Contract
Palvelusopimus Paraisten kaupungin ruokapalveluiden ja saariston yhdistelmäkohtei- den siivouspalvelun tuottamisesta
1. Sopimuksen osapuolet
Tilaaja Paraisten kaupunki (Y-tunnus 0136082-5)
Rantatie 28
21600 Parainen
Palveluntuottaja Kaarea Oy
(Y-tunnus 2925981-7 Xxxxxxxxxxx 0X, 0.krs 20100 Turku
Tilaaja ja Palveluntuottaja jäljempänä yhdessä ”Osapuolet” ja kumpikin erikseen ”Osa- puoli”.
2. Sopimuksen kohde ja tarkoitus
Palvelusopimuksen tarkoituksena on sopia Tilaajan palvelujen järjestämisestä.
Tällä sopimuksella Tilaaja sitoutuu tilaamaan sopimuksessa tarkoitetut palvelut Palvelun- tuottajalta sopimuskautena. Palveluntuottaja sitoutuu vastaavasti tuottamaan sanotut pal- velut Tilaajalle sopimuskautena.
3. Sopimuskausi
Sopimus on määräaikaisena voimassa sopimuskauden 1.1.2022 – 31.8.2024.
Tämän jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahden vuoden pituisella optiokaudella (1.9.2024 – 31.8.2026). Tilaaja päättää option käytöstä, mutta Palveluntuottaja optiokau- den pituudesta. Optiokauden käytöstä on osapuolten sovittava 12 kk ennen optiokauden alkua.
Määräaikaisuuden ja optiokauden jälkeen sopimus muuttuu toistaiseksi voimassa ole- vaksi kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla.
4. Tuotettavat palvelut
Palveluntuottaja tuottaa Tilaajalle Tilaajan toiminnassa käytettävät ruokapalvelut tämän sopimuksen liitteissä kuvatulla tavalla ja laajuudessa.
Palvelun sisältöön tehtävistä muutoksista sovitaan osapuolten kesken kirjallisesti. Muu- tokset kirjataan Palvelukuvausliitteisiin (Liitteet 1 a - f).
Palveluihin liittyvä Tilaajan ja Palveluntuottajan välinen vastuunjako on kuvattu oheisissa vastuunjakotaulukoissa (Liite 2).
5. Palveluiden hinnat ja hintojen tarkistaminen
Palvelun hinta perustuu liitteenä olevaan hinnastoon (Liite 3).
Hinnoittelun perusteena on käytetty Tilaajan antamia arvioita vuosittaisista suoritemää- ristä (Liite 4).
Hintoja tarkistetaan vuosittain Liitteen 5 mukaisesti tuottajahintaindeksiin perustuen. Pal- velun sisältöön tai laajuuteen tehtävistä muutoksista tai muista palvelun toteuttamiseen liittyvistä syistä johtuvista palvelun hintaan tehtävistä muutoksista sovitaan Osapuolten kesken kirjallisesti.
Mikäli Tilaajan antamat arviot vuosittaisista ruokasuoritemääristä osoittautuvat siten vir- heellisiksi, että suoritteiden määrä toteutuu vähintään 15 prosenttia arvioitua pienempänä
/ palvelukuvauksen mukainen asiakaskunta, neuvotellaan palveluiden hinnat Osapuolten kesken uudelleen pienentyneiden suoritemäärien osalta.
Tällaiseksi arvion virheellisyydeksi ei katsota sitä kaupungin ostamien annosten määrän pienentymistä, joka johtuu sosiaali- ja terveyspalveluiden siirtymisestä maakunnan tai Pa- raisten alueella vaikuttavan sosiaali- ja terveyspalveluyhtiön hoidettavaksi (sote-reformi). Osapuolet toteavat, että Palveluntuottajan ja vastaisuudessa Paraisten alueella sosiaali- ja terveyspalveluja tarjoavan yhteisön välinen yhteistyö on sote-reformin toteutuessa mo- lempien Osapuolten etujen mukaista.
Mikäli hintojen korjaustarve määräarvion virheellisyyden vuoksi muodostuu merkittäväksi, eivätkä osapuolet pääse hintojen korjauksesta yhteisymmärrykseen, on Tilaajalla (tai osapuolilla) oikeus irtisanoa sopimus kahdeksan (8) kuukauden irtisanomisajalla.
