KST/KH 4.3.2024 § 58
KST/KH 4.3.2024 § 58
Inkoon kunnan hankintaohje
1. Johdanto
Hankinnat muodostavat kunnissa merkittävän kokonaisuuden, jolla on paitsi taloudellisia niin myös sosiaalisia ja ekologisia vaikutuksia. Hankinnoiksi sisällytetään tässä säännössä hankintalaissa tarkoitetut erilaiset tavara- ja palveluhankinnat sekä urakat. Hankintojen huolellisen suunnittelun ja yhteisen säännöstön avulla voidaan saavuttaa sekä taloudellisia että laadullisia etuja.
Inkoon kunnan hankinnat toteutetaan tämän hankintaohjeen mukaan.
Yleisesti hankintoja ohjaavat
• EU:n hankintadirektiivi
• Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (hankintalaki)
• Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden
hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (erityisalojen hankintalaki)
• Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, 1233/2006 ja muutos 469/2012 (tilaajavastuulaki)
• Kuntalaki
• Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa ns. JYSE-ehdot 4/2022
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
Inkoon kunnan ohjausasiakirjoista hankintoja ohjaavat
• Inkoon kunnan hallintosääntö
• Inkoon kunnan konserniohje
• Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje
• Kunnan strategia ja valtuuston hyväksymät teemakohtaiset toimintaohjelmat (esim. Kohti hiilineutraalia kuntaa (HINKU) - projektiin liittyvät yhteiset tavoitteet)
• Kunnan vuosittainen talousarvio ja taloussuunnitelma
Lisäksi hankintaohjeessa on huomioitu
• Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2020, jolla tähdätään mm. ekologiseen, sosiaaliseen ja taloudelliseen vastuullisuuteen, sekä mm. innovaatioiden edistämiseen,
• Ympäristönäkökohdat | Hankinnat -sivuston tietoja (Hankintojen merkitys
ympäristönäkökohtien edistämisessä)
2. Kunnan hankintaorganisaatio
Hankintayksikkö on määritelty toimija (tilaaja), jonka rooli on määritelty Laissa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 29.12.2016/1397 (tässä asiakirjassa lyhennetään hankintalaki), jonka tulee hankinnoissaan noudattaa hankintalakia. Hankintayksikkö on hankinnan suorittava organisaatio, jota edustaa esimerkiksi kunnan tai kuntayhtymän toimielin tai viranhaltija.
Hankintayksikkö tai siihen kuuluva organisaatio toimii hankinnassa sopimuksen tekijänä ja tilaajana. Toimialajohtajat vastaavat oman toimialansa hankintojen ohjaamisesta kunnan strategian ja hankintaohjeen mukaisesti. Toimivaltuudet hankintapäätösten tekemiseen on määritelty Inkoon kunnan hallintosäännössä.
Hankintaorganisaation on huomioitava tilaajavastuulaki (eli Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä). Tilaajavastuulaki koskee yli 9 000 euron (alv 0) arvoista työtä, joka tehdään tilaajaorganisaatiossa tai yli 10 päivän vuokratyötä tietyin rajoituksin. Jos tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, valitulta toimittajalta tulee vaatia ennen
sopimuksen/tilauksen tekemistä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (kaupparekisteri-, ennakkoperintärekisteri- ja työnantajarekisteriote, todistus verojen ja eläkevakuutusten maksamisesta, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työterveyshuollon järjestämisestä).
3. Periaatteet julkisissa hankinnoissa
Hankintalainsäädännön tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten/tarjoajien tasapuoliset mahdollisuudet tehdä tarjouksia. Käytännön hankintatoiminnassa noudatetaan ja painotetaan julkisen sektorin hyvän hankintatavan periaatteita, jotka eivät tunne olennaisia menettelytapaeroja eri kokoisissa hankinnoissa:
• Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti.
• Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet.
• Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan, kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Tämä voi tarkoittaa hinnaltaan halvinta, kustannuksiltaan edullisinta tai hinta-laatu-suhteeltaan parasta tarjousta.
• Noudatetaan tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta. Tarkemmin luvussa 5.
