TAPAHTUMAYHTEISTYÖSOPIMUS / Suvilahti Summer 2020

TAPAHTUMAYHTEISTYÖSOPIMUS / Suvilahti Summer 2020

1. JOHDANTO

1.1. Sopijapuolet

Helsingin kaupunki (jäljempänä Kaupunki)

Y-tunnus: 0201256-6 Kaupunginkanslia, Viestintäosasto 00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Live Nation Finland Oy (jäljempänä Yhteistyökumppani)

Y-tunnus: 1018164-2

Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxx

Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja antaa sopijapuolille tietoja sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista.

Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle.

1.2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Tällä sopimuksella sovitaan yhteistyöstä Suvilahti Summer 2020 -tapahtuman (jäljempänä Tapahtuma) järjestämiseksi ja siihen liittyvistä vastuista ja velvoitteista.

Helsingin kaupunki solmii Live Nation Finland oy:n kanssa tapahtumayhteistyö- sopimuksen koskien tapahtumaa Suvilahdessa 11.–30.6.2020. Tällä sopimuksella mahdollistetaan osaltaan tapahtuman toteuttaminen Helsingissä.

Helsingin kaupungin vuosien 2017–2021 ”Maailman toimivin kaupunki” – kaupunkistrategian mukaisesti Helsinki on kansainvälinen, elävä ja kiehtova tapahtumien Helsinki. Helsinki on monipuolinen ja kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki.

1.3. Sopimusasiakirjat ja niiden etusijajärjestys

Sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja sen liitteistä. Sopimukseen kuuluvat seuraavat liitteet:

1. Tapahtumasuunnitelma

2. Tapahtuma-aikataulu

Yllämainitut sopimusasiakirjat ja niiden sisältämät ehdot täydentävät toisiaan.

Mikäli asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaisia, noudatetaan kysymyksessä olevan seikan osalta ensisijaisesti tätä sopimusasiakirjaa ja sen jälkeen sopimuksen liitteitä numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan.

1.4. Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Tämä sopimus on voimassa siihen saakka, kunnes molemmat sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteensa.

Sopimusmääräykset, jotka on tarkoitettu sovellettaviksi myös sopimuksen päättymisen jälkeen, pysyvät voimassa sopimussuhteen lakkaamisesta huolimatta.

2. SOPIMUKSEN KOHDE

2.1. Tapahtuman kuvaus

Suvilahti Summer 2020 on tapahtuma kaikille kaupunkilaisille. Live Nation on rakentanut korona-ajan rajoitusten mukaisen tapahtumakonseptin, jossa voidaan turvallisesti järjestää alle 500 hengen tilaisuuksia AVI:n,THL:n ja OKM:n antamien ohjeiden mukaisesti.

Suvilahti Summer 2020 tapahtuma alkaa torstaina 11.6.2020 ja jatkuu ainakin tiistaihin 30.6.2020asti. Tapahtumassa on erilaista päivä- ja iltaohjelmaa: konsertteja, elokuvia, karaokea, lasten ohjelmaa ja aamujumppaa. Tapahtumat ovat pääosin maksullisia. Liput myydään ryhmälippuina (2-6 henkilöä). Tapahtumiin myös saavutaan pienryhmissä (2-6 henkilöä). Tapahtumissa istutaan omissa pöydissä omalla alueella (turvaväli ryhmäalueiden välillä 3 metriä). Myös jonotukset alueelle ja alueella on hoidettu valvotuin turvavälein.

Tapahtuman tuottaa yhdessä Live Nationin kanssa Suvilahden alueella toimiva ravintola Suvilahti TBA. He huolehtivat ruoka- ja juomamyynnistä, joka pyritään tekemään pääosin etukäteen myytävillä piknik-paketeilla.

Jokaisen erillisen tapahtuman maksimi kapasiteetti on alle 500 henkilöä. Tähän määrään lasketaan myös alueella työskentelevä henkilökunta sekä esiintyvät artistit. Jokaiseen tapahtumaan myydään 450 lippua.

