Contract
SOPIMUSHALLINNAN
OHJE
Sopimushallinnan ohjeella ohjataan hyvinvointialueen sopimushallintaa kaikilta osin sopimushallin- nan periaatteiden mukaisesti käytännön tasolla vastuun sekä muiden tarvittavien toimien osalta
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen teksti Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
Sisällys
1.4. Strategia ja hallintosääntö ohjaavat sopimushallintaa 2
1.5. Sopimuksen muotovaatimus 3
1.6.1. Sopimustarpeen ja nykysopimuskannan analyysi 5
1.6.2. Sopimustarpeen ennakoiminen 6
1.6.3. Sopimustarve muuttuneessa tilanteessa 6
2. Sopimushallinnan vastuujako 7
3.1. Sopimusosapuolen esiarviointi ja soveltuvuus 9
3.2. Kilpailutus- ja/tai tarjousvaihe 10
4.1. Sopimuspohjat ja -mallit 11
4.2.1. Välttämättömät sopimuskohdat 12
4.2.2. Lisäehdot ja lausekkeet 12
4.2.3. Vältettävät sopimusehdot 13
4.2.4. Vuokra-, leasing- ja käyttöoikeussopimukset 14
4.3. Sopimuskokonaisuuden koostaminen, rakenne ja liitteet 14
4.4. Sopimusasiakirjojen järjestys 16
4.5. Sopimuksen hyväksyminen 16
4.6. Allekirjoitusvalmistelut 16
4.6.2. Allekirjoitus valtakirjalla 17
5. Sopimuksen allekirjoitus 17
5.1. Allekirjoitusvaltuudet 17
5.1.1. Hyvinvointialue allekirjoittajana 17
5.1.2. Toinen osapuoli allekirjoittajana 17
5.1.3. Sopimuksen allekirjoitus yksityishenkilön kanssa 18
5.2.1. Sähköinen allekirjoitus 18
5.2.2. Kynällä allekirjoittaminen 19
5.2.4. Muut sopimuksentekomuodot 19
5.3. Allekirjoitus ja sen vaikutus voimaantuloon 20
6. Sopimuksen toimeenpano ja seuranta 20
6.1. Tallennus järjestelmiin 20
6.2. Sopimuksen toiminnallistaminen 21
6.3.1. Sopimusosapuolten seuranta 22
6.4. Yhteistyö sopimuskauden aikana 23
6.4.1. Sopimuksen toteutuksen aikana 23
6.5. Reklamaatiot ja sopimuksen toteuttamisen seuranta 23
6.5.3. Sopimusaikainen valvonta 26
7. Sopimuksen päivittäminen 26
7.2. Sopimusten siirtotilanteet 27
8. Sopimuksen elinkaaren seuranta 28
8.1. Sopimusten väliset liitännäisyydet 28
8.2.1. Määräaikainen sopimus 29
8.2.2. Kunnes projekti tai palvelut on toimitettu 29
8.2.3. Määräaikaiset sopimukset automaattisella jatkolla 29
8.2.4. Toistaiseksi voimassa olevat sopimukset 31
8.3. Sopimusten jatkaminen optiokaudella 32
9. Sopimuksen päättyminen ja päättäminen 33
9.4. Päättymisestä sopiminen 35
9.5. Sopimuksen päättyminen markkinaoikeusprosessin vuoksi 36
9.6. Sopimuksen päättyminen toisesta sopijapuolesta johtuvista syistä 36
9.6.1. Toimittajan hylkääminen uudessa kilpailutuksessa 36
9.6.2. Yrityssaneeraus, yksityishenkilön velkasaneeraus 36
10. Sopimushallinnan analysointi ja kehittäminen 39
10.2. Sopimuksen jälkiarviointi ja kehittäminen 41
11. Sopimusriskien hallinta 42
11.1. Sopimus riskienhallinnan välineenä 42
11.2. Sopimusten riskiarvio 43
11.2.1. Taloudellinen riski 43
11.2.2. Olosuhteiden muuttuminen 43
11.2.5. Yhteensovittamis- ja yhteensopivuusriski 44
11.2.7. Luotettavuus- ja maksukykyriski 44
11.2.8. Suorituskustannusriski 44
11.2.10. Toiminnallinen riski 45
11.3. Sopimuksen ongelmien seuranta 45
12. Talous, laskutus ja kustannussäästöt 46
12.2. Laskujen tarkistus ja hyväksyminen, sopimuksenmukaisuuden tarkistus 46
13. Sopimustiedon luovutus ja julkisuus 47
13.2. Sopimushallinnan prosessin asiakirjojen julkisuus 47
13.3. Rajoitukset tarjousten ja sopimusten julkisuuteen 47
14. Eettinen toiminta, vastuullisuus ja ympäristö 48
15.1. Tietosuoja ja sopimushallinta 49
15.2. Rekisterinpitäjä ja kanssarekisterinpitäjä sopimuskumppanina 49
15.3. Sopimuskumppani henkilötietojen käsittelijänä 49
15.4. Henkilötietojen luovuttaminen EU- ja ETA-alueen xxxxxxxxxxxx 00
16. Sopimushallinnan raportointi ja tilannekuva 50
16.1. Raportoinnin työvälineet ja syklit 50
16.3. Raportoitavat osa-alueet 50
17. Asiakirjahallinta ja säilytys 51
17.1. Arkisto- ja tiedonhallintalaki 51
17.2. Hyvinvointialueen sopimusarkistointi 51
17.3. Muu lainsäädäntö sopimusten arkistoinnista 52
17.4. Sopimushallintajärjestelmä ei ole arkistojärjestelmä 52
1. Johdanto ja tarkoitus
1.1. Tarkoitus
Tämä sopimushallinnan ohje noudattaa ja täydentää aluehallituksen päätöksellään 20.02.2024 § 48 vahvistamia sopimushallinnan periaatteita.
Hyvinvointialueen tulee omassa toiminnassaan tuntea omat vahvistetut sopimushallintansa periaatteet sekä sopimuksia koskeva lainsäädäntö. Hyvinvointialueiden lainsäädäntö on nos- tanut esiin velvoitteen ottaa sopimushallintaa koskevat määräykset hallintosääntöön. Ohje täydentää soveltuvin osin hyvinvointialueen hallintosääntöä, hyväksyttyjä sopimushallinnan periaatteita, sisäisiä sopimushallinnan ohjeita sekä voimassa olevaa lainsäädäntöä ja velvoit- tavaa oikeuskäytäntöä. Ohje antaa käytännön ohjeistusta sopimustenhallinnan eri tilanteiden ja työvaiheiden johtamiseen, järjestämiseen ja hyviin työtapoihin.
Sopimushallinta on laaja hallinnointikokonaisuus eikä sitä pidä tulkita hyvinvointialueilla sup- peasti esimerkiksi vain hankintasopimusten hallinnointina tai kilpailutusprosessiin keskitty- vänä toimintana. Sopimushallintaa ei tule ajatella pelkkänä viimeisenä jatkumona asianhallin- nan käsittelyyn tai sopimusten passiivisena kirjaamisena, arkistointina tai säilyttämisenä. So- pimus on elävä ja dokumentoitu tarina yhteistyöstä sopijapuolten välillä. Sopimushallinta on aktiivista velvoitteenseurantaa.
Sopimushallinnan periaatteet ja sopimushallinnan ohjeet ovat yksi hyvinvointialueen toimin- nan ohjausinstrumenteista. Niillä toimeenpannaan strategian mukaisia tavoitteita ja arvoja sekä hyvän hallinnan ja hallinnon määräyksiä.
Sopimustoimintaan kuuluu:
❖ sopimushallinto
❖ sopimustoiminnan yleinen suunnittelu
❖ henkilöstön koulutus ja ohjeistus sekä asiakirjojen säilyttäminen
❖ oikeussuhteisiin liittyvät muistutusjärjestelmät, joilla varmistetaan oikea-aikainen rea- goiminen
❖ sopimustekniikka ja valinnat, millaisia sopimuksia ja millaisia sopimus- instrumentteja,
-tyyppejä ja -ehtoja tehdään ja käytetään sopimustaktiikasta
❖ neuvottelut ja muut menettelyt, joita osapuoli käyttää saadakseen omalta kannalta mah- dollisimman edullisen ja hyvän sopimuksen aikaan.
1.2. Ohjeen soveltamisala
Sopimushallinta ja sen järjestämisen velvoite koskettaa hyvinvointialueita. Sopimushallinnan periaatteet hyväksyvät aluehallitus. Sopimushallinnan ohjeen hyväksyy hyvinvointialuejoh- taja.
Sopimushallinnan ohjeiden kohderyhmänä ovat hyvinvointialueiden johto, viranhaltijat ja työntekijät. Lukujen järjestys pyrkii noudattamaan sopimusten ja sopimushallinnan elin- kaarta.
Ohjeissamme ei käsitellä virka- ja työsuhteiden sopimusten hallinnointia tai muita virka- ja työsuhteeseen tai hyvinvointialueen johtajien johtajasopimuksiin liitännäisiä sopimuksia, joita tehdään yksittäisten viranhaltijoiden, työsuhteisten henkilöiden tai johtajien kanssa.
Niidenkin hallinnoinnin tulee kuitenkin noudattaa kyseessä oleviin sopimussuhteisiin mah- dollisesti liittyvää erityislainsäädäntöä.
1.3. Lainsäädäntötausta
Sopimushallintaa sääntelevää lainsäädäntöä muun muassa on:
❖ Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen uudistuksen toimeenpanoa ja voi- maanpanoa koskevalla laki (616/2021, jäljempänä voimaanpanolaki), joka tuli voi- maan 1.7.2021.
❖ Itsehallinnollisen hyvinvointialueen tehtävät on määritelty laeissa sosiaali- ja tervey- denhuollon järjestämisestä (612/2021, jäljempänä sotejärjestämislaki ja pelastustoi- men järjestämisestä 613/2021, pelajärjestämislaki).
❖ Hyvinvointialueen hallinnosta säädetään laissa hyvinvointialueesta (611/2021, jäljem- pänä hyvinvointialuelaki) ja hyvinvointialueen tehtäväaloja koskevissa erityislaeissa.
❖ Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki.
❖ Laki varallisuusoikeudellisista oikeustoimista (228/1929), jäljempänä
❖ oikeustoimilaki.
❖ Kauppalaki (355/1987), jäljempänä kauppalaki.
❖ Xxxx tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaan käytettä- essä (1233/2006), jäljempänä tilaajavastuulaki.
Suomessa käytetään useita termejä sopimusten hallinnoinnista lainsäädännössä, ohjeistuk- sessa, järjestelmissä sekä liike-elämässä. Eri variaatioita ovat: sopimusten hallinta, sopimus- hallinta, sopimustenhallinta. Kaikkia näitä termejä käytetään tarkoittamaan samaa asiaa; yleisterminä tullaan ohjeessa kuitenkin käyttämään sopimushallinta.
Ruotsinkieliseksi termiksi on vakiintunut avtalshantering ja englanniksi contract management tai contract lifecycle management sekä sen lyhennettä CLM. Tässä ohjeessa käytetään edellä mainittuihin lakeihin pohjautuvia termejä.
1.4. Strategia ja hallintosääntö ohjaavat sopimushallintaa
Hallintosäännöllä tarkoitetaan asiakirjaa, joka ohjaa hyvinvointialueen toimintaa. Hallinto- sääntö on hallinnon ja toiminnan keskeinen ohjausväline.
Sopimushallinta sisältää operatiivisen johtamisen keinot, joilla sopimushallinnan tiedolla oh- jausta toteutetaan, seurataan ja tavoitteet varmistetaan. Sopimushallinta koskee kaikkia so- pimuksia riippumatta niiden tyypistä kahden oikeushenkilön välillä. Sopimushallinta sisältää esimerkiksi sopimusprosessit, riskien hallinnan, sopimukseen liittyvien toimijoiden roolit, so- pimukseen liittyvät työvälineet ja ohjeistuksen.
1.4.1. Hyvinvointialueet
Jokaisella hyvinvointialueella on hallintosääntö, jonka sisältöä määrittelee pääasiassa hyvin- vointialuelain 95 §. Hyvinvointialueen hallintosäännössä määritellään johtamisjärjestelmä, toi- mielimet sekä tehtävien ja toimivallan jako eri toimielinten välillä.
Sopimustenhallinnalla ohjataan kaikkea hyvinvointialueen sopimustoimintaa. Keskitetty sopi- mushallinta luo mahdollisuuden laadukkaaseen johtamiseen ja seurannan järjestämiseen.
Aluehallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tar- kemmat ohjeet sopimushallinnan järjestämisestä ja hankintojen toteuttamisesta. Yleistä so- pimushallinnasta
1.5. Sopimuksen muotovaatimus
1.5.1. Sopimusvapaus
Suomessa vallitsee yleisesti sopimusvapaus. Sopimus solmitaan aina ennen kuin yhteistyö alkaa. Pätevä ja sitova sopimus voidaan tehdä suullisesti, toimimalla tai kirjallisesti. Sopimuk- sen muodostumisen edellytyksenä ei ole nimenomaisesti sopimus -nimisen asiakirjan laati- minen, vaan lainsäädännössämme tunnistetaan myös mahdollisuus tehdä sopimus joko tar- jous-vastaus- tai tarjous-tilaus-mekanismeilla. Se, että toimijoiden välillä ei ole kirjallista sopimusta ei siis välttämättä tarkoita, etteikö osapuolten välillä olisi tosiasiassa sopimusta tai sopimussuhdetta.
Erityislainsäädännössä saatetaan kuitenkin asettaa muotovaatimuksia sopimusten syntymi- selle. Näin voi olla esimerkiksi kiinteistönkaupassa taikka julkisten hankintojen sopimuksissa.
1.5.2. Kirjallinen muoto
Sopimus voidaan tehdä oikeushenkilön, kuten yritys, yhteisö, kunta, kaupunki, hyvinvointi- alue, valtio, puolesta. Tällöin sopimukset ja niitä edeltävä prosessi on suositeltavaa tehdä aina kirjallisesti.
Hyvinvointialueen ohje sekä esimerkiksi julkisten hankintojen sääntely myös edellyttävät lä- hes poikkeuksetta kirjallista muotoa. Kirjallisen muodon käyttäminen varmistaa sen, että so- pimusprosessi on dokumentoitu ja että myöhemminkin voidaan todeta sopimukselliset pe- rusasiat:
❖ Mitä on sovittu?
❖ Ketkä ovat sopineet?
❖ Miten vastuut on jaettu?
❖ Miten sopimus on voimassa tai sen voi päättää?
❖ Miten sopimukseen liittyvät ongelmatilanteet selvitetään?
Sopimuksen kirjallinen muoto vahvistaa organisaation asemaa mahdollisen oikeusprosessin ja sopimukseen liittyvien reklamaatioiden käsittelyssä. Kirjallisella muodolla voidaan varmis- tua siitä, että myös muut asiaa hoitavat henkilöt voivat jälkikäteen varmistua siitä mitä on neuvoteltu ja sovittu.
Hyvinvointialueella on käytössä sopimusten laadinnan ohjeistukset, tarkistuslistat, sopimus- pohjat sekä ohjeet käytettävistä ja hyväksytyistä yleisistä sopimusehdoista. Nämä pohjat ja oh- jeet sekä sopimuksiin liittyvä koulutus varmistavat, että sopimustoiminta on laadukasta, ohjei- den ja lainsäädännön mukaista ja minimoi riskejä. Sopimushallinnan kehittäminen vaatii jatku- vaa huomiota ja että sopimuksia laativa ja niitä hallinnoiva henkilöstö saa koulutusta ja ajanta- saista tukea koko työuransa ajan sopimusten hallintaan ja niihin liittyviin kysymyksiin. Sopi- mushallinnan osaaminen tulee ottaa mukaan myös uusille aloittaville työntekijöille tai työteh- täviä vaihtaville työntekijöille osana perehdytystä.
Sopimushallintaa ja sopimustarvetta ohjaa myös strateginen, taktinen ja operatiivinen arvi- ointi ja päätöksenteko.
1.5.3. Esteellisyys
Sopimushallinnan eri vaiheissa tulee huomioida myös esteellisyysnäkökulmat. Esteellisyys- säännöksillä pyritään turvaamaan asioiden käsittelyn puolueettomuus ja luottamus päätök- senteon moitteettomuuteen. Mikäli henkilöllä on sellainen suhde viranomaisessa käsiteltä- vään asiaan, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa, hän on esteellinen eli jäävi.
Jos esteellinen henkilö ottaa osaa asian käsittelyyn, päätös syntyy virheellisessä järjestyk- sessä. Käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia sellaisia hallintomenettelyssä suoritettavia toimia, jotka voivat jollakin tavoin vaikuttaa asiassa tehtävän päätöksen sisältöön. Sopimusten valmistelu voi olla tällainen toimi. Virheellisessä järjestyksessä syntynyt päätös voidaan kumota tuomio- istuimessa, mikäli päätökseen haetaan muutosta.
Esteellisyys koskee kaikkia asian käsittelyvaiheita valmistelun alusta täytäntöönpanoon saakka. Esteellinen henkilö ei saa esitellä tai valmistella käsiteltävää asiaa, osallistua päätök- sentekoon toimielimen jäsenenä tai hoitaa päätöksen täytäntöönpanoon liittyviä tehtäviä.
Esteellisyyteen liittyvä käsittelykielto ei koske puhtaasti teknisiä toimia kuten sopimusten dia- riointia, puhtaaksikirjoitusta tai kopiointia. Esteellinenkin henkilö voi siis suorittaa tällaisia toimia ilman, että asiassa tehtävä päätös syntyisi virheellisessä järjestyksessä.
1.6. Sopimustarve
Sopimuksen elinkaari alkaa sopimustarpeen havaitsemisesta. Se voi ilmetä esimerkiksi siten, että organisaatio haluaa hankkia tarvitsemaansa tavaraa tai palvelua oman organisaation ul- kopuolelta tai myydä kiinteistön jollekin osapuolelle.
Sopimustarve uudelle sopimukselle voi tulla tietoon useaa eri kautta. Sopimustarve voidaan havaita omassa toiminnassa esiintyvän puutteen tai lisätarpeen pohjalta. Sopimustarve läh- tee käytännön toiminnasta, esimerkiksi työntekijältä tai esimieheltä. Jos tarpeen kohteena olevaa palvelua ei voida tai ei päätetä toteuttaa itse, se on yleensä hankittava ulkopuolelta sopimuksellisin keinoin.
Uusista neuvotelluista ja kattavista sopimuksista kannattaa myös tiedottaa organisaation si- sällä. Näin tieto uudesta sopimuksesta menee myös niiden yksiköiden tietoon, joilla vastaava sopimustarve voi ilmetä myöhemmin. Sopimuksista voidaan järjestää myös tiedotustilaisuuk- sia, ns. sopimusesittelyjä, kirjallisia menetelmäkuvauksia tai kick-off-tilaisuuksia.
Sopimuksen visualisointi ja palvelumuotoilu auttavat asiaan perehtymätöntä henkilöä hah- mottamaan sopimuksen sisältöä.
1.6.1. Sopimustarpeen ja nykysopimuskannan analyysi
Kun sopimustarve on havaittu, kannattaa sen arvioinnissa tehdä yhteistyötä useiden eri ta- hojen kanssa hyvinvointialueella. Näin vältytään päällekkäiseltä työltä ja mahdollisesti tar- peettomilta päällekkäisiltä sopimuksilta.
Sopimuksen tarpeen havainnoivan henkilön on syytä varmistaa, onko organisaatiolla voi- massa olevia sopimuksia, joiden pohjalta sopimustarve voidaan kattaa. Kun sopimustarve ilmenee, kannattaa aina tarkistaa ensin, onko hyvinvointialueella jo olemassa sitä koskeva sopimus.
Sopimustarpeen määrittelyvaiheen tyypillisin tilanne on pian päättyvä hankintasopimus. Hy- vinvointialueen tulee tuntea sopimuskantansa: milloin ja miten sopimukset ovat voimassa ja kuinka ne tulevat päättymään. Asiaa on tärkeää hallinnoida organisaatiossa ylätasolla, jotta kokonais- ja tilannekuva on aina johdon tiedossa. Tieto ei saa jäädä kirjaamatta tai yksittäisen työntekijän tai viranhaltijan sähköpostiin, omalle verkkolevylle tai mappiin.
Tilannetta, jossa ennakointia sopimusten päättymisestä ei ole saatavilla tai tietoa ei ole siir- retty eteenpäin henkilöstön muutostilanteessa, on pyrittävä välttämään.
Hyvinvointialueella voi tulla tarve hankkia tai tehdä yhteistyösopimus uudesta palvelusta tai tavarahankinnasta. Kyseessä voi olla uusi markkinoille tullut tuote tai palvelu, jonka hankinta todetaan tarpeelliseksi ja taloudellisesti järkeväksi. Näin tarve sopimukselle ja hankinnalle voi tulla myös yleisestä teknologian kehityksestä tai aivan uudesta markkinoille tulleesta
tuotteesta ja palvelusta. Hyvinvointialue voi myös joissakin tilanteissa tehdä tuotekehitystä ja innovointia yhteistyössä toimittajien kanssa.