4. Hankintojen kynnysarvot ja hankintamenettelyt
4.1 Ryhmäjako hankintalain mukaan
Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen ryhmään:
• Hankintalain kansalliset kynnysarvot alittaviin eli pienhankintoihin
• Kansalliset kynnysarvot ylittäviin eli kansallisiin ja
• EU-kynnysarvot ylittäviin eli EU-hankintoihin
• Tämän hankintaohjeen merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavissa, eli pienhankinnoissa, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita.
Kansalliset kynnysarvot
Hankintalain mukaiset kansalliset kynnysarvot ilman arvonlisäveroa laskettuna ovat tätä ohjetta kirjoitettaessa:
1) 60 000 euroa tavarahankinnoissa, palveluhankinnoissa ja suunnittelukilpailuissa
2) 150 000 euroa rakennusurakoissa
3) 400 000 euroa sosiaali- ja terveyspalveluja koskevissa hankinnoissa (liite E kohdat 1–4)
4) 300 000 euroa muita erityisiä palveluja koskevissa hankinnoissa (liite E kohdat 5–15)
5) 500 000 euroa käyttöoikeussopimuksissa.
EU-kynnysarvot
EU-kynnysarvot perustuvat hankintadirektiiviin ja käyttöoikeussopimusdirektiiviin, ja niiden arvot
ilman arvonlisäveroa laskettuna ovat:
1) 215 000* euroa kuntien tavarahankinnoissa, palveluhankinnoissa ja suunnittelukilpailuissa
2) 5 382 000* euroa rakennusurakoissa.
*Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa EU-kynnysarvot asetuksella kahden (2) vuoden välein;
viimeksi 1.1.2022 alkaen.
4.2 Erityisalojen hankintalaki
EU-kynnysarvot, jotka perustuvat erityisalojen hankintadirektiiviin ja käyttöoikeussopimusdirektiiviin ilman arvonlisäveroa laskettuina, ovat:
1) 431 000* euroa tavaroita, palveluja ja suunnittelukilpailuja koskevissa hankinnoissa
2) 1 000 000* euroa liitteessä C tarkoitetuissa sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa ja muissa erityisissä palveluhankinnoissa
3) 5 382 000* euroa rakennusurakoita ja käyttöoikeussopimuksia koskevissa hankinnoissa
*Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa EU-kynnysarvot asetuksella kahden vuoden välein; viimeksi 1.1.2022.
Lakia ei sovelleta EU-kynnysarvot alittaviin hankintoihin.
4.3 Hankintamenettelyt
Avoin
Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa samalla sähköisesti ja avoimesti kaikkien saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.
Rajoitettu
Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen.
Suorahankinta
Suorahankinnassa tilaus tehdään valitulta toimittajalta järjestämättä tarjouskilpailua. Suorahankintamenettelyä voidaan käyttää menettelynä kunnan hallintosäännössä mainituissa tapauksissa. Näistä tarkemmin kappaleessa 4.3.
Vähintään EU-kynnysarvon suuruisissa hankinnoissa on noudatettava lain 5 luvussa tarkoitettuja menettelyjä. Vähintään EU-kynnysarvojen suuruisiin hankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 14– 16 luvuissa säädetään hankintasopimuksista.
4.3 Menettelytavat kunnan hankintaohjeen mukaan
Kynnysarvot kunnan hallintosäännössä
Kaikki hankintatiedot julkaistaan vuosittain kunnan verkkosivuilla.
Inkoon kunnan hallintosäännössä on säädetty pienhankintojen rajoista. Hankinnat, joiden arvo on alle 10 000 euroa
• hankkija toimii hallintosäännön ja talousarvion puitteissa käyttäen omaa harkintavaltaansa
ja noudattaen hyvää hankintatapaa
• myös suorahankinta on mahdollinen, mm. jos hankinnan arvo on vähäinen
(hankinnan arvon vähäisyys arvioidaan toimialan hankintavolyymien ja hankinnan luonteen perusteella)
• hankinnasta ei tarvitse tehdä viranhaltijapäätöstä, hankinta-asiakirjat
kirjataan asianhallintajärjestelmään
• valintaperusteet tulee tarvittaessa perustella esihenkilölle
Hankinnat, joiden arvo on yli 10 000 €, mutta alle 50 000 €
• tarjouspyyntö julkaistaan portaalissa Xxxxxxxxxxxxxx.xx sekä kunnan verkkosivustolla
• tarjouspyyntö voidaan lähettää myös suoraan sopiville palvelun- tai tavarantoimittajille
• sähköpostitse pyydettävät vastaukset lähetettävä kunnan
viralliseen sähköpostiosoitteeseen
• hankintapäätös tehdään tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittujen kriteereiden perusteella
• hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös
5. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu
Hankintojen suunnittelu on osa Inkoon kunnan tavanomaista varainkäytön suunnittelua.
