LIITE IV

LIITE IV

Kaakkois-Suomi – Venäjä CBC 2014-2020 -ohjelmasta rahoitettavien tukisopimusten kulujen ja tulojen vahvistamismenettely (ERV1)

SISÄLLYS

1. Johdanto 2

2. Toimeksiannon osapuolten velvollisuudet 3

3. Toimeksiannon laatu ja tavoite 3

4. Standardit ja eettiset normit 4

5. Evidenssi ja asiakirjat 4

6. Xxxxxxxxxxx 0

7. Yleiset toimenpiteet 5

7.1 Tukisopimuksen ehdot 5

7.2 Tarkastusevidenssi 5

7.3 Kulujen vahvistamisen kattavuus ja kuluerien valinta 6

7.4 Tulokset 7

8. Asiakirjaluettelo 7

1. Johdanto

ENI CBC -ohjelmien säädöskehys asettaa vaatimukset ilmoitettujen kulujen ja tulojen vahvistamismenettelylle. Erityisesti ENI CBC:n täytäntöönpanosäännöt (asetus (EU) 897/2014) edellyttävät, että kulujen vahvistamisen suorittaa tilintarkastaja tai pätevä tuensaajasta riippumaton julkinen viranhaltija (jäljempänä tässä asiakirjassa – tarkastaja).

Vahvistamisen tuloksena on voitava päätyä siihen lopputulokseen, että tuensaajan ilmoittamat kustannukset ja hankkeen tuotot ovat:

- todellisia (kulut ovat oikeasti koituneet ja tulot on yksilöity ja niiden määrä on ilmoitettu),

- oikein kirjattu (summat on mainittu ja kirjattu tositeasiakirjojen mukaisesti), ja

- sopimuksen mukaan tukikelpoisia (tukikelpoisuuskriteerien mukaisia).

Myönnetyn tuen tarkoituksena tai seurauksena ei saa olla voiton tuottaminen, ja siksi kulujen vahvistamismenettelyn yhteydessä on tarkastettava, että hankkeessa on noudatettu “voittoa tavoittelemattomuuden periaatetta”. Voitolla tarkoitetaan sitä, että tuotot ylittävät kustannukset hankkeen päättymishetkellä.

Jos tuensaaja saa rahoitusta kolmannelta osapuolelta (esimerkiksi valtion rahoitusta) tai hanke tuottaa tuloja (esimerkiksi ennakkorahoituksen tuottama korko, hankkeessa rakennetun infrastruktuurin käyttömaksut tai palveluiden käyttömaksut), se ei automaattisesti tarkoita että voittoa tavoittelemattomuuden periaatetta olisi rikottu.

Maksupyyntöjen (allekirjoitetun sopimuksen mukaista ensimmäistä ennakkorahoituserää lukuun ottamatta) mukana on toimitettava kulujen ja tulojen talousraportit. Vahvistaminen tapahtuu tukisopimuksessa määritellyn menettelyn mukaisesti.

Sovitun menettelyn tarkoituksena on, että tarkastaja suorittaa tarkastajan, tarkastuksen kohteen ja mahdollisen kolmannen osapuolen hyväksymiä tarkastustoimenpiteitä ja raportoi tarkastuksen tosiasialliset tulokset.

Tarkastuksen kohteena on tuensaajan laatima talousraportti, jossa on ilmoitettu hankkeen kustannukset ja tulot sekä kustannusten tukikelpoiselle osalle haettu korvaus, sekä voittoa tavoittelemattomuuden periaatteen noudattaminen.

Kulujen ja tulojen vahvistaminen suoritetaan tarkistuslistan ja havaintojen luettelointia koskevan mallin mukaisten vahvistusmenetelmien sekä seuraavien raporttimallien mukaisesti: kulujen ja tulojen vahvistusraportti sekä epäiltyjä ja/tai todettuja petoksia koskeva raportti.

Petoksia koskeva raportti on lähetettävä suoraan hallintoviranomaiselle, eikä siitä tarvitse ilmoittaa tuensaajalle, jota asia koskee.

