OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN JA ARKISTOLAITOKSEN VÄLINEN TULOSSOPIMUS VUOSILLE 2013-2016 JA VOIMAVARAT VUODELLE 2013

OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN JA ARKISTOLAITOKSEN VÄLINEN TULOSSOPIMUS VUOSILLE 2013-2016 JA VOIMAVARAT VUODELLE 2013

Opetus- ja kulttuuriministeriö ja arkistolaitos ovat sopineet arkistolaitoksen toiminnalle asetettavista laadullisista ja määrällisistä tavoitteista seuraavaa.

ARKISTOLAITOKSEN TEHTÄVÄT

Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, tukea tutkimusta sekä ohjata ja kehittää arkistotointa.

Arkistolaitos toteuttaa omalta osaltaan hallitusohjelmassa ja sen toimeenpanoasiakirjoissa sekä koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelmassa 2011-2016 arkistolaitoksen toimialaan liittyviä linjauksia sekä eduskunnan ja valtioneuvoston arkistolaitoksen toimialaan liittyviä tavoitteita.

YHTEISKUNNALLISET VAIKUTTAVUUSTAVOITTEET

Arkistolaitos varmistaa toiminnallaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön saatavuuden ja käytettävyyden, sekä tukee hallinnon julkisuusperiaatteen toteutumista ja viranomaisten toiminnan tehokkuutta. Digitoinnilla tehostetaan asiakirjojen käytettävyyttä ja saatavuutta.

Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen takaa, että viranomais-, tutkimus-, kulttuuri- ja harrastustoiminnassa sekä oikeusturvan varmistamiseksi tarvittavat asiakirjat ovat saatavissa ja niistä annetaan tietoja lainsäädännön määrittelemällä tavalla ja eri tarpeiden mukaisten palvelukanavien kautta.

Arkistolaitos turvaa pysyvästi säilytettävän sähköisesti tuotetun aineiston säilymisen luotettavasti, tietoturvallisesti ja kustannustehokkaasti.

TOIMINNALLINEN TULOKSELLISUUS - ARKISTOLAITOKSEN TAVOITTEET SOPIMUSKAUDELLA

Tutkimus ja kehittäminen

Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri, joka toteuttaa tehtäväänsä edistämällä aineistojen käytettävyyttä. Arkistolaitos ylläpitää ja kehittää VAPA-palvelua resurssiensa puitteissa. Vuonna 2012 käyttöönotetun saamelaisarkiston asema tutkimuksen infrastruktuurina vakiinnutetaan.

Arkistolaitos hyödyntää muiden tahojen tekemän asiakirjahallinnan tutkimustoiminnan tuloksia omissa kehittämisprojekteissaan, uudistaessaan normi- ja informaatio-ohjauksen toimintamalleja sekä määritellessään sähköisen asiakirjatiedon säilytysarvoa.

Arkistolaitos osallistuu yliopistojen antaman asiakirjahallinnan ja arkistoalan koulutuksen järjestämiseen. Tässä toiminnassa keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintaa tukeva koulutus.

Arkistolaitos toimii pohjoismaisilla ja eurooppalaisilla yhteistyöfoorumeilla, jotka tukevat arkistotoimen kehittämistä.

Aineistohallinta

Arkistolaitos valmistautuu viranomaisarkistojen vastaanotossa ja tilanhallinnassa perustettavan keskusarkiston vaikutuksiin, aineistojen sijoittamiseen ja hallintalogistiikkaan, ja suunnittelee vuosina 2013-2016 keskusarkiston käyttöönottoon liittyvää logistiikkaa.

Xxxxxxxxxxxxxxxx vastaanottamien viranomaisaineistojen suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen hankinta ja vastaanotto perustuu vuodesta 2013 alkaen yksikkökohtaisiin vastaanottosuunnitelmiin. Aineistot sijoitetaan tarkoituksenmukaisesti ja tilatehokkaasti. Arkistolaitos kehittää tilojensa hallintajärjestelmiä voimavarojensa puitteissa. Tavoitteena on, että arkistolaitokseen siirretyn aineiston luettelotiedot ovat välittömästi siirron jälkeen verkkokäytössä.

Arkistolaitos ottaa lakisääteisten arkistosiirtojen lisäksi valtion viranomaisten 40 vuotta nuorempia arkistoaineistoja sekä sopimuksen mukaan myös muita arkistoja määräaikaiseen, maksulliseen säilytykseen. Maksullisuus ei koske sopimuksella arkistolaitokseen luovutettuja yksityisarkistoja.

