TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPALVELUHENKILÖSTÖN TYÖVAATTEISTA
Tuusulan kunta 29.10.2014
Konsernipalvelut Ruokapalveluyksikkö
TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPALVELUHENKILÖSTÖN TYÖVAATTEISTA
Tuusulan kunnan ruokapalveluyksikkö pyytää tarjoustanne ruokapalve- luhenkilöstön työvaatteista sopimuskaudelle 1.1.2015 - 31.12.2017.
Tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus. Tuusulan kunnan ruokapalvelut varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta 1 vuoden optiolla.
Xxxxxxxxx kuvaus
Tarjouspyyntö koskee Tuusulan kunnan ruokapalveluhenkilöstön työvaatteita. Tuusulan kunnan ruokapalveluissa työskentelee n.70 työntekijää. Tarjottavien tuotteiden tulee olla ammattikäyttöön tarkoitettuja ja käyttötarkoitukseensa sopi- via. Työvaatteet voivat olla vakiomallistosta ja väriltään mustia ja vihreitä. Vihreä väri on Pantone 361 tai mahdollisimman lähellä mainittua väriä. Mallistosta tulee löytyä sopivia työvaatteita erikokoisille työntekijöille ilman lisäkustannus.
Työvaateiden vähimmäisvaatimukset sekä laatuvaatimukset on kuvattu liitteessä 1. Tarjottavan tuotteen tulee olla vaatimusten mukainen.
Tarjouksen liitteenä on oltava kaikkien tarjottujen tuotteiden tuoteselosteet ja muut mahdollista käyttöä tai tuotetta koskevat tiedot.
Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä.
Tuusulan kunnan ruokapalvelut eivät sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan ja tuotevalikoiman mukaisesti noudattaen kunnan hankintaohjeita. Ostot eivät välttämättä jakaudu tasaisesti koko sopimus- kaudelle. Solmittavaa hankintasopimusta voivat halutessaan käyttää myös muut kunnan yksiköt.
Työvaatevalikoimaa tulee voida laajentaa sopimuskauden aikana tilaajan tar- peen mukaan. Mallistomuutokset ja/tai korvaavat työvaatteet tulee sopia tilaajan kanssa.
Tarjoajan on tarjottava tilaajan henkilöstölle mahdollisuus varmistaa työvaat- teiden koko ja malli koesovituksessa, joka tapahtuu henkilökohtaisella sovi- tuksella ilman eri kustannusta. Tämä koesovitus tapahtuu Tuusulassa kolmes- sa eri kohteessa, jotka sijaitsevat Jokelassa, Kellokoskella ja Hyrylässä. Sovi- tuksen tulee toteutua 2 viikon kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. So- pimuskauden aikana sovituksia toimitetaan tarvittaessa kerran vuodessa.
Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus
Hankintailmoitus on julkaistu sähköisesti Kauppa- ja teollisuusministeriön ylläpi- tämässä HILMA -ilmoituskanavassa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) ja Tuusulan kunnan Internet-sivuilla 30.10.2014 xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.
.
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä.
Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tar- jous ei vastaa tarjouspyyntöä ruokapalveluiden edellyttämällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellai- siksi että ruokapalvelut eivät voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia.
Tarjousten käsittely, vertailu ja kelpoisuusarviointi
Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsitte- lyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilai- suudessa, joka ei ole julkinen.
Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:
1. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
2. Tarjousten vertailu ja mallikappaleiden tarkistus
3. Voittaneen tarjouksen tarjoajan kelpoisuuden tarkista- minen, jos voittanut tarjoaja ei täytä kelpoisuus ehtoja, valitaan toiseksi tullut tarjous.
3.1 Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen
Voittaneen tarjouksen tulee toimittaa kelpoisuuden toteamiseksi seu- raavat asiakirjat:
- todistus maksetuista veroista, mahdollisista verovelois- ta ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista
- vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten va- kuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, la- kisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset)
- todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta van- hempia tarjousten jättöpäivästä laskettuun
- tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus viimeiseltä päättyneeltä tilikaudelta
- liite 3.
Tarjouksen sisältö
Xxxxxxxxxx ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä.
Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyn- töön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asia- kirjoissa olevat ehdot.
Hinta ja hinnan voimassaolo
Hinnan tulee olla nettohinta, alv 0 %.
Tuotehinnan tulee olla sitovasti voimassa 31.12.2015 saakka. Sen jäl- keen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana. Tarkistettu hinta on voimassa seuraavan 12 kuukautta. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hin- nantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoi- tettava ruokapalveluille viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa ti- laajalle uuden hinnaston.
Mikäli toimittajalla on sopimuskauden aikana sopimushintoja alempia tarjoushintoja (esim. kampanjahintoja), tilaaja saa tuotteet aina halvim- paan hintaan. Tarjouksesta tulee ilmetä hankintakauden ja mahdollisen optiovuoden hinnantarkistussuunnitelma. Mikäli tarjouksessa olevaa tuotetta ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa vastaava tuo- te.
Sopimuskausi ja optiot
Sopimus tehdään kolmeksi (3) vuodeksi. Sopimuksen alkamisaika on 1.1.2015. Tilaaja varaa option jatkaa sopimusta 1 vuodella. Option käytöstä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Optiokauden ehdot ovat samat kuin edeltävänä sopimus- tai optiokautena.
