TAPAHTUMAYHTEISTYÖSOPIMUS / Flow Festival 2020-2022
TAPAHTUMAYHTEISTYÖSOPIMUS / Flow Festival 2020-2022
1. JOHDANTO
1.1. Sopijapuolet
Helsingin kaupunki (jäljempänä Kaupunki)
Y-tunnus: 0201256-6 Kaupunginkanslia, Viestintäosasto 00099 HELSINGIN KAUPUNKI
yhteyshenkilö:
Flow Festival Oy (jäljempänä Yhteistyökumppani)
Y-tunnus: 1601850-4
Osoite: Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 X 00
00500 Helsinki yhteyshenkilö:
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja antaa sopijapuolille tietoja sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista.
Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle.
1.2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Helsingin kaupunki solmii Flow Festival Oy:n kanssa tapahtumayhteistyö- sopimuksenkoskien Flow festival tapahtumaa 2020-2022. Tällä sopimuksella mahdollistetaan osaltaan vuosittaisen tapahtuman toteuttaminen Helsingissä.
Helsingin kaupungin vuosien 2017–2021 ”Maailman toimivin kaupunki” – kaupunkistrategian mukaisesti Helsinki on kansainvälinen, elävä ja kiehtova tapahtumien Helsinki. Helsinki on monipuolinen ja kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki. Yhteistyön tavoitteena on kasvattaa Helsingin positiivista tunnettuutta ja vahvistaa brändiä niin kotimaassa kuin ulkomailla.
1.3. Sopimusasiakirjat ja niiden etusijajärjestys
Sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja sen liitteistä. Sopimukseen kuuluu sen erottamattomana osana seuraava liite:
1. Vuosittainen yhteistyön toimintasuunnitelma
Yllämainitut sopimusasiakirjat ja niiden sisältämät ehdot täydentävät toisiaan.
Mikäli asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaisia, noudatetaan kysymyksessä olevan seikan osalta ensisijaisesti tätä sopimusasiakirjaa ja sen jälkeen sopimuksen liitteitä numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan.
1.4. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus vahvistetaan vuosittain allekirjoittamalla sopimusliite 1.
Tämä sopimus on voimassa siihen saakka, kunnes molemmat sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteensa, kuitenkin päättyen 31.12.2022.
Sopimusmääräykset, jotka on tarkoitettu sovellettaviksi myös sopimuksen päättymisen jälkeen, pysyvät voimassa sopimussuhteen lakkaamisesta huolimatta.
2. SOPIMUKSEN KOHDE
2.1. Tapahtuman kuvaus
Flow Festival Oy on yhtiö joka tuottaa Helsingin Suvilahdessa vuosittain elokuussa järjestettävää Flow Festival musiikki- ja kulttuurifestivaalia. Flow Festival Oy:n liiketoiminta koostuu vuosittain toistuvan kansainvälisen festivaalitapahtuman tuotannosta ja festivaalibrändin ympärille rakennetusta viestinnästä, oheisliiketoiminnasta ja arvopohjaisesta yritysyhteistyöstä.
2.2. Sopijapuolten yleiset velvoitteet
Sopijapuolet noudattavat toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.
Sopijapuolet pyrkivät mahdollisuuksien mukaan toimillaan myötävaikuttamaan myös toiselle sopijapuolelle kuuluvien tehtävien toteutukseen. Tämä ei kuitenkaan muuta sopimuksessa määriteltyjä sopijapuolten velvoitteita.
Sopijapuolet vastaavat siitä, että niiden vastuulla olevat tehtävät suoritetaan asiantuntevasti, huolellisesti ja ilman aiheetonta viivästystä.
Sopijapuolen tulee antaa toiselle sopijapuolelle oikea-aikaisesti riittävät tiedot tapahtuman toteuttamiseen vaikuttavista seikoista ja ilmoittaa niiden olennaisista muutoksista.
2.3. Tapahtuman järjestäminen
Yhteistyökumppani vastaa Tapahtuman järjestämisestä ja siihen liittyvistä velvoitteista kokonaisuudessaan ja siltä osin kuin niitä ei ole määritelty tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä Kaupungin vastuulle.
2.4. Vakuutukset
Yhteistyökumppani on vastuussa Tapahtumaan osallistuvien turvallisuudesta. Yhteistyökumppani on velvollinen ottamaan Tapahtuman järjestämistä koskevan ja siihen liittyviin riskeihin nähden riittävän vastuuvakuutuksen.
2.5. Luvat ja suostumukset
Yhteistyökumppani vastaa Tapahtuman järjestämiseen liittyvien lupien, ilmoitusten ja suostumusten hankkimisesta.
2.6. Tapahtuman toiminta on vastuullista
Kaupunki on sitoutunut kaikessa toiminnassaan vastuullisuuteen, ja myös tapahtumayhteistyössä vastuullisuus on keskiössä.
Kaupunki ja yhteistyökumppani varmistavat että tapahtuman suunnittelussa ja yhteistyötoimenpiteissä otetaan huomioon sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen vastuullisuus.
2.7. Tapahtumatutkimus ja loppuraportti
Yhteistyökumppani toteuttaa vuosittain tapahtuman yleisötutkimuksen. Kaupungilla on mahdollisuus vaikuttaa tutkimuksen kysymyksiin. Yhteistyökumppani toimittaa yleisötutkimuksen koonnin Kaupungille tutkimuksen valmistuttua.
Yhteistyökumppani toimittaa Tapahtuman loppuraportin sisältäen alustavan talousraportin Kaupungille kunkin sopimusvuoden loppuun mennessä.
