Sopimus yhteistyöstä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa
Sopimus yhteistyöstä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa
1. Sopijapuolet
1. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri
2. Auran kunta
3. Kaarinan kaupunki
4. Kemiönsaaren kunta
5. Kosken TL kunta
6. Kustavin kunta
7. Kårkulla Samkommun
8. Laitilan kaupunki
9. Liedon kunta
10. Loimaan kaupunki
11. Marttilan kunta
12. Maskun kunta
13. Mynämäen kunta
14. Naantalin kaupunki
15. Nousiaisten kunta
16. Oripään kunta
17. Paimion kaupunki
18. Paimion-Sauvon kansanterveys kuntayhtymä
19. Paraisten kaupunki
20. Perusturvakuntayhtymä Akseli
21. Punkalaitumen kunta
22. Pyhärannan kunta
23. Pöytyän kunta
24. Pöytyän kansanterveystyön kuntayhtymä
25. Raision kaupunki
26. Ruskon kunta
27. Salon kaupunki
28. Sauvon kunta
29. Someron kaupunki
30. Taivassalon kunta
31. Turun kaupunki
32. Uudenkaupungin kaupunki
33. Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä
34. Varsinais-Suomen Lastensuojelukuntayhtymä
35. Vehmaan kunta
LIITTEET
Liite 1 UNA Kaari-hankkeen kuvaus
Liite 2 VSSHP:n alueellisen Kaari-projektin kuvaus
2 (5)
2. Sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet
Kaari-hankkeessa on valmisteltu yhtenäisen ja alueellisesti kattavan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailuttamista. Kaari- hankkeella tarkoitetaan kaikkien kilpailutukseen osallistuvien hankintayksiköiden yhteistä hanketta. Lisäksi jokaisella alueella on oma alueellinen projekti. Alueellisen projektin myötä kunkin alueen hankintayksiköt voivat vaikuttaa hankinnan sisältöön ja ehtoihin.
Kaari-hankkeen tavoitteet on kuvattu Liitteessä 1 UNA-Kaari-hankkeen kuvaus.
Terveydenhuoltolain 33 §:n mukaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä vastaa terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteensovittamisesta.
Sopijapuolet sopivat tällä sopimuksella Kaari-hankkeen toteuttamisesta yhdessä ja muodostavat tätä tarkoitusta varten hankintarenkaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 21 §:n mukaisesti.
Kunta tai sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä valtuuttaa tällä sopimuksella oman alueensa sairaanhoitopiirin edustamaan Kaari-hankkeen hankinnassa itseään ja käyttämään kunnan tai kuntayhtymän puhevaltaa Kaari-hankkeen hankinnassa myöhemmin kuvattavalla tavalla.
3. Hankinnan toteuttamisorganisaatio ja hankinnan ohjaaminen
Kaari-hankkeen hankintamenettelyn toteuttavat sairaanhoitopiirit yhdessä ja sairaanhoitopiirit voivat käyttää hankintamenettelyn toteutuksessa apuna 2M- IT Oy:tä ja UNA Oy:tä. UNA Oy on sairaanhoitopiirien omistama osakeyhtiö ja se on perustettu parantamaan julkisten sote-toimijoiden yhteistyötä ICT- kehittämistyössä. Kukin sairaanhoitopiiri toteuttaa hankintamenettelyn omasta ja oman maantieteellisen alueensa kuntien ja sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymien puolesta. Sairaanhoitopiiri ilmoittautuu mukaan yhteishankintaan niiden kuntien ja sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymien puolesta, jotka ovat tehneet sairaanhoitopiirin kanssa tämän sopimuksen.