6. Arvonlisävero sekä muut julkisoikeudelliset maksut
Voimassaoleviin lakeihin, asetuksiin ja muihin viranomaismääräyksiin perustuvat julkisoi- keudelliset maksut arvonlisäveroa lukuun ottamatta sisältyvät palvelumaksuun ja erik- seen laskutettavien palveluiden hinnastossa mainittuihin maksuihin. Tilaajaa laskutetta- essa maksuihin lisätään voimassa olevan verokannan mukainen arvonlisävero, ellei alla olevasta muuta aiheudu. Mikäli joku edellä tarkoitetuista julkisoikeudellisista maksuista sopimuskauden aikana muuttuu tai jokin uusi vastaava maksu tulee sovellettavaksi, pal- velumaksuja muutetaan muutosta vastaavalla määrällä siitä lukien kuin kustannusmuutos toteutuu.
Oppilaitosruokailun järjestäminen
Siltä osin, kun palvelumaksu koskee arvonlisäverolain 39 §:n 3 momentissa tarkoitettua oppilaitoksessa koulutuksensaajalle tapahtuvaa ravintola‐ tai ateriapalvelua, on myynti arvonlisäveroton. Mikäli joku edellä tarkoitetuista julkisoikeudellisista maksuista sopimus- kauden aikana muuttuu tai jokin uusi vastaava maksu tulee sovellettavaksi, palvelumak- suja muutetaan muutosta vastaavalla määrällä siitä lukien kuin kustannusmuutos toteu- tuu.
7. Laskutus
Laskutus perustuu asiakkaan tilaamiin annosmääriin, tuotetilauksiin, kuljetuskertoi- hin sekä saariston yhdistelmäkohteiden siivouspalvelun kuukausiveloituksiin. Ti- laaja ja Palveluntuottaja sopivat yhdessä tilauskäytännön. Laskutus tapahtuu kuu- kausittain jälkikäteen.
Laskujen maksuaika on 30 päivää laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on kulloinkin voi- massa olevan korkolain mukainen.
Tilaajan verkkolaskutusosoite:
003701360825
Operaattori Enfo Oyj, välittäjätunnus 003714377140
Laskuun tulee merkitä seuraavat osoitetiedot: Paraisten kaupunki /
Ruokapalvelut Brinkastentie 1
21660 NAUVO
”Viite” Tilaajaosasto ja yksikkö
Laskutuksen yhteystiedot Paraisten kaupungin talousyksikkö: Sähköposti: xxxxx@xxxxxx.xx
8. Yhteistyö ja toiminnan kehittäminen
Osapuolet sitoutuvat tekemään yhteistyötä palvelun toteuttamiseen ja palvelun kehittämi- seen liittyvissä kysymyksissä. Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan Tilaa- jan ja Palveluntuottajan välisessä ohjausryhmässä.
Palveluyhteistyö Tilaaja / Palveluntuottaja
Tuottaja huolehtii siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat sopimuksen mukaisia. Sopimus- kauden alkaessa palvelun Tilaaja ja Palveluntuottaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä hyvä palvelutasotaso käytännön työssä tarkoittaa. Paraisten kaupunki seuraa palvelutasoa. Paraisten kaupunki voi käyttää ulkopuolista laaduntarkkailijaa.
Laadunseurantaa suoritetaan Xxxxxxxx ja Palveluntuottajan yhteistyönä, sekä Palvelun- tuottajan kaksi (2) kertaa vuodessa tekemillä asiakastyytyväisyyskyselyillä/laadunarvioin- neilla. Sopimus sisältää velvoitteen tuottaa Tilaajalle sovittavin väliajoin raportin asiakas- tyytyväisyydestä/laadunarvioinneista, 2 kertaa vuodessa. Palveluntuottaja hyväksyttää kyselyt/laadunarvioinnit Tilaajalla. Asiakastyytyväisyyskyselyille/laadunarvioinneille asete- taan 2,6-tasoinen sopimuskriteeri, asteikolla 1-4. Osapuolet sopivat yhdessä etukäteen,
kenelle kysely/laadunarviointi tehdään ja miten todetaan tyytyväisyyskyselyjen 2,6:n asia- kastyytyväisyystaso. Periaatteena on saada kattava >50 % vastausmäärä ja kohdistaa kysely yksiköiden vastuutahoille.( Liite 8)
9. Työn johto ja valvonta sekä työtä koskevat ohjeet
Palveluntuottajan työnjohto johtaa ja valvoo palvelun tuottamiseen osallistuvien työnteki- jöiden työtä. Osapuolet nimeävät vastuuhenkilöt joille tehtäviä koskevia ohjeita voidaan antaa. Tilaajalla tulee olla mahdollisuus yhteydenpitoon palveluntarjoajaan ma-pe klo 7.00 - 16.00.