Kaikki kulujen ja tulojen vahvistusmenettelyä koskevassa asiakirjassa mainitut asiakirjat ovat ladattavissa Kaakkois-Suomi - Venäjä CBC 2014-2020 -ohjelman sivuilta osoitteessa xxxx://xxx.xxxxxxx.xx

2. Toimeksiannon osapuolten velvollisuudet

”Tuensaajalla/-saajilla” tarkoitetaan kaikkia hankkeen tuensaajia yhteisesti, päätoteuttaja ja kumppanit mukaan lukien. ”Tuensaaja/-saajat” käsittää tarvittaessa myös tuensaajan sidosorganisaation/-t.

- Tuensaaja on velvollinen laatimaan tukisopimuksella rahoitettavan hankkeen talousraportin, joka on tukisopimuksen ehtojen mukainen, ja varmistamaan, että talousraportti täsmää tuensaajan tilinpito- ja kirjanpitojärjestelmän ja sen tilien ja arkistotietojen kanssa. Tuensaaja on velvollinen antamaan riittävästi niin taloudellista kuin muutakin tietoa talousraportin tueksi.

- Tuensaaja ymmärtää sen, että tarkastaja pystyy suorittamaan tämän tehtävän edellyttämät toimenpiteet tehokkaasti vain, jos tuensaaja(t) ja sen mahdolliset sidosorganisaatiot antavat henkilökuntansa ja tilinpito- ja kirjanpitojärjestelmänsä ja sen tilit ja arkistotiedot täysin ja vapaasti tarkastajan käyttöön.

- ”Tarkastaja” (tai julkinen viranhaltija) vastaa sovittujen toimenpiteiden suorittamisesta tässä asiakirjassa esitetyllä tavalla. ”Tarkastajalla” tarkoitetaan tarkastusyritystä, jonka kanssa on sovittu tämän tehtävän suorittamisesta ja tosiasiallisia havaintoja koskevan raportin toimittamisesta tuensaajalle. ”Tarkastaja” voi tarkoittaa vahvistamisen suorittavaa henkilöä tai henkilöitä; tavallisesti toimeksiannon saanutta kumppania tai muita tehtävää suorittavan ryhmän jäseniä. Toimeksiantokumppani on tarkastajayrityksessä se kumppani tai muu henkilö, joka vastaa tehtävästä ja yrityksen laatimasta raportista, ja jolla on tehtävän edellyttämät, ammatillisen, juridisen tai säätelevän elimen myöntämät valtuudet.

3. Toimeksiannon laatu ja tavoite

Tämä kulujen ja tulojen vahvistaminen on toimeksianto, joka käsittää tietyt sovitut tukisopimuksen talousraporttia koskevat toimenpiteet. Kulujen vahvistamisen tavoitteena on, että tarkastaja suorittaa tietyt liitteenä olevan tarkistuslistan mukaiset toimenpiteet ja toimittaa tuensaajalle raportin suoritettujen vahvistustoimenpiteiden tuottamista tosiasiallisista havainnoista.

Vahvistaminen tarkoittaa, että tarkastaja tarkastelee tuensaajan talousraportin tietoja ja vertaa niitä tukisopimuksen ehtoihin. Koska kyseessä ei ole varmennustoimeksianto, tarkastaja ei anna lausuntoa eikä ilmaise varmuutta.

Hallintoviranomainen arvioi itse tarkastajan ilmoittamat tosiseikkoihin perustuvat havainnot ja vetää niistä johtopäätöksensä.