Hankintojen suunnittelu sisältää toimittajamarkkinoihin tutustumisen, eri toteutusvaihtoehtojen selvittämisen, loppukäyttäjien tarpeiden analysoinnin, mahdolliset sisäiset ja ulkoiset rajoitukset, hankinnan strategiset valinnat, tehdäkö itse vai ostaa -valinnat ja ratkaisuvaihtoehtojen ennakkoanalyysit. Hankintojen suunnittelussa tulee huomioida, että EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintaprosessin läpivienti kestää tavallisesti 6-12 kuukautta ja kansalliset hankinnatkin tulisi aloittaa viimeistään neljä (4) kuukautta ennen toivottua sopimuksen voimaantuloa.
Hankintojen ympäristövaikutukset, sosiaalinen vastuullisuus, työllisyysvaikutukset, innovatiivisuus, kotimaisen tuotannon edistäminen ja paikallisten yritysten mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin huomioidaan kunnan kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla.
Julkisissa hankinnoissa huomioitavia Inkoon kunnan sitoumuksia ovat energia- ja ilmastosopimus ja kuntien energiatehokkuussopimus.
Hankinnassa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Hankintojen valmisteluun varataan riittävästi resursseja tavoitellen kestävyyttä hankinnan eri osa-alueilla.
5.1 Hankintojen valmistelu
Hankinnan tarkoituksenmukaisuus ja kokonaistaloudellinen edullisuus edellyttävät, että hankinnan valmistelussa noudatetaan suunnitelmallisuutta, taloudellisuutta ja että kestävän kehityksen periaatteita otetaan huomioon.
Valmistelussa käytetään avointa valmistelutapaa. Se tarkoittaa, että prosessissa noudatetaan mm. kunnan hallintosäännön, hallintolain sekä hankintalain 138 § säännöksiä. Näin tarjoajilta vaaditut kriteerit ovat yhtenäisiä ja läpinäkyviä.
Markkinavuoropuhelu on myös osa hankinnan suunnitteluvaihetta, jolla saadaan lisätietoa markkinoilta saatavissa olevista tuotteista ja palveluista ja toisaalta myös markkinoida tulossa olevaa hankintaa. Markkinavuoropuhelu on myös hyvä keino, kun halutaan kehittää hankintaprosessia ja varmistaa hankinnan toteutumista halutulla tavalla ja syventää tilaajan ja toimittajan välistä yhteistyötä. Kun kyseessä on hankinta, joka on kunnalle uusi, harvoin suoritettava ja johon liittyy kehittämisintressiä, markkinavuoropuhelu on pakollinen.
Inkoo haluaa olla yrittäjäystävällinen kunta. Suurempien investointien tai tavarahankintojen lähtökohtana on oltava hankinnan jakaminen tarkoituksenmukaisiin kokonaisuuksiin kiinnostuksen lisäämiseksi hankintakokonaisuutta kohtaan. Toimielinten tulee käydä hyvissä ajoin ennen suurempia hankintoja keskustelut hankinnan tavoitteista, kriteereistä ja hankinnan jakamisesta osiin siten, että hankintakokonaisuudet muodostuvat markkinan kannalta tarkoituksenmukaisiksi.
Xxxxxxxx on verkkosivustollaan hankintakalenteri, johon jokainen vastuuyksikkö ilmoittaa hankinnoistaan.
5.2 Kilpailuttaminen ja kriteerit
Hankinnoissa käytetään ensisijaisesti avointa tai rajoitettua hankintamenettelyä. Hankinnan vaatimusten määrittely suoritetaan tapauskohtaisesti hankkivassa organisaatiossa, mutta kunnan strategiset tavoitteet tuodaan esiin ja tarjouksessa pyydetään mahdollisuuksien mukaan vastaamaan tavoitteisiin konkreettisella tavalla.
