TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUISTA
TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUISTA
1. Tilaaja:
Lappica Oy
Yhteyshenkilö: talous- ja hallintopäällikkö Xxxxx Xxxxxxx Lapinkävijäntie 2, 96100 Rovaniemi
puh. 0400-264425
2. Hankinnan kohde ja toteuttaminen
Lappica Oy on vuokrannut tilat Rovaniemen Markkinakiinteistö Oy:ltä osoitteessa Xxxxxxxxxxxxxxx 0 (0-2 kerros, 1332 m2) ja Lapin Tilahallinto Oy:ltä osoitteessa: Xxxxxxxxxxxx 00, 0 krs (286 m2)
Kts. liitteet; palvelukuvaus ja ehdottomat vaatimukset, työohjelma ja pohjapiirustus.
Lapinkävijäntien tiloissa (3 krs) on asiakaspalvelu-, vastaanotto- (lääkärit ja työterveyshoitajat), toimisto-, kokous- ja henkilöstön sosiaalitiloja, wc:t sekä infektiovastaanotto.
Hallituskadun tiloissa on vastaanotto- (työpsykologit ja -fysioterapeutit), toimisto-, kokous- ja neuvottelutila, wc:t sekä keittiö.
Lisäpalveluna: 1) Unison Coffeen kahviautomaattien viikkohuolto (Lapinkävijäntie 2 ja Xxxxxxxxxxxx 00) ja
2) Infektiovastaanoton erityissiivous toistaiseksi Hinnat
Palvelun hinnat ilmoitetaan arvonlisäverollisena kuukausihintana siten, että sopimushinta sisältää kaikki palvelukuvauksen ja ehdottomien vaatimusten mukaiset aineet, tarvikkeet ja palvelut.
Erikseen tilattavat lisätyöt ilmoitetaan tuntihinnoitteluna €/h.
Hinnantarkistukset tulee ilmoittaa kirjallisesti vuosittain syyskuun loppuun mennessä seuraavalle vuodelle.
3. Sopimuskausi ja irtisanomisaika
1.9 alkaen ja toistaiseksi voimassa. Irtisanomisaika 3 kuukautta.
5. Tilaajan ja palveluntuottajan välillä laaditaan sopimus
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Hankintakauden aikana tiloissa ja niiden toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon.
6. Muut ehdot
Palveluntuottaja vastaa tehtävien suorittamisesta aiheutuvista palkkakustannuksista henkilöstösivukuluineen, siivoushenkilöiden vastuuvakuutuksesta sekä työssä tarvittavien koneiden, välineiden, aineiden ja työvaatteiden hankinnasta ja ylläpidosta. Vastuuvakuutuksen tulee kattaa siivouspalveluiden suorittamisesta tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet mahdolliset vahingot.
Tilaaja luovuttaa korvauksetta palveluntuottajan käyttöön siivoustyössä käytettävän energian, veden ja riittävän määrän siivousvälineiden ja -koneiden säilytykseen sekä huoltoon tarvittavia tiloja osoitteessa Lapinkävijäntie 2 ja Hallituskatu 26.
Kohde-esimies/palveluvastaavalta ja siivoojilta edellytetään siivousalan perus- tai ammattitutkintoa tai siivousalan perustietoja palveluntuottajan kouluttamana.
Toiminnan luonteen vuoksi palveluntuottajan työntekijöiltä edellytetään salassapitosopimuksen allekirjoittamista.
7. Laskutus ja maksuehto
Laskutus kuukausittain jälkikäteen ja maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko.
Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei tilaajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä.
8. Tarjouksen valintaperuste
Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Hintavertailuun otetaan kuukausihinta. Xxxxxxx pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.
