Kulttuuritalon sopimusehdot 2022
Kulttuuritalon sopimusehdot 2022
5.1.2022
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen teksti Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
1. TILOJEN VARAUS- JA SOPIMUSMENETTELY 2
1.1. Kulttuuritalon tilojen varaaminen ja vahvistaminen
2
2
2
1.4. Asiakirjojen pätevyysjärjestys
3
3
2.1. Tuotantovastuu ja kokonaisvastuu
3
3
2.3. Järjestyksenvalvonta ja turvajärjestelyt
3
4
4
4
4
4
5
2.10. Kulttuuritalon henkilökunta
5
2.11. Tilaajan oma henkilökunta
5
2.12. Tiedotus ja markkinointi
5
3. YLEISÖPALVELUT TAPAHTUMISSA 6
6
6
6
6
6
6
4.2. Kulttuuritalon korvausvastuu ja vastuunrajoitus
7
7
4.4. Erimielisyyksien ratkaiseminen ja sovellettava laki
7
4.5. Ylivoimainen este (force majeure)
7
1. TILOJEN VARAUS- JA SOPIMUSMENETTELY
1.1. Kulttuuritalon tilojen varaaminen ja vahvistaminen
Tapahtumajärjestäjän (jäljempänä Tilaaja) ja tilojen vuokraajan Kulttuuritalon (Sunborn Events Oy:n) välillä voidaan tehdä alustava tilavaraus määräajaksi sitoumuksetta puhelimitse tai sähköpostilla.
Alustava tilavaraus vahvistetaan Kulttuuritalon lähettämällä tarjouksella, joka toimitetaan sähköpostilla tai muuten kirjallisesti ("Tarjous"). Asiakkaan vahvistettua Xxxxxxxxxx allekirjoittamalla kirjallisen varaussopimuksen (Vahvistus") tässä mainitut peruutus- ja muut sopimusehdot astuvat voimaan. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen asiakas saa laskun ja ennakkomaksu tulee suorittaa laskun eräpäivään mennessä. Mikäli ennakkomaksua ei ole maksettu eräpäivänä, ei varaus eikä tarjous ole enää voimassa. Suoritettua ennakkomaksua ei palauteta, mikäli tilaisuus peruuntuu tai sen päivämäärä vaihtuu Vahvistuksen jälkeen.
Sopimukseen merkitään Tilaajan laskutus- ja muut yhteystiedot, käyttöön tulevat tilat, päivämäärät sekä tiedossa olevat aikataulut ja tarvittavat palvelut sekä varausmaksu ja sen eräpäivät (jäljempänä¨ Sopimus). Mahdollisista Sopimukseen tehtävistä muutoksista voi Tilaajan puolelta neuvotella ja sopia ainoastaan Sopimukseen merkitty henkilö.
Sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoituksilla. Sopimus on kahdenvälinen eikä sitä voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman Kulttuuritalon suostumusta.
Sopimuksen muutokset on tehtävä kirjallisesti tai molempien osapuolten sähköpostitse antamalla hyväksynnällä. Sopimukseen jälkeenpäin käsin kirjoitetut muutokset tai lisäykset eivät ole päteviä, vaan kaikki muutokset tulee sopia kirjallisesti tai sähköpostitse Kulttuuritalon yhteyshenkilön kanssa ja se on allekirjoitettava tai hyväksyttävä sähköpostitse molempien osapuolten toimesta.
Mikäli Xxxxxxx peruuttaa vahvistetun Xxxxxxxxxx, on hän velvollinen suorittamaan peruutusmaksun (jäljempänä "Peruutusmaksu") seuraavasti:
- tapahtuman peruutus tai siirtäminen Kulttuuritalon suostumuksella yli 90 päivää ennen ensimmäistä tapahtumapäivää, peruutusmaksu on 50 % kokonaistilavuokrasta (ennakkomaksu varauksesta).
- tapahtuman siirtämisestä Kulttuuritalo veloittaa järjestelykuluina 500,- euroa lisättynä voimassa olevalla arvonlisäverolla.
- tapahtuman peruutus 90 - 30 päivää ennen ensimmäistä tapahtumapäivää, peruutusmaksu on 100 % kokonaistilavuokrasta. Tapahtuman siirtäminen 90 päivää ennen tapahtumaa ei ole enää mahdollista.
- tapahtuman peruutus alle 30 päivää ennen ensimmäistä tapahtumapäivää, laskutetaan Sopimuksessa määritelty kokonaishinta (sisältäen tilavuokran, henkilöstö- ja muut palvelukulut) 100 %:sti Tilaajalta.
