Hyväksytty kunnanhallituksen päätöksellä 28.5.2007.

Hankintalaissa määritelty toimija (tilaaja) , jonka tulee hankinnois- saan noudattaa hankintalakia. Hankintayksikkö on hankinnan suorit- tava organisaatio, jota edustaa esimerkiksi kunnan tai kuntayhty- män toimielin tai viranhaltija. Hankintayksikkö tai siihen kuuluva or- ganisaatio toimii hankinnassa sopimuksen tekijänä ja tilaajana.

3. Yhteishankintayksikkö

Hankintayksiköiden perustama toimija, joka hankkii kilpailuttaen sen suoraan tai välillisesti omistaville ja yhteishankintayksikön toi- mintaan liittyneille hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee näille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia han- kintasopimuksia tai puitejärjestelyjä.

4. Sidosyksikkö

Hankintayksikköön sidossuhteessa (esim. kuntakonserni) oleva oi- keudellisesti itsenäinen yksikkö.

5. Tilaaja

Hankintayksikkö, joka toimii hankintalain tarkoittamana hankinnan kilpailuttajana (ks. hankintayksikkö).

Tilaajaksi kutsutaan myös hankintasopimuksen toteuttamiseen liit- tyvän tavaran, palvelun tai rakennustyön tilaaja samoin kuin suo- rassa hankinnassa toimivaa hankintayksikön edustajaa (vrt. ostaja).

6. Ehdokas

Toimittaja, joka on ilmoittanut halukkuutensa osallistua tarjouskil- pailuun tai jolta on pyydetty tarjous.

7. Tarjoaja

Toimittaja, joka on jättänyt tarjouksen.

8. Toimittaja

Tavaran toimittaja, palvelun tuottaja tai urakoitsija, joka tarjoaa markkinoilla tuotteitaan tai palveluitaan. Toimittajaksi kutsutaan myös hankintakilpailun voittanutta tilaajan sopijakumppania, joka vastaa hankintasopimuksesta.

9. Tuottaja

Ks. toimittaja

10. Ostaja

Hankinnan tai ostotapahtuman käytännön toteuttaja hankintayksi- kön edustajana.

11. Hankintasopimus

Osapuolten yhtäpitävä tahdonilmaisu hankinnasta ja sen ehdoista. Hankintasopimus koskee tavaran toimittamista, palvelun suoritta- mista tai rakennustyön tekemistä. Hankintalaissa hankintasopi- mukseksi kutsutaan osapuolten välistä kirjallista sopimusta.

12. Tavarahankintasopimus

Sopimus, joka koskee irtaimen tavaran ostoa, vuokraamista tai lea- singvuokraamista perinteisin sopimuksin taikka puitesopimuksin, puitejärjestelyin tai osto-optioin. Tavarahankintasopimus voi lisäksi koskea hankintaan liittyvää kokoamis- ja asennustyötä.

13. Palveluhankintasopimus

Sopimus, joka koskee pääosin palvelun ostamista.

14. Rakennusurakkasopimus

Sopimus, joka koskee pääasiassa rakennustyön suorittamista ra- kennuskohteessa. Rakennusurakka voi olla talon-, maan- tai vesira- kennustöiden muodostama taloudellinen tai tekninen kokonaisuus.

15. Puitesopimus

Sopimus, joka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelu- toimittajan taikka urakoitsijan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä tai muista ehdoista. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, joissa so- velletaan hankintalakia, puitesopimuksia kutsutaan puitejärjeste-

lyiksi (ks. puitejärjestely)

16. Käyttöoikeussopimus

Palvelua tai rakennusurakkaa koskeva sopimus, jossa palvelun tai rakennustyön vastikkeena on joko toteutettavan palvelujärjestelmän (esim. vesijohtoverkoston) käyttöoikeusoikeus tai rakennettavan kohteen käyttöoikeus taikka tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

17. Hankintaohjelma

Hankinnassa mahdollisesti käytettävä asiakirja, jossa määritellään toteutettavaan hankintaan liittyvät, tarjouspyyntöä täydentävät kaupalliset ehdot (vrt. urakkaohjelma).

18. Urakkaohjelma

Rakennusurakkaan liittyvä kaupallinen asiakirja (vrt. hankintaohjel- ma), jossa määritellään mm. hankkeen sopimusoikeudelliset velvoit- teet.

19. Hankintamenettelyt

Hankintalaissa mainitut erilaiset tavat (esim. avoin ja rajoitettu me- nettely) toteuttaa hankintakilpailu.

20. Avoin menettely

Hankintamenettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.

21. Rajoitettu menettely

Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö pyytää tarjouksen valit- semiltaan ehdokkailta eli rajoitetulta määrältä ehdokkaita hankinta- lain mukaisesti.

22. Neuvottelumenettely

Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainituin tavoin kilpailuttaa ja erityisin perustein neuvottelee yhden tai useamman toimittajan kanssa sopimuksen ehdoista.

23. Kilpailullinen neuvottelumenettely

Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelumenettelyä

muistuttavalla tavalla eri vaiheiden kautta valitsee hankkeen toteut- tajan ja neuvottelee sopimusehdot.

24. Puitejärjestely

Puitesopimuksiin kuuluva hankintalaissa mainittu erityinen menette- ly hankinnan toteuttamiseksi.

25. Suorahankinta

Hankintamenettely, jossa hankinta tehdään ilman tarjouskilpailua yhdeltä tai usealta toimittajalta.

26. Tarjouskilpailu

Hankintaprosessin vaihe, jolla hankintayksikkö pyrkii tarjouspyyn- nöllä löytämään edullisimman toimittajan.

27. Suunnittelukilpailu

Menettely, jossa hankintayksikkö voi hankkia suunnitelman tai mal- lin, jonka erityinen tuomaristo valitsee kilpailun perusteella (vrt. suunnitteluhankinta ).

28. Suunnitteluhankinta

Suunnittelutehtävän (esim. kaavoitus- ja rakennussuunnittelu) to- teuttamiseksi suoritettava palveluhankinta kilpailuttamalla ilman eri- tyisen tuomariston käyttämistä (ks. suunnittelukilpailu).

29. Urakkakilpailu

Menettely, jossa hankintayksikkö pyrkii kilpailuttamalla löytämään edullisimman rakennustyön toteuttajan.

30. Rakennusurakka

Sellainen talonrakennus tai muu rakennustyö, joka muodostaa ta- loudellisen tai teknisen kokonaisuuden.

31. Kynnysarvo

Hankintalaista ilmenevä ilmoitusvelvollisuuden euromääräinen ar- vonlisäveroton vähimmäisarvo. Kynnysarvo voi olla kansallinen kyn- nysarvo tai EU-kynnysarvo. Näiden arvojen ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalaissa säädettyjä yksityiskohtaisia määräyksiä ( vrt. raja-arvo ).

32. Raja-arvo

Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvon alitta- vissa hankinnoissa neuvottelumenettelyn käytön sallittavuuden rajat osoittava euromäärä ( vrt. kynnysarvot ).

33. Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus

Ilmoitus tulevan vuoden aikana suunnitelluista, EU- kynnysarvon ylittävistä hankinnoista.

34. Hankintailmoitus

Ilmoitus, jolla annetaan mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun tai tehdä osallistumishakemus.

35. Jälki-ilmoitus

Hankintasopimuksen jälkeinen ilmoitus voittaneesta tarjouksesta EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

36. Tilastoilmoitus

Kauppa- ja teollisuusministeriön ohjeiden mukainen ilmoitus han- kinnasta.

37. Osallistumishakemus

Hakemus, jolla ehdokas (yritys ym.) pyytää saada osallistua tar- jouskilpailuun.

38. Tuoteryhmä

Euroopan yhteisöjen tilastollisen tuotenimikkeistön (CPV) mukainen tavaran, palvelun tai urakkatyön tekninen ryhmittely viitenimikkeis- töin ja numeroin ( hankintasanasto ).

39. Tekninen eritelmä

Toteutettavan hankinnan tarkoittaman tehtävän määrittelyssä käy- tettävä yhdenmukaistettu tai tunnustettu standardi taikka euroop- palainen tekninen hyväksyntä.

40. Toimittajarekisteri

Hankintayksikön tai muiden hankintayksiköiden tai yhteisöjen ylläpi- tämä rekisteri, johon hyväksytään ne tavarantoimittajat ja palvelu- jen tuottajat sekä urakoitsijat, jotka täyttävät hankintayksikön aset-

tamat yleiset rekisteröintiehdot.

1. Yleistä

1.1 Hankintaohjeiden soveltaminen

Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (348/2007

) eli hankintalaissa ja vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipal- velujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetussa laissa (349/2007) eli erityisalojen hankintalaissa ja niitä täydentävissä säädöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa säädetään sekä kunnan ta- loussäännössä määrätään, noudatetaan kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden hankinnoissa näitä ohjeita.

Hankintalain tarkoittamalla hankinnalla tarkoitetaan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuok- raamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämis- tä.

Hallinto-organisaation tai kuntakonsernin sisäisissä hankinnoissa ei ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Näissäkin hankinnoissa voidaan kui- tenkin soveltuvin osin noudattaa hankintaohjeita, jos hankintayksi- kössä sovelletaan ns. tilaaja-tuottaja- järjestelmää. Hankinnan säi- lyminen kuntakonsernin sisäisenä sidosyksikköhankintana arvioi- daan hankintalain 10 §:n ja oikeuskäytännön perusteella. Xxxxxx- xxxxx hankintalain mukaan arvioidaan, onko kuntien yhteistoiminnan kohdalla kysymys kaupallisesta taloudellista vastiketta vastaan ta- pahtuvasta hankinnasta vai laaja-alaisemmasta hankintalain sovel- tamisalan ulkopuolelle jäävästä yhteistoiminnasta.

Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmään

1) hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin

2) kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja

3) EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin.

Kunnan yleisiä hankintaohjeita sovelletaan kaikkiin kunnan hankin- toihin. Käytännössä ohjeiden merkitys korostuu kansalliset kynnys- arvot alittavien hankintojen kohdalla, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Hankintaohjeessa annetaan toimintaohjeita myös kan- salliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain ja -asetuksen yksityis- kohtaiset velvoitteet.

1.2 Yleiset hankintaperiaatteet

Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuh- teet ( HL 2 § ). Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaista- loudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan kuin tarjous- pyynnössä on esitetty.

Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.

Tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekijöitä on kohdeltava sekä saatu- ja tarjouksia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankin- taprosessin eri vaiheissa.

Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä on säädetty erikseen mm. oikeustoimilaissa ja kauppalaissa.

Hankintasopimukset voidaan laatia käyttäen hyväksi julkisten han- kintojen yleisiä sopimusehtoja tai muita hankinnan laadun edellyt- tämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimuseh- toja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta ky- seiseen hankintaa.

1.3 Yhteishankinta ja kuntien välinen hankintayhteistyö

Kunnan / kuntayhtymän ja kuntakonserniin kuuluvan muun hankin- tayksikön tulee päättää, mitkä hankinnat toteutetaan hajautetusti, hajakeskitetysti tai keskitetysti. Eri vastuualueiden tarvitsemat sa- mankaltaiset tuotteet tai palvelut tulee mahdollisuuksien mukaan hankkia keskitetysti organisaation puitteissa. Yhteishankintojen to- teuttamistavasta ja yhteishankinnoin hankittavista tavaroista päät- tää kunnanhallitus, jollei johtosäännöllä ole toisin määrätty.

Kunnan / kuntayhtymän ja kuntakonserniin kuuluvan muun hankin- tayksikön on hankinnoissa pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteis- työhön hankintarenkaita ja / tai hankintalain tarkoittamia yhteis- hankintayksiköitä käyttäen.

Hankintarenkaita käytettäessä kunnan / kuntayhtymän ja kuntakon- serniin kuuluvan muun hankintayksikön edustajien toimivaltuudet määrätään yhteistoimintasopimuksilla, johtosäännöillä ja niihin pe- rustuvilla päätöksillä.

Yksinkertaisimmillaan yhteistyö voi olla vain ns. konsultatiivista yh- teistyötä, jossa kukin hankintayksikkö muodollisesti toimii erikseen, mutta hankinnoissa pyritään löytämään yhteisiä toimintalinjoja. Yh-

teistyötä voidaan myös syventää esimerkiksi niin, että hankintayksi- köt pyytävät yhdessä samansisältöisin tarjouspyynnöin tarjouksia ja sitoutuvat siihen päätösehdotukseen, joka yhteisesti kilpailun perus- teella valmistellaan. Hankintayksiköt kuitenkin tekevät päätöksen tällöin muodollisesti itsenäisenä noudattaen yhteisesti hyväksyttyä päätössuositusta. Mikäli yhteistoiminnan puitteissa toisen kunnan (ns. isäntäkunnan /keskuskunnan /veturikunnan) viranomaiselle annetaan oikeus tehdä lopullinen hankintapäätös, tällöin toimivallan antamisessa toiselle kunnalle tulee noudattaa kuntalain määräyksiä.

Hankintalain 11 §:n tarkoittamat yhteishankintayksiköt on perustet- tava ja niiden tehtävät määrättävä lain edellyttämällä tavalla. Han- kintayksiköt voivat tällöin käyttää hyväkseen perustetun yhteishan- kintayksikön kilpailuttamia puitejärjestelyjä. Yhteishankintayksiköt voivat kilpailuttaa myös hankintayksiköiden tarvitsemia erillisiä ta- varaeriä, palveluja tai rakennustöitä.

1.4 Laatuvaatimukset

1.4.1 Yleiset laatuvaatimukset

Hankintayksiköllä on oikeus päättää hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyön sisällöstä, laajuudesta ja laadusta. Laadun määritys tapahtuu kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta. Hankin- tayksiköllä on perusvastuu siitä, että laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkeiksi.

Hankinnan sisällön määrittely, jota käsitellään tarkemmin tämän hankintaohjeen kohdassa 4.2, on hankintaprosessin tärkein vaihe. Sisältövaatimuksilla määritellään tarvittaessa yksityiskohtaisesti tuotteen, palvelun tai rakennustyön laatu ( hankinnan peruslaatu- vaatimukset ).

Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kes- tävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristö- vaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana.

Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla ole- viin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita.

Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Tarjouspyyntö- asiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kan- nalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat

voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankkeen yksi- tyiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaati- muksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa.

Tarjouspyynnössä esitettävät laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esimerkiksi:

– toimittajan toiminnallisia valmiuksia, ellei niitä ole voitu ottaa riit- tävästi huomioon jo yrityksen kelpoisuutta arvioitaessa

– tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominaisuuk- sia

– laadunvarmistusta

– sovellettavia standardeja

– teknisiä erityisvaatimuksia

– koulutusta, kokemusta

– ympäristövaikutuksia

– energian säästöä

– huoltoa

– kestävää kehitystä.

Tehtävän sisältöä koskevan laadunmäärityksen ohella suoritukseen laatuun vaikuttaa erityisesti palveluhankinnoissa ja urakoissa olen- naisesti hankinnan toteuttavan yrityksen yleinen ammattitaito ( so- veltuvuus / kelpoisuus ) ja laatujärjestelmä tai muu laadunvarmis- tustapa. Yrityksen soveltuvuutta koskeviin kysymyksiin hankintayk- sikön tulee kiinnittää huomiota valittaessa yrityksiä tarjouskilpailuun rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä. Avoimessa menettelyssä toimittajien laatua arvioidaan vasta tarjousten jättä- misen jälkeen.

1.4.2 Tekniset eritelmät

Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koske- via vaatimuksia, kuten teknisiä eritelmiä, ne tulee laatia noudattaen EU:n puitteissa vahvistettua yleistä hankintasanastoa (CPV). Han- kintasanasto perustuu EU:n parlamentin ja neuvoston asetukseen

n:o 2195/2002. Hankintasanastoa käytetään hankinta-asetuksen mukaisesti suppeammin EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa verrattuna ne ylittäviin hankintoihin. Hankintasanasto on käytän- nössä löydettävissä hankintailmoituslomakkeiden tiedostoista (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ) ja Creditan hankintailmoituslomakkei- den täyttöohjeista (xxx.xxxxxxx.xx ). Tarkoitus on, että tiedot löyty- vät vastaisuudessa suoraan hankintailmoituslomakkeelta sitä täytet- täessä.

Tehtävän määrittelyä koskevia teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Yri- tysten tasavertaisen ja syrjimättömän kohtelun mahdollistamiseksi tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen on poikkeuksellisesti sallittua ainoastaan, jos mainintaan liitetään ilmaisu ”tai vastaava”. Yksittäi- seen tuotemerkkiin viittaaminen saattaa olla välttämätöntä esimer- kiksi silloin, kun hankitaan tuotteita tai palveluja, jotka pitää saada yhteensopiviksi jo olemassa oleviin laitteisiin tai toimintakonseptei-

hin. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa viittaaminen tietyn valmis- tajan tuotteisiin edellyttää tarkempia erityisperusteita.

Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tekninen eritelmä määritellään ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten standardien mukai- siin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyn- töihin tai eritelmiin hankintalain mukaisesti.

1.5 Laadunvarmistus ja -valvonta

Tavaran, palvelun tai rakennustyön laatu määritellään lähtökohtai- sesti tarjouspyynnössä ja sen teknisissä liitteissä. Tilaaja voi tämän lisäksi poikkeuksellisesti edellyttää, että tavaran tai palvelun toimit- taja taikka urakoitsija noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai pal- velusten toimittamisessa taikka rakennustyössä yleisesti hyväksyt- tyä laatu- tai muuta järjestelmää.

Tilaaja voi laatujärjestelmän sijasta edellyttää toimittajalta muuta dokumentoitua laadunvarmistusta.

Laadunvarmistuksen kohdalla voidaan viitata eri toimialoja koske- vien yleisten sopimusehtojen mahdollisiin laadunvarmistusta koske- viin määräyksiin.

1.6 Saatavuus ja varastointi

Jos tavaraa on jatkuvasti kohtuuhintaan saatavissa, tarpeetonta va-

rastointia on vältettävä. Hankintayksikön oma käyttövarasto on muutoinkin mitoitettava niin, että se on kustannusten ja toiminnan kannalta on optimaalinen. Hankinnasta ja varastoinnista poikkeus- oloja varten (velvoitevarastointi) on säädetty erikseen.

2. Hankintamenettelyt

Hankintalaki sisältää direktiivien mukaisen kynnysarvon lisäksi kan- sallisen kynnysarvon. Julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella seuraavasti:

a) kansallisen kynnysarvon alittavat

b) kansallisen kynnysarvon ylittävät ja

c) EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat.

Eri hankintamenettelyjen käytettävyys riippuu mm. hankinnan taloudellisesta arvosta. Jäljempänä käsitellään hankintamenettely- jen käytön edellytyksiä eri suuruisissa hankinnoissa.

2.1 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankin- noissa

2.1.1. Yleistä

Kansallinen kynnysarvo on

• tavara- ja palveluhankinnoissa 15 000 euroa,

• sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa 50 000 eu- roa ja

• rakennusurakoissa 100 000 euroa.

Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankin- talakia.

Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintamenette- lyjen valinta on hankintayksiköiden harkinnassa. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin yleensä perusteltua noudattaa vastaavankaltaisia hankintamenettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tar- vitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menet- telyä käyttäen saatuihin tarjouksiin perustuen. Neuvottelumenette- lyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai

vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamises- ta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.

2.1.2 Hankinnat kilpailuttaen

Avoin menettely

Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankin- tayksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Ilmoituksen perusteella kai- killa halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjouspyyntö- asiakirjat ja tehdä tarjous.

Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan sel- keästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella.

Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perus- teella.

Rajoitettu menettely

Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorit- tamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Mahdollisimman tasapuoli- sen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle yritykselle. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa.

Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella.

Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perus- teella.

Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenet- telyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täs- mentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi ( ns. tinkimis- kierros ) on kiellettyä. Tässä tarkoitettu neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä.

Neuvottelumenettely

Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin sääntönä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely voi ta- pahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä ( vrt. neuvot- telumenettelyn edellytykset kansalliset kynnysarvot ylittävissä han- kinnoissa, kohta 2.2 ).

Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin.

2.1.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)

Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainit- tujen perusteiden lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alitta- vissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailutta- minen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Xxxxxxxxx vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheu- tuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hinta- taso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saa- tavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta.

Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tar- jouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestä- mättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.

Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle 3.000 euron suuruinen.

Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskoh- taisesti. Yksittäisissä sosiaali-. terveys- ja koulutuspalveluiden han- kinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankin- noissa alle 5.000 euron suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukais- ta.

Rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskoh- taisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutar-

peeseen, toimintaympäristöön jne. Keskeistä on tällöin myös se, onko kysymys uudisrakentamisesta vai korjausrakentamisesta.

Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä.

Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankin- ta toteutetaan yhteishankintana tai hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli kil- pailuttanut hankinnat. Yhteishankinnoissa tehtävien puitesopimus- ten ja puitejärjestelyjen täytäntöönpano toteutuu tilauksin kilpailun voittaneelta tai voittaneilta toimittajilta.

2.2 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU kynnysarvon alittavissa hankinnoissa

2.2.1 Yleistä

Kansallisen kynnysarvon suuruus on

• tavara- ja palveluhankinnoissa on 15 000 euroa,

• sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa 50 000 eu- roa ja

• rakennusurakoissa 100 000 euroa.

Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvon alitta- vissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Hankintamenettelyt tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on osittain kevennettyjä verrattuna EU- kynnysarvot ylittäviin hankintoihin.

Tähän ryhmään kuuluvat myös hankintadirektiivien ja hankintalain liitteen B mukaiset ns. toissijaisia hankintoja koskevat palvelut, joita voivat käytännössä suorittaa vain paikalliset tai kansalliset palvelun tuottajat. Esimerkkeinä mainittakoon hotelli- ja ravintolapalvelut, turvallisuuspalvelut, avustavat kuljetuspalvelut, koulutuspalvelut, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut sekä virkistys-, kulttuuri- ja ur- heilupalvelut.

Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa hankinta suoritetaan pää- sääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään ainoastaan hankintalaista ilmenevin erityisin perustein.

2.2.2 Hankinnat kilpailuttaen

Avoin menettely

Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen Tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankin- tojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) siten kuin siitä on erikseen asetuksella säädetty ja kauppa- ja teollisuusministeriön hyväksymissä ilmoituslomakkeissa edellytetty.

Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan sel-

keästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Hankittavat tuotteet ja palvelut tulee määritellä käyttäen yhteistä kansainvälistä hankinta- sanastoa eli ns. CPV- koodeja. Nämä ovat löydettävissä mm. Credi- tan hankintailmoituslomakkeiden käyttöohjeista (xxx.xxxxxxx.xx ).

Tarkoitus on, että tiedot löytyvät vastaisuudessa suoraan hankin- tailmoituslomakkeelta sitä täytettäessä.

Avoimessa menettelyssä mahdollisesti saatavien lukuisten tarjous- ten johdosta usein on tarkoituksenmukaista ottaa hankinnan ratkai- superusteeksi hinta, jotta tarjousten käsittely olisi kohtuudella hal- littavissa. Käytettäessä valintaperusteena tarjousten kokonaistalou- dellista edullisuutta, arviointikriteereitä on syytä olla vain kohtuulli- nen määrä, jotta avoimessa menettelyssä mahdollisesti saatavien tarjousten runsas määrä on hallittavissa tarjousten vertailuvaihees- sa.

Tarjousten tekemiseksi on varattava riittävä aika ottaen huomioon hankinnan laatu, luonne ja laajuus. Ennen saatujen tarjousten käsit- telyä arvioidaan tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus. Han- kintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviointikriteerein.

Rajoitettu menettely

Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään etukäteen määrä- tyltä joukolta toimittajia, jotka tarjousta pyydettäessä arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä.

Toimittajien löytämiseksi rajoitetusta tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituska- navassa eli ilmoitusporttaalissa ( HILMA ) siten, kuin ilmoitusmenet- telystä on erikseen säädetty ja määrätty edellä avoimen menettelyn yhteydessä mainitulla tavalla. Hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää osallistumishakemuksensa hankintayksi- kölle asetettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishakemusten jättämistä varten on varattava riittävä aika, joka määräytyy hankin- nan luonteen ja laajuuden mukaan.

Tarjouskilpailuun hyväksyttävät toimittajat on valittava niiden osal- listumishakemuksen lähettäneiden ehdokkaiden joukosta, jotka täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat ominaisuudet ja muut vaatimukset. Nämä on suhteutettava hankin- nan laatuun ja kokoon nähden.

Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihte- luväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi ehdokasta, todellisen kilpailun varmistamiseksi.

Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille eh- dokkaille samanaikaisesti. Tarjouspyyntöjä ei saa tällöin toimittaa muille, koska ehdokkaat on jo valittu osallistumishakemusten kaut- ta.

Tarjousten tekemiseksi varattavan ajan tulee olla riittävä ottaen huomioon hankittavan tavaran, palvelun tai urakan laajuus ja luon- ne.

Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perus- teella tarjouspyynnössä mainituin edellytyksin ja perustein.

Erityisin perustein tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoite- tussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvotteluja, joiden tar- koituksena on selventää tai täsmentää tarjouksen sisältöä taikka ti- laajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelut tulee käydä kaikkien tarjousten tekijöi- den kanssa, ellei poikkeavaan menettelyyn ole saatujen tarjousten perusteella erityistä syytä. Neuvottelut yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi eli ns. tinkimiskierrokset ovat kiellettyjä. Tässä tar- koitettu neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta neuvot- telumenettelystä ja kilpailullisesta neuvottelumenettelystä.

Neuvottelumenettely

Poikkeuksellisesti hankinta voidaan suorittaa hankintalaista ilmene- vällä neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettely poikkeaa avoi- mesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenet- telyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettuna valintamenette- lynä. Sen sijaan sattumanvaraisten kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvottelut ovat pääsääntöisesti kiellettyjä, koska neuvotte- lut saattavat johtaa kiellettyihin tinkimiskierroksiin.

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain 65 ja 25

§:ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi silloin kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida sellaisenaan hyväksyä tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Vastaavasti neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos saadut tarjoukset ylittä- vät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat ja hankinta aio-

taan kuitenkin toteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa muo- dossa. Neuvottelumenettely ei oikeuta muutoin poikkeamaan aidos- ta kilpailutuksesta eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsitte- lystä. Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta on kilpailussa mukana oleville ilmoitettava ja lopullisessa päätökses- sä perusteltava.

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä tulee kysy- mykseen esim. sellaisissa palveluhankinnoissa, joissa tavanmukai- nen kilpailuttaminen ei ole mahdollista.

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona, josta jul- kaistaan ilmoitus, on hankintalain 25 §:n 2 momentin ja 66 §:n mu- kaan mahdollista erityisin perustein. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos hankittavan palvelun luonne tai asiaan liittyvät riskit ei- vät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua tai jos hankittava palvelu on luonteeltaan henkinen palvelu (osaamispalve- lu), taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopi- muserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen. Vastaavaa me- nettelyä voidaan käyttää myös rakennusurakoissa laissa säädetyin edellytyksin.

Neuvottelumenettelyssä ei ehdottomasti edellytetä yksityiskohtaista (täydellistä) tarjousta, jos asianomaisen hankinnan kohdalla sellai- sen esittäminen on käytännössä suhteellisen vaikeata. Hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan sisältö ja sopimuksen reunaehdot tar- kentuvat tällöin neuvottelujen yhteydessä.

Hankintalain 66 §:ssä sallitaan neuvottelumenettelyn käyttäminen edellä esitettyjen tilanteiden lisäksi erityistapauksissa. Neuvottelu- menettely on sallittu ilman erityisiä perusteita kansallisen kynnysar- von ylittävissä, mutta EU-kynnysarvot alittavissa

• tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo (raja-arvo) on alle 50 000 euroa sekä

• rakennusurakoissa, joiden ennakoitu arvo on alle 500 000 eu- roa.

Lisäksi hankintayksikkö voi käyttää neuvottelumenettelyä erityisin hankintalain 66 §:stä ilmenevien perustein riippumatta edellä maini- tuista raja-arvoista.

Tyypillisenä esimerkkinä hankinnoista, joissa neuvottelumenettelyn käyttämismahdollisuus toteutuu, mainittakoon osaamispalveluihin

liittyvät palveluhankinnat, kuten konsulttien valinnat ja tietoliiken- teen edellyttämät hankinnat. Vastaavasti neuvottelumenettely on mahdollista muissakin palveluhankinnoissa, mikäli tehtävän määrit- telyä tai tarvittavien laitteiden laatua ja ominaisuuksia ei voida etu- käteen riittävän tarkasti määritellä tai tällainen määrittely on epä- tarkoituksenmukaista.

Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteisen neuvottelumenet- telyn jalostuneempi muoto käytettäväksi monimutkaisissa hankin- noissa. Käytännössä kilpailullinen neuvottelumenettely tulee sovel- lettavaksi vain poikkeuksellisesti EU- kynnysarvot alittavissa han- kinnoissa

Kilpailullista neuvottelumenettelyn soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalaissa ja menettelyä käsitellään tarkemmin jäl- jempänä EU- kynnysarvot ylittävien hankintojen kohdalla.

Puitesopimukset ja puitejärjestelyt

Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puite- järjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuk- sia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä kil- pailuttamisen aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä sopimuskauden aikana voidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tuotteiden hinta kilpailuttamalla ( ns. minikilpailutus ) puitejärjestelyssä mukana olevat yritykset. Puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuot- ta.

Puitejärjestelyn käytön edellytykset selviävät hankintalaista (65 § sekä 31-32 §).

2.2.3 Hankinnat ilman kilpailuttamista (suora hankinta)

Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tar- jouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestä- mättä vain yhdeltä tai usealta toimittajalta pyydetyn tarjouksen pe- rusteella.

nan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen joh- dosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa han- kintaa täydentävä lisähankinta on laissa mainituin edellytyksin mah- dollista ilman kilpailutusta. Jos alkuperäisen hankinnan kilpailutus on tehty ns. optioehdoin, voi suora jatkohankintasopimus olla mah- dollinen tällä perustella. Hankinta pakko- tai konkurssihuutokaupas- ta suorana hankintana on myös asian luonteesta johtuen sallittua.

Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankin- talaista.