1.6.2. Sopimustarpeen ennakoiminen
Erinomainen tapa määritellä ja ennakoida sopimustarpeita on analysoida sopimuskannan tai sopimustenhallintajärjestelmän kautta nykysopimuksia, niiden päättymisajankohtia tai mah- dollisuutta hyödyntää sopimuskauden jatko-optioita. Analyysi edellyttää, että sopimuskanta on viety sopimushallintajärjestelmään, ja sopimuskortin elinkaaren metatiedot tuovat analyy- siin ja raporttiin riittävästi tietoa päätöksenteon pohjaksi.
Yksiköt voivat myös seurata omaa sopimuskantaansa Cloudian sopimushallintajärjestel- mästä. Näin operatiiviset toimijat tietävät nykyisten sopimustensa elinkaaren ja osaavat en- nakoida sekä varautua tuleviin sopimusten päättymishetkiin.
1.6.3. Sopimustarve muuttuneessa tilanteessa
Mikäli strategian mukaisesti päätetään, ettei enää itse tuoteta jotain tiettyä palvelua, on pal- velu hankittava ulkopuolelta sopimuksella. Palvelu voidaan siirtää tai ulkoistaa yritykselle taikka hyvinvointialueen omistamalle tai osaomistamalle yhtiölle.
Esimerkiksi hyvinvointiuudistuksen yhteydessä kunnan ja hyvinvointialueiden oli sovittava kiinteistöjen ja toimitilojen vuokrauksesta tai myynnistä, ja laadittava tarpeen vaatiessa osa- puolten välille uudet vuokrasopimukset.
Tarve sopimukselle voi ilmetä siis hyvin montaa eri reittiä.
1.7. Harkinta
Organisaatio harkitsee sopimustarvettaan strategiansa, taloutensa ja toimintansa näkökul- masta. Harkintaan ja sopimusvalmisteluun kannattaa sitouttaa organisaation eri toimijoita sen mukaan, millainen sopimus laadultaan, arvoltaan ja muilta tekijöiltään on. Harkinta- ja esival- misteluvaiheessa on myös mahdollista käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita ja palveluntarjoajia suunniteltaessa itselleen parasta toteutusvaihtoehtoa. Tässä vaiheessa organisaatio usein jo kirjaa hankittavan tuotteen tai palvelun sopimustarpeensa sekä tekee vaatimusmäärittelyt.
Samalla kun organisaatio päättää, tuottaako se toiminnan itse tai tytäryhtiönsä kautta, vai hankkiiko se palvelun ulkopuoliselta sopimuskumppanilta, arvioidaan toiminnan kesto ja kus- tannukset. Vaihtoehtojen välisessä kustannuslaskelmassa huomioidaan myös siirtokustan- nukset sekä laatukriteerit. Tuotanto on toteutettava samoin periaattein ostaen tai itse tehden. On myös huomioitava toiminnan kriittisyys organisaatiolle sekä palvelutuotannon korvatta- vuus häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Tarkasteltava myös sitä, löytyykö omasta organi- saatiosta tarvittavaa tietotaitoa. Kun harkitaan toiminnan siirtämistä ulkopuolisen toimijan to- teutettavaksi, on otettava huomioon myös strategian linjaukset.
Hyvinvointialueen järjestämisvastuuseen kuuluu oikeus päättää, miten palvelut tuotetaan.
Hyvinvointialueiden osalta tuottamista rajoitetaan hyvinvointialuelaissa sekä sotejärjestämis- laissa. Hyvinvointialueella tulee olla riittävä oma palvelutuotanto sekä ohjaus- ja valvontakyky. Hyvinvointialueella on oltava riittävä osaaminen, toimintakyky ja valmius vastata sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä.
Hyvinvointialueen on huolehdittava asukkaidensa palvelutarpeen mukaisesta sosiaali- ja ter- veydenhuollon palvelujen saatavuudesta kaikissa tilanteissa. Järjestämisvastuunsa toteutta- miseksi hyvinvointialueella on oltava palveluksessaan toiminnan edellyttämä sosiaali- ja ter- veydenhuollon ammattihenkilöstö sekä hallinnollinen ja muu henkilöstö, hallinnassaan asi- anmukaiset toimitilat ja toimintavälineet sekä muut tarvittavat toimintaedellytykset. Tällä on vaikutusta myös sopimushallintaan ja sopimusten tekemiseen ulkopuolisten kumppanien kanssa. Hyvinvointialuelain mukaan hyvinvointialueen on valmiussuunnitelmin ja normaa- liolojen häiriötilanteissa tai poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muin toimenpitein huolehdittava siitä, että sen toiminta jatkuu mahdollisimman häiriöttömästi.
Mikäli harkinnan ja esiselvittelyjen tuloksena todetaan, että hankinta ja sopimus ovat organi- saatiossa tarpeen, alkaa hankintalain mukainen kilpailutus. Mikäli hankinta ei edellytä kilpailu- tusta, koska kyseessä on esimerkiksi yhteistyösopimus, aloitetaan sopimuksen valmistelutoi- met.
2. Sopimushallinnan vastuujako
Sopimushallinnan ylätasoisesta vastuujaosta on päätetty aluehallituksen päätöksessä 29.02.2024 § 48 vahvistamassa sopimushallinnan periaatteissa. Sopimushallinnan periaat- teissa on määritelty sopimushallinnalle kolme (3) tasoa: Strateginen, taktinen ja operatiivinen taso. Alla kuvataan yksityiskohtaisesti kaikkien kolmen (3) tason vastuut ja viranhaltijat sekä työntekijät, joiden vastuulla jokainen osa sopimushallinnasta on.
2.1. Strateginen taso
Strategisesti sopimushallintaa johtaa aluehallitus.
Strategisesta sopimustoiminnasta vastaava viranhaltija on hyvinvointialuejohtaja.
Hän valvoo ja johtaa hyvinvointialueen sopimushallintaa ja sopimusprosesseja sekä varmis- taa, että nämä periaatteet toteutuvat käytännössä hyvinvointialueen toiminnassa ja ne toi- minnallistetaan operatiivisessa toiminnassa.
2.2. Taktinen taso
Sopimushallintaa taktisesti johtava viranhaltija on hankintapäällikkö. Sopimushallintaa taktisesti johtava viranhaltija ohjaa sopimushallintaa, siihen liittyvää riskienhallintaa sekä sen johtamista yhdessä muiden sopimushallinnasta vastaavien viranhaltijoiden kanssa.
Taktisesti johtava viranhaltija ohjaa ja ohjeistaa hyvinvointialueen toimintaa sopimusproses- sin eri vaiheissa luoden neuvonnallaan parhaita sopimuskäytäntöjä, lainsäädännön ja oikeus- käytännön neuvontaa, sopimusmalleja sekä -ehtoja ja yhdenmukaisia ohjeistettuja sopimus- hallinnan toimintatapoja.
Sopimushallinnasta vastaavat viranhaltijat ovat vastuualuejohtajat sekä muut johtajat. So- pimushallinnasta vastaavat viranhaltijat ovat vastuualueensa tai tulosyksikkönsä sopimusten omistajia ja vastaavat kukin vastuualueensa tai tulosyksikkönsä sisäisistä sopimuksista sekä sopimushallinnan toteutumisesta.
Sopimushallinnasta vastaavien viranhaltijoiden tehtäviin kuuluu seurata oman vastuualu- eensa koko sopimushallinnan tilaa ja ohjata alaisuudessaan toimivia viranhaltijoita sopimus- hallintaan liittyvissä toimissa. Heidän vastuullaan on valvoa, että sopimushallinnan periaat- teita ja ohjetta noudatetaan sopimushallinnan operatiivisella tasolla.
Sopimuksen omistajalla on viimekätinen vastuu sopimuksen asianmukaisesta valmistelusta, toteuttamisesta ja seurannasta. Sopimuksen omistajuus koskee koko sopimuksen elinkaarta.
Omistajan keskeisenä tehtävänä on sopimuksen taustalla olevan tarpeen määrittely ja kuvaa- minen sekä seurannan asianmukainen järjestäminen.
Sopimuksen omistaja vastaa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta so- pimuksessa, riskienhallinnan asiamukaisesta huomioimisesta sekä siitä, että sopimuksen val- misteluun ja seurantaan on käytettävissä riittävä asiantuntemus ja resurssit.
Sopimuksen omistaja päättää sopimukseen liittyvistä tärkeimmistä linjauksista ja toimenpide- esityksistä, kuten mahdollisesti tarvittavan hallintopäätöksen tekemisestä ja sopimuksen irti- sanomisesta, ellei päätöksenteko kuulu toimielimelle.
2.3. Operatiivinen taso
Sopimushallintaa operatiivisesti toteuttavia henkilöitä ovat kaikki viranhaltijat ja työn- tekijät toiminnassaan käyttämiensä sopimusten osalta. Operatiivisen toiminnan toteuttajia ovat siis mm. kaikki palvelupäälliköt, palveluvastaavat sekä kaikki muut henkilöt, jotka käyt- tävät kutakin sopimusta. Operatiivisten toimijoiden tulee valvoa aina sopimusta käyttäessään sopimussuhteen mukaisuuden sekä muiden sopimushallinnan ohjeessa määriteltyjen toi- menpiteiden toteutumista.
Operatiivisten toimijoiden vastuulle kuuluu:
1. uuden sopimustarpeen havainnointi,
2. sopimuksen laadinta ja neuvottelut,
3. sopimuksiin liittyvien päätösten valmistelu,
4. sopimuksen noudattamisen valvonta ja reklamointi,
5. sopimuksen elinkaaren ja muutosten seuraaminen sekä niihin reagointi,
6. sopimusten uudistaminen ja
7. sopimuksen päättämiseen liittyvät toimenpiteet.
Hankintapalvelut tuottavat tukipalvelua sopimushallinnan operatiiviseen toimintaan vastuualueen tarpeiden mukaan. Viimekätinen vastuu operatiivisen toiminnan toteuttami- sesta on kuitenkin vastuualueella tai palvelualueella.
Hankintapalveluiden vastuulle kuuluu:
1. hankintaprosessin tekninen toteuttaminen ja siinä ohjeistaminen sekä
2. allekirjoitustoimenpiteiden hoitaminen.
Muiden sopimushallinnan operatiivisen tason toimenpiteiden toteuttamisesta vastuu kuuluu vastuualueelle tai tulosyksikölle ja hankintapalvelut tuottavat tukipalvelua tarpeen mukaan.
3. Sopimuksen valmistelu
3.1. Sopimusosapuolen esiarviointi ja soveltuvuus
Tarjousten ja tarjoajien esiläpikäynnissä kartoitetaan ehdolla olevista toimittajista oman toi- mittaja-arviointinsa mukaiset asiat. Tarjouspyynnössä yleensä asetetaan toimittajan soveltu- vuutta koskevat kriteerit, jotka toimittajan on täytettävä, jotta se ylipäätään voi osallistua tarjouskilpailuun. Hankintalaissa on lueteltu ehdokkaiden ja tarjoajien pakollisia ja harkinnan- varaisia poissulkemisperusteita. Tarjouskilpailun voittajalta tarkistetaan soveltuvuutta koske- vien vaatimusten tosiasiallinen täyttyminen.
Yleisiä toimittaja-arvioinnin kriteereitä ovat esimerkiksi:
❖ Yritys tai tarjoava taho on olemassa (nimi, Y-tunnus sekä muut rekisteriasiat kunnossa ja tarkistettuna). Nämä asiat voi tarkistaa suomalaisten toimijoiden osalta YTJ.fi-verk- kosivulta. Tietoa saa ostaa myös yritys- ja luottotietoja tarjoavien palveluntarjoajien kautta. Ulkomaisista sopimuskumppaneista voi tarkistaa tietoja kaupparekisteripalve- luja tarjoavien palveluyritysten kautta. Monet maat tarjoavat suomalaisen yritys- ja yh- teisörekisterin kaltaista maksutonta palvelua.
❖ Xxx xxxxxxxx tekee tarjouksensa perustettavan yrityksen nimiin, tulee selvittää tausta- ja luottotietoja perustajista ja perustettavan yrityksen tiedoista.
❖ Yrityksen taloudellinen tilanne: rekisteröidyt tilinpäätökset vuosittain sekä toimittajan mahdolliset verovelat, rikosrekisterimerkinnät ja vakavat maksuhäiriöt.
❖ Yritys kuuluu ennakkoperintärekisteriin.
❖ Tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät.
3.2. Kilpailutus- ja/tai tarjousvaihe
Hankintalain mukaiseen kilpailutusprosessiin liittyy yleensä monia henkilöitä niin substans- siyksiköistä kuin hankintatoimestakin. Hyvinvointialueen keskitetty hankintapalvelu tuottaa tu- kipalvelua operatiiviselle tasolle hankintalain säännösten ja yleisten kilpailutuskäytäntöjen kanssa. Hankinta-asiantuntija toimii hankintalain osaajana. Hän ohjaa prosessia hankinnan ta- loudellisen arvon, kynnysarvot ja kyseiseen hankintaan parhaiten sopivan hankintamenettelyn huomioiden.
Tarkemman ohjeistuksen hankintamenettelyistä ja kynnysarvoista löydät hankintalaista (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) sekä Julkisten hankintojen neuvontayksikön sivustolta xxx.xxxxxxxxx.xx
Hankintoja koskevan lainsäädännön lisäksi noudattaa tulee myös oman organisaation han- kintaohjetta sekä muita mahdollisia vahvistettuja ohjeistuksia ja linjauksia.
Julkisuuslaki määrittelee julkisen hallinnon organisaation toiminnan ja asiakirjojen julkisuutta. Julkisuuslain määräykset asiakirjojen julkisuudesta koskevat hyvinvointialueita. Salassapito- säännökset määräytyvät julkisuuslain perusteella, eikä hyvinvointialue voi määrätä laista poik- keavia salassapitoperusteita. Toimittaja voi määritellä tietyt tarjouksensa osat liikesalaisuuk- sia sisältäviksi ja siten vain hankintaorganisaation tietoon hankinnan päätöksenteon pohjaksi. Tarjousasiakirjat sekä viranomaisen laatimat edullisuusvertailulaskelmat ja vastaavat tulevat yleisöjulkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Katso tarkemmin julkisuuslaista ja sopimushallin- nasta luvusta 13.
Kun hankintayksikkö on hankintalain mukaisen menettelyn ja tarjousten vertailun myötä va- linnut voittaneen tarjouksen – ja siten tulevan sopimuskumppaninsa – alkavat tulevat sopija- osapuolet viimeistellä sopimusasiakirjoja. Hankintayksikkö on jo tarjouspyyntövaiheessa si- sällyttänyt tulevan sopimusluonnoksen ja yleiset sopimusehdot tarjoajien tietoon osana tar- jouspyyntömateriaaliaan. Sopimusasiakirjat viimeistellään, kootaan ja allekirjoitetaan.
Tarkempia ohjeita allekirjoitusvaiheeseen ja sen prosesseihin ja parhaisiin toimintatapoihin on kuvattu alaluvussa 4.5.
4. Sopimuksen laadinta
4.1. Sopimuspohjat ja -mallit
Hyvinvointialueella on käytössä sopimuspohjia, joiden hyödyntäminen ja edelleen kehittämi- nen tukevat selkeiden ja asiakokonaisuuksiltaan kattavien sopimusten laatimista. Sopimus- pohjia käyttämällä sopimuksiin liittyviä riskejä voidaan myös merkittävästi vähentää.
Suositeltavaa on käyttää sopimuksen liitteinä yleisiä käytössä olevia sopimusehtoja. Ehtojen soveltuvuus tulee tarkistaa osana ko. sopimusta. Vaikka yleisiä sopimusehtoja käytettäisiin- kin, voi niistä sopia toisin sopimuksen tasolla, jolloin sopimustasolla sovittu menee yleisten ehtojen lausekkeiden ohi. Yleisesti käytettyjä yleisiä ehtoja sopimusten liitteinä ovat esimer- kiksi: JYSE tavarat 2014 (päivitys- versio huhtikuu 2022), JYSE palvelut 2014 (päivitysversio huhtikuu 2022), JIT 2015 (IT-hankinnat), KSE 2013 ja YSE 1998 (rakennusurakat).
Näiden lisäksi hyvinvointialueella on käytössään myös omat yleiset sopimusehdot henkilötie- tojen käsittelystä, henkilötietojen käsittelytoimien kuvauksesta sekä tietoturvasta.
Sopimusehtoja ylläpitävä valtiovarainministeriö kehottaa JIT-sopimusehtoja hyödyntäviä hankintayksikköjä varmistamaan, että ajantasaiset lainsäädännöstä ja pakotteista johtuvat vastuut ja velvollisuudet on määritelty hankintasopimuksiin. Näistä esimerkkinä voidaan mai- nita force majeurea eli ylivoimaista estettä koskevat ehdot. Se tarkoittaa sellaista osapuolesta riippumatonta tälle ilmaantunutta yllättävää ja ennalta arvaamatonta tapahtumaa, joka estää sopimuksenmukaisen suorituksen tekemisen. Ylivoimainen este on aina sen kohdanneelle sellainen tapahtuma, johon ei ole voinut valmistautua.
4.2. Tarkistuslistat
Sopimuksen laadinta- ja neuvotteluvaiheeseen voi osallistua monia asiantuntijoita: neuvotte- lija, hankinta-asiantuntija, lakimies, ja muita sopimusammattilaisia. Tarkistuslistat toimivat so- pimusta neuvoteltaessa hyvänä tukena ja riskienhallinnan välineenä. Niiden avulla sopimus- neuvottelijat ja -laatijat varmistuvat siitä, että kaikki ko. sopimustyyppiä koskevat tärkeät koh- dat on neuvoteltu ja otettu mukaan sopimukseen. Hyväksytyt hankintaehdot tai muut käy- tössä olevat yleiset sopimusehdot (ks. edellinen alaluku, 3.1 Sopimuspohjat ja -mallit) ohjaa- vat, että kaikki tärkeät asiat on katettu sopimuksessa.
Kun sopimus on tehty, se viedään käytössä olevaan sopimushallintajärjestelmään (Cloudia). Myös sopimushallintajärjestelmässä sopimuksesta seurattavat metatiedot (pakotetut ja va- paaehtoiset) ohjaavat tiedon laatua ja asioita, joita sopimuksessa tulee olla sovittuina. Sopi- mushallintajärjestelmä on myös integroitu, eli teknisesti yhdistetty järjestelmään, jolla teh- dään viranhaltijapäätökset. Näin sopimus ja päätöksenteko kytkeytyvät toisiinsa.
Sopimuksessa on olennaisia elementtejä, jotka on hyvä muistaa. Muutoin sopimuksen ym- märtäminen, toteuttaminen ja seuraaminen voi olla vaikeaa. Sopimus tulee laatia niin, että myös henkilöt, jotka eivät ole olleet sopimusneuvotteluissa mukana, ymmärtävät selkeästi myöhemmin mitä on sovittu ja kenen kanssa.
4.2.1. Välttämättömät sopimuskohdat
❖ sopimuksen aihe ja sen kuvaus tarkemmin kuin vain sanalla sopimus, puitesopimus
tai hankintasopimus
❖ sopimustunnus (generoituu Cloudiasta sopimuksen valmistelun yhteydessä)
❖ sopimusosapuolet (viralliset nimet, Y-tunnukset, osapuolten yhteystiedot)
❖ sopimuksen tausta ja tarkoitus
❖ sopimusosapuolten roolit sopimuksessa
❖ osapuolten yhteyshenkilöt (jos yhteyshenkilöitä on useita, heidän roolinsa sopimuk- sessa)
❖ sopimuskohteen tarkka kuvaus
❖ sopimuksen alkamispäivä tai aloitusehto
❖ sopimuksen elinkaari
❖ määräaikaisen sopimuksen päättymispäivä tai määräaikaisen kauden pituus. Aika, josta määräaikaisen kauden alku alkaa.
❖ toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa irtisanomisajat
❖ laskutus- ja maksuehto, kulujen korvaus
❖ laskutustiedot, maksutiedot, verkkolaskutuksen tiedot
❖ sopimuksen ennakoitu tai sovittu arvo yhteensä (ALV 0). Kustannusperuste (esimer- kiksi kuukausi, vuosi, koko sopimuskauden arvo, tunti- tai kappale- perusteisissa so- pimuksissa arvio ja sen kustannusajanjakso).
❖ allekirjoituspäivät ja allekirjoittajat. Nimien yhteyteen allekirjoittajaorganisaatioiden vi- ralliset nimet ja allekirjoittajan asema tai titteli. Jos sopimus on allekirjoitettu valtakir- jalla, valtakirjat liitetään sopimukseen mukaan.