10. Työsuojelu
Tilaaja vastaa siitä, että kohteet joissa palvelua tuotetaan täyttävät työsuojelulliset vaati- mukset siten, kuin lainsäädäntö ja viranomaismääräykset edellyttävät. Palveluntuottaja on velvollinen palvelua tuottaessaan noudattamaan annettuja työsuojeluohjeita ja mää- räyksiä
11. Avaimet
Tilaaja luovuttaa Palveluntuottajalle kuittausta vastaan tarvittavan määrän yksilöityjä koh- teen avaimia. Tilaaja vastaa siitä, ettei Palveluntuottajalle luovuteta tarpeettomia avaimia. Palveluntuottaja vastaa vastuuvakuutusehtojensa mukaisesti sen haltuun annettujen avainten mahdollisen katoamisen johdosta suoritetuista vahinkoon liittyvistä suojelutoi- menpiteistä. Palveluntuottajan vastuu avainten katoamisesta rajoittuu kuitenkin enintään kolmeentuhanteen (3.000) euroon vahinkotapausta kohden. Palveluntuottaja ilmoittaa asiakkaalle avaimen katoamisesta viipymättä. Tilaaja on avaimen kadotessa velvollinen viipymättä ryhtymään vahinkoa rajoittaviin toimenpiteisiin. Palveluntuottaja luovuttaa avai- met takaisin tilaajalle palvelusopimuksen päättyessä tilaajan kuittausta vastaan.
12. Alihankkijat
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää sopimustehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Pal- veluntuottaja vastaa alihankkijoiden toiminnasta kuin omastaan. Palveluntuottajalla on ilmoitusvelvollisuus alihankkijoiden käytöstä. Tilaaja hyväksyy ilmoitetut alihankkijat.
13. Yhteyshenkilöt
Tämän sopimuksen yhteyshenkilöinä toimivat:
Tilaajan puolelta: Kaupunginjohtaja
Palveluntuottajan puolelta: Toimitusjohtaja
Toiminnasta vastaavat yhteyshenkilöt ovat:
Tilaajan puolelta: Tekninen päällikkö Kiinteistöpäällikkö
Tuottajan puolelta: Toimialajohtaja
14. Reklamaatiot ja vahinkojen korvaaminen
Palvelua koskevat reklamaatiot tai Palveluntuottajan henkilökuntaa koskevat valitukset toimitetaan kirjallisesti sopimuksessa mainitulle yhteyshenkilölle. Palveluntuottaja käsitte- lee reklamaatiot viipymättä.
Tilaajan toiminnasta vastaavan yhteyshenkilön tulee ilmoittaa viiveettä Palveluntuotta- jalle, mikäli havaitsee puutteen sovitussa palvelussa.
Kumpikin Osapuoli vastaa kolmansille osapuolille aiheutuneiden vahinkojen korvaami- sesta oman toimintansa osalta. Osapuolet ovat velvollisia viipymättä tiedottamaan toisil- leen vahingoista, joiden perusteella mahdollisesti toiselle Osapuolelle saattaa syntyä kor- vausvelvollisuus. Palveluntuottajan korvausvastuu rajoittuu sen aiheuttamasta vahingosta yhteensä enintään 1.000.000 euroon per vahinkotapahtuma. Enimmäiskorvauksessa ote- taan huomioon niin vahinkotapahtumaan liittyvät henkilö‐ ja esinevahingot ja niihin liittyvät välittömät taloudelliset vahingot.
Kumpikaan Osapuoli ei vastaa toiselle Osapuolelle tämän sopimuksen taikka sen rikkomi- sen seurauksena aiheutuvista välillisistä vahingoista.