Sopijapuolina olevat kunnat ja sote-kuntayhtymät valtuuttavat tällä sopimuksella oman alueensa sairaanhoitopiirin tekemään puolestaan tarvittavat hankintapäätökset ja -sopimukset sekä hyväksymään tarvittavat hankintamenettelyn asiakirjat Kaari-hankkeen hankinnassa. Samalla sopijapuolet valtuuttavat tällä sopimuksella sairaanhoitopiirin toteuttamaan hankintamenettelyn yhdessä muiden sairaanhoitopiirien, 2M-IT Oy:n ja UNA Oy:n kanssa.
Hankkeessa mukana olevat sairaanhoitopiirit laativat yhteistyösopimuksen UNA Oy:n kanssa. Sairaanhoitopiirien ja UNA Oy:n välisessä yhteistyösopimuksessa on sovittu tarkemmin hankinnan toteuttamisesta, menettelytavoista ja yhteistyöstä.
3 (5)
4. Yhteishankinnassa noudatettavat menettelytavat
Kaari-hankkeen hankintamenettelyn toteuttamisella tarkoitetaan seuraavia tehtäviä:
1. hankinnan kilpailutus voimassa olevan hankintalainsäädännön mukaisesti
2. Kilpailutuksen valmistelu ja aikataulutus
3. Tarvittavien kilpailutusasiakirjojen valmistelu ja niiden hyväksyminen ja julkaiseminen.
4. Hankintapäätöksen teko.
5. Hankintapäätöksen tiedoksianto hankintalainsäädännön mukaisesti hankintamenettelyyn osallistuneille.
6. Hankintasopimuksen tekeminen hankinnassa mukana olevien hankintayksiköiden puolesta.
7. Xxxxxxxxxxx mukana olevien hankintayksiköiden tiedottaminen tehdystä hankintasopimuksesta
8. Jälki-ilmoituksen teko.
9. Hankintamenettelyyn liittyvien mahdollisten muutoksenhakumenettelyjen hoitaminen hankinnassa mukana olevien hankintayksiköiden puolesta.
Sopijapuolina olevat kunnat ja sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymät valtuuttavat tällä sopimuksella sairaanhoitopiirin tekemään niiden puolesta kaikki edellä luetellut Kaari-hankkeen hankintamenettelyn toteuttamiseen kuuluvat tehtävät, päätökset, sopimukset ja sitoumukset sekä muut tarvittavat tehtävät ja päätökset, jotka olennaisesti liittyvät hankintamenettelyn toteuttamiseen.
Sairaanhoitopiiri organisoi alueellaan projektin, jonka kautta kaikki tämän sopimuksen osapuolet osallistuvat hankinnan valmisteluun. Sairaanhoitopiiri informoi sopijapuolia hankintamenettelyn edistymisestä. Sairaanhoitopiirit osallistuvat aktiivisesti Kaari-hankkeen ohjaamiseen ja toteutukseen.
Sairaanhoitopiirin alueen omassa projektissa määritellään alueen omat tarpeet, lähtökohdat ja linjaukset. Sairaanhoitopiiri huolehtii siitä, että alueen omassa projektissa määritellyt tavoitteet ja tarpeet pyritään huomioimaan mahdollisimman hyvin Kaari-hankkeen kilpailutuksessa. Alueellisen projektin sisällöstä voidaan laatia erillinen liite osaksi tätä sopimusta, Liite 2 VSSHP:n alueellisen Kaari-projektin kuvaus.
Sairaanhoitopiiri voi sopia UNA Oy:n kanssa siitä, että UNA Oy hoitaa osittain tai kokonaan edellä mainittuja hankintamenettelyn toteuttamiseen liittyviä tehtäviä sairaanhoitopiirin ja sen edustamien hankintayksiköiden puolesta.
Mikäli sairaanhoitopiiri ja UNA Oy sopivat siitä, että UNA Oy voi tehdä sairaanhoitopiiriä ja sen edustamia hankintayksiköitä sitovia hankintapäätöksiä ja/tai hankintasopimuksia, UNA Oy:n on kuitenkin aina ennen hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen tekemistä pyydettävä sairaanhoitopiiriltä kirjallisesti hyväksyntä sille, voiko se tehdä tällaisen hankintapäätöksen ja/tai hankintasopimuksen.
