Contract
5
Sopimus- ja asiakirjahallinto
Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön isännöitsijät joutuvat työssään tekemi- siin monenlaisten sopimusten kanssa. Aiemmin tässä kirjassa on selvitetty muun muassa sitä, kuka edustaa yhtiötä sopimuksenteossa ja minkälaisia valtuutuksia tai päätöksiä sopimuksentekoon tarvitaan (ks. 4.6). Seuraa- vassa selvitetään sopimisen periaatteita, taloyhtiöissä käytettäviä sopimus- tyyppejä ja sopimusten pätevyyttä sekä taloyhtiön asiakirjahallintoa.
Näytesivut
5.1 Sopimisesta yleensä
Sopimus voidaan tehdä suullisesti, sähköisesti tai kirjallisesti. Suositelta- vaa on laatia kaikki sopimukset kirjallisesti mahdollisten erimielisyyksien varalta.
Sopimukset voivat olla kertasopimuksia, voimassa toistaiseksi tai määrä- ajan taikka jatkua sopimuskausittain, ellei niitä ole esimerkiksi irtisanottu. Lähtökohtaisesti sopimuksiin kannattaa kirjata niiden päättymisehdot ja
-menettelyt.
Sopimuksen sisältö määräytyy sopimusehtojen ja voimassa olevan lainsää- dännön perusteella. Myös sopimuksen osapuolten aikaisemmilla käytän- nöillä ja yleisellä kauppatavalla saattaa olla merkitystä sopimuksen sisäl- töä tulkittaessa. Sopimusehdot eivät saa olla pakottavan lainsäädännön tai hyvän tavan vastaisia.
Usein kiinteistöalalla käytetään sopimusten pohjana erilaisia vakioehtoja (yleisiä sopimusehtoja), kuten YSE 1998, KSE 2013, ISE 2007 ja KP YSE 2007. Vakioehtojen käyttäminen sopimuksissa ei ole välttämätöntä, mutta useimmiten se on kuitenkin suositeltavaa. Vakioehtojen käyttäminen vä- hentää usein riskiä, että osapuolet tulkitsevat sopimusta eri tavoin. Xxxxxx vakioehdoista poikkeaminen on kuitenkin perusteltua. Esimerkiksi taloyh- tiöiden rakennusurakkasopimuksissa poiketaan usein YSE 1998 -ehtojen
Riitatilanteessa kirjallista sopimusta tulkitaan lähtökohtaisesti sanamuodon mukaan.
urakoitsijan viivästyssakon suuruutta koskevasta ehdosta niin, että viiväs- tyssakon määrä määritellään YSE:n vakioehtoja korkeammaksi. Tällaiset poikkeamat vakiosopimusehdoista on syytä merkitä sopimusasiakirjoihin mahdollisimman selkeästi ja yksiselitteisesti.
Riitatilanteissa kirjallista sopimus- ta tulkitaan lähtökohtaisesti sen sanamuodon mukaisesti. Jos osa- puolten tarkoitus on ollut sopia jostain muusta kuin mitä sopimuk- sen sanamuodosta tulee ilmi, voi
osapuolten yhteinen tarkoitus syrjäyttää sopimuksen sanamuodon. Näyt- tötaakka on normaalisti sopimusriidassa sillä, joka sopimukseen vetoaa. Epäselvää sopimusehtoa tulkitaan sopimuksen laatijan vahingoksi.
5.1.1 Taloyhtiön yleisimmät sopimukset
Asunto-osakeyhtiöt solmivat tyypillisesti monia erilaisia sopimuksia. Ta- loyhtiön sopimukset voidaan jakaa osto- ja myyntisopimuksiin.