4.2.2. Lisäehdot ja lausekkeet
Välttämättömien sopimuskohtien lisäksi on sopimuksessa yleensä kirjattava ja sovittava myös alla olevista kohdista silloin, kun se on tarpeellista sopimuksen kohde ja tarkoitus huo- mioon ottaen. Nämä ehdot on yleensä myös huomioitu lähtökohtaisesti yleisissä sopimuseh- doissa.
❖ sopimuksessa käytettyjen termien määritelmät
❖ osapuolten keskeiset vastuut ja velvollisuudet
❖ viittaus muihin aiempiin tai liitännäisin sopimuksiin: sopimus osana puite- järjestelyä, viittaus edeltäneeseen esi- tai aiesopimukseen ja salassapitosopimukseen
❖ mahdollinen ennakkomaksu ja vakuudet
❖ alennusprosentit tai hinnanmääräytymiseen vaikuttavat alentavat volyymiehdot
❖ toimitusaika
❖ toimittamista koskevat tiedot, toimitusehdot ym., vaaranvastuun siirtymisajankohta
❖ toimitustakuu (sisältääkö sopimus laajan toimitustakuun)
❖ sopimusseuranta
❖ ilmoitusvelvollisuus
❖ vakuuttaminen
❖ takuuehdot
❖ virhe, viivästys, reklamaatio ja seuraamukset
❖ ylivoimainen este
❖ toiminnan jatkuvuudenhallinnan järjestelyt
❖ varautumisvelvollisuus valmiuslain mukaisiin poikkeusoloihin ja muihin toiminnan häi- riötilanteisiin
❖ immateriaalioikeudet
❖ tietoturva, tietosuoja, varautuminen
❖ salassapito
❖ avustaminen sopimuksen päättyessä
❖ vahingonkorvaus ja/tai sopimussakko
❖ sopimuksen purkaminen
❖ sopimuksen irtisanominen
❖ sopimuksen muuttaminen
❖ sopimuksen käyttäjätahojen laajentaminen (osapuolioptiot)
❖ optioehdoista sopiminen (sisällölliset sopimusta laajentavat optiot tai jatkokausioptiot)
❖ sopimuksen siirtäminen, change of control -ehdot
❖ alihankkijat (hyväksyntä ja vastuut)
❖ sopimukseen sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
❖ luettelo sopimukseen kuuluvista liitteistä, mukaan lukien yleiset sopimusehdot
❖ henkilötietojen käsittely (henkilötietojen käsittelysopimus liitteeksi)
❖ asiakirjojen noudattamisjärjestys.
4.2.3. Vältettävät sopimusehdot
Sopimuskohtaisesti voi olla myös sopimusehtoja, joita kannattaa välttää. Näitä ovat vähim- mäisostomäärä, rekrytointikielto (hyvinvointialue ei saa rekrytoida), kilpailukielto sekä yksin- oikeussopimus. Lisäksi kannattaa välttää omalta kannalta liian kankeaa menettelyä sopimuk- sen purkutilanteissa tai sopimussiirtoa estäviä tai hankaloittavia ehtoja oman toiminnan yh- tiöittämis- tai ulkoistustilanteita ajatellen.
Sopimuksissa, erityisesti pidemmissä määräaikaisissa sopimuksissa, kannattaa aina huomi- oida myös yleinen tekninen kehitys, palveluntarjoaman ja hintojen laskeminen markkinoilla ja teknisten vaihtoehtojen laajentuminen. Näissä muutostilanteissa kannattaa ylläpitää am- mattitaitoa, katsoa myös tulevaan sekä pitää sopimus joustavana ja aikaa seuraavana.
4.2.4. Vuokra-, leasing- ja käyttöoikeussopimukset
Vuokra-, leasing- ja käyttöoikeussopimuksissa on lisäksi näihin sopimustyyppeihin ja sopi- muksen luonteeseen liittyviä erityisiä sopimusehtoja. On hyvä myös arvioida kummalla puo- lella velvoitetta ne toimivat ja neuvotella nämä ehdot itselleen joustaviksi muuttuvissa tilan- teissa ja omaa riskienhallintaa suojaavalla tavalla.
Alla on käytetty termejä vuokranantaja ja vuokralainen, mutta tämä termi voi myös olla lea- singin tarjoaja/leasingin käyttäjä, käyttöoikeuden tarjoaja/käyttäjä.
❖ vuokranantaja (virallinen nimi, Y-tunnus/henkilötunnus, yhteystiedot)
❖ vuokralainen (virallinen nimi, Y-tunnus/henkilötunnus, yhteystiedot)
❖ vuokrakohde
❖ sopimuskausi: alkamispäivä, sopimuskauden muoto, irtisanomisajat toistaiseksi voi- massa olevissa sopimuksissa, päättymispäivä tai tarkka sopimuskausi määräaikaisissa sopimuksissa.
❖ vuokran määrä, laskutuskausi, maksu, arvonlisävero (soveltuuko/ei sovellu)
❖ vuokran määrän muutokseen ja korottamiseen liittyvä ehto tai laskenta- peruste
❖ maksutiedot
❖ kohteen hoito ja ylläpito, tarkastukset
❖ vuokralaisen muutostyöt, suostumusmenettely ja näiden kulujen korvaus
❖ vuokranantajan oikeus tehdä korjaus- ja muutostöitä
❖ sovitut muutostyöt ennen vuokrakauden aloitusta ja näiden maksuvelvollisuus
❖ korvaus jos muuttopäivä siirtyy
❖ vuokraoikeuden siirto, edelleenvuokraus ja alivuokraus, näihin liittyvät arvonlisävero- kysymykset
❖ verot ja julkishallinnon maksut
❖ ympäristövastuut
❖ vahingot
❖ toiminnan keskeytyminen
❖ vakuutukset
❖ tilat vuokrasuhteen päättyessä
❖ sopimukseen sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
❖ päiväys ja allekirjoitukset
❖ pohjapiirrosliite
❖ muut sopimukseen liittyvät liitteet.
4.3. Sopimuskokonaisuuden koostaminen, rakenne ja liitteet
Selkeä ja hyvää sopimustapaa noudattaen laadittu ja rakennettu sopimusasiakirja ja liiteluet- telo on myös osoitus hyvästä sopimusosaamisesta. Tärkeä osa sopimushallinnan periaatteita on, taito laatia selkeä sopimus sekä otsikoida ja rakentaa se hyviä sopimusperiaatteita
noudattaen. Sopimuksen otsikoinnissa ja sisällössä voi noudattaa luvussa 4 esitettyjen tar- kistuslistojen termejä ja järjestystä.
Tavoitteena on rakentaa ja otsikoida sopimus sekä sen ehdot ja liitteet selkeäksi kokonaisuu- deksi. Sopimuksen muotoilulla ja liitteiden rakenteella voidaan myös myöhemmin sopimus- kauden aikana varautua muutoksiin ja päivityksiin.
Sopimuksen otsikot kannattaa numeroida. Pitkissä sopimuksissa voidaan tehdä alkuun myös sisällysluettelo. Sopimuksen otsikointi ja kohtien numerointi tukee sopimusneuvotteluvaihetta ja täsmällistä viittausmahdollisuutta sisältöön.
Sopimuksen sivut tulee myös numeroida. Kannatettava tapa on käyttää sivuilla numeroin- timuotoa ” 1 (13) ”, jotta sivulta näkee mikä sivu on kyseessä ja kuinka monta sivua asia- kirjassa kaikkiaan on ja/tai pitäisi olla.
Sopimuskauden aikana muuttuvat tai päivityksen alla olevat asiat kannattaa rakentaa ja luoda erillisiksi liitteiksi. Tyypillisiä liitteissä sovittavia asioita ovat:
❖ sopimuksen yhteyshenkilöt ja heidän toimenkuvansa ja roolinsa sopimuksessa sekä sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot
❖ projektisuunnitelma (tämä voi sisältyä jo tarjoajan tarjoukseen)
❖ hinnasto (tämä voi sisältyä jo tarjoajan tarjoukseen)
❖ vakuudet
❖ yleiset sopimusehdot.
Hankinta-asiakirjat, kuten tarjouspyyntö ja tarjous, liitetään aina sopimukseen. Myös muissa sopimuksissa on perustelua liittää tarjous sopimuksen liitteeksi, koska tarjous sisältää sel- laista tietoa, taustaa tai palvelukuvausta, jota on tarve pitää mukana myös sopimuskauden aikana sopimusasiakirjoissa.
Sopimusasiakirjassa sovitaan perusasiat, jotka eivät yleensä muutu sopimuskauden aikana. Sopimuksen liitteitä voidaan sen sijaan päivittää tietojen muuttuessa tai päivittyessä varsi- naista sopimusta joustavammin. Kun liitteissä oleva asiat päivittyvät, päivitetty liite liitetään sopimushallintaan uudeksi asiakirjaksi. Sopimuksen kokonaistarkastelu helpottuu, kun sopi- muksen vanha korvautunut liite ja uusi päivitetty liite näkyvät tiedostoluettelossa. Esimerkiksi näin: Projekti- suunnitelma 2022, Päivitetty projektisuunnitelma 2023.
Kannattaa kuitenkin pohtia, mitkä asiakirjat vaativat virallista päivitystä sopimuskauden ai- kana ja mitkä voidaan hoitaa ilman virallisia allekirjoituksia ja kuittauksia.
Yleiset sopimusehdot lisätään sopimuksen liitteiksi.
4.4. Sopimusasiakirjojen järjestys
Liitteiden järjestys kannattaa rakentaa siten, että pienemmällä numerolla olevat liitteet ovat etusijalla soveltamisessa suuremmalla liitenumerolla olevaan liitteeseen nähden. Jos sopimus- tasolla on asiasta sovittu toisin kuin liitteessä, on sopimusasiakirjan kirjauksella aina etusija kaikkiin liitteisiin nähden. Tämä sopimuksen ja liitteiden etusija- ja soveltamisjärjestys kannat- taa todeta aina myös sopimusasiakirjassa.
Sopimusasiakirjan lopussa tulee olla liiteluettelo. Siinä liitteet on numeroitu ja nimetty sa- moin kuin sopimuksessa. Mikäli jokin sopimusliite laaditaan tai valmistuu vasta sopimuksen laadinnan ja allekirjoituksen jälkeen, tästä tulee olla myös maininta liiteluettelossa. Lisäksi tulee laittaa ko. liitteen paikalle tyhjä asiakirja, jossa todetaan sama.
Näin sopimuksen kirjaaja ja arkistoija tietää odottaa liitettä vietäväksi sopimushallintajärjes- telmään myöhemmässä vaiheessa, tai jos se edelleen puuttuu myöhemmin, sopimuksen lu- kija näkee, että liitettä ei ole unohdettu, vaan se puuttui ja oli kesken sopimuksen laadinta- hetkellä.
4.5. Sopimuksen hyväksyminen
Sopimuksen hyväksymistä koskevasta toimivallasta määrätään Itä-Uudenmaan hyvinvointi- alueen hallintosäännössä.
Hyväksymistasot on asetettu euromääräisen asteikon mukaan.
4.6. Allekirjoitusvalmistelut
4.6.1. Allekirjoittajat
Kun sopimusta laaditaan, tulee asiakirjojen laadinnan aikana tiedustella hyvissä ajoin toisen osapuolen allekirjoittajat: kuka allekirjoittaa, mitkä ovat heidän tittelinsä ja kuinka monta alle- kirjoittajaa toinen osapuoli omien allekirjoitusohjeidensa mukaan tarvitsee sopimukselle.
Samoin tulee tarkistaa oman organisaation allekirjoitusohjeista ja -valtuuksista allekirjoittajat ja niiden määrä. Jos sopimuksen allekirjoitusajankohtaa voidaan arvioida, on hyvä etukäteen varmistaa, että valitut allekirjoittajat ovat paikalla tuolloin ja voivat tehdä allekirjoituksen joko kynällä tai ovat koneensa äärellä ja voivat allekirjoittaa ja tunnistautua sähköisesti. Jos tämä ei onnistu esimerkiksi vuosiloman tai muun poissaolon vuoksi, tulee hyvissä ajoin etsiä toinen hyväksytty allekirjoittaja sopimukselle.
On tärkeää huomioida, että tehty sopimus on osapuolia sitova, vaikka hyvinvointialueen alle- kirjoittajalla ei hallintosäännön mukaan olisi ollut toimivaltaa asiassa.
4.6.2. Allekirjoitus valtakirjalla
Sopimus voidaan allekirjoittaa myös valtakirjalla. Tällöin valtakirjan määrittelee henkilön tai henkilöt, joilla olisi oikeus allekirjoittaa sopimus. Valtakirja tulee päivätä ja allekirjoittaa en- nen varsinaisen sopimuksen allekirjoitusta ja se tulee liittää allekirjoitettavan sopimukseen sekä liittää omana kohtanaan liiteluetteloon. Valtakirja tai valtakirjat ovat tällöin myös varsi- naisen sopimuksen liitteitä, ja ne pitää liittää kaikkien osapuolten sopimuskappaleisiin.
5. Sopimuksen allekirjoitus
5.1. Allekirjoitusvaltuudet
5.1.1. Hyvinvointialue allekirjoittajana
Hyvinvointialue on oikeushenkilö, ja se toimii aina edustajansa välityksellä. Oikeushenkilöitä edustaa aina luonnollinen henkilö, joka on ihminen. Hyvinvointialueen tapauksessa tämä tar- koittaa virkasuhteista tai työsuhteista toimivallan omaavaa henkilöä organisaatiossa.
Allekirjoitusvaltuudet on määritelty hyvinvointialueen hallintosäännössä.
Allekirjoitustilanteessa on aina selvitettävä oman organisaationsa allekirjoittaja tai allekirjoit- tajat. Tiedot merkitään sopimuksen allekirjoituskohtaan tai ilmoitetaan heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa sähköisen allekirjoituksen tekemistä varten allekirjoitussovellukseen tai toiselle sopijapuolelle sähköisen allekirjoituksen prosessin käynnistämiseksi.
5.1.2. Toinen osapuoli allekirjoittajana
Toisella osapuolella, esimerkiksi toimittajalla, voi olla allekirjoitusvaltuus orgaaniasemansa puolesta. Allekirjoittaja toimii yrityksen toimitusjohtajana, hallituksen puheenjohtajana tai hal- lituksen jäsenenä tai hänellä on rekisteröity nimenkirjoitusoikeus tai prokura. Allekirjoittaja on voinut saada myös tapauskohtaisen tehtävänannon. Tällöin hän toimii allekirjoittajana val- tuutettuna (valtakirjalla) tai prokuristina (kaupparekisteriin rekisteröitynä laajan kelpoisuuden edustajana).
Asemavaltuutuksessa on kyse aseman perusteella syntyvästä kelpoisuudesta edustaa ja toi- mia. Tällöin on kyseessä työ- tai virkasuhde ja sellainen asema, joka lain tai yleisen tavan mukaan oikeuttaa tiettyyn kelpoisuuteen. Asemavaltuutuksella valtuutettu on oikeutettu te- kemään valtuuttajan puolesta asemansa mukaisia tavanmukaisia edustus- ja oikeustoimia.
Allekirjoittamiseen liittyy myös toimivalta ja sisäinen päätöksenteko. Myös sopimuskumppa- neiden osalta on hyvä tarkastaa, että kumppanilla on toimivalta tehdä kyseessä oleva sopi- mus.
Olennaista allekirjoitustilanteissa on huomioida, ettei kelpoisuus välttämättä tarkoita toimival- taa.
Ennan allekirjoittamista tulee vielä kaupparekisteristä tarkistaa, onko sopijakumppanin osoit- tamalla allekirjoittajalla rekisteröity virallinen tai voimassa oleva oikeus allekirjoittaa sopimus yhtiönsä puolesta.
Allekirjoituksesta saatetaan määrätä ja ohjeistaan myös yritysten sisäisissä hyväksymisval- tuuksissa ja allekirjoitusmääräyksissä. Sopimuksen toiselta allekirjoittajalta tulee kirjallisesti selvittää, tarvitaanko heidän puoleltaan kaksi allekirjoittajaa vai voiko sopijaosapuoli allekir- joittaa sopimuksen yhdellä allekirjoittajalla.
5.1.3. Sopimuksen allekirjoitus yksityishenkilön kanssa
Jos sopimus tehdään yksityishenkilön tai esimerkiksi kevytyrittäjän kanssa, pitää varmistua, että hän on täysivaltainen (täysi-ikäinen ja oikeustoimikelpoinen). Jos näin ei ole, sopimuksen allekirjoittaa hänen huoltajansa tai määrätty holhooja tai edunvalvoja. Alaikäinen voi tehdä tiettyjä sopimuksia ja oikeustoimia omaa asiaansa koskien (esimerkiksi työsopimus).
Tilanne on siis ratkaistava tapauskohtaisesti, jos toinen sopimuskumppani on alaikäinen tai vajaavaltainen. Jos yksityishenkilön kanssa käytetään sähköistä allekirjoitusta, tulee huomi- oida, että myös alaikäisillä voi olla käytössään pankkitunnukset, joiden avulla allekirjoitus voi- daan teknisesti tehdä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että he olisivat alaikäisyytensä vuoksi oi- keustoimikelpoisia tekemään ja allekirjoittamaan sopimusta itsenäisesti.
5.2. Allekirjoitusmuodot
5.2.1. Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus ja siihen soveltuvat sovellukset ovat olleet käytössä jo useita vuosia. Suositeltavaa on käyttää markkinoilla tunnettuja ja turvallisia sähköisen allekirjoituksen sovel- luksia, jotka vaativat allekirjoitukseen vahvan tunnistautumisen.
Tällöin allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen varmuudella itse, sillä hänellä on itsellään hal- lussaan ja pääsy vahvan tunnistautumisen tunnuksiin (pankkitunnukset, sähköisellä henkilö- kortilla tunnistautuminen tai VRK- eli Varmennekortti).
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on sähköisen allekirjoituksen toteuttamista varten käy- tössä tällä hetkellä Visma-Sign sekä Cloudian kautta toteutuva Visma X-Sing.
Mitä seuraavassa kappaleessa todetaan allekirjoittamisesta, on hyvä huomioida myös säh- köistä allekirjoitusta käytettäessä.
Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä on hyvä huomioida, miten sähköiset sopimukset toimi- tetaan arkistoon ja miten ne arkistoituvat allekirjoitusjärjestelmiin. Riippumatta allekirjoitusta- vasta sopimuksen tulee löytyä osapuolilta vähintään sopimuskauden ajan.
Mikäli sopimuksia allekirjoitetaan käyttäen muuta kuin Cloudian Visma X-Sign:a käyttäen, tulee allekirjoitettu sopimus toimittaa hankintapalveluille sopimushallintajärjestelmään arkis- toitavaksi.
5.2.2. Kynällä allekirjoittaminen
Perinteinen tapa allekirjoittaa sopimus on tehdä se kynällä paperille allekirjoittaen. Tyypilli- sesti allekirjoituskohta on varsinaisen sopimusasiakirjan lopussa. Allekirjoitus päivätään ja sopimus katsotaan allekirjoitetuksi, kun kumpikin osapuoli on sen allekirjoittanut. Sopimus katsotaan allekirjoitetuksi myöhäisemmästä allekirjoituspäivästä, mikäli allekirjoitukset ovat tapahtuneet eri päivinä.
Paperisia allekirjoitettavia sopimusasiakirjoja liitteineen tulostetaan yksi jokaiselle sopijapuo- lelle. Näin kaikille jää oma alkuperäinen allekirjoitettu paperikappale. Perinteisessä paperi- asiakirjojen vaihdossa voidaan järjestää yhteinen tapaaminen ja allekirjoitustilaisuus, tai so- pimustulosteet lähetetään allekirjoitettavaksi paperilla postin tai lähetin välityksellä.
Koko sopimuskokonaisuuden kaikkine liitteineen pitää kiertää allekirjoituskierrossa.
Mikäli sopimus allekirjoitetaan valtakirjalla, on valtakirjan oltava allekirjoitettuna ja olemassa ennen sopimuksen allekirjoitusta. Valtakirja tai sen kopiot liitetään sopimusasiakirjojen oheen jokaiselle sopimusosapuolelle.
Yleinen tapa on myös allekirjoittaa sopimus kynällä, ja sen jälkeen skannata se ja lähettää säh- köpostilla toiselle osapuolelle tai välittää se sähköisen työskentely- tai neuvottelualustan kautta allekirjoitukseen. Tällöin kokonaan allekirjoitettu ja skannattu sopimus on kummallakin sopija- puolella vain tulosteena tai skannattuna PDF-muodossa. Allekirjoitus on tehty kynällä, mutta varsinaista alkuperäistä paperiversiota ei käytetä tai tulosteta kiertämään sopijapuolille.
5.2.3. Todistaminen
Sopimuksen allekirjoittamisessa on otettava huomioon mahdolliset muotovaatimukset sopi- muksen pätevyydelle, kuten todistajien läsnäolon vaatimukset, allekirjoittajien oikean henki- löllisyyden varmistaminen todistajien toimesta ja läsnä ollessa ja todistajien allekirjoitukset.
