttöisiin oppimisympäristöihin liittyviä uudenlaisia tarpeita, joihin halutaan yhteiskehittää ratkaisuja yhdessä yritysten, asiantuntijoiden ja käyttäjien kanssa. Kokeilun avulla testataan, millaiset ratkaisut tiloissa edistävät oppilaiden tyyntymistä/rauhoittumista.
Yrityksen tavoitteena on testata ja saada tietoa, miten ratkaisua voisi kehittää, jotta se palvelisi oppimisympäristön tarpeita ja käyttäjiä paremmin.
c) Henkilötietojen käsittely tässä kokeilussa Henkilötietoja ei kerätä eikä käsitellä tässä kokeilussa.
6 Kokeilupaikka
Missä kokeilu toteutuu (päiväkoti/koulu/oppilaitos) Yhteystiedot (kaupungin edustaja täyttää)
7 Kokeilun hinta ja maksaminen
Kokeilusta maksettava hinta on XXX eur + ALV 24 %. Yritys laskuttaa Kaupunkia verkkolaskulla.
Kokeilun laskutus tapahtuu kahdessa erässä: ensimmäinen erä 50% kokeilun hinnasta heti hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Toinen erä 50 % kokeilun hinnasta aikaisintaan kokeilun päätyttyä ja viimeistään hyväksytyn loppuraportin toimittamisen jälkeen. Kokeilun toteuttaja vastaa siitä, että laskutettu määrä käytetään suoraan kokeilun kustannusten kattamiseen. Lasku erääntyy maksettavaksi 21 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. Kaupunki toimittaa laskutustiedot erikseen.
8 Sopimuksen muuttaminen
Muutoksista tähän sopimukseen liitteineen tehdään vain molempien osapuolten kirjallisella sopimuksella.
9 Osapuolten oikeudet
Yhteistyösopimuksessa määritellyillä kokeilutoiminnassa mukana olevilla yksiköillä (varhaiskasvatusyksikkö, koulu tai oppilaitos) on sopimuskauden aikana mahdollisuus saada käyttöoikeus tuotteisiin ja palveluihin, joita sopimuksen piirissä kehitetään.
Varhaiskasvatusyksikkö, koulu tai oppilaitos ei saa vastaanottaa lahjoja tai etuuksia yhtiöltä. Yrityksellä on oikeus käyttää erikseen sovittuja tiloja hankkeen kokeilualustoilla.
10 Sopijaosapuolten vastuut
Yhteistyö tehdään sovitun mukaisesti, huolellisesti sekä tehtävän edellyttämällä ammattitaidolla ja toiminnasta vastaavilla henkilöillä on tehtävien edellyttämä koulutus ja pätevyys tehtäviinsä.
Kaupunki vastaa siitä, että
• antaa tämän sopimuksen toimintaa varten kehittämisalustaan tarvittavat tilat ja muut vastaavat seikat toimittajan käyttöön.
• antaa Xxxxxxxxxxx kehittämisprojektin aikana ja sen päätyttyä riittävän palautteen toiminnasta ja tuotteesta.
• yhteiskehittäminen suunnitellaan huomioiden Yrityksen omat kehittämistyötä koskevat periaatteet, ohjeistukset ja aikataulu.
Yritys vastaa siitä, että
• luovuttaa tarvittavat tuotteet/palvelut kokeilutarkoitukseen ja kehittämistyötä varten ja huolehtii niiden asennuksesta sekä ylläpidosta sopimuskauden loppuun asti.
• tuote tai palvelu täyttää tässä sopimuksessa tai sen liitteissä yksilöidyt vaatimukset ja määritykset.
• tiloista ja laitteista huolehditaan vastuullisesti ja niitä käytetään vain tämän sopimuksen tarvetta vaatimissa määrin.
• yhteiskehittäminen suunnitellaan huomioiden Kaupungin omat kehittämistyötä koskevat periaatteet, ohjeistukset ja aikataulu.
• myötävaikuttaa siihen, että Kaupunki toimittaa riittävät tiedot palvelun tuottamista ja kehittämistä varten.