9. Tarjouspyynnön lisäkysymykset ja jättöaika
Tilojen katselmus järjestetään Lapinkävijäntie 2:ssa 10.6.2021 klo 15.00 - 15.45 ja lisäkysymykset tarjoukseen tulee jättää 14.6.2021 mennessä sähköpostiin xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Tarjous tulee jättää sähköpostitse xxxxxxxx@xxxxxxx.xx 30.6.2021 klo 16.00 mennessä.
Rovaniemellä 1.kesäkuuta 2021
Toimitusjohtaja Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx- ja hallintopäällikkö Xxxxx Xxxxxxx
LIITTEET:
Liite 1: Palvelukuvaus ja ehdottomat vaatimukset, työohjelma, Liite 2: Siivouksen työohjelma, Liite 3: Pohjapiirustukset Lapinkävijäntie 2 ja Xxxxxxxxxxxx 00.
PALVELUKUVAUS JA EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Liite 1
Ylläpito- ja perussiivous seuraaviin kohteisiin:
1. Lapinkävijäntie 2, linja-autoasema, Työterveys Lappica Oy (0-2 kerros)
2. Xxxxxxxxxxxx 00, 0 krs, Työterveys Lappica Oy
Siivouspalveluiden sisältö:
Siivouspalveluun kuuluu seuraavat asiat:
• ylläpito- ja jaksottaiset siivoustyöt
• työnohjaus
• perussiivous
• eritesiivoukset
• näytteenotot
• roskapussit ja jätesäkit
• wc-paperit, käsipyyhkeet, hygieniatarvikkeet
• tekstiilimatot
• siivouskoneet
• siivousvälineet ja puhdistusaineet
• laadunseuranta ja raportointi palveluntilaajalle kuukausittain
• asiakastyytyväisyyskyselyt kerran vuodessa, raportointi palvelun tilaajalle
Palveluntuottajan on poistettava eritetahrat välittömästi niiden syntymisen jälkeen. Palveluntuottaja ei kuitenkaan saa laskuttaa eritesiivousta erikseen.
Palveluntuottaja on velvollinen noudattamaan tilaajan laatimia kohdekohtaisia työohjeita.
Siivouskohteiden tarkemmat työohjeet ovat tässä liitteessä kuvattuna. Tilaaja pidättää oikeuden tehdä muutoksia siivouskohteiden työohjeisiin sopimuskauden aikana. Muutoksista neuvotellaan aina tilaajan ja palveluntuottajan kesken. Muutoksista ei saa periä lisämaksua, vaan ne kuuluvat normaalin työn kohdistamiseen.
Siivouskoneet, siivousvälineet ja puhdistusaineet
Palveluntuottajan käyttämien siivouskoneiden, siivousvälineiden, puhdistusaineiden ja siivousmenetelmien on sovelluttava kyseessä olevien kohteiden siivoukseen. Palveluntuottaja vastaa omien välineiden ja koneiden huollosta ja kunnossapidosta sekä henkilöstön asianmukaisesta työvaatetuksesta sekä työjalkineista.
Käytettävien puhdistusaineiden tulee olla hajusteettomia ja pääsääntöisesti ympäristömerkittyä (esim. Joutsenmerkki tai vastaava). Tietyissä tiloissa tulee käyttää tilaajan edellyttämiä puhdistusaineita.
Palveluntuottaja vastaa wc-papereiden, käsipyyhkeiden ja hygieniatarvikkeiden tilaamisesta siivouskohteisiin. Palveluntuottaja täyttää kohteissa olevat saniteettiannostelijat ja vastaa niiden puhtaudesta. Siivouksessa aiheutuvan pyykin pesemisestä vastaa palveluntuottaja.
Työsuunnitelma
Palveluntuottajalla tulee olla työkohteista työsuunnitelma pohjautuen tarjouspyynnössä olevaan työsuunnitelmaan ja henkilöstösuunnitelma. Palveluntuottajaksi valitun on toimitettava siivottavan työkohteen työsuunnitelma sekä sijaisjärjestelyt työn tilaajalle ennen työn alkamista.