Toimitusehto
Toimitus tapahtuu toimitusperiaatteella/-ehdolla ”Toimitettuna perille (TOP), Tuu- sula” tilaajan ilmoittamaan toimituspisteeseen. Tuusulan kunnan ruokapalveluilla on viisi keskuskeittiötä joihin tuotteita tullaan tilaamaan rahtivapaasti (liite 2).
Tuusulan kunnan ruokapalvelut tilaavat pääsääntöisesti uudet työvaatteet iso- massa erässä kerran vuodessa. Ensimmäinen laajempi työvaate tilaus tehdään tammikuussa 2015. Työvaatteet toimitetaan jokai selle työntekijälle yksittäin pa- kattuina ja nimellä varustettuna (yksittäiset paketit voidaan toimittaa yhteisessä paketissa).
Yksittäisten uusien työvaatekertojen toimituksen tulee tapahtua neljässä viikon si- sällä tilauksesta 1-5 kpl tilauksissa, isommissa tilauksissa kuuden viikon sisällä ti- lauksesta.
.
Xxxxxx toimitus viivästyy toimittajasta tai toimittajan vastuulla olevista syistä, toimit- taja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 5 % viivästyneen tuotteen hin- nasta kultakin alkavalta viivästysviikolta. Viivästyspäiviksi lasketaan arkipäivät maanantai-perjantai.
Tarjoajalla tulee olla käytössään sähköinen tilausjärjestelmä/lomake. Tarjouksen liitteeksi kuvaus käytössä olevasta tilausjärjestelmästä.
Mallikappaleiden toimittaminen
Mallikappaleet toimitetaan vain tuotteista 1. esiliina, 6. T-paita, 7. kokintakki naisten ja 10. liivihame
• Mallikappaleiden tulee olla liitteessä 3 asetettujen ehdottomien vaatimusten mukaisia.
• Tarjoajan tulee sitoutua toimittamaan mallikappaleiden mukaisia tekstiile- jä sopimuskauden aikana.
• Mallikappaleiden tulee olla kokoa M.
• Mallikappaleet tulee selkeästi merkitä (tarjoaja, tarjottava tuote hintaliit- teen tuotenumerolla ja -nimellä varustettuna).
• Kaikkiin mallikappaleisiin tulee kiinnittää tuotekohtainen tuotelehti, josta ilmenevät materiaalit (kangasnäytteet) sekä koko tai kokojakauma.
Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, säh- köinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio
Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun pe-
rusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen.
Tuusulan kunnalla on valmius vastaanottaa laskut sähköisesti.
Vaihtoehtotarjoukset Vaihtoehtotarjouksia ei hyväksytä. Toimitusaika
Toimitusaika tilauksen jättämisestä on ilmoitettava tarjouksessa.
Alihankinta
Alihankkijoiden käyttö sallitaan. Tarjouksesta on käytävä ilmi mahdollinen alihan- kinta. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä.
Tarjousten valintaperusteet
Hankinnan valintaperusteena on edullisin kustannus.
Hankintapäätökset
Kunta tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun.
Sopimuksen siirtäminen
Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen osapuolen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle.
Sopimuksen purkaminen
Mikäli toinen osapuoli olennaisella tavalla rikkoo sopimusta eikä 14 päivän kuluessa saatuaan asiasta toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen ole oikaissut menettelyään, toisella osapuolella on oikeus purkaa sopimus päätty- mään heti.
Sopimuksen irtisanominen
Sekä tilaajalla että työvaatetoimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
Tilaaja pidättää oikeuden lisätä tai vähentää sopimukseen kuuluvia yksiköitä ja toimipisteitä toiminnan volyymiin tai alueelliseen sijaintiin liittyvien muutosten yh- teydessä.
Hankinnan muut ehdot
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/2007. Han- kinta sitoo Tilaajaa vasta, kun sitä vastaava sopimus on allekirjoitettu. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus, jossa noudatetaan tarjous- pyyntöasiakirjoja, julkisten hankintojen tavaroita koskevia yleisiä sopi- musehtoja (JYSE 2014 TAVARAT) ja tarjousta liitteineen. Työvaate- toimittajan omia yleisiä ehtoja ei hyväksytä osaksi sopimusta.
Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Xxxxxxxxx mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalai- suuksia koskevat tekstit pyydetään merkitsemään selvästi ”ei-julkinen” – merkin- nällä.
Xxxxx pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjo- ukset.
Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut
Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä.
Tarjouksen voimassaoloaika
Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.12.2015 saakka.
Tarjouksen jättäminen
Tuusulan ruokapalveluille osoitettu tarjous jätetään suljetussa kirjekuo- ressa paperiversiona viimeistään 17.11.2014 kello 12.00. Tarjousasia- kirjat on toimitettava sekä kirjallisena että USB- tikulle tallennettuna.
Mallikappaleet tulee toimittaa samassa yhteydessä.
Toimitusosoite:
Tuusulan kunta Ruokapalvelupäällikkö Xxxxx Xxxxxx PL 60
04301 Tuusula
Käyntiosoite: Rykmentintie rak. 48
04300 Tuusula
Kuoreen tunnus: " TYÖVAATTEET”
Tarjousaikana esitettävät kysymykset
Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee lähettää 5.11.2014 klo
12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla ”Lisätietopyyntö: työvaatteet”.
Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen toimitettui- hin kysymyksiin. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan 10.11.2014 klo 16.00 mennessä Tuusulan kunnan Internet –sivuilla xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.
Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Liitteet
Liite 1 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset ja hinnat
Liite 2 Toimituspaikat
Liite 3 Tarjoajan kelpoisuuden ehdot