Hankintakriteerien määrittelyssä laadun huomioiminen korostuu erityisesti kilpailua edeltävässä tavaran ja palvelun ominaisuuksien määrittelyssä sekä suunnittelussa. Laatua voidaan huomioida hankinnan kohteen suunnittelun ohella sisällyttämällä lain mukaisten vaatimusten ohella hankintakohtaisia vaatimuksia esim. hankinnan toimittajan soveltuvuudelle.
Julkisten tarjousten arviointi on kaksivaiheinen. Ensin arvioidaan ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuutta, jonka jälkeen arvioidaan tarjouksia. Siten tulee huomioida, että määritellään erikseen sekä tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset että hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset. Lisäksi määritellään hankinnan valintaperusteet.
5.2.1 Tarjoajan soveltuvuus
Hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia.
Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että ehdokkaalla tai tarjoajalla on oikeus harjoittaa ammattitoimintaa ja että sillä on riittävät taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat sekä tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus.
5.2.2 Hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset
Hankinnan kohteelle voidaan asettaa vaatimuksia, jotka voivat koskea esimerkiksi seuraavia asioita:
• toteutukseen eli tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominaisuuksia
• yrityksen innovaatiokykyä eli esimerkiksi kykyä kehittää hankintaa tilaajan kanssa
• laadunvarmistusta tai laatujärjestelmää
• sovellettavia standardeja
• teknisiä erityisvaatimuksia
• koulutusta, kokemusta
• ympäristövaikutuksia
• energian säästöä
• huoltoa ja elinkaarikustannuksia
• kestävää kehitystä
Vaatimukset voidaan asettaa myös esimerkiksi rakennuspiirustuksen, työselostuksen tai muun tuotekuvauksen muodossa.
5.2.3 Valintaperusteet
Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta- laatusuhteeltaan paras. Valinta näiden perusteiden käytön välillä on hankintayksikön harkinnassa. Tarjousten valintaperusteena on siten aina kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteiden asettamista esitellään tarkemmin kappaleessa 5.3.
5.3 Vertailuperusteiden asettaminen
Hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta- laatusuhteen mukaiset vertailuperusteet hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä.
Tarjousten valintaperusteena on aina kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste voi olla:
Edullisimmat kustannukset
Kustannuksiltaan edullisimmalla ratkaisulla tarkoitetaan myös muuta kuin varsinaista hankintahintaa,
esimerkiksi elinkaarikustannuksia.
Paras hinta-laatusuhde
Hankintayksikkö voi asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteita, jotka liittyvät tarkoituksenmukaisella ja syrjimättömällä tavalla laadullisiin ominaisuuksiin. Vertailuperusteena käytetään laadun ja hinnan pisteytystä. Vertailtavat ominaisuudet, niiden pisteytys sekä hinnan ja laadun keskinäinen painotus on kuvattava tarjouspyynnössä.
Laatuun liittyviä perusteita voivat olla esimerkiksi tekniset ansiot, energia- ja materiaalitehokkuus ja elinkaarikustannukset, vaikeassa asemassa olevien työllistyminen, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, esteettömyys, käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu, käyttökustannukset, kustannustehokkuus, myynnin jälkeinen palvelu ja tekninen tuki, huolto ja toimituspäivä tai toimitus- tai toteutusaika sekä muut toimitusehdot.
Hankintayksikkö voi ottaa huomioon myös hankintasopimuksen toteutukseen osoitetun henkilöstön pätevyyden ja kokemuksen sekä henkilöstön organisoinnin, jos osoitetun henkilöstön laadulla voi olla merkittävä vaikutus hankintasopimuksen toteuttamisessa. Näin on esimerkiksi sopimuksissa, joiden kohteena on immateriaalisia palveluja, kuten konsultointi- tai arkkitehtuuripalvelut.
Halvin hinta
Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä laatuun liittyvät vaatimukset hankinta- asiakirjoissa. Myös soveltuvuusehtojen asettamisella on yhteys laadun varmistamiseen hankinnan
toteuttamisessa, vaikka valintaperusteena olisi halvin hinta. Ehdoissa voidaan edellyttää esimerkiksi referenssitietoja aiemmista hankintojen toteuttamista ja asettaa tarjoajaa koskevia vähimmäisvaatimuksia.