Mikäli pakottavaan kokoontumista tai yleisötapahtumaa koskevaan Suomen viranomaismääräykseen (pandemia) tai force majeureen Suomessa (Tilaajan Force majeure: mellakka, sota, lakko, boikotti, työsulku) perustuen Xxxxxxx joutuu peruuttamaan tilaisuuden, ei Kulttuuritalo tällöin peri mitään maksuja Xxxxxxxxxx, ja Kulttuuritalo ei myöskään suorita mitään palveluja tilaisuuteen liittyen. Selvyyden vuoksi todetaan, että tilaisuuden peruuttamiseen ei oikeuta se, että tilaisuuden järjestämiseen edellytetään koronapassin tai muun vastaavan todistuksen esittämistä. Lisäksi Kulttuuritalo noudattaa aina viranomaismääräyksiä ja kokoontumisrajoituksia ja jokainen Kulttuuritalossa järjestettävä tapahtuma voidaan peruuttaa, mikäli tapahtumassa ei noudateta voimassa olevia viranomaismääräyksiä, kokoontumis- ja terveysrajoituksia tai muita lain tai asetusten luomia rajoitteita.
Mikäli Tilaaja peruuttaa vahvistetun varauksen pandemia-aikana, mutta viranomaismääräystä ei ole tullut voimaan Sopimuksessa sovitulle tapahtumapäivälle, on Tilaaja velvollinen suorittamaan Peruutusmaksun.
1.4. Asiakirjojen pätevyysjärjestys
Kirjallinen Sopimus
Tilavarauksen vahvistaminen kirjallisesti Tarjous tai kustannusarvio
Kaikkiin Kulttuuritalon hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero, ellei tarjouksessa/vahvistuksessa toisin mainita.
2.1. Tuotantovastuu ja kokonaisvastuu
Tilaajalla on aina kokonaistuotantovastuu (esim. tapahtuman vakuuttaminen, markkinointi, lipunmyynti- ja esiintyjäjärjestelyt), vahingonkorvausvastuu kaikista vahingoista Kulttuuritaloa ja kolmansia osapuolia kohtaan sekä lopullinen kokonaisvastuu tilaisuudestaan.
Tilaaja on velvollinen suojelemaan vuokraamaansa tilaa ja kalustoa vahingoilta. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita esiintyjät, Tilaajan henkilökunta (oma/alihankkija) tai yleisö aiheuttavat Kulttuuritalon kiinteälle tai irtaimelle omaisuudelle tai imagolle. Tilapäiset rakenteet voidaan rakentaa, pystyttää tai kiinnittää vain Kulttuuritalon luvalla ja valvonnassa. Kulttuuritalon asiakkaan toimeksiannosta suorittamista kalustus- ym. järjestelypalveluista veloitetaan erilliskorvaus.
2.3. Järjestyksenvalvonta ja turvajärjestelyt
Tilaaja sopii hyvissä ajoin ja viimeistään sopimuksen teon yhteydessä Kulttuuritalon kanssa turvallisuuspalveluiden (järjestyksenvalvonta ja naulakkopalveluiden) järjestämisestä. Kulttuuritalossa järjestettävissä tapahtumissa tulee olla aina Kulttuuritalon turvallisuussuunnitelman mukainen määrä järjestyksenvalvojia sekä ensiapuhenkilökuntaa. Kulttuuritalo toteuttaa järjestyksenvalvonnan. Mikäli Xxxxxxx kuitenkin haluaa tuoda lisäksi omia erityisiä tapahtuma- tai turvahenkilöitä tms., ovat he Kulttuuritalon turvallisuusjohdon alaisia. Kulttuuritalon turvallisuussuunnitelman täydennyksestä pitää aina etukäteen hyvissä ajoin sopia Kulttuuritalon kanssa.
Kulttuuritalon tuotantopäällikkö vastaa mahdollisiin lisäkysymyksiin liittyen järjestyksenvalvontaan ja turvallisuuteen. Kulttuuritalo tekee tapahtumasta yleisötilaisuusilmoituksen poliisille.
Tilaajan on osaltaan huolehdittava, ettei Kulttuuritalon tiloihin pääse ulkopuolisia henkilöitä. Tilaaja on vastuussa tiloissa rakennus- ja vuokra-aikana olevista henkilöistä. Tilaaja on velvollinen tilaamaan ja maksamaan tilaisuuden vaatimat erilliset kustannukset (esim. lippujen tarkastajat ovilla, artistin edellyttämät lava- ja takahuoneen järjestyksenvalvojat yms.).