Reklamaatiomenettely on kuvattu erillisessä liitteessä (Liite 9).
15. Puutteet ja virheet suorituksessa
Palvelutason poikkeamat aiheuttavat tilaajan ruokapalvelupäällikön tai laaduntarkkailijan kirjallisen huomautuksen. Palvelutuottajan on korjattava laiminlyönti vuorokauden kulu- essa kirjallisen huomautuksen saavuttua. Mikäli puutteita esiintyy ja korjaavia toimenpi- teitä ei kyetä toteuttamaan kolmen (3) vuorokauden kuluessa kirjallisesta huomautuk- sesta, on Tilaajalla oikeus hankkia korjaavat toimenpiteet kolmannelta osapuolelta Palve- luntuottajan laskuun. Maksua ei suoriteta keittiön osalta ennen kuin puutteet ja laimin- lyönnit on korjattu.
16. Sopimuksen siirtäminen
Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai sen osaa kolmannelle ilman toisen Osa- puolen kirjallista suostumusta.
17. Ylivoimainen este
Osapuolten on saatuaan tiedon realisoituneesta tai uhkaamassa olevasta ylivoimaisesta esteestä, viipymättä ilmoitettava siitä toiselle osapuolelle. Osapuolet vapautuvat suoritus- velvollisuudestaan niin pitkäksi aikaa kuin valmius‐ tai puolustustilalaissa tarkoitettu poik- keuksellinen olosuhde tai vaikutuksiltaan niihin verrattava ylivoimainen este estää sopi- muksen täyttämisen tai sen vaatiminen olisi kohtuutonta. Osapuolilla on oikeus väliaikai- sesti jättää sopimuksen mukaiset tehtävänsä suorittamatta, jos Osapuoli on estynyt la- kosta, saarrosta, työsulusta tai muusta niihin verrattavasta työtaistelutoimenpiteestä joh- tuen. Mikäli tilaajan puolella oleva työtaistelutoimenpide estää toimeksisaajan suorituk- sen, on toimeksisaajalla oikeus periä tilaajalta toimeksisaajalle keskeytyksestä aiheutuvat
kyseisen kohteen palkkakustannukset enintään kahden viikon ajalta. Muutoin ylivoimai- sen esteen ajalta Osapuolille aiheutuvat sopimuksen täyttämättä jäämisestä aiheutuvat vahingot korvataan erikseen sovittavalla tavalla. Osapuolet sitoutuvat minimoimaan mah- dolliset ylivoimaisista esteistä aiheutuvat haitat tai vaaratilanteet. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos sovittujen sopimuksen mukaisten tehtävien hoitaminen on ylivoimai- sen esteen vuoksi pakko keskeyttää määräämättömäksi ajaksi.
18. Palvelusopimuksen purkaminen tai irtisanominen palvelusopimuskauden aikana
Mikäli palvelutasossa tai muussa työn suorituksessa esiintyy pidempiaikaisia, toistuvia tai vakavia puutteita, Tilaajan tulee kirjallisesti reklamoida asiasta. Ellei Palveluntuottaja vä- littömästi tai viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa kirjallisen reklamaation vastaanottamisesta toteuta korjaavia toimenpiteitä, Tilaajalla on oikeus irtisanoa tämä so- pimus kahdeksan (8) kuukauden irtisanomisajalla.
Mikäli sopimusaikana ilmenee muita sopimusrikkomuksia, toinen Osapuoli on velvollinen esittämään kirjallisena huomautuksena huomioimansa sopimuksen laiminlyönnit. Mikäli vastapuoli ei välittömästi tai viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa kirjalli- sen reklamaation vastaanottamisesta korjaa sopimuksen vastaista menettelyään toisella Osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus päättyväksi kahdeksan (8) kuukauden kuluttua irtisanomisesta.
Mikäli asiakastyytyväisyys/laadunarviointien tulokset sopimuskauden aikana useamman kerran 12 kk:n seurannassa alittaa yhteisesti sovitun 2,6:n tason, Tilaaja ja Palveluntuot- taja neuvottelevat yhdessä tarvittavista toimenpiteistä. Mikäli tilanne ei parane yhdessä sovittujen toimenpiteiden avulla, tämä voi aiheuttaa sopimuksen purkamisen.