Suoraa hankintaa saa hankintalain 67 §:n sekä 27 ja 28 §:n mu- kaan käyttää julkaisematta hankintailmoitusta, jos

– avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan eh- dokkuushakemuksia (osallistumishakemuksia) tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimus- ehtoja ei olennaisesti muuteta,

– teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liit- tyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimit- taa hankittavan tavaran tai palvelun taikka ainoastaan tietty ura- koitsija voi toteuttaa hankkeen

– sopimuksen tekeminen suoraan yrityksen kanssa on välttämätön- tä hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi,

– tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä valmistus tapahdu teollisesti tai tutkimus- ja kehittämiskustannusten kat- tamiseksi

– kysymys on raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankitta- vat tavarat (raaka-ainepörssi)

– hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi toimittajan liiketoiminnan lopettamisen yhteydessä

– kysymyksessä on sääntömääräisen suunnittelukilpailun ( ideakil- pailun ) jälkeen tapahtuva toteutussuunnittelusta vastaavan suunnittelijan valinta

– kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä toimittajalta, xxx xxxxxxxx- xxx xxxxxxxxxxx aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteet-

toman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym. Sopimus tavaran lisätoimituksesta saa vain poikkeuksellisesti ylittää kol- men vuoden. Lisäpalveluja tai lisätöitä koskevan sopimuksen ko- konaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan ar- vosta.

– kysymyksessä on palveluhankintaa tai rakennustyötä koskeva toisinto hankintalaissa mainitulla tavalla (hankintaoptiot) kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.

Suora hankinta on hankintalain 67 §:n mukaan sallittu EU- kynnysarvot alittavissa yksittäisissä sosiaali-, terveys- tai koulutus- palvelujen hankinnoissa, jos perinteinen kilpailuttaminen tai toimit- tajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoi- tuksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakas- suhteen turvaamiseksi.

Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja – järjestely- jen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallin- topäätöksiä.

Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankin- ta tehdään sellaiselta hankintalain 11 §:n tarkoittamalta yhteishan- kintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankin- nan tekemisestä eli jo kilpailuttanut hankinnan.

Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska täl- löin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuu- desta.

2.3 Hankintamenettelyt EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa

2.3.1 Yleistä

Hankintalain tarkoittamissa EU-kynnysarvojen ylittävissä hankin- noissa sovelletaan laissa määrättyjä yksityiskohtaisia menettelyta- poja ja toiminta-aikoja.

EU- kynnysarvot perustuvat Euroopan parlamentin ja neuvoston hy- väksymien hankintadirektiivien pohjalta komission antamaan ase- tukseen. EU- kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein ja ne ovat 1.1.2006 alkaen kunnallishallintoa koskevissa

• tavara- ja palveluhankinnoissa 211 000 euroa ja

• rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa 5 278 000 euroa

Palveluhankinnoissa tähän ryhmään kuuluvat vain hankintadirektii- vien ja hankintalain A liitteen mukaiset palvelut. Liitteen B mukaiset palvelut kuuluvat niiden arvosta riippumatta EU- kynnysarvon alit- tavia palveluja koskevaan ryhmään, joita on käsitelty edellä koh- dassa 2.2.

Hankinta aloitetaan ilmoittamalla siitä julkisten hankintojen sähköi- sessä ilmoitusporttaalissa ( xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ). Ilmoituk- sina tunnetaan ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus, joilla on nimensä mukainen tarkoitus. Eri ilmoituksia käsitellään tar- kemmin tämän ohjeen kohdassa 3, ”Hankinnoista ilmoittaminen”.

Hankintailmoituksessa todetaan hankintaa koskevaa keskeiset asiat, kuten tiedot hankintayksiköstä, hankittavasta tuotteesta, valintape- rusteesta, hankinnan ajankohdasta ja hankintamenettelystä. Vii- meksi mainitun kohdalla ilmoitetaan aiotaanko käyttää avointa, ra- joitettua, neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä tai muuta sallittua hankintamenettelyä.

2.3.2 Hankinnat kilpailuttaen

Avoin menettely

Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen (HankL 24 §). Hankinnasta on ilmoitettava julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusporttaalissa.

Avoimessa menettelyssä tarjousajan 52 päivää (HankL 36 § ). Jos hankintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, jo-

ka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimis- toon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen han- kintailmoituksen julkaisemista, tarjousaikaa voidaan lyhentää. Ly- hennetyn tarjousajan on tällöin oltava riittävän pitkä tarjouspyyntöä vastaavien tarjousten laatimiseksi. Lyhennetyn tarjousajan on kui- tenkin oltava vähintään 22 päivää ( HankL 38 § ). Tarjousaikaa voi- daan vielä lyhentää seitsemällä päivällä, jos hankintailmoitukset toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Tarjousajan lyhentäminen edellyttää lisäksi, että ennakkoilmoituksessa on annettu kaikki ne avointa menettelyä koskevalta hankintailmoitukselta edellytetyt tie- dot, jotka ennakkoilmoitusta laadittaessa ovat olleet tiedossa.

Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan sel- keästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Lisäksi yleensä edellyte- tään, että kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella ja joissa potentiaalisten tarjousten tekijöiden määrää on suuri.

Hankintalaissa mainittu tarjoajien teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä koskeva soveltuvuuden arviointi tapahtuu avoimessa menettelyssä vasta tarjousten jättämisen jälkeen.

Rajoitettu menettely

Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikön on tehtävä hankintail- moitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusporttaalissa, jota yritykset saavat tiedon tulevasta hankinnasta. Hankinnasta kiinnos- tuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää ns. osallistumishake- mus. Hankintayksikön tulee valita ilmoittautuneiden joukosta ne yritykset, jotka täyttävät hankintayksikön hankintalain mukaisesti asettamat vaatimukset (HankL, 8. luku).

Osallistumishakemusten jättämistä varten on varattava vähintään 37 päivää. Osallistumishakemusten jättämiseksi tarkoitettua määrä- aikaa voidaan vielä lyhentää seitsemällä päivällä, jos hankintailmoi- tukset toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Suomessa toteutettu sähköinen ilmoitusjärjestelmä toteuttaa mainitun vaatimuksen, jo- ten käytännössä osallistumishakemusten jättöaika on 30 päivää.

Hankintalain 37 §:n tarkoittaman erityisen kiireen vallitessa osallis- tumishakemukselle varattava aika voi alla vain 15 päivää.

Hankintayksikkö voi rajoitetun menettelyn yhteydessä ennalta raja- ta niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintail-

moituksessa.

Vastaavasti hankintayksikkö voi määritellä ehdokkailta vaaditut ominaisuudet noudattaen hankintalaista ilmeneviä perusteita.

Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi ehdokasta, todellisen kilpailun varmista- miseksi.

Rajoitettua menettelyä käytettäessä tarjousajan on oltava vähintään 40 päivää kirjallisen tarjouspyynnön lähettämisestä lukien. Jos han- kintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon vii- meistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintaa koskevan ilmoituksen julkaisemista, voidaan tarjousaikaa lyhentää. Tarjousajan on oltava tällöin vähintään 26 päivää. Tarjousajan ly- hentäminen edellyttää lisäksi, että ennakkoilmoituksessa on annettu kaikki ne rajoitettua menettelyä koskevalta hankintailmoitukselta edellytetyt tiedot, jotka ennakkoilmoitusta laadittaessa ovat olleet tiedossa. Hankintalain 37 §:n tarkoittaman erityisen kiireen vallites- sa tarjousaika voi rajoitetussa menettelyssä olla vain 10 päivää.

Neuvottelumenettely

Hankinta voidaan erityisin perustein suorittaa hankintalaista ilmene- vällä neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettely poikkeaa avoi- mesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenet- telyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettuna valintamenette- lynä. Sen sijaan sattumanvaraiset kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvottelut ovat pääsääntöisesti kiellettyjä, koska neuvotte- lut saattavat johtaa esimerkiksi kiellettyihin tinkimiskierroksiin.

a) Siirtyminen neuvottelumenettelyyn (HankL 25 §)

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain 25 §:ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi silloin kun yhtäkään saatua tar- jousta ei voida hyväksyä sellaisenaan tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Vastaavasti neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos saadut tarjoukset ylittä- vät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat ja hankinta aio- taan kuitenkin toteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa muo- dossa. Neuvottelumenettely ei oikeuta muutoin poikkeamaan aidos- ta kilpailutuksesta ja alun perin asetetuista hankinnan sisällöllisistä tai sopimusoikeudellisista reunaehdoista eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsittelystä. Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymi-

sen tarpeellisuudesta on kilpailussa mukana oleville ilmoitettava ja viimeistään lopullisessa päätöksessä perusteltava.

b) Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona (HankL 25,2§)

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona, josta julkaistaan ilmoitus, on hankintalain 25,2 §:n mukaan mahdollista erityisin pe- rustein. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos hankittavan pal- velun luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua tai jos hankittava palvelu on luon- teeltaan henkinen palvelu (osaamispalvelu), taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopimuserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai ra- joitettua menettelyä noudattaen. Vastaavaa menettelyä voidaan käyttää myös rakennusurakoissa tai käyttöoikeusurakan saajan va- linnassa laissa säädetyin edellytyksin. Rakennusurakan tulee tällöin olla käytännössä yleistä hyötyä tuottava tutkimus- kokeilu- tai ke- hittämishanke, jonka luonne arvioitaisiin tällöin objektiivisin perus- tein. Tämä on omiaan rajaamaan neuvottelumenettelyn käyttömah- dollisuutta.

Teknisiä peruspalveluja (vesi, energia, postipalvelut ja liikenne) koskevan erityisalojen hankintalain mukaan neuvottelumenettely on aina vaihtoehtoinen hankintamenettely avoimen ja rajoitetun me- nettelyn ohella.

Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteistä neuvottelumenette- lyä kehittyneempi käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Sen soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalain 29 ja 30 §:ssä.

Hankittavaa tavaraa, palvelua tai rakennustyötä ei voida aina määri- tellä niin tarkoin, että tarjouksen tekijät voisivat antaa hankintayk- sikölle yksityiskohtaisen tarjouksen. Tällaisissa tilanteissa hankinta- kilpailu voidaan toteuttaa lain tarkoittamalla kilpailullisella neuvotte- lumenettelyllä. Kilpailuttamisen perustana on hankintayksikön laa- tima hankinnan tavoitteita ja sisältöä koskeva hankekuvaus, jonka pohjalta kilpailullinen neuvottelumenettely käydään.