5.2.4. Muut sopimuksentekomuodot
Sopimuksia muodostuu pätevästi myös muutoin kuin luomalla ”sopimus” -niminen asiakirja, jonka sopimusosapuolet allekirjoittavat.
Toimittajan tekemä tarjous ja hyvinvointialueen hyväksyntä/tilaus/tilausvahvistus voi myös luoda sopimuksen. Esimerkiksi pienhankinnoissa voidaan sitoutua sopimukseen myös tar- jous-tilaus tai tarjous-vastaus -mallilla.
Lähtökohtaisesti tulee aina huolehtia siitä, että päätökseen tai viestiin lisätään tieto, että so- pimus syntyy vasta kirjallisen allekirjoituksen myötä.
5.3. Allekirjoitus ja sen vaikutus voimaantuloon
Hyvin usein sopimuksissa todetaan sopimuksen voimaantulon alkavan allekirjoitushetkestä. Voimaantuloksi on voitu sopia myös muu päivä. Tämä kerrotaan sopimuksen alussa tai sopi- muksen voimassaolo-otsikon alla. On myös mahdollista, että sopimus tai siihen liittyvät työt ja sopimusvelvoitteet ovat alkaneet ennen allekirjoitusta, eli sopimus tai sen osa on alkanut jo ennen allekirjoituspäivää.
Kaupallisia sopimuksia saattaa edeltää osapuolten yhteisessä sopimusyhteistyössä myös aiemmat sopimukset. Sopimussuhde voi joissakin tilanteissa salassapitosopimuksella tai - sitoumuksella, sen jälkeen sopijapuolet voivat tehdä esisopimuksia, kuten aiesopimuksia. Tä- män jälkeen saatetaan tehdä puitesopimus, jonka jälkeen siirrytään varsinaisiin taloudellista toimintaa aikaansaavaan kaupalliseen sopimukseen, kuten hankintasopimukseen. Nämä aiemmat sopimukset tuovat lisävelvoitteita myös sopimukseen. Esimerkiksi juuri salassapito- velvoitteita tai puitesopimuksessa jo sovittuja, yhteistyöhön sovellettavia yleisiä menettely- ehtoja.
Suositus on, että sopimushallintajärjestelmän avulla tulee kyetä linkittää sopimuksia relaati- ossa toisiinsa: esimerkiksi salassapitosopimus ↔ esisopimus ↔ puitesopimus ↔ kaupallinen sopimus. Näin myös muut viimeksi tehdyssä sopimuksessa sovitut asiat yhdistyvät aiempiin ja tätä uutta sopimusta täsmentäviin sopimusehtoihin.
Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen alkaa sopimuksen toimeenpano, toiminnallistaminen ja seuranta. Kuten aiemmin sanottu, joskus sopimus tai sen tietyt toimenpiteet ovat voineet alkaa jo ennen allekirjoitusta, jos siihen liittyvää työtä tai valmistelua on jo aloitettu.
6. Sopimuksen toimeenpano ja seuranta
6.1. Tallennus järjestelmiin
Sopimuksen toimeenpanovaiheeseen kuuluu myös sopimustietojen ja sopimusasiakirjojen (sopimus ja sen liitteet) tallentaminen hyvinvointialueen tietojärjestelmiin. Itä-Uudenmaan hy- vinvointialueella sopimukset tallennetaan Cloudia sopimushallintajärjestelmään, joka on myös integroitu CaseM asianhallintajärjestelmään.
Tärkein tallennuspaikka on sopimushallintajärjestelmä, josta sopimukset integraation kautta siirtyvät automaattisesti asianhallintajärjestelmään. Sen kautta seurataan sopimusvelvoitetta, muutoksia ja tiedostoja sopimuksen elinkaaren aikana.
Hyvinvointialueiden kohdalla sote-järjestämislain velvoitteet käytännössä edellyttävät sopi- mushallintajärjestelmää sekä ajantasaista tilannekuvaa, vaikka laki ei sellaisen järjestelmän olemassaoloa erillisesti edellytäkään.
Sopimuskokonaisuuden voimassaolon hallinta on käytännössä haastavaa ilman keskitettyä tietojärjestelmää. Sovelluksesta löytyy tieto sopimuksesta, sen osapuolista, voimassaolosta ja ajantasaisesta sopimusdokumentaatiosta. Myös sopimusvastuuhenkilöt saattavat vaihtua, ja asiaa hoitavien henkilöiden vastuita voidaan sopimuskauden aikana muuttaa organisaa- tiomuutosten tai sopimusten siirtymisen yhteydessä.
Tieto sopimuksen olemassaolosta, ajantasaisesta tilanteesta ja sopimusasiakirjojen saavu- tettavuus ja niiden nopea löytäminen ovat tärkeimpiä sopimushallinnan tukitoimia. Ilman toi- mivaa ja ajantasaista sopimushallinnan järjestelmää sitä on mahdotonta toteuttaa.
Myös julkisuuslaki, hallinnon avoimuus, riskienhallinta sekä tarkastukset edellyttävät, että jul- kishallinnon organisaatio voi nopeasti löytää ja toimittaa tiedon sopimuksesta ja sen asiakir- joista niitä tarvitsevalle tai pyytävälle taholle.
6.2. Sopimuksen toiminnallistaminen
Sopimus tulee toiminnallistaa. Tämä tarkoittaa, että sopimuksesta tulee tiedottaa ja että sopi- mus tulee ottaa käyttöön sopimuskauden alkaessa. Uuden sopimuksen sisältö on olennaista niille toimijoille, jotka ovat organisaation sisällä velvollisia ko. sopimusta käyttämään.
Sopimuskauden alkaessa sovitaan ja aikataulutetaan sopimuskaudelle yhteistyökäytännöt, kokousjärjestelyt ja osallisten sitouttaminen. Kalenteriin merkitään seurantakokoukset, käy- tännön toimintatavat reklamoitaessa ja mahdollisten loppukäyttäjien tai muiden keskeisten sidosryhmien informoiminen, kuuleminen ja sitouttaminen sekä koulutukset.
Merkittävistä sopimuksista on hyvä pitää hyvinvointialueen sisäisesti sopimuslanseeraustilai- suuksia tai tiedottaa niistä johtoryhmissä, sisäisissä kokouksissa, intranetissä tai sisäisellä uutiskirjeellä. Tiedotus sopimuksesta pitää toteuttaa kullekin sen käyttäjäryhmälle heille so- pivalla tavalla.
6.3. Sopimusten seuranta
6.3.1. Sopimusosapuolten seuranta
Hyvinvointialueen hankkiessa palveluja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta, se ei voi enää käyt- tää työnantaja-asemansa mukaista direktio- eli johto-oikeuttaan, kuten se voisi käyttää omiin työntekijöihinsä ja viranhaltijoihin.
Palvelutoimintaa valvotaan seuraamalla sopimuksia, ja tämä antaa keinoja sopimuksella joh- tamiseen. Hyvinvointialueen tulee seurata sopimusosapuolia, erityisesti sopimuskumppanin kykyä suoriutua sovitulla tavalla, laatukriteereillä ja sovitussa ajassa sopimusvelvoitteestaan. Tätä voidaan tehdä sitä paremmin, mitä enemmän on tehty ennen sopimuksen tekemistä kelpoisuusvaatimusvertailua ja tarkistettu taustoja.
Kertatarkistus ei kuitenkaan riitä: sopimuskumppanin tilaa on seurattava koko sopimuskau- den ajan. Sopimuskauden aikaisessa seurannassa ja valvonnassa tukevat hyvät sopimuseh- dot ja selvästi kirjattu sopimuksen tarkoitus, vastuunjako, sisältö sekä seurantakeinot. Kun hyväksytyn ja kelpoisen vaatimuskriteerin täyttävän sopijapuolen kanssa on tehty sopimus, tulee hyvinvointialueen seurata säännöllisesti sopimuskumppanin tilaa. Seurantaa voi tehdä sopimuksellisesti, esimerkiksi pyytämällä vuosittain tilinpäätökset arvioitavaksi, katsoa tiedot yritys- ja luottotietopalvelujen kautta tai järjestää katsaus yhtiön tilasta yhteisissä tapaami- sissa ja sopimuskatselmuksissa.
Yritykset ja sopimuskumppanit voidaan myös tarvittaessa asettaa valvontaan esim. yritystie- toa ja taloudellista seurantapalvelua tarjoavien palveluntarjoajien järjestelmäpalvelujen avulla. Tällöin sopimushallintaa ja riskienhallintaa tekevät henkilöt saavat nopeasti tiedon muutoksista. Hyvinvointialueella kaikista sopimushallintajärjestelmään arkistoiduista sopi- muksista tehdään automaattinen ja reaaliaikaisesti päivittyvä tilaajavastuuselvitys.
Seurattavia asioita voivat olla:
❖ rekisteröity maksuhäiriömerkintä
❖ asettaminen selvitystilaan, yrityssaneeraukseen tai konkurssiin
❖ hallituksen merkittävät henkilöstömuutokset
❖ fuusiot tai jakautuminen
❖ muu palveluntarjoajien tarjoama seurantakriteeristö.
Kun uusi sopimus tehdään uuden sopimuskumppanin kanssa, kumppani asetetaan tilaaja- vastuu seurantaan ja voidaan tarvittaessa asettaa myös muuhun tilannekohtaisesti tarkoituk- senmukaiseksi arvioituun seurantaan. Määritellyt sopimuksen vastuuhenkilöt saavat ilmoi- tuksen, kun sopimuskumppaneissa tapahtuu seurattavia muutoksia. Sen jälkeen he voivat kysyä lisätietoja toiselta sopimusosapuolelta ja tehdä arvionsa sen lisätiedon pohjalta.
Kriittiset muutokset seurattavissa sopimuskumppaneissa voivat jo sopimuksellisesti aiheut- taa sopimuksen ennenaikaisen päättymisperusteen tai uuden riskienhallinnan arvioinnin. Voi myös olla, että sopimuskumppanissa tapahtuneiden vakavien muutosten vuoksi sopimusta ei voida tai ei haluta enää käyttää ja hyödyntää. Silloin voi olla kiire turvata sopimuksessa sovittu asia, esimerkiksi hankinta, toisen sopimuksen ja palveluntarjoajan nojalla tai tehdä kiireellisesti uusi kilpailutus tai suorahankinta, jos hankintalain reunaehdot täyttyvät.
6.4. Yhteistyö sopimuskauden aikana
6.4.1. Sopimuksen toteutuksen aikana
Sopimuskauden alkaessa kannattaa sopia menettelyt seurantakokouksista, tarkistuskäyn- neistä, laaturaportoinnista, poikkeamien raportoinnista sekä muista sopimuksen luonteeseen ja palveluun soveltuvista yhteistyökanavista. Sopimuksen tilannekuva tulee olla selvillä mo- lemmilla sopijapuolilla.
Molempien sopijapuolten pitää tehdä omalta osaltaan laadunseurantaa ja huolehtia välttä- mättömistä tarkastuksista ja laskujen seurannasta. Laskujen seurantaan kuuluu toimittajan puolelta oikeanlaisen ja sopimuksenmukaisen laskutuksen tekeminen, ja hyvinvointilaueella laskutuksen seuranta sekä vääränlaiseen laskutukseen oikea-aikainen reklamointi.
Sopijaosapuolten tulee tehdä myös sopimuksen mukaista toiminnan riskienhallintaa. Riskejä tulee voida rajoittaa ja estää mahdollisuuksien mukaan omalla toiminnalla ja ilmoittaa ris- keistä ja sopimuksen poikkeamista välittömästi toiselle sopijapuolelle. Mikäli riskit ja poik- keamat niin edellyttävät, on kiinnitettävä huomiota toiminnan jatkuvuudenhallintaan ja niihin liittyvien järjestelyiden arvioimiseen.
Sopijapuolet vastaavat alihankkijoiden toiminnasta kuin omastaan. Toimittajan ja pääsopi- musosapuolen on seurattava alihankkijansa työtä ja toiminnan sopimuksenmukaisuutta ku- ten omaakin toimintaansa.
6.5. Reklamaatiot ja sopimuksen toteuttamisen seuranta
6.5.1. Tehdyt reklamaatiot
Kaupallisessa yhteistyössä tulee vastaan tilanteita, jolloin hyvinvointialue ei ole tyytyväinen tavaran tai palvelun laatuun tai toimituksissa on toistuvasti viiveitä, virheitä tai muuta moitit- tavaa. Toimittaja ei siis toimi, kuten sopimuksessa on sovittu tai miten voisi edellyttää. Tällöin on aihetta tehdä reklamaatio. Sopimuksessa on saatettu sopia reklamaatioiden tekotavasta: missä muodossa ne tehdään, kenelle ne osoitetaan ja käsitelläänkö niitä yhteisissä sopimus- seurantatapaamissa.
Organisaation sisäiseen tiedonkulkuun sopimuksen toteuttamisesta, ongelmista ja häiriöistä on hyvä sopia toimintapa, jotta häiriöt tulevat viipymättä sopimusta hoitavien ja valvovien
henkilöiden tietoon. Joskus aika voi olla erittäin lyhyt: esimerkiksi laskuhuomautukset tulee liiketoiminnan yleisten käytäntöjen mukaan tehdä viipymättä, ja niissä noin viikon pituinen aika on hyvin tavallinen huomautusaika.
Tärkeintä reklamaatioiden toteutumisen näkökulmasta on koordinoida oman yksikön sisällä, kuinka havaituissa reklamaatiota edellyttävissä tilanteissa toimitaan. Jotta reklamaatio voi- daan osoittaa jälkikäteen, se tulee aina tehdä kuten sopimuksessa on sovittu.
Ensisijaisesti tulee noudatettava reklamaatiomenettely tarkistaa sopimuksen ehdoista. Jos erityisiä reklamaatiomenettelyjä ei ole sovittu tai sopimusta ei ole laadittu, tulee noudattaa seuraavia perusmenettelyohjeita:
❖ Reklamaatiota tulee lähtökohtaisesti aina tehdä kirjallisesti (kirjeellä tai sähköpostitse) ja osoittaa henkilölle, joka on sopimuskumppanin kaupallisesti tai toiminnallisesti vas- taavat sopimuksen toteutumisesta.
❖ Jos reklamaatio on tehty suullisesti osana muuta yhteistyötä, esimerkiksi puhelimitse, viestillä tai kokouksessa, sen sisältö kannattaa vielä jälkikäteen kirjata pääpiirteittäni kirjalliseen muotoon.
❖ Myös reklamaation kirjaaminen yhteisen sopijapuolten pitämän kokouksen pöytäkir- jaan on tehokas keino.
❖ Jos reklamaation kohteena oleva asia sisältää myös avoinna olevan laskun, pitää las- kuttajalle lähettää huomautus laskusta ja ilmoittaa, että laskun kohteena oleva tuote tai palvelu on reklamaation alainen ja siksi maksua ei suoriteta joko kokoaan tai rek- lamoiduilta osin. Jos lasku on jo ehditty maksaa, reklamaatiossa voidaan vaatia hyvitys- laskua, tulevien maksujen hyvitystä tai vaatia sopimusehtojen mu- kaista erillistä hyvi- tystä tai korvaavaa tuotetta tai muuta korvausta.
Vastuu reklamaatioiden tekemisestä kuuluu vastuualueelle tai tulosyksikölle, jonka omistuk- seen sopimus kuuluu. Henkilön, joka huomaa reklamaatioperusteen olemassaolon, vastuulle kuuluu ilmoittaa reklamaation tarpeesta välittömästi kyseisen sopimuksen sopimushallintaa operatiivisesti toteuttavalle henkilölle reklamaation tarpeesta.
Sopimusta operatiivisesti hallinnoivan henkilön tulee yksiselitteisessä tapauksissa rekla- moida sopimuksen toteuttamisessa olevasta virheestä sopimuskumppania. Epäselvissä tilan- teissa operatiivisen tason henkilön tulee ilmoittaa reklamaation tarpeesta esihenkilölleen.
Tehdyt reklamaatiot tulee dokumentoida ja toimittaa hankintapalveluihin, jotta ne voidaan arkistoida osaksi reklamaation kohteena olevaa sopimusdokumentaatiota. Reklamaatiota tehdessä tulee kirjallisesti kirjata muistiin reklamaatiota koskevat perustiedot: yksikkö, aihe, tekijä, yhteyshenkilö, reklamoitu palvelu tai tavara, summa, siihen liittyvä laskutieto ja rekla- maation käsittelyn ja etenemisen status.
Reklamaatiotiedon oheen tulee tarvittaessa liittää siihen mahdollisesti liittyvät asiakirjat: säh- köpostit, kirjeet, pöytäkirjat tai muut asiaa selventävät asiakirjat. Reklamaatiossa tulee pyytää
toista osapuolta kuittaamaan kirjallisesti, että se on tullut perille ja pyytää, että reklamaatio käsiteltäisiin tietyn ajan kuluessa.
Muut oman organisaation sopimuskantaa katsovat henkilöt näkevät sopimustietojen yhtey- destä reklamoidut asiat ja voivat tehdä päätöksen, hankkivatko tavaroita ja palveluita tältä toi- mittajalta tällä sopimuksella, vai mahdollisesti toiselta sopimustoimittajalta.
Reklamaatioiden käsittely vie aikaa, niitä voi olla toistuvasti tai useita päällekkäin käsittelyssä. Asiat tulee voida hoitaa loppuun. Reklamaation hoitaminen pitää jatkua ja siirtyä sujuvasti eteenpäin ja olla yksikön hallinnassa osana sopimuksen hallintaa ja taloudellista seurantaa myös henkilömuutostilanteissa.
Reklamaatioiden koonti sopimuksen yhteyteen on hyödyksi. Toistuvat laatuongelmat voivat oikeuttaa sopimuksen ennenaikaiseen päättämiseen, hinnanalennuksiin tai muihin korvauk- siin. Esimerkiksi seuraavalla hankintakierroksella saattaa olla mahdollisuus poissulkea toimit- taja tai palveluntarjoaja pois kilpailutuksesta, jos voidaan luotettavasti ja perustellusti esittää dokumentoitua aineistoa edellisen sopimuskauden reklamaatioista.
Jos reklamaatiota ei voida osapuolten kesken ratkaista neuvotteluin, hyvityksin, korvauksin tai sovintosopimuksella, etenee reklamaatio oikeudelliseksi riidaksi. Tällöin asiaa hoitava la- kimies tarvitsee pohjaksi sopimuksen, sopimusasiakirjat sekä tiedot ja asiakirjat tehdyistä reklamaatioista.
6.5.2. Saadut reklamaatiot
Hyvinvointialue tai sen omistuksessa oleva yhtiö voi myös olla sopimukseen perustuvan rek- lamaation kohteena.
Reklamaatioihin ja niiden prosessiin tulee kiinnittää huomiota jo sopimuksen valmisteluvai- heessa. Sopimuksen yhteyshenkilöitä koskevaan kohtaan tai liitteeseen kannattaa kirjata oman organisaation sopimusyhteyshenkilöt, myös henkilöt tai yhteydenottotahot, jotka hoi- tavat sopimukseen liittyviä kaupallisia asioita ja reklamaatioita.
Reklamaatioita voi mennä myös suoraan laskutukseen. Asiakas voi ilmoittaa, että ei maksa laskua ja kertoo xxxx. Tällöin laskun perintä keskeytetään selvitystyön ajaksi. Laskutusta ja luotonvalvontaa hoitava henkilö ei aina voi suoraan ratkaista reklamaation kohteen olevaa asiaa, vaan päätös ja käsittely tehdään muualla. Tieto reklamaatiosta on myös tällöin välityt- tävä sopimusvastuussa olevalla reklamaatioita hoitavalle henkilölle ja asia ratkaistaan siellä.
Tämä oman organisaation toiminnan kohteena olevan reklamaation käsittely on myös tar- peellista kirjata sopimushallintajärjestelmään sopimuksen oheen.
Tällöin nähdään myös ristiin, jos on tehty omia reklamaatioita tai vaatimuksia toista osapuolta kohtaan, jolloin oma toiminta ei ole voinut olla sopimuksenmukaista toisesta osapuolesta ja hänen reklamoiduta laiminlyönnistään johtuen.
6.5.3. Sopimusaikainen valvonta
Hyvinvointialueen tulee valvoa oman toiminnan ohella samoin periaattein myös hankittua palvelutoimintaa. Jos sopimus koskee kriittisiä toimintoja, tulee sopimusehdoissa ottaa huo- mioon mahdolliset velvoitteet tietotuotantoon ja raportointiväleihin.
Operatiivisen tason toimijat toteuttavat sopimuskauden aikaista sopimusvalvontaa.
7. Sopimuksen päivittäminen
7.1. Sopimuksen muutokset
Sopimus laaditaan aina tilanteessa, jossa sopimuksen edellyttämä toiminta ei ole vielä alka- nut. Siten ei ole mahdollista arvioida kaikkia niitä tekijöitä, jotka voivat myöhemmin vaikuttaa sopimuksen toteutumiseen, aikatauluun ja tavoitteisiin. On harvinaista, että sopimus olisi niin muuttumaton, että sitä sovellettaisiin täysin muutoksitta allekirjoituksesta päättymiseen asti.
