Akateemiset vierailijat Aallossa
Akateemiset vierailijat Aallossa
Sisäinen toimintaohje (päivitetty 24.4.2018) Sopimus vierailijatehtävästä
1. LÄHTÖKOHTIA
1.1. Missä tilanteissa tehdään sopimus akateemisesta vierailijatehtävästä ja miksi
Akateemisten vierailijoiden kutsumisella ja vastaanottamisella yliopistoon sekä tutki- mus/taiteen harjoittamiseen liittyvien mahdollisuuksien tarjoamisella on pitkät perin- teet yliopistomaailmassa.
Vierailijasopimuksessa tarkoitettu akateeminen vierailija on henkilö, jolla ei ole työ- suhdetta Aaltoon, mutta jolle Aalto tarjoaa työskentelytilan ja esim. tutkimuslaittei- den, tutkimustietokantojen/-datan tmv. käyttömahdollisuuden oman tieteen/taiteen harjoittamista varten muussa kuin Aallon ulkopuolisen rahoituksen hankkeessa.
Valtiontukilainsäädännön mukaisesti vierailija on oikeutettu käyttämään korvauksetta em. Xxxxxx tutkimusinfraa vain ei-taloudelliseen toimintaan, ei esim. tilaustutkimuk- sen tekemiseen yritykselle. Yrityksen työntekijä (pl. perustutkinnon opiskelija) ei siten yleensä voi käyttää korvauksetta Aallon em. tutkimusinfraa tutkimuksensa tekemi- seen.
Akateeminen vierailija voi olla esimerkiksi:
• Toisen organisaation (yliopisto, yritys tai muu organisaatio) työntekijä, ns. lähetetty vierailija, jolloin vierailijan työnantaja vastaa kokonaan tai erikseen sovitulla tavalla osittain vierailun kustannuksista.
• Apurahatutkija (joko kokonaan tai osittain apurahalla työskentelevä).
• Muu vierailija, jolla ei ole työnantajaa tai apurahaa; esim. Aallon tai toisen yli- opiston tmv. jatko-opiskelija tai toisen yliopiston tmv. emeritus/emerita- professori. HUOM! Xxxxxx emeritus/emerita -professoreille oma sopimus ja toi- mintaohje.
Akateemisen vierailijan asema poikkeaa merkittävästi Aaltoon työsopimussuhteessa olevasta henkilöstä. Tämän vuoksi on tärkeää, että Xxxxxx ja työyhteisön jäseneksi tule- van vierailijan vastuut ja velvoitteet yksilöidään sopimuksessa. Myös vierailijan käyttöön tulevat laitteet, tarvikkeet, palvelut, työtilat yms. täytyy yksilöidä. Vierailijan kanssa tulee tehdä kirjallinen sopimus vierailijatehtävästä ennen kuin vierailija aloittaa toimimaan Aal- lon tiloissa.
1.2. Mihin tilanteisiin vierailijasopimus ei sovellu tai milloin sitä ei tarvita
Vierailijasopimusta ei saa käyttää korvaamaan työsuhdetta, eikä esim. apurahan saajal- ta tai opiskelijalta voi edellyttää muuta toimintaa kuin mihin apuraha on myönnetty tai mitä opinnot edellyttävät.
Mikäli kyse on Aallon tai toisen yliopiston tmv. perustutkinnon opiskelijasta tai lyhyt- kestoisesta (alle 1 kuukausi) tai ns. isännöidystä (valvotusta) vierailusta, joissa henkilölle ei anneta kulkuoikeuksia, työskentelytilaa, tutkimuslaitteiden, tutkimustieto-
kantojen/-datan tmv. käyttömahdollisuutta, arvioidaan sopimuksen tarve tapauskohtai- sesti.
1.3. Huomioitavaa Aallon ulkopuolisen rahoituksen hankkeissa
Aallon ulkopuolisen rahoituksen hankkeessa akateeminen vierailija ei saa tehdä tutkimussuunnitelman mukaan Aallolle kuuluvaa työtä.