Neuvottelut tapahtuvat tässä menettelyssä hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä ( hankekuvauksessa ) mainitulla tavalla vaiheit- tain. Vaiheittaisuus voidaan toteuttaa hankintayksikön päättämällä tavalla hankinnan luonteen ja sisällön mukaisesti. Vaiheittaisuus voi toteutua joko niin, että kilpailuttaminen aloitetaan neuvotteluin tai

hankintayksikkö pyytää alustavat tarjoukset kilpailuun valituilta yri- tyksiltä. Jälkimmäisessä tilanteessa neuvottelut käydään saatujen tarjousten pohjalta. Tässä vaiheessa käytännössä osa ratkaisuehdo- tuksista voi jo karsiutua kilpailusta.

Neuvottelujen jälkeen hankintayksikön hyväksymän perusratkaisun pohjalta sitä täsmentäen pyydetään uudet lopulliset tarjoukset kui- tenkin niin, että kunnioitetaan hankekuvauksessa esitettyjä perus- vaatimuksia. Olennaista on, että kilpailuun osallistuvat toimittajat ovat alunperin tietoisia kilpailullisen neuvottelumenettelyn tavoit- teista ja kilpailun kulusta. Näin erityisesti sen johdosta, että kysei- nen menettely poikkeaa perinteisistä kilpailuttamismenettelyistä.

Puitejärjestely

Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puite- järjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuk- sia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä han- kintakilpailun aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä sopimuskauden aikana voidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tuotteiden hin- taa kilpailuttamalla ( ns. minikilpailu ) puitejärjestelyssä mukana olevia yrityksiä. Puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuot- ta.

Puitejärjestelyn käytön edellytyksistä on säädetty hankintalain 31

§.ssä.

2.3.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)

Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tar- jouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestä- mättä vain yhdeltä tai useammalta toimittajalta pyydetyn tarjouk- sen perusteella.

Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin pe- rustein, joita on tulkittava suppeasti. Suora hankinta on mahdollista mm. silloin, kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankin- nan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen joh- dosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa han- kintaa täydentävä lisähankinta on tietyin edellytyksin mahdollista ilman kilpailutusta. Jos alkuperäisen hankinnan kilpailutus on palve- luhankinnassa tai rakennusurakassa tehty optioehdoin, voi suora jatkohankintasopimus olla mahdollinen tällä perustella. Hankinta

pakko- tai konkurssihuutokaupasta suorana hankintana on myös asian luonteesta johtuen sallittua.

Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankin- talaista.

Suoraa hankintaa saa hankintalain 27 §:n mukaan käyttää julkai- sematta hankintailmoitusta, jos

– avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan eh- dokkuushakemuksia (osallistumishakemuksia) tai tarjouksia taik- ka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta,

– teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liit- tyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimit- taa hankittavan tavaran tai palvelun tai ainoastaan tietty urakoit- sija voi toteuttaa hankkeen

– sopimuksen tekeminen suoraan yrityksen kanssa on välttämätön- tä hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi,

– kysymys on raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankitta- vat tavarat (raaka-ainepörssi)

– hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi toimittajan liiketoiminnan lopettamisen yhteydessä

– kysymyksessä on sääntömääräisen suunnittelukilpailun jälkeen tapahtuva suunnittelijan valinta

– kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä toimittajalta, jos toimitta- xxx xxxxxxxxxxx aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteet- toman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym.. Sopimus tavaran lisätoimituksesta saa vain poikkeuksellisesti ylittää kol- men vuoden. Lisäpalveluja tai lisätöitä koskevan sopimuksen ko- konaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan ar- vosta.

– kysymyksessä on palveluhankintaa tai rakennustyötä koskeva

toisinto, hankinta-asetuksessa mainitulla tavalla (hankintaoptiot) kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.

Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja – järjestely- jen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen hankintojen ja sopimusten täytäntöön panemista eivätkä enää itsenäisiä muutok- senhakukelpoisia hallintopäätöksiä.

Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska täl- löin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuu- desta.

3. Hankinnoista ilmoittaminen

3.1 Ilmoittamisvelvollisuudesta

Hankintalain tarkoittamista kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava kansallisesti tai EU:n laajuisesti sen mukaan kuin han- kintalaissa ja sen perusteella annetussa valtioneuvoston asetukses- sa säädetään. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa hankinnoissa ilmoittamisvelvollisuus koskee vain EU- kynnysarvot ylittäviä han- kintoja.

Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin hankintala- kia ei sovelleta, ei tarvitse tehdä julkista hankintailmoitusta. Sellai- nen on kuitenkin mahdollista HILMA- kanavalla tai muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten paikallis- tai maakuntalehdissä taikka hankintayksikön nettisivuilla.

Kansalliset kynnysarvot ylittävistä hankinnoista tulee ilmoittaa Edita OYJ:n ylläpitämällä sähköisellä julkisten hankintojen ilmoituskana- valla HILMA ( xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ). Kansallisissa hankinnoissa ilmoitukseksi riittää kohdassa 3.3 mainittu hankintailmoitus. Hankin- tailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankinta-asetuksessa mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä HILMA-kanavaa ( verkkosivua ) ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin. Hankinnoista voidaan ilmoittaa myös muil- la yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten edellä mainituissa pienissä hankinnoissa. Vapaamuotoisia ilmoituksia ei saa kuitenkaan julkais- ta ennen kuin vastaava ilmoitus on julkaistu HILMA- kanavalla.

EU-kynnysarvot ylittävästä hankinnasta on ilmoitettava EU-alueella, jotta todellisten sisämarkkinoiden tavoite täyttyisi. Näistä hankin- noista on laadittava ja julkaistava ennakkoilmoitus, hankintailmoitus (tarjouspyyntöilmoitus) ja jälki-ilmoitus sen mukaan kuin hankinta- laissa ja asetuksessa on tarkemmin säädetty. Ilmoitukset laaditaan vahvistettuja vakiolomakkeita ja viitenimikkeitä ( CPV ) käyttäen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA ), xxx.xxxxxxxx xxxxxxxxx.xx .

Ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin vi- rallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset julkaistaan HILMA- kanavalla vasta sen jälkeen, kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU:n laajuisesti.

Ilmoitusaikoja ja niiden laskemistapaa on käsitelty edellä kohdassa

2.3 eri hankintamenettelyjen yhteydessä.

3.2 Ennakkoilmoitus/Kausi-ilmoitus

Hankintayksikön on laadittava ja julkaistava EU- kynnysarvot ylittä- vissä hankinnoissa ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus varainhoitovuon- na toteutettaviksi suunnitelluista tavarahankinnoista ja ns. ensisijai- sista palveluhankinnoista ( A- liite ) tuoteryhmittäin sekä olennaiset tiedot kynnysarvon ylittävistä rakennushankkeista, siten kuin han- kintalaissa ja -asetuksessa edellytetään. Ennakkoilmoituksen merki- tys hankintayksikön kannalta on lähinnä siinä, että ilmoituksen te- keminen mahdollistaa lyhemmän hankintailmoitusajan.

3.3 Hankintailmoitus

Hankintayksikön, joka aikoo hankkia tavaraa, palveluja tai toteuttaa rakennushankkeen on julkaistava hankintailmoitus, jossa hanke on yleisellä tasolla yksilöity. Hankintailmoituksella käynnistetään varsi- nainen tarjouskilpailu avoimessa menettelyssä ja osallistumishake- musten jättäminen rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenette- lyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ja puitejärjestelyssä.

Hankintaa koskevat yksityiskohdat ilmenevät tarjouspyyntöasiakir- joista.

Hankintailmoitusten tekemisestä on hankintalaissa ja –asetuksessa samoin kuin sähköistä ilmoituskanavaa koskevassa HILMA- kanavan käyttöä koskevissa ohjeissa yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet ( www.julkiset xxxxxxxxx.xx).

Hankintailmoitusten käyttöä on käsitelty tarkemmin tässä ohjeessa kunkin hankintamenettelyn yhteydessä.

3.4 Jälki-ilmoitus

Hankintayksikön on lähetettävä EU- kynnysarvot ylittävissä hankin- noissa voittaneesta tarjouksesta jälki-ilmoitus lain edellyttämässä määräajassa. Jälki-ilmoituksen kautta EU:n kilpailuviranomaisilla on mahdollisuus seurata sisämarkkinoiden toimivuutta.

Jälki-ilmoitus tulee tehdä myös hankintalain B-liitteen tarkoittamista ns. toissijaisista palveluista, kun hankinnan arvonlisäveroton arvo ylittää EU:n kynnysarvon. Näin siitä huolimatta, että kyseisistä han- kinnoista ei tarvitse tehdä hankintailmoitusta.

Jälki-ilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi ylei- sen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa liiketietojen säilymistä

luottamuksellisina.

4. Tarjouspyyntömenettely ja hankintakilpailu

4.1 Tarjousten pyytämisen yleiset periaatteet

Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytyksenä on, että hankintayksikköä edustava tilaaja on selvittänyt itselleen tule- van hankinnan sisällön ja sen vaikutuksen hankintayksikön toimin- toihin. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä hankintayksikön on han- kinnan sisällön määrittämisen lisäksi varmistettava, että kaikki han- kinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperuste on mietitty valmiiksi. Hankintakilpailun aikana hankkeen sisältöä ei voida pääsääntöisesti enää muuttaa, lukuun ot- tamatta kilpailullista neuvottelumenettelyä. Eri asia on, että kilpailu- tettava hankinta peruuntuu toistaiseksi tai kokonaan. Kysymys on tällöin hankinnan keskeyttämisestä.

Tilaajalla on oikeus määrätä hankinnan sisältö määrän, laadun ja muiden tyypillisten tavaran, palvelun tai urakan laatua koskevien seikkojen osalta. Tehtävän sisällön määrittely tapahtuu asian luon- teesta johtuen toisistaan poiketen eri toimialoilla. Selkeintä ja yk- sinkertaisinta tehtävän määrittely on yleensä tavarahankinnoissa ja monimutkaisinta palveluhankinnoissa ja urakoissa. Tehtävän määrit- telyssä on pyrittävä hyödyntämään toimialakohtaisia vakiintuneita käytäntöjä. Tavallisuudesta poikkeavien hankkeiden suunnittelussa ja kilpailuttamisessa on tarpeen mukaan käytettävä hyväksi ulko- puolista asiantuntemusta.