Voimassa on sopimussuhteita lukuisien toimijoiden kanssa. Sopimuskumppanit voivat olla oman organisaation toimittajia, yhteistyökumppaneita, in-house-yhtiöitä, asiakkaita ja muita sopimussuhteessa olevia organisaatioita. Näiden toisten sopimusosapuolten oikeushenki- löissä voi tapahtua sopimuskauden aikana muutoksia, ja ne vaikuttavat myös sopimushallin- taan.
Sopimuksen kohteessa voi tapahtua ennalta arvaamattomia muutoksia. Joskus taas sopi- muksen muuttaminen on tarpeen osapuolten keskinäisin neuvotteluin. Sopimusmuutostilan- teissa on tunnettava myös hankintalainsäädäntö ja siihen perustuva oikeuskäytäntö sopimuk- sen olennaisten muutosten vaikutuksista hankintasopimukseen. Hankintasopimukseen tai puitejärjestelyyn ei saa tehdä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ns. olennaisia muutoksia hankintasopimuksen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteista johtuen. Muutosta on pidettävä merkittävänä muutoksena, jos hankintasopimus tai puitejärjestely on sen seurauksena luonteeltaan huomattavasti erilainen alun perin tehtyyn sopimukseen ver- rattuna.
Sopimusmuutostilanteissa, erityisesti hankintasopimusten osalta, on suositeltavaa aina etu- käteen konsultoida hankintapalveluita taikka hyvinvointialueen juristeja.
Vaihtoehtoisesti, jos hankintasopimusta ei voida muuttaa, on järjestettävä uusi kilpailutus.
Muutokset sopimukseen on laadittava kirjallisesti, kuten alkuperäinen sopimuskin. Sopimus- muutokset vahvistetaan kummankin osapuolen allekirjoituksin, ja sopimusmuutosasiakirja
viedään sopimushallintajärjestelmään. Mikäli muutos muutti asiaa, joka on sopimuksen me- tatietona sopimushallintajärjestelmässä, tieto päivitetään myös sinne.
Vaikka sopimus itsessään olisi osapuolia tyydyttävä, voi olla, että sopimusosapuolissa tapah- tuu muutoksia sopimuskauden aikana ja ne muuttavat myös sopimusta. Näitä muutostilan- teita käsitellään seuraavissa osissa.
7.2. Sopimusten siirtotilanteet
Jos toimintaa järjestellään muutoin, esimerkiksi yhtiöittämällä, on tällöin kyseessä sopimus- siirto oikeushenkilöltä toiselle, esimerkiksi hyvinvointialueelta perustettavalle osakeyhtiölle. Sopimussiirtoon ei sovelleta sulautumisen ja yleisseuraannon sääntöjä, vaan sopimuksen siirtämisen ehdot ja menettely on tarkastettava sopimuksista ja toimittava niiden mukaan.
Sopimussiirron saattaa voida tehdä ilmoittamalla siitä toiselle sopijapuolelle, jos sopimuseh- dot näin sallivat. Yleisesti sopimuksissa sovitaan, että samaan konserniin kuuluville yhtiöille siirrettäessä voi olla kevyempiä sopimussiirtomahdollisuuksia, esimerkiksi juuri kirjallinen il- moitusvelvollisuus.
Mikäli sopimuksessa ja sen ehdoissa ei ole kirjausta sopimussiirrosta, tulee sopimuksen siir- tämiselle saada toisen osapuolen suostumus. Usein sopimuksissa tai niiden yhteydessä käy- tetyissä sopimusehdoissa sovitaan, että tilanteissa joissa toinen sopijapuoli haluaa siirtää so- pimuksen, on siirrolle saatava toisen sopijapuolen etukäteinen kirjallinen suostumus.
Tämä on riskienhallinnan kannalta tärkeä asia. Tilanteessa on tehtävä sama riskienhallinnan arviointi kuin uuden sopimuksen asiakas- tai toimittaja-arvioinnissa; onko tämä uusi oikeus- henkilö luotettava ja maksukykyinen kumppani tai laatukriteerit ja vaatimukset täyttävä toi- mittaja tai asiakas. Hankintalain näkökulmasta uuden tilalle tulevan toimittajan tulee täyttää samat soveltuvuutta koskevat vaatimukset kuin alkuperäinen toimittaja.
7.3. Henkilövaihdokset
Monissa tilanteissa pidempien sopimussuhteiden aikana tapahtuu myös henkilövaihdoksia, jolloin sopimusten vastuuhenkilöiksi nimitetyt henkilöt muuttuvat sopimuskauden aikana. Tyypillisiä pidempiaikaisia poissaolotilanteita ovat perhevapaat, opintovapaat, virkavapaat, osa-aikainen eläke tai pitkäaikainen sairausloma.
Näissä tilanteissa on hyvä päivittää omaan sopimustenhallintajärjestelmään uusi sopimus- vastuuhenkilö ja taloushallinnon järjestelmiin ja prosesseihin uusi laskun asiatarkastaja ja hy- väksyjä. Päivitysten jälkeen uusi vastuuhenkilö voi perehtyä hänelle siirrettyihin sopimuksiin. Jos uudelleenvastuutus tai korvaavuusrekrytointi ei tapahdu välittömästi, voidaan sopimuk- set siirtää henkilön esihenkilölle tai tulosyksikön päällikölle tilapäisesti. Sopimuksella tulee aina olla nimettynä ja kirjattuna sopimusjärjestelmiin aktiivisesti työssä oleva vastuuhenkilö.
Tärkeää on tiedottaa sopimuskumppaneita uudesta sopimusvastuuhenkilöstä. Tämä kirjalli- nen ilmoitusvelvollisuus henkilöiden vaihtumisesta todetaan usein sopimusehdoissa tai yh- teyshenkilöliitteen yhteydessä.
Toisen sopijapuolen henkilövaihtotilanne ei muuta itse sopimusta, mutta tämä tieto päivite- tään sopimushallintajärjestelmään tietona tai esimerkiksi sopimuksen yhteyshenkilöliittee- seen.
8. Sopimuksen elinkaaren seuranta
8.1. Sopimusten väliset liitännäisyydet
Monet sopimukset ovat luonteeltaan sellaisia, että tarve sopimukselle on jatkuvaa. Sopimus- ten voimassaoloaikoja on seurattava aktiivisesti, jotta voidaan varmistua, ettei jouduta sopi- muksettomaan tilaan tai nykysopimuksen pakkojatkamiseen.
Sopimukset muodostavat usein toiminnallisia kokonaisuuksia, jolloin sopimusten ehdot, voi- massaolo, yhteensopivuudet ja muut kokonaisuuden toimivuuteen liittyvät seikat on kyettävä havaitsemaan ja ottamaan huomioon kaikissa sopimusriippuvuustilanteissa. Kun yksi sopi- mus päättyy, saattaa sillä olla seurannaisvaikutuksia muihin sopimuksiin. Niiden tarve saattaa lakata myös välittömästi, jos tällainen liitännäinen sopimus lakkaa. Jos taas alisteinen sopi- mus lakkaa ennen pääsopimusta, se voi aiheuttaa ongelmia pääsopimuksen suorituksessa ja hoidossa.
Pääsopimukset ja liitännäiset sopimukset voivat olla saman osapuolen kanssa tehtyjä. Esi- merkki saman sopijapuolen kanssa tehdystä liitännäisestä sopimuskokonaisuudesta on pui- tesopimus ja hankintasopimus.
Liitännäisyyksiä voi olla myös usean eri sopimuskumppanin kanssa tehdyissä sopimuksissa. Esimerkiksi toimitilojen vuokrasopimuksen kanssa liitännäisiä sopimuksia ovat samaan toi- mitilaan liittyvät erilliset ja eri toimittajien kanssa tehdyt kiinteistöhallinnon sopimukset varti- oinnista, sähköstä, siivouksesta ja autopaikkojen vuokrasopimuksista.
Yksittäisiä sopimuksia ja niiden elinkaarta ei siten voi seurata erillisinä velvoitteina, vaan aina on tiedettävä niiden yläpuolella olevat pääsopimukset, alisteisesti liittyvät tukisopimukset tai rinnakkaiset samaan asiaan liittyvät sopimukset.
Kokonaisuudessa on otettava huomioon näiden kaikkien kokonaisseuranta.
Sopimusten elinkaaren seurannassa sopimusvastuuhenkilöiden ammattitaito ja ymmärrys myös liitännäisistä sopimusvelvoitteista tukee yleistä sopimushallintaa ja sopimustiedon ana- lyysiä. Teknistä tukea elinkaaren seurantaan ja sopimusliitännäisyyksiin saa myös sopimus- hallintajärjestelmän automaattisten päättymisherätteiden, muistutusten tai sopimusraporttien avulla.
8.2. Sopimuskaudet
8.2.1. Määräaikainen sopimus
Sopimus voidaan sopia määräaikaiseksi sopimuksen tekohetkellä. Määräaikaisuus sovitaan kirjoittamalla päivämäärä, jolloin sopimus päättyy, esimerkiksi ”sopimus päättyy 31.12.2026”. Määräaikaisuus voidaan sopia myös ajanjaksona: ”sopimus on voimassa 36 kuukautta sopi- muksen allekirjoituksesta”.
Määräaikainen sopimuskausi sitoo osapuolia. Sopimus on voimassa sovitun määräajan, eikä kumpikaan osapuoli voi irtautua siitä muutoin kuin erikseen sopimalla (sopimus sopimuksen ennenaikaisesta päättämisestä), sopimuksen purkamisella (pitää olla purkuperuste) tai esi- merkiksi toisen osapuolen konkurssitilanteessa (toinen osapuoli lakkaa olemasta konkurssin myötä).
Jos sopimus siirtyy toiselle osapuolelle esimerkiksi sulautumisen vuoksi, määräaikaisen so- pimuksen kausi jatkuu sovitulla pituudella myös siirronsaajaa sitovasti.
8.2.2. Kunnes projekti tai palvelut on toimitettu
Sopijapuolet voivat sopia työstä tai projektista, jonka kumpikin osapuoli tietää päättyvän ja olevan siten määräaikainen luonteeltaan. Sopimuksen tekohetkellä tätä päivämäärää ei voida kuitenkaan tarkasti kirjata tai edes sopia, vaikka se on sopimuksen kohteena olevassa palve- lussa itsestään selvää. Projektin valmistuminen voi riippua monesta seikasta, tai projekti voi viivästyä ja kestää kauemmin kuin osapuolet ajattelivat sopimuksen tekohetkellä. Palvelu voi olla luovaa työtä tai riippua muun työn etenemisestä, ja siten tekijä ei voi varmasti sanoa milloin luova työ (suunnittelu tai korjaus) on valmis.
Sopimuksen vastuuhenkilöt voivat arvioida päättymispäivää tai seurata herättein sopimuksen tavoitepäättymispäivää, mutta sopimushallinnassa ja elinkaaren seurannassa tulee voida kir- jata jälkikäteen oikea projektin tai palvelun päättymispäivä.
Tämä elinkaaren tyyppi on siten määräaikaisen sopimuksen (päättymispäivä tiedetään tar- kasti) ja kertasopimuksen (kertatapahtumapäivämäärä tai erittäin lyhyt sopimuskausi) väli- maastossa. Se asettaa näitä sopimuksia aktiivisemman operatiivisen seurantavelvoitteen päättymisen ja sen merkinnän osalta.
8.2.3. Määräaikaiset sopimukset automaattisella jatkolla
Tätä sopimuskausityyppiä on kahta versiota: määräaikaisen kauden jälkeen sopimus jatkuu uuden sovitun määräaikaisen jatkokauden tai se jatkuu määräaikaisen kauden jälkeen tois- taiseksi voimassa olevalla jatkokaudella.
8.2.3.1. Määräaikainen sopimus automaattisella määräaikaisella jatkokaudella
Sopimuksia voidaan sopia myös määräaikaisina ja automaattisilla jatkokausilla. Silloin ne ovat voimassa esimerkiksi tietyn kiinteän sopimuskauden loppuun. Tämä voidaan sopi- muksessa ilmaista ”sopimus on voimassa kalenterivuoden kerrallaan” tai ”sopimus on voi- massa 31.12.2027 asti ja jatkuu sen jälkeen kalenterivuoden kerrallaan”. Sopimukset siis jat- kuvat ensimmäisen sovitun määräaikaisen kauden jälkeen automaattisesti. Jatkuminen pe- rustuu sopijapuolten passiivisuuteen. Jos kumpikaan osapuoli ei ole irtisanonut sopi- musta siinä määräajassa ja aikaikkunassa mitä sopimuksessa on sovittu, se jatkuu auto- maattisesti sovituin ehdoin uudelle määräaikaiselle kaudelle edellisen perään.
Tämän sopimustyypin irtisanomisesta on usein sovittu tietyn irtisanomisajan ja sitä edeltä- vän reagointiajan puitteissa. Tyypillisiä lausekkeita on ”sopimus on voimassa kalenterivuoden kerrallaan, ellei toinen sopijapuoli irtisano sitä viimeistään kolme kuukautta ennen sopimus- kauden päättymistä”. Tämä ehto edellyttää, että edellä mainitun esimerkin mukainen sopi- mus tulee irtisanoa viimeistään 29.09., mikä on viimeinen päivä ennen kuin tuo kolmen kuu- kauden irtisanomisehdon aika alkaa. Jos irtisanomista ei tehdä ko. päivään mennessä, ollaan 30.09–31.12. ollaan jo myöhässä ja sopimus on käytännössä jatkumassa seuraavan kalenteri- vuoden viimeiseen päivään asti.
Aikaikkuna päättyy tässä esimerkissä 29.09., ja toki sisäinen harkinta sopimuksen päättämi- sestä on hyvä ajoittaa jo edellisen kevään kuukausiin, jotta voidaan käynnistää uusi kilpailutus ja saada uusi sopimus alkamaan vuoden alusta.
Tämä sopimuskausityyppi on tavallinen henkilötyövoimaan tukeutuvassa palvelussa. Esimer- kiksi siivouspalvelua toimittava yritys haluaa tietää jo syyskuussa, jatkuuko palvelusopimus myös seuraavalle vuodelle, jotta se voi mukauttaa henkilöstömääräänsä tilaustarpeeseen so- pivaksi seuraavalle vuodelle.
8.2.3.2. Määräaikainen sopimus toistaiseksi voimassa olevalla jatkokaudella
Sopijapuolet voivat sopia, että sopimus on voimassa määräajan, ja mikäli ne ovat tyyty- väisiä sopimukseen, sopimus jatkuu samoin ehdoin toistaiseksi voimassa olevana. Sopi- mus on siis määräaikaisen kauden jälkeen irtisanottavissa sopimuksessa sovituin irtisa- nomisehdoin, mutta ensimmäinen määräaikainen alkukausi on kiinteä ehdoiltaan. Sopi- muksessa tämä on voitu ilmaista näin: ”Sopimus on voimassa määräajan 31.7.2027 asti ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana kuuden kuukauden irtisanomisajalla”.
8.2.3.3. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus, jonka ensimmäinen irtisanomishetki on määrätty tulevaisuuteen
Samaa tarkoittava kiinteän kauden sopimus ja jatko toistaiseksi voimassa olevin ehdoin on voitu muotoilla sopimukseen myös näin ”Sopimus on voimassa toistaiseksi ja sen ensimmäinen irtisanomishetki on 1.10.2027. Tällöin toimittaja voi irtisanoa sopimuksen kuuden
kuukauden irtisanomisajalla ja hyvinvointialue 12 kuukauden irtisanomisajalla”. Huomioithan, että sopimusten irtisanomisajat eivät aina ole symmetriset, vaan osapuolilla voi olla eripituinen irtisanomisaika. Tätä sopimuksen elinkaaren tyyppiä käytetään tavallisesti tilanteissa, joissa jompikumpi osapuoli investoi yhteiseen sopimushankkeeseen ja haluaa turvata kiinteän kauden investoinnin taloudellisesta näkökulmasta.
Näiden sopimustyyppien päättymisen aikaikkunoita saadaan sopimushallintajärjestelmästä ennustavien raporttien ja oikea-aikaisten sopimusherätteiden avulla. Sopijapuolet voivat myös keskustella ennen irtisanomishetkeä toisen sopijapuolen tahtotilasta sopimuksen jatka- miselle. Aina tällaista intressiä keskusteluun ei haluta nostaa esiin tai herätellä. Siksi oman sopimushallinnan tulee reagoida ja ennustaa irtautumishetkiä tarvittavilla etukäteisillä riittä- villä varoajoilla.
Tämä sopimustyyppi eroaa optiokausista siinä, että sen jatkuminen perustuu passiivisuuteen ja oletettuun tyytyväisyyteen sopimustilassa. Option (sisällöllisen option tai jatkokausioption) aktivointi edellyttää aina aktiivista tahdonilmaisua toiselle sopijapuolelle tai optiokauden akti- voinnista sovittua menettelyä. Jos sitä ei tehdä ja optiokautta aktivoida, sopimus päättyy en- simmäisen sovitun määräaikaisen kauden päättymiseen.
8.2.4. Toistaiseksi voimassa olevat sopimukset
Toistaiseksi voimassa oleva sopimus on voimassa, kunnes jompikumpi sopimusosapuoli päättää irtisanoa sopimuksen ja ilmoittaa siitä toiselle sopimusosapuolelle (irtisanomisilmoi- tus). Irtisanomisen muodosta on usein sovittu, että se tulee tehdä kirjallisesti. Sopimus on voimassa irtisanomisajan loppuun asti.
Irtisanomisaika on voitu sopia vapaasti minkä pituiseksi vain. Jos sopimus on voimassa tois- taiseksi, eikä varsinaisessa sopimuksessa ole kirjattu irtisanomisaikaa, irtisanomisajan voi tarkistaa sopimuksen liitteenä olevista yleisistä sopimusehdoista.
Irtisanomisaika on voitu sopia molemmille sopijapuolille saman pituiseksi, tai esimerkiksi si- ten, että toimittajalla on pidempi irtisanomisaika ja asiakkaalla lyhyempi. Irtisanomisaikojen pituudet ovat sopimusvapauteen kuuluvia asioita, ellei pakottava lainsäädäntö säädä niiden osalta toisin. Esimerkiksi huoneenvuokralaissa, työsopimuslaissa ja työ- ja virkaehtosopimuk- sissa voi olla pakottavia säännöksiä irtisanomisajoista.
Toistaiseksi voimassa olevasta sopimuksesta voi siten irtautua joustavasti. Sopimusta laatiessa kannattaa varmistua, että toisen sopijapuolen irtisanomisaika ei ole liian lyhyt, jotta oma orga- nisaatio ehtii kilpailuttaa tai hankkia korvaavan tuotteen tai palvelun, jos toinen sopijapuoli päättää irtisanoa sopimuksen. Toimittajan irtisanoessa sopimuksen, voidaan joutua sopimuk- settomaan tilanteeseen, jos ei ole olemassa heti korvaavaa sopimusta tilalle.
Irtisanomistilanteissa sopimus ei pääty välittömästi, vaan vasta sovitun irtisanomisajan kulut- tua loppuun.
Sopimusrikkomustilanteissa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen voi myös purkaa välit- tömin vaikutuksin, kuten minkä tahansa sopimuksen. Irtisanomista ei tarvitse perustella, mutta purkutilanteessa on oltava sopimuksen mukainen tai muu painava sopimuksen purku- peruste. Sopimuksen purkuperusteet luetellaan usein sopimuksen liitteenä olevissa yleisissä ehdoissa.
Hankintasopimuksen voi hankintalain 137 §:n mukaan irtisanoa myös laissa luetelluissa eri- tyistilanteissa. Näissä tilanteissa hankintayksikkö voi irtisanoa hankintasopimuksen päätty- mään välittömästi.
8.2.5. Kertasopimukset
Kertasopimukset ovat yleinen sopimustyyppi. Ne tapahtuvat yleensä lyhyen ajan sisällä, ei- vätkä aiheuta pitkäkestoista ja sopimuskauden seurantaa aiheuttavaa sopimuskautta sopija- puolten välille.
Tyypillisiä kertasopimuksia ovat muun muassa irtaimen kauppa, osakekauppa, kiinteistön kauppa, kertapalvelusuoritus tai muu kertasopimus.
Irtaimen kaupassa pyydetään tarjous tuotteesta tai kertapalvelusta, saadaan tarjous ja tila- taan se. Tässä vaiheessa voidaan tehdä myös kauppasopimus tai sopimus kertapalvelusta. Kun tilattu tavara saapuu tai palvelu tehdään, maksetaan siitä johtuva lasku. Näin omistusoi- keus on siirtynyt kertasopimuksessa tai tehty palvelu on hyväksytty. Sopimus ei jatku enää tämän jälkeen.