Siivousajat
Ylläpitosiivous toteutetaan arkipäivisin ennen klo 7.30. Heinäkuun aikana suoritetaan perussiivous Lapinkävijäntien ja Hallituskadun tiloihin, työsuunnitelman mukaisesti ja tilaajan kanssa erikseen sopien.
Ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen lisäpalvelut
Lisäveloituksella tehtävät työt tehdään vain tilaajan pyynnöstä. Lisätöitä ovat tehtävät, joita ei voida sovitella työn ohessa ja niistä koituu ylimääräisiä työtunteja (ks. liite 2 Työohjeet).
Lisätyöveloitusta ei hyväksytä, mikäli sitä ei ole sovittu tilaajan kanssa. Tekstiilimattojen vaatimukset
Lapinkävijäntie 2:ssa tulee olla tekstiilimatot tuulikaappiin ja sisääntuloaulaan. Xxxxxxxxxxxx 00:n odotusaulaan tulee olla tekstiilimatto. Mattojen tulee olla riittävän kokoiset tilaan huomioiden, niin että sisääntulija astuu matolle 2-3 askelta ja ulkoa tuleva lika pysähtyy mattoon. Mattojen tulee estää liiallisen kosteuden ja lian tuleminen kiinteistön sisäpinnoille.
Siivouspalvelun laadunvarmistus
Palveluntuottajalla tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä.
Tilaaja edellyttää, että palveluntuottajan työnjohto osallistuu laatukierroksille 4 kuukauden välein tilaajan määrittämänä ajankohtana. Kierroksista tehdään laaturaportti tilaajan toimesta.
Palveluntuottajan tulee toimittaa myös omista laatukierroksista raportit säännöllisesti tilaajalle ja sopia ajankohdat tilaajan kanssa erikseen.
Palveluntuottajan tulee tehdä päivittäisestä/viikoittaisesta siivouksesta työmenetelmäkuvaus tilaajan esittämän vaatimusten ja työohjelman mukaisesti.
Palveluntuottajan työnjohdon tulee johtaa ja valvoa työtä siivouskohteissa.
Palveluntuottajan työnjohdon tulee opastaa ja perehdyttää työntekijä kohteeseen ja kohteen työohjeisiin.
Lapinkävijäntie 2:n siivoustyöohjelma:
Liite 2
Tuulikaapit pienet 1 x vko, päätuulikaappi 4-5 x vko ja portaikot
Likaantuneet kohdat ovista ja lasipinnoilta pyyhitään 4-5 x vko Mattojen imurointi 2-3 x vko
Tuulikaapin mattojen alustat imuroidaan 1 x vko Roskien poistaminen tuulikaapista 4 – 5 x vko
Portaikko 0-2 kerroksen välillä siivotaan päivittäin (pääaulasta) Portaikko 0-2 kerroksen välillä (varauloskäynti) siivotaan 2 x vko
1-2 krs Aula/käytävä/odotustilat, asiakashissi
Roskakorit tyhjennetään ja puhdistetaan 4 – 5 x vko Tahrojen poisto 4 – 5 x vko
Lasipintojen nihkeäpyyhintä 1 x vko Lattiat
Kosteapyyhintä 4 – 5 x vko Yhdistelmäkoneajo 2 x vko, tarvittaessa Kakkosmattojen imurointi 1 – 2 x vko Perussiivous
Yläseinien nihkeäpyyhintä joka 2 vuosi Lamppujen yläpölyjen pyyhintä joka 2 vuosi Ovien kosteapyyhintä 1 x vuosi
Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Ikkunoiden pesu sisä/ulko joka 2 vuosi Hox! Ikkunoiden pesu kauttaaltaan joka 2 vuosi. Hox !