• toimittaa xxxxxxx raportin kokeilun tuloksista ja palauttaa sen Kaupungin yhteyshenkilölle viimeistään kuukauden kuluessa kokeilun päätyttyä.
• vastaa Kaupungin lähettämään loppukyselyyn kuukauden kuluessa kokeilun päätyttyä ja seurantakyselyyn, jonka Kaupunki lähettää yritykselle 6-12 kuukautta kokeilun päättymisen jälkeen.
11 Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja
Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineiston ja tiedot, ellei laista viranomaisen toiminnan julkisuudesta tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen.
Henkilötietojen käsittely ei ole sallittua tämän sopimuksen nojalla. Yritys ei saa kerätä mitään henkilötietoja kokeilun aikana.
12 Markkinointi ja julkisuus
Yhteistyöhön pätevät samat lait ja säännöt kuin yritysten ja koulujen välisessä yhteistyössä muutoinkin koskien erityisesti alaikäisiin kohdistuvaa markkinointia (Kuluttajansuojalaki 20.1.1978/38). Näin ollen JAVIST-hankkeen kokeiluissa ei saa:
- jakaa oppijoille yrityksen markkinointimateriaalia (kyniä, esitteitä, t-paitoja yms.)
- kohdistaa oppijoihin suoria ostokehotuksia eikä rohkaista lasta tai nuorta painostamaan huoltajia ostamaan yrityksen tuotteita
- ilman huoltajan kirjallista lupaa kerätä oppijoiden tai alaikäisten opiskelijoiden henkilötietoja markkinointitarkoituksessa
Yrityksen tuotteita saa käyttää opetustarkoituksessa ja tällöin Yrityksen logonäkyvyys on sallittua. Myös Yrityksen edustajat voivat käyttää yrityksen logoa ja graafista ilmettä esimerkiksi vaatetuksessaan viipyessään varhaiskasvatusyksikön, koulun tai oppilaitoksen tiloissa tai kontissa.
Kaupunki vastaa huoltajien informoimisesta varhaiskasvatusyksikössä, koulussa tai oppilaitoksessa meneillään olevasta yhteistyöstä, minkä jälkeen Yritys voi kertoa meneillään olevasta kokeilusta vapaasti julkisuudessa.
Kaupunki voi kertoa julkisuudessa meneillään olevasta yhteistyöstä vapaasti.
Kokeilussa otettujen kuvien julkaiseminen on sallittu Yritykselle ainoastaan, mikäli oppijat eivät esiinny kuvissa tunnistettavana. Mikäli Yritys haluaa sopia tarkemmin oppijoiden esiintymisestä yrityksen markkinointimateriaaleissa ja -tilaisuuksissa, on Yrityksen sovittava tästä ja mahdollisesta korvauksesta erikseen suoraan alaikäisen oppijan huoltajien kanssa tai täysi-ikäisen opiskelijan kanssa.
Toimittaja saa käyttää Helsingin kaupunkia referenssinä, kun kokeilu on onnistuneesti päättynyt ja Toimittajan laatima loppuraportti valmistunut ja toimitettu Tilaajalle.
Referenssin käyttöoikeus on kaksi (2) vuotta alkaen kokeilun suunnittelu- ja toteutusjakson päättymisestä.
13 Immateriaalioikeudet
Kokeilussa hankitaan kokeilu – ei siis pysyvästi sen mahdollistavaa teknologiaa, koodia, välineitä, kalustusta tai muuta tuotetta. Näin ollen kokeiltavana olevan tuotteen tai palvelun immateriaalioikeudet säilyvät Yrityksellä.
Kaupungilla on oikeus asettaa palveluntuottamisen yhteydessä syntyneitä tuloksia nähtäväksi julkisesti valitsemallaan tavalla, esimerkiksi Kaupungin internetsivuilla.
Yritys vastaa siitä, ettei palvelu/tuote tai siihen liittyvä aineisto tämän yhteistyösopimuksen mukaisesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen osapuolen patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia.