4. Standardit ja eettiset normit

Tarkastajan on noudatettava seuraavia säännöksiä:

- IFAC:n hyväksymä kansainvälinen liitännäispalvelustandardi ISRS 4400 Toimeksiannot taloudelliseen informaatioon kohdistuvien erikseen sovittujen toimenpiteiden suorittamisesta;

- IFAC:n eettiset säännöt tilintarkastusammattilaisille, laatinut ja julkaissut IFAC:n International Ethics Standards Boards for Accountants (IESBA), joka määrittelee tilintarkastajien eettiset perusperiaatteet mitä tulee rehellisyyteen, puolueettomuuteen, itsenäisyyteen, ammatilliseen pätevyyteen ja asianmukaiseen huolellisuuteen, luottamuksellisuuteen, ammatilliseen käytökseen ja teknisiin standardeihin. Vaikka ISRS 4400:n mukaan erikseen sovittuja toimenpiteitä koskevissa toimeksiannoissa ei edellytetä riippumattomuutta, ENI CBC:n toteutussäännöissä edellytetään, että tarkastaja on riippumaton tuensaajasta ja noudattaa riippumattomuusvaatimuksia, jotka sisältyvät IFAC:n eettisiin sääntöihin tilintarkastusammattilaisille.

5. Evidenssi ja asiakirjat

Tarkastaja suunnittelee työnsä siten, että kulujen ja tulojen vahvistaminen on tehokasta. Evidenssinä tarkistuslistassa olevien toimenpiteiden suorittamista varten käytetään kaikkea taloudellista ja ei-taloudellista tietoa, joka mahdollistaa tuensaajan talousraportissa ilmoittamien kulujen ja tulojen tarkastelun.

Tarkastaja käyttää näiden menettelyjen avulla saatua evidenssiä tosiseikkoihin perustuvan raportin pohjana. Tarkastaja dokumentoi seikkoja, jotka antavat tärkeää tosiasiallisia havaintoja koskevaa raporttia tukevaa evidenssiä sekä evidenssiä siitä, että työ on suoritettu ISRS 4400 - standardin ja näiden menettelyohjeiden mukaisesti.

Hallintoviranomaisella, tuensaajan kotimaan valvonnan yhteyspisteillä ja muilla Euroopan unionin toimikelpoisilla elimillä tai sen asianmukaisesti valtuuttamilla elimillä on oikeus tutustua tarkastajan työaineistoon suoritetun työn laadun varmistamiseksi.

6. Raportointi

Kulujen ja tulojen vahvistusraportissa kuvaillaan toimeksiannon tarkoitus, sovitut toimenpiteet ja tosiasialliset havainnot riittävässä laajuudessa, jotta tuensaaja ja hallintoviranomainen ymmärtävät tarkastajan suorittamien toimenpiteiden laadun ja laajuuden ja tarkastajan raportoimat tosiasialliset havainnot.

Kulujen ja tulojen vahvistamisen raporttipohjan käyttö on pakollista.

7. Yleiset toimenpiteet

7.1 Tukisopimuksen ehdot

Tarkastaja:

- hankkii käsityksen tukisopimuksen ehdoista tutustumalla tukisopimukseen ja sen liitteisiin ja muuhun merkitykselliseen tietoon sekä esittämällä kysymyksiä tuensaajalle;

- hankkii jäljennöksen alkuperäisestä tukisopimuksesta ja kumppanuussopimuksesta;

- hankkii talousraportin (johon kuuluu kerronnallinen ja taloudellinen osa) ja tutustuu siihen

- selvittää onko tuensaajalla/-saajilla sidosorganisaatiota/-oita1.

7.2 Tarkastusevidenssi

Tarkastaja voi tarkistuslistan mukaisia toimenpiteitä suorittaessaan käyttää erilaisia tekniikoita, kuten kyselyä ja analysointia, (uudelleen)laskentaa, vertailua, muita laskennan virheettömyyden tarkastuksia, tarkkailua, tietojen ja asiakirjojen tarkastamista, omaisuuden tarkastamista ja vahvistusten hankkimista.

Tarkastaja käyttää näiden menettelyjen avulla saatua evidenssiä tosiseikkoihin perustuvan raportin pohjana. Evidenssiä on kaikki tarkastajan käyttämä tieto, jonka perusteella tämä päätyy tosiseikkoihin perustuviin havaintoihin, ja se käsittää talousraportin pohjalla olevan kirjanpidon ja muut tiedot (taloudelliset ja ei-taloudelliset).