Lattioiden peruspesu 3 krt/v (maalis-, heinä- ja marraskuu)
Asiakas ja henkilökunta wc:t
Roskakorien tyhjennys 4 – 5 x vko
WC-altaiden ja suihkulaitteiden pesu 4 – 5 x vko Roiske- ja kosketuskohtien pyyhintä 4 – 5 x vko Peilien, hyllyjen ja kalusteiden puhdistus 2 – 3 x vko Lattioiden kosteapyyhintä 4 – 5 x vko
Lattioiden ja lattiakaivojen pesu 2 x kk Tarviketäydennykset
Perussiivous
Seinien pyyhintä 1 x vuosi Ovien pesu 1 x vuosi Lattioiden peruspesu 1 x vuosi
Tutkimushuoneet/toimenpide
Roskakorit tyhjennetään 4 – 5 x vko Kosketuskohdat ovista 4 -5 x vko
Käsienpesualtaat 4 – 5 x vko Tutkimuspöytä/lamppu pyyhitään 1 x vko Tutkimuspöytä alaosat pyyhitään 2 x kk Vapaat tasopinnat pyyhitään 4 – 5 x vko Paperi- ja saippuatelineiden täyttö 4 – 5 x vko Lattiat
Lattioiden kosteapyyhintä 4 – 5 x vko Yhdistelmäkoneella ajo 2 x kk, tarvittaessa Perussiivous
Lamppujen yläpölyt nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Tuuletuslautasten pyyhintä 1 x vuosi
Ovien nihkeäpyyhintä 1 x vuosi
Lattioiden peruspesu ja vahaus (huom. lattiamateriaali) 1 x vuosi
Työterveyshoitajien huoneet 0 – 2 krs
Roskakorit tyhjennetään 3 x vko Kosketuskohdat ovista 3 x vko Käsienpesualtaat 3 x vko Tutkimuspöytä/lamppu pyyhitään 1 x vuosi Tutkimuspöytä alaosat pyyhitään 2 x kk Vapaat tasopinnat pyyhitään 3 x vko Paperi- ja saippuatäydennykset 3 x vko Lattiat
Lattioiden kosteapyyhintä 3 x vko Yhdistelmäkoneella ajo 2 x kk, tarvittaessa Perussiivous
Ikkunoidenpesu sisältä/ulkoa joka 2 vuosi. Hox! Ikkunoidenpesu kauttaaltaan joka 2 vuosi. Hox! Lamppujen yläpölyt nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Tuuletuslautasten pyyhintä 1 x vuosi
Ovien nihkeäpyyhintä 1 x vuosi
Lattioiden kunnostus ja pintapesu + vahaus tarvittaessa Lattioiden peruspesu ja vahaus (huom. latttiamateriaali) 1 x vuosi
Lääkäreiden huoneet 1 – 2 krs
Roskakorit tyhjennetään 4 – 5 x vko Kosketuskohdat ovista 4 – 5 x vko Käsienpesualtaat 4 – 5 x vko Tutkimuspöytä/lamppu pyyhitään 1 x vko Tutkimuspöytä alaosat pyyhitään 2 x kk
Vapaat tasopinnat pyyhitään 4 – 5 x vko Paperi- ja saippuatelineiden täyttö 4 – 5 x vko Lattiat
Lattioiden kosteapyyhintä 4 – 5 x vko Yhdistelmäkoneella ajo 2 x kk, tarvittaessa Perussiivous
Ikkunoiden pesu sisältä/ulkoa joka 2 vuosi. Hox! Ikkunoiden pesu kauttaaltaan joka 2 vuosi. Hox! Lamppujen yläpölyt nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Tuuletuslautasten pyyhintä 1 x vuosi
Ovien nihkeäpyyhintä 1 x vuosi
Lattioiden peruspesu ja vahaus (huom. lattiamateriaali) 1 krt vuosi
Toimisto- 2-kerros ja kokoustilat 0-kerros ja 2-kerros, siivous perjantaisin
Tasot, pöydät vapailta osin pyyhitään 1 x vko Roskakorit tyhjennetään 1 x vko Kosketuskohtien kosteapyyhintä 1 x vko Lattiat
Kosteapyyhintä 1 x vko
Lattioiden ajo yhdistelmäkoneella 2 x vuosi Perussiivous
Kalusteiden nihkeäpyyhintä/imurointi 1 x vuosi Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Lamppujen yläpölyjen pyyhintä joka 2 vuosi Ikkunoiden pesu sisältä/ulkoa joka 2 vuosi. Hox! Ikkunoiden pesu kauttaaltaan joka 2 vuosi. Hox!
