SOPIMUS YHTEISESTÄ TOIMIELIMESTÄ JULKISTEN TYÖVOIMAPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISEKSI
SOPIMUS YHTEISESTÄ TOIMIELIMESTÄ JULKISTEN TYÖVOIMAPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISEKSI
Sopijapuolet
Kotkan kaupunki y-tunnus: 0160225-7
Osoite: Xxxxxxxxxxx 0, XX 000, 00000 Xxxxx
Haminan kaupunki y-tunnus: 0242496-6 Osoite: PL 70, 49401 Hamina
Miehikkälän kunta y-tunnus: 0162675-0
Osoite: Xxxxxxxxx 0 X, 00000 Xxxxxxxxxx
Pyhtään kunta y-tunnus: 0162798-0
Osoite: Xxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxx
Virolahden kunta y-tunnus: 0207033-6
Osoite: Xxxxxxxxxxx 0, XX 00, 00000 Xxxxxxxxx
Sopimuksen tausta ja tarkoitus, järjestämisvastuun siirtäminen
Tämä sopimus on kuntalain 8 §:n tarkoittama sopimus lakisääteisestä yhteistoiminnasta, jolla yllämainitut kaupungit ja kunnat sopivat työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain (380/2023) mukaisten julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden järjestämisestä.
Sopijakunnat sopivat yllä mainittujen tehtävien hoitamisesta kuntalain 8 §:n, 51 §:n, 52 §:n ja 54 §:n mukaisesti siten, että Haminan kaupunki, Miehikkälän kunta, Pyhtään kunta ja Virolahden kunta siirtävät työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain mukaisen järjestämisvastuunsa Kotkan kaupungille, joka toimii asiassa vastuukuntana.
Vastuukuntana Kotkan kaupunki vastaa kuntalain 8 §:n mukaisesti järjestettävien palveluiden ja muiden toimenpiteiden
1. yhdenvertaisesta saatavuudesta;
2. tarpeen, määrän, ja laadun määrittämisestä;
3. tuottamistavasta;
4. tuottamisen valvonnasta;
5. viranomaiselle kuuluvan toimivallan käyttämisestä.
Sopimuskunnat vastaavat tämän sopimuksen mukaisten tehtäviensä rahoituksesta, vaikka järjestämisvastuu on siirretty Kotkan kaupungille,
Kotkan kaupunki perustaa tehtävistä huolehtimaan yhteisen toimielimen, joka toimii työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain mukaisena työvoimaviranomaisena.
Xxxxxxxx toimielin
Työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain mukaisena työvoimaviranomaisen tehtäviä hoitaa Kotkan hyvinvointilautakunnan alainen työvoimapalveluiden jaosto. Sen toimivalta-alueeseen kuuluvat Haminan kaupunki, Kotkan kaupunki, Miehikkälän kunta, Pyhtään kunta ja Virolahden kunta.
Työvoimapalveluiden jaostossa on yksitoista (11) jäsentä, joista Kotkan kaupunki nimeää kuusi (6) varsinaista jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet, Haminan kaupunki nimeää kaksi (2) varsinaista jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet, Miehikkälän kunta nimeää yhden (1) varsinaisen jäsenen ja tälle henkilökohtaisen varajäsenen, Pyhtään kunta nimeää yhden (1) varsinaisen jäsenen ja tälle henkilökohtaisen varajäsenen ja Virolahden kunta nimeää yhden (1) varsinaisen jäsenen ja tälle henkilökohtaisen varajäsenen.
Työvoimapalveluiden jaoston jäsenten valinnassa huomioidaan tasa-arvolain säännökset.
Työvoimapalveluiden jaoston puheenjohtajana toimii Kotkan kaupungin nimeämä jäsen ja varapuheenjohtajana Haminan kaupungin nimeämä jäsen. Xxxxxxx esittelijänä toimii työvoimapalveluista vastaava viranhaltija, jaosto päättää sihteeristään.
Työvoimapalveluiden jaoston jäsenille maksetaan kokouspalkkiot ja muut luottamustehtävän hoitamisesta aiheutuvat korvattavat kustannukset Kotkan kaupungin hallintosäännön ja luottamushenkilöiden palkkiosäännön mukaisesti.
Työvoimapalveluiden jaosto voi myöntää läsnäolo- ja puheoikeuden muullekin sopijakunnan viranhaltijalle.
Työvoimapalveluiden jaoston toimintaa ohjaa Kotkan kaupungin hallintosääntö ja muut Kotkan kaupungin hallinnolliset säännöt ja määräykset.