Mikäli työn suorituksen puutteesta aiheutuu vakavaa vaaraa tai haittaa, Paraisten kau- pungilla Tilaajana on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin.
Jos toinen Osapuoli asetetaan konkurssiin tai yrityssaneeraukseen tai asetetaan selvitys- tilaan, tai jos Osapuoli jättää täyttämättä palvelusopimuksen mukaiset maksuvelvoit- teensa pitkällä aikavälillä, on toisella Osapuolella oikeus purkaa sopimus päättymään vä- littömästi. Mikäli Osapuoli olennaisesti laiminlyö suoritusvelvollisuutensa, tai ei muutoin noudata mitä on sovittu, eikä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa kirjallisesta huo- mautuksesta korjaa menettelyään, on toisella Osapuolella oikeus irtisanoa palvelusopi- mus päättymään kahdeksan (8) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.
19. Salassapito ja tietosuoja
Osapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luo- vuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä.
Osapuolten henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta on sovittu tarkemmin Liitteessä 6.
Salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päättymisen jälkeen.
Sopimusasiakirjojen osalta noudatetaan kahden tason määrityksiä: Salainen ja luotta- muksellinen. Palvelusopimusta ei luokitella salaiseksi. Xxxxxxxx sopimusasiakirjaa saa kä- sitellä vain sopimusosapuolen palveluksessa oleva henkilö, joko esimiehensä määrittä- miin työtehtäviin liittyen tai luottamusmiesasemaansa pohjautuvaan tarpeeseen. Sopi- musliite 4 luokitellaan salaiseksi ja muut liitteet luottamuksellisiksi. Ne sisältävät yrityksen sisällä pidettävää arkaluontoista tietoa. Liitteissä olevia tietoja saa jakaa ainoastaan osa- puolten henkilökunnan kesken. Sopimusliitteet eivät ole, edes osittain, julkisia.
Edellä mainittuja salassapidon määräyksiä noudatetaan niiltä osin kuin ne eivät ole ristirii- dassa julkisuuslain velvoitteiden kanssa.
20. Sopimusasiakirjojen tulkintajärjestys
Tätä sopimusta tulkittaessa sovelletaan sopimukseen liittyviä sopimusasiakirjoja alla ole- vassa tulkintajärjestyksessä siten, että mikäli sopimusasiakirjojen määräykset ovat keske- nään ristiriidassa, sovelletaan tulkintajärjestyksessä ylempänä olevan asiakirjan määräyk- siä.
Tulkintajärjestys
2. Palvelukuvaus liitteineen
3. Hinnastot
4. Arvioidut suoritemäärät
21. Erimielisyyksien ratkaiseminen ja sovellettava laki
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Tästä sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan Osapuolten välisin neu- votteluin.
Sopimuksesta ja sen nojalla mahdollisesti tehdyistä sopimuksista johtuvat riitaisuudet rat- kaistaan ensiasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
16. Päiväys ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) saman sisältöistä kappaletta, yksi kummallekin osapuo- lelle.
Turussa x. xkuuta 2021
Paraisten kaupunki Kaarea Oy
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx-Salmi
kaupunginjohtaja toimitusjohtaja
Xxxxx Xxxxxx tekninen päällikkö
LIITTEET
Liite 1 a Palvelukuvaus / Päiväkotiruokailu 0-5v.
Liite 1 b Palvelukuvaus / Esikoulu- ja alakouluruokailu Liite 1 c Palvelukuvaus / Yläkoulu- ja lukioruokailu
Liite 1 d Palvelukuvaus / Vanhainkodin (akuutin) ja vuodeosaston ateriapalvelut Liite 1 e Palvelukuvaus / Palvelutalojen (tehostettu palveluasuminen) ateriapalvelut Liite 1 f Palvelukuvaus / Kotiateriapalvelu
Liite 2 Vastuunjakotaulukko
Liite 3 Hinnasto
Liite 4 Arvioidut suoritemäärät Liite 5 Hinnantarkistusmenettely
Liite 6 Henkilötietojen käsittelyn ehdot
Liite 7 Kooste toimintaperiaatteista ja käytänteistä 1.1.2022 alkaen Liite 8 Asiakastyytyväisyyskysely vastuutahoille
Liite 9 Reklamaatiomenettely