Hankinnan sisällön kohdalla on erityisesti otettava huomioon kilpai- luneutraalisuus. Tällöin on varmistettava, että kilpailutettavaa teh- tävää ei määritellä siten, että se suosisi jotain markkinoilla toimivaa yritystä tai muuta toimijaa.

Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kirjalli- sena. Tarjouspyyntöön sisältyvät yksityiskohtaiset määräykset voi- daan tarvittaessa kirjata tarjouspyynnön liitteenä oleviin asiakirjoi- hin, kuten erilliseen hankintaohjelmaan tai -suunnitelmaan hankin- nan luonteesta ja sisällöstä riippuen. Rakennushankkeiden kohdalla tekninen määrittely toteutetaan mm. piirustuksin ja työselostuksin. Muut sopimusmääräykset ilmenevät urakkaohjelmasta ja muista yleisten sopimusehtojen (YSE 98) tarkoittamista kaupallisista asia- kirjoista.

Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää ainoastaan kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Suullinen tarjouspyyntö on tarvittaessa vahvistettava kirjallisesti.

Tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja samansisältöisenä kai- kille ehdokkaille. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat luovutetaan kuitenkin sitä mukaan kuin ehdokkaat pyytävät niitä hankintayksiköltä.

Tarjousaikana välttämättömiksi ilmenneet lisäykset ja muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentäminen ilmoitetaan vastaavasti kaikille, joilta tarjous on pyydetty.

Tarjouspyyntöön sisällytettävät kaupalliset (juridis-taloudelliset) ja tekniset vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksenteki- jät voivat niiden perusteella tehdä mahdollisimman yksiselitteisen tarjouksen ja että tarjoukset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön on lisäksi otettava huomioon hankintalaissa asetetut tarjouspyyntöä koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset.

Valintaperuste ( kokonaistaloudellisuus tai hinta ), jota sovelletaan hankintapäätöstä tehtäessä on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yksityiskohtaiset valintaperusteet eli -kriteerit on EU- kynnysarvoja pienemmissä hankinnoissa ristiriitojen välttä- miseksi tarkoituksenmukaista ilmoittaa vasta tarjouspyynnössä, koska hankinnan sisältö tarkentuu hankkeen edetessä. Tästä me- nettelystä on kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ilmoi- tettava jo hankintailmoituksessa.

Hankintayksikön on kiinnitettävä huomiota siihen, että hankintail- moituksen ja sitä ajallisesti seuraavan tarjouspyynnön sisältö eivät muodostu ristiriitaisiksi. Tällaisessa tilanteessa asia tulkitaan siten, että hankintailmoituksen määräys menee tarjouspyynnön edelle.

Tämän johdosta hankintailmoitukseen ei olisi syytä sisällyttää yksi- tyiskohtaista tietoa sellaisista hankintaan liittyvistä asioista, jotka käytännössä selviävät lopullisesti vasta hankintailmoituksen tekemi- sen jälkeen.

4.2 Tarjouspyynnön sisältö ( HL 41 § )

Tarjouspyyntö on hankintaa koskevan kilpailutuksen keskeisin asia- kirja. Tarjouspyynnön sisältö määräytyy hankittavan tavaran, palve- lun tai rakennusurakan kohdalla eri tavoin. Myös hankkeen taloudel- linen arvo vaikuttaa asiakirjojen sisältöön. Erityisesti EU- kynnysar- vot ylittävissä hankkeissa hankintailmoitukseen ja tarjouspyynnön sisältöön on kiinnitettävä riittävää huomiota. Mikäli tarjouspyyntö poikkeaa hankintailmoituksesta, jälkimmäinen menee aikaisemmin laadittuna asiakirjana pätevyysjärjestyksessä edelle.

Tarjouspyynnössä on hankinnan luonteesta, laadusta ja arvosta riippuen ilmoitettava esimerkiksi:

1) tiedot hankintayksiköstä

2) hankinnan sisältö eli hankittavien tavaroiden ja palvelujen määrä ja erityisominaisuudet samoin kuin rakennustyön tekninen sisältö. Hankinnan sisältöön liittyy toimitukselta edellytettävät laatuvaati- mukset.

3) sovellettava hankintamenettely ( avoin, rajoitettu, neuvottelu- menettely jne. )

4) ilmoitus toimittajien kelpoisuusvaatimuksista ja sen osoittamisek- si vaadittavista asiakirjoista

5) tarjouksen valintaperusteet (kokonaistaloudellisesti edullisin / halvin tarjous) ja yksityiskohtaiset valintakriteerit

6) voidaanko kokonaistarjouksen lisäksi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia

7) vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tu- lee sisältyä tarjoukseen

8) mahdollisten varaosien saantimahdollisuudet, tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet ym.

9) hankittavan tavaran toimitusaika ja paikka (paikat)

10) määräaika tarjouksen jättämiselle sekä osoite, johon tarjous on toimitettava samoin kuin tarjoukseen merkittävä tunnus

11) kuinka pitkään tarjouksen pitää olla voimassa

12) maksuehdot ja mahdolliset vakuudet

13) edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta, jolloin sidonnaisuus ilmoitettava tarjouspyynnössä

14) vakuuttamisvelvollisuus

15) asiakirjoista mahdollisesti perittävä maksu

16) tarjousten laatimiskieli sekä kieli tai kielet, jota sopimusta so- vellettaessa käytetään

17) sovellettavat toimialakohtaiset yleiset sopimusehdot (YSE,KSE,JYSE,VYSE jne)

18) sopimukseen sovellettava laki (noudatetaan Suomen lakia)

19) erimielisyyksien käsittelypaikka. Yleisen alioikeuden nimi (Por- voon käräjäoikeus, 1.10.2007 alkaen)

20) EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa viittaus mahdollisesti julkaistuun ennakko- ja hankintailmoitukseen

4.3 Valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen

Tarjouspyynnössä on mainittava hankintapäätöstä tehtäessä sovel- lettava valintaperuste, kokonaistaloudellinen edullisuus tai tar- jouksen hinta ( HL 62,3 § sekä 69 ja 71 § ). Mikäli valintaperustee- na on tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjouspyynnössä on yksilöitävä asiaa osoittavat vertailu- eli arviointiperusteet (arviointikriteerit). Kokonaistaloudellisina arviointiperusteita voivat olla mm. tuotteen hinta, toimitusaika, valmistumispäivä, käyttökus- tannukset, ympäristöystävällisyys, sosiaalisen yritystoiminnan kri- teerien täyttyminen jne. Valintaperustetta ja sitä ilmentäviä arvioin- tikriteereitä ei saa muuttaa tai lisätä hankintaprosessin aikana.

EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valinta- ja vertailuperustei- siin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Käytettäessä valintaperus- teena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tar- jouspyyntöasiakirjoissa. Asiakirjojen ristiriitaisuuksien välttämiseksi yksityiskohtaiset arviointikriteerit on käytännössä syytä esittää yleensä vasta tarjouspyyntöasiakirjoissa, koska tilaajan tarpeet tar- kentuvat projektien edetessä. Arviointikriteereiden painoarvot voi- daan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväli. Jos ver- tailuperusteiden suhteellisen painotuksen ilmaiseminen ei ole perus- tellusti mahdollista, ne on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä. EU- kynnysarvon ylittävien hankintojen kohdalla tulee hankintalaista ai- na varmistaa asiaa koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset.

Hankintatapahtumassa ehdokkaiden tai tarjoajien kelpoisuuden ar- viointi ja toisaalta tarjoajien jättämiensä tarjousten arviointi on ero- tettava toisistaan. Tarjoajan kelpoisuuteen viittaaminen laadullisena tekijänä ei ole EU- kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevassa ra- joitetussa menettelyssä mahdollista osallistumishakemusten käsitte- lyn jälkeen. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa yritys on tarjousten

vertailun jälkeen todistettavasti menettänyt kelpoisuutensa.

Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvot alitta- vissa hankinnoissa valintaperusteiden kohdalla voidaan noudattaa soveltuvin osin vastaavia perusteita kuin edellä mainittu. Tällainen menettely on usein myös suositeltavaa, koska se todellisuudessa helpottaa tarjousten vertailua.

Eu-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kokonaistaloudelliset vertai- luperusteet voidaan kuitenkin ilmoittaa tarvittaessa vain tärkeysjär- jestyksessä. Tähän ryhmään kuuluvissa palveluhankinnoissa ja ura- koissa vertailuperusteina voidaan hankinalain 72 §:n mukaan käyt- tää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien kelpoi- suuden vähimmäisvaatimukset ylittävää laadunhallintaa, pätevyyt- tä, kokemusta ja ammattitaitoa.

Tarjouspyyntöön voidaan sisällyttää tarjousten arvioinnissa käytet- tävän vertailutaulukon pohja, josta ilmenee eri arviointiperusteet (valintakriteerit) ja niiden suhteellinen painotus. Menettely selkeyt- tää tarjousten tekijöille tilaajan tarkoituksen ja se helpottaa samalla tilaajan tulevaa arviointia ja valintaa koskevan pöytäkirjan laadin- taa.

4.4 Määräajat

Toimittajan, joka haluaa osallistua tarjouskilpailuun kynnysarvot ylittävissä hankkeissa, tulee avointa hankintamenettelyä lukuun ot- tamatta ilmoittaa halukkuutensa asiaan jättämällä osallistumisha- kemus hankintayksikön asettamassa määräajassa.

Tarjouksen jättämiselle on vastaavasti asetettava määräaika päivä- määränä ja kellonaikana.

Osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättämiselle varattavan mää- räajan vähimmäisajasta on EU- kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta säädetty hankintalaissa. Muissa hankinnoissa tarjouksen te- kemiseen on varattava riittävä aika, jonka pituus määräytyy hank- keen luonteen mukaisesti.

Mikäli tarjousten tekemiseksi on tilaajasta johtuvasta syystä (esim. virhe tai puute tarjouspyyntöasiakirjoissa) aiheellista myöntää lisä- aikaa, siitä on ajoissa ilmoitettava kaikille, joilta tarjous on pyydet-

ty.

Määräajan jälkeen jätetyt tarjoukset on hylättävä.

Tarjouspyynnössä on ilmoitettava aika, jonka tarjouksen tulee olla voimassa sen jättämisajan päättymisestä. Tätä arvioitaessa on otet- tava huomioon tarjousten vertailun, päätöksenteon, pöytäkirjan valmistumisen, päätöksen tiedoksi antamisen vaatima aika.

