SOPIMUS HANKINTAYHTEISTYÖSTÄ
1. Sopimuksen osapuolet
Tämän sopimuksen osapuolina ovat:
1. Vaasan kaupunki
2. Mustasaaren kunta
3. Laihian kunta
4. Maalahden kunta
5. Korsnäsin kunta
6. Kristiinankaupunki
7. Isonkyrön kunta
8. Vöyrin kunta
Jäljempänä viitattu yhdessä termillä ”Osapuolet” tai vain yhtä osapuolta tarkoittaen ”Osapuoli”.
2. Sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet
Osapuolet muodostavat hankintayhteistyötä harjoittavan hankintarenkaan soveltaen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007 muutoksineen, jäljempänä ”Hankintalaki”) 2.2 §:ssä kuvattua järjestelyä.
Osapuolet ryhtyvät hankintayhteistyöhön saadakseen taloudellista etua edullisempien hankintahintojen ja
– ehtojen muodossa sekä päällekkäisen työn vähentymisen ja asiantuntemuksen lisääntymisen kautta. Tavoitteena on ammattimainen hankintatoiminta joka palvelee kunnan palvelutuotantoa ja joka edistää markkinoiden toimivuutta ja niiden kehittymistä sekä mahdollistaa kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina.
Osapuolet asettavat hankintarenkaan johtoryhmän suunnittelemaan, toteuttamaan ja kehittämään hankintarenkaan toimintaa ja osapuolten välistä muuta materiaalitoimintoihin liittyvää yhteistyötä.
Osapuolet voivat halutessaan osallistua myös toisen hankintarenkaan toimintaan huomioiden kuitenkin tämän sopimuksen asettamat velvoitteet.
3. Hankintarenkaan johtoryhmä
Tämän sopimuksen täytäntöönpanoa ja hankintarenkaan koordinointia varten toimii hankintarenkaan johtoryhmä, joka ei ole kuntalain mukainen toimielin. Hankintarenkaan johtoryhmään kuuluu Vaasan kaupungin hankintajohtaja ja muiden jäsenkuntien hankinta-asioista vastaavat henkilöt. Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt, osapuolta edustaa varahenkilö. Johtoryhmän jäsenen vaihtumisesta on ilman aiheetonta viivytystä ilmoitettava Vaasan kaupungin hankintapalveluihin.
Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Vaasan kaupungin hankintajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä. Kokouksissa sovituista asioista laaditaan muistio, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri.
Hankintarenkaan johtoryhmän tehtävänä on:
1. Suunnitella, koordinoida ja kehittää hankintarenkaan toimintaa sekä osapuolten hankintoihin liittyvää yhteistyötä
2. Todeta yhteishankintoihin kuuluvat tuote- ja palveluryhmät
3. Ohjata yhteishankintatuotteiden kilpailutusprosesseja sekä sopia hankintasopimuksen valvonnan periaatteista ja yhtenäisistä hankintasopimuksen aikaisista rutiineista
4. Nimetä kunkin Osapuolen edustaja kilpailutusten asiantuntijaryhmiin
5. Valvoa jäsentensä välityksellä, että Osapuolet noudattavat hankintarenkaan nimissä tehtyjä sopimuksia ja ryhtyä toimenpiteisiin, jos joku Osapuoli merkittävästi tai toistuvasti rikkoo sopimusta tai laiminlyö velvoitteensa
6. Tehdä hankintarenkaalle vuosittainen hankinta- ja toimintasuunnitelma
Johtoryhmä tekee vuosittaisen hankinta- ja toimintasuunnitelman vuoden viimeisessä kokouksessa ja sopii alustavasti kokousajankohdat kalenterivuodeksi kerrallaan. Johtoryhmä pitää suunnittelu-, kehittämis- ja palautekokouksen kunkin vuoden toukokuussa ja tarvittaessa muulloinkin. Kokouksen koollekutsujana toimii Vaasan kaupungin hankintajohtaja.
Johtoryhmä käyttää ja kuulee valmisteluvaiheessa Osapuolten asiantuntijoita ja käyttäjäkuntaa sekä tarvittaessa ulkopuolisia tahoja.
4. Sopimuksen velvoitteet
Osapuolet sitoutuvat noudattamaan tätä sopimusta. Osapuolet maksavat hankintarenkaan operatiivista toimintaa johtavalle taholle (Vaasan kaupungin hankintapalvelut) vuosittaisen jäsenmaksun, jonka perusteet on selvitetty liitteessä 1.
