TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE

1 Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa TBWA \ Helsinki Oy ja/tai TBWA\North Helsinki Oy (jäljempänä: ”Yhtiö”) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Yhtiö kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.

Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa Yhtiön palvelukseen (”rekisteröity”).

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja- asetus”) on määritelty.

Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

2 Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: TBWA \ Helsinki Oy ja TBWA North Helsinki Oy Yhteystiedot: XXXX@xxxx.xx

3 Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö

Yhtiö kerää ja käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Rekisteröityjen antamat tiedot:

2.1. Yhtiön palvelukseen hakeneiden henkilöiden nimi, yhteystiedot, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa ja suosittelijoita koskevat tiedot sekä henkilön kuva.

2.2. Yhtiön palvelukseen hakeneiden henkilöiden työhakemukset, ansioluettelot. (kohdennetut ja avoimet hakemukset)

2.3. Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja Yhtiön palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti Yhtiölle antamat tiedot.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Yhtiön ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen toteuttaminen. Lisäksi rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle tai soveltuvuustesteihin liittyen. Mikäli rekisteröity valitaan Yhtiön palvelukseen, on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ensisijaisesti Yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimus ja Yhtiön lakisääteiset velvoitteet.

Rekisterissä olevia tietoja käytetään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.

5 Tietolähteet

Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.

Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen hakemuslomakkeen tai lähettämällä työhakemuksen Yhtiölle jonkin muun viestintäkanavan avulla tai toimittaneet hakemuksen Yhtiön käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle.

6 Henkilötietojen säilyttäminen

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

Mikäli henkilö valitaan Yhtiön palvelukseen, voidaan tässä tietosuojaselosteessa mainitut tiedot siirtää työsuhteen perusteella Yhtiön henkilöstöä koskevaan rekisteriin.

7 Henkilötietojen käsittelevät tahot ja vastaanottajat

Konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kaikki käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat salassapitovelvollisia.

Yhtiö voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja tietojärjestelmiä ja muita tietoteknisiä palveluita tuottaville palveluntarjoajille, kuten soveltuvuusarviointia suorittavalle palveluntarjoajalle.

Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

8 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:

Sähköinen aineisto:

Yhtiön verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.

Manuaalinen aineisto:

Yhtiö säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Yhtiön rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva Yhtiön henkilöstö.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

10 Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus päästä tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteen kohdassa

1 mainituilla yhteystiedoilla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen sekä tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.

Tiedon korjaamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköisesti tämän tietosuojaliitteen kohdassa 1 mainitulle yhteystiedoilla.

Yhtiö poistaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta sekä täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten suoramarkkinointiin.

11 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

12 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 31.5.2018.