2.2. Sopijapuolten yleiset velvoitteet

Sopijapuolet noudattavat toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Sopijapuolet pyrkivät mahdollisuuksien mukaan toimillaan myötävaikuttamaan myös toiselle sopijapuolelle kuuluvien tehtävien toteutukseen. Tämä ei kuitenkaan muuta sopimuksessa määriteltyjä sopijapuolten velvoitteita.

Sopijapuolet vastaavat siitä, että niiden vastuulla olevat tehtävät suoritetaan asiantuntevasti, huolellisesti ja ilman aiheetonta viivästystä.

Sopijapuolen tulee antaa toiselle sopijapuolelle oikea-aikaisesti riittävät tiedot tapahtuman toteuttamiseen vaikuttavista seikoista ja ilmoittaa niiden olennaisista muutoksista.

2.3. Tapahtuman järjestäminen

Yhteistyökumppani vastaa Tapahtuman järjestämisestä ja siihen liittyvistä velvoitteista siltä osin kuin niitä ei ole määritelty tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä Kaupungin vastuulle.

2.4. Vakuutukset

Yhteistyökumppani on vastuussa Tapahtumaan osallistuvien turvallisuudesta. Yhteistyökumppani on velvollinen ottamaan Tapahtuman järjestämistä koskevan ja siihen liittyviin riskeihin nähden riittävän vastuuvakuutuksen.

2.5. Luvat ja suostumukset

Yhteistyökumppani vastaa Tapahtuman järjestämiseen liittyvien lupien, ilmoitusten ja suostumusten hankkimisesta.

2.6. Tapahtuman loppuraportti

Yhteistyökumppani toimittaa Tapahtuman loppuraportin sisältäen talousraportin Kaupungille yhden kuukauden kuluessa Tapahtuman päättymisestä.

2.7. Tapahtuman vastuullisuus

Kaupunki on sitoutunut kaikessa toiminnassaan vastuullisuuteen, ja myös tapahtumayhteistyössä vastuullisuus on keskiössä. Sopijapuolet varmistavat, että tapahtuman suunnittelussa ja yhteistyötoimenpiteissä otetaan huomioon sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen vastuullisuus.

2.8. Kaupungin saamat vastikkeet

2.8.1. Näkyvyys

Helsingin kaupunki on yksi tapahtuman allekirjoittajista. Kaupungin tunnus lisätään tapahtuman artworkiin ja se näkyy kaikessa tapahtumalle tehdyssä markkinoinnissa.

Helsingin kaupungin kommentti lisätään tapahtuman mediatiedotteeseen.

Kaupunki saa erikseen sovittavan näkyvyyden tapahtuma-alueella. Kaupunki vastaa tämän näkyvyyden tuotantokuluista.

Kaupunki saa tapahtumassa n. 50 sekunnin videoajan tapahtuman pääscreenillä kahdesti päivässä. Kaupunki vastaa videon toimituksesta.

2.8.2. Muu yhteistyö

Yhteistyökumppani järjestää Suvilahdessa yhden osallistujille (450) ilmaisen aamujumpan sekä osallistujille ilmaisen lapsiperheille suunnatun tapahtumapäivän, joka sisältää kolme erillistä 450 osallistujan tapahtumaa.

2.8.3. Oheistapahtumat

Yhteistyökumppani kutsuu Kaupungin edustajat mahdollisiin Yhteistyökumppanin järjestämiin Tapahtuman VIP-tilaisuuksiin, tiedotustilaisuuksiin, yhteistyöyritysten ja sidosryhmien tilaisuuksiin ja muihin oheistapahtumiin.

2.9. Sopijapuolten taloudelliset vastuut ja maksuehdot

Sopijapuolet vastaavat omien velvoitteidensa täyttämiseen liittyvistä kustannuksista siltä osin kuin tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä ei ole toisin todettu.