2.8. Kaupungin saamat vastikkeet
2.8.1. Näkyvyys
Yhteistyön puitteissa Kaupunki saa toimialakohtaisen kumppanuus yksinoikeuden Kaupunki-kategoriassa sekä näkyvyyden järjestäjän tuottamassa Flow Festival – tapahtumassa ja siihen liittyvässä viestinnässä vuosina 2020, 2021 ja 2022.
Yhteisviestintä ja näkyvyys suunnitellaan yhdessä vuosittain ja tarkennetaan liitteessä 1.
2.8.2. Oheistapahtumat
Yhteistyökumppani kutsuu Kaupungin edustajat mahdollisiin Yhteistyökumppanin järjestämiin Tapahtuman VIP-tilaisuuksiin, tiedotustilaisuuksiin, yhteistyöyritysten ja sidosryhmien tilaisuuksiin ja muihin oheistapahtumiin.
2.8.3. Tapahtumaliput
Yhteistyökumppani toimittaa Kaupungille tapahtumalippuja 10% sopimuksen kokonaisarvosta.
2.8.4. Media-ja vaikuttajavierasohjelma
Kansainvälinen media- ja vaikuttajavieraskokonaisuus ja yhteinen markkinointiviestintä suunnitellaan yhdessä vuosittain ja määritellään liitteessä 1.
2.8.5. Sisältöyhteistyö
Vuosittain toteutettava sisältöyhteistyö määritelty liitteessä 1.
2.9. Sopijapuolten taloudelliset vastuut ja maksuehdot
Sopijapuolet vastaavat omien velvoitteidensa täyttämiseen liittyvistä kustannuksista siltä osin kuin tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä ei ole toisin todettu.
Sopimuskorvaus ja muut Helsingin vastikkeet tapahtumalle sopimuksen voimassaoloaikana: Liite 1.
Helsinki vastaa omista toteutukseen liittyvistä kustannuksista.
3. MUUT EHDOT
3.1. Immateriaalioikeudet
Flow’n tavaramerkkien ja muun materiaalin käyttäminen Kaupungin omassa viestinnässä
Kaupunki saa hyödyntää Flow’n brändiä (logo, kuvamateriaalit ja videomateriaalit kuvaajakrediteillä) omassa markkinointiviestinnässään tapahtuman kumppanin ominaisuudessa ilman erilliskorvausta tämän sopimuksen voimassaoloaikana.
Kaikessa tällaisessa markkinointiviestinnässään Kaupungin tulee ylläpitää Flow’n hyvää mainetta ja goodwilliä.
Lisäksi Kaupunki saa hyödyntää Kaupungin omasta toimesta tai festivaalilta otettuja valokuvia ja videomateriaalia sosiaalisessa mediassaan ja sisäisessä viestinnässään. Kuvien käyttö muussa markkinoinnillisessa tai kaupallisessa tarkoituksessa on mahdollista kuvaajan ja yhteistyökumppanin kanssa erikseen sovittaessa.
Kaupunki ei saa hyödyntää Flow’n tavaramerkkejä tai muuta materiaalia millään sellaisella tavalla, joka voi vaikuttaa negatiivisesti Flow’n tavaramerkkien arvoon tai Flow’n goodwilliin tai maineeseen.
Muilta osin sopijapuolten välillä ei luovuteta immateriaalioikeuksia.
Sopijapuolet vastaavat siitä, ettei niiden tapahtuman järjestämisessä käyttämä tai toiselle sopijapuolelle luovuttama aineisto sopimuksen mukaisesti käytettynä loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia.
3.2. Tietosuoja
Sopijapuolet eivät luovuta toisilleen henkilötietoja. Mikäli henkilötietojen luovutuksia tapahtuu, sovitaan niiden käsittelystä erikseen Kaupungin tietosuojaliitettä käyttäen.
Mikäli Tapahtuman järjestämisen yhteydessä Yhteistyökumppani kerää ja käsittelee henkilötietoja, toimii se rekisterinpitäjänä ja noudattaa tietosuoja-asetusta sekä muuta voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
3.3. Salassapito
Sopijapuolet huolehtivat kukin omalta osaltaan, että hanketta toteutettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.
Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli, kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
Sopijapuoli vastaa siitä, että sen käyttämä alihankkija noudattaa näitä salassapitoa koskevia määräyksiä.
Tämän kohdan mukaiset määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.
3.4. Ylivoimainen este
Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.
Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.
Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta sopimukseen.
Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta tai jos Tapahtuman järjestäminen ei ole ylivoimaisen esteen vuoksi enää mahdollista.
3.5. Vahingonkorvausvelvollisuus
Sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta.
Sopijapuolet eivät vastaa välillisistä vahingoista. Tätä rajoitusta ei sovelleta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia. Tällöin vahinkoa kärsineellä sopijapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta.
Sopijapuolet vastaavat kolmannelle osapuolelle aiheuttamastaan vahingosta siinä suhteessa kuin vahingon voidaan katsoa aiheutuneen niiden toiminnasta tai laiminlyönnistä, eikä kyseiseen vastuuseen sovelleta tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä todettuja vastuunrajoituksia.
3.6. Sopimuksen purkaminen
Sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan, tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Mikäli sopimusrikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, mikäli sopimusrikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut sopimusrikkomustaan 30 päivän kuluessa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta ja aikomuksestaan purkaa sopimus.
3.7. Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen
Sopimuksen muuttaminen on mahdollista vain sopijapuolten yhteisesti ja kirjallisesti niin sopiessa.
Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta.
3.8. Erimielisyydet ja sovellettava laki
Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotelluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ei kuitenkaan kansainvälistä lainvalintaa koskevia säännöksiä.
3.9. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Tämä sopimus on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle.
Päiväys: Päiväys:
Helsingin kaupunki Flow Festival Oy
Nimi Nimi
Asema/Xxxxxx Xxxxx/Nimike