Aallon ulkopuolisen rahoituksen hankkeisiin projektisuunnitelmaan kuuluvaa työtä voivat tehdä vain Aaltoon työsuhteessa olevat työntekijät, jotka saavat työstään pal- kan ja joihin nähden Aallolla on työnjohto- ja valvontaoikeus. Mikäli vierailun aika- na osoittautuisi, että vierailijan osallistuminen Aallossa Aallon ulkopuolisen ra- hoituksen hankkeen projektisuunnitelman mukaiseen työhön on tarpeellista, tu- lee vierailijan kanssa tehdä erillinen sopimus, kuten määräaikainen tai osa- aikainen työsopimus tai sopia kertaluonteinen palkkio.
Ole seuraavissa tapauksissa yhteydessä koulusi tutkimus- ja innovaatiopalveluiden lakimieheen vierailija- ja/tai oikeuksiensiirtosopimuksen muuttamiseksi vastaamaan ulkopuolisen rahoituksen ehtoja:
a) Ulkopuolisen rahoituksen hanke, jossa vierailija tekee itselleen tai työnantajalleen (ei Aallolle) tutkimussuunnitelman mukaan kuuluvaa työtä.
b) Ulkopuolisen rahoituksen hankkeissa vierailija tekee poikkeuksellisesti Aallon tar- peista johtuen, Aallolle tutkimussuunnitelmaan kuuluvaa työtä palkkiota vastaan kertaluonteisessa, lyhytaikaisessa, ei-toistu-vassa ja rajatussa työssä. Xxxxxxxxx henkilön kanssa on tehtävä myös oikeuksiensiirtosopimus.
Palkkioiden käytöstä Aallon tutkimustoiminnassa on annettu erilliset ohjeet: xxxxx://xxxxxx.xxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
1.4. Apurahatutkijoiden osalta huomioitavaa
Apurahalla turvataan yleensä tutkijan/taiteilijan mahdollisuus omistautua kokopäiväi- sesti tutkimustyölle tai taiteen harjoittamiselle. Apurahalla tehtävän tutkimuksen tai taiteellisen toiminnan on aina oltava itsenäistä tieteellistä tutkimustyötä tai taiteellista toimintaa. Apurahatutkijalla ei ole esimiestä, työterveyshuoltoa, työaikaa eikä työmatkoja. Apurahan myöntäjällä tai yliopistolla työtilojen tarjoajalla ei ole työnjohto- ja valvontaoikeutta apurahansaajaan nähden. Näin ollen apurahan maksaja tai työtilo- jen tarjoaja ei voi määrätä apurahatutkijan työstä tai sen tuloksista.
Apurahaa ei saa käyttää korvaamaan palvelussuhdetta, eikä apurahan saajalta voi edellyttää muuta toimintaa kuin mihin apuraha on myönnetty. Apuraha on ns. vastikkeeton rahasuoritus, jonka julkisyhteisö tai yksityinen yhteisö myöntää henkilölle tieteen tai taiteen harjoittamista tai opiskelua varten. Jos apurahan maksaja tai työtilo- jen tarjoaja on määritellyt tutkimuskohteen yksityiskohtaisesti, tulosten käyttö- tai teki- jänoikeudet on pidätetty tai apurahaan liittyy opetus- tai muita työvelvoitteita, kysy- myksessä ei ole apuraha vaan palvelussuhde. Arvioitaessa apurahan ja työsuhteen erotusta ratkaisevaan asemaan nousee sopimussuhteen tosiasiallinen sisältö, ei se, miksi tutkimuksesta maksettavaa korvausta nimitetään.
Mikäli kyse on Aalto-yliopiston myöntämästä apurahasta, niin erityisesti on otettava huomioon se, että apurahan myöntämisestä ei saa syntyä Aalto-yliopistolle taloudel- lista etua tai muuta hyötyä.