Yhteisen toimielimen tehtävät ja ratkaisuvalta
Työvoimapalveluiden jaoston tehtävänä on
1. vastata henkilöasiakkaan lakisääteisen palveluiden ja palveluprosessien järjestämisestä ja niiden toimivuudesta
2. vastata työvälitys ja työhakuvelvollisuuden palveluiden ja palveluprosessien järjestämisestä ja niiden toimivuudesta
3. vastata tieto-, neuvonta ja ohjauspalveluiden ja niiden prosessien järjestämisestä ja niiden toimivuudesta
4. vastata työvoimakoulutuksen järjestämisestä
5. vastata muutosturvan ja muutosturvakoulutuksen järjestämisestä
6. vastaa työttömyysetuudella tuetun työnhakijan omaehtoisen opiskelun prosessien järjestämisestä ja niin toimivuudesta
7. vastata lakiin perustuvista työnantajille annettavista tuista
8. vastata lakiin perustuvista henkilöasiakkaille annettavista tuista ja korvauksista
9. vastata työllistämisvelvoitteen täyttämiseen liittyvien prosessien järjestämisestä ja niiden toimivuudesta
10. vastata työllistymisen monialaisesta edistämisestä annetun lain työvoimaviranomaiselle määräämistä tehtävistä
11. järjestää toimintaedellytykset nuorten työllistymistä edistävälle monialaisen tuen yhteispalvelulle (Ohjaamon kaltainen toiminta järjestetään kunnissa)
12. vastata kotoutumisen edistämisestä annetun lain työvoimaviranomaiselle määräämistä tehtävistä
13. vastata työttömyysturvalain työvoimaviranomaiselle määräämistä tehtävistä
14. valmistella Kotkan kaupunginvaltuustolle työvoimapalveluiden talousarviot, toimintasuunnitelmat ja tilinpäätökset ja huolehtia niihin liittyvästä seurannasta, raportoinnista ja tiedonhallinnasta
15. suorittaa muut jaoston toimialaan kuuluvat tehtävät.
Koordinaatioryhmä
Koordinaatioryhmä seuraa tämän sopimuksen ja siihen liittyvien kustannusten toteutumista, käsittelee osapuolien esille tuomia asioita ja pyrkii muodostamaan sopijakuntien yhteisen näkemyksen valmistelun tueksi mm. talousarvion ja toimintasuunnitelman laadinnassa, toiminnan kehittämisessä, työllistämistoimenpiteiden seurannassa ja raportoinnissa sekä resurssien kohdentamisessa.
Koordinaatioryhmään kuuluu kaksi (2) viranhaltijaa Kotkasta ja yksi (1) viranhaltija kustakin muusta sopijakunnasta. Koordinaatioryhmän puheenjohtajana ja valmistelijana toimivat Kotkan kaupungin edustajat.
Tarvittaessa koordinaatioryhmä voi kutsua muita henkilöitä kokouksiin.
Koordinaatioryhmä kokoontuu säännöllisesti, vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa.
Sopijakunnat vastaavat omien viranhaltijoidensa koordinaatioryhmän työhön osallistumisesta aiheutuvista kuluista.
Muu yhteistyö
Haminan kaupungin työllisyyspalveluiden työntekijät voivat osallistua nuorten, osatyökykyisten, pitkään palvelussa olevien ohjaukseen. Lisäksi Haminan kaupungin työllisyyspalveluiden työntekijät voivat osallistuvat sellaisten asiakkaiden ohjaukseen, jotka ovat juuri muuttaneet / muuttamassa kaupunkiin. Ohjausta tehdään yhteistyössä Kotkan kaupungin viranhaltijoiden kanssa ja tehtävistä toimenpiteistä sovitaan tapauskohtaisesti erikseen.
Yhteistyötä voidaan tehdä myös muiden sopijakuntien ja Kotkan kaupungin välillä.
Henkilöstö
Siirtyvä henkilöstö siirtyy järjestämisvastuisen työvoimaviranomaisen (Kotkan kaupungin) palvelukseen. Työvoimapalveluiden viranomaistehtävien tuottamisen henkilöstö on Kotkan kaupungin palveluksessa.
Talous ja kustannusten jako
Sopimuksen mukaisten tehtävien taloudenhoito on vastuukunnan (Kotkan kaupungin) vastuulla. Yhteisen toimielimen talous on osa Kotkan kaupungin talousarviota ja taloussuunnittelua. Kotkan kaupunki perustaa taseyksikön, joka vastaa yhteisesti tuotetuista TE-palveluista. Kaikki palveluiden välittömät ja välilliset järjestämiskustannukset kohdennetaan tälle taseyksikölle.