Kertasopimus voi olla suuruudeltaan pieni. Se saattaa jäädä kansallisen kynnysarvon alitta- vaksi hankinnaksi, ja sopimus hoidetaan vain tarjous-tilaus-mallilla. Sopimus ja sen tiedostot hallinnoidaan sopimushallinnassa kuten muutkin elinkaareltaan pidempiaikaiset sopimustyy- pit. Kertasopimus voi myös olla tärkeä ja taloudelliselta arvoltaan suuri, erimerkiksi kiinteistön kauppakirja tai kalliin laitteen tai koneen hankintasopimus.
Kertasopimuksiin saattaa liittyä varsinaisen toimituksen tai työsuoritteen jälkeen ilmeneviä velvoitteita, vaikka sopimus itse olisikin jo päättynyt. Työllä voi olla sovittuna takuu tai laittee- seen liittyy takuuaika. Maksusuoritteen tai työn laadun turvaamiseksi on voitu antaa vakuus, joka tulee vapauttaa, kun työ on suoritettu tai lasku maksettu. Sopimusta saatetaan tarvita myöhemmin takuuehdon vuoksi tai jos (pien)hankinnassa huomataan myöhemmin reklamoi- tavaa. Sopimuksen olemassaolo voi olla tärkeä asiakirja, jos myöhemmin tulee tarvetta sa- mankaltaiselle hankinnalle tai palvelulle.
8.3. Sopimusten jatkaminen optiokaudella
Optioilla tarkoitetaan sellaisia hankintasopimuksen ehtoja, jotka mahdollistavat esimerkiksi lisätilausten tekemisen tai hankintasopimuksen jatkamisen ylimääräisillä optiokausilla.
Option avulla hankintayksikkö voi tehdä hankinnan suoraan aiemmalta sopimuskumppanil- taan ilman uutta kilpailutusta. Option käyttö perustuu aina edeltävään kilpailutukseen.
Optiot antavat hankintayksikölle liikkumavaraa hankinnan toteuttamisessa. Optioiden käyt- töönotto on pääsääntöisesti vapaaehtoista, jolloin optioehdoilla hankintayksikkö voi etukä- teen varautua esimerkiksi tulevaisuudessa ilmeneviin lisähankintatarpeisiin. Ilman optioita li- sähankintoja tai täydennyksiä hankintasopimukseen on vaikeampi tehdä.
Toisaalta optioita voidaan käyttää myös kannustimina laadukkaiden hankintojen toteuttami- seen. Mahdolliset optiokaudet ovat kannustin toimittajalle toteuttaa hankinta mallikkaasti so- pimuskauden aikana. Jos sopimussuhteessa ollaan tyytyväisiä sen laatuun ja yhteistyöhön, voi olla kannattavaa jatkaa sopimuskautta jo sovitulla optiokaudella. Päätös optiokauden ak- tivoimisesta edellyttää myös erillistä sisäistä päätöstä ja aktiivista ilmoitusta sopimuskump- panille. Optiokausi ei jatku passiiviteetilla ja automaattisesti.
Optioiden käytössä tulee huomioida hankintalain säädökset ja määräajat. Optiot voivat perustua kahteen eri hankintalain kohtaan: Hankintalain 41 §:n 2 mom. (suorahankinta lisätilauksissa), jolloin optio tulee ottaa käyttöön 3 vuoden aikana sopimuksen tekemisestä. Toinen option käyttämistä koskeva hankintalain kohta on 136 §:n 2 mom. 1 kohta (sopi- musmuutos).
Tarjouspyynnössä on suositeltavaa selkeästi määritellä optioehdon toteutuminen sopimus- suhteessa, jotta vältetään option käyttöön liittyvät ongelmalliset tulkintatilanteet. Tarjous- pyynnössä on hyvä ilmoittaa siitä, miten optioista päätetään. Yleisenä käytäntönä on ilmoit- taa, milloin hankintayksikkö tekee päätöksen option käyttämisestä tai käyttämättä jättämi- sestä sekä tarvitaanko option käyttämiseen molempien osapuolten hyväksyntä vai päättääkö käytöstä yksin hankintayksikkö. Molemminpuolisen hyväksynnän vahvuutena on se, että toi- mittajan tarvitsee sitoutua vain perussopimuskauteen, mikä vähentää toimittajan riskejä han- kinnan toteutuksessa.
9. Sopimuksen päättyminen ja päättäminen
Sillä toimielimellä tai taholla, jolla on oikeus päättää sopimuksen solmimisesta, on myös oikeus tehdä päätös sopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta.
9.1. Määräajan kuluminen
Määräaikainen sopimus päättyy sovitun määräajan päättyessä. Jos tuo määräaika on lähellä, ei ole tarvetta erityisiin sopimuksen päättämistoimiin.
Mikäli sopimus on sellaista elinkaaren tyyppiä, että se jatkuisi uudelle jatkokaudelle automaat- tisesti, on tärkeää tuntea ja seurata irtautumisajankohtien aikaikkunoita.
Muutoin määräaikainen sopimus jatkuu määräajan loppuun tai kunnes se irtisanomalla kat- kaistaan jatkumatta jatkokaudelle. Jos määräaikaisen sopimuksen haluaa päättää ennenai- kaisesti, on oltava olemassa purkuperuste tai osapuolilla tulee olla yhteisymmärrys, että so- pimuksen päättämisestä sovitaan sopimuksella.
9.2. Irtisanominen
Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa sovittujen irtisanomisehtojen ja -kau- den mukaisesti, milloin vain sopimuskauden aikana. Irtisanominen tulee aina toimittaa toiselle sopijapuolelle kirjallisesti. Irtisanominen voi olla myös toimitettu esimerkiksi yhteisessä ta- paamisessa. Silloin irtisanominen kannattaa kirjata kokouspöytäkirjaan tai myöhemmin vah- vistaa vielä toiselle osapuolelle kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla tai kirjeellä. Irtisanomista ei tarvitse perustella, vaan se on vain ilmoitus, että sopimus halutaan päättää.
Sopimus ei pääty irtisanomishetkeen vaan se jatkuu irtisanomisajan päättymiseen asti. Tä- män vuoksi irtisanominen kannattaa tehdä sopimuksen mukaan ja aina kirjallisesti, jotta ei ole epäselvyyttä, mistä päivästä lähtien irtisanomisaika alkaa kulua, milloin se on kulunut ja milloin sopimus lopulta päättynyt.
Irtisanomisilmoitus kannattaa osoittaa sopimuksessa tai sen päivitetyissä yhteyshenkilöliit- teessä ilmoitetulle kaupalliselle yhteyshenkilölle. Jos tämä henkilö ei ole tiedossa, se kannattaa osoittaa palveluntarjoajan johtaja- tai päällikkötasoiselle sopimusvastaavalle taikka toimitus- johtajalle.
Irtisanomisajan aikana sopijapuolilla on sopimuksen mukaiset velvollisuudet. Heidän on toi- mitettava palvelua ja tilatut tavarat sopimuksen mukaisesti ja maksettava niistä johtuvat las- kut. Irtisanomisella saatetaan haluta katkaista myös itse työn tekeminen, jos esimerkiksi so- pimus perustuu suunnitteluun tai muuhun työsuoritukseen tai toimituksiin, jotka voidaan ja halutaan keskeyttää. Tämän vuoksi sopimuksissa usein todetaan, että toimittaja saa laskuttaa irtisanomisilmoituksen saamiseen asti toteutuneet työsuoritukset ja palvelut.
Tämän vuoksikin irtisanominen tulee toimittaa kirjallisesti ja varmistua että toinen sopimus- osapuoli on saanut sen tietoonsa.
Sopimusjärjestelmään kirjataan irtisanomisen myötä tieto, että sopimus on irtisanottu. Päät- tymispäiväksi asetetaan se päivä, kun irtisanomisaika on kulunut loppuun. Vasta sen jälkeen sopimus voidaan asettaa päättynyt -tilaan. Sopimusvelvoite on voimassa irtisanomisajan päättymispäivään asti, eikä se lakkaa tai pääty vielä irtisanomisilmoituksen lähettämispäivä- määrällä.
9.3. Purkaminen
Sopimus voidaan päättää välittömin oikeusvaikutuksen päättymään heti. Sopimuksessa tai sen yleisissä sopimusehdoissa sovitaan, missä tilanteissa sopimus voidaan purkaa.
Sopimusta solmiessaan kannattaa aina tarkastella sisäisesti ja osana riskienhallintaa myös epätoivottavia tilanteita ja käytössä olevia sopimusehtoja, joiden avulla sopimuksesta voi tar- vittaessa irtautua ennenaikaisesti.
Käytetyt yleiset sopimusehdot ja niiden kohdat sopimuksen purkamisesta on syytä tuntea. Sopimustasolla voi aina sopia niitä laajentavasti tai tiukentavasti, jos asia ja riskienhallinnan arvio sopimusta laadittaessa niin vaatii. Sopimuksen purku on harvinainen ja poikkeukselli- nen toimi. Sen perusteet, annetut korjauspyyntökehotukset, sopimuksenaikaiset reklamaa- tiot ja muut kirjallinen dokumentaatio on syytä laatia ja säilyttää huolellisesti, jos toinen osa- puoli riitauttaa sopimuksen purkuasian myöhemmin.
Sopimuksen purkamista edeltävät yleensä sopimuksessa sovitut etukäteistoimenpiteet, jotka sopimusosapuolen on täytettävä ennen purkumahdollisuutta. Tavallisimmin näitä ovat kirjal- lisen huomautuksen teko ja tietyn määräajan odottaminen, jotta toisella sopijapuolella on mahdollisuus korjata tai korvata sopimusrikkomuksensa.
Purkamisehdot voidaan kiteyttää seuraaviin tilanteisiin:
❖ sopijapuoli ei toteuta sopimuksen mukaista velvoitettaan
❖ sopijapuoli ei toimita tai palvele huomautuksen jälkeen
❖ sopijapuoli ei maksa sopimuksen mukaista korvausta
❖ sopimuksen toteutuksessa tai moitittavuudessa on muu erittäin painava syy.
Sopimuksen purkaminen tulee tehdä kirjallisesti. Purkaminen päättää sopimuksen välittö- mästi, ilman irtisanomisaikaa. Purkutilanteissa on silti suoritettava omat sopimusvelvoitteet purkuhetkeen asti. Näitä ovat riidattomat maksut, tavaroiden, työvälineiden ja avainten pa- lautus, sekä muut toimet, jotka ovat kuuluneet sopimuksenaikaiseen yhteistyöhön ja sen päät- tämiseen.
9.4. Päättymisestä sopiminen
Sopimus ei aina ole osapuolia tyydyttävä. Olosuhteet ovat saattaneet muuttua ratkaisevasti sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tällöin sopimusta ei voida muuttuneiden olosuhteiden vuoksi enää toteuttaa sopimuskauden loppuun tai jommallakummalla sopijapuolella on pe- rusteet ryhtyä sopimuksen purkamistoimiin. Sopimusvapauden puitteissa sopijapuolet voivat sopia sopimuksen ennenaikaisesta päättämisestä ja päättymisestä.
Sopimuksen päättämissopimus pitää tehdä kirjallisesti, ja sen allekirjoittavat ne henkilöt or- ganisaatioissa, joilla on oikeus neuvotella ja allekirjoittaa kyseisessä tilanteessa uudesta so- pimuksesta. Päättämissopimuksessa saatetaan samalla sopia myös ennenaikaiseen päätty- miseen liittyvistä korvauksista, eli vahingonkorvauksesta, kulujen korvaamisesta tai sopimus- sakosta. Sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä voi aiheutua kuluja, muun muassa. ka- teostoja, hallinnollisia kuluja tai juristien palkkioita.
9.5. Sopimuksen päättyminen markkinaoikeusprosessin vuoksi
Julkisten hankintojen osalta hankintalaissa on erityislainsäädäntöä, jonka perusteella mark- kinaoikeus valituksen johdosta tietyissä tilanteissa voi määrätä sopimuksen tehottomaksi tai lyhentää sopimuskautta. Tällöin tuomioistuimen päätöstä tulee noudattaa mahdollisesta jat- kovalituksesta huolimatta.
Myös kilpailu- ja kuluttajavirasto voi kieltää päätöksellään hankintayksikköä panemasta han- kintapäätöstä täytäntöön kokonaan tai osittain, jos se katsoo hankintayksikön tehneen suo- rahankinnan ilman tässä laissa säädettyä perustetta. Kieltoa ei voida määrätä, jos asiassa on jo tehty hankintasopimus.
9.6. Sopimuksen päättyminen toisesta sopijapuolesta johtuvista syistä
Sopimushallinta on myös sopimuskumppaneiden hallintaa. Sopimuksen toteuttaminen ja to- teutuminen edellyttää, että kumpikin sopijapuoli on oikeustoimikelpoinen, eli olemassa juri- disesti ja toiminnallisesti kykenevä täyttämään sopimusvelvoitteensa.
Sopimussuhteet voivat olla pitkäaikaisia, ja toimittaja-arviointi ja vaatimusmäärittelyjen kritee- ristö eivät välttämättä vielä hankintavaiheessa tuo ilmi kaikkia riskejä, joita valittava sopimus- osapuoli omalle organisaatiolle myöhemmin tuottaa. Näitä saattaa tulla myöhemmin esiin so- pimuskauden aikana ja niihin on voitava reagoida oikealla tavalla sopimushallinnassa.
9.6.1. Toimittajan hylkääminen uudessa kilpailutuksessa
Dokumentoidut reklamaatiot voivat olla peruste hylätä toimittaja uudessa hankintakilpailutuk- sessa. Hankintalain 81 §:n harkinnanvaraiset poissulkemisehtojen mukaan toimittaja, jonka suorituksissa aikaisemmissa hankintasopimuksissa tai käyttöoikeussopimuksissa on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita jonkin keskeisen vaatimuksen toteuttamisessa, voidaan poissulkea seuraavassa kilpailutuksessa. Lisäedellytyksenä on, että puutteet ovat johtaneet kyseisen aikaisemman sopimuksen ennenaikaiseen irtisanomiseen, purkamiseen, vahingon- korvauksiin tai muihin vastaaviin sanktioihin.
Edellä mainittu tilanne ei varsinaisesti aina päätä sopimusta, mutta se luo mahdollisuuden poissulkea tarjoaja pois tarjouskilpailusta uudessa hankintakilpailutusvaiheessa.
9.6.2. Yrityssaneeraus, yksityishenkilön velkasaneeraus
Yrityksen asettaminen yrityssaneeraukseen tai yksityishenkilön velkasaneeraus eivät kat- kaise sopimuksia. Yrityssaneeraus ei vaikuta saneerausvelallisen solmimiin sopimuksiin suo- raan lain nojalla. Saneerauksen tarkoituksena on liiketoimintakelpoisen yrityksen toiminnan tervehdyttäminen.
Yrityssaneeraus on menettely, jolla isonkin velkataakan omaavan yrityksen vaikea tilanne voi- daan rauhoittaa. Yrityssaneerausmenettely voi pelastaa elinkelpoisen ja pohjimmiltaan kan- nattava yrityksen, jolloin uhkaava konkurssi voidaan välttää.
Huomionarvoista on tiedostaa että, jos hyvinvointialue on vuokranantajan asemassa, sanee- rausmenettely antaa oikeuden irtisanoa vuokrasopimuksen. Sopimus voidaan irtisanoa päät- tymään kahden kuukauden irtisanomisajalla, sopimuksen kestoa tai irtisanomista koskevien ehtojen estämättä. Menettelyä voi käyttää myös määräaikaisissa sopimuksissa, joissa irtisa- nominen ei lähtökohtaisesti ole mahdollista.
Joskus sopijapuolen mahdolliseen yrityssaneeraukseen, akordiin, velkajärjestelyyn ja velka- saneerausohjelman vahvistamiseen on pyritty varautumaan jo etukäteen siten, että sopija- puolten väliseen sopimukseen on kirjattu oikeus purkaa sopimus näissä tilanteissa. Näistä on voitu mainita myös sopimuksen liitteenä olevissa yleisissä sopimusehdoissa. Sopimusta solmittaessa tulee aina huomioida lainsäädäntö ja sopimuskohtaiset kirjaukset sekä käytet- tyjen sopimusehtojen mahdollistama menettely. Tällöin on välttämätöntä tehdä tapauskoh- tainen riskiarvio näiden tilanteiden tullessa esiin sopimussuhteessa.
9.6.3. Selvitystila
Selvitystila on konkurssia kevyempi menettely. Menettely aloitetaan yhtiökokouksen päätök- sellä rekisteriviranomaisen määräyksellä tai tuomioistuimen päätöksellä. Selvitystilassa yh- tiön varallisuus selvitetään ja velat maksetaan. Tarvittaessa kiinteää tai irtainta omaisuutta realisoidaan rahaksi, jotta kaikki velkojat saadaan tyydytettyä. Selvitystila päättyy joko toimin- nan jatkamiseen, konkurssiin tai yhtiön purkamiseen.
Sopimussuhteiden kannalta selvitystilassa olennaisimpia ovat pitkät sopimusvastuut. Osa so- pimuksista voi päättyä selvitystilan kuluessa. Kuitenkin toistaiseksi voimassa olevat ja muu- toin irtisanomisenvaraiset sopimukset voidaan irtisanoa päättymään ennen selvitystilan kuu- lutusten määräpäivää.
Voimassa olevat määräaikaiset sopimukset, joiden voimassaolo ulottuu moniksi vuosiksi eteenpäin, ovat ongelmallisempia. Niistä ei voi irtautua ilman toisen osapuolen suostumusta. Selvitysmenettelyn kuluessa selvitysmiehen tulee irtisanoa yhtiön sopimukset. Määräaikai- siksi solmitut sopimukset tulevat kuitenkin päättymään selvitystilassa olevan sopimuskump- panin kanssa, jos selvitys johtaa yhtiön lopettamiseen.
9.6.4. Konkurssi
Konkurssi lakkauttaa oikeushenkilön. Konkurssiin asetettu sopimusosapuoli saattaa olla toi- mittaja, asiakas tai muu sopimusyhteistyökumppani. Sopimusosapuolen konkurssi lakkaut- taa sopimuksen konkurssiin asettamispäivänä.
Toisen sopijapuolen konkurssi tulee harvoin täytenä yllätyksenä. Sitä edeltävät usein rekis- teröidyt maksuhäiriöt, muutokset hallituksen jäsenissä – esimerkiksi hallituksessa ei ole tar- peellinen määrä jäseniä – yrityssaneerausmenettely tai muut toimintaan liittyvät hälyttävät merkit. Tämän vuoksi sopimuskumppanien tulisi olla jatkuvassa valvonnassa riskienhallinnan ja sopimushallinnan vastuuhenkilöillä.
Jos konkurssiin mennyt sopijapuoli on ollut esimerkiksi vuokralainen konkurssin myötä sopi- mussuhteen lakkaamiseen, sovelletaan normaaleja sopimuksen päättymismenettelyjä. Todet- takoon, että tällöin asiointi tapahtuu konkurssipesän hoitajan kanssa, sillä konkurssiin men- neellä yhtiöllä ei ole enää henkilökuntaa töissä. Konkurssipesän hoitaja saattaa palkata henki- lökunnasta työntekijöitä hoitamaan konkurssin aikaista hallintoa, jolloin asiointi voi tapahtua konkurssipesän hoitajan ohjeistamana heidän kanssaan.
9.7. Lakkaaminen
Sopimus voi päättyä monesta eri syystä. Sopimus voi lakata sopimusehtojen mukaisesti (määräaikainen sopimus päättyy), toisen sopimusosapuolen tahdonimaisusta sen päättä- miseksi (irtisanominen, purku) tai sopimusosapuolista johtuvista syistä (konkurssi). Sopimuk- sen ennenaikaisesta päättymisestä, kuten kaikista sopimusvapauteen kuluvista asioista, voi- daan myös sopia osapuolten kesken (sopimus sopimuksen päättämisestä).
Sopimusten päättymisten ennakoiminen tai niiden päättämisen harkinta ja näiden toimien ak- tiivinen seuranta ja suunnittelu ovat tärkeä osa sopimuksen toimeenpanon aikaista sopimus- hallintaa. Sopimuksen lakkaaminen ei saisi tulla yllätyksenä tai tieto sen tulevasta päättymi- sestä liian myöhään. Sopimushallintajärjestelmän ja sen hyödyntäminen on yksi tärkeä keino olemassa olevien mutta tulevaisuudessa päättyvien sopimusten elinkaaren ennakoimiseen.
Sopimustarpeen ja -harkinnan sekä kilpailutuksen ja sopimuksen valmisteluun pitää jäädä kaikille asiasta vastaaville tahoille riittävästi aikaa. Uuden sopimusharkinnan ja kilpailutuksen aloitus ja läpivienti vie eri hankintamenettelyjen ja kynnysarvojen vuoksi eripituisia aikoja.
Minimiaikana voidaan hankintalain mukaisessa kilpailutuksen valmistelussa ja läpiviennissä pitää kuutta kuukautta ennen kuin vanha ja kilpailutuksella uudistettava sopimus päättyy. Tietyissä laajemmissa tai suuruudeltaan arvokkaammissa kilpailutuksissa voidaan vaatia toi- menpiteiden aloitusta 1–1,5 vuotta aiemmin. Sopimusten substanssiosaajan pitää voida kaik- kina aikoina ennustaa päättymisraporttien tai -näkymien avulla oman vastuualueensa sopi- musten päättymishetki, jopa vuosia etukäteen.