Onnettomuus- sekä häiriötilanteissa Kulttuuritalon turvallisuusjohto tekee päätöksen mahdollisesta tapahtuman keskeyttämisestä sekä mahdollisesta evakuoinnista.
Tilaaja vastaa omalta osaltaan siitä, että hälytysajoneuvoille tulee olla esteetön kulku tilojen ulko-oville ja poistumisteille.
Tapahtumatilan yleissiivous ennen ja jälkeen tapahtuman sisältyy tilavuokraan. Tilaaja vastaa tilaisuuden rakentamisaikaisesta siivouksesta, somistuksesta sekä Tilaajan taikka yleisön toiminnasta aiheutuvasta tapahtuma-aikaisesta siivouksesta ja näistä sovitaan aina etukäteen erikseen ja palvelut veloitetaan loppulaskun yhteydessä voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Eritesiivouksesta laskutetaan Tilaajaa aina erikseen jokaisen tapahtuman jälkeen voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Kulttuuritalon tilavuokriin sisältyy Kulttuuritalon tiloihin kiinteästi asennettu tekniikka. Kulttuuritalon tekniikkaan asiakkaan toimeksiannosta tehtävät muutostyöt laskutetaan Tilaajalta.
Kulttuuritalon tilojen ripustuspisteiden käytöstä on sovittava etukäteen Kulttuuritalon kanssa. Tilaajan tulee tarkastaa maksimikuormat per piste Kulttuuritalon salikohtaisesta ripustuskaaviosta, josta myös näkee pisteiden sijainnit. Tilaajan tulee toimittaa ripustussuunnitelma etukäteen Kulttuuritalon tuotantoon sähköpostilla osoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. Ainoastaan Kulttuuritalon valtuuttamat ripustajat voivat tehdä ripustuspisteitä ja kiinnittää niihin ripustukseen tarvittavia ketju- tai vaijerinostimia Kulttuuritalossa. Kaikissa ripustustehtävissä tulee käyttää vähintään D8+ luokituksen omaavia nostimia- ja nostoapuvälineitä.
Talon sähkö on Tilaajan käytössä ja Tilaaja hankkii itse kustannuksellaan tarvittavat lisäkeskukset ja välineet sekä tarvittaessa lisäsähkön ja sähköpäivystäjän.
Kulttuuritalon Aalto-salia ei vuokrata ilman Kulttuuritalon teknistä henkilökuntaa.
Tapahtumaan liittyvien mahdollisten lisäopasteiden sijoittelun ja kiinnityksen hoitaa Tilaaja Kulttuuritalon ohjeiden mukaisesti.
Tilaaja sitoutuu ottamaan vuokra-ajalle vastuu- tai muun vastaavan vakuutuksen, jos ei toisin nimenomaisesti kirjallisesti sovita.
Vakuutuksen tai Tilaajan tulee minimissään korvata seuraavat vahingot:
- osallistujille, yleisölle ja Tilaajan henkilökunnalle sekä mahdolliselle talkooväelle aiheutuneet vahingot
- osallistujien, tapahtuman yleisön ja Tilaajan henkilökunnan aiheuttamat vahingot
- Kulttuuritalon irtaimelle ja kiinteälle omaisuudelle aiheutuneet vahingot sekä yksityisen henkilön omaisuuteen kohdistuvat anastukset ja vahingot
Tilaaja sitoutuu toimittamaan tapahtuma-aikana voimassa olevan vastuuvakuutustodistuksen Kulttuuritalon tuotannolle osoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx viimeistään tapahtumaa edeltävän kuun 15. päivään mennessä tai toivon mukaan liittämään sen jo allekirjoitettuun sopimukseen.
Avotulen sytyttämiseen tai pyrotekniikan käyttöön tarvitaan aina Kulttuuritalon ja viranomaisen lupa ja sen tulee täyttää lain ja viranomaisten asettamat vaatimukset.
Tilaaja vastaa musiikin esittämistä varten tarvittavista Teosto- ja Gramex -maksuista sekä muista mahdollisesti tarvittavista luvista ja kuluista.