5. Osapuolten tehtävät
Osapuolet sitoutuvat hyväksymään hankintalain mukaisesti hinnaltaan halvimmat tai kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja noudattamaan kilpailutuksen tuloksena syntyneitä hankintasopimuksia koko sopimuskauden ajan.
Hankintarenkaan operatiivista toimintaa johtaa Vaasan kaupungin hankintapalvelut (jäljempänä ”Hankintapalvelut”), jonka tehtävänä ja velvoitteena on:
1. kerätä Osapuolilta yhteishankintatuotteiden ja -palveluiden määrä-, laatu-, ym. tiedot sovittavassa muodossa ja aikataulussa
2. hoitaa kilpailutusprosessi hankintarenkaan puolesta
3. ilmoittaa tarjouskilpailujen tuloksista tarjoajille, valmistella kaikkia hankinnassa mukana olevia Osapuolia sitova hankintapäätös sekä valmistella ja tehdä tarvittavat hankintasopimukset
4. lähettää hankintapäätökset ja niiden liitteet Osapuolille
5. vastata eri oikeusasteisiin tehtyjen valitusten ja hankintaoikaisuvaatimusten käsittelystä
6. kerätä vuosittain sopimustoimittajilta tiedot ostetuista määristä ja laskuttaa Osapuolia tämän mukaan
7. valvoa sopimuskauden aikana tarjouspyynnössä ja sopimuksessa asetettujen ehtojen täyttymistä
Mikäli Vaasan kaupunki jättäytyy tietyn yhteishankinnan ulkopuolelle, hankintaa ei toteuteta tämän sopimuksen mukaisena yhteishankintana. Vaasan kaupungin tulee ilmoittaa tästä muille Osapuolille viipymättä.
Vuoden aikana tapahtuvista hankintasuunnitelman ulkopuolella olevien tuotteiden tai tuoteryhmien kilpailutuksesta on Hankintapalveluiden tarkistettava etukäteen jokaisen Osapuolen mukanaolo.
Muiden Osapuolten tehtävänä ja velvoitteena on:
1. Varmistaa että hankintarenkaan ohjausryhmään nimetyllä Osapuolen edustajalla on tarvittavat valtuudet toimia ohjausryhmässä
2. ilmoittaa vähintään kolme (3) kuukautta ennen tarjouspyynnön julkaisua etukäteissitoumuksesta hankintarenkaan ohjausryhmän hyväksymässä hankintasuunnitelmassa mainittuun kilpailutukseen
3. valtuuttaa Vaasan kaupunki yhteishankintayksikkönä tekemään hankintapäätös hankintasuunnitelmassa mainituista tuote- tai palveluhankinnoista, joihin Osapuoli on sitoutunut hankintaan ennen tarjouspyynnön julkaisua
4. valtuuttaa ilman erillistä valtakirjaa Hankintapalvelut hoitamaan eri oikeusasteisiin tehdyistä valituksista ja oikaisuvaatimuksista syntyvät prosessit sekä maksamaan osaltaan valitusprosessista aiheutuvat kustannukset. Kustannusten jakoperuste sovitaan tapauskohtaisesti kuitenkin siten, että mikäli valitus- ja oikaisuvaatimusprosessista ei aiheudu normaalia suurempia kustannuksia katsotaan näiden kustannusten sisältyvän vuosittaiseen jäsenmaksuun.
5. Maksaa vuosittainen jäsenmaksu laskun eräpäivään mennessä
6. Mikäli Osapuoli ei ole sitoutunut hankintaan ennen tarjouspyynnön julkaisua kohdan 2 mukaisesti, ja haluaa liittyä hankintasopimukseen myöhemmässä vaiheessa, tulee Osapuolen valmistella oma päätöksensä hankinnasta. Jälkikäteisellä sitoumuksella Osapuoli sitoutuu jo solmittuun sopimukseen, eikä erillistä sopimusta kyseisen Osapuolen osalta ole tarpeen laatia.
Osapuolten hankintarenkaan johtoryhmän jäsenten tehtävänä on:
1. Huolehtia Osapuolen hankintarenkaaseen liittyvästä sisäisestä yhteistyöstä ja tiedottamisesta. Osapuoli sitoutuu siihen että tämä tehtävä on kirjattu hankintarenkaan johtoryhmän jäsenen työnkuvaukseen ja hänelle annetaan riittävät valtuudet ja työkalut asian hoitamiseksi
2. Huolehtia että Osapuoli antaa kilpailutusprosessia varten tarvittavat tiedot riittävällä tarkkuudella ja sovitussa aikataulussa
3. Huolehtia, että Osapuoli suorittaa hankintarenkaan johtoryhmässä sovitut muut tehtävät täsmällisesti ja määräajassa
4. Seurata, että Osapuolen kaikki yksiköt noudattavat hankintarenkaan nimissä tehtyjä sopimuksia
6. Toimivalta, valmistelu ja päätöksenteko
Tämän sopimuksen mukainen yhteishankintojen hankintaviranomainen on Vaasan kaupungin kulloinkin toimivaltainen viranomainen.