4.5 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta

Hankintoihin liittyvä ehdokkaiden ja tarjoajien hyväksyminen tai sulkeminen pois kilpailusta tapahtuu eri tavoin hankintamenettelyn luonteesta riippuen. Toimittajien soveltuvuuden eli kelpoisuuden ar- viointi merkitsee sen selvittämistä, onko toimittajalla tekniset, ta- loudelliset tai muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Sovel- tuvuuden arvioinnin yksityiskohtaiset perusteet on määritelty han- kintalaissa. EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa asiaa koskevat yksityiskohtaiset määräykset ovat HankL:n 52–59 §:ssä. Vastaavia perusteita noudatetaan soveltuvin myös kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankkeissa (71 §).

Avoimessa menettelyssä, jossa kaikki halukkaat voivat tehdä tar- jouksen, tarjouksen tekijöiden soveltuvuus eli kyky toteuttaa han- kinta arvioidaan vasta tilaajan saatua tarjoukset.

Muissa kynnysarvot ylittävissä hankintamenettelyissä, jotka alkavat rajoitettuna menettelynä, hankintayksikkö päättä osallistumishake- musten jälkeen, ketkä ilmoittautuneista ovat soveltuvia kilpailun kohteena olevan hankkeen toteuttajiksi. Tämän jälkeen tarjoukset pyydetään kilpailuun valituilta toimittajilta siten kuin hankintame- nettelyjä koskevassa kohdassa on todettu. Yritystä, jolta on kelpoi- suuden arvioinnin jälkeen pyydetty tarjous, ei saa kelpoisuuteen ve- doten enää sulkea pois kilpailusta ellei yrityksen kelpoisuutta koske- vat ominaisuudet ole olennaisesti heikentyneet tarjouspyynnön jäl- keen.

Hankintayksikkö voi ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden selvit- tämiseksi pyytää näiltä todistuksia tai selvityksiä suorituskelpois- ten yritysten valitsemiseksi hankintalaista ilmenevällä tavalla. Asiaa

koskevat vaatimukset on suhteutettava hankkeen laadun ja koon mukaisesti.

Teknisen suorituskyvyn osoittamiseksi voidaan vaatia esimerkiksi luettelo tarjoajan aikaisemmista kyseisen hankkeen toteuttamis- edellytysten kannalta merkittävistä toimituksista (refe- renssiluettelo), selvitys tarjoajan henkilö- ja muista resursseista, selvitys toimittajan laadunvalvonnasta tai hankittavaa tavaraa kos- kevia näytteitä tai selostuksia.

Euroopan talousalueella jäsenvaltioiden virallisiin toimittajarekiste- reihin hyväksytyt toimittajat voivat osoittaa taloudelliset ja tekniset edellytyksensä rekisteröintiä koskevalla asiakirjalla.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen kohdalla hankintalaissa on eroteltu tilanteet, joissa ehdokas tai tarjoaja on ehdottomasti sul- jettava pois kilpailuista (HL 53 §). Syynä on tällöin lähinnä talousri- kollisuus. Ehdottomista sulkemistilanteista hankintalaissa erotetaan tapaukset, joissa pois sulkeminen on hankintayksikön harkinnassa (HL 54 §). Yritysten harkinnanvarainen sulkeminen tulee tehdä hy- vän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön tulee jo hankintailmoituksessa todeta ne toimittajien soveltuvuutta koskevat harkinnanvaraiset vähimmäisvaatimukset, jotka niiden tulee täyttää uhalla, että toimittaja suljetaan pois kilpailusta ( 56,2 § ). EU- kyn- nysarvot alittavissa hankinnoissa sulkemisperiaatteista voidaan il- moittaa vasta tarjouspyynnössä ( 69 § ).

Ehdokkaan tai tarjoajan sulkeminen kilpailusta voi harkinnanvarais- ten sulkemisperusteiden kohdalla toteutua esimerkiksi seuraavien edellytysten vallitessa;

– toimittaja on konkurssissa tai

– toimittaja on päätetty asettaa selvitystilaan

– toimittaja on tuomittu ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta

– toimittaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan vir- heeseen

– toimittaja on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimak- sujen (esim. eläkevakuutusmaksujen) suorittamisen

– toimittaja on osoittautunut epäluotettavaksi antamalla vääriä tie-

toja hankintayksikölle tarjouksentekijän luotettavuuden arvioi- miseksi.

Ehdokkaan tai tarjoajan sulkemisesta kilpailusta on tehtävä hallin- nollinen päätös joko heti tai lopullisen valintapäätöksen yhteydes- sä. Se, milloin päätös annetaan ehdokkaalle tai tarjoajalle tiedoksi, on ratkaistava hankkeen luonteen perusteella. Ratkaisun tulee ilme- tä viimeistään lopullisesta hankintapäätöksestä, jotta asianosaisella on mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen.

Ehdokas tai tarjoaja voidaan sulkea pois kilpailusta myös tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytet- täessä annetun lain ( 1233/2006 ) eli tilaajavastuulain mukaisin perustein. Lailla pyritään torjumaan ns. harmaita markkinoita. Kil- pailusta sulkeminen voi tapahtua tilaajavastuulaissa mainituin pe- rustein, jos asiasta on mainittu tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Tilaajavastuulain mukaan tilaajat, kuten hankintayksiköt ovat vel- volliset vaatimaan tarjouskilpailun voittaneelta yritykseltä kilpailun ehdoista riippumatta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamis- ta tilaajavastuulaissa mainitut tiedot yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttämisestä, kuten verojen maksamisesta ja sosiaaliturvamaksu- jen suorittamisesta. Vastaavasti tilaaja on velvollinen selvittämään, mitä työehtosopimusta sopimuksen tarkoittaman työn toteuttami- sessa sovelletaan. Työehtosopimusta koskevia tietoja lukuun otta- matta tilaajavastuulain velvoitteet limittyvät hankintalain 54 §:n tarkoittamien harkinnanvaraisten kilpailusta pois sulkemista koske- vien periaatteiden kanssa.

4.6 Xxxxxxxxxx vastaanotto ja avaaminen

Saapuneet tarjoukset kirjataan tai niiden päällykseen merkitään tar- jouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin mene- telmin tehtyjen tarjousten vastaanotto on järjestettävä siten, ettei tarjousehtojen salaisuutta vaaranneta. Näin saadut tarjoukset on suljettava kirjekuoreen (telefaksit) tai muutoin varmennettava tie- tovuodot kesken asian käsittelyn.

Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen saakka. Myös avaamistilaisuuden jälkeen on huolehdittava siitä, että tarjoukset niihin kuuluvine hankintapäätöksen kannalta oleellisine liitteineen säilytetään huolellisesti.

Tarjoukset avataan ilman julkisuutta hankintayksikköä edustavien

henkilöiden toimesta (”virkamiestiimissä”). Avaustilaisuudesta tulee laatia avauspöytäkirja, jonka liitteenä on saadut tarjoukset. Kansal- lisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa menettely voi pöytäkir- jauksen osalta olla joustavampi. Avaustilaisuuden yhteydessä saatu- ja tarjousta koskevia tietoja ei tulisi julkistaa ennen lopullisen han- kintapäätöksen tekemistä, jotta tarjousten jatkokäsittely ja mahdol- liset välttämättömät täydentävät neuvottelut voidaan suorittaa il- man sivuvaikutteita.

Valtion toimesta asuntolainoitettujen samoin kuin eräiden muiden valtion lainoittamien rakennuskohteiden toteuttamista koskevat tar- joukset on avattava julkisesti, jos erityismääräykset tai viranomai- sen avustuspäätöksen ehdot sitä edellyttävät.

Avatut tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnä olevien hen- kilöiden nimikirjoituksella tai toimielimen puheenjohtajan ja sihtee- rin allekirjoituksella.

4.7 Tarjousten hylkääminen

Hankinnasta päättävällä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankin- talain mukaisin perustein.

Tarjous on hylättävä:

1. jos se on tarjouspyynnön vastainen

2. jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä (yksikköhinnat).

3. jos tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti,

4. jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Myöhäs- tynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan kui- tenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankin- noissa)

Lisäksi tarjoukset voidaan hylätä

1. jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi,

2. jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tarjousten hylkääminen alhaisen tarjouksen johdosta edellyttää kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankinta-

laista selviävällä tavalla yksityiskohtaista selvitysmenettelyä (HankL 63 §)

4.8 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta

Hyväksytyt tarjoukset on vertailtava tarjouspyyntöön sisältyvien kaikkien ehtojen mukaisesti. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia arviointiperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyn- töasiakirjoissa.

Tarjouksia vertailtaessa on yleensä syytä tehdä vertailutaulukko, jotta eri arviointiperusteiden pisteytys muistetaan tehdä jokaisen tarjoajan kohdalta kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen vertailuki- riteerien osalta. Vertailutaulukon pohja voidaan esittää jo tarjous- pyynnössä. Vertailuperusteiden käyttö on perusteltava ellei asia il- mene yksiselitteisesti vertailutaulukosta.

Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväk- syminen voidaan saada tarjouksentekijän tietoon tarjouksen voi- massaoloaikana. Mikäli tarjousten käsittely lykkääntyy, tarjousten tekijöiltä on riittävän ajoissa tiedusteltava, ovatko ne valmiit jatka- maan tarjouksen voimassaoloaikaa hankintayksikön ehdottamaan uuteen päivämäärään saakka.

Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankin- taa koskevan valintaperusteen mukaan kokonaistaloudellisesti edul- lisin tai se, joka on hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellista valinta- perustetta käytettäessä on sovellettava kaikkia hankintailmoitukses- sa tai tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita.

4.9 Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus

Hankintapäätöksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johto- säännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegointi) annettu päätösvalta hankinta-asioissa.

Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaatteita. Pöytäkirja laaditaan käyttäen ns. täy- dentyvää esityslistapöytäkirjaa, kun kysymys on hallituksen, lauta- kunnan tai muiden monijäsenisten toimielinten päätöksistä. Viran- haltijapäätöksistä laaditaan sen sijaan päätöspöytäkirja, joka voi pienissä hankinnoissa olla päätösluettelo.