Evidenssiä koskevat seuraavat sopimuksen mukaiset vaatimukset:

- Kustannusten on oltava yksilöitäviä, varmistettavissa olevia ja tuensaajan kirjanpitoon vietyjä;

- Tuensaaja antaa ulkopuolisen tarkastajan suorittaa kirjanpidon tositeasiakirjoihin, kirjanpitoaineistoon ja muihin hankkeen rahoituksen kannalta merkityksellisiin asiakirjoihin perustuvia tarkastuksia. Tuensaaja antaa tarkastajan käyttöön kaikki toimen teknistä ja taloudellista hallintoa koskevat asiakirjat ja tietokannat;

- Tarkistuslistassa mainittuja toimenpiteitä varten arkistojen, kirjanpidon ja tositeasiakirjojen on lisäksi:

• oltava helposti saatavilla ja arkistoitu siten, että niiden tutkiminen on helppoa;

• oltava saatavilla joko alkuperäisessä muodossaan2 tai jäljennöksenä, mukaan lukien sähköisessä muodossa.

• arkistojen ja kirjanpito- ja tositeasiakirjojen on oltava saatavilla asiakirjamuodossa, joko paperilla, sähköisessä tai muussa muodossa (esim. kirjallinen kokouspöytäkirja on luotettavampi kuin käsiteltyjen asioiden suullinen kuvaus). Sähköiset asiakirjat ovat hyväksyttäviä vain, jos:

o Tuensaaja on alun perin saanut tai laatinut asiakirjan elektronisessa muodossa (esim. tilauslomake tai vahvistus); tai

1 Varainhoitoasetuksen (asetus 966/2012) artiklan 122 ehtojen mukaisesti

2 Tarkastaja tarkastaa alkuperäiset kappaleet vähintään kerran hankkeen aikana

o tarkastaja hyväksyy sen, että tuensaaja käyttää sähköistä arkistointijärjestelmää, joka on vakiintuneiden standardien mukainen (esim. virallisesti hyväksytty ja kansallisen lainsäädännön mukainen järjestelmä).

• oltava mieluiten hankittu yksityisistä lähteistä organisaation ulkopuolelta (alkuperäinen toimittajan lasku tai sopimus on luotettavampi kuin sisäisesti hyväksytty kuitti);

• sisäisesti tuotettu asiakirja on luotettavampi, jos se on tarkastettu ja hyväksytty;

• tarkastajan itse hankkima evidenssi (esim. omaisuuden tarkastus3) on luotettavampaa kuin epäsuorasti hankittu (esim. omaisuudesta tiedusteleminen).

• Jos tarkastaja toteaa, että yllä mainitut evidenssiä koskevat vaatimukset eivät täyty, hänen on mainittava asiasta tosiasioihin perustuvissa havainnoissaan.

7.3 Kulujen vahvistamisen kattavuus ja kuluerien valinta

Tarkastaja soveltaa seuraavia periaatteita ja kriteerejä suunnitellessaan ja toteuttaessaan tarkastustoimenpiteitä valituille kuluerille. Arvo on tärkein tekijä tarkastajan valitessa kulueriä tai -luokkia kulujen vahvistamista varten. Tarkastaja valitsee arvoltaan suuria kulueriä varmistaakseen että kulujen tarkastaminen on riittävän kattavaa.

Tarkastajan suorittama oikeaksi vahvistaminen ja kuluerien tarkastuksen kattavuus ei välttämättä tarkoita kaikkien tiettyyn kululajiin tai alalajiin kuuluvien kuluerien täydellistä ja perusteellista tarkastamista. Tarkastajan suorittaman kulujen vahvistamisen on oltava systemaattista ja edustavaa. Tietyin edellytyksin (tarkemmat tiedot jäljempänä) tarkastaja voi hankkia riittävästi kululajia tai alalajia koskevaa evidenssiä tarkastelemalla rajallista määrää valittuja kulueriä.

Tarkastaja voi käyttää tilastollisia näytteenottotekniikoita yhden tai useamman talousraportin kululajin tai alalajin tarkistamiseen. Tarkastaja tutkii ovatko ”perusjoukot” (eli kulujen alalajit tai kuluerien luokat kulujen alalajien sisällä) sopivia ja riittävän suuria (eli koostuvat suuresta joukosta eriä) tehokkaan tilastollisen otoksen varmistamiseksi.