Lattioiden peruspesu ja vahaus (huom. lattiamateriaali) 1 krt vuosi
Arkisto 0-kerros
Vapaat tasot ja ovet pyyhitään 1 x vko Lattian pyyhintä 1 x vko
Varasto
Vapaat tasot ja ovet pyyhitään 1 x kk Lattia pyyhitään 1 x kk, vapailta osilta
Tuulikaappi
Kierreportaiden alaosa imurointi 1 x kk Lasipintojen pyyhintä
Hox! Tilojen ikkunoiden osalta pestään vain ne jotka saadaan normaalisti auki, huomioiden työturvallisuus. Avautumattomista ja huonokuntoisista ikkunoista vastaa kiinteistön omistaja.
Xxxxxxxxxxxx 00:n tilat
286 m2
1 toimisto ja 10 vastaanottohuonetta, kokous- ja neuvottelutila, keittiö, odotusaula ja 5 wc.
Asiakas ja henkilökunta wc:t
Roskakorien tyhjennys 3 x vko
WC-altaiden ja suihkulaitteiden pesu 3 x vko Roiske- ja kosketuskohtien pyyhintä 3 x vko Peilien, hyllyjen ja kalusteiden puhdistus 2-3 x vko Lattioiden kosteapyyhintä 2-3 x vko
Lattioiden ja lattiakaivojen pesu 2 x kk Tarviketäydennykset
Perussiivous
Seinien pyyhintä 1 x vuosi Ovien pesu 1 x vuosi Lattioiden peruspesu 1 x vuosi
Vastaanottohuoneet (työterveyspsykologit ja -fysioterapeutit)
Roskakorit tyhjennetään 2-3 x vko Kosketuskohdat ovista 2-3 x vko Käsienpesualtaat 2-3 x vko Tutkimuspöytä/lamppu pyyhitään 1 x vko Tutkimuspöytä alaosat pyyhitään 2 x kk Vapaat tasopinnat pyyhitään 2-3 x vko Paperi- ja saippuatelineiden täyttö
Lattiat
Lattioiden kosteapyyhintä 2-3 x viikko Yhdistelmäkoneella ajo 2 x kk, tarvittaessa Perussiivous
Kalusteiden nihkeäpyyhintä/imurointi 1 x vuosi Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Lamppujen yläpölyjen pyyhintä joka 2 vuosi Ikkunoiden pesu sisältä/ulkoa joka 2 vuosi Ikkunoiden pesu kauttaaltaan joka 2 vuosi
Lattioiden peruspesu ja vahaus (huom. lattiamateriaali) 1 x vuosi
Toimisto-, odotus- ja kokoustilat
Tasot, pöydät vapailta osin pyyhitään 2-3 x vko Roskakorit tyhjennetään 2-3 x vko Kosketuskohtien kosteapyyhintä 2-3 x vko Lattiat
Kosteapyyhintä 1 x vko Perussiivous
Kalusteiden nihkeäpyyhintä/imurointi 1 x vuosi
Pattereiden nihkeäpyyhintä 1 x vuosi Lamppujen yläpölyjen pyyhintä joka 2 vuosi Ikkunoiden pesu sisältä/ulkoa joka 2 vuosi. Ikkunoiden pesu kauttaaltaan joka 2 vuosi.
Lattioiden peruspesu ja vahaus (huom. lattiamateriaali) 1 x vuosi