Työvoimapalveluiden jaosto laatii Kotkan kaupunginvaltuustolle esityksen seuraavan kalenterivuoden talousarvioksi ja seuraavien vuosien taloussuunnitelmaksi. Talousarvion valmistelussa sopijakunnille on varattava tilaisuus esityksen tekemiseen yhteistoiminnan tavoitteista ja rahoituksen kohdentamisesta.
Talousarviossa esitetään yhteistoiminnan tavoitteet ja niiden edellyttämät määrärahat ja osoitetaan rahoitustarpeen kattaminen sopijakuntien maksuosuuksilla ja muilla tuloilla. Talousarvio on laadittava siten, että edellytykset yhteistoiminnan hoitamiseen turvataan. Yhteistoiminnan tehtävissä ja niiden rahoituksessa on noudatettava talousarviota.
Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää Kotkan kaupunginvaltuusto. Esitys muutoksista on annettava sopijakunnille tiedoksi hyvissä ajoin ennen asian käsittelyä. Työvoimapalveluiden jaosto seuraa talousarvion toteutumista. Toiminnan ja talouden toteutumisesta raportoidaan Kotkan kaupungin osavuosiraportoinnin yhteydessä.
Yhteistoiminnan talous järjestetään seuraavalla tavalla 1.1.2025 alkaen VOS
-rahoituskriteerien mukaisesti:
1. Kustannukset jaetaan käyttäen ministeriön kyseisen talousarviovuoden valtionosuuksien määrittelyssä käyttämiä VOS -rahoituskriteereitä. Sopimuksen solmimisen ajankohtana VOS rahoituskriteerit ovat seuraavat:
Kustannuksista 47 prosenttia jaetaan kuntien työikäisen väestön suhteessa. Kustannuksista 47 prosenttia jaetaan kunnittain työttömien ja palvelujen piirissä olevien suhteessa.
Kustannuksista 6 prosenttia jaetaan kunnittain vieraskielisten lukumäärän suhteessa.
2. Taseyksikön talousarvio laaditaan talousarviovuotta edeltävänä vuotena Kotkan kaupungin talousarvion vuosikellon ja periaatteiden mukaisesti.
3. Kunnat tilittävät talousarviovuoden aikana kuukausittain Kotkan kaupungin taseyksikölle edellä kohdan 1. mukaisen maksuosuuden. Mikäli vuoden aikana taseyksikön talousarviomäärärahoja on tarve korottaa, korotetaan kuntien kuukausimaksuosuuksia vastaavasti. Talousarvion toteutumista seurataan Kotkan kaupungin seurannan yhteydessä. Talouden seurannasta vastaa työllisyysasioista vastaava jaosto.
4. Vuoden lopussa tai viimeistään talousarviovuotta seuraavan vuoden alussa maksuosuudet tasataan vastaamaan toteutuneita kustannuksia kustannustenjaon mukaisesti. Taseyksikön yli- tai alijäämä voidaan kuntien yhteisellä päätöksellä siirtää seuraaville vuosille katettavaksi tai tulevien kehittämistoimenpiteiden rahoittamiseksi.
5. Investoinnit rahoitetaan samoilla periaatteilla kuin käyttötalouden menot. Investointimenot määritellään talousarviossa, ja talousarviovuoden aikana ne laskutetaan kuukausittain kunnilta. Vuoden lopussa tai talousarviovuotta seuraavan vuoden alussa toteutuneet investointimenot tasataan vastaamaan kuntien maksuosuuksia. Investointimenoista muodostuneita poistoja ei huomioida kohtien 1-4 kustannuksina, jotta niitä ei veloiteta kahteen kertaan kunnilta.
6. TE-palveluiden ja kokonaisuuden valmistelu aiheuttaa kustannuksia myös jo ennen vuotta 2025. Vuonna 2024 aiheutuvat valmistelukustannukset jaetaan kunnille asukasluvun suhteessa.
7. Jokainen kunta vastaa itsenäisesti kunnalle määräytyvästä työttömyysetuuksien rahoitusosuuksista (etuuskulut)
8. Tähän sopimukseen perustuville erääntyneille laskuille suoritetaan korkolain (633/1982) mukaista viivästyskorkoa laskun eräpäivästä lukien.
Tietoturva ja asiakastietojen käsitteleminen
Kotkan kaupunki vastuukuntana noudattaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä. Toiminnassa syntyviin asiakirjoihin, niiden tietoihin, säilytykseen, luovutukseen ja hävittämiseen sovelletaan Euroopan unionin yleistä
tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) ja muita henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä ja lakeja.
Kotkan kaupunki noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Kotkan kaupunki huolehtii siitä, että sen vastuulla oleva yhteistoiminta on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
Kotkan kaupunki on rekisterinpitäjä tässä sopimuksessa kuvatussa yhteistoiminnassa.