Käänteinen - eli kiinteähintainen kilpailutus
Hankintayksikkö voi esittää hinta-laatusuhteen kustannustekijät myös kiinteän hinnan tai kustannusten muodossa, jolloin tarjoajat kilpailevat ainoastaan laatuun liittyvillä perusteilla. Tällä tarkoitetaan niin sanottua käänteistä kilpailutusta tai ranskalaista urakkaa, jossa hankintayksikkö määrittelee hinnan tai kustannukset, jotka se on valmis maksamaan valitulle toimittajalle. Käänteistä kilpailutusta käyttäessään hankintayksikön tulisi kiinnittää erityistä huomiota hinnan määrittelyyn, jotta se tosiasiallisesti saisi sellaisia tarjouksia, jotka vastaavat sen tarpeita myös laadullisesti.
5.4. Ympäristönäkökulma, sosiaalinen vastuullisuus ja paikallisuus hankinnoissa
Ympäristönäkökulman huomioiminen
Inkoon kunta on sitoutunut vähentämään hiilidioksidipäästöjä omassa toiminnassaan, edistämään alueensa metsien ja vesistöjen hyvinvointia sekä tekemään asukkaista ja työntekijöistä tietoisia kestävästä kehityksestä ja kestävien toimintatapojen omaksumisesta. Tavoitteiden saavuttamisessa kunnan hankinnoilla on keskeinen rooli, kun suuri osa kunnan toiminnoista ja palveluista järjestetään hankintojen avulla. Näin ollen hankinnoissa tulee ottaa huomioon ilmasto- ja ympäristövaikutukset. Hankinnalle voidaan määrittää ne ominaisuudet, jotka hankinnan kohteella tulee olla, ja todeta, millä kyseiset vaatimukset täytetään. Hankintayksikkö voi esimerkiksi pyytää ehdokkailta tai tarjoajalta selvityksen rakennusurakan toteuttamisessa tai palvelun suorittamisessa toteutettavista ympäristövaikutusten hallintaa koskevista toimenpiteistä.
Hankinnoissa on mahdollisuuksien mukaan pyrittävä hiilineutraaleihin ratkaisuihin asettamalla niin tarjoajille kuin hankinnan kohteellekin laatuvaatimuksia, joilla tavoite saavutetaan. Vaatimukset voi esittää joko osana tuotekuvausta, ehdottomina vähimmäisvaatimuksina tai pisteytyskriteereinä osana laadun vertailua.
Mahdollisia laatuvaatimuksia ovat esimerkiksi:
• tarjotun laitteen tulee kuulua parhaaseen energialuokkaan
• tuotteen valmistukseen käytetystä materiaalista vähintään 50 % tulee olla kierrätettyä
• tarjotun tuotteen tulee olla 100 % kierrätettävissä
• hyväksytään vain LED-valaisimet
• palvelun tuottamiseen käytettävän ajokaluston polttoaineena tulee käyttää uusiutuvaa
dieseliä, sähköä tai biokaasua
• palveluntarjoajalla tulee olla sertifioitu ympäristöjärjestelmä
• vältetään uusissa hankinnoissa fluorattuja kasvihuonekaasuja (F-kaasu) sisältäviä laitteita
• rakennus suunnitellaan vähintään 10 % määräystasoa energiatehokkaammaksi
• tarjotussa tuotteessa tai palvelussa hyödynnetään uusiomateriaaleja
Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat
Työllistämiseen liittyviä näkökohtia tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon asettamalla sopimusehdoissa sopimuskumppanille velvoite työllistää esimerkiksi nuoria, maahanmuuttajia, vammaisia, osatyökykyisiä tai pitkäaikaistyöttömiä.
Työllistämisehtoja voidaan muotoilla esimerkiksi seuraavasti:
• Toimittaja sitoutuu tarjoamaan kokopäiväisen työpaikan vähintään puoleksi vuodeksi kahdelle (2) henkilölle, jotka ovat olleet yhtäjaksoisesti työttömänä vähintään kuusi (6)
kuukautta ennen työsuhteen alkua. Työllistämistoimet ja rekrytointi suoritetaan viimeistään yhdeksän (9) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.
• Palveluntoimittaja sitoutuu tarjoamaan teknisen alan oppilaitoksessa opiskelevalle
henkilölle vähintään yhden työssäoppimis-, työharjoittelu- tai opinnäytepaikan jokaisena sopimusvuotena siten, että sopimuskauden aikana neljä (4) henkilöä tulee saamaan jonkin edellä mainituista paikoista.