Arkistolaitos sopeuttaa yksityisarkistojen järjestämis- ja kuvailutyön voimavaroihinsa. Arkistolaitos ohjaa ja valvoo yksityisten valtionapua saavien arkistojen toimintaa ja myöntää niiden toimintaan vuosittain valtion talousarviossa tähän tarkoitukseen osoitetut määrärahat. Arkistolaitos tukee yksityisten valtionapua saavien arkistojen toiminnan pitkäjänteistä suunnittelua tavoitteena tila- ja tietojärjestelmäratkaisujen kustannustehokkuus. Yksityisten valtionapuarkistojen toiminnan kokonaisselvitys valmistuu sopimuskauden alussa ja toimii valtionapujärjestelmän tuloksellisuuden arvioinnin välineenä vuodesta 2013 lähtien.

Arkistolaitos tekee yhteistyötä KDK-hankkeen kanssa ja johtaa arkistosektorin KDK-yhteistyöverkoston toimintaa. Vuosina 2013 - 2014 yhteistyöverkosto uudistaa arkistolaitoksen johdolla kansallisen arkistokuvailustandardin ja sitä tukevien arkistosektorin yhteiset kuvailu- ja luettelointisäännöt.

Tietopalvelu

Verkon kautta tapahtuvan tietopalvelun lisääntyessä sähköistä tilauspalvelua ASTIAA kehitetään ja laajennetaan koko asiakaspalveluun.

Arkistolaitos yhtenäistää selvityspalvelujen toimintaperiaatteita ja tarkistaa niiden laajuutta sopeuttaen ne käytettävissä oleviin voimavaroihin.

KEHITTÄMISHANKKEET

1) Arkistolaitos suunnittelee ja toteuttaa toimitilatarpeensa ja organisaationsa uudistamisen opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa sovittavien linjausten mukaisesti keskusarkisto mukaan lukien. Arkistolaitos laatii vuoden 2013 loppuun mennessä koko toimialaansa koskevan toimitilastrategian.

2) Vuoden 2013 aikana arkistolaitos selvittää mahdollisuudet toteuttaa tilanhallintajärjestelmä avoimen lähdekoodin ohjelmistona. Myös tilanhallintajärjestelmän toiminnalliset ja rajapintavaatimukset valmistuvat. Kustannusten tarkennuttua päätetään jatkotoimenpiteistä.

3) Arkistolaitos hankkii Suomea koskevia digitaalisia kopioita ja mikrofilmikopioita Venäjältä ja tarvittaessa myös Neuvostoliiton hajottua itsenäistyneistä valtioista.

TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS

Arkistolaitos järjestää toimintansa taloudellisesti ja tuottavasti. TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA

Arkistolaitoksen ydintehtävänä on varmistaa, että yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines on suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen toiminnan prosessit ovat tarkoituksenmukaisia ja tehokkaita sekä palvelut kustannustehokkaita ja asiakasystävällisiä. Xxxxxxxxxxxxx seuraa tuotoksia keskeisten suoritteiden tuotosmäärinä ja laadunhallintaa selvitysten toimitusaikoina ja asiakastyytyväisyyskyselyin.

HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN

Arkistolaitos kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja työhyvinvointi.

Arkistolaitos keskittyy ydintehtäviinsä ja kehittää toimintaprosessejaan tehokkaiksi. Arkistolaitoksen toiminnan laatua parannetaan kehittämällä rakenteita ja sähköisiä toimintatapoja.

MUUT ASIAT

Arkistolaitos toteuttaa osaltaan hallitusohjelman vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaa vuosille 2012-2015. Vuosina 2012-2015 arkistolaitokselta vähennetään vähintään 17 henkilötyövuotta vastaava määräraha, lisäksi kehyskaudella toteutetaan muita mahdollisia hallitusohjelman mukaisia säästöjä. Arkistolaitos kehittää rakenteitaan, toimintatapojaan ja organisaatiotaan tehokkaan ja laadukkaan toiminnan turvaamiseksi keskittyen ydintehtäviinsä ja varautuen sopeuttamaan toimintansa väheneviin resursseihin.

Arkistolaitos varautuu vähentämään toimitilojaan (pl. arkistotilat) hallitusohjelman säästöpäätöksen johdosta. Arkistolaitos edistää sukupuolten välistä tasa-arvoa toiminnassaan.