4 (5)
5. Hankintamenettelyn kustannukset
Sairaanhoitopiirit vastaavat kilpailuttamisen kustannuksista lopullisen hankintapäätöksen tekemiseen asti yhdessä sairaanhoitopiirien sopiman kustannusjaon mukaisesti.
Sairaanhoitopiiri toimittaa muille sopijapuolille viimeistään ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisemista kirjallisesti esityksen siitä, millä tavalla kilpailutettavan hankintasopimuksen sopimuskauden aikaiset kulut katetaan hankinnassa mukana olevien tahojen kesken. Mikäli sopijapuoli ei hyväksy sairaanhoitopiirin esitystä, sopijapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kirjallisesti päättymään 30 päivän kuluessa siitä, kun sopijapuoli sai tiedon sairaanhoitopiirin esityksestä. Mikäli sopijapuoli ei irtisano tätä sopimusta noudattaen edellä sanottua määräaikaa, hankintamenettelyn lopputuloksena laadittava hankintasopimus sitoo sopijapuolta.
Sopijapuolten vastuu kolmansien osapuolten vaatimusten johdosta aiheutuvista muista mahdollisista kuluista, vahingonkorvauksista ja seuraamusmaksuista sekä niiden liitännäiskuluista jaetaan samoin perustein kuin hankintasopimuksen sopimuskauden aikaiset kulut.
Sairaanhoitopiirin ja niiden kuntien ja kuntayhtymien, joita sairaanhoitopiiri on hankintailmoituksessa ilmoittanut edustavansa, osallistuminen Kaari- hankkeen kilpailutukseen vahvistetaan lopullisessa tarjouspyynnössä.
6. Sopimuksen voimaantulo
Sopimus tulee voimaan 1.6.2019 ja on voimassa toistaiseksi.
7. Sopimuksen irtisanominen
Sopijapuoli voi irtisanoa sopimuksen kirjallisesti päättymään ennen APTJ- järjestelmän lopullisen tarjouspyynnön julkaisemista kohdassa 5 sovitulla tavalla.
8. Muutokset sopimukseen
Kaikista muutoksista tähän sopimukseen sovitaan kirjallisesti. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tähän sopimukseen voi liittyä lopullisen tarjouspyynnön julkaisuun saakka sairaanhoitopiirin päätöksellä allekirjoittamalla liittymissopimuksen sairaanhoitopiirin kanssa sellainen julkiseen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita tuottava tai järjestävä toimintayksikkö, joka toimii sairaanhoitopiirin alueella. Tämän liittymissopimuksen tekeminen edellyttää sitä, että liittyvä toimintayksikkö on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukainen hankintayksikkö.
5 (5)
9. Sopimuksen siirtäminen
Sopijapuolella on oikeus siirtää sopimus sellaiselle taholle, jolle sopijapuolen tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Mikäli siirto ei perustu lainsäädännön muutokseen, siirrosta on ilmoitettava kirjallisesti sairaanhoitopiirille.
Sairaanhoitopiirillä on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle sairaanhoitopiirin tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain ilman erillistä ilmoitusta.
10. Erimielisyydet
Sopijapuolet pyrkivät ratkaisemaan sopimuksen tulkintaan mahdollisesti liittyvät erimielisyydet keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, ratkaistaan erimielisyydet ensi vaiheessa Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
11. Päiväys ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on allekirjoitettu yksi samasanainen kappale kaikkien sopijapuolien kesken. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri säilyttää sopijapuolten allekirjoittaman sopimuskappaleen ja toimittaa siitä kopion kaikille sopijapuolille.