Näytesivut
Ostosopimuksia ovat muun muassa
• vakuutussopimukset
• hissin kunnossapito- ja huoltosopimukset
• sähkösopimukset
• energian toimitussopimukset
• urakkasopimukset
• kiinteistöpalvelusopimukset (tai eriytetyt siivous- ja kiinteistönhoito- sopimukset)
• isännöintisopimukset
• jätehuoltosopimukset
• pysäköinninvalvontasopimukset
• veden toimitussopimukset
• konsulttisopimukset
• laitehuoltosopimukset
• laajakaista-, antenni- ynnä muut ICT-toimitussopimukset
• irtaimen tavaran hankintasopimukset
• muut palvelusopimukset.
Myyntisopimuksia ovat puolestaan muun muassa
• maanvuokrasopimus (autopaikan vuokrasopimus ym.)
• huoneenvuokrasopimus
• liikehuoneiston vuokrasopimus.
Taloyhtiön solmimat ostosopimukset ovat lähtökohtaisesti liikesopimuk- sia, eikä taloyhtiötä suojaa esimerkiksi kuluttajansuojalaki. Taloyhtiön kannattaakin huolehtia siitä, että sillä on riittävä asiantuntemus käytettä- vissään etenkin silloin, kun se solmii laajempia sopimuksia tai sopimusko- konaisuuksia. Sopimukset voidaan jakaa aiesopimuksiin, esisopimuksiin ja varsinaisiin sopimuksiin.
Sopimussuhteessa voidaan erottaa seuraavat vaiheet:
1. tarjousmenettely
2. neuvotteluvaihe ja mahdollinen aiesopimus
3. esisopimusvaihe (jos tarpeen)
4. sopimuksen syntyminen
5. sopimusaika
Näytesivut
6. sopimuksen päättyminen ja mahdollinen päättämissopimus tai riidan- ratkaisu
7. sopimuksen päättymisen jälkeinen aika (mahdolliset erillissopimukset esim. korvauksista ja oikeuksista).
Aiesopimuksella nimensä mukaisesti normaalisti vahvistetaan osapuolten aikomus tehdä sopimus. Esisopimuksessa sovitaan siitä, että osapuolet tulevat tekemään sopimuksen, sekä tulevan sopimuksen pääasiallisesta sisällöstä. Tarkempi sopimusehtojen määrittely jätetään usein lopullisen sopimuksen varaan.
5.1.2 Sopimusten pätevyys ja kohtuullistaminen
Sopimuksia koskeva yleislainsäädäntö rakentuu niin sanotun tarjous-vas- taus-mekanismin varaan. Lain mukaan sopimus syntyy silloin, kun tar- jous on hyväksytty, ellei edellytykseksi ole asetettu esimerkiksi sopimuk- sen allekirjoittamista.1 Sopimusoikeudellisena pääperiaatteena on, että so- pimukset on pidettävä. Sopimus on kuitenkin lähtökohtaisesti pätemätön, jos sopimuskumppani esimerkiksi vilpillisessä mielessä toimien erehdyt-
1 Tietynlaiset sopimukset kuitenkin vaativat erityistä määrämuotoa sopimuksen tekemi- seltä. Esimerkiksi kiinteistön kauppa on aina tehtävä kirjallisesti ja se on kaupanvahvistajan vahvistettava kaikkien sopimuksen allekirjoittajien läsnä ollessa.
tää tai pakottaa toisen osapuolen solmimaan kanssaan sopimuksen tai jos sopimus on lain tai hyvän tavan vastainen.
Mikäli osapuolten solmima sopimus johtaisi kohtuuttomaan lopputulok- seen, saattaisi tuomioistuin kohtuullistaa sopimusta jättämällä sen koko- naisuudessaan tai osin vaikutuksetta. Kyseessä on kuitenkin poikkeus pää- sääntöön, ja tuomioistuimen määräämä sopimuksen kohtuullistaminen on kohtalaisen harvinaista.
5.2 Isännöinti- ja kiinteistöpalvelusopimukset
Isännöintisopimus on kokonaisvaltainen sopimus, jossa yleensä sovitaan, että isännöitsijä tai isännöintiyritys hoitaa kaikki lain mukaiset ja muut yhtiön tarpeiden mukaiset isännöitsijätehtävät. Laki sallii myös isännöit- sijän tehtävän osittamisen ja ostamisen eri palveluntuottajilta (esimerkiksi taloushallinnon voi hoitaa eri taho).