Tarvittaessa tarkastajan tulee raportissa kertoa mihin talousraportin kululajeihin tai alalajeihin näytteenottoa on sovellettu, mitä menetelmää on käytetty, mitä tuloksia on saatu ja onko kyseessä edustava otos.

Kulujen kateprosentti (Expenditure Coverage Ratio, ‘ECR’) tarkoittaa tarkastajan vahvistamien kulujen kokonaismäärää, joka ilmaistaan prosenttina tuensaajan talousraportissa ilmoittamien kulujen kokonaismäärästä.

Tarkastajan on huolehdittava siitä, että kokonaiskateprosentti on vähintään 65 %. Jos tarkastaja toteaa poikkeuksia olevan alle 10 % vahvistettujen kulujen kokonaismäärästä (eli 6,5 %), hän suorittaa kulunvahvistuksen loppuun ja siirtyy raportointiin. Jos poikkeusten määrä ylittää 10 %, tarkastaja laajentaa kulunvahvistustyötään, kunnes kokonaiskateprosentti on vähintään 85 %. Tämän jälkeen tarkastaja suorittaa kulunvahvistuksen loppuun ja siirtyy raportointiin riippumatta siitä, kuinka paljon poikkeuksia löytyi. Tarkastajan on huolehdittava siitä, että talousraportin jokaisen kululajin kokonaiskateprosentti on vähintään 10 %.

3 Tarkastaja tarkastaa henkilökohtaisesti hankkeeseen hankitun omaisuuden (esim. tietokoneet tai infrastruktuuri) vähintään kerran hankkeen aikana

7.4 Tulokset

Tarkastaja tarkastaa valitut kuluerät suorittamalla tarkistuslistassa mainitut toimenpiteet ja raportoi toimenpiteiden tuloksena saadut tosiasialliset havainnot ja poikkeukset. Kulunvahvistuksen poikkeukset tarkoittavat kaikkia toimenpiteiden suorittamisen yhteydessä havaittuja poikkeamia.

Tarkastaja ilmoittaa poikkeusten määrän ja hallintoviranomainen toteaa kyseiset kuluerät ei- tukikelpoisiksi (ottaen huomioon ohjelmarahoitusprosentin ja vaikutuksen epäsuoriin kustannuksiin). Tarkastaja raportoi kaikki havaitsemansa poikkeukset, mukaan lukien ne, joista hän ei pysty laskemaan havaitun poikkeuksen määrää ja mahdollista vaikutusta tukikelpoisiin kustannuksiin.

8. Asiakirjaluettelo

(Asiakirjavaatimuksiin kiinnitettävä huomiota)

ERV1 Kulujen ja tulojen vahvistusmenettely

• Ohjeet tarkastajalle ja hankekumppaneille

• Tukisopimuksen liite IV

ERV2 Kulujen ja tulojen vahvistusraporttia koskeva palvelusopimus

• Tuensaajan ja tarkastajan välisen sopimuksen malli

• Toimitetaan hallintoviranomaiselle (jäljennös)

ERV3 Kulujen ja tulojen vahvistusraportti

• Tarkastaja täyttää

• Pakollinen mallipohja tarkastajan raporttia varten

• Toimitetaan hallintoviranomaiselle (alkuperäinen kaksoiskappale tai allekirjoitettu jäljennös)

ERV4 Kulujen ja tulojen vahvistuksen tarkistuslista

• Tarkastaja täyttää

• Toimitetaan hallintoviranomaiselle (alkuperäinen kaksoiskappale tai allekirjoitettu jäljennös)

ERV5 Luettelo tosiasiallisista havainnoista

• Tarkastaja täyttää

• Toimitetaan hallintoviranomaiselle (alkuperäinen kaksoiskappale tai allekirjoitettu jäljennös)

ERV6 Epäiltyjä ja/tai todettuja petoksia koskeva raportti

• Toimitetaan suoraan hallintoviranomaiselle (allekirjoitettu alkuperäinen)