Työvoimaviranomaisella on velvollisuus käyttää työvoimapalvelujen toimeenpanossa valtakunnallista tietovarantoa, palvelualustaa ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuutta (Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023 § 120 2 momentti).
Työvoimaviranomaisena Kotkan kaupunki on työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain (380/2023) 123 §:ssä tarkoitettu valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjä. Työvoimaviranomaisena Kotkan kaupunki vastaa rekisteripitäjän tehtävistä ja velvollisuuksista asiakkaidensa osalta edellä mainitun pykälän 3 momentissa ja yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyn mukaisesti.
Valtakunnallisen asiakastietojärjestelmän käyttöoikeuksista ja käyttöoikeuden myöntämisestä sekä myönnetyn käyttöoikeuden muuttamisesta ja poistamisesta säädetään työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain (380/2023) pykälissä 124-126.
Asiakirjahallinta
Asiakirjahallinnassa noudatetaan Kotkan kaupungin toimintatapaa.
Sisäinen valvonta ja riskienhallinta
Riskienhallinnassa noudatetaan vastuukunnan toimintatapaa.
Jatkuvuudenhallinta ja varautuminen
Tässä sopimuksessa tarkoitetun toiminnan järjestäminen on poikkeuksellisinakin aikoina tärkeää. Sopimuksen osapuolet toteavat, että työvoimapalveluiden häiriönsietoa ja toimitusvarmuutta voidaan kehittää jatkuvuussuunnittelun avulla. Osapuolet korostavat myös yhteistyön merkitystä toimintavarmuuden hallinnassa.
Osapuolet edellyttävät, että työvoimapalveluja kilpailuttaessa otetaan jatkuvuuden hallinta huomioon. Työvoimapalveluiden palveluyksikkö huomioi omassa toiminnassaan jatkuvuuden hallinnan yksikön johtamisessa, toiminnan ohjauksessa, resurssien hallinnassa ja kumppanuuksissa. Jatkuvuuden hallinnan toteutumista ja tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan säännöllisesti.
Työvoimapalveluiden varautuminen suoritetaan osana Kotkan kaupungin kokonaisvarautumista. Tämän sopimuksen osapuolet tukevat mahdollisuuksien mukaan varautumisen toteutumista.
Yhteistoimintasopimuksen muuttaminen
Tämän yhteistoimintasopimuksen muuttaminen edellyttää sopijakuntien yhtäpitäviä päätöksiä.
Muutokset on tehtävä kirjallisesti ja kaikkien sopimuspuolien allekirjoitettava.
Vahingonkorvausvastuu
Yhteistoimintatehtävien hoitamisessa mahdollisesti aiheutuvien vahinkojen kustannukset kirjataan yhteisiin kustannuksiin ja jaetaan yhteistoimintakuntien kesken samoilla perusteilla kuin käyttömenot jaetaan.
Erimielisyyksien ratkaiseminen
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Jos neuvotteluissa ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan erimielisyydet hallintoriita-asiana Itä-Suomen hallinto-oikeudessa.
Sopimuksen voimassaolo
Sopimus tulee voimaan, kun kaikkien sopijakuntien valtuustot ovat sen hyväksyneet ja sopimus on kaikkien tahojen osalta allekirjoitettu, kuitenkin viimeistään 31.10.2023.
Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Sopimuksen mukainen toiminta alkaa valmistelutoimenpiteiden osalta 1.1.2024 ja täysimääräisenä, lain mukaisena toimintana 1.1.2025.
Tämän sopimuksen voimassaolo perustuu työvoimapalveluiden järjestämistä koskevan lain (380/2023) säännöksiin.
Sopimus voidaan irtisanoa kunkin vuoden tammikuun 1. päivään mennessä ja irtisanominen astuu voimaan seuraavan vuoden 1. päivänä.
Irtisanoutuvan sopijapuolen on maksettava maksuosuutensa irtisanomisen voimaantuloon saakka eikä irtisanoutuvalla osapuolella ole oikeutta vaatia maksamiaan maksuosuuksia miltään osin takaisin. Lisäksi irtisanoutunut sopijapuoli on sopimuksen päättymisen jälkeenkin velvollinen noudattamaan ennen irtisanoutumista tehtyjä voimassa olevia hankintasopimuksia.
Yhden sopijapuolen irtisanoutuminen ei päätä sopimusta muiden sopijapuolten osalta. Tätä sopimusta on laadittu viisi (5) yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle.
Allekirjoitukset
Tämä sopimus allekirjoitetaan sähköisesti. Kotkan kaupunki
Haminan kaupunki Miehikkälän kunta
Pyhtään kunta Virolahden kunta