14 Vakuutukset
Yrityksellä on oltava tässä sopimuksessa kuvattua toimintaa kattava toiminnan vastuuvakuutus, joka korvaa kolmannelle osapuolelle aiheutettuja suoria henkilö- ja esinevahinkoja. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Yritys vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista.
Yritys huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Yritys antaa pyydettäessä Kaupungin tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
Yritys vastaa kokeilussa mukana olevien ratkaisujen mahdollisesta vakuuttamisesta.
15 Alihankkijat
Yritys on velvollinen sopimaan Xxxxxxxxx kanssa ulkopuolisten palveluntarjoajien käytöstä. Yritys vastaa alihankkijansa työstä kuin omastaan.
16 Vahingonkorvaus
Sopijaosapuolet ovat velvollisia korvaamaan sopimusrikkomuksestaan toiselle sopijaosapuolelle aiheutuneet välittömät vahingot. Jos sopimusosapuoli rikkoo sopimusta tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, sopimusta rikkoneen sopijaosapuolen on korvattava toiselle sopijaosapuolelle myös sopimusrikkomuksesta aiheutuneet välilliset vahingot.
17 Palvelun käyttäjälle aiheutuneiden vahinkojen korvaaminen palveluntuottajan sopimusrikkomuksen johdosta
Jos Yritys aiheuttaa vahinkoa kolmannelle taholle tämän sopimuksen mukaisia velvoitteita täyttäessään, ja jos Kaupunki on jollain perusteella ensisijaisesti vastuussa edellä kerrotusta vahingosta, on Kaupungilla oikeus saada Yritykseltä vastaavan suuruinen vahingonkorvaus kuin mistä Kaupunki on ensisijaisessa vastuussa kolmannelle.
18 Erimielisyydet ja sovellettava laki
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintaa koskevia säädöksiä.
Sopijaosapuolet pyrkivät ratkaisemaan mahdolliset ristiriidat ensisijaisesti neuvottelemalla. Mikäli sopijaosapuolet eivät pääse yksimielisyyteen, ratkaistaan riidat Helsingin käräjäoikeudessa.
19 Sopimuksen siirtäminen
Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa tulee ilmoittaa toiselle sopijaosapuolelle kirjallisesti ja sen vaikutus tämän sopimuksen jatkoon harkitaan tapauskohtaisesti.
20 Sopimuksen purkaminen ja keskeyttäminen
Kumpikin sopijaosapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen viivästyy yli kaksi kuukautta. Kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on oppilaitoksen perustehtävän kannalta olennainen merkitys ja Yritys käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää.
Kumpikin sopijaosapuoli saa purkaa sopimuksen, jos toisen sopijaosapuolen suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista. Sopimus voidaan purkaa myös silloin, kun sopijaosapuoli toistuvasti rikkoo tämän sopimuksen ehtoja tai jos tuotteen laatu ja ominaisuudet muuttuvat merkittävästi ilman, että siitä on Kaupungin kanssa erikseen sovittu.
Sopimus voidaan purkaa välittömästi, mikäli Kaupungin tai Yrityksen toiminnasta tai taustasta paljastuu kokeilun aikana tietoa lain tai lain hengen vastaisesta toiminnasta, joka vaarantaa toisen osapuolen mainetta ja julkisuuskuvaa.
Mikäli purkaminen aiheutuu Yrityksestä johtuvasta syystä, Kaupungilla on oikeus periä takaisin sopimuksen perusteella maksetut suoritukset.
Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijaosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet.
21 Sopimuksen päättäminen erityistilanteissa
Tässä sopimuksessa pakotteilla ja rajoitteilla tarkoitetaan Euroopan unionin, Yhdistyneiden kansakuntien ja Suomen viranomaisten asettamia pakotteita ja rajoitteita. Varojen jäädyttämispäätöksillä tarkoitetaan Suomen viranomaisten asettamia varojen jäädyttämispäätöksiä.
Kaupungilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi, jos Yritykseen kohdistuu pakote, rajoite tai varojen jäädyttämispäätös, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen. Yritykseen katsotaan kohdistuvan pakote ainakin, jos pakote kohdistuu seuraaviin tahoihin:
a) Yritys tai sen lähellä olevat tahot; tai
b) Yrityksen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenet tai edustus-, päätös-, määräys tai valvontavaltaa käyttävät henkilöt tai tahot; tai
c) taho tai tahot, jotka omistavat välittömästi tai välillisesti yli 50 prosenttia Yrityksestä.
Kaupungilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi, jos hankintaan liittyvät suoritukset ovat päätyneet tai voivat päätyä välillisesti tai välittömästi pakotteiden, rajoitteiden tai varojen jäädyttämispäätösten kohteena olevalle taholle.
Yrityksellä on Kaupungin vaatimuksesta velvollisuus vaihtaa alihankkija, jos siihen kohdistuu pakote, rajoite tai varojen jäädyttämispäätös, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen. Xxx xxxxxxxxxxxx vaihtaminen ei ole mahdollista Kaupungin asettamassa kohtuullisessa määräajassa, Kaupungilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi. Alihankkijaan katsotaan kohdistuvan pakote ainakin, jos pakote kohdistuu seuraaviin tahoihin:
a) alihankkija tai sen lähellä olevat tahot; tai
b) alihankkijan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenet tai edustus-, päätös-, määräys tai valvontavaltaa käyttävät henkilöt tai tahot; tai
c) taho tai tahot, jotka omistavat välittömästi tai välillisesti yli 50 prosenttia alihankkijasta.
Jos Yrityksen käyttämä tuote tai palvelu kuuluu Euroopan unionin, Yhdistyneiden kansakuntien tai Suomen viranomaisten asettamien tuonti- tai vientirajoitusten piiriin, Yritys on ensisijaisesti velvollinen vaihtamaan tuotteen tai palvelun. Jos Yritys ei vaihda tuotetta tai palvelua Kaupungin asettamassa kohtuullisessa määräajassa, Kaupungilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi.
Jos Kaupunki irtisanoo tämän sopimuksen kohtien 19.2–19.5 perusteella, Yritys on velvollinen korvaamaan Kaupungille aiheutuneet vahingot sopimuksessa määriteltyjen vastuunrajoitusten puitteissa.
Jos pakotteita, rajoitteita tai varojen jäädyttämispäätöksiä asetetaan kohdissa 19.2 tai 19.4 määritetyille tahoille tai Yrityksen tai tämän alihankkijan käyttämät tuotteet tai palvelut kuuluvat tuonti- tai vientirajoitusten piiriin, Yrityksen on ilmoitettava tästä välittömästi Kaupungille. Yritys antaa pyynnöstä viipymättä Kaupungille tiedot yrityksen ja hankinnan toteuttamiseen osallistuvien alihankkijoiden välittömistä tai välillisistä omistajista tai
edustus-, päätös-, määräys- tai valvontavaltaa käyttävistä tahoista. Lisäksi Yritys sitoutuu ilmoittamaan viipymättä Kaupungille, jos hankintaan liittyvät suoritukset voivat välillisesti tai välittömästi päätyä tai ovat päätyneet pakotteiden, rajoitteiden tai varojen jäädyttämispäätöksien kohteena olevalle taholle.
Lisäksi sovelletaan Jyse 2014 Palvelut -ehtoja (liite 3).
22 Ylivoimainen este
Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopijaosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista osapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopijaosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopijaosapuoli ei voi välttää eikä voittaa.
Mikäli sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen vuoksi viivästyy yli kaksi kuukautta, on sopijaosapuolella oikeus purkaa sopimus.
23 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys
Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä:
1. Tämä sopimusasiakirja
2. Tarjouspyyntö
3. JYSE 2014 PALVELUT-ehdot, päivitysversio 2022
4. Tarjoajan tarjous
24 Allekirjoitukset
Tätä sopimusta on laadittu kaksi (2) saman sisältöistä sopimusta, yksi kummallekin sopimusosapuolelle.
Helsingissä xx.xx.2024
Kaupungin edustaja Yrityksen edustaja
xxx Nimi
Tiimipäällikkö Xxxxxxx
Helsingin kaupunki Yritys