Kaupungin osuus tapahtuman järjestelyyn liittyvistä kustannuksista on 20 000 euroa. Kaupunki maksaa osuutensa Yhteistyökumppanille sen lähettämää hyväksyttävää laskua vastaan.

• Tämän sopimuksen allekirjoitushetki: 10 000 euroa + alv.

• Tapahtuman päättyminen ja Tapahtuman loppuraportin toimitus Kaupungille: 10 000 euroa + alv.

Yhteistyökumppani laskuttaa Kaupunkia verkkolaskulla, joka erääntyy maksettavaksi 21 vuorokauden kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta.

Tämän kohdan mukaiset maksuosuuksien summat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäveroon sovelletaan voimassa olevan arvonlisäverolain säännöksiä.

3. MUUT EHDOT

3.1. Immateriaalioikeudet

Kaupunki saa Yhteistyökumppanin tuottamiin tapahtumaa koskeviin valokuviin, videoihin ja muuhun tapahtuma-aineistoon pysyvän käyttö- ja muokkausoikeuden kotimaisessa ja kansainvälisessä Kaupungin markkinoinnissa ilman lisäkustannuksia. Yhteistyökumppani vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa kyseiset oikeudet Kaupungille.

Muilta osin sopijapuolten välillä ei luovuteta immateriaalioikeuksia.

Sopijapuolet vastaavat siitä, ettei niiden tapahtuman järjestämisessä käyttämä tai toiselle sopijapuolelle luovuttama aineisto sopimuksen mukaisesti käytettynä loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia.

3.2. Tietosuoja

Sopijapuolet eivät luovuta toisilleen henkilötietoja. Mikäli henkilötietojen luovutuksia tapahtuu, sovitaan niiden käsittelystä erikseen Kaupungin tietosuojaliitettä käyttäen.

Mikäli Tapahtuman järjestämisen yhteydessä Yhteistyökumppani kerää ja käsittelee henkilötietoja, toimii se rekisterinpitäjänä ja noudattaa tietosuoja-asetusta sekä muuta voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

3.3. Salassapito

Sopijapuolet huolehtivat kukin omalta osaltaan, että hanketta toteutettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli, kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Sopijapuoli vastaa siitä, että sen käyttämä alihankkija noudattaa näitä salassapitoa koskevia määräyksiä.

Tämän kohdan mukaiset määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

3.4. Ylivoimainen este

Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää

vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.

Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta sopimukseen.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta tai jos Tapahtuman järjestäminen ei ole ylivoimaisen esteen vuoksi enää mahdollista.

3.5. Vahingonkorvausvelvollisuus

Sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta.

Sopijapuolet eivät vastaa välillisistä vahingoista. Tätä rajoitusta ei sovelleta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia. Tällöin vahinkoa kärsineellä sopijapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta.

Sopijapuolet vastaavat kolmannelle osapuolelle aiheuttamastaan vahingosta siinä suhteessa kuin vahingon voidaan katsoa aiheutuneen niiden toiminnasta tai laiminlyönnistä, eikä kyseiseen vastuuseen sovelleta tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä todettuja vastuunrajoituksia.

3.6. Sopimuksen purkaminen

Sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan, tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Mikäli sopimusrikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, mikäli sopimusrikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut sopimusrikkomustaan 30 päivän kuluessa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta ja aikomuksestaan purkaa sopimus.

3.7. Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen

Sopimuksen muuttaminen on mahdollista vain sopijapuolten yhteisesti ja kirjallisesti niin sopiessa.

Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta.

3.8. Erimielisyydet ja sovellettava laki

Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotelluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ei kuitenkaan kansainvälistä lainvalintaa koskevia säännöksiä.

3.9. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Tämä sopimus on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle.

Päiväys: Päiväys:

Helsingin kaupunki Live Nation Finland Oy

Nimi Nimi

Asema/Xxxxxx Xxxxx/Nimike