Hankinta-asioissa pöytäkirja on laadittava siten, että siitä ilmenee

hankintatapahtuman keskeiset vaiheet. Näin menetellen hankintoja valmistelevat ja niistä päättävät henkilöt saavat oikean kuvan han- kinnasta. Hyvä pöytäkirja liitteineen antaa myös tarjousten tekijöille vastauksen hankintatapahtumasta kokonaisuudessaan. Keskeistä on tällöin hankintapäätös perusteluineen. Muutoksenhakutilanteessa pöytäkirja antaa selkeän kuvan hankinnasta hankintalain mukaisille muutoksenhakuelimille eli markkinaoikeudelle ja korkeimmalle hal- linto-oikeudelle. Hankintapäätös voidaan saattaa myös oikaisuvaa- timuksin kunnan toimielimen tutkittavaksi, jolloin pöytäkirjalla on vastaava merkitys.

Pöytäkirjaan on aiheellista sisällyttää yleiskuvaus hankintatapahtu- masta. Esityslistapöytäkirjaa käytettäessä hankinnan yleiskuvaus ilmenee yleensä esityslistan kerrontaosasta. Pöytäkirjauksen laajuu- teen ja ulkoiseen muotoon vaikuttaa mm. se, missä määrin tapah- tumatietoja sisällytetään suoraan pöytäkirjaan ja missä määrin sen liitteisiin.

Pöytäkirjasta, joka toimitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille tarjo- ajille, tulisi hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mahdollisuuksien mukaan mm. seuraavat asiat tarvittavin peruste- luin;

– hankinnan yleiskuvaus

– hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö

– käytetty hankintamenettely

– miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty

– ketkä ovat antaneet tarjouksen

– tarjousten avaustilaisuuden luonne

– tarjoajien kelpoisuus

– yritysten mahdollinen sulkeminen kilpailusta

– tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus / mahdollinen hylkääminen

– tarjouksia koskeva tarkistusneuvottelut, jos sellaisia on pidetty

– tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen

– voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin valinta- ja arviointiperustein

– mahdolliset muut perustelut

– maininta sopimuksen syntymisajankohdasta

– muutoksenhakuohjeet (markkinaoikeus ja oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin)

5. Sopimusten tekovaihe

5.1 Sopimuksen tai tilauksen tekeminen

Hankinnasta tehtävä sopimus tehdään noudattaen sopimuksen te- kemistä koskevia voimassa olevia yksityisoikeudellisia säännöksiä, kuten oikeustoimilakia. Hankintalaki edellyttää, että hankintapää- töksen tekemisen jälkeen laaditaan kirjallinen sopimus.

Käytännössä tarjouksen hyväksymispäätös annetaan usein jo ennen päätöspöytäkirjan valmistumista voittaneen tarjouksen tekijälle tie- doksi. Sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Näin siitä riippumatta, onko sopimus esimerkiksi allekirjoitet- tu tai käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 51 §:n mukaisesti otto-oikeutta tai onko päätös saanut lainvoiman.

Julkisissa hankinnoissa on käytännössä aiheellista toimia niin, että hankintasopimus syntyy vasta sopimuksen allekirjoittamisella. Oi- keustoimilain edellä mainitusta sopimuksen yleistä syntymisajan- kohtaa koskevasta pääperiaatteesta voidaan selkeyden vuoksi poi- keta esimerkiksi siten, että tarjouspyyntöasiakirjoissa, hankintapää- töksessä tai tarjouksen hyväksymisilmoituksessa mainitaan ajan- kohta, jolloin sopimus katsotaan tilaajan ja tuottajan välillä synty- vän. Käytännössä sitovan sopimuksen syntymisen ajankohdaksi voidaan esitetyllä tavalla ilmoittaa esimerkiksi kirjallisen sopimuksen allekirjoittaminen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joita tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voidaan käyttää esimer- kiksi päätöksen lainvoimaisuutta, rahoitusta koskevan ratkaisun saamisilmoitusta, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuutta jne.

EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa päätöksen täytäntöönpa- noon, kuten kirjallisen sopimuksen tekemiseen ei saa ryhtyä ennen kuin on kulunut 7 päivää muutoksenhakuajan päättymisestä mark- kinaoikeudessa ( karenssiaika ).

Hankintasopimusten ollessa yksityisoikeudellisia sopimuksia, han- kintojen kilpailuttamiseksi ja sopimusten laatimisen helpottamiseksi niiden yhteydessä voidaan käyttää alan yleisiä sopimusehtoja, kuten julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 1994, rakennus- urakan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998, konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995, valtion tietokonehankintojen yleisiä sopi- musehtoja VYSE tai IT-2000 ja muita asianomaista hankintatehtä- vää koskevia sopimusehtoja.

5.2 Ennakot

Myyjälle voidaan poikkeuksellisesti myöntää ennakkoa suoritetta- vasta maksusta. Xxxxxxx on sovittava hankinnan lopulliseksi osa- maksuksi ja sille on tarvittaessa vaadittava riittävä vakuus.

5.3 Vakuudet

Hankintasopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi hankintayksikkö voi tarvittaessa vaatia vakuuden. Tästä pitää olla maininta jo tarjous- pyyntöasiakirjoissa, kuten muistakin sopimusehdoista.

Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, pankin antama talletustodistus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Käytettäessä vakuutena takuu- todistusta tai muuta irtainta panttia, asiasta on syytä tehdä pant- taussopimus, jolla mahdollistetaan vakuuden käyttäminen tilaajan hyväksi sopimusrikkomuksen tapahduttua.

5.4 Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen

Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä, laatu ja kunto viipymättä tarkistettava. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot.

Palvelutehtävän tai rakennustyön vastaanotto toteutetaan sopimuk- sen liitteenä olevien yleisten sopimusehtojen mukaisesti joko toi- meksiannon päättyessä tai osatehtävien suorittamisen jälkeen.

Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta, on asiasta viipymättä tehtävä kirjallinen huomautus (reklamaatio). Reklamaatioiden suorittamisessa on noudatettava mahdollisten sopimusehtojen määräyksiä.

Toimittajan syyllistyessä laiminlyönteihin tilaajan on huolehdittava siitä, että sopimuksen tarkoittamia maksueriä ei makseta ennen velvoitteiden täyttämistä. Rakennushankkeiden kohdalla on ennen viimeisen maksuerän suorittamista urakoitsijalle mm. varmistettava, että takuuajan vakuus on luovutettu ja että sivu-urakoitsijoilla tai kolmansilla tahoilla ei ole urakoitsijasta johtuvia vaatimuksia.

6. Erinäiset määräykset

6.1 Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus

Xxxxxxxxxx, hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa kos- kevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osal- listuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta- asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa.

Asian käsittelyä koskevasta esteellisyydestä on erotettava ns. kilpai- luneutraalisuus. Sen mukaan yritys, jolla on ennakolta erityistietoa kilpailun kohteena olevasta hankkeesta siten, että yritysten keski- näinen objektiivinen kilpailuasetelma vaarantuu, ei voi osallistua tarjouskilpailuun. Kilpailuneutraalisuuden varmistaminen on sekä hankintayksikön että hankintaan osallistuvien toimittajien velvolli- suutena.

6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito

Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu hankinta-asian käsittelyvaiheesta. Asiakirjojen julkisuudessa noudatetaan viran- omaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julki- suuslain säännöksiä.

Se, keneltä tarjouksia on pyydetty tai ketkä ovat jättäneet osallis- tumishakemuksen, on julkinen asia sen jälkeen, kun asia on päätet- ty tai kirjattu viranomaisessa. Sen sijaan hankintayksikölle saapu- neet tarjoukset eivät ole vielä avaamisen jälkeen julkisia. Eri asia on, jos asiassa järjestetään julkinen avaustilaisuus (ks. kohta 4.6) tai jos viranomainen oman harkintansa perusteella muutoin antaa tietoja julkisuuteen esimerkiksi laajan esityslistoja koskevan jakelun kautta. Viimeksi mainittua menettelyä ei kuitenkaan hankinta- asioissa pidetä suositeltavana.

Sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt hankintapäätök- sen ja kun asiaa koskeva pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkistettu,

julkisuuskelpoinen päätös on syntynyt. Päätöksen julkistaminen ta- pahtuu tämän jälkeen viranomaisen harkinnan perusteella ottaen huomioon hankintalain ja julkisuuslain velvoitteet.

Hankintayksikön tulee päätöksen jälkeen antaa päätös tiedoksi kil- pailuun osallistuneille tarjouksentekijöille ja asettaa se yleisesti näh- täväksi kuntalain mukaisesti. Asianosaisille toimitettuun päätökseen on liitettävä kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet tiedot, jotta heillä on mahdollisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä oikeustur- vakeinoja (asianosaisjulkisuus). Lopullisesti kaikki hankinta- asiakirjat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat julkisuuslain no- jalla julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty (JulkL 7 §). Jälkim- mäinen tilanne koskee lähinnä ns. yleisöjulkisuutta.

Tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen antama tarjoushinta on julkinen. Tarjoukseen liittyvän kokonaishinnan lisäksi myös yksikkö- hinnat ja hintaerittelyt ovat pääsääntöisesti asianosaisjulkisia, koska tarjouskilpailun voittaja on saatettu valita näiden tietojen perusteel- la. Hankintakilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus saada tieto myös muista tarjousten vertailuun ja päätöksen tekemiseen vaikut- taneista keskeisistä seikoista, jotta heillä olisi mahdollisuus tarvitta- essa hakea muutosta päätökseen.

Hankintaviranomainen ei saa ilman asianosaisen suostumusta käyt- tää oikeudettomasti tietoja, jotka liittyvät tarjouksen tehneen elin- keinonharjoittajan liike- tai ammattisalaisuuteen. Vastaava kielto koskee muita näihin verrattavia tietoja, jos tällaisen tiedon ilmaise- minen saattaisi aiheuttaa elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahin- koa (JulkL 24 §).

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimusta koske- va jälki-ilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa luottamuksellisten lii- ketietojen säilyttämistä, perusteltuja kaupallisia etuja tai tervettä kilpailua.

Hankintalaki edellyttää, että hankintasopimus tehdään kirjallisesti. Kysymys on hankintatapahtuman dokumentoinnista, mutta ei eh- dottomasti sopimuksen syntymisajankohdasta, joka määräytyy oi- keustoimilain mukaisesti.

Document Metadata

Table of Contents

Free Standard Templates

Hyväksytty kunnanhallituksen päätöksellä 28.5.2007.

Document Metadata