1.5. Käytettävistä nimikkeistä
Henkilölle, joilla on professorin asema omassa yliopistossaan: ”Visiting Pro- fessor”.
• Vieraileva tohtorikoulutettava: ”Visiting Doctoral Student”.
• Muille vieraileville opettajille ja tutkijoille, mukaan lukien taiteellinen tutkimus: ”Visiting Scholar”.
• Poikkeuksellisesti nimike ”Visiting Professor” voidaan antaa myös tunnustetul- le tutkijalle, jolla on aiemmin ollut professorin asema toisessa yliopistossa tai tutkimuslaitoksessa.
• Lopputöiden (ei tohtoritutkinto) tekijät: ”Visiting Student”.
”Nimitykset” vierailijaksi hyväksytään ”yhtä tasoa ylempänä” -periaatteen mukaisesti lukuun ottamatta nimikettä ”Visiting Professor”, jonka osalta dekaani tekee lopullisen päätöksen.
1.6. Yleistä huomioitavaa
Aalto ei vastaa rahoituksesta, jota vierailijan oleskelu Suomessa edellyttää, ellei ulko- puolisen rahoituksen hankkeen rahoitusehdoissa tai sitä koskevassa konsortio- tai muussa vastaavassa sopimuksessa ole yksittäistapauksessa toisin sovittu. Yksikön harkinnassa on, missä määrin se tukee vierailijaa esimerkiksi asunnon etsimisessä tai maahantuloon liittyvissä asioissa.
Mikäli vierailuun liittyy jotain erityisiä tarpeita, sopimusta on mahdollista täydentää ta- pauskohtaisesti erillisellä liitteellä. Mahdollisten kustannusten korvaamiseen liittyvissä asioissa tulee aina olla etukäteen yhteydessä koulun/laitoksen controlleriin, ja myös do- kumentoida mahdolliset Aallon maksamaksi sovitut korvaukset vierailijasopimuksen liit- teeksi.
Säätiöiden puitesopimuksen piirissä olevien sopimus yliopistokorvauksesta laadi- taan erillisenä liitteenä.
1.7. Lisätietoja
Lisätietoja antavat:
• Yksiköiden hr-päälliköt ja hr-koordinaattorit
• Vanhempi lakimies Xxxxx Xxxxxx: (xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx)
• Henkilöstöasiantuntija Xxxxx Xxxx (xxxxx.xxxx@xxxxx.xx) (yliopistokorvaus)
• Tutkimus- ja innovaatiopalveluiden lakimiehet (vierailijan oikeuksiensiirtosopi- mus, vierailijan osallistuminen Aallon ulkopuolisten tahojen rahoittamiin hank- keisiin, ml. niihin liittyvät omistus- ja käyttöoikeus-, salassapito-, julkaisu- sekä immateriaalioikeuskysymykset)
2. SOPIMUKSEN KESKEINEN SISÄLTÖ
HUOM: Sopimusmallit on saatavilla koulun/laitoksen hr-yhteyshenkilöltä sekä tutkimuk- sen tukipalveluiden juristeilta.
2.1. Sopimuksen osapuolet, yhteyshenkilöt
Sopijapuolia ovat Aalto ja akateeminen vierailija, joka tekee työtä muussa kuin ulko- puolisen rahoituksen hankkeessa.
Yhteyshenkilöt:
Vierailija toimii aina itse yhteyshenkilönä vierailunsa osalta.
Aallon puolelta yhteyshenkilönä toimii sellainen työntekijä, joka tosiasiallisesti vastaa vierailun toteuttamisesta ja käytännön järjestelyistä ml. perehdyttäminen (ns. akatee- minen tai taiteellinen isäntä).
Akateeminen isäntä: Ulkopuolisen rahoituksen hankkeissa ota yhteyttä koulusi tutkimus- ja innovaatiopalveluiden lakimieheen vierailija- ja/tai oikeuksiensiirtosopi- muksen muuttamiseksi vastaamaan ulkopuolisen rahoituksen rahoitusehtoja.