Paikallisuus
Hankintalain periaatteet avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys ja suhteellisuus ohjaavat kaikkia hankintoja. Paikallisten yritysten suosiminen ei ole sallittua, mutta se ei estä paikallisuuden huomioimista kilpailutuksissa.
Tapoja paikallisten, usein pienten, tarjoajien huomioimiseksi ovat esim. hankinnan koon ja sisällön määrittely paikallinen markkina huomioiden, osatarjousten hyväksyminen, vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen ja kannustaminen ja neuvonta yhteenliittyminä tarjoamiseen.
Sijaintivaatimusten asettaminen on mahdollista hankinnoissa, joissa sijainnilla on tosiasiallista merkitystä palvelun loppuasiakkaan kannalta, kuten työterveyshuollon palvelut. Sijainti voidaan määrittää hankinnan ehdottomissa vaatimuksissa esim. tietyn km-määräisen alueen tai tietyn kunnan sisällä tapahtuvaksi, jos siihen on perusteet. Samalla tavoin sijaintia voidaan käyttää myös pisteytettävänä vertailuperusteena.
6. Tarjouspyynnön laatiminen
Tarjouspyynnöt laaditaan sisällöltään selkeästi määrittäen hankinnan kohteen sisältö, laatu ja laajuus, soveltuvuusehdot sekä vertailuperusteet. Laatu määritellään kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta kunnan strategisiin linjauksiin ja tavoitteisiin liittäen.
6.1 Kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat
Hankintayksikön on julkaistava kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta ja suunnittelukilpailusta ilmoitus Hilma-palvelussa suomen- tai ruotsinkielisenä osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, käyttäen kansalliselle hankintailmoitukselle tarkoitettua lomaketta. Hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen lisäksi muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla tai tarjouspyyntöä toimittaa suunnatusti tunnetuille toimittajille ennen kuin se on julkaistu Hilmassa.
Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankintalain 102 §:ssä mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä Hilma-palvelua ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin. Tarjouspyynnön julkistamisessa tulee ottaa huomioon valitun tarjousmenettelyn (avoin, rajoitettu tai neuvottelumenettely) hankintalain mukaiset toimintatavat.
Hankintailmoituksessa ilmoitetaan, hyväksytäänkö vaihtoehto- ja/tai osatarjoukset. Jos osatarjoukset hyväksytään, tulee tarkoin suunnitella, millä perusteilla eri osien tarjoajat valitaan. Vaihtoehtotarjousten hyväksyminen vaatii tarkkaa määrittelyä siitä, mistä ja millä ehdoin vaihtoehtotarjouksen voi jättää ja millä perusteilla valinta eri vaihtoehtojen välillä tehdään.
Tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava hankintalain 68 § mukaiset tiedot.
Hankintalaissa ei ole tarkemmin määritelty, minkä pituinen on kohtuullinen määräaika tarjousten tai osallistumishakemusten jättämiselle kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Hankintayksikön tulee aina asettaa määräaika hankinnan kokoon ja luonteeseen nähden riittävän pitkäksi. Lähtökohtaisesti määräajan tulee olla vähintään 10 työpäivää, jotta se on kohtuullinen.
Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto tapahtuu hankintayksikön valitsemalla tavalla. Valittujen viestintävälineiden on oltava yleisesti käytettävissä, eikä välineen valinta saa vaarantaa toimittajien mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn.
Kynnysarvot alittava hankinta eli ns. pienhankinta
Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, niissä on noudatettava julkisten hankintojen perusperiaatteita. Niiden osalta ensisijaiseksi nousee kunnan hallintosäännön ja tämän hankintaohjeen määräykset. Tästä tarkemmin kappaleessa 4.3.
7. Tarjousten käsittely ja hankintapäätös
7.1 Tarjousten käsittely
Tarjousten käsittelyssä noudatetaan hankintalain mukaisesti seuraavia periaatteita
Tarjoukset otetaan vastaan ja diarioidaan tarjouspyynnön kanssa samalle diaarinumerolle.