Epätoivottavinta on, että organisaatio jää sopimuksettomaan tilaan määräaikaisen sopimuk- sen päätyttyä tai se joutuu tällaisessa pakkotilanteessa jatkamaan sopimusta itselleen epä- edullisilla ehdoilla tai kiireperusteesta johtuvalla suorahankinnalla.
Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten päättäminen on sopijapuolten harkinnan ja tah- donilmaisun varassa. Sopimus voidaan irtisanoa ja päättää sovitun irtisanomisajan puitteissa.
Sopimuksessa on voitu sopia myös kiinteästä sopimuskaudesta, jonka jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa irtisanomisajan kuluessa. Nämä ovat tyypillisiä sopi- mushankkeissa, joissa investoidaan yhteisesti palveluun tai sen tuottamiseen. Sopimus on voitu muotoilla myös niin, että sopimus on voimassa toistaiseksi ja sen ensimmäinen irtisa- nomishetki on esimerkiksi päivämäärä kahden vuoden kuluttua sopimuksen aloituksesta. Tämä kuvastaa samanlaista elinkaaren muotoa kuin määräaikainen toistaiseksi voimassa ole- valla jatkokaudella.
Sopimus voi lakata, kun tuotettu projekti, palvelut tai muu tehtävä on suoritettu ja hyväksytty. Sopimus siis päättyy, kun työ on tehty. Tämä on tyypillinen päättymislauseke projektisopi- muksissa tai esimerkiksi suunnittelupalvelusopimuksissa. Sopijapuolet tietävät ja tunnusta- vat, että sopimus päättyy, kun sovittu suoritus on tehty, mutta tarkkaa päivämäärää ei voida sopia tai määritellä sopimuksessa sen laadintahetkellä.
10. Sopimushallinnan analysointi ja kehittäminen
Sopimuskantaa pitää pystyä analysoimaan. Sopimushallintaa ja -tietoa käytetään jokapäiväi- sessä operatiivisessa toiminnassa kahdella tasolla:
1. Päivittäinen sopimusten käyttö: sopimustietojen ja -tiedostojen vienti ja ylläpito, tie- tojen haku, tietojen luku, tiedostojen katselu, reagointi muutostilanteisiin sekä tietojen ja uusien sopimustiedostojen päivittäminen ja reagointi järjestelmän antamiin herät- teisiin
2. Sopimustiedon analyysit: päättymässä olevien sopimusten ennustaminen, sopimus- vastuuhenkilöiden kertapäivitykset, yritys- tai sopimusjärjestelyihin valmistautuminen (esimerkiksi siirtyvien sote-sopimusten listaus), sopimusraportointi.
Tehokasta sopimusanalyysiä voi tehdä, kun koko tai lähes koko sopimuskanta on vietynä järjestelmään, tieto on laadukasta ja vertailukelpoista sekä ajan tasalla.
Tiedon laatukriteereinä voidaan pitää seuraavia asioita:
❖ Olennaiset metatiedot syötetty kattavasti ja pakotetun tiedon ohjaamina.
❖ Sopimustiedot viety samojen ohjeiden ja sovittujen käytäntöjen mukaan.
❖ Tietoja ylläpidetty muuttuneissa tilanteissa.
❖ Päättyneiden sopimusten status on ajan tasalla.
Sopimuskannan hallinta on nimenomaan ylläpidettävää hallintaa, ei passiivista sopimuksen laadintahetken tietojen mukaista rekisteriin kirjaamista ja muutoksissa vanhentuneen arkis- ton katselua.
Sopimusten ja sopimuskannan analyysiä ja jälkikäteistä arviointia tehdään myös käytännön tasolla kahdella tasolla: yksittäisten sopimusten näkökulmasta ja koko sopimuskantaa analy- soimalla.
1. Yksittäisen sopimuksen näkökulma. Kun sopimus on päättynyt, voidaan arvioida sen hyödyllisyys, kustannustaso, hankittujen tavaroiden ja palvelujen laadukkuus, toi- mittajan toiminta ja yhteistyö, sopimusreklamaatioiden tilanne sekä loppukäyttäjien kokemukset sopimuksen kohteena olevasta tuotteesta ja palvelusta sekä toimittajan toiminnasta.
2. Sopimuskannan tilannekuva. Kullakin sopimuksia käyttävällä toimijalla tulee olla kä- sillä oman sopimuskantansa tilannekuva. Tilannekuva tarkoittaa tietoperusteista, yh- teistä käsitystä omasta tuotannosta ja sopimuskannasta päätöksentekoa varten. Tilan- nekuva on osa johtamisen työkaluja. Tilannekuvan ylläpitovastuu on organisaation palvelutuotannon toiminnan johdolla, eikä esimerkiksi hankintatoimessa. Sopimushal- linnan tilannekuvasta voidaan raportoida samoin kuin sisäisessä valvonnassa tai muulla organisaatiokohtaisesti sovitulla tavalla.
3. Sopimuskannan analysointi. Sopimuskantaa voidaan arvioida metatietoja yhdistele- mällä ja saada arvokasta tietoa analysoimalla tällä tavalla saatua kokonaistietoa. Tie- don avulla voidaan kehittää analyysin kohteena olevaa toimintaa ja suunnitella tulevaa. Voidaan tehdä myös ristiin tarkistuksia esimerkiksi hankintajärjestelmään tai ostores- kontraan. Näin selviää, mistä hankintaan tuotteita ja palveluja tai minkälaisia ostolas- kuja maksetaan eri tahoille. Tätä tietoa voidaan verrata sopimushallintajärjestelmän toimittaja- ja sopimustietoihin ja arvioida, ovatko kaikki aktiiviset sopimukset vietynä järjestelmään tai onko niistä edes olemassa kirjallisia sopimuksia. Näin voidaan myös seurata ja vaatia alennuksia, toteuttaa ostovelvoitteita ja muita sovittuja sitovia osto- ehtoja.
10.1. Jälkivaikutukset
Sopimuskauden päättymiseen tulee valmistautua jo sopimusehtojen suunnitteluvaiheessa. Sopimusehtoihin tulee ottaa soveltuvin osin ehtoja, jotka varmistavat toiminnan edellytykset sopimuksen päättymisestä huolimatta.
Sopimuksen päättymisen jälkivaikutuksissa on otettava huomioon sopimuskumppanille ase- tetun avustamisvelvollisuuden laajuus, aikataulu ja se, millaiset suoritukset kuuluvat sopimus- velvoitteisiin ja mitä suorituksia voidaan korvata erikseen.
Sopimuksen päättymisellä voi olla jälkivaikutuksia, jotka tulee hoitaa: Sopimukseen tai sen osaan liittyvä salassapitovelvollisuus voi jatkua myös itse sopimuskauden päättymisen jäl- keen. Sopimukseen voi sisältyä ehtoja myös toisen osapuolen dokumentaation tuhoamisesta tai palauttamisesta ja liike- ja ammattisalaisuuksien käsittelystä. Tässä yhteydessä tulee ottaa huomioon myös tietoturva- ja tietosuojanäkökulmat.
Sopimukseen liittyvään palveluun käytettävien esineiden ja tavaroiden, kuten avaimien, kul- kukorttien tai työvälineiden palautuksesta on myös voitu sopia. Sopimuksen toteuttamisen kannalta olennaisten sopimustietojen kerääminen ja siirto kuuluu sopimuksen jälkivaikutuk- siin (sisältö, aikataulu ja tapa), ja tiedon siirtäminen eteenpäin uudelle sopimuskumppanille.
Myös pääsy ja etäyhteydet hyvinvointialueen tietojärjestelmiin pitää purkaa, mikäli sopimuk- sen luonteeseen on kuulunut tietoteknisiä pääsyoikeuksia tai tunnuksia.
Sopimukseen on voinut sisältyä sekä annettuja että saatuja vakuuksia, takaussopimuksia, konsernivakuuksia tai muita vakuuselementtejä. Ne tulee vapauttaa vakuudessa sovittujen ehtojen mukaisesti.
Sopimukseen voi siis sisältyä sopimuksenaikaisia tai projektiin liittyviä vakuuksia. Näitä ovat mm. vuokravakuus, projektinaikaisen toiminnan turvaamisvakuus tai pankkitakaus maksu- suoritteiden turvaamiseksi. Myös sopimuksen päättymisajankohdan jälkeiseen aikaan voi kohdistua vakuuksia, esimerkiksi rakentamisurakoissa tai muissa hankkeissa, joissa halutaan varmistua ja varmistaa sopimuksenmukaisten takuutöiden tai muiden jälkivelvoitteiden to- teutuminen.
Näiden elinkaari ja voimassaolo eivät välttämättä noudata itse sopimuksen elinkaarta ja päät- tymistä, vaan niiden kaudesta ja päättymisestä on sovittu sopimukseen liittyvissä vakuuksissa ja niiden tarkemmissa ehdoissa. Vakuus vapautetaan, kun kaikki sopimuksen jälkeiseen aikaan kohdistuvat velvoitteet on suoritettu loppuun, esimerkiksi vuokrattu liikehuoneisto ei sisällä vuokrarästejä tai vuokravakuudesta kustannettavia korjauksia tai rakennusurakan jäl- kitarkastus on tehty ja rakennusliikkeen urakanmukaiset vastuut on korjattu ja suoritettu so- pimuksen mukaan.
Muut sopimuskohtaiset toimenpiteet ja velvoitteet osallistua sopimuksen siirtoon liittyviin teh- täviin kuuluvat sopimuksen päättämiseen liittyviin jälkitoimenpiteisiin.
Sopimuksen päättymisen jälkeen osapuolet voivat vielä käydä läpi yhteistyötä ja sen jälkivel- voitteita sekä todeta talous-, vakuus- ja palauttamisasioihin liittyvät käytännön jälkitoimet suo- ritetuiksi.
10.2. Sopimuksen jälkiarviointi ja kehittäminen
Sopimushallinta on jatkuva prosessi, jonka tarkoituksena on kehittää ja parantaa sopimus- prosesseja. Sopimushallinnassa kiinnitetään huomiota sellaiseen toimintaan tai toiminnan osiin, joita parantamalla sopimuksiin liittyviä riskejä voidaan hallita ja rajoittaa sekä tehostaa sopimuskokonaisuuden valvontaa.
Kun sopimusprosesseja kehitetään jatkuvasti, sopimuksista tulee entistä parempi työkalu toi- minnan ja talouden ohjaamisessa ja oikeusvarmuuden toteutumisessa.
Sopimussuhteen päätyttyä sopimuksen koko elinkaaren aikaiset vaiheet ja prosessit arvioi- daan ja arvioinnin perusteella kehitetään omaa sopimushallintaa.
Arvioinnissa huomioon otettavia asioita ovat ainakin:
❖ Miten sopimuksen osapuolet ovat toteuttaneet sopimusvelvoitteensa?
❖ Miten sopimuksen tavoitteet on saavutettu?
❖ Miten käyttäjät ja muut sidosryhmät arvioivat sopimuksen toteutuneet?
❖ Mitkä ovat olleet syynä mahdollisiin ongelmiin ja sopimuserimielisyyksin ja miten ne on saatu selvitetyksi?
❖ Mikä sopimussuhteessa oli onnistunut ja mitä olisi kannattanut tehdä toisin?
11. Sopimusriskien hallinta
11.1. Sopimus riskienhallinnan välineenä
Hyvin hoidettu ja ajantasainen sopimushallinta, laadukkaasti kilpailutetut ja laaditut sopimuk- set sekä noudatettavat sopimusprosessit ovat työkaluja sopimusriskien tehokkaassa hallin- nassa. Hyvin johdetun, valvotun ja toteutetun sopimushallinnan keinoin sopimus on yksi ris- kienhallinnan väline, jolla sopimukseen perustuvan toiminnan riskitasoja optimoidaan ja taa- taan taloudellinen toiminta ja toimivuus.
Kaikkia riskejä ei voi täydellisen kattavasti hallita, mutta sopimushallinnan kyvykkyys, hyvä sopimusosaaminen, ammattitaitoinen sopimuslaadinta ja jatkuvan seurannan kohteena oleva sopimushallinta tukevat tätä työtä.
Sopimusriskillä tarkoitetaan sopimukseen tai sopimussuhteeseen liittyviä kustannus- ja mai- neenmenetysriskejä tai toiminnallista riskiä hyvinvointialueen järjestämis- ja tuottamisvastuu- seen liittyen.
Sopimusriskejä ovat erityisesti
❖ sopimuskumppanin kyky suoriutua sopimusvelvoitteistaan sovitulla tavalla ja sovi- tussa ajassa
❖ tulkinnanvaraiset tai puutteelliset sopimusehdot
❖ sopimukseen epäselvästi kirjattu sopimuksen tarkoitus ja sisältö
❖ sopimuksen vastikkeen sopiminen epäselvästi
❖ vastuunjakoon liittyvät riskit
❖ sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat vahingot ja niiden korvaaminen
❖ epäonnistunut kilpailuttaminen
❖ organisaation sisällä tapahtuvasta tiedonkulun tai yhteistyön häiriöstä johtuvat epäsel- vyydet sopimuksen toteuttamisen eri vaiheissa
Sopimusriskejä on laadultaan monenlaisia ja niistä voi aiheutua ylimääräisiä kustannuksia tai aikataulun viivästyksiä hinnan, vahingonkorvauksen, tuomioistuinkäsittelyn, hukattujen hen- kilöresurssien tai muun syyn takia.
Kaikki sopimusriskit eivät johdu sopimuskumppaneista tai huonosta sopimuksesta. Monet työtehtäviin ja sisäiseen toimintaan liittyvät puutteet ja vastuiden noudattamatta jättäminen
aiheuttaa sopimusriskejä. Jos sisäistä tietoa ei hyödynnetä tai sopimuksen seurantaan ja valvontaan liittyviä tehtäviä laiminlyödään, voivat nämä aiheuttaa sopimusriskejä, jotka olisi voitu oikealla toiminnalla välttää.
11.2. Sopimusten riskiarvio
Sopimusriskit kohdistuvat sopimuksen elinkaaren eri vaiheisiin ja niiden etukäteinen arviointi on usein haastavaa. Sopimuksiin liittyy ainakin seuraavissa alaluvuissa esiteltyjä riskejä.
11.2.1. Taloudellinen riski
Sopimukseen liittyy aina taloudellinen riski, jonka suuruus on pyrittävä minimoimaan. Talou- dellinen riski tarkoittaa kannattavuuslaskelman mukaista toteutumaa koskevien uhkien mah- dollisuutta ja talousarvion toteutumista koskevia uhkia. Taloudellisen riskin arvioinnissa ote- taan huomioon nämä riskit, niiden toteutumisen todennäköisyys ja kannattavuuslaskelman ja talousarvion toteutumalle aiheutuvan muutoksen suuruus.
11.2.2. Olosuhteiden muuttuminen
Etenkin pitkäkestoisissa sopimussuhteissa on riski sopimukseen liittyvien olosuhteiden muut- tumisesta. Olosuhteiden muuttumiseen varaudutaan sopimuksen määräyksillä, mutta kaik- kiin olosuhteiden muutoksiin ei ole mahdollista varautua ennalta. Tällaisia riskejä ei ole vält- tämättä osattu tai kyetty ottamaan huomioon. Ne voivat johtua myös ulkopuolisista tekijöistä, esimerkiksi laajoista ja pitkäkestoisista häiriötilanteista, jotka uhkaavat sopimuksen kohteena olevien palveluiden tai prosessien toimintavarmuutta. Keskeiset olosuhteiden muutoksiin liit- tyvät riskit tulee tunnistaa ajoissa ja niihin varautua. Sopimuksessa voidaan määrittää esimer- kiksi toimintavarmuuden kehittämiseen liittyvästä yhteisestä riskien arvioinnista, varautumi- sen suunnittelusta sekä harjoittelusta.
11.2.3. Sopimusvastuuriski
Sopimuksessa on määritettävä osapuolten vastuu siinä tapauksessa, jos toinen osapuolista ei kykene suoriutumaan sille kuuluvista sopimuksen mukaisista velvoitteistaan sovitulla ta- valla tai aikataulun puitteissa. Liian ankara sopimusvastuu muodostaa hyvinvointialueelle, jo- ten sopimusvastuu on asetettava sopimuksen laatu ja luonne huomioiden oikealle tasolle.
Vastuunrajoitusehdot, force majeure -ehdot ja välillisten vahinkojen poissulkevat ehdot rajoit- tavat sopimusvastuuseen liittyviä riskejä. Sopimusta valmisteltaessa on tällaisen riskin ai- heuttavat olosuhteet ja skenaariot arvioitava ja pyrittävä sopimuksessa sulkemaan ne pois.
11.2.4. Sitovuusriski
Sopimus sitoo osapuolia vain, jos se on päätetty oikein ja sen sisältö on voimassa olevan lainsäädännön mukainen. Sopimuksen tulee olla myös osapuolten vapaan tahdon mukaisesti
laadittu. Sopimuksen valmistelussa on varmistuttava, että sopimuksen osapuolella on asian- mukainen edustusvalta eikä sopimus tai sen osa ole vastoin lakia.
11.2.5. Yhteensovittamis- ja yhteensopivuusriski
Sopimus voi muodostua useista erillisistä asiakirjoista, kuten pääsopimuksesta, osasopimuk- sista, sopimusehtoliitteistä ja tarjousasiakirjoista. Nämä liitteet on mainittava pääsopimuk- sessa ja kaikkien asiakirjojen tulkintajärjestyksestä on oltava sopimuksessa määräys. Jos liit- teitä ei ole mainittu tai tulkintajärjestyksestä ei ole otettu määräystä, on liiteasiakirjojen sito- vuus ja soveltamisjärjestys epäselvää. Tällaisen riskin realisoiduttua seuraamuksena voi olla esimerkiksi korvausvastuu tai sopimuksen sisällön tarkoituksesta poikkeava tulkinta.
11.2.6. Tulkintariski
Sopimus on muotoiltava selkeään ja yksiselitteiseen muotoon. Monitulkintaiset maininnat so- pimuksessa voivat aiheuttaa sopimusriitoja, jolloin sopimuksen sisältöä joudutaan tulkitse- maan usean tulkintavaihtoehdon välillä. Sopimuksia laadittaessa tulee lähtökohtaisesti aina käyttää omia sopimuspohjia. Tällöin on kuitenkin hyvä tiedostaa, että epäselvässä tulkintati- lanteessa keskenään ristiriitaisia tai epäselviä ehtoja tulkitaan laatijan vahingoksi.
Tällaisen riskin mahdollisena seurauksena voi olla sopimuksen velvoitteiden sopimuksen tar- koituksesta poikkeava täyttäminen.
Tulkintariskiä pienentävät perusteelliset, yhteisymmärrykseen ja luottamukseen pohjaavat sopimusneuvottelut ja neuvotteluista kirjatut neuvottelumuistiot, joiden lopputuloksena on syntynyt yhteinen näkemys ja tahtotila. Tämän tavoitteen täyttyessä on todennäköistä, että sopimuspuolet tulkitsevat mahdollisesti monitulkintaistakin ehtoa samalla tavalla.
11.2.7. Luotettavuus- ja maksukykyriski
Sopimusta valmisteltaessa on varmistettava sopimuskumppanin maksukyky ja kyky suoriu- tua sopimuksen mukaisista velvoitteista. Jos sopimuskumppanin talouteen ja ammattitaitoon liittyvistä seikoista ei saada varmuutta, on riskinä sopimuksen mukaisten tavoitteiden toteu- tumatta jääminen ja mahdolliset luottotappiot. Tällöin sopimuksen solmiminen kyseisen osa- puolen kanssa ei ole kannattavaa.
11.2.8. Suorituskustannusriski
Omien sopimusvelvoitteiden toteuttamisen taloudellisista kustannuksista täytyy olla riittävän kattava selvitys. Mikäli selvitys on vajaa, on riskinä, että sopimuksen täyttäminen osoittautuu myöhemmin realisoituvien kustannusten vuoksi ennakoitua kalliimmaksi, jolloin sopimus voi käydä taloudellisesti tappiolliseksi. Toteutuskustannusten arvioinnissa on otettava huomioon mahdolliset olosuhteiden muutokset, jotka voivat vaikuttaa sopimuksen täyttämiseen.
11.2.9. Neuvotteluriski
Neuvotteluvaiheessa osapuolet luovuttavat toisilleen arkaluonteisia, esimerkiksi yrityssalai- suuden piiriin kuuluvia, tietoja. Nämä tiedot jäävät neuvottelukumppanin tietoon, vaikka sopi- musta ei lopulta synny tai vaikka neuvottelukumppanilla ei olisi aikomustakaan solmia sopi- mussuhdetta. Tällaiseen tulee tietyissä tilanteissa varautua ja sopimusneuvotteluiden aikaisten salassapitosopimusten käyttöä tulee harkita.