Koulun HR huolehtii, että vierailijasta täytetään aina ilman palvelussuhdetta työs- kentelevän henkilötietolomake, joka toimitetaan yksikön palkkayhdyshenkilölle. Tällä tavoin Aalto saa rekisteröityä kaikki sen tiloissa työskentelevät henkilöt, joille voidaan myöntää kulkuoikeus Aallon tiloissa tai esim. IT -käyttäjätunnukset Aallon tietojärjes- telmiin.
2.2. Vierailua koskevat tiedot
Sopimukseen tulee yksilöidä vierailijan ns. kotiorganisaatio eli työnantaja tai oppilai- tos, jossa kirjoilla.
Kerrotaan vapaamuotoisesti ja tiiviisti vierailun tarkoitus ja keskeinen sisältö ml. tutki- musaihe. Sopimukseen ei kuitenkaan liitetä vierailun tarkoitukseen liittyviä asiakirjoja kuten tutkimussuunnitelmaa.
2.3. Vierailijan asemasta ja velvollisuuksista
Vierailija ei ole työsuhteessa Aaltoon eikä Xxxxxxxx ole vierailijaa kohtaan työnantaja- velvoitteita tai työsopimuslain mukaista työnjohto- tai valvontaoikeutta. Vierailijan asema poikkeaa merkittävästi Aallon työntekijän asemasta sekä oikeuksien että vel- voitteiden osalta.
Työturvallisuusperehdytys:
Vierailija voi aloittaa vierailuun liittyvän työskentelyn Aalto-yliopiston laboratoriossa, työpajalla tai studiolla vasta saatuaan kyseiselle alueelle työturvallisuusperehdytyk- sen. Työturvallisuusperehdytyksen varmistamisesta vastaa Aalto-yliopistossa esi- miesasemassa työskentelevä henkilö (laitosjohtaja, professori, tutkimusryhmän johta- ja tms.). Perehdyttäjänä toimii ko. alueella työskentelevä kokenut henkilö (Aalto- yliopiston työntekijä).
Huom! Jos työskentelyyn liittyy työsuojelullisia riskejä (vaaralliset aineet, laitteet), ei vierailijaa saa vastuusyistä johtuen päästää työskentelemään yksin ilman Xxxxxx työn- tekijöiden valvontaa ko. tiloihin.
Muu perehdytys:
Vierailija tulee perehdyttää Aallon tapa toimia (Code of Conduct).
Aalto-yhteisön jäsenenä akateeminen vierailija on velvollinen noudattamaan yliopis- ton tietosuojapolitiikkaa sekä muita yliopiston tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia käy- täntöjä, sääntöjä ja ohjeita.
Akateemisen vierailijan odotetaan toimivan hyvien tieteellisten ja taiteellisten käytän- teiden mukaisesti (esim. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeistus, xxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxx-xxxxxxxxx).
2.4. Vakuutusturva
Vierailija vastaa vakuutusturvastaan itse. Vierailija ei ole Xxxxxx puolesta vakuutettu eikä hän kuulu myöskään työterveyspalveluiden piiriin. Vakuutusturvaan ja esim. ter- veydenhuoltoon liittyvistä asioista tulee informoida vierailijaa ennen vierailua ja var- mistaa, että hänellä on esim. taustaorganisaation vakuutukset tai omat perusvakuu- tukset.
Mikäli kyse on Aallon perus- tai jatko-opiskelijasta, koskee heitä opiskelijatapaturma- laki (1318/2002).
Xxxx mukaan laboratorio- ja kenttätyössä tai muussa käytännöllisessä harjoittelutyös- sä sattunut tapaturma korvataan työtapaturmana. Korvaaminen edellyttää, että tapa- turma on kysymyksessä olevalle opiskelumuodolle ominaisten olosuhteiden aiheut- tama. Tapaturmasuoja ei koske teoriatunteja eikä matkoja.