Hankintaviranomainen allekirjoittaa hankinnan asiantuntijaryhmän valmisteleman tarjouspyynnön ja tekee hankintapäätöksen hankintaan etukäteen sitoutuneiden Osapuolten osalta sekä hankintasopimuksen kaikkien hankinnassa mukana olevien Osapuolten puolesta.
7. Sopimuksen voimaantulo ja voimassaoloaika
Sopimus tulee voimaan 1.2.2016 ja on voimassa toistaiseksi.
8. Sopimuksen irtisanominen
Osapuolilla on milloin tahansa oikeus irtisanoutua tästä sopimuksesta yhden (1) vuoden irtisanomisajalla ottaen huomioon kohdan 4 ja 5 mukaiset velvoitteet. Osapuolen irtisanoutuessa sopimuksesta on Osapuoli velvollinen maksamaan Hankintapalveluille voimassa olevien hankintasopimusten käytöstä sovitun maksuperusteen mukaisesti hankintasopimusten voimassaolon ajan. Mikäli Osapuoli ei hyväksy Hankintapalveluiden esittämää jäsenmaksun korotusta, on Osapuolella oikeus irtisanoa tämä sopimus siten, että ennen esitettyä hinnankorotusta voimassa olleet jäsenmaksut pätevät tähän Osapuoleen hankintasopimusten voimassaoloajan.
Hankintarenkaan johtoryhmä voi erottaa yhteistyöstä Osapuolen, joka on merkittävästi tai toistuvasti rikkonut sopimusta tai laiminlyönyt sovitut velvoitteensa. Erottaminen astuu voimaan välittömästi päätöksen teon jälkeen.
Kuntaliitostilanteessa sopimus purkautuu automaattisesti kuntaliitoksen astuessa voimaan, ellei Osapuoli erikseen muuta ilmoita.
Sopimuksen purkautuminen ei anna Osapuolille oikeutta vaatimuksiin toistensa suhteen.
9. Sopimuksen muuttaminen
Tätä sopimusta voidaan muuttaa sopimusta irtisanomatta, jos kaikki Osapuolet ovat asiasta yksimielisiä.
Muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti, ja astuvat voimaan vasta kaikkien Osapuolien kirjallisen hyväksynnän jälkeen.
10. Erimielisyydet
Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan sopimuksen tulkintaan mahdollisesti liittyvät erimielisyydet keskinäisin neuvotteluin.
Mikäli Osapuolet eivät pääse neuvottelutulokseen, ratkaistaan asia lopullisesi Pohjanmaan käräjäoikeudessa.
Tämä sopimus on tehty kahdeksana (8) samansisältöisenä kappaleena, joista yksi jää kullekin osapuolelle.
Liitteet
Liite 1 Hinnoitteluperusteet
ALLEKIRJOITUKSET
1. Vaasan kaupunki
2. Mustasaaren kunta
3. Laihian kunta
4. Maalahden kunta
5. Kosrnäsin kunta
6. Kristiinankaupungin kaupunki
7. Isonkyrön kunta
8. Vöyrin kunta
HANKINTARENKAAN HINNOITTELUPERUSTEET
Hankintarenkaan laskutus suoritetaan toteutuneen mukaisesti kalenterivuosi kerrallaan jälkikäteen. Laskutus pyritään suorittamaan laskutettavaa vuotta seuraavan vuoden toukokuun loppuun mennessä.
Maksuperuste vuonna 2015 (volyymi edellisen vuoden ostojen mukaan) on seuraava:
- Kunnan asukaslukuun perustuva maksuosuus 1,02 € / asukas
- Hankintavolyymiin perustuva maksuosuus 0,51 % hankintasopimusten mukaisesta ostovolyymista
Lisäksi mikäli hankintarenkaan jäsenkunta toivoo Hankintapalveluilta konsultointipalvelua esimerkiksi omaan hankintaansa liittyen, laskutetaan tästä 65 €/ tunti.
Vaasan kaupungin hankintapalveluilla on oikeus korottaa maksuperustetta ilmoittamalla siitä hankintarenkaan jäsenkunnille ennen korotuksen voimaanastumista. Korotus voi olla enintään Vaasan kaupungin yleisen palvelumaksuihin tehtävän indeksikorotuksen suuruinen.