Tilaisuudessa tulee olla Kulttuuritalon osoittama määrä asiakaspalvelijoita (naulakonhoitajat, vahtimestarit, järjestyksenvalvojat, tekninen henkilökunta yms.). Tilaaja sopii henkilökuntajärjestelyistä Kulttuuritalon kanssa etukäteen 21 vuorokautta ennen tapahtumaa. Kulttuuritalon sekä Kulttuuritalon alihankkijoiden henkilökunnan palvelut veloitetaan Tilaajalta sovitun mukaan.
2.10. Kulttuuritalon henkilökunta
Tilaaja vastaa siitä, että Kulttuuritalon henkilökunnan antamia ohjeita noudatetaan. Kulttuuritalon tapahtumatuottaja ei ole velvollinen osallistumaan siivoukseen, järjestyksenpitoon tai muuhun toimintaan.
Kulttuuritalon teknistä kalustoa käytettäessä paikalla tulee olla vähintään yksi Kulttuuritalon laitteita päivystävä tai käyttöön opastava päivystäjä.
Kulttuuritalolla on oikeus halutessaan päästä kaikkiin Tilaajalle luovutettuihin tiloihin.
2.11. Tilaajan oma henkilökunta
Kulttuuritalo ei vastaa Tilaajan oman tai Tilaajan alihankkijan henkilökunnan mahdollisesti aiheuttamista vahingoista. Tilaajan henkilökunnalla tulee käyttää Kulttuuritalon hyväksymiä tunnisteita, joiden tulee olla esillä selvästi Kulttuuritalon tiloissa liikkuessa.
2.12. Tiedotus ja markkinointi
Tilaaja vastaa tilaisuuteen liittyvästä viestinnästä. Ilmoituksissa tulee mainita tilaisuuden nimi, vastuullinen järjestäjä, lipun hinta, lipunmyyntipaikka, tapahtumapaikka ja -aika. Myös peruutuksista ja aikataulumuutoksista tulee Tilaajan tiedottaa asianmukaisella tavalla sekä järjestää viime hetken peruutustapauksissa yleisön opastus ja ohjaus.
Kulttuuritalolla on oikeus kieltää ohjeiden, lain tai hyvän tavan vastainen, taikka Kulttuuritalon käsitysten mukaan muutoin sopimattomien mainosten käyttö. Kulttuuritalolla on oikeus käyttää tapahtumaa omassa markkinoinnissaan.
Kulttuuritalo ylläpitää nettisivuillaan tapahtumakalenteria. Mikäli Xxxxxxx haluaa tapahtumansa näkyviin sivuille, tulee hänen lähettää sähköpostitse Kulttuuritalolle (xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx) valmis teksti ja tapahtuman markkinointikuva (1920x1080px, 1400x1400px, 1200x628px). Kulttuuritalo pyrkii tuomaan tapahtumatietoja esiin omassa markkinoinnissaan soveltuvin osin.
3. YLEISÖPALVELUT TAPAHTUMISSA
Tilaisuuden yhteydessä järjestettävästä tarjoilusta on sovittava Kulttuuritalon kanssa. Kulttuuritalolla on yksinmyyntioikeus ruokaan, juomaan ja alkoholiin, ts. anniskeluoikeudet.
Tilaaja sopii Kulttuuritalon kanssa naulakkopalvelun järjestämisestä. Kulttuuritalo hoitaa naulakkopalvelun kaikissa tilanteissa. Valvottu naulakko on välttämätön Aalto-salin tilaisuuksissa.
Ennen lipunmyynnin aloittamista, Tilaajan on toimitettava allekirjoitettu sopimus Kulttuuritalon yhteyshenkilölle. Tilaaja vastaa pääsylippujen ennakkomyynnin järjestämisestä. Kongresseja, koulutuksia ja kokouksia lukuun ottamatta Tilaajan tulee käyttää Kulttuuritalon yhteistyökumppanin lipunmyyntijärjestelmää.
Tilaajan on tehtävä lipunmyyntisopimus suoraan Kulttuuritalon yhteistyökumppanin kanssa tai erikseen sovittaessa poikkeustilanteissa (yhdistyksen, koulut) tilaaja voi myydä liput itse (ei sähköisesti). Omien lippujen myynti on kuitenkin sallittua ainoastaan Kulttuuritalon kanssa erikseen sovittuna, jos tilaisuuden luonne sen sallii. Ennen lipunmyynnin aloittamista Tilaajan on vielä tarkistettava käytössä oleva katsomokartta sekä salimuoto Kulttuuritalon yhteyshenkilön kanssa. Mikäli Tilaaja teettää pääsylippuja itse, tulee Tilaajan tarkistuttaa niiden merkinnät (paikkamerkinnät ym.) Kulttuuritalon yhteyshenkilöllä.