Omaisuusvahinkojen osalta vierailijan aiheuttama vahinko korvataan vakuutusehtojen mukaisesti edellyttäen, että työyhteisöön kuuluva vierailija noudattaa yliopiston turval- lisuuskäytäntöjä. Näyttötaakka asiasta on Aallolla. Työyhteisön jäsenenä vierailijan tulee siten noudattaa normaalia huolellisuutta yliopiston tiloissa työskennellessään sekä yliopiston välineitä käyttäessään.
Jos etukäteen suunniteltuja turvallisuusohjeita noudatetaan ja sattuu kuitenkin vahin- ko, voidaan se vakuutusehtojen mukaan korvata. Mikäli vahinko johtuu siitä, ettei tur- vallisuusohjeita ole noudatettu, voidaan vahingonkorvausta alentaa tai evätä.
2.5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja
Vierailijalla on velvoite pitää salassa kaikki tiedot, jotka on merkitty tai ilmoitettu salas- sa pidettäviksi tai joiden luottamuksellisuus on muutoin ilmeistä.
Akateeminen vierailija voi osallistua tutkimusryhmän sisäisiin palavereihin ja keskus- teluihin. Luottamuksellisen tiedon suojaamiseen tulee kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota. Aallon omat luottamukselliset tiedot on merkittävä luottamuksellisiksi. Keksintöjä ei tule esitellä muutoin kuin luottamukselliseksi merkittyinä sellaisille Aallon ulkopuolisille, jotka ovat sitoutuneet kirjallisesti pitämään ne salassa. Keksintöihin on mieluiten haettava patenttia ennen niiden esittämistä Aallon ulkopuolisille.
Vierailijalle ei saa myöskään luovuttaa Xxxxxx muilta saamaa salassa pidettävää tie- toa. Aallolla on oikeus luovuttaa muilta saatuja salassa pidettäviä tietoja vain omille työntekijöilleen (ei esim. palkkiota vastaan työskentelevälle), jotka ovat sitoutu- neet vastaavan salassapitovelvoitteeseen.
Henkilötietojen käsittelystä tai luovutuksesta osapuolten kesken on sovittava kirjalli- sesti erikseen.
2.6. Immateriaalioikeudet ja julkaiseminen
Muiden kuin ulkopuolisen rahoituksen hankkeiden osalta:
• vierailijan yksin kehittämien tulosten omistus- ja immateriaalioikeudet kuuluvat vierailijalle ja/tai tämän työnantajalle,
• vierailijan yhdessä Xxxxxx kanssa aikaansaamien tulosten omistus- ja immate- riaalioikeudet kuuluvat yhteisesti Xxxxxxxx ja vierailijalle ja/tai tämän työnantajal- le,
• vierailijan tulosten julkaisuissa on mainittava Aallon panoksesta tulosten ai- kaansaamisessa sekä mainittava tekijöinä tai muussa ominaisuudessa ne Aallon työntekijät, jotka ovat merkittävästi myötävaikuttaneet tulosten syntyyn. Yhteis- julkaisuista voidaan sopia esim. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan suositusten mukaisesti (xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxx.xx/xxxxx/XXXX_xxxxxxxx_xxxxxxxx.xxx)
Ulkopuolisen rahoituksen hankkeissa tulosten omistus- ja immateriaalioikeudet mää- räytyvät rahoitusehtojen ja hanketta koskevien sopimusehtojen mukaan. Vierailijan kanssa on tehtävä erillinen sopimus, jos hänen on tarpeellista osallistua ulkopuolisen rahoituksen hankkeeseen (katso yllä kohta 1.3).
2.7. Vastuu
Xxxxxx vastuu vierailijaa kohtaan on rajoitettu 10.000 euroa. Rajoitus ei kuitenkaan sovellu, mikäli vahinko on aiheutettu tahallaan tai törkeällä huolimattomuudella. Vie- railija vastaa Aallolle aiheuttamastaan vahingosta.