VOIMAVARAT VUODELLE 2013

Momentti (euroa)	2011 budjetoitu	2012 budjetoitu	TAE 2013
29.40.02 Arkistolaitoksen toimintamenot *	19 440 000	19 406 000	19 588 000
29.40.53.2 Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen,	4 875 000	5 035 875	5 280 000
yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) mukaisiin menoihin
**
29.40.53.7 Xxxxxxxxxxx ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen
(hakemuksesta) ***
- mikrofilmien hankinta Venäjältä	100 000	110 000	100 000
- tilankäytön tehostamishanke	300 000
- VAPA-hanke		200 000	200 000
- AHAA-hanke	4 000	37 500
- seminaari ja näyttely		35 000

* 2011: sisältää 400 000 euron määrärahan VAPA-hankkeeseen + IIILTA 131 000 (+166 000 palkkausten

sopimustarkistuksiin, -35 000 Palkeet hinnoittelun yhtenäistämiseen)

* 2012: vuodesta 2012 sisältää 200 000 euron määrärahan VAPA-hankkeeseen

* 2012: 18 959 000 + LTA 514 000 (+267 000 vuokrien indeksikorotus, +262 000 palkkausten tarkistukset, -15 000 ICT-säästö)

* 2013: sisältää 200 000 euron määrärahan vuokrien indeksikorotusten tarkistamiseksi

** 2012: sisältää 3,3 %:n korotuksen, joka vastaa arvioitua yliopistoindeksiä,

2013: sisältää 21 000 euroa Kansan Arkiston vuokrankorotusta, 2%:n palkan- ja 3%:n kiinteistömenojen korotukset

*** 2012: sisältää 10 000 euroa kertaluonteisena lisäyksenä näyttelyn järjestämiseen

Mom. 29.40.02 määrärahan mitoituksessa huomioon otetut muutokset (1000 euroa) verrattuna TAE2012

Palkkausten tarkistukset	444
Vuokrien indeksitarkistus	297
Saamelaisarkiston kertaluonteinen varustaminen	-10
Tuottavuustoimet	- 180
Toimintamenosäästö (HO)	3
Hankintamenosäästö (HO)	-50
ICT-säästö (HO)	-75
Yhteensä	429

SEURANTA JA RAPORTOINTI

Tässä sopimuksessa asetettujen tavoitteiden ja sopimuksen muuta toteutumista arvioidaan sopimuskauden aikana opetus- ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytävien neuvottelujen yhteydessä sekä ministeriön tilinpäätöskannanotossa. Arkistolaitos raportoi opetus- ja kulttuuriministeriölle edellä esitettyjen tavoitteiden saavuttamisesta ja määrärahojen käytöstä vuosittain tilinpäätösasiakirjassa.

Arkistolaitos raportoi sukupuolten välisen tasa-arvon edistämisestä tilinpäätösasiakirjojen yhteydessä.

ALLEKIRJOITTAJAT

Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

Ylijohtaja Pääjohtaja

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Tiedepolitiikan vastuualueen päällikön sijainen, opetusneuvos

Hallintojohtaja

LIITE Tulosindikaattoreiden toteumatiedot ja tavoitteet

Liitetaulukko

	Toteuma 2010	Toteuma 2011	Tavoite 2012	Tavoite 2013	Tavoite 2016
Vaikuttavuus
Aineistojen käyttö:
- tutkijasalikäynnit	52 323	49 303	50 000	48 000	46 000
- verkkokäyttö (latauksia)	4 000 000	17 000 000	12 000 000	21 000 000	22 000 000
Aineistojen kartunta:
- arkistoaineksen kokonaismäärä (hm)	186 000	190 046	195 000	200 000
- aineistojen kartunta (hm/v.)	6 265	4 156	4 000	4 000	-
- digitoidun aineiston kokonaismäärä	10 587 641	13 033 119	12 500 000	14 500 000	-
(kuvatiedostoja)
- digitointi (kuvatiedostoja/v.)	5 614 483	2 442 478	1 500 000	1 500 000	-
Tuotokset ja laadunhallinta
Annettu koulutus
- luentotunnit / osallistujat	770 / 1 978	836 / 1 350	550 / 1 400	550 / 1 100	450
Annetut todistukset ja selvitykset	20 974	21 981	23 000	24 000	25 000
Toiminnallinen tehokkuus
Arkistotoaineiston määrä hm/htv	657	767	780	818
Henkisten voimavarojen hallinta ja
kehittäminen
Henkilötyövuodet*	283,3	247,7	247,5	244,5	237,5
Sairauspäivien lkm/htv	9,7	11,9	<9	<9	<8

* Sisältää määräaikaiset ml. tutkimusprojektien ja yhteisrahoitteisen toiminnan henkilöstö.

Vuonna 2010 erillisessä digitointiprojektissa oli 23,9 htv:ta. Vuoden 2016 tavoite = vuoden 2015 tavoite.