Tapahtumapäivänä Tilaajalla on oikeus aloittaa lipunmyynti Kulttuuritalon lipunmyyntikassassa yksi (1) tunti ennen tilaisuuden alkua. Lipunmyynnistä sovitaan erikseen suoraan Kulttuuritalon lipunmyyntikumppanin kanssa. Mikäli Tilaajalla on lipunmyyntisopimus Kulttuuritalon lipunmyyntikumppanin kanssa, lippuja on mahdollista ostaa myös Kulttuuritalon ravintoloista ennen tapahtumapäivää tai tapahtumapäivänä.
Yleisötapahtumissa Tilaaja varaa Kulttuuritalon käyttöön 10 kpl vapaalippuja/tilaisuus. Paikkanumeroidussa tilaisuudessa yläkatsomossa on tietyt 10 paikkaa aina varattu Kulttuuritalon käyttöön.
Tilaisuuden yhteydessä tapahtuvasta tuotemyynnistä ja sen järjestelyistä on sovittava Kulttuuritalon kanssa etukäteen.
Tupakointi on kielletty Kulttuuritalon rakennuksen sisätiloissa. Tupakointi on sallittu Kulttuuritalon etupihalla ja takapihalla merkityillä paikoilla.
Kulttuuritalo on velvollinen pitämään tilaisuuteen liittyvät artisti- ja tuotantotiedot luottamuksellisena, kunnes tilaisuus on julkinen.
4.2. Kulttuuritalon korvausvastuu ja vastuunrajoitus
Kulttuuritalo ei vastaa sähkön-, lämmön-, ilmastoinnin-, vedenjakelussa tai tietoliikenneyhteyksissä mahdollisesti tapahtuvista rajoituksista tai puutteellisuuksista, mikäli ne aiheutuvat Kulttuuritalosta riippumattomista syistä.
Kulttuuritalo ei vastaa myöskään kohdan 4.5 mukaisesta ylivoimaisesta esteen johdosta tapahtuvasta mahdollisesta tapahtumat rajoituksesta, puutteellisuuksista tai tapahtuman peruutuksista.
Kulttuuritalo ei vastaa mistään välillisestä tai epäsuorasta vahingosta. Tämä vastuunrajoitus ei koske vahinkoa, jonka Kulttuuritalo on aiheuttanut tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
Kulttuuritalo ei vastaa Tilaajan palveluksessa olevien henkilöiden, Tilaajan alihankkijoiden eikä yleisön omaisuuden katoamisesta tai vahingoittumisesta aiheutuvista vahingoista eikä näille aiheutuvista henkilövahingoista, vaan näistä vastaa Tilaaja.
Kaikissa tilanteissa Kulttuuritalon mahdollinen tähän Sopimukseen perustuva korvausvastuu Xxxxxxxx, sen henkilökuntaa, talkooväkeä tai tapahtumaa kohtaan on enintään Sopimuksessa sovittu tilavuokran määrä.
Sopimuksessa määritellään koko Sopimus ja sopimuspuolten välinen yhteisymmärrys heidän keskinäisestä suhteestaan, ja se korvaa kaikki muut osapuolten keskenään tätä ennen tekemät suulliset ja kirjalliset sopimukset. Sopimusta koskevat muutokset on laadittava kirjalliseen muotoon ja kummankin sopimuksen osapuolen valtuutettujen edustajien on vahvistettava muutokset sähköpostilla.
4.4. Erimielisyyksien ratkaiseminen ja sovellettava laki
Sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa. Jos osapuolten välillä ei päästä yksimielisyyteen, käsitellään riitaisuudet ensimmäisenä asteena, Suomen kielellä, Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
4.5. Ylivoimainen este (force majeure)
Kulttuuritalon ei voida katsoa rikkoneen Sopimusta, jos sopimusehtojen noudattamisen laiminlyönti tai tapahtuman peruuntuminen on johtunut syystä, joka on Kulttuuritalon kohtuullisten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella, joka ei ole johtunut Kulttuuritalon omista toimista tai omasta huolimattomuudesta. Tällaisia syitä ovat muun muassa myrskyt, tulvat, muut luonnonilmiöt, pandemiat, epidemiat, tulipalot, räjähdykset, mellakat, sodat, lakot, boikotit, työsulku, julkisen liikenteen häiriöt, energiaverkon häiriöt, tekniset ongelmat, kiinteistön rakenteelliset ongelmat ja työvoimapula.