2.8. Vierailijan käytössä olet tarvikkeet, palvelut ja tilat
Sopimuksessa on lueteltava ne mahdolliset tarvikkeet, palvelut ja tilat, jotka yksikkö antaa vierailijan käyttöön vastikkeetta.
2.9. Sopimuksen voimassaolo
Mikäli vierailun kesto jatkuu sopimuksessa (kohdassa 3) sovittua kestoa pidempään, tulee tehdä uusi kirjallinen vierailijasopimus.
Sopimus on voimassa kohdassa 3 määritellyn vierailun keston ajan lukuun ottamatta sellaisia sopimusehtoja, joiden oikeusvaikutukset on tarkoitettu ulottumaan sopimuk- sen voimassaolon päättymisen jälkeenkin, kuten esimerkiksi salassapitovelvollisuus.
Vierailijan on palautettava ennen vierailun päättymistä kaiken haltuunsa saaman Aal- lon materiaalin ja omaisuuden (esim. avaimet)
2.10. Sovellettava laki ja riitojen ratkaisu
Sovellettava laki on aina Suomen laki ja riidat ratkaistaan käräjäoikeudessa Helsin- gissä, lukuun ottamatta sellaisia teollis- ja tekijänoikeudellisia asioita, jotka on säädet- ty kuuluvaksi markkinaoikeuden toimivaltaan. Jos kuitenkin vierailijan kotipaikka on muualla kuin Suomessa, ratkaistaan riita välimiesmenettelyssä Helsingissä.
2.11. Sopimuskappaleet ja niiden säilytys
Vierailija saa itselleen toisen sopimuskappaleen liitteineen. Toinen sopimuskappale liitteineen tallennetaan koulussa sähköiseen asianhallintajärjestelmään SAHAan, säi-
lytysaika 10 vuotta. Kun sopimus ja sen liitteen on tallennettu SAHAan alkuperäisen sopimuskappaleen paperiversion + liitteet voi tuhota. Jos on tehty oikeuksiensiirtoso- pimus, on säilytysaika 50 vuotta ja sopimus liitteineen tulee tällöin toimittaa kirjaa- moon arkistoitavaksi.
2.12. Sopimuksen liitteet
Liite 1: Selvitys rahoituksesta sekä mahdollisen apurahakauden pituudesta
• On aina pakollinen
• Sopimuksen liitteenä tulee olla selvitys rahoituksesta eli esim. kopio apuraha- myönnöstä tai lähettävän organisaation vakuutus siitä, että vierailijan palkan maksaa lähettävä organisaatio
Liite 2: Selvitys mahdollisten kustannusten korvaamisesta
• Xxx Xxxxxx maksettavaksi sovitaan muita korvauksia kuin mitä sopimuksessa on sovittu, tarvitaan erillinen liite.
• Kustannusten korvaamiseen liittyvissä asioissa tulee aina olla etukäteen yh- teydessä koulun/laitoksen kontrolleriin.
Liite 3: Sopimus yliopistokorvauksesta säätiöiden puitesopimuksen piirissä olevien osalta
.
Liite 4: Kopio laitoksen tekemästä yliopistositoumuksesta (mikäli sellainen tehty jo hakuvaiheessa).
Oikeuksiensiirtosopimus, jos vierailijan kanssa tehdään sellainen liittyen esim. vie- railijan osallistumiseen Aallon ulkopuolisen rahoituksen hankkeeseen. Katso edellä kohta 1.3.
2.13. Allekirjoitukset
Vierailijasopimuksen allekirjoittaa:
• Xxxxxxx: Visiting professor –tasoiset vierailijat
• Laitoksen johtaja: Muut vierailijat.
• Toisena allekirjoittajana toimii henkilöstöpäällikkö.
Oikeuksiensiirtosopimuksen allekirjoittaa dekaani.