Näytesivut
Kiinteistöpalvelusopimus tehdään taas joko kokonaissopimuksena tai osa- sopimuksena. Normaalisti asuinkiinteistö tekee palveluntuottajan kanssa sopimuksen tai sopimukset ulkoalueiden hoidosta, kiinteistönhoidosta sekä huollosta ja siivouksesta. Tämän lisäksi voidaan tehdä sopimuksia esimerkiksi jätehuollosta, lämmönjakelusta, sähkön toimittamisesta ja his- sihuollosta eri palveluntuottajien kanssa (ks. 5.1.1).
Tarkempaa tietoa isännöinti- ja kiinteistöpalvelusopimuksista saat seuraa- vista teoksista:
Xxxxxxxx, Xxxxxx & Xxxx, Teppo: Kiinteistönhoidon osto-opas. Kiinteistö- xxxx Xxxxxxxxx Oy, 2017.
Furuhjelm, Xxxxxx & Xxxxxxx, Xxxxx: Xxxxxxx isännöintiä – Xxxx isän- nöintipalvelujen hankintaan. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2014.
5.2.1 Yleiset sopimusehdot
Isännöinnin sisällön määräävät pitkälti laissa ja sopimuksissa sekä suo- situksissa määritellyt isännöintitehtävät. RAKLI, Isännöintiliitto ja Suo- men Kiinteistöliitto ovat lisäksi laatineet yleiset sopimusehdot (ISE 2007) isännöintisopimuksia varten. Myös kiinteistöpalvelusopimuksia varten on olemassa yleiset sopimusehdot (KP YSE 2007), jotka alan järjestöt ovat hy- väksyneet.
Yleiset sopimusehdot ovat luonteeltaan vakiosopimuksia, joista poiketaan vain painavista syistä erikseen sopimalla. Yleisiä sopimusehtoja ei sovel-
Yleisiä sopimusehtoja ei sovelleta automaattisesti.
leta automaattisesti, vaan sopimuk- sessa tulee olla vähintään viittaus yleisiin ehtoihin. Yleiset sopimus- ehdot kannattaa liittää kaikkiin isännöinti- ja kiinteistöpalveluso- pimuksiin.
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot (ISE 2007) ja Kiinteistöpalve- lualan yleiset sopimusehdot (KP YSE 2007) ovat tämän kirjan liitteinä (ks. liite 4 ja 5).
5.2.2 Isännöinti- ja kiinteistöpalvelusopimuksen laatiminen
5.2.2.1 Isännöinti- ja kiinteistöpalvelusopimusten perussisältö
Näytesivut
Sekä isännöinti- että kiinteistöpalvelusopimuksen tulee antaa vastaus ai- nakin seuraaviin kysymyksiin:
• Ketkä ovat sopijapuolet?
• Missä sopimus tehdään?
• Mistä sovitaan?
• Milloin sopimus tehdään ja kauanko se on voimassa?
• Millaisesta palvelun laadusta ja tasosta sovitaan?
• Mitä sopimus maksaa yhtiölle?
Isännöinti- ja kiinteistöpalvelusopimuksen sisältö muodostuu käytännössä
1. sopimuksen perusosasta, jossa on selvitetty sopimukseen liittyvät ylei- set asiat
2. sopimuksen liitteistä, joissa on kuvattu, miten eri tehtäviä hoidetaan
3. yleisistä sopimusehdoista.
Isännöinti- ja kiinteistöpalvelusopimuksista on mallit tämän kirjan liittee- nä (ks. liitteet 6 ja 7).