• saadut tarjoukset käsitellään tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti
• myöhästyneet tarjoukset kirjataan, mutta niitä ei käsitellä, myöhästymisestä ilmoitetaan tarjoajalle
• tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään, eikä niitä oteta mukaan vertailuun, hylkäämisen syy todetaan hankintapäätöksessä. Hylkäämisestä ja sen perusteista
ilmoitetaan tarjoajalle
• tarjousten vertailu suoritetaan tarjouspyynnön mukaan
7.2 Hankintapäätös
Hankintayksikön on tehtävä perusteltu päätös kaikista ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista. Päätökset tehdään viranhaltijan tai toimielimen päätöksenä hallintosäännössä määriteltyjen valtuuksien mukaisesti.
Varsinaisen hankintapäätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta kuten voittaneen tarjoajan nimi sekä tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta. Päätöksessä tulee esittää tarjousvertailua koskevat perustelut sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulee perustella ja vertailusta tulee ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta. Keskeisimpien perusteiden esittäminen riittää, eikä perustelujen tarvitse olla tarkasti yksilöityjä. Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto sekä hankintapäätökseen maininta siitä, että sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty.
Hankintapäätöksen taikka muun tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisestä ja ohje valituksen tekemisestä markkinaoikeuteen). Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden
toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta hallinto-oikeudellisten
muutoksenhakuinstanssien kautta.
Hankinta voidaan myös keskeyttää. Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa, ettei jo aloitettua hankintaprosessia saateta loppuun, vaan prosessi keskeytetään ja jätetään hankinta tekemättä tai käynnistetään täysin uusi hankintaprosessi. Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Syy voi sinänsä liittyä moneen vaihtoehtoiseen perusteeseen (hankintatarpeen muuttuminen, määrärahojen riittämättömyys, hankintayksikön oma virhe yms.), mutta se ei saa muodostua tarjoajaa tai ehdokasta syrjiväksi. Hankinnan keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu muutoksenhakukelpoinen päätös. Hankintamenettely voidaan keskeyttää missä vaiheessa tahansa ennen hankintasopimuksen tekemistä. Keskeyttämisestä päättää se, jolla on toimivalta päättää kyseisestä hankinnasta.
7.3 Hankinta-asiakirjojen julkisuus
Asiakirjajulkisuus
Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Julkisuuslain mukaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu (6 § 1 mom. 2 kohta).
Hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat julkiseksi, kun sopimus asiassa on tehty (6 § 1 mom. 3 kohta). Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus asiassa on tehty (7 § 2 mom.).
Asiakirjat saattavat sisältää jossain määrin liikesalaisuutena salassa pidettävää tietoa. Liikesalaisuutena voidaan pitää tietoa, jolla on taloudellista arvoa ja joka ei ole yleisesti tiedossa. Esimerkiksi tuotantomenetelmiä ja yksikköhintoja pidetään vakiintuneesti liikesalaisuuksina. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan koskaan voi olla liikesalaisuus. Tarjoajia tai ehdokkaita on tarkoituksenmukaista pyytää esittämään tarjouksissa ja/tai osallistumishakemuksissa annettavat liikesalaisuuden piiriin luettavat tiedot tarjousasiakirjan liitteissä. Tarjoajan tai ehdokkaan omilla käsityksillä tietyn tiedon liikesalaisuusluonteesta voi olla merkitystä asian arvioinnille, mutta liikesalaisuuden ja muun salassapitoperusteen tunnusmerkit arvioi viime kädessä itsenäisesti hankintayksikkö. Hankinta-asiakirja on aina (julkiseksi tultuaan) xxxxxxxx muilta kuin salassa pidettäviltä osiltaan.
Asianosaisjulkisuus
Hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi edellä selostettuina ajankohtina. Xxxxxxxxxx osallistunut yritys tai muu asianosainen (esim. alalla toimiva yritys) voi kuitenkin julkisuuslain 11 §:n perusteella saada hankinta-asiakirjasta (mm. toisen tekemä tarjous) tiedon aina jo samalla hetkellä, kun hankintapäätös annetaan tiedoksi. Asianosaisetkaan eivät kuitenkaan voi saada tietoa toistensa liikesalaisuuksista tai muista salassa pidettävistä tiedoista.
7.4 Hankinnan tuloksen seuranta
Xxxxxxxxx tehnyt yksikkö vastaa hankinnan tuloksen seurannasta. Tuloksen jatkuva valvonta ja tarkastelu on tärkeä osa jatkuvaa työtä sekä palautteen keräämiseksi tulevia hankintoja ajatellen.