11.2.10. Toiminnallinen riski
Seuraus tapahtumasta, joka aiheutuu riittämättömistä tai toimimattomista osapuolen sisäi- sistä prosesseista, järjestelmistä tai ihmisistä. Riskin realisoituminen voi johtaa toisen osa- puolen toiminnan keskeytymiseen tai toimintaan liittyvään vakavaan häiriöön sopimuskauden aikana. Sopimusta valmisteltaessa on arvioitava, onko tarkoituksenmukaista liittää sopimuk- seen vaatimukset osapuolen toiminnan jatkuvuudenhallinnan järjestelyistä, joilla tätä riskiä kyetään hallitsemaan. Lisäksi on määriteltävä, mikä on sopimuksen kohteena olevan toimin- nan suurin sallittu keskeytysaika ja arvioitava osapuolen kyky vastata aikamääreestä. On var- mistuttava myös toisen sopimusosapuolen vahinkovakuutuksen olemassaolosta, kattavuu- desta ja korvauksen laajuudesta suhteutettuna mahdollisiin riskeihin, joita toiminnassa saat- taa realisoitua.
11.3. Sopimuksen ongelmien seuranta
Oman sopimustoiminnan kehittämisessä kannattaa analysoida sopimustoimintaa säännölli- sesti, esimerkiksi vuosittain. Tällöin voi kerätä omalta vastuualueelta tehdyistä sopimuksista onnistumisia, jolloin voidaan todeta, että hyvällä sopimushallinnalla, seurannalla ja muulla sopimustoiminnalla on voitu välttää sopimusriskejä tai asia saatiin ratkaistua ennen kuin se kasvoi vakavammaksi ja suuremmaksi riskiksi.
Uusia kilpailutuksia ja sopimusneuvotteluja voi kehittää myös siten, että analysoidaan sopi- musneuvottelujen aikaisia sopimusehtoja: mihin käytettiin eniten aikaa ja neuvotteluasemaa ja toisaalta mitkä sopimukset samalla seurantajaksolla aiheuttivat eniten ongelmia. Onko neuvotteluissa käytetty aika osattu kohdistaa oikeisiin sopimuskohtiin suhteutettuna siihen, mistä sopimusten ongelmat ja epäselvyydet lopulta sopimuskauden aikana johtuivat. Tämä ohjaa myös kilpailutuksen ja sopimusvalmistelun, eli ns. pre-signing-prosessin aikaista sopi- musriskien kartoittamista ja keskittymistä tarjouspyynnöissä ja sopimusehdoissa ja sopimuk- sen laadinnassa niihin asioihin, jotka kokemuksen mukaan aiheuttavat tai saattavat aiheuttaa eniten sopimusriskejä ja ongelmia.
12. Talous, laskutus ja kustannussäästöt
12.1. Budjetointi
Voimassa olevaa sopimuskantaa analysoimalla voidaan saada ajantasainen tieto seuraavalle budjettikaudelle ulottuvista, voimassa olevista sopimuksista, jotka joko lisäävät menoja tai tuo- vat tuloja. Tämä on hyödyllistä erityisesti tilanteissa, joissa budjetoiva vastuuhenkilö on vaih- tunut, ja sopimustietoon ja niiden liiketaloudellisiin vaikutuksiin pitää perehtyä budjetointipro- sessin aikana.
12.2. Laskujen tarkistus ja hyväksyminen, sopimuksenmukaisuuden tarkistus
Laskutuksen yhteyshenkilö tulee määritellä jo sopimuksen valmisteluvaiheessa ja viimeis- tään siinä vaiheessa, kun sopimuskausi alkaa. Ellei muuta ole määritelty, laskutuksen seu- rannasta ja valvonnasta vastaa sopimuksen yhteyshenkilö. Hän tai muu nimetty henkilö seu- raa, että laskutus on sopimuksen mukainen.
Laskujen maksatukseen liittyvät prosessit tulee mahdollisuuksien mukaan automatisoida las- kujen hyväksymisprosesseissa. Tämä sopii tilanteisiin, joissa sopimuksissa on sovittu jokin kiinteä ja tasaisesti toistuva kuukausimaksu, esimerkiksi tilojen vuokra tai kiinteästi laskutet- tava palvelu. Automaattisesti hyväksyttävä maksu tulee voida helposti keskeyttää, jos las- kusta on huomautettu tai laskun kohteena olevasta veloituksesta tai palvelusta on rekla- moitu.
Sopimuskohtaisen vastuiden määrittelyn lisäksi vastuu laskutuksen seurannasta määräytyy myös lain, sisäisten säännöstön sekä ao. viranhaltijan tai työntekijän organisatorisen aseman ja työtehtävien perusteella.
Laskun asiatarkastaja ja hyväksyjä ovat eri henkilöitä. Tällöin operatiivisessa vastuussa oleva ja sopimuksen toiminnan ja suoriutumisen paremmin tunteva henkilö voi tarkistaa laskun so- pimuksenmukaisuuden ja hyväksyjä luottaa siihen, että hyväksyttävä lasku on oikein ja sopi- muksen mukaan laskutettu. Laskun tarkistus tapahtuu ennen sen hyväksymistä. Kaikki osa- puolet luottavat toistensa toimiin ja että kulu laskutetaan sopimuksen mukaisesti. On myös tärkeää, että laskua ei tarkasta tai hyväksy kukaan omassa tai lähipiirinsä henkilökohtaisessa asiassa. Silloin laskun tarkastajaksi tai hyväksyjäksi on nimettävä sijainen organisaatiossa.
Laskun asiatarkistajalla ja hyväksyjällä tulee olla pääsy sopimustietoon, ja heidän vastuullaan on huolehtia seuraavista asioista:
❖ Laskun lähettäjä on oikea sopimusperusteinen toimittaja ja lasku on osoitettu oikealle maksajalle (ei ole siis huijauslasku tai väärältä organisaatiolta laskutettu lasku)
❖ Laskun veloitus on oikein, toimituksen ja palvelun sekä sopimuksen mukainen.
❖ Veloitukseen ei sisälly avoinna olevaa reklamaatiota tai sopimuserimielisyyttä tai -rii- taa, joka oikeuttaisi maksettavan laskun jäädyttämiseen käsittelyn ajaksi.
13. Sopimustiedon luovutus ja julkisuus
13.1. Julkisuusperiaate
Voimassa olevan lainsäädännön mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat jul- kisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Vi- ranomaisen asiakirjojen julkisuudesta säädetään tarkemmin julkisuuslaissa (621/1999). Jo- kaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta.
13.2. Sopimushallinnan prosessin asiakirjojen julkisuus
Sopimushallinnassa käsiteltävät asiakirjat, kuten tarjouspyynnöt, saadut tarjoukset sekä so- pimukset ovat hyvinvointialueilla lähtökohtaisesti julkisia asiakirjoja.
Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut vastaavat tarjousasiakirjat sekä viranomai- sen laatimat edullisuusvertailulaskelmat ym. tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Lain soveltaminen julkisuusmyönteisesti edellyttää, että tarjousasiakirjoista anne- taan tietoja, kun asiasta on päätetty.
Tarjouspyyntö tulee julkiseksi vasta, kun se on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen julkinen tieto on myös se, keneltä tarjouksia on pyydetty.
13.3. Rajoitukset tarjousten ja sopimusten julkisuuteen
Tiedon pyytäjiä pitää kohdella tasapuolisesti. Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös muun muassa tietosuojasääntely tai tarjoajien liike- ja am- mattisalaisuuksiksi merkitsemät tarjouksen osat.
Tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen salassapitotahto tai käsitys tiedon salassa pidettä- vyydestä ei ratkaise sitä, miten tilannetta on julkisuuslain mukaan tulkittava. Tästä huolimatta hyvinvointialue voi hankinta-asioissa jo tarjouspyyntövaiheessa edellyttää tarjoajia merkitse- mään tarjousasiakirjoihinsa, mitä nämä itse katsovat julkisuuslain mukaisiksi liike- ja ammat- tisalaisuuksiksi. Tällä tavalla asiakirjaa käsittelevän viranhaltijan tai työntekijän huomiota voi- daan kiinnittää niihin kohtiin, joiden osalta salassapidon arviointi voi olla erityisen tarpeellista. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.
14. Eettinen toiminta, vastuullisuus ja ympäristö
Julkisen rahan käyttäjänä ja palveluiden tuottajina kunnilla ja hyvinvointialueilla on merkittävä yhteiskunnallinen rooli. Hyvinvointialueiden tulee noudattaa toiminnassaan ja sopimussuh- teissaan eettistä, lainmukaista, vastuullista ja ympäristönäkökulmat huomioonottavaa toimin- taa.
Toiminnassa tulee sitoutua jatkuvaan toiminnan kehittämiseen ympäristönsä ja sidosryh- mänsä huomioon ottavalla tavalla. Vastuullinen toimintatapa näkyy ensiluokkaisena palve- luna, henkilöstölle hyvänä työnantajana sekä sopimuskumppaneille luotettavana kumppa- nuutena.
Sopimussuhteissa voidaan myös toimittajia ja alihankkijoita kannustaa ottamaan toiminnas- saan huomioon sosiaalisen, taloudellisen ja ympäristövastuun näkökohdat.
Hankintalaki antaa hankintayksiköille ehdokkaan ja tarjoajan rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Lisäksi hankintalaki luettelee pakollisia ja harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita. Myös muita vastuullisuusvaatimuksia voidaan ottaa mukaan julkisen hankinnan kilpailutuksen kri- teeristöön ja vaatimuksiin sekä sopimuskumppaneiden kanssa tehtäviin yhteistyösopimuk- siin. Tämä voidaan tehdä uusissa sopimuksissa esimerkiksi erillisellä allekirjoitettavalla vas- tuullisuussitoumuksella. Se tulee huomioida myös jo olemassa olevissa voimassa olevissa sopimuksissa ja laatia osaksi sopimusta myöhemmin.
Vastuullisuusvaatimuksissa huomioitavia asioita ovat muun muassa:
❖ Ihmisoikeudet
❖ Lapsityövoima
❖ Pakkotyövoima
❖ Työterveys ja -turvallisuus
❖ Kokoontumis- ja yhdistymisvapaus
❖ Syrjintä
❖ Työntekijöiden kunnioittava kohtelu
❖ Työaika ja palkka
❖ Liiketoiminnan vastuullinen muoto (lahjonnan ja rahanpesun kielto)
❖ Ympäristötekijät
❖ Vähähiilisyys
15. Tietosuoja
15.1. Tietosuoja ja sopimushallinta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tuli sovellettavaksi toukokuussa 2018. Sitä täydentää Suomessa kansallinen lainsäädäntö: tietosuojalaki, työelämän tietosuojalaki sekä joukko eri- tyislainsääntöä.
Sopimushallinnan kannalta keskeistä on tunnistaa sopimussuhteissa, uusissa ja jo olemassa olevissa, ne sopimukset, joiden perusteella hyvinvointialueen toimittaja, asiakas tai muu so- pimuskumppani tulee toimimaan rekisterinpitäjänä, kanssarekisterinpitäjänä tai henkilötieto- jen käsittelijänä hyvinvointialueen puolesta sopimussuhteisesti.
15.2. Rekisterinpitäjä ja kanssarekisterinpitäjä sopimuskumppanina
Hyvinvointialue toimii monissa yksityishenkilöitä koskevissa henkilötiedoissa rekisterinpitä- jänä. Sillä saattaa olla sopimuskumppaneissa tahoja, jotka toimivat kanssarekisterinpitäjänä tai ne toimivat henkilötiedon käsittelijöinä.
Sopimussuhteessa tulee tunnistaa, mikä rooli sopimuskumppanilla tulee olemaan henkilö- tietojen käsittelyssä. Mikäli sopimuskumppani toimii myös rekisterinpitäjänä (voi käsitellä henkilötietoja myös rekisterinpitäjän roolissa tai vastaavassa itsenäisessä roolissa) tulee kä- sittelystä aina sopimus erillisesti ja kirjallisesti sopimusehdoissa.
15.3. Sopimuskumppani henkilötietojen käsittelijänä
Mikäli sopijakumppani toimii henkilötietojen käsittelijänä, tehdään asiasta henkilötietojen kä- sittelysopimus. Tämä sopimus on tehtävä ennen kuin sopimuskumppanille luovutetaan hen- kilötietoja, ja se alkaa käsitellä niitä.
15.4. Henkilötietojen luovuttaminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Kun henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle kolmansiin maihin tai kansain- välisille järjestöille, tietosuoja-asetuksen takaama henkilötietojen suojan taso voi heiketä. Tästä voi aiheutua riskejä henkilöille, joiden tietoja siirretään. Siksi tietosuoja-asetuksessa määritellään edellytyksiä, joilla henkilötietoja voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle. Tämä tulee huomioida palveluntarjoajia valittaessa (IT-palvelut, pilvipalvelut, tietohallinnon palve- luntarjoajien alihankkijat hyvinvointialueille tarjottavassa sopimussuhteessa). Mikäli hyvin- vointialue tai niiden sopimuskumppani tulee sopimussuhteessaan siirtämään henkilötietoja EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle, tulee tarkistaa edellytykset ja menettely henkilötietojen siirrolle ETA-alueen ulkopuolelle.
Sopimusten hankintakilpailutusvaiheeseen tulee ottaa mukaan nimetty tietosuojavastaava omasta organisaatiostaan. Tietosuojavastaava voi arvioida myös nykyisten sopimussuhtei- den täydentämisedellytyksiä rekisterinpitäjän, käsittelijän tai EU- ja ETA-alueiden ulkopuoli- sen siirron näkökulmasta henkilötietojen osalta.
Uusissa tietojärjestelmähankkeissa tietosuojavastaavalla on rooli data processing by de- sign/default -suunnittelussa sekä vaikutustenarvioinnin eli DPIA-prosessin osana.
16. Sopimushallinnan raportointi ja tilannekuva
Hyvinvointialue päättää, mitä sen sopimushallinnan tilannekuvaan kuuluu. Sopimushallinnan raportointia toteutetaan sovittujen menettelytapojen ja ajantasaisen tilannekuvan avulla.
16.1. Raportoinnin työvälineet ja syklit
Hyvinvointialue toteuttavat sopimushallinnan raportoinnin käyttäen tukenaan tietoa, jota saa- daan niiden käyttämien sopimushallinnan tietojärjestelmien tai muiden sopimushallintame- netelmien avulla. Sopimushallinnan raportointi toteutetaan sopimushallinnan periaatteissa määritellyn mukaisesti.
Häiriö- ja poikkeustilanteisiin liittyvät asiat raportoidaan välittömästi, kun merkittäviä sopi- muksiin liittyviä tilanteita tulee esiin. Näitä välittömästi raportoitavia sopimustilanteita ovat muun muassa force majeure -tilanteet, oikeudenkäynnit, reklamaatioista johtuvat välittömät sopimuspurut, toimittajan konkurssi tai kyvyttömyys toimia sopimuksen mukaisesti.
16.2. Raportointiketju
❖ Palvelualueen päälliköt raportoivat vuosittain sopimushallintaan liittyvistä sovituista tiedoista ja mittareista tammikuun loppuun mennessä sopimushallinnasta vastaavalle viranhaltijalle.
❖ Sopimusohjauksesta vastaava vastuualue seuraa ja raportoi säännöllisesti kerran vuodessa sopimushallintaa taktisesti johtavalle viranhaltijalle, joka koostaa yhtenäis- tetyn raportin vuosittain aluehallitukselle.
16.3. Raportoitavat osa-alueet
Raportoitavia asioita sopimushallinnan tilannekuvassa ovat ennalta määritellyt merkittävät ta- pahtumat.
Sopimusraportoinnin tulee ainakin sisältää:
❖ Tehtyjen sopimusten määrät ja euromääräiset arvot
❖ Sopimusten strategianmukaisuus
❖ Koottu asiakaspalaute omasta organisaatiosta ja sopimuslaadun seurannasta.
16.4. Tilannekuva
Sovittujen raportointien lisäksi vastuualuejohtajat ja muut johtajat ylläpitävät sopimushallin- nan vastuunhenkilön kanssa jatkuvaa tilannekuvaa. Tilannekuva muodostaa (esimerkiksi so- siaali- ja terveydenhuollon) palvelujärjestelmän ylläpitämiseksi tarvittavat tiedot ja on kaikilla tasoilla osa johtamisen yhteistä tietopohjaa.
Tilannekuva toimii päätöksenteon tukena. Sopimushallinnan tilannekuva sisältää tiedot vas- tuualueittain tai tulosyksiköittäin omasta palvelutuotannosta ja hankituista palveluista. Tilan- nekuvatietoa voidaan tarvita myös erilaisissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa.
17. Asiakirjahallinta ja säilytys
17.1. Arkisto- ja tiedonhallintalaki
Sopimusten arkistointia sääntelee hyvinvointialueilla arkistolaki (831/1994) sekä tiedonhal- lintalaki (906/2019). Näiden lakien kohteena olevat hyvinvointialueen organisaatiot ovat:
❖ hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaiset ja toimielimet;
❖ hyvinvointialueen liikelaitokset;
❖ muut yhteisöt, toimielimet ja henkilöt niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai ase- tuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perus- teella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja.
Voimassa olevan säädännön mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Asiakirjojen hävittäminen on sal- littua, jos se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista ar- voa tai oikeudellista todistusvoimaa.
17.2. Hyvinvointialueen sopimusarkistointi
Henkilöstöllä on oltava oikeanlainen käsitys siitä, mihin sopimusasiakirjat tallennetaan ja mistä ne tarvittaessa löytää. Sopimusten tulee olla helposti saatavilla ja johdonmukaisesti arkistoitu, jotta jokaisella, jota sopimus koskee, olisi tarvittaessa mahdollisuus tarkistaa sopimuksen yk- sityiskohtia sopimusprosessin kuluessa. Sopimukseen liittyvä koko dokumentaatio arkistoi- daan samaan yhteyteen. Näin esimerkiksi riita-asioiden tehokas selvittäminen voidaan var- mistaa.
Sopimusta säilytetään arkistonmuodostamissuunnitelman mukaisesti. Sopimuksen säilyttä- minen ei pääty sopimussuhteen lakattua, vaan sopimusta säilytetään tarvittava aika
sopimuksen päättymisestä. Sopimukseen liittyviä vaateita, kuten vahingonkorvauksia, voi- daan esittää myös jälkikäteisesti, jolloin dokumentaation säilyttäminen on välttämätöntä.
Myöhempää historiankirjoitusta tai yrityshistorian tallentamista ajatellen voi käyttää myös harkintaa, onko joitain merkittäviä sopimuksia ja aineistoja tarpeen säilyttää jälkipolville tai tutkijoille tutkimustarkoitukseen tai historiikkien kirjoituksen tueksi. Kansallisarkisto on voinut määrätä sopimuksista pysyvästi säilytettäväksi kulttuurihistoriallisen arvonsa takia.
17.3. Muu lainsäädäntö sopimusten arkistoinnista
Muu lainsäädäntö ei yleisesti sääntele arkistointiaikoja sopimusten säilytyksessä. Kirjanpito- lainsäädäntö määrää, että tosite on säilytettävä kuusi vuotta sen tilikauden lopusta, mihin se kohdistui. Tiedonhallintalautakunnan ohjeiden mukaan sopimusten säilytysaika on kymme- nen (10) vuotta niiden voimassaoloajan umpeutumisesta. Urakkasopimuksissa säilytysaika on kolmekymmentä (30) vuotta.
17.4. Sopimushallintajärjestelmä ei ole arkistojärjestelmä
Sopimushallintajärjestelmä on operatiivinen järjestelmä, joka seuraa sopimusmuutoksia ja täydentyy ja päivittyy uusilla metatiedoilla ja sopimustiedostoilla, kun muutoksia tapahtuu sopimuksessa, sopimusosapuolissa tai sopimuksen elinkaaressa. Sopimushallintajärjes- telmä ei siten ole arkistojärjestelmä tai pysyväissäilytykseen katsottava muuttumaton tallen- nuspaikka. Sopimushallintajärjestelmä voi muuttua minuutti minuutilta sopimuskannassa, ja niin sen on tarkoituskin muuttua ja päivittyä muutosten mukana.
Sopimusasiakirjojen pysyväisarkistointi on siten hoidettava paperimuodossa tai sähköisesti muulla tavalla tai sähköisellä arkistointijärjestelmällä. Sopimuksen säilyttämisvelvollisuus ei pääty sopimussuhteen lakattua, vaan sopimusta säilytetään tarvittava aika sopimuksen päät- tymisestä. Sopimukseen liittyviä vaateita, kuten vahingonkorvauksia, voidaan esittää myös jäl- kikäteisesti.
Sopimuksen päättämiseen saattaa liittyä sopimusehtoja, joita tulee seurata myös päätty- mishetken jälkeen. Näitä ovat vakuusjärjestelyt, takuut sekä asiakirjojen ja sopimuksen hoi- toon liittyvien asiakirjojen tai tavaroiden palauttaminen.