5.2.2.2 Sopimuksen laadinnan vaiheet
Palvelupaketin valinta
Isännöinti- tai kiinteistöpalvelusopimuksen laadintaa voidaan kuvata seu- raavan kaavion avulla:
Ylläpitotason määrittely
Kiinteistöstrategian laadinta
Palvelutuottajan valintakriteerien asettaminen
Sopimusohjelman laadinta
Tarjouspyynnön laadinta ja lähettäminen
Sopimuksen laadinta ja allekirjoitus
Sopimusneuvottelut
Tarjousten vastaanottaminen
Näytesivut
Kuva 5.1. Isännöinti- tai kiinteistöpalvelusopimuksen laadinta prosessina.
Kiinteistöstrategia ja kiinteistön ylläpitotason määrittely
Kiinteistöstrategiassa määritellään ylläpidon taso.
Ennen isännöinti- tai kiinteistöpalvelusopimuksen laatimista taloyhtiön kannattaa laatia kiinteistöstrategia, ellei kiinteistöllä sellaista vielä ole. Kiinteistöstrategiassa määritellään kiinteistön ylläpidon taso ja usein myös eritellään palvelut, joiden
avulla kiinteistössä saavutetaan esi- merkiksi asumisviihtyisyydelle tai liikekiinteistön toimivuudelle stra- tegiassa asetettavat tavoitteet (ks. 1.1.4).
Yhtiön päättämän ylläpitotason mukaan kootaan sopimuskohtaiset palve- lupaketit kiinteistöpalvelujen järjestämiseksi. Eri tuotteiden tai palvelupa- kettien valitut tasot voivat vaihdella sovituissa raameissa, kunhan koko- naisuus säilyy päätetyllä tasolla.
Palvelupaketin valinta
Kiinteistön tarvitseman palvelupaketin valinnassa voidaan käyttää esimer- kiksi tuotekirjastoja, tehtäväluetteloja ja laatukuvauksia. Kiinteistönhoidon laatukuvauksia löytyy esimerkiksi KH-kortistosta (ks. www.rakennustieto. fi), ja isännöinnin palvelukuvauksia Asunto-osakeyhtiön ja Vuokratalon isännöintitehtäväluetteloista (ks. Kiinteistöalan Kustannus Oy, www.kiin- xxxx.xx). (Kiinteistönhoidon palvelukuvauksista ks. myös luku 8.3.)
Kiinteistöstrategiassa määrätty ylläpitotaso vaikuttaa paljolti paketin sisäl- töön. Paketin laadinnassa on otettava huomioon myös vastuut ja niiden rajaukset. Toisin sanoen on päätettävä alustavasti tilaajan, isännöintiyri- tyksen, kiinteistöpalveluyrityksen ja muiden toimijoiden välinen työnjako. Hyvin tärkeää on myös varmistaa, että valitut nimikkeet ja tuotekuvaukset ovat yksiselitteisesti ymmärrettävissä ja kumpikin osapuoli ymmärtää ne samalla tavalla.
Sopimusohjelman laadinta
Näytesivut
Palvelupaketin valinnan jälkeen laaditaan sopimusohjelma. Sopimusohjel- ma on käytännössä kiinteistönomistajan tahdonilmaus siitä, miten asioita
Sopimusohjelmaa on syytä käyttää kaikissa tarjous- pyynnöissä ja sopimuksissa.
halutaan hoidettavan. Sopimusoh- jelmaan kirjataan sopimuksen kes- keiset tavoitteet ja yhteistoiminnan pelisäännöt, ja se liitetään mukaan tarjouspyyntöön. Sopimusohjelmaa on syytä käyttää kaikissa tarjous- pyynnöissä ja sopimuksissa.
Sopimusohjelma sisältää tavallisesti tiedot esimerkiksi seuraavista:
1. tilaajan tavoitteet ja yhteistyötä koskevat toiveet
2. sopimusaika
3. sopimustehtävien suorittaminen
4. toimeksisaajan resurssit
5. tilaajan organisaatio
6. vakuutukset
7. tilaajan myötävaikutusvelvollisuus
8. sopimushinnat ja maksaminen
9. sopimuksenaikainen toiminta
10. erimielisyydet
11. tarjous.