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Paikka ja aika:
Sopimus yhteistyöstä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa
Naantalin kaupunki
Paikka ja aika:
LIITE 1: KANSALLISEN UNA KAARI-hankkeen kuvaus
UNA Kaari-hankkeella tarkoitetaan kaikkien kilpailutukseen osallistuvien hankintayksiköiden yhteistä hanketta. Hanke toteuttaa tietojärjestelmäkokonaisuuden hankintaa, joka sisältää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön asiakaspalvelussa tarvitsemat tietojärjestelmätoiminnallisuudet.
Hankinnalla tavoitellaan sairaanhoitopiirin alueella yhtenäistä ja sosiaali- ja terveydenhuollon kattavaa asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuutta, joka tarvittavilta osin korvaa nykyiset osaltaan vanhentuneet, käytettävyydeltään heikot tai hitaasti kehittyvät järjestelmät.
Hankinnan lopputulokset tulevat käyttöön sairaanhoitopiirien sekä jäsenkuntien ja -kaupunkien sosiaali- että terveydenhuollossa, jolloin kyetään integroimaan sosiaali- ja perusterveydenhuollon palvelut huomioiden kuitenkin kullakin hetkellä voimassa oleva lainsäädäntö, sen mukaiset organisaatiokohtaiset rekisterinpitäjyydet ja tietosuojavaatimukset.
UNA Kaari-hankkeen ns. kansallinen osuus vastaa hankinnan valmisteluista hankintajuridiikan ja arkkitehtuurityön osalta, hankinnan sisältötarpeet ja tavoitteet tulee alueellisista tarpeista ja projekteista. Jokaisella alueella on oma alueellinen hanke. Alueellisen hankkeen myötä kunkin alueen hankintayksiköt voivat vaikuttaa hankinnan sisältöön ja ehtoihin.
Hankinnan valmisteluyhteistyössä mukana olevien osallistujien väestöpohja on n. 3,4 miljoonaa, kattaen kaikki Suomen sairaanhoitopiirit, pois lukien KL-Kuntahankintojen APTJ-hankinnan sekä Apotin alueet.
UNA on 1.10.2016 solmitun yhteistyösopimuksen nojalla käynnistynyt valtakunnallinen julkisten sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistyöhanke. UNA-hankkeen projektit ja tehtävät siirtyivät 1.11.2018 UNA Oy:n vastuulle. UNA Oy vastaa yhteistyössä sovittujen kehittämistoimenpiteiden suunnittelusta, johtamisesta ja resurssoinnista. Yhteishankintojen kautta tapahtuvan uudistamisen lisäksi UNA-yhteistyöllä vahvistetaan ja varmistetaan kansallista yhteistyötä, sekä ohjataan yhteentoimivien toimintamallien ja yhtenäisen arkkitehtuurin kehittymistä. Uudistamista viedään eteenpäin tiiviissä yhteistyössä nykyisten sote-ict- toimijoiden sekä pääkaupunkiseudun ja Keski-Suomen asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeiden kanssa. Ratkaisut toteutetaan kansallisia ja alueellisia arkkitehtuurilinjauksia (kuten JHKA, SoteKA, VAKAVA) tukien, laajassa yhteistyössä sidoshankkeidensa kanssa.
Useat sosiaali- ja terveydenhuollon (sote-) organisaatiot, Varsinais-Suomi mukaan lukien, ovat valmistelleet useita vuosia tulevaisuuden Asiakas- ja potilastietojärjestelmien (APTJ) kilpailutusta ja hankintaa niin Kiila- kuin UNA-määrittelyhankkeiden kautta. Alkuvuoden 2019 aikana on UNA:n Kaari-hankkeessa valmisteltu hankintailmoitusta ja keväällä 2019 on käynnistymässä APTJ:n hankinnan seuraava vaihe, toteutusvaihe (kilpailutusvaihe), joka toteutetaan neuvottelumenettelyllä hankintaan valittavien toimittajien kanssa.
Uuden APTJ-hankinnan lähtökohtana on sosiaali- ja terveydenhuollon palvelumallien ja –prosessien muuttaminen asiakaslähtöisiksi ja kustannustehokkaammiksi uusien, parhaiden mahdollisten tietoteknisten ratkaisujen avulla. Hankittavalla järjestelmäkokonaisuudella tavoitellaan parempaa tuottavuutta erityisesti sote-organisaatioiden toiminnan tehostumisena. Suunnitelmana on kilpailuttaa yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus koko Varsinais-Suomen alueelle ja samalla yhdistää palveluprosessit niin sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon kuin erikoissairaanhoidon osalta.
UNA Oy:n Kaari-hanke vastaa hankinnan toteutuksesta. Hankkeesta on saatavilla kaikille hankinnassa mukana oleville alueille yhteisiä resursseja ja asiantuntemusta. Jokaisen mukana olevan alueen tulee kuitenkin organisoitua omaksi alueelliseksi projektikseen. Projektiorganisaatio koostuu vähintään projektipäälliköstä, alueellisesta ohjaus- ja projektiryhmästä, viestintävastaavasta ja jokaiseen organisaatioon nimetystä yhteyshenkilöstä sekä sovellusasiantuntijoista ja sote-toiminnan asiantuntijoista. Alueellinen ohjaus- ja projektiryhmä kootaan yhteisesti alueen eri organisaatioista siten, että ohjausryhmä koostuu noin kymmenestä henkilöstä, joilla on omilta organisaatioiltaan valtuudet tehdä alueen yhteisiä päätöksiä hankintaan liittyen. Projektiryhmä koostua henkilöistä, jotka yhdessä muodostavat laaja-alaisen ja kokonaisvaltaisen osaamisen eri tasoisista sote-palveluista, ammattiryhmistä ja organisaatioista. Toimiva projektiryhmä koostuu noin 20 edustajasta.
Kaari-hanke
Ohjausryhmä
Projektipäällikkö
100%
Projektiryhmä
Viestintä- vastaava 20-50%
Alueellinen ryhmä
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö
Toiminnan asiantuntija so
Toiminnan asiantuntija te
Arkkitehti
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö
Sovellus-
asiantuntija
Sovellus-
asiantuntija
Teknologia-
asiantuntija
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö
Integraatio- asiantuntiija
Migraatio- asiantuntija
Eri organisaatioiden yhteyshenkilöistä koostuva sote-asiantuntijaryhmä, jotka toimivat organisaatioissaan muutosvastuullisina ja toimivat yhdessä projektiryhmässä, työpanos 50-100%
ICT-muutosryhmä, toimivat osallisina projektiryhmässä
2 (2)
Kilpailutusvaihe käynnistyy kesällä 2019 ja kestää vuodesta kahteen vuoteen. Aikataulusuunnitelma perustuu tilanteeseen, jossa hankintailmoitus julkaistaan kesäkuussa 2019. Hankinnan toteutusvaihe eli kilpailutusvaihe kestää vähintään yhden vuoden. Mahdolliset valitukset markkinaoikeuteen saattavat pidentää hankintaan tarvittavaa aikaa. Valitukseen on syytä varautua, sillä kyseessä on kustannuksiltaan merkittävä hankinta, joka hyvästä valmistelusta huolimatta saattaa edetä valitukseen ja markkinaoikeuden käsittelyyn. Mahdollinen valitus viivästyttää hankinnan aikataulua ainakin puoli vuotta, todennäköisesti vähintään vuoden. Aikataulu on suuntaa antava ja alustava, ja se täsmentyy hankintakonsortion rakentumisen edetessä.
Projektin kilpailutusvaiheen hallinnollisista kustannuksista vastaa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri. Jokainen kunta ja kuntayhtymä vastaavat oman henkilöstön projektiaikaisista palkkakustannuksista.
Alueelliseen projektiin osallistuminen ei vaadi lopullista sitoutumista hankintaan. Sitoutuminen lopulliseen hankintaan vahvistetaan ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisua - alustavan aikataulun